Lập kế hoạch trang và quản lý người dùng

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Công thức cho các trang web thành công và hài lòng người dùng là phương pháp tốt theo kế hoạch và bền vững để quản lý site và người dùng. Dưới đây là một số tác vụ chính và khái niệm bạn có thể dùng để lập kế hoạch trang và quản lý người dùng cho tổ chức của bạn.

Quản lý trang và tuyển tập trang

Tuyển tập trang là một nhóm trang SharePoint có cùng một chủ sở hữu và chia sẻ các thiết đặt quản trị, chẳng hạn như các quyền. Tuyển tập trang có cấu trúc phân cấp và luôn bao gồm một trang ở mức cao nhất và bất kỳ trang nào bên dưới nó.

Sơ đồ phân cấp của một tuyển tập site hiện site mức cao nhất và các site phụ.

Trang Nhóm và bất kỳ trang nào bạn tạo bên dưới chỉ khả dụng với người dùng mà bạn mời bằng cách cấp quyền sử dụng trang cho họ. Với Trang Nhóm, tổ chức, nhóm hoặc đội của bạn có thể kết nối với nhau và cộng tác trên tài liệu và các tệp khác, đăng thông báo, lên lịch họp, quản lý tác vụ, theo dõi sự cố hoặc các mục hành động, lưu trữ thông tin trong danh sách v.v... Bạn cũng có thể tạo nhiều trang phụ từ các mẫu trang sẵn có trong Trang Nhóm.

Trong một tổ chức có quy mô lớn, môi trường SharePoint Online thường bao gồm một vài tuyển tập trang, mỗi tuyển tập lại kèm theo nhiều trang bên dưới nó. Do đó, bạn có thể giao quyền quản lý trang hoặc tuyển tập trang cho những người khác nhau trong tổ chức của bạn. Mô hình quyền trong SharePoint có thể giúp ích bằng cách cho phép bạn chỉ định quyền cho các vai trò khác nhau được biết đến như người quản trị tuyển tập trang, chủ sở hữu trang và những vai trò khác mà bạn sẽ tìm hiểu sau đây.

Là người quản trị tuyển tập trang, bạn sẽ có Toàn quyền Kiểm soát đối với tuyển tập trang. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm hoặc xóa các trang hay thay đổi thiết đặt đối với bất kỳ trang nào bên trong tuyển tập trang. Ngoài ra, bạn có thể xem, thêm, xóa hoặc thay đổi toàn bộ nội dung bên trong những trang đó.

Trách nhiệm của người quản trị tuyển tập trang điển hình

Nếu bạn là người quản trị tuyển tập trang cho trang SharePoint Online của mình, trách nhiệm của bạn có thể bao gồm như sau:

  • Đóng vai trò như một cầu nối liên hệ giữa người dùng của bạn và người quản trị Office 365 chung hoặc người quản trị SharePoint Online.

  • Quyết định ai có thể truy nhập vào nội dung quan trọng lưu trữ trên trang SharePoint Online bằng cách cấu hình cấp phép mức độ của tuyển tập trang.

  • Quyết định tính năng nào khả dụng cho những người sẽ sử dụng trang trong tuyển tập trang của bạn.

  • Cung cấp một vài hỗ trợ kỹ thuật cho những người dùng tuyển tập trang của bạn.

  • Chọn một người quản trị Tuyển tập trang phụ cho tuyển tập trang của bạn.

  • Tạo các trang mới.

  • Xem, xóa hoặc khôi phục các mục từ Thùng rác của Tuyển tập trang.

  • Tạo và tùy chỉnh Trang web Công cộng.

  • Giúp quản trị các tính năng cụ thể, chẳng hạn như:

    • Bật hoặc tắt các tính năng tuyển tập trang sẵn có.

    • Tạo hoặc tùy chỉnh các kiểu nội dung trang.

    • Đặt thiết đặt vùng.

Lưu ý:  Bạn có thể phải làm việc với người quản trị SharePoint Online để quản lý các tuyển tập trang (nếu bạn không phải là người đó). Để biết thêm thông tin về trách nhiệm của người quản trị SharePoint Online, hãy xem Quản lý tuyển tập trang và thiết đặt chung trong trung tâm quản trị SharePoint.

Người quản trị SharePoint Online có thể thực hiện những tác vụ sau:

  • Tạo, xóa và quản lý các tuyển tập trang.

  • Phân bổ và giám sát bộ nhớ của tuyển tập trang.

  • Cấp quyền truy nhập cho những người quản trị tuyển tập trang.

  • Đặt trang SharePoint mặc định.

  • Lập kế hoạch cho các trang đa ngữ.

