Lập kế hoạch nội dung trên site SharePoint của bạn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi nội dung của một trang một cách hợp lý được sắp xếp và dễ dàng tìm thấy, thật dễ dàng hơn để duy trì và quản lý và người dùng site đạt hiệu quả hơn. Là người quản trị tuyển tập trang hoặc người sở hữu trang, bạn có thể muốn lập kế hoạch ra chiến lược site của bạn trước khi tạo trang web của bạn. Trong bài viết này, chúng ta khám phá:

Những loại trang nào mà bạn cần?

Tùy thuộc vào kích cỡ hoặc tổ chức của bạn và khối lượng nội dung mà bạn dự định có trên trang web của bạn, bạn có thể muốn tạo trang con trong site của bạn chính để sắp xếp nội dung. Để biết thêm thông tin về cách tạo site, hãy xem tạo một trang web.

Sơ đồ cấu trúc phân cấp trang

Không có nhiều cách có thể xảy ra, bạn có thể chọn để sắp xếp trang con. Một số ví dụ là:

  • Theo nhóm hoặc phòng ban

  • Theo thể loại nội dung

  • Theo dự án

  • Theo khách hàng

  • Theo cấp độ quyền hoặc độ nhạy cảm (Ví dụ, nếu có thông tin cần hạn chế, bạn có thể tách nó sang một trang cụ thể)

Trước khi bạn bắt đầu tạo trang, hãy dành thời gian để suy nghĩ về số lượng trang mà bạn muốn và nguyên tắc lô-gic mà bạn muốn tổ chức chúng. Bạn cũng có thể tạo một sơ đồ cấu trúc phân cấp trang để hỗ trợ cho việc lên kế hoạch. Bạn có thể phác thảo nhanh sơ đồ trên một mẩu giấy hoặc bảng trắng và bạn cũng có thể tạo một sơ đồ trông chính quy hơn bằng cách sử dụng một trang hình Phân cấp có sẵn như SmartArt trong Microsoft Word hay Microsoft PowerPoint. Phương pháp này sẽ cung cấp cho bạn sơ đồ mà bạn có thể lưu và tham chiếu đến cũng như sửa đổi theo thời gian.

Ngoài ra, bạn cũng nên suy nghĩ về mục đích chức năng của mỗi trang. Điều này giúp bạn xác định mẫu trang nào bạn muốn sử dụng để tạo các trang mới. SharePoint Online bao gồm một loạt các mẫu trang mà bạn có thể lựa chọn khi tạo một trang mới. Bằng cách chọn một mẫu trang được thiết kế cho một mục đích cụ thể, bạn có thể mang lại cho người dùng một sự khởi đầu thuận lợi cho công việc của họ. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một trang mà các thành viên nhóm có thể sử dụng để định kỳ chia sẻ các tin tức và ý tưởng mới, bạn có thể bắt đầu bằng việc lựa chọn mẫu trang Blog vì mẫu này được thiết kế cho kiểu giao tiếp này.

Một số ví dụ về mẫu trang có trong SharePoint là:

  • Trang Nhóm

  • Blog

  • Trang Dự án

  • Trang Cộng đồng

Để biết thêm thông tin trên mẫu site, hãy xem sử dụng mẫu để tạo kiểu khác nhau của các trang SharePoint.

Kiểu nội dung nào bạn sẽ có trên trang?

Sau khi bạn đã suy nghĩ về số lượng và kiểu trang web mà bạn muốn, hãy lên kế hoạch cho phần nội dung sẽ được lưu trữ trên những trang này. Mục đích của việc lên kế hoạch nội dung là để xác định:

  • Kiểu danh sách, thư viện, hoặc trang bạn muốn tạo trên site để sắp xếp nội dung    Thư viện có thể được dùng để lưu trữ tài liệu và các tệp khác trong khi danh sách có thể hữu ích để theo dõi nhiệm vụ hoặc vấn đề. Trang có mục riêng lẻ trong một trang nơi bạn có thể hiển thị nội dung, ứng dụng, nối kết và nhiều hơn nữa.

  • Loại ứng dụng bạn muốn bao gồm    SharePoint Online bao gồm các ứng dụng cài sẵn chẳng hạn như thư viện tài liệu và danh sách, nhưng bạn cũng có thể tạo các ứng dụng của riêng bạn hoặc mua ứng dụng từ bên thứ ba trong SharePoint Store.

