Lọc dữ liệu trong một phạm vi hoặc bảng

Lọc dữ liệu trong một phạm vi hoặc bảng

Việc sử dụng tính năng Tự Lọc hoặc các toán tử so sánh tích hợp sẵn, như "lớn hơn" và “10 mục hàng đầu” có thể hiển thị dữ liệu bạn muốn và ẩn những dữ liệu còn lại. Sau khi bạn lọc dữ liệu trong một dải ô hoặc bảng, bạn có thể áp dụng lại bộ lọc để nhận kết quả cập nhật hoặc xóa bộ lọc để hiển thị lại toàn bộ dữ liệu.

Dữ liệu đã lọc sẽ chỉ hiển thị hàng đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định hoặc ẩn hàng bạn không muốn hiển thị. Sau khi lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép, tìm kiếm, chỉnh sửa, định dạng, lập biểu đồ và in tập hợp con dữ liệu đã lọc mà không cần sắp xếp lại hoặc di chuyển dữ liệu.

Bạn cũng có thể lọc theo nhiều cột. Các bộ lọc là bổ sung, điều đó có nghĩa là mỗi bộ lọc bổ sung được dựa trên bộ lọc hiện tại và làm giảm thêm tập hợp con dữ liệu.

Ghi chú: Khi bạn sử dụng hộp thoại Tìm để tìm kiếm dữ liệu đã lọc, chỉ dữ liệu được hiển thị được tìm kiếm; dữ liệu không được hiển thị sẽ không được tìm kiếm. Để tìm kiếm tất cả dữ liệu, hãy bỏ chọn tất cả các bộ lọc.

Ba kiểu bộ lọc

Bằng cách sử dụng tính năng Tự Lọc, bạn có thể tạo ba kiểu bộ lọc: theo giá trị danh sách, theo định dạng hoặc theo tiêu chí. Mỗi kiểu bộ lọc này loại trừ lẫn nhau cho mỗi phạm vi ô hoặc bảng cột. Ví dụ: bạn có thể lọc theo màu ô hoặc theo danh sách các số nhưng không theo cả hai; bạn có thể lọc theo biểu tượng hoặc theo bộ lọc tùy chỉnh nhưng không theo cả hai.

Áp dụng lại bộ lọc

Để xác định xem liệu một bộ lọc có đang được áp dụng không, hãy lưu ý biểu tượng trong đầu đề cột:

  • Mũi tên thả xuống Mũi tên bộ lọc thả xuống có nghĩa là đã bật chức năng lọc nhưng không áp dụng.

    Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột đã bật tính năng lọc nhưng không áp dụng, mẹo màn hình sẽ hiển thị "(Hiển thị Tất cả)".

  • Nút Lọc Biểu tượng bộ lọc được áp dụng cho biết bộ lọc đang được áp dụng.

    Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột đã lọc, mẹo màn hình hiển thị bộ lọc được áp dụng cho cột đó, chẳng hạn như "Bằng màu ô màu đỏ" hoặc "Lớn hơn 150".

Khi bạn áp dụng lại bộ lọc, kết quả khác sẽ xuất hiện vì những lý do sau:

  • Dữ liệu đã được thêm vào, sửa đổi hoặc xóa khỏi dải ô hoặc cột bảng.

  • Bộ lọc là bộ lọc ngày tháng và thời gian động, chẳng hạn như Hôm nay, Tuần Này hoặc Cộng tới Ngày này.

  • Giá trị do một công thức trả về đã thay đổi và trang tính đã được tính toán lại.

Không kết hợp các kiểu dữ liệu

Để có kết quả tốt nhất, không kết hợp các kiểu dữ liệu, chẳng hạn như văn bản và số hoặc số và ngày, trong cùng một cột vì bạn chỉ có thể sử dụng một loại lệnh bộ lọc cho mỗi cột. Nếu có kết hợp các kiểu dữ liệu thì lệnh được hiển thị là kiểu dữ liệu xuất hiện nhiều nhất. Ví dụ: nếu cột có chứa ba giá trị được lưu trữ dưới dạng số và bốn giá trị dưới dạng văn bản thì lệnh Bộ lọc Văn bản sẽ được hiển thị.

