Lưu trữ dữ liệu Access

Bạn có thể duy trì sắp xếp khoa học dữ liệu của mình bằng cách lưu trữ định kỳ các bản ghi cũ hoặc không hiện hoạt. Ví dụ: giả sử bạn sử dụng Access để quản lý thư viện cho vay. Bạn có thể có một bảng theo dõi các giao dịch cho vay, với một trường có chứa ngày cho vay khoản tiền và một trường có chứa ngày hoàn lại khoản tiền đó. Có thể chính sách lưu trữ bản ghi của bạn là lưu trữ các bản ghi giao dịch cho vay trong vòng một năm sau khi hoàn lại khoản tiền và hủy các bản ghi sau hai năm.

Bạn có thể lưu trữ mọi bảng trong cơ sở dữ liệu, các bảng cụ thể hoặc chỉ các bản ghi cụ thể — chẳng hạn như các bản ghi cũ hơn một ngày cụ thể. Chủ đề này giải thích cách lưu trữ dữ liệu.

Trong bài viết này

Tổng quan

Định kỳ di chuyển các bản ghi vào bảng lưu trữ

Định kỳ thay thế một bảng

Định kỳ thay thế mọi bảng

Tổng quan

Bạn nên cân nhắc đến việc lưu trữ dữ liệu khi có dữ liệu mà bạn không định sử dụng nữa nhưng vẫn muốn lưu giữ ở nơi thuận tiện phòng trường hợp cần đến. Có thể bạn có chính sách hướng dẫn về kế hoạch lưu trữ, chẳng hạn như chính sách lưu trữ dữ liệu.

Lưu trữ thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu dựa trên điều kiện ngày, chẳng hạn như khi đến cuối tháng.

Các cách lưu trữ dữ liệu

Bảng sau đây liệt kê các cách lưu trữ dữ liệu, thời điểm bạn nên sử dụng mỗi phương pháp và những điều cần cân nhắc khác.

Phương pháp

Mô tả

Sử dụng khi...

Những điều cần cân nhắc khác

Định kỳ di chuyển các bản ghi vào bảng lưu trữ

Bạn chạy truy vấn có tác dụng chọn dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ và gắn thêm dữ liệu đó vào bảng lưu trữ theo định kỳ. Sau đó, bạn chạy truy vấn có tác dụng chọn chính dữ liệu đó (từ bảng gốc), rồi xóa truy vấn.

Một số bản ghi trong bảng đáp ứng điều kiện mà bạn sử dụng để xác định xem có lưu trữ không.

VÍ DỤ: Bạn muốn lưu trữ các giao dịch thư viện (kiểm xuất) nếu Ngày Kiểm Nhập tối thiểu là một năm trước.

  • Có thể phải khắc phục tính toàn vẹn tham chiếu, đặc biệt là nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ có quan hệ một bên trong quan hệ một - nhiều.

  • Nếu cần sử dụng tham số trong các truy vấn, bạn nên tạo một biểu mẫu để xử lý các tham số. Nếu không, bạn có nguy cơ mất dữ liệu.

Định kỳ thay thế một bảng

Bạn tạo bản sao lưu trữ cho một bảng cụ thể, rồi thay thế bảng đó bằng một bản sao trống mới theo định kỳ.

Mọi bản ghi trong bảng đều đáp ứng điều kiện mà bạn sử dụng để xác định xem có lưu trữ không.

VÍ DỤ: Bạn có một bảng lưu trữ nhiệt độ cao nhất hàng ngày. Hàng năm, bạn lưu trữ bảng này và bắt đầu từ đầu với một bảng trống.

  • Có thể phải khắc phục tính toàn vẹn tham chiếu.

Định kỳ thay thế mọi bảng

Bạn bắt đầu với một cơ sở dữ liệu tách (cơ sở dữ liệu bao gồm: một tệp cơ sở dữ liệu phụ trợ có chứa mọi bảng và một tệp cơ sở dữ liệu ngoại vi có chứa mọi đối tượng cơ sở dữ liệu khác). Bạn tạo một bản sao lưu trữ của cơ sở dữ liệu phụ trợ, rồi thay thế cơ sở dữ liệu phụ trợ đó bằng cơ sở dữ liệu trống mới theo định kỳ.

Mọi bản ghi trong hầu hết các bảng thuộc cơ sở dữ liệu của bạn đều đáp ứng điều kiện bạn sử dụng để xác định xem có lưu trữ không.