  • Liệu bạn muốn tạo kiểu nội dung    Nội dung loại trợ giúp bạn tùy chỉnh cách bạn xử lý và theo dõi các loại nội dung.

Tổ chức của bạn có thể muốn thực hiện kiểu lập kế hoạch này theo cách tập trung (đặc biệt với các kiểu nội dung), nhưng đây cũng là kiểu lập kế hoạch mà bạn nên khuyến khích các chủ sở hữu trang cá nhân thực hiện khi họ tùy chỉnh trang mà họ chịu trách nhiệm.

Kiểu ứng dụng nào bạn muốn thêm vào?

Ngoài việc suy nghĩ về các kiểu nội dung, bạn có thể suy nghĩ về các loại thông tin khác sẽ được lưu trữ trên các trang, hoặc các loại tác vụ mà mọi người trong tổ chức của bạn muốn sử dụng trang để quản lý. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho các loại ứng dụng khác nhau mà bạn muốn thêm vào trang để bắt đầu. Ví dụ, nếu bạn biết bạn muốn có một vị trí để lưu tài liệu, khi đó bạn sẽ có thể thêm vào một thư viện tài liệu. Nếu bạn biết bạn muốn theo dõi các ngày quan trọng, bạn sẽ muốn có một lịch biểu.

Bạn không cần thêm tất cả các ứng dụng mà bạn cần ngay lập tức. Chủ sở hữu trang có thể thêm và xóa các ứng dụng mới theo thời gian, khi nhu cầu kinh doanh thay đổi. Nhưng việc lên kế hoạch sớm về cách mà bạn muốn tùy chỉnh nội dung trên các trang có thể giúp đảm bảo các trang đó hữu ích ngay với người dùng.

SharePoint Online bao gồm các ứng dụng dựng sẵn hữu ích với các mục đích kinh doanh khác nhau, từ việc lưu trữ và quản lý tài liệu cho đến quản lý và theo dõi dự án và liên lạc. Bạn có thể thêm nhiều mẫu kiểu ứng dụng vào một trang. Bạn cũng có thể mua và thêm các ứng dụng thuộc bên thứ ba từ SharePoint Store vào trang của bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Thêm ứng dụng vào một trangMua ứng dụng từ SharePoint Store.

Bạn có cần xác định các kiểu nội dung hay không?

Kiểu nội dung cho phép người dùng trang nhanh chóng tạo các loại nội dung đặc biệt bằng cách dùng lệnh Mục Mới hoặc Tài liệu Mới trong một danh sách hoặc thư viện. Kiểu nội dung rất hữu ích vì chúng cung cấp cho chủ sở hữu trang một cách giúp đảm bảo phần nội dung nhất quán trên tất cả các trang. Kiểu nội dung cũng cho phép một danh sách hoặc thư viện đơn chứa nhiều kiểu mục hoặc kiểu tài liệu. Chủ sở hữu trang có thể cấu hình trước các chi tiết cụ thể về nội dung khi họ thiết lập các kiểu nội dung cho một trang, danh sách hoặc thư viện.

Chủ sở hữu trang có thể xác định các kiểu nội dung đối với các mục danh sách, tài liệu hoặc thư mục.

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xác định kiểu nội dung cho một số nội dung của mình nếu nội dung đó đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

Nếu đây là đúng:

Kiểu nội dung có thể hữu ích với bạn theo những cách sau:

Bạn có các kiểu tài liệu cụ thể với định dạng hoặc mục đích được chuẩn hóa và bạn muốn chúng nhất quán trong toàn bộ tổ chức của mình.

Cấu hình các kiểu nội dung trang cho các kiểu tài liệu này ở cấp độ trang Nhóm để chúng có thể sử dụng trên tất cả các trang phụ của trang Nhóm. Theo cách này, tất cả những người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tạo những tài liệu trên theo cách nhất quán.

Bạn có các mẫu cụ thể mà mọi người phải sử dụng cho các loại tài liệu cụ thể.

Thêm các mẫu tài liệu này vào các kiểu nội dung liên quan để tất cả các tài liệu mới được tạo từ kiểu nội dung đó sẽ sử dụng mẫu trên.