  • Quản lý hồ sơ người dùng.

  • Lập kế hoạch và quản lý các tính năng như siêu dữ liệu được quản lý.

  • Bật hoặc tắt tính năng chia sẻ bên ngoài.

Trách nhiệm chính của chủ sở hữu trang

Nếu bạn là chủ sở hữu trang, bạn sẽ có Toàn quyền Kiểm soát đối với trang và trách nhiệm của bạn có thể bao gồm:

  • Tạo và quản lý trang.

  • Quản lý các tính năng và thiết đặt trang, chẳng hạn như diện mạo và cảm nhận.

  • Lưu trang dưới dạng mẫu.

  • Quản lý các cột trang và kiểu nội dung trang.

  • Xóa một trang.

  • Điều chỉnh thiết đặt vùng và ngôn ngữ.

  • Thêm ứng dụng vào trang.

Tùy thuộc vào kích cỡ hoặc cách tổ chức hay khối lượng nội dung mà bạn định có trên các trang, bạn có thể muốn tạo các trang phụ để tổ chức nội dung. Các trang trong tuyển tập trang được sắp xếp theo cấu trúc phân cấp. Khi bạn tạo các trang bên dưới trang ở mức cao nhất nghĩa là bạn đang xây dựng cấu trúc phân cấp này. Bạn có thể tạo các trang phụ bên dưới Trang Nhóm và bạn cũng có thể tạo các trang phụ bổ sung bên dưới những trang này.

Lưu ý:  Người quản trị SharePoint Online tạo trang ở mức cao nhất trong tuyển tập trang và chỉ định một người quản trị tuyển tập trang khác. Chủ sở hữu trang có thể tạo các trang phụ.

Sơ đồ cấu trúc phân cấp trang

Có nhiều cách bạn có thể chọn để tổ chức các trang phụ. Ví dụ, bạn có thể chọn tạo các trang phụ:

  • Theo nhóm hoặc phòng ban

  • Theo chức năng

  • Theo thể loại nội dung

  • Theo dự án

  • Theo khách hàng

  • Theo cấp độ quyền hoặc độ nhạy cảm (Ví dụ, nếu có thông tin cần hạn chế, bạn có thể tách nó sang một trang cụ thể)

Hãy dành thời gian để suy nghĩ về số lượng trang mà bạn muốn và nguyên tắc lô-gic mà bạn muốn tổ chức chúng. Bạn cũng có thể tạo một sơ đồ cấu trúc phân cấp trang để hỗ trợ cho việc lên kế hoạch. Bạn có thể phác thảo nhanh sơ đồ trên một mẩu giấy hoặc bảng trắng, và bạn cũng có thể tạo một sơ đồ trông chính quy hơn bằng cách sử dụng một trong những hình phân cấp có sẵn như SmartArt trong Microsoft Word hay Microsoft PowerPoint. Phương pháp này sẽ cung cấp cho bạn sơ đồ mà bạn có thể lưu và tham chiếu đến cũng như sửa đổi theo thời gian.

Ngoài ra, bạn cũng nên suy nghĩ về mục đích của mỗi trang. Điều này giúp bạn xác định mẫu trang nào bạn muốn sử dụng để tạo các trang mới. SharePoint Online bao gồm một loạt các mẫu trang mà bạn có thể lựa chọn khi tạo một trang mới. Bằng cách chọn một mẫu trang được thiết kế cho một mục đích cụ thể, bạn có thể mang lại cho người dùng một sự khởi đầu thuận lợi cho công việc của họ. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một trang tham chiếu mà các thành viên nhóm có thể sử dụng để chia sẻ và cập nhật thông tin dự án nhanh chóng, bạn có thể bắt đầu bằng cách lựa chọn mẫu trang Wiki vì mẫu này được thiết kế cho kiểu liên lạc này.

Lưu ý:  Người quản trị SharePoint Online quản lý các trang cá nhân (các trang Trang của Tôi). Trang cá nhân là nơi mà người dùng có thể kết nối với các đồng nghiệp và theo dõi thông tin. Là người quản trị tuyển tập trang, bạn không kiểm soát các trang cá nhân. Thay vào đó, mỗi người dùng sẽ là người quản trị cho chính trang của họ. Để biết thêm thông tin về cách lập kế hoạch Trang của Tôi, hãy xem Quản lý tuyển tập trang và thiết đặt chung trong trung tâm quản trị SharePoint.

Danh sách mẫu trang

Danh sách sau bao gồm một danh sách các mẫu trang được hỗ trợ và phần mô tả của từng mẫu. Sử dụng danh sách này để quyết định kiểu trang nào phù hợp nhất cho tổ chức của bạn.