VÍ DỤ: Cơ sở dữ liệu của bạn bao gồm một số bảng với các loại dữ liệu khí tượng học khác nhau. Mỗi năm, bạn đều lưu trữ tất cả các bảng này.

  • Nếu bạn có bất kỳ bảng tra cứu nào (bảng mà bạn sử dụng để lưu trữ các giá trị nhằm tra cứu, chẳng hạn như mã bưu điện hoặc phòng ban), bạn có thể nhập dữ liệu trong các bảng đó vào cơ sở dữ liệu phụ trợ mới.

  • Bạn không thể sử dụng macro cho phương pháp này. Bạn phải lưu trữ cơ sở dữ liệu theo cách thủ công.

Khắc phục tính toàn vẹn tham chiếu

Nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ liên quan đến các bản ghi trong các bảng khác thì có thể bạn phải khắc phục mối quan hệ. Nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ là bản ghi "con" (thuộc về phía "nhiều" của quan hệ một - nhiều) thì bạn có thể lưu trữ chúng một cách an toàn mà không cần lo ngại. Nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ là bản ghi "cha mẹ" (thuộc phía "một" của quan hệ một - nhiều) thì khi bạn lưu trữ, các bản ghi "con" liên quan có thể:

  • Ngăn bạn xóa các bản ghi "cha mẹ". Điều này có thể gây ra sự cố nếu bạn đã gắn thêm các bản ghi "cha mẹ" vào bảng lưu trữ.

    - hoặc -

  • Trở thành bản ghi "mồ côi" — tức là thuộc về bản ghi "cha mẹ" không tồn tại. Điều này có thể gây ra sự cố về tính toàn vẹn dữ liệu và chức năng khác nhau trong cơ sở dữ liệu có sử dụng các bản ghi "mồ côi".

Để giải quyết tính toàn vẹn tham chiếu, hãy thực hiện các bước sau:

  1. Xác định các bản ghi "con" thuộc các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Ví dụ: nếu tôi muốn lưu trữ các bản ghi tài sản mà tôi cho vay tại thư viện, trước tiên, tôi sẽ xác định xem có bất kỳ giao dịch nào ở trạng thái mở trên những tài sản đó không, tức là, liệu có tài sản nào đã được kiểm xuất nhưng chưa được hoàn trả không.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu luôn có thể xóa các bản ghi "con" một cách an toàn, hãy đảm bảo rằng mối quan hệ này sẽ thực thi tính toàn vẹn tham chiếu với tính năng xóa phân tầng. Điều này đảm bảo rằng mọi bản ghi "con" liên quan sẽ được xóa.

    • Nếu không thể xóa các bản ghi "con" một cách an toàn, hãy cân nhắc đến việc lưu trữ mọi bảng trong cơ sở dữ liệu.

    • Tạo một truy vấn có tác dụng chọn các bản ghi "cha mẹ" không có bản ghi "con". Sau đó, sử dụng truy vấn đầu tiên đó để tạo các truy vấn lưu trữ (xem mục Định kỳ di chuyển các bản ghi vào bảng lưu trữ) thay vì sử dụng bảng "cha mẹ".

      Mẹo: Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Truy vấn để tìm các bản ghi không khớp. Để biết thêm thông tin, xem bài viết So sánh hai bảng và tìm các bản ghi không khớp.

Đầu Trang

Định kỳ di chuyển các bản ghi vào bảng lưu trữ

Trước tiên, bạn tạo một bản sao trống cho bảng có các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Bảng trống mới này là bảng lưu trữ của bạn. Tiếp theo, bạn tạo một truy vấn chắp thêm để sao chép các bản ghi từ bảng gốc vào bảng lưu trữ. Sau đó, bạn tạo một truy vấn xóa để loại bỏ các bản ghi được lưu trữ khỏi bảng gốc. Cuối cùng, bạn tạo một macro chạy cả hai truy vấn. Khi bạn muốn lưu trữ bản ghi, hãy chạy macro đó.

Mẹo: Bạn có thể đính macro vào một nút trên biểu mẫu để khi bấm vào nút đó, macro sẽ chạy.

