Lưu trữ dữ liệu Access

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể giúp giữ dữ liệu của bạn được sắp xếp theo định kỳ lưu trữ bản ghi cũ hoặc không hoạt động. Ví dụ, giả sử bạn dùng truy nhập để quản lý thư viện vay mượn. Bạn có thể có một bảng theo dõi các giao dịch cho vay, với một trường có chứa ngày mục được mượn và nó đã được trả về một trường có chứa ngày. Có lẽ chính sách duy trì bản ghi của bạn là lưu trữ cho vay giao dịch ghi lại một năm sau trả về mục và hủy các bản ghi sau hai năm.

Bạn có thể lưu trữ tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu, bảng cụ thể, hoặc chỉ bản ghi cụ thể — ví dụ, các bản ghi cũ hơn một ngày cụ thể. Chủ đề này giải thích cách lưu trữ dữ liệu.

Trong bài viết này

Tổng quan

Di chuyển các bản ghi theo định kỳ sang kho lưu trữ bảng

Định kỳ thay thế một bảng

Định kỳ thay thế tất cả các bảng

Tổng quan

Bạn nên cân nhắc lưu trữ dữ liệu khi bạn có dữ liệu mà bạn không lên kế hoạch sử dụng nữa, và bạn muốn giữ dữ liệu sẵn dùng trong trường hợp bạn cần nó. Bạn có thể có một chính sách hướng dẫn kế hoạch lưu trữ của bạn, chẳng hạn như một chính sách duy trì dữ liệu.

Lưu trữ thường được dùng để lưu trữ dữ liệu dựa trên một điều kiện ngày, chẳng hạn như phần cuối của một tháng khi có thư đến.

Cách để lưu trữ dữ liệu

Bảng sau đây liệt kê các cách để lưu trữ dữ liệu, khi bạn nên sử dụng phương thức mỗi và điều cần cân nhắc khác.

Phương pháp

Mô tả

Sử dụng khi...

Các điều cần cân nhắc

Di chuyển các bản ghi theo định kỳ sang kho lưu trữ bảng

Định kỳ, bạn chạy truy vấn sẽ chọn dữ liệu bạn muốn lưu trữ và chắp thêm dữ liệu vào bảng lưu trữ. Sau đó, bạn chạy truy vấn mà sẽ chọn cùng một dữ liệu (từ bảng gốc) và xóa bỏ nó.

Một số bản ghi trong một bảng đáp ứng điều kiện mà bạn dùng để xác định liệu lưu trữ.

Ví dụ: bạn muốn lưu trữ thư viện giao dịch (kiểm thư đến thư đi) nếu kiểm tra trong ngày có ít nhất một năm cũ.

  • Có hoạt động xung quanh tính toàn vẹn tham chiếu, đặc biệt là nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ ở một bên của một quan hệ một - nhiều.

  • Nếu bạn cần phải sử dụng tham số trong truy vấn của bạn, bạn nên tạo một biểu mẫu để xử lý các tham số. Nếu không, bạn có nguy cơ mất dữ liệu.

Định kỳ thay thế một bảng

Định kỳ, bạn thực hiện một bản sao lưu trữ của một bảng cụ thể, và sau đó thay thế bảng với một bản sao mới, trống.

Tất cả các bản ghi trong một bảng đáp ứng điều kiện mà bạn dùng để xác định liệu lưu trữ.

Ví dụ: bạn có một bảng lưu trữ hàng ngày nhiệt độ cực. Mỗi năm, bạn lưu trữ bảng và bắt đầu tươi với một hàng trống.

  • Có hoạt động xung quanh tính toàn vẹn tham chiếu.

Định kỳ thay thế tất cả các bảng

Bạn bắt đầu với cơ sở dữ liệu tách (bao gồm cơ sở dữ liệu: một tệp cơ sở dữ liệu phía sau có chứa tất cả các bảng; và một tệp cơ sở dữ liệu ngoại vi có chứa tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu khác). Theo định kỳ, bạn thực hiện một bản sao lưu trữ cơ sở dữ liệu phía sau, và sau đó thay thế cơ sở dữ liệu phía sau bằng một mật khẩu mới, trống.

Tất cả các bản ghi trong hầu hết các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn đáp ứng điều kiện bạn dùng để xác định liệu lưu trữ.

Ví dụ: cơ sở dữ liệu của bạn bao gồm nhiều bảng có các kiểu khác nhau của khí dữ liệu. Mỗi năm, bạn lưu trữ tất cả các bảng.

  • Nếu bạn có bất kỳ bảng tra cứu (bảng mà bạn dùng để lưu trữ giá trị cho cứu, chẳng hạn mã bưu chính hoặc bộ phận), bạn có thể cần nhập dữ liệu của họ vào cơ sở dữ liệu phía sau mới.