Lọc phạm vi dữ liệu

  1. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Để có kết quả tốt nhất, các cột cần có tiêu đề.

    Nút Bộ lọc

  2. Bấm vào mũi tên Mũi tên lọc trong tiêu đề cột, rồi bấm vào Bộ lọc Văn bản hoặc Bộ lọc Số.

  3. Bấm vào một trong những toán tử so sánh. Ví dụ, để hiện những số nằm giữa các giới hạn trên và dưới, hãy chọn Giữa.

    Các Bộ lọc Số Giữa

  4. Trong hộp Tự Lọc Tùy chỉnh,nhập hoặc chọn các tiêu chí để lọc dữ liệu của bạn. Ví dụ: để hiển thị tất cả các số từ 1.000 đến 7.000, trong hộp lớn hơn hoặc bằng, hãy nhập 1000 và trong hộp nhỏ hơn hoặc bằng, hãy nhập 7000.

    Hộp thoại Tự Lọc Tùy chỉnh

  5. Bấm OK để áp dụng bộ lọc.

    Ghi chú: Toán tử so sánh không phải là cách duy nhất để lọc theo những tiêu chí do bạn đặt ra. Bạn có thể chọn các mục từ một danh sách hoặc tìm kiếm dữ liệu. Bạn thậm chí có thể lọc dữ liệu theo màu ô hoặc màu phông.

Lọc dữ liệu trong một bảng

Khi bạn nhập dữ liệu vào một bảng, các điều khiển lọc được tự động thêm vào tiêu đề của bảng.

Bảng Excel hiển thị các bộ lọc được tích hợp

Để lọc nhanh, hãy làm như sau:

  1. Bấm vào mũi tên Mũi tên bộ lọc thả xuống trong tiêu đề bảng của cột bạn muốn lọc.

  2. Trong danh sách văn bản hoặc số, hãy bỏ chọn hộp (Chọn Tất cả) ở phía trên cùng của danh sách, sau đó chọn hộp của những mục bạn muốn hiện trong bảng của mình.

    Bộ sưu tập Bộ lọc

  3. Bấm vào OK.

Mẹo: Để xem các mục khác trong danh sách, hãy kéo điều tác ở góc dưới bên phải của bộ sưu tập bộ lọc để phóng to nó.

Mũi tên lọc trong tiêu đề bảng đổi thành biểu tượng này Biểu tượng bộ lọc được áp dụng để cho biết một bộ lọc được áp dụng. Bấm vào biểu tượng này để thay đổi hoặc xóa bộ lọc.

Bộ sưu tập bộ lọc hiện lệnh Xóa Bộ lọc

Lọc các mục theo màu

Nếu bạn đã áp dụng màu ô hoặc màu phông khác nhau hoặc một định dạng có điều kiện, bạn có thể lọc theo màu hoặc các biểu tượng hiển thị trong bảng của mình.

  1. Bấm vào mũi tên Mũi tên bộ lọc thả xuống trong tiêu đề bảng của cột có định dạng màu hoặc định dạng có điều kiện được áp dụng.

  2. Bấm vào Lọc theo Màu, sau đó chọn màu ô, màu phông hoặc biểu tượng bạn muốn lọc theo.

    Lọc theo tùy chọn Màu

    Các kiểu tùy chọn màu bạn sẽ có sẵn phụ thuộc vào các kiểu định dạng bạn đã áp dụng.

Tạo slicer để lọc dữ liệu bảng của bạn

Ghi chú: Slicer không có sẵn trong Excel 2007.

Trong Excel 2010, slicer được bổ sung như một cách mới để lọc dữ liệu PivotTable. Trong Excel 2013, bạn cũng có thể tạo slicer để lọc dữ liệu bảng. Slicer thực sự hữu ích bởi vì nó cho thấy rõ ràng dữ liệu được hiện trong bảng của bạn sau khi bạn lọc dữ liệu của mình.

