Lộ trình tạo và cấu hình thư viện SharePoint

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Thư viện là nơi trên một trang web nơi các thành viên nhóm có thể làm việc cùng nhau để tạo, Cập Nhật và quản lý tệp. Cách tốt nhất để thiết lập thư viện tùy thuộc vào cách thư viện sẽ được sử dụng và số lượng người sẽ sử dụng nó.

Bạn cần chỉ với một vài bước để thiết lập thư viện cơ bản để giúp quản lý một số tài liệu nhóm. Nếu tổ chức của bạn có một quy trình được xác định phát triển tài liệu của nó, hoặc nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu, hãy cân nhắc việc khám phá các nâng cao hơn tài liệu quản lý tính năng, chẳng hạn như kiểu nội dung và dòng công việc.

Lộ trình này được thiết kế cho cá nhân đã được tạo và cấu hình các thư viện cho một trang web Microsoft Office SharePoint Server 2007 nhưng những người không phải là chuyên gia CNTT. Nếu bạn là một chuyên gia CNTT, TechNet tốt hơn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.

Khái niệm và lập kế hoạch

Nếu tổ chức của bạn hoạt động trên một số lượng lớn các tài liệu, bạn sẽ muốn phát triển chiến lược cho tổ chức và quản lý tài liệu của bạn trước khi mọi người bắt đầu thêm nội dung. Ví dụ, bạn có thể dùng cột và dạng xem để giúp giới hạn số lượng tài liệu được hiển thị cùng một lúc.

Thư viện cũng có thể là một phần chính của quy trình quản lý tài liệu có các công cụ để cung cấp nhất quán, quản lý nội dung lượng lớn và kiểm soát việc phát triển nội dung.

Nhận biết thư viện

Tổ chức của bạn có thể có nhiều thư viện trên site SharePoint, chẳng hạn như một hoặc nhiều thư viện cho tài liệu nhóm, thư viện cho trang Web, thư viện bản chiếu cho bản trình bày và một thư viện ảnh cho hình ảnh và hình ảnh khác.

Khái niệm

Mô tả

Giới thiệu về thư viện

Tìm hiểu về lợi ích, kiểu và các tính năng của thư viện.

Tổ chức các tệp trong thư viện

Tìm hiểu chiến lược để tổ chức các tệp trong thư viện trước khi bạn tạo thư viện của bạn.

Lộ trình để đào tạo thư viện tài liệu SharePoint

Xem lộ trình của năm khóa học khác nhau trên thư viện tài liệu.

Việc lập kế hoạch tổ chức và quản lý các tệp

Thư viện SharePoint có một số tính năng để giúp nhóm quản lý và sắp xếp tài liệu của nó. Lập kế hoạch một số có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc hoạt động tốt nhất cho tổ chức của bạn.

Cách bạn tổ chức các tệp của bạn trong thư viện phụ thuộc trên nhu cầu của nhóm của bạn và làm thế nào bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của bạn. Dạng xem và thư mục có thể giúp nhóm của bạn giữ ngăn nắp.

Kiểm xuất là một công cụ cho phép thành viên nhóm của bạn để hoạt động riêng trên các tệp và tránh các xung đột tệp. Nhóm của bạn cũng có thể muốn dùng lập phiên bản, lịch sử Phiên bản của các tệp được tạo ra. Lập phiên bản mất nhiều máy chủ không gian, nhưng cho phép nhóm của bạn để khôi phục Phiên bản trước của tệp nếu họ thao tác sai.

Ví dụ, tổ chức của bạn có thể sử dụng kiểm xuất tài liệu và lập phiên bản để giúp quản lý cách người làm việc trên tệp. Để làm việc riêng trên một tệp, người kiểm tra nó sao cho không ai khác có thể vô tình ghi đè lên các thay đổi. Lập phiên bản, nhóm có thể theo dõi lịch sử Phiên bản và có thể khôi phục Phiên bản trước đó nếu ai đó gặp lỗi.

Khái niệm

Mô tả

Lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện

Tìm hiểu về lập phiên bản, cho phép bạn theo dõi lịch sử Phiên bản và dạng xem và khôi phục Phiên bản trước của tài liệu.