  • Bạn không thể dùng một macro cho phương pháp này. Bạn phải lưu trữ cơ sở dữ liệu theo cách thủ công.

Làm việc xung quanh tính toàn vẹn tham chiếu

Nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ liên quan đến các bản ghi trong các bảng khác, bạn có thể có hoạt động xung quanh mối quan hệ. Nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ các bản ghi "con" (họ là thành viên ở bên "nhiều" của một quan hệ một - nhiều), bạn có thể là một cách an toàn có thể lưu trữ chúng mà không có mối quan tâm. Nếu các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ là "mẹ" bản ghi (họ là thành viên ở bên "một" của một quan hệ một - nhiều), khi bạn lưu trữ chúng của họ liên quan "con" bản ghi có thể:

  • Ngăn không cho bạn cách xóa bản ghi "mẹ". Điều này có thể gây ra sự cố nếu bạn đã có chắp thêm bản ghi "mẹ" để lưu trữ bảng.

    - hoặc -

  • Trở thành "dòng mồ côi" — ghi thuộc về "mẹ" mà không tồn tại. Điều này có thể gây ra các vấn đề với tính toàn vẹn dữ liệu và chức năng khác nhau trong cơ sở dữ liệu sử dụng các bản ghi "dòng mồ côi".

Để tài khoản cho tính toàn vẹn tham chiếu, hãy thực hiện các bước sau đây:

  1. Xác định những gì "con" ghi thuộc về các bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Ví dụ, nếu tôi muốn lưu trữ các bản ghi tài nguyên nào cho mượn ở thư viện của tôi, tôi trước tiên xác định xem có bất kỳ giao dịch của bạn mở trên các tài nguyên, ví dụ: xem các tài nguyên đã được kiểm xuất nhưng không trả về.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

Đầu Trang

Di chuyển các bản ghi theo định kỳ sang kho lưu trữ bảng

Trước tiên, bạn thực hiện một bản sao trống của bảng có bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Bảng trắng mới này là lưu trữ bảng của bạn. Tiếp theo, bạn tạo một truy vấn chắp thêm để sao chép bản ghi từ bảng ban đầu để lưu trữ bảng. Sau đó, bạn tạo một truy vấn xóa để loại bỏ các bản ghi lưu trữ từ bảng ban đầu. Cuối cùng, bạn tạo một macro chạy truy vấn cả hai. Khi bạn muốn lưu trữ các bản ghi, bạn chạy macro.

Mẹo: Bạn có thể đính kèm một macro cho nút trên biểu mẫu, sao cho khi bấm vào nút macro chạy.

Bước 1: Tạo một bảng lưu trữ

Bước 2: Tạo một truy vấn sẽ sao chép dữ liệu lưu trữ bảng của bạn

Bước 3: Tạo truy vấn xóa sẽ loại bỏ cùng dữ liệu từ bảng gốc của bạn

Bước 4: Tạo một macro chạy truy vấn cả hai

Bước 1: Tạo một bảng lưu trữ

Nếu bạn muốn giữ tất cả các bản ghi lưu trữ của bạn trong một bảng, bạn chỉ thực hiện bước này một lần. Lưu trữ bảng mà bạn tạo trong bước này sẽ giữ tất cả các bản ghi lưu trữ của bạn.

Nếu bạn muốn hủy lưu trữ bảng cũ của bạn khi bạn tạo một mật khẩu mới, bạn không cần thực hiện bước này. Bạn có thể sử dụng một truy vấn tạo bảng thay vì một truy vấn chắp thêm để sao chép dữ liệu để lưu trữ bảng của bạn. Để thực hiện điều này, làm theo hướng dẫn chuyển sang bước 2.

Nếu bạn muốn sử dụng kho lưu trữ bảng mới mỗi khi bạn lưu trữ và bạn muốn tiếp tục lưu trữ bảng cũ của bạn, đổi tên bảng lưu trữ cũ của bạn trước khi bạn tạo một mật khẩu mới. Nếu bạn lưu trữ dựa trên một ngày, hãy xem xét đặt tên cho bảng lưu trữ cũ của bạn theo phạm vi ngày mà họ đại diện cho.

Ghi chú: Nếu bạn tạo một bảng mới lưu trữ mọi thời gian và giữ cũ, bạn phải đổi tên mục lưu trữ cũ trước khi bạn chạy truy vấn của bạn.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn bảng có bản ghi để lưu trữ, nhấn CTRL + C, sau đó nhấn CTRL + V.

  2. Trong Bảng dán như hộp thoại, dưới Tùy chọn dán, chọn Cấu trúc chỉ.

  3. Trong hộp Tên bảng , xóa bỏ các từ Bản sao của chắp thêm một dấu gạch dưới và word "lưu trữ" vào tên bảng hiện có, và sau đó bấm OK. Ví dụ, nếu bảng ban đầu được đặt tên là giao dịch lưu trữ bảng được đặt tên là Transactions_archive.