Bước 1: Tạo một bảng lưu trữ

Bước 2: Tạo một truy vấn có tác dụng sao chép dữ liệu vào bảng lưu trữ của bạn

Bước 3: Tạo một truy vấn xóa có tác dụng loại bỏ chính dữ liệu đó khỏi bảng gốc

Bước 4: Tạo một macro chạy cả hai truy vấn

Bước 1: Tạo một bảng lưu trữ

Nếu bạn muốn giữ lại mọi bản ghi đã lưu trữ của mình trong một bảng, bạn chỉ thực hiện bước này một lần. Bảng lưu trữ mà bạn tạo trong bước này sẽ giữ mọi bản ghi đã lưu trữ của bạn.

Nếu bạn muốn hủy bảng lưu trữ cũ của mình khi tạo một bảng mới, bạn không cần thực hiện bước này. Bạn có thể sử dụng truy vấn tạo bảng thay vì truy vấn chắp thêm để sao chép dữ liệu vào bảng lưu trữ. Để thực hiện như vậy, hãy chuyển sang Bước 2.

Nếu bạn muốn sử dụng bảng lưu trữ mới cho mỗi lần lưu trữ và muốn giữ lại các bảng lưu trữ cũ của mình, hãy đổi tên bảng lưu trữ cũ của bạn trước khi tạo một bảng mới. Nếu bạn đang lưu trữ dựa trên một ngày, hãy cân nhắc đặt tên cho bảng lưu trữ cũ của bạn theo phạm vi ngày mà chúng thể hiện.

Lưu ý: Nếu bạn tạo một bảng lưu trữ mới mỗi lần và giữ lại bảng cũ, bạn phải đổi tên bảng lưu trữ cũ trước khi chạy các truy vấn của mình.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, chọn bảng có các bản ghi cần lưu trữ, nhấn CTRL+C, rồi nhấn CTRL+V.

  2. Trong hộp thoại Dán Bảng Dưới dạng, bên dưới Tùy chọn Dán, chọn Chỉ Cấu trúc.

  3. Trong hộp Tên Bảng, xóa các từ Bản sao Của, rồi gắn thêm dấu gạch dưới và từ "lưu trữ" vào tên bảng hiện có, sau đó bấm vào OK. Ví dụ: nếu bảng gốc được đặt tên là Giao dịch thì bảng lưu trữ sẽ được đặt tên là Giao dịch_lưu trữ.

    Dán Bảng Dưới dạng

Bước 2: Tạo một truy vấn có tác dụng sao chép dữ liệu vào bảng lưu trữ của bạn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

  2. Sử dụng hộp thoại Hiển thị Bảng để thêm bảng có các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Đóng hộp thoại Hiển thị Bảng.

  3. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu sao (*) trong bảng mà bạn mới thêm. Tên bảng và dấu sao xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

    Lưu ý: Dấu sao cho biết rằng truy vấn phải bao gồm mọi trường từ bảng trong đầu ra truy vấn. Khi bạn sử dụng dấu sao, nếu các trường được thêm vào hoặc loại bỏ khỏi bảng thì đầu ra truy vấn sẽ điều chỉnh theo.

  4. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào trường mà bạn muốn sử dụng để chỉ định điều kiện mà các bản ghi phải đáp ứng để được lưu trữ. Ví dụ: nếu bảng Giao dịch của bạn có một trường tên là Ngày Kiểm Nhập và bạn muốn lưu trữ mọi bản ghi có Ngày Kiểm Nhập từ quá một năm trước thì bạn hãy bấm đúp vào Ngày Kiểm nhập. Trường này xuất hiện trong cột trống tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn.

    Lưới thiết kế truy vấn

    Lặp lại bước này nếu bạn muốn sử dụng tiêu chí có các trường bổ sung.

  5. Sử dụng hàng Tiêu chí để chỉ định tiêu chí cho các trường mà bạn mới thêm. Ví dụ: bạn có thể chỉ định Ngày Kiểm Nhập phải sớm hơn 01/01/2008 bằng cách sử dụng biểu thức <#1/1/2008# trong hàng Tiêu chí.

    Nếu các giá trị tiêu chí thay đổi mỗi lần bạn lưu trữ, bạn nên đặt để truy vấn của mình yêu cầu đầu vào. Để thực hiện điều này, bạn sử dụng một tham số trong hàng Tiêu chí để truy vấn đó yêu cầu đầu vào. Để sử dụng tham số, hãy sử dụng biểu thức như bình thường nhưng thay vì một giá trị được chỉ định, hãy sử dụng một câu hỏi ngắn đặt trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ: bạn có thể sử dụng biểu thức <[Lưu trữ các giao dịch hoàn tất trước:] như sau:

    Biểu thức tham số

    Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tham số, hãy xem bài viết Đặt để truy vấn yêu cầu đầu vào.

