Lập kế hoạch trang và quản lý người dùng

Công thức cho các site thành công và người dùng hạnh phúc cũng được lên kế hoạch và phương pháp tiếp cận bền vững đến site và quản lý người dùng. Dưới đây là một số nhiệm vụ và khái niệm chính mà bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch trang và quản lý người dùng cho tổ chức của mình.

Giới thiệu về tuyển tập site

Dù bạn mới dùng SharePoint hoặc đã sử dụng nhiều phiên bản, trải nghiệm SharePoint hiện đại sẽ cung cấp tính linh hoạt cao hơn, dẫn hướng dễ dàng hơn và tất cả các site đều là thân thiện với điện thoại di động. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo tuyển tập site cho từng khối lượng công việc trong tổ chức của mình. Trải nghiệm SharePoint hiện đại giúp dễ dàng dẫn hướng và duy trì bởi vì mỗi site hiện là một tuyển tập trang. Tìm hiểu thêm về trải nghiệm hiện đại trong SharePoint và các lợi ích của việc sử dụng site Hub. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo tuyển tập site cho từng khối lượng công việc, rồi kết hợp chúng với tất cả vào một site Hub. Điều này cho phép tính linh hoạt cao hơn và dễ dàng thay đổi nhu cầu của tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem trang SharePoint Hub là gì?.

Người quản trị SharePoint đại diện quản lý tuyển tập trang cho những người khác nhau trong tổ chức của bạn. Mô hình quyền SharePoint giúp cho phép bạn gán quyền cho các vai trò khác nhau như người quản trị tuyển tập trang, chủ sở hữu site và các vai trò khác. Xem mục quản trị tuyển tập site để tìm hiểu cách thêm và loại bỏ người quản trị tuyển tập trang.

Người quản trị tuyển tập trang có mức cấp phép toàn quyền kiểm soát đối với tuyển tập trang. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm hoặc xóa bỏ site hoặc thay đổi thiết đặt cho bất kỳ site nào trong một tuyển tập trang. Ngoài ra, bạn có thể xem, thêm, xóa hoặc thay đổi tất cả nội dung bên trong các trang đó. Người quản trị tuyển tập trang phụ có thể được chỉ định bởi người quản trị tuyển tập trang. Với tư cách là người quản trị tuyển tập site, bạn có thể thêm người quản trị tuyển tập trang khác, hoặc thay đổi người quản trị tuyển tập trang, thông qua trang thiết đặt. Để biết thêm thông tin về nhiệm vụ này, hãy xem quản lý người quản trị tuyển tập site.

Một tuyển tập trang truyền thống là một nhóm các site SharePoint có cùng chủ sở hữu và chia sẻ các thiết đặt quản trị, chẳng hạn như quyền. Các site con thừa kế dẫn hướng, quyền và thiết kế trang từ tuyển tập trang. Vì vậy, bất cứ khi nào các thành viên và dự án của bạn thay đổi, các trang web của bạn cũng phải thay đổi,

Chọn các site cho từng khối lượng

Điều quan trọng là bạn lập kế hoạch loại tuyển tập trang SharePoint mà bạn cần cho công việc của bạn. Sau đó, bạn muốn giúp người dùng của bạn dễ dàng dẫn hướng và tìm thấy những gì họ cần. Phần này cung cấp thông tin chi tiết về một số trang SharePoint hiện đại sẵn dùng và cũng nói về dẫn hướng của các site này. Một bài viết tuyệt vời về dẫn hướng hoạch định đang lập kế hoạch dẫn hướng cho trải nghiệm SharePoint hiện đại.

Hãy suy nghĩ về một site SharePoint Hub như một khung hoặc nền tảng giúp bạn tổ chức các site nhóm và liên lạc khác nhau. Khi bạn tạo các tuyển tập site cho từng khối lượng công việc trong tổ chức của mình, một site Hub sẽ kết nối các tuyển tập site này theo những cách lô-gic giúp dễ dàng tìm và quản lý. Sau đó, bạn có thể di chuyển và quản lý các tuyển tập site giữa các site Hub bất kỳ lúc nào thay đổi công việc của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem lập kế hoạch cho site SharePoint Hub của bạn.

Một site nhómSharePoint và bất kỳ trang nào mà bạn tạo ra dưới đó, chỉ có sẵn cho những người dùng mà bạn mời bằng cách cho họ quyền đối với site. Bạn cũng có thể kết nối site nhóm với một nhóm Office 365. Với site nhóm, tổ chức, nhóm hoặc nhóm của bạn có thể kết nối với nhau và cộng tác trên các tài liệu và các tệp khác, đăng thông báo, lên lịch cuộc họp, duy trì nhiệm vụ, theo dõi các vấn đề hoặc mục hành động và lưu trữ thông tin trong danh sách. Để biết thêm thông tin, hãy xem site nhóm SharePoint là gì? <cung cấp liên kết/GUID>.

Site liên lạc SharePoint cho phép bạn chia sẻ thông tin như tin tức, báo cáo và trạng thái với người khác. Một site liên lạc thường có một vài người đóng góp nhưng nhiều thành viên.