  • Trung tâm Tìm kiếm Cơ bản    Trang cung cấp các trải nghiệm tìm kiếm. Trang này bao gồm các trang kết quả tìm kiếm và tìm kiếm nâng cao.

  • Blog Trang dành cho các cá nhân hoặc các nhóm đăng tải ý kiến, kết quả quan sát và ý kiến chuyên môn mà khách truy nhập có thể bình luận.

  • Trung tâm Nghiệp vụ Thông minh    Trang trình bày nội dung về Nghiệp vụ Thông minh trong SharePoint Online.

  • Trang Cộng đồng    Trang để tham gia vào các cuộc thảo luận của cộng đồng.

  • Trung tâm Khám phá Trang quản lý việc lưu giữ, tìm kiếm và xuất nội dung phục vụ các vấn đề pháp lý và điều tra.

  • Trung tâm Tài liệu    Trang quản lý tài liệu tập trung trong doanh nghiệp của bạn.

  • Trung tâm Tìm kiếm trong Doanh nghiệp Trang cung cấp các trải nghiệm tìm kiếm. Trang chào mừng bao gồm một hộp tìm kiếm với hai tab: một để tìm kiếm nói chung và một để tìm kiếm thông tin về mọi người. Bạn có thể thêm và tùy chỉnh các tab để tập trung vào các phạm vi tìm kiếm hoặc loại kết quả khác.

  • Trang Dự án    Trang để quản lý và cộng tác trong một dự án.

  • Trung tâm Bản ghi    Trang được thiết kế để quản lý bản ghi. Quản lý bản ghi có thể cấu hình bảng định hướng để hướng các tệp đến các vị trí cụ thể. Trang này cũng cho phép bạn quản lý xem liệu có thể xóa hoặc sửa đổi bản ghi sau khi thêm chúng vào kho lưu trữ hay không.

  • Trang Dòng công việc SAP    Trang Dòng công việc SAP kết hợp tất cả các tác vụ kinh doanh của người dùng. Bạn có thể thêm các Phần Web khác vào dòng công việc đó.

  • Trang Nhóm    Trang dành cho các nhóm để nhanh chóng tổ chức, soạn và chia sẻ thông tin. Trang Nhóm cung cấp thư viện tài liệu và các danh sách để quản lý thông báo, mục lịch, nhiệm vụ và thảo luận.

  • Kho Tiến trình Visio    Trang cho phép nhóm nhanh chóng xem, chia sẻ và lưu trữ các sơ đồ tiến trình Visio. Nó cung cấp một thư viện tài liệu được xác định phiên bản để lưu trữ sơ đồ tiến trình và danh sách để quản lý thông báo, tác vụ và xem lại các thảo luận.

Quản trị

Quản trị là bộ chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình hướng dẫn và kiểm soát cách các bộ phận kinh doanh và các đội kỹ thuật của một tổ chức hợp tác để thực hiện các mục tiêu kinh doanh. Đối với tuyển tập trang SharePoint Online, kế hoạch quản trị có thể là phần chỉ dẫn nhằm giúp lên kế hoạch vai trò, trách nhiệm và chính sách cần thiết để hỗ trợ tuyển tập trang. Phần này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn với những cân nhắc sau:

  • Cấu trúc thông tin, bao gồm các trang Web, tài liệu, danh sách và dữ liệu

  • Các hoạt động duy trì, bao gồm quản lý tài khoản người dùng

  • Các chính sách xây dựng thương hiệu và tùy chỉnh

  • Đào tạo

Đó là quan trọng để chuẩn bị một kế hoạch quản trị cho tổ chức của bạn. Bằng cách tham gia trong việc phát triển của một gói quản trị, bạn có thể giúp xác định các quyền sở hữu cho doanh nghiệp và kỹ thuật nhóm, xác định ai là chịu trách nhiệm cho những vùng của hệ thống. Để biết thêm thông tin về lập kế hoạch quản trị, hãy xem cách thực hành tốt nhất để tạo và quản lý site nhóm.

Lưu ý:  Bạn có thể phải làm việc với người quản trị SharePoint Online để quản lý người dùng. Ví dụ, người quản trị SharePoint Online quản lý hồ sơ người dùng.