    Dán Bảng Dưới dạng

Bước 2: Tạo một truy vấn sẽ sao chép dữ liệu lưu trữ bảng của bạn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Sử dụng hộp thoại Hiện bảng để thêm bảng có bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Đóng hộp thoại Hiện bảng .

  3. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu sao (*) trong bảng mà bạn vừa thêm vào. Tên bảng và dấu hoa thị xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

    Ghi chú: Dấu sao cho biết rằng truy vấn sẽ bao gồm tất cả các trường từ bảng trong kết xuất truy vấn. Khi bạn dùng dấu hoa thị, nếu trường được thêm vào hoặc loại bỏ khỏi bảng, đầu ra truy vấn sẽ điều chỉnh cho phù hợp.

  4. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào trường mà bạn muốn dùng để xác định một điều kiện mà bản ghi cần đáp ứng trước khi bạn lưu trữ chúng. Ví dụ, nếu bảng giao dịch của bạn có một trường có tên là kiểm tra trong ngày và bạn muốn lưu trữ tất cả bản ghi mà ngày đó là nhiều hơn một năm cũ, bạn bấm đúp vào kiểm tra trong ngày. Trường xuất hiện trong cột trống tiếp theo của lưới thiết kế truy vấn.

    Lưới thiết kế truy vấn

    Lặp lại bước này nếu bạn muốn sử dụng tiêu chí cho trường bổ sung.

  5. Dùng hàng tiêu chí để xác định tiêu chí cho các trường mà bạn vừa thêm vào. Ví dụ, bạn có thể chỉ rõ rằng đã chọn trong ngày phải là cũ hơn 1, tháng 1 năm 2008 bằng cách dùng biểu thức < #1/1/2008 # trong hàng tiêu chí .

    Nếu giá trị tiêu chí của bạn thay đổi mỗi lần bạn lưu trữ, bạn nên thực hiện truy vấn của bạn yêu cầu đầu vào. Để thực hiện điều này, bạn sử dụng tham số trong hàng tiêu chí sao cho truy vấn yêu cầu đầu vào. Để sử dụng tham số, sử dụng một biểu thức như bạn thường nào, nhưng thay vì một giá trị đã xác định, sử dụng câu hỏi ngắn gọn đặt trong dấu ngoặc vuông. Ví dụ, bạn có thể dùng biểu thức < [lưu trữ các giao dịch của bạn đã hoàn thành trước:], giống như:

    Biểu thức tham số

    Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tham số, hãy xem bài viết có một truy vấn yêu cầu đầu vào.

    Bạn cũng có thể muốn sử dụng hàng hoặc để xác định điều kiện thay thế. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

    Mẹo: Nếu bạn đang dùng một trường ngày để xác định tiêu chí, và bạn muốn lưu trữ tất cả bản ghi cũ hơn ngày hiện tại, hãy nhập < Date() trong hàng tiêu chí cho trường ngày.

  6. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Nếu bạn đã tạo kho lưu trữ bảng, bạn cần một truy vấn chắp thêm để thêm bản ghi đã xác định bảng đó.

      1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

      2. Trong hộp thoại chắp thêm , trong hộp Tên bảng , chọn tên của bảng lưu trữ, sau đó bấm OK.

        Chắp thêm Vào

        Trong lưới thiết kế truy vấn, hàng Chắp thêm vào sẽ xuất hiện.

      3. Xóa hàng Chắp thêm vào cho bất kỳ trường nào mà bạn đã dùng để xác định tiêu chí. (Chỉ dấu sao nên có một giá trị cho Chắp thêm vào.)

        Chắp thêm Vào hàng trong Lưới thiết kế truy vấn

    • Nếu bạn đã tạo ra không lưu trữ bảng, bạn cần một truy vấn tạo bảng để tạo kho lưu trữ bảng bằng cách sử dụng các bản ghi đã xác định.

      1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Tạo Bảng.

      2. Trong hộp thoại Tạo bảng , trong hộp Tên bảng , hãy nhập tên của bảng lưu trữ, sau đó bấm OK.

  7. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Bước 3: Tạo truy vấn xóa sẽ loại bỏ cùng dữ liệu từ bảng gốc của bạn

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Sử dụng hộp thoại Hiện bảng để thêm bảng có bản ghi mà bạn muốn lưu trữ. Đóng hộp thoại Hiện bảng .

  3. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào dấu sao (*) trong bảng mà bạn vừa thêm vào. Tên bảng và dấu hoa thị xuất hiện trong cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

  4. Trong cửa sổ thiết kế truy vấn, bấm đúp vào các trường tương tự mà bạn đã dùng để xác định một điều kiện trong truy vấn chắp thêm.