Nhà

Quản trị là tập hợp các chính sách, vai trò, trách nhiệm và quy trình hướng dẫn, trực tiếp và kiểm soát cách đơn vị kinh doanh của tổ chức và các nhóm kỹ thuật hợp tác để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đối với tuyển tập site SharePoint Online của bạn, một gói quản trị có thể là hướng dẫn để giúp lập kế hoạch cho vai trò, trách nhiệm và chính sách cần thiết để hỗ trợ tuyển tập trang của bạn. Điều này có thể bao gồm nhưng không giới hạn, các cân nhắc sau đây:

  • Kiến trúc thông tin, bao gồm các trang web, tài liệu, danh sách và dữ liệu

  • Các hoạt động bảo trì, bao gồm quản lý tài khoản người dùng

  • Các chính sách thương hiệu và tùy chỉnh

  • Nội dung đào tạo

Điều quan trọng là chuẩn bị một kế hoạch quản trị cho tổ chức của bạn. Bằng việc tham gia sự phát triển của một kế hoạch quản trị, bạn có thể giúp xác định quyền sở hữu đối với cả nhóm doanh nghiệp và kỹ thuật, xác định ai chịu trách nhiệm về những lĩnh vực của hệ thống. Để biết thêm thông tin về việc phát triển một kế hoạch quản trị, hãy xem tổng quan: các cách thực hành tốt nhất để quản lý cách mọi người sử dụng site nhóm của bạn.

Lưu ý: Bạn có thể cần làm việc với người quản trị SharePoint Online của bạn để quản lý người dùng. Ví dụ, người quản trị SharePoint Online quản lý hồ sơ người dùng.

Tài khoản người dùng trong Office 365

Người quản trị toàn cầu thêm người dùng mới vào Office 365 bằng cách sử dụng trung tâm quản trị Microsoft 365, đây là cổng thông tin quản lý người dùng và cấu hình dịch vụ. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục người dùng và vai trò. Khi thêm người dùng mới, người quản trị toàn cầu thực hiện các thao tác sau:

  • Xác định xem người dùng có thể truy nhập trung tâm quản trị hay không

  • Đặt vị trí địa lý cho người dùng

  • Chọn kiểu giấy phép người dùng

  • Tạo tên người dùng và mật khẩu cho người dùng

Người dùng trang nhóm

Bạn có thể thêm người dùng vào site nhóm của mình và điều chỉnh quyền đối với người dùng. Các mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm SharePoint có thể được tìm thấy bên dưới thiết đặt. Tuy nhiên, Office 365 hiện đã tạo nhóm bảo mật có tên là mọi người, ngoại trừ người dùng bên ngoài có chứa mọi người trong thư mục Office 365 (ngoại trừ những người bên ngoài tổ chức của bạn và những người được mời thông qua tính năng chia sẻ bên ngoài). Nhóm bảo mật này được cấp quyền truy nhập tự động với tư cách là thành viên trong SharePoint Online. Điều đó có nghĩa là những người dùng mà bạn thêm vào danh bạ Office 365 có thể chỉnh sửa site, danh sách và thư viện theo mặc định.

Mức cấp phép và tư cách thành viên nhóm

Các mức cấp phép là bộ sưu tập các quyền của SharePoint Online cho phép người dùng thực hiện một tập hợp các tác vụ có liên quan. Ví dụ: mức cấp phép đọc có chứa các mục dạng xem, mở mục, xem trang và xem các quyền Phiên bản (trong số những người khác), tất cả đều cần thiết để xem trang, tài liệu và các mục trong site SharePoint. Quyền có thể được bao gồm trong nhiều cấp độ quyền. Để biết thêm thông tin, hãy xem lập kế hoạch cho chiến lược quyền của bạn.

Chúng tôi không khuyên bạn gán mức cấp phép trực tiếp cho người dùng cá nhân vì điều này có thể làm cho nó rất khó để theo dõi và quản lý những người có quyền truy nhập vào các trang web. Đôi khi cần thiết, nhưng phải được giữ lại tối thiểu để tránh độ phức tạp. Thay vào đó, gán quyền đối với nhóm, rồi gán cho người dùng cá nhân vào các nhóm thích hợp. Một nhóm là một tập hợp người dùng được xác định tại mức tuyển tập site để dễ dàng quản lý quyền. Để biết thêm thông tin, hãy xem các nhóm SharePoint mặc địnhtùy chỉnh quyềnđối với trang. Mỗi nhóm được gán mức cấp phép mặc định. Ví dụ, một số nhóm SharePoint mặc định của lõi bao gồm các mức cấp phép sau đây:

Nhóm

Mức cấp phép

Người sở hữu

Toàn quyền kiểm soát

Khách truy cập

Đọc

Thành viên

Đóng góp

Bất kỳ ai có quyền điều khiển đầy đủ có thể tạo các nhóm tùy chỉnh.

Khi bạn gán các mức cấp phép cho các nhóm SharePoint ở mức tuyển tập trang, theo mặc định, tất cả các site và nội dung site sẽ kế thừa những mức cấp phép đó. Hành vi mặc định này được gọi là quyền kế thừa quyền. Bạn có thể xác định có nên đặt các quyền duy nhất khi tạo một site con hay ngắt kế thừa quyền trên một trang, danh sách hoặc thư viện hoặc mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem kế thừa quyền là gì?.

Vì mức cấp phép của người dùng xác định những gì bạn có thể nhìn thấy và truy nhập trong một site, bạn phải cân nhắc thành viên nhóm của mình một cách cẩn thận. Ví dụ: người dùng chịu trách nhiệm tạo và tùy chỉnh các site phải là thành viên của nhóm người thiết kế. Mặt khác, người dùng chỉ cần đọc và tải xuống nội dung và chỉ có thể là thành viên của nhóm khách truy nhập. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm hiểu các mức cấp phép trong SharePoint.

Với tư cách là người quản trị tuyển tập site cho SharePoint Online, bạn có thể cần phải quản lý các tính năng ở các mức site và tuyển tập site. Những nhiệm vụ này có thể bao gồm kích hoạt hoặc hủy kích hoạt các tính năng theo kế hoạch quản trị của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem bật hoặc tắt tính năng tuyển tập trang. Xem thêm quản lý thùng rác của tuyển tập trang SharePoint.

Xem thêm

Giới thiệu về SharePoint Online

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×