Có một bộ thông tin chuẩn mà bạn muốn theo dõi cho các kiểu tài liệu hoặc mục cụ thể.

Thêm các cột vào kiểu nội dung của bạn để theo dõi thông tin này. Nếu có bất kỳ thông tin nào đặc biệt quan trọng, bạn có thể chỉ định các cột khi cần thiết. Bạn cũng có thể cung cấp các giá trị mặc định cho các cột cụ thể khi cấu hình kiểu nội dung.

Có một quy trình kinh doanh đã được xác định đối với cách xử lý hoặc đánh giá các kiểu tài liệu cụ thể.

Cân nhắc việc cấu hình dòng công việc cho các kiểu nội dung cụ thể. Bạn có thể sử dụng dòng công việc để quản lý các quy trình kinh doanh như đánh giá hoặc phê duyệt tài liệu.

Sau khi nhận diện phần nội dung mà bạn muốn xác định kiểu nội dung, bạn nên suy nghĩ về vị trí mà bạn muốn xác định các kiểu nội dung này. Nếu bạn xác định kiểu nội dung trang ở cấp độ Trang Nhóm, chúng có thể được tái sử dụng rộng rãi trong các danh sách và thư viện bên trong tất cả các trang phụ của trang Nhóm. Các chủ sở hữu trang cá nhân cũng có thể xác định các kiểu nội dung trang cho các trang của họ, mặc dù những kiểu nội dung này chỉ sẵn có để sử dụng trong danh sách và thư viện trên trang đó và bất kỳ trang nào bên dưới trang đó.

Bạn có thể thấy hữu ích khi tạo một bảng tính hoặc bảng biểu ghi lại thông tin mà bạn muốn bao gồm khi xác định kiểu nội dung. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo một nội dung cơ bản như bảng bên dưới, rồi sau đó điều chỉnh để bao gồm bất kỳ thông tin bổ sung nào mà bạn muốn theo dõi, chẳng hạn như các trang hoặc nhóm sẽ sử dụng kiểu nội dung này:

Kiểu nội dung mới

Kiểu nội dung mẹ

Cột

Mẫu tài liệu

Dòng công việc

Xác định tên của kiểu nội dung mà bạn muốn tạo.

Xác định kiểu nội dung mẹ mà bạn tạo kiểu nội dung từ đó.

Liệt kê cột mới hoặc hiện có mà bạn muốn thêm vào kiểu nội dung.

Xác định xem liệu có mẫu tài liệu nào được liên kết với kiểu nội dung đó hay không.

Xác định xem liệu có dòng công việc nào được liên kết với kiểu nội dung đó hay không.

Để biết thêm thông tin về cách làm việc với kiểu nội dung, hãy xem Tạo hoặc tùy chỉnh kiểu nội dung.

Người dùng của bạn sẽ tìm thấy và truy nhập nội dung như thế nào?

Hãy suy nghĩ về cách mà người dùng trang sẽ tìm thấy và sử dụng nội dung trên các trang SharePoint Online của bạn. Loại lập kế hoạch này sẽ giúp bạn quyết định cách cấu hình cả quá trình dẫn hướng và tìm kiếm đối với Trang Nhóm và các trang phụ.

Trang nào bạn muốn đưa vào trong phần dẫn hướng chung?

Để lên kế hoạch dẫn hướng, bạn có thể tạo một sơ đồ các trang trong cấu trúc phân cấp trang. Nếu bạn đã tạo một sơ đồ trong khi lên kế hoạch trang, khi đó bạn có thể bắt đầu với sơ đồ đó và sửa đổi nó. Bao gồm tất cả các trang phụ của Trang Nhóm. Bạn cũng có thể đưa vào bất kỳ danh sách hoặc thư viện quan trọng nào hiện có trên Trang Nhóm và các trang phụ. Điều này sẽ giúp bạn nhận diện nhanh các điểm đến quan trọng mà người dùng trang muốn tìm nếu họ bắt đầu từ trang chủ của trang Nhóm.

Dẫn hướng trên đầu trang được gọi là phần dẫn hướng chung.

Nối kết trên cùng với một được chọn.

Theo mặc định, mỗi trang sẽ sử dụng dẫn hướng trên đầu trang nhưng bạn có thể quyết định cho phép các trang này kế thừa phần dẫn hướng trên đầu trang từ trang mẹ để việc dẫn hướng được nhất quán qua tất cả các trang. Bạn có thể cấu hình những trang nào xuất hiện ở phần dẫn hướng trên đầu trang. Bạn cũng có thể bao gồm các nối kết đến bất kỳ URL nào khác mà bạn muốn, trong trường hợp bạn muốn tích hợp các nối kết đến các tài nguyên bên ngoài vào phần dẫn hướng trên trang của bạn. Để biết thêm thông tin về cách tùy chỉnh dẫn hướng trên đầu trang, hãy xem Tùy chỉnh dẫn hướng trên trang nhóm.

Nếu bạn có nhiều trang phụ cho trang nhóm của bạn, bạn có thể không muốn hiển thị tất cả các trang này trên thanh nối kết đầu trang vì điều này có thể khiến người dùng trang bị rối. Nhưng bạn cũng không muốn các trang hoặc nội dung quan trọng bị ẩn đi. Sử dụng sơ đồ cấu trúc phân cấp trang để nhận diện các trang chính mà bạn muốn hiển thị trong phần dẫn hướng chung.

Mọi người sẽ dẫn hướng bên trong trang như thế nào?

Ngoài dẫn hướng trên đầu trang, các trang cũng hiển thị một thành phần dẫn hướng ở bên trái trang được gọi là Khởi động Nhanh.

Thông thường, Khởi động Nhanh sẽ hiển thị các nối kết dành riêng cho trang hiện thời và nó có thể được sử dụng để nêu bật phần nội dung quan trọng nhất. Khi bạn tạo một danh sách hay thư viện mới, một nối kết mới sẽ tự động xuất hiện dưới Gần đây trên Khởi động Nhanh. Chỉ năm nối kết mới nhất mới xuất hiện trong phần Gần đây.

Nối kết Gần đây trên Khởi động Nhanh hiển thị trang, danh sách và thư viện đã tạo gần đây

Bạn có thể tùy chỉnh thanh khởi động nhanh để thêm hoặc loại bỏ nối kết đến danh sách và thư viện trên site. Bạn cũng có thể nhóm nối kết dưới đầu đề tùy chỉnh. Nếu bạn chọn để tất cả các site con kế thừa dẫn hướng toàn cầu, thì nó sẽ là quan trọng đối với người sở hữu trang để tùy chỉnh dẫn hướng trên khởi động nhanh vì nó sẽ có một cách chính người dùng sẽ tìm thấy nội dung trong một trang web khi họ ghé thăm nó. Nếu bạn quyết định không có site con kế thừa dẫn hướng toàn cầu từ Site nhóm, sau đó người dùng sẽ có thể sử dụng thanh nối kết trên cùng và khởi động nhanh trên site con để tìm nội dung bên trong nó. Để biết thêm thông tin về sửa các nối kết trên khởi động nhanh, hãy xem tùy chỉnh dẫn hướng trên trang nhóm của bạn.

Đầu Trang

Bạn nghĩ gì về việc lập kế hoạch tìm kiếm?

Người dùng của bạn chắc chắn sẽ muốn sử dụng SharePoint Online khi họ có thể dễ dàng tìm thấy thông tin mà họ cần. Bằng cách sử dụng các tính năng nội dung như kiểu nội dung, hoặc bằng cách thêm các cột siêu dữ liệu vào danh sách và thư viện, bạn có thể giúp cho nội dung dễ tìm thấy hơn thông qua chức năng tìm kiếm.

Người quản trị trang hoặc quản trị tuyển tập trang có thể thực hiện một số cấu hình để tùy chỉnh trải nghiệm tìm kiếm cho người dùng.

Để thực hiện điều này:

Tham khảo chủ đề sau:

Tùy chỉnh kiểu và các thiết đặt tác động đến kết quả tìm kiếm, bạn có thể tùy chỉnh Trung tâm Tìm kiếm và Phần Web sử dụng trên các trang Trung tâm Tìm kiếm.

Quản lý Trung tâm Tìm kiếm trong SharePoint Online

Tạo các quy tắc truy vấn để nâng cao phản hồi của chức năng tìm kiếm đối với ý định của người dùng.

Quản lý quy tắc truy vấn

Tùy chỉnh nguồn kết quả cho các tìm kiếm.

Quản lý nguồn kết quả

Xem, tạo hoặc thay đổi các thuộc tính được quản lý hoặc ánh xạ các thuộc tính được tìm kéo với các thuộc tính được quản lý.

Quản lý sơ đồ tìm kiếm trong SharePoint Online

Xuất và nhập các thiết đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh giữa các trang. Các thiết đặt mà bạn xuất và nhập bao gồm tất cả các quy tắc truy vấn tùy chỉnh, nguồn kết quả, loại kết quả, kiểu xếp hạng và các thiết đặt tìm kiếm trang.

Xuất và nhập thiết đặt cấu hình tìm kiếm tùy chỉnh

Làm thế nào để nội dung xuất hiện trong kết quả tìm kiếm

Dịch vụ tìm kiếm được lên lịch tìm kéo nội dung SharePoint Online năm phút một lần. Sau khi một mục được thêm vào trang SharePoint Online, sẽ có một khoảng thời gian trước khi nó được lập chỉ mục và trả về kết quả tìm kiếm. Này khoảng thời gian khác nhau dựa trên hoạt động người dùng hiện tại. Các tác vụ như di chuyển trang web, nâng cấp và bảo trì tăng tải trên hệ thống lập chỉ mục. Mục nội dung mới Hiển thị trong nên thông thường trong kết quả tìm kiếm trong vòng một giờ.

Người dùng cần làm gì với nội dung?

Bằng cách đặt một số câu hỏi cơ bản về những gì mà người dùng trang cần làm với nội dung, bạn có thể xác định được bạn cần cấu hình các trang, danh sách hoặc thư viện cụ thể như thế nào cũng như những tính năng cụ thể nào mà người dùng trang cần sử dụng.

Những câu hỏi cần tìm hiểu:

Những cân nhắc đối với cấu hình nội dung:

Bạn có cần theo dõi các phiên bản của các loại tài liệu hoặc mục danh sách cụ thể không?

  • Cân nhắc việc bật tính năng lập phiên bản đối với các danh sách hoặc thư viện này.

  • Cân nhắc xem có cần kiểm tra các tài liệu hoặc mục trước khi sửa đổi chúng hay không

Người dùng trang có thể làm việc hoặc cộng tác đồng thời trên các loại tài liệu cụ thể hay không?

  • Cân nhắc việc bật tính năng đồng cộng tác đối với các thư viện liên quan để cho phép cộng tác.

Những loại nội dung cụ thể có cần được phê duyệt trước khi chúng có thể truy nhập rộng rãi hay không

  • Cân nhắc việc bật tính năng phê duyệt nội dung đối với các thư viện hoặc sử dụng dòng công việc để quản lý việc phê duyệt.

Một số loại tài liệu nhất định phải tuân theo các quy trình kinh doanh hoặc dòng công việc cụ thể hay không?

  • Cân nhắc việc tạo hoặc cấu hình dòng công việc đối với các kiểu nội dung áp dụng cho các tài liệu này, hoặc cho các thư viện lưu trữ các tài liệu này.

Bạn có dùng danh sách để thúc đẩy hoặc quản lý quy trình hay không

  • Cân nhắc việc tạo hoặc cấu hình dòng công việc dựa trên danh sách dành cho các quy trình như theo dõi và quản lý sự cố.

Có nội dung nhạy cảm nào trên trang cần được hạn chế khỏi phần truy nhập chung hay không

  • Cân nhắc việc tạo các trang hoặc thư viện cụ thể được cấu hình với các quyền duy nhất để lưu trữ thông tin nhạy cảm.

  • Cân nhắc việc cấp quyền ở mức độ mục nếu cần phải giới hạn việc truy nhập vào nội dung.

  • Cân nhắc việc sử dụng tính năng hướng mục tiêu độc giả để hiển thị nội dung khác nhau tới những người dùng khác nhau.

  • Cân nhắc liệu có cần tách các danh sách hoặc thư viện cụ thể khỏi quá trình lập chỉ mục tìm kiếm hay không.

Người dùng có cần nhận cập nhật về những thay đổi đối với nội dung hay không?

  • Cân nhắc việc bật RSS đối với danh sách và thư viện chính.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×