    Bạn cũng có thể muốn sử dụng hàng hoặc để chỉ định các điều kiện thay thế. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

    Mẹo: Nếu bạn đang sử dụng một trường ngày để chỉ định tiêu chí và bạn muốn lưu trữ mọi bản ghi cũ hơn ngày hiện tại, hãy nhập <Date() vào hàng Tiêu chí cho trường ngày.

  6. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu đã tạo bảng lưu trữ, bạn sẽ cần một truy vấn chắp thêm để thêm các bản ghi được chỉ định cho bảng đó.

      1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm vào Gắn thêm.

      2. Trong hộp thoại Gắn thêm, ở hộp Tên Bảng, chọn tên của bảng lưu trữ, rồi bấm vào OK.

        Gắn thêm Vào

        Trong lưới thiết kế truy vấn, hàng Gắn thêm Vào sẽ xuất hiện.

      3. Xóa hàng Gắn thêm Vào cho mọi trường mà bạn đã sử dụng để chỉ định tiêu chí. (Chỉ dấu sao nên có giá trị cho Gắn thêm Vào.)

        Gắn thêm Vào hàng trong Lưới thiết kế truy vấn

    • Nếu chưa tạo bảng lưu trữ, bạn sẽ cần một truy vấn tạo bảng để tạo bảng lưu trữ bằng cách sử dụng các bản ghi được chỉ định.

      1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm vào Tạo Bảng.

      2. Trong hộp thoại Tạo Bảng, ở hộp Tên Bảng, nhập tên của bảng lưu trữ, rồi bấm vào OK.

  7. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Bước 3: Tạo một truy vấn xóa có tác dụng loại bỏ chính dữ liệu đó khỏi bảng gốc

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm vào Thiết kế Truy vấn.

  2. Sử dụng hộp thoại Hiển thị Bảng để thêm bảng có các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Đóng hộp thoại Hiển thị Bảng.

  3. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu sao (*) trong bảng mà bạn mới thêm. Tên bảng và dấu sao xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào chính các trường mà bạn đã sử dụng để chỉ định một điều kiện trong truy vấn chắp thêm.

  5. Sử dụng hàng Tiêu chí để chỉ định tiêu chí cho các trường mà bạn mới thêm. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

    Quan trọng: Nếu truy vấn chắp thêm hoặc truy vấn tạo bảng của bạn đã sử dụng một tham số thì truy vấn xóa của bạn cũng nên sử dụng tham số. Hơn nữa, bạn nên đảm bảo rằng bạn nhập cùng một giá trị cho cả hai truy vấn. Nếu bạn nhập các giá trị tham số khác nhau, bạn có thể sẽ mất dữ liệu. Để giúp ngăn mất dữ liệu, hãy cân nhắc đến việc sử dụng một biểu mẫu để thu thập các giá trị và đặt để truy vấn yêu cầu biểu mẫu cung cấp giá trị đầu vào. Để biết thêm thông tin, xem bài viết Đặt để truy vấn yêu cầu đầu vào.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, bấm vào Xóa.

    Hàng Xóa xuất hiện trong lưới thiết kế truy vấn.

    Xóa hàng trong Lưới thiết kế truy vấn

  7. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Bước 4: Tạo một macro chạy cả hai truy vấn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Macro. Nếu không lệnh này không khả dụng, hãy bấm mũi tên dưới nút Mô-đun hoặc Mô-đun Lớp, rồi bấm Macro.

  2. Trong hàng đầu tiên của lưới thiết kế macro, trong cột Hành động, chọn OpenQuery.

    Hành động macro Mở Truy vấn

  3. Ở cuối lưới, bên dưới Đối Hành động, trong hộp Tên Truy vấn, chọn truy vấn (chắp thêm hoặc tạo bảng) mà bạn đã tạo trong Bước 2 từ danh sách thả xuống.

    Hành động macro Mở Truy vấn trong tham đối Truy vấn

  4. Trong hàng thứ hai của lưới thiết kế macro, trong cột Hành động, chọn OpenQuery.

  5. Ở cuối lưới, bên dưới Đối Hành động, trong hộp Tên Truy vấn, chọn truy vấn xóa từ danh sách thả xuống.