Tài khoản người dùng trong Office 365

Người quản trị chung thêm người dùng mới vào Office 365 bằng cách sử dụng trung tâm quản trị Office 365, đây chính là cổng quản lý người dùng và cấu hình dịch vụ. Khi thêm một người dùng mới, người quản trị chung sẽ thực hiện những phần việc sau:

  • Xác định liệu người dùng đó có thể truy nhập vào trung tâm quản trị hay không

  • Thiết lập vị trí địa lý cho người dùng

  • Chọn loại chứng chỉ người dùng

  • Tạo tên người dùng và mật khẩu cho người dùng

Người dùng Trang Nhóm

Bạn có thể thêm người dùng vào Trang Nhóm và điều chỉnh các quyền của người dùng. Các cấp độ quyền và tư cách thành viên nhóm SharePoint có thể tìm thấy bên dưới phần Thiết đặt. Tuy nhiên, Office 365 giờ đã tạo ra một nhóm bảo mật được gọi là Tất cả mọi người ngoại trừ người dùng bên ngoài bao gồm tất cả mọi người trong thư mục Office 365 (ngoại trừ những người nằm ngoài tổ chức của bạn và những người được mời thông qua tính năng chia sẻ bên ngoài). Nhóm bảo mật này tự động được cấp quyền truy nhập với tư cách là một Thành viên trong SharePoint Online. Điều này có nghĩa là những người dùng bạn thêm vào Thư mục Office 365 có thể sửa trang và thư viện theo mặc định.

Các cấp độ quyền và tư cách thành viên nhóm

Các cấp độ quyền là tập hợp các quyền trong SharePoint Online cho phép người dùng thực hiện một loạt các tác vụ có liên quan. Ví dụ, cấp độ quyền Đọc bao gồm các quyền Xem mục, Mở mục, Xem trang và Xem phiên bản, tất cả các quyền này đều cần có để xem trang, tài liệu và mục trong một trang SharePoint. Các quyền có thể thuộc nhiều cấp độ quyền.

Bạn không nên gán cấp độ quyền trực tiếp cho từng người dùng vì điều này có thể khiến bạn khó theo dõi và quản lý những ai có quyền truy nhập trang. Đôi khi điều này là cần thiết nhưng bạn nên hạn chế đến mức tối thiểu nhằm tránh rắc rối. Thay vào đó, hãy gán quyền cho nhóm rồi sau đó gán từng người dùng vào các nhóm thích hợp. Nhóm là một tập hợp người dùng được xác định ở cấp độ tuyển tập trang để dễ dàng quản lý các quyền. Mỗi nhóm được gán một cấp độ quyền mặc định. Ví dụ, một số nhóm SharePoint chính mặc định bao gồm các cấp độ quyền sau:

Nhóm

Mức cấp phép

Người sở hữu

Toàn quyền kiểm soát

Khách

Đọc

Thành viên

Đóng góp


Bất kỳ ai có Toàn quyền kiểm soát đều có thể tạo các nhóm tùy chỉnh.

Lưu ý:  Khi bạn gán các cấp độ quyền cho các nhóm SharePoint ở cấp độ tuyển tập trang, theo mặc định, tất cả các trang và nội dung trang đều được thừa hưởng những cấp độ quyền đó. Hành vi mặc định này được gọi là kế thừa quyền. Bạn có thể chỉ định xem liệu có đặt các quyền duy nhất hay không khi tạo trang phụ hoặc ngắt kế thừa quyền đối với một trang, danh sách, thư viện hay mục.

Do cấp độ quyền của người dùng quyết định nội dung anh ta có thể xem và truy nhập trong một trang, bạn phải xem xét tư cách thành viên nhóm của anh ta một cách cẩn thận. Ví dụ, một người dùng chịu trách nhiệm tạo và tùy chỉnh trang tối thiểu phải là thành viên của nhóm Thiết kế. Mặt khác, người dùng chỉ cần đọc và tải nội dung về có thể chỉ cần là thành viên của nhóm Khách. .

Người quản trị tuyển tập trang phụ

Người quản trị tuyển tập trang phụ có thể được chỉ định bởi quản trị tuyển tập trang. Là người quản trị tuyển tập trang, bạn có thể thêm một người quản trị tuyển tập trang khác, hoặc thay đổi người quản trị tuyển tập trang thông qua trang Thiết đặt. Để biết thêm thông tin về tác vụ này, hãy xem Quản lý các người quản trị cho một tuyển tập trang.

Là một người quản trị tuyển tập trang của SharePoint Online, bạn có thể cần quản lý các tính năng ở các cấp độ tuyển tập trang và trang. Những tác vụ này có thể bao gồm việc kích hoạt và hủy kích hoạt các tính năng theo kế hoạch quản trị của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Bật hoặc tắt các tính năng tuyển tập trang. Bạn cũng có thể xem Quản lý Thùng Rác của tuyển tập trang SharePoint.

Quay về Hướng dẫn Lập kế hoạch SharePoint Online dành cho Office 365 Enterprise và Midsize.

Lưu ý: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×