  5. Dùng hàng tiêu chí để xác định tiêu chí cho các trường mà bạn vừa thêm vào. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tiêu chí, hãy xem bài viết ví dụ về tiêu chí truy vấn.

    Quan trọng: Nếu truy vấn chắp thêm hoặc tạo bảng của bạn sử dụng tham số, vì vậy nên truy vấn xóa của bạn. Tuy nhiên, bạn nên đảm bảo rằng bạn nhập giá trị giống cho cả hai truy vấn. Nếu bạn nhập giá trị tham số khác nhau, bạn có thể mất dữ liệu. Để giúp ngăn ngừa mất dữ liệu, hãy cân nhắc sử dụng biểu mẫu để thu thập các giá trị, và thực hiện các truy vấn hỏi biểu mẫu cho các giá trị nhập. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết có một truy vấn yêu cầu đầu vào.

  6. Trên tab thiết kế , trong nhóm Kiểu truy vấn , bấm xóa.

    Xóa bỏ hàng xuất hiện trong lưới thiết kế truy vấn.

    Xoá hàng trong Lưới thiết kế truy vấn

  7. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Bước 4: Tạo một macro chạy truy vấn cả hai

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Khác, bấm Macro. Nếu không lệnh này không khả dụng, hãy bấm mũi tên dưới nút Mô-đun hoặc Mô-đun Lớp, rồi bấm Macro.

  2. Trong hàng đầu tiên của lưới thiết kế macro, trong cột hành động , hãy chọn OpenQuery.

    Hành động macro Mở Truy vấn

  3. Ở phía dưới cùng của lưới, bên dưới các Đối số hành động, trong hộp Tên truy vấn , hãy chọn các (chắp thêm hoặc tạo bảng) truy vấn mà bạn đã tạo trong bước 2 từ danh sách thả xuống.

    Đối số Truy vấn thực hiện của macro Mở Truy vấn

  4. Trong hàng thứ hai của lưới thiết kế macro, trong cột hành động , hãy chọn OpenQuery.

  5. Ở phía dưới cùng của lưới, bên dưới các Đối số hành động, trong hộp Tên truy vấn , hãy chọn truy vấn xóa từ danh sách thả xuống.

    Macro của bạn sẽ trông giống như thế này:

    macro sẵn sàng để lưu

  6. Nhấn CTRL + S để lưu macro.

    Khi bạn muốn lưu trữ các bản ghi, chạy macro.

Đầu Trang

Định kỳ thay thế một bảng

Nếu bạn luôn muốn lưu trữ tất cả dữ liệu trong bảng, bạn không có sử dụng truy vấn hoặc macro. Một cách khác thay vì, bạn có thể thay thế theo định kỳ bảng với một bản sao trống.

Quan trọng: Nếu bảng mà bạn lưu trữ liên quan đến các bảng khác, bạn có thể cần hoạt động xung quanh tính toàn vẹn tham chiếu.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, hãy chọn bảng mà bạn muốn lưu trữ, nhấn CTRL + C, sau đó nhấn CTRL + V.

  2. Trong Bảng dán như hộp thoại, dưới Tùy chọn dán, chọn Cấu trúc chỉ, sau đó bấm OK.

    Truy nhập tên sao chép bản sao của bảng tên gốc.

  3. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng ban đầu và sau đó bấm đổi tên trên menu lối tắt xuất hiện.

    Cung cấp cho bảng một tên cho biết điều gì đó, chẳng hạn như "DailyTemperatureExtremes_archive_2007".

  4. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bản sao trống và sau đó bấm đổi tên trên menu lối tắt xuất hiện.

    Cung cấp cho bản sao trống tên bảng gốc.

Đầu Trang

Định kỳ thay thế tất cả các bảng

Nếu bạn dùng cơ sở dữ liệu tách, bạn có thể theo định kỳ thay thế tất cả các bảng bằng cách thay thế cơ sở dữ liệu phụ trợ với một bản sao trống.

Trước tiên, bạn chuẩn bị sao trống. Trừ khi thay đổi thiết kế cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể dùng lại bản sao này mỗi lần bạn lưu trữ. Sau đó, khi bạn muốn lưu trữ, bạn đổi tên cơ sở dữ liệu phía sau hiện có để cho biết rằng nó là một kho lưu trữ, và sau đó lưu bản sao trống dưới dạng cơ sở dữ liệu phía sau mới.

Chuẩn bị một bản sao trống của cơ sở dữ liệu phía sau

Nhập định nghĩa bảng cho tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu phía sau.

  1. Tạo cơ sở dữ liệu mới, trống. Xóa bỏ Table1.

  2. Trên tab Dữ liệu ngoài , trong nhóm nhập , hãy bấm Access.

  3. Trong hộp thoại Lấy dữ liệu ngