Lưu trữ trong Outlook 2016 for Windows

Lưu trữ trong Outlook 2016 for Windows

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Không có một vài cách để lưu trữ thông điệp trong Outlook 2016. Phương pháp mà bạn có thể dùng phụ thuộc vào việc bạn sử dụng Outlook 2016 với Office 365 cho doanh nghiệp tài khoản, tài khoản Exchange hoặc các loại tài khoản chẳng hạn như Outlook.com, Gmail, POP hoặc IMAP tài khoản.

Tất cả tài khoản trong Outlook 2016 có quyền truy nhập vào một thư mục lưu trữ. Thư mục lưu trữ là một thư mục mặc định của Outlook, chẳng hạn như hộp thư đến, mục đã gửi và thư mục khoản mục đã xóa. Bạn không thể xóa bỏ thư mục lưu trữ. Nếu bạn dùng Outlook với tài khoản Exchange hoặc Exchange Online, thư mục chính sách chẳng hạn như chính sách duy trì áp dụng cho thư mục lưu trữ.

Dùng nút lưu trữ để di chuyển thư sang thư mục lưu trữ không giảm kích cỡ hộp thư của bạn. Nếu bạn cần để giảm kích cỡ hộp thư của bạn, bạn có thể sử dụng lưu trữ trực tuyến trong Office 365 cho doanh nghiệp hoặc tính năng tự động lưu trữ.

Lưu trữ thư với một hành động duy nhất trong Outlook 2016

Bạn có thể dùng nút lưu trữ trong nhóm xóa bỏ trên ruy-băng để di chuyển một hay nhiều thư đến thư mục lưu trữ của bạn mà không xóa bỏ chúng. Không có một số lợi ích để dùng kho lưu trữ.

  • Lưu trữ mục vẫn dễ dàng tìm từ vào hộp tìm kiếm hoặc bằng cách điều hướng đến thư mục lưu trữ của bạn. Khi bạn nhập thuật ngữ trong hộp tìm kiếm, theo mặc định, Outlook 2016 tìm kiếm tất cả thư mục trong hộp thư của bạn.

  • Mục sẽ vẫn sẵn dùng trên điện thoại hoặc thiết bị khác thông qua thư mục lưu trữ

Lưu trữ mục trong Outlook 2016

  1. Chọn một hoặc nhiều thư trong hộp thư đến hoặc thư mục khác để lưu trữ.

  2. Trong nhóm xóa , hãy chọn lưu trữ. Bạn cũng có thể dùng phím Backspace để ngay lập tức lưu trữ một hay nhiều thư đã chọn.

    Lưu trữ Một lần Bấm

    Ghi chú: Thư mục lưu trữ của bạn đã tồn tại, ngay cả khi bạn không bao giờ đã sử dụng tính năng trước. Bạn sẽ tìm thấy nó trong danh sách thư mục Outlook của bạn. Nếu bạn không nhìn thấy thư mục và bạn đang dùng Outlook 2016, hãy vào tệp > tài khoản Office > tùy chọn Cập Nhật > Cập Nhật ngay.

  3. Thư của bạn sẽ được chuyển đến thư mục lưu trữ . Nếu bạn lưu trữ thư nhầm, đi tới thư mục lưu trữ và di chuyển thư trở lại hộp thư đến của bạn.

Lưu ý: lưu trữ nút chỉ được hiển thị trong Outlook 2016. Các phiên bản cũ hơn của Outlook không có nút lưu trữ trên ruy-băng.

Lưu trữ thông điệp bằng cách dùng bàn phím

Bạn có thể lưu trữ một hay nhiều thư đã chọn bằng cách bấm phím Backspace . Nếu bạn bấm xóa bỏ khóa, các thư đến thư mục Khoản mục đã xóa . Bạn không thể thay đổi hành vi của phím Backspace.

Làm thế nào để tôi có thể tìm thư mục lưu trữ?

Thư mục lưu trữ của bạn nằm trong danh sách thư mục. Để hiển thị danh sách thư mục, chọn dạng xem > Ngăn thư mục. và chọn bình thường.

Trên menu Ngăn Thư mục, Bình thường đã được chọn.

Làm thế nào để tôi có thể tìm kiếm thư mục lưu trữ?

Theo mặc định, khi bạn tìm kiếm các mục Outlook bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm hộp thư hiện tại ở phía trên cùng của danh sách thư mục của bạn, Outlook tìm kiếm toàn bộ hộp thư của bạn.

Tìm kiếm mailbox_C3_2017912153435 của bạn

Nếu bạn muốn giới hạn phạm vi tìm kiếm đối với thư mục lưu trữ của bạn chỉ, trước tiên hãy chọn thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục. Hộp tìm kiếm của bạn bây giờ sẽ tìm kiếm chỉ thư mục lưu trữ.

Tìm kiếm lưu trữ folder_C3_2017912153827

Làm thế nào là này khác với lưu trữ trực tuyến?

Lưu trữ trực tuyến là một tính năng dành cho khách hàng doanh nghiệp Office 365 có hộp thư uncommonly lớn. Các khách hàng có thể sử dụng kho lưu trữ trực tuyến để tránh xóa thư cũ. Lưu trữ trực tuyến của một người dùng hoạt động giống như một tài khoản thứ hai trong Outlook với cấu trúc thư mục của chính nó. Kết quả, nó không được đưa vào kết quả tìm kiếm thực hiện từ hộp thư đến.

Nếu một kho lưu trữ trực tuyến được bật, người quản trị và người dùng có thể thiết lập hộp thư của họ để tự động di chuyển thông điệp cũ để lưu trữ trực tuyến bằng cách sử dụng chính sách lưu trữ.

Khi tôi nên sử dụng kho lưu trữ và lưu trữ trực tuyến?

Chúng tôi khuyên bạn nên dùng tính năng lưu trữ để giữ cho hộp thư đến của bạn clearof thư bạn đã được trả lời hoặc thực hiện. Hãy nghĩ về lưu trữ như một thư mục tệp. Bạn có thể lưu trữ các mục trong thư mục lưu trữ và vẫn truy nhập chúng dễ dàng. Bạn cũng có thể xóa bỏ thư hoặc di chuyển chúng sang thư mục cụ thể nếu đó là hơn phong cách của bạn.

Cho người dùng với các hộp thư lớn trong một tổ chức Office 365 Enterprise , chúng tôi khuyên bạn nên người quản trị thiết lập một chính sách lưu trữ di chuyển mục tới một kho lưu trữ trực tuyến sau khi một năm hoặc ít hơn nếu người dùng tiếp cận hạn mức hộp thư của họ nhanh hơn. Điều này đảm bảo người dùng không có để xóa bỏ thư cũ để tạo chỗ trống cho thư mới. Thư cũ hơn thời gian đã xác định có thể di chuyển vào thư mục hộp thư đến và thư mục lưu trữ cục bộ.

Câu hỏi thường gặp về lưu trữ

Không. Thư mục lưu trữ là một thư mục hệ thống của Outlook mặc định và không thể được đổi tên, di chuyển hoặc bị xóa.

Lưu trữ là một tính năng phù hợp hiểu đã có sẵn dùng trong Outlook Mobile, Outlook Web App, và Outlook.com, và thậm chí các nhà cung cấp email chẳng hạn như Gmail. Vì đây là một tên thiết lập và vì lưu trữ trực tuyến là một tính năng hiện có, chúng tôi quyết định giữ cả hai giống nhau.

Tự động lưu trữ là một tính năng Outlook cũ hơn cho phép cũ tự động di chuyển thư vào một tệp .pst. Điều này có nghĩa là các thư được loại bỏ khỏi máy chủ và là khó để tìm thông qua tìm kiếm. Nếu ổ đĩa cứng có chứa AutoArchive.pst trở nên không thể sử dụng, những thư bị mất. Lưu trữ trực tuyến là thay thế một cấp doanh nghiệp cho tự lưu trữ.

Tự động lưu trữ vẫn có thể dùng nếu bạn không có một kho lưu trữ trực tuyến, và nếu bộ phận CNTT của bạn không vô hiệu hóa các chức năng. Để biết thêm thông tin về tự động lưu trữ trong Outlook 2016, hãy xem cũ lưu trữ các mục theo cách thủ công trong Outlook cho Windows.

Lưu trữ sẵn dùng rộng rãi trên Outlook for Windows, Outlook Mobile, Outlook trên web và Outlook.com. Bạn không thể vô hiệu hóa tính năng Lưu trữ bằng cách sử dụng Chính sách Nhóm.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×