Slicer bảng

Dưới đây là cách bạn có thể tạo một slicer để lọc dữ liệu:

  1. Bấm vào bất cứ nơi nào trong bảng để hiện Công cụ Bảng trên ruy-băng.

    Công cụ Bảng trên ruy-băng

  2. Bấm vào Thiết kế > Chèn Slicer.

    Nút Chèn Slicer trên tab Thiết kế của Công cụ Bảng

  3. Trong hộp thoại Chèn Slicer, hãy chọn những hộp bạn muốn tạo slicer cho chúng.

  4. Bấm vào OK.

    Một slicer xuất hiện cho mỗi tiêu đề bảng bạn đã chọn trong hộp thoại Chèn Slicer.

  5. Trong mỗi slicer, hãy bấm vào những mục bạn muốn hiện trong bảng của bạn.

    Để chọn nhiều hơn một mục, hãy bấm và giữ phím Ctrl, sau đó chọn những mục bạn muốn hiện.

Mẹo: Để thay đổi cách hiển thị của slicer, hãy bấm vào slicer để hiện Công cụ Slicer trên ruy-băng, rồi áp dụng một kiểu slicer hoặc thay đổi thiết đặt trên tab Tùy chọn.

Chủ đề Liên quan

Đào tạo về Excel: Lọc dữ liệu trong bảng
Hướng dẫn và ví dụ về cách sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu
Lọc bằng cách sử dụng tiêu chí nâng cao
Loại bỏ bộ lọc

Dữ liệu đã lọc sẽ chỉ hiển thị hàng đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định hoặc ẩn hàng bạn không muốn hiển thị. Sau khi lọc dữ liệu, bạn có thể sao chép, tìm kiếm, chỉnh sửa, định dạng, lập biểu đồ và in tập hợp con dữ liệu đã lọc mà không cần sắp xếp lại hoặc di chuyển dữ liệu.

Bạn cũng có thể lọc theo nhiều cột. Các bộ lọc là bổ sung, điều đó có nghĩa là mỗi bộ lọc bổ sung được dựa trên bộ lọc hiện tại và làm giảm thêm tập hợp con dữ liệu.

Ghi chú: Khi bạn sử dụng hộp thoại Tìm để tìm kiếm dữ liệu đã lọc, chỉ dữ liệu được hiển thị được tìm kiếm; dữ liệu không được hiển thị sẽ không được tìm kiếm. Để tìm kiếm tất cả dữ liệu, hãy bỏ chọn tất cả các bộ lọc.

Hai kiểu bộ lọc

Bằng cách sử dụng tính năng Tự Lọc, bạn có thể tạo hai kiểu bộ lọc: theo giá trị danh sách hoặc theo tiêu chí. Các kiểu bộ lọc này loại trừ lẫn nhau trong mỗi dải ô hoặc bảng cột. Ví dụ: bạn có thể lọc theo danh sách số hoặc theo tiêu chí nhưng không thể lọc theo cả hai; bạn có thể lọc theo biểu tượng hoặc theo bộ lọc tùy chỉnh nhưng không thể lọc theo cả hai.

Áp dụng lại bộ lọc

Để xác định xem liệu một bộ lọc có đang được áp dụng không, hãy lưu ý biểu tượng trong đầu đề cột:

  • Mũi tên thả xuống Mũi tên bộ lọc thả xuống có nghĩa là đã bật chức năng lọc nhưng không áp dụng.

    Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột đã bật tính năng lọc nhưng không áp dụng, mẹo màn hình sẽ hiển thị "(Hiển thị Tất cả)".

  • Nút Lọc Biểu tượng bộ lọc được áp dụng cho biết bộ lọc đang được áp dụng.

    Khi bạn di chuột qua đầu đề của cột đã lọc, mẹo màn hình hiển thị bộ lọc được áp dụng cho cột đó, chẳng hạn như "Bằng màu ô màu đỏ" hoặc "Lớn hơn 150".

Khi bạn áp dụng lại bộ lọc, kết quả khác sẽ xuất hiện vì những lý do sau:

  • Dữ liệu đã được thêm vào, sửa đổi hoặc xóa khỏi dải ô hoặc cột bảng.

  • Giá trị do một công thức trả về đã thay đổi và trang tính đã được tính toán lại.

Không kết hợp các kiểu dữ liệu

Để có kết quả tốt nhất, không kết hợp các kiểu dữ liệu, chẳng hạn như văn bản và số hoặc số và ngày, trong cùng một cột vì bạn chỉ có thể sử dụng một loại lệnh bộ lọc cho mỗi cột. Nếu có kết hợp các kiểu dữ liệu thì lệnh được hiển thị là kiểu dữ liệu xuất hiện nhiều nhất. Ví dụ: nếu cột có chứa ba giá trị được lưu trữ dưới dạng số và bốn giá trị dưới dạng văn bản thì lệnh Bộ lọc Văn bản sẽ được hiển thị.

Lọc dữ liệu trong một bảng

Khi bạn nhập dữ liệu vào một bảng, các điều khiển lọc được tự động thêm vào tiêu đề của bảng.

  1. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Trên tab Trang đầu, bấm vào Định dạng như Bảng, rồi chọn Định dạng như Bảng.

    Nút để định dạng dữ liệu dưới dạng bảng

  2. Excel Online hỏi bảng của bạn có đầu đề không.

    • Chọn Bảng của tôi có đầu đề để chuyển hàng trên cùng của dữ liệu vào đầu đề bảng. Không lọc dữ liệu trong hàng này.

    • Không chọn hộp kiểm nếu bạn muốn Excel Online thêm đầu đề chỗ dành sẵn (mà bạn có thể đổi tên) phía trên dữ liệu bảng của bạn.

      Hộp thoại để chuyển đổi phạm vi dữ liệu thành bảng

  3. Bấm vào OK.

  4. Để áp dụng bộ lọc, bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột, rồi chọn một tùy chọn bộ lọc.

Lọc dải ô dữ liệu

Nếu bạn không muốn định dạng dữ liệu của bạn dưới dạng bảng, bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc cho một dải ô dữ liệu.

  1. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc. Để có kết quả tốt nhất, các cột cần có đầu đề.

  2. Trên tab Dữ liệu, chọn Bộ lọc.

Các tùy chọn lọc cho bảng hoặc dải ô

Bạn có thể áp dụng tùy chọn Bộ lọc chung hoặc bộ lọc tùy chỉnh cụ thể cho loại dữ liệu đó. Ví dụ: khi lọc số, bạn sẽ thấy Bộ lọc Số, khi lọc ngày tháng, bạn sẽ thấy Bộ lọc Ngày tháng và khi lọc văn bản, bạn sẽ thấy Bộ lọc Văn bản. Tùy chọn bộ lọc chung cho phép bạn chọn dữ liệu mà bạn muốn xem từ danh sách dữ liệu hiện có như sau:

Tùy chọn bộ lọc số tùy chỉnh

Bộ lọc Số cho phép bạn áp dụng một bộ lọc tùy chỉnh:

các tùy chọn bộ lọc tùy chỉnh khả dụng cho giá trị số.

Trong ví dụ này, nếu bạn muốn xem khu vực có doanh số dưới $6.000 trong Tháng 3, bạn có thể áp dụng bộ lọc tùy chỉnh:

áp dụng bộ lọc tùy chỉnh cho giá trị số

Đây là cách thực hiện:

  1. Bấm mũi tên của bộ lọc bên cạnh Tháng Ba > Bộ lọc Số > Nhỏ Hơn, rồi nhập 6000.

    áp dụng bộ lọc tùy chỉnh để hiện giá trị bên dưới một tiêu chí

  2. Bấm vào OK.

    Excel Online áp dụng bộ lọc và chỉ hiện các khu vực có doanh số dưới $6000.

    Kết quả áp dụng bộ lọc số tùy chỉnh

Bạn có thể áp dụng Bộ lọc Ngày thángBộ lọc Văn bản tùy chỉnh theo cách tương tự.

Để xóa bộ lọc khỏi cột

  • Bấm vào nút Bộ lọc Biểu tượng bộ lọc được áp dụng kế bên tiêu đề cột, rồi bấm Xóa Bộ lọc Từ <"Tên Cột">.

Để loại bỏ tất cả bộ lọc khỏi bảng hoặc dải ô

  • Chọn ô bất kỳ trong bảng hoặc dải ô của bạn, trên tab Dữ liệu, bấm vào nút Bộ lọc.

    Thao tác này sẽ loại bỏ các bộ lọc khỏi mọi cột trong bảng hoặc dải ô và hiển thị tất cả dữ liệu của bạn.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×