Tổ chức các tệp trong thư viện

Đọc về các cách khác nhau để tổ chức các tệp trong thư viện. Thật tốt để lập kế hoạch cấu trúc của thư viện của bạn trước khi bạn tạo và cấu hình nó.

Lộ trình để cho phép người dùng truy nhập vào các site và nội dung trang

Hãy xem tổng quan về quản lý quyền truy nhập vào site và nội dung site, bao gồm kế thừa quyền trong site con hoặc áp dụng quyền duy nhất.

Đánh giá định nên dùng quản lý tài liệu nâng cao

Khi tổ chức không có bất kỳ loại tài liệu chính thức hệ thống quản lý tại chỗ, nội dung thường được tạo và lưu trong một cách không được quản lý và phân cấp trên chia sẻ tệp phân tán và ổ đĩa cứng riêng lẻ. Điều này giúp dễ cứng cho nhân viên để tìm, chia sẻ và cộng tác hiệu quả trên nội dung. Điều này cũng làm khó hiểu đối với tổ chức sử dụng thông tin doanh nghiệp có giá trị và dữ liệu trong nội dung.

Office SharePoint Server 2007 hỗ trợ nhu cầu quản lý tài liệu của tổ chức của bạn bằng cách cung cấp một tập tài liệu rộng khả năng quản lý cho phép bạn thực hiện các thao tác sau:

  • Lưu trữ, sắp xếp và định vị tài liệu.

  • Đảm bảo nhất quán của tài liệu.

  • Quản lý siêu dữ liệu cho tài liệu.

  • Giúp bảo vệ tài liệu từ truy nhập trái phép hoặc sử dụng.

  • Đảm bảo quy trình kinh doanh nhất quán (dòng công việc) cho cách xử lý tài liệu.

Khái niệm

Mô tả

Giới thiệu về quản lý tài liệu

Tìm hiểu cách khác nhau mà bạn có thể dùng quản lý tài liệu để quản lý nội dung và quy trình trong tổ chức của bạn.

Giới thiệu về dòng công việc SharePoint

Đọc về dòng công việc, và làm thế nào họ giúp mọi người để thực hiện quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý nhiệm vụ và cộng tác, trên tài liệu và mục danh sách.

Giới thiệu về kiểu nội dung

Tìm hiểu cách nội dung loại bật tổ chức để quản lý siêu dữ liệu, mẫu và hành vi của các mục và tài liệu nhất quán. Các kiểu nội dung được xác định ở mức site và sử dụng trên danh sách và thư viện.

Quản lý thư viện lớn

Thư viện SharePoint được thiết kế để xử lý một công suất lớn các tệp, tối đa 5 triệu tổng nếu bạn sử dụng thư mục cho tổ chức, nhưng có những chiến lược bạn nên sử dụng để tối đa hóa hiệu năng.

Đối với các tình huống thông thường khách hàng mà giao diện tiêu chuẩn dựa trên trình duyệt người dùng SharePoint Server 2007 được sử dụng, đề xuất là một danh sách đơn không nên có hơn 2.000 mục trên mỗi bộ chứa danh sách. Một bộ chứa trong trường hợp này có nghĩa là thư mục gốc của danh sách, cũng như bất kỳ thư mục trong danh sách. Một thư mục là một bộ chứa vì các mục danh sách được lưu trữ trong đó.

Ví dụ, công ty AdventureWorks dùng thư mục cho các loại tài liệu, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng hoặc danh sách giá, trong thư viện của nó. Dạng xem và lập chỉ mục cũng có thể được dùng để cải thiện hiệu suất và trải nghiệm duyệt web của người dùng. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn lập chiến lược lớn danh sách và thư viện.

Khái niệm

Mô tả

Lập kế hoạch lưu trữ nội dung doanh nghiệp

Nhận được các hướng dẫn về cách cấu hình và quản lý thư viện với một số lượng lớn các tệp.

Quản lý số lượng lớn các tệp bằng cách sử dụng trung tâm tài liệu

Tìm hiểu về lợi ích, kiểu và các tính năng của Trung tâm tài liệu.

Quản lý danh sách và thư viện có nhiều mục

Tìm hiểu khả năng đề xuất, bao gồm cách tối ưu hóa hiệu năng danh sách thông qua các giới hạn số mục xuất hiện, và bằng cách chọn phương pháp phù hợp nhất truy xuất nội dung.

Tạo và cấu hình thư viện

Để tạo một thư viện, bạn cần phải là thành viên của nhóm người sở hữu sitename hoặc có quyền thiết kế một trang web hoặc tạo danh sách và thư viện cụ thể. Bạn có thể áp dụng một số thiết đặt khi bạn tạo thư viện, và bạn có thể áp dụng các thiết đặt bổ sung sau này từ menu thiết đặt trong thư viện.

Tạo thư viện

Tác vụ

Mô tả

Tạo một thư viện

Tìm hiểu cách tạo một thư viện để tạo, thu thập, Cập Nhật và quản lý các tệp với thành viên nhóm.

Tạo thư viện biểu mẫu

Tìm hiểu cách bạn có thể tạo một thư viện cụ thể cho biểu mẫu, chẳng hạn như báo cáo chi phí.

Cấu hình thư viện

Tác vụ

Mô tả

Thêm hoặc thay đổi dòng công việc cho một danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

Sử dụng dòng công việc mặc định hoặc tùy chỉnh và thiết lập riêng cho việc quản lý tài liệu và quy trình kinh doanh.

Bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

Bật thư viện để theo dõi phiên bản trong một phiên bản lịch sử và khôi phục Phiên bản trước.

Tạo hoặc thay đổi dạng xem

Tạo dạng xem để cho phép mọi người nhìn thấy các mục quan trọng nhất hoặc có liên quan đến chúng.

Yêu cầu kiểm xuất tệp trong thư viện

Tìm hiểu cách bạn có thể yêu cầu tất cả người dùng để kiểm xuất tệp trước khi làm việc trên đó, nếu bạn muốn thiết lập yêu cầu này. Yêu cầu kiểm xuất ngăn nhiều người thực hiện thay đổi cùng lúc, mà có thể tạo xung đột thay đổi và khiến nhầm lẫn.

Thay đổi một kiểu nội dung cho một danh sách hoặc thư viện

Tìm hiểu cách cấu hình một kiểu nội dung và thêm nó vào thư viện.

Thiết lập mẫu cho một thư viện

Tìm hiểu cách thêm mẫu vào một thư viện, nếu bạn không sử dụng các kiểu nội dung.

Cung cấp quyền truy nhập vào thư viện

Bạn có thể tùy chỉnh một danh sách hoặc thư viện trong một trang web để mở rộng hoặc giới hạn người dùng nào có thể truy nhập danh sách hoặc thư viện và những người dùng có thể làm gì với nội dung của danh sách hoặc thư viện.

Theo mặc định, một danh sách hoặc thư viện kế thừa quyền từ trang web của trên. Có một danh sách hoặc thư viện trên site được gọi là trang mẹ. Thay đổi đối với quyền tại trang web mẹ áp dụng cho tất cả các danh sách, thư viện và nội dung kế thừa quyền từ mẹ này.

Bạn có thể dừng kế thừa quyền từ site SharePoint mẹ và tạo quyền duy nhất cho một danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, bạn có thể muốn có quyền duy nhất cho một danh sách có chứa bản ghi nhân viên hoặc một sản phẩm lập kế hoạch tài liệu mà không phải là cuối cùng. Bạn cũng có thể mở rộng hoặc giới hạn quyền truy nhập vào thư mục cụ thể và mục danh sách, chẳng hạn như tiền lương hoặc nhân viên thông tin.

Khái niệm

Mô tả

Tùy chỉnh người dùng quyền truy nhập vào danh sách hoặc thư viện

Tìm hiểu về tùy chỉnh người dùng quyền truy nhập vào các thư viện trong một dòng từng bước, hoặc tìm hiểu các quy trình chi tiết cá nhân cho nhiều tùy chỉnh.

Người dùng quyền truy nhập vào thư mục, mục danh sách và thư viện tệp tùy chỉnh

Tìm hiểu cách mở rộng hoặc giới hạn quyền truy nhập vào các tệp hoặc thư mục, nếu tổ chức của bạn cần để tùy chỉnh truy nhập nội dung cụ thể.

Lộ trình để cho phép người dùng truy nhập vào các site và nội dung trang

Hãy xem tổng quan về quản lý quyền truy nhập vào site và nội dung site, bao gồm kế thừa quyền trong site con hoặc áp dụng quyền duy nhất.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×