    Macro của bạn sẽ trông giống như thế này:

    macro sẵn sàng để lưu

  6. Nhấn CTRL+S để lưu macro.

    Khi bạn muốn lưu trữ bản ghi, hãy chạy macro đó.

Đầu Trang

Định kỳ thay thế một bảng

Nếu bạn luôn muốn lưu trữ mọi dữ liệu trong bảng thì bạn không phải sử dụng các truy vấn hoặc macro. Bạn có thể định kỳ thay thế bảng bằng một bản sao trống như một giải pháp thay thế.

Quan trọng: Nếu bảng mà bạn lưu trữ liên quan đến các bảng khác, có thể bạn cần khắc phục tính toàn vẹn tham chiếu.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, chọn bảng mà bạn muốn lưu trữ, nhấn CTRL+C, rồi nhấn CTRL+V.

  2. Trong hộp thoại Dán Bảng Dưới dạng, bên dưới Tùy chọn Dán, chọn Chỉ Cấu trúc, rồi bấm vào OK.

    Access sẽ đặt tên cho bản sao là Bản sao Của tên bảng gốc.

  3. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng gốc, rồi bấm vào Đổi tên trên menu lối tắt vừa xuất hiện.

    Đặt cho bảng một tên phản ánh nội dung nằm trong bảng, chẳng hạn như "Nhiệt_độ_Cao_nhất_Hàng_ngày_lưu_trữ_2007".

  4. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bản sao trống, rồi bấm vào Đổi tên trên menu lối tắt vừa xuất hiện.

    Lấy tên bảng gốc để đặt cho bản sao trống.

Đầu Trang

Định kỳ thay thế mọi bảng

Nếu sử dụng cơ sở dữ liệu tách, bạn có thể thay thế mọi bảng định kỳ bằng cách thay thế cơ sở dữ liệu phụ trợ bằng một bản sao trống.

Trước tiên, bạn chuẩn bị bản sao trống. Nếu thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn không thay đổi thì bạn có thể tái sử dụng bản sao này mỗi lần lưu trữ. Sau đó, khi muốn lưu trữ, bạn hãy đổi tên cơ sở dữ liệu phụ trợ hiện có để cho biết rằng đó là bản lưu trữ, rồi lưu bản sao trống dưới dạng cơ sở dữ liệu phụ trợ mới.

Chuẩn bị một bản sao trống của cơ sở dữ liệu phụ trợ

Nhập các định nghĩa về bảng cho mọi bảng trong cơ sở dữ liệu phụ trợ.

  1. Tạo một cơ sở dữ liệu trống mới. Xóa Bảng_1.

  2. Trên tab Dữ liệu Ngoài, trong nhóm Nhập, bấm vào Access.

  3. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Ngoài, chọn Nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun vào cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm vào Duyệt.

  4. Trong hộp thoại Mở Tệp, chọn cơ sở dữ liệu phụ trợ. Bấm vào Mở để đóng hộp thoại Mở Tệp, rồi bấm vào OK.

  5. Trong hộp thoại Nhập Đối tượng, bấm vào Tùy chọn.

  6. Bên dưới Nhập Bảng, chọn Chỉ Định nghĩa.

  7. Trên tab Bảng, bấm vào Chọn Tất cả, bấm vào OK, rồi bấm vào Đóng.

Tiếp theo, thêm dữ liệu vào mọi bảng tra cứu trong bản sao trống. Hãy thực hiện các bước sau với mỗi bảng tra cứu:

  1. Liên kết tới bảng tra cứu trong cơ sở dữ liệu phụ trợ hiện có.

  2. Tạo một truy vấn chắp thêm có tác dụng thêm mọi bản ghi từ bảng gốc vào bảng sao.

Thay thế cơ sở dữ liệu phụ trợ bằng bản sao trống

Trước tiên, đổi tên cơ sở dữ liệu phụ trợ hiện có để cho biết rằng đây hiện là cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Sau đó, mở bản sao trống, rồi lưu bản sao đó bằng cách sử dụng tên cơ sở dữ liệu phụ trợ gốc.

  1. Bấm vào Microsoft Office Button Hình ảnh nút Office , rồi trỏ vào Lưu Như. Menu Lưu Như sẽ mở ra.

  2. Bên dưới Lưu cơ sở dữ liệu ở định dạng khác, bấm vào Cơ sở dữ liệu Access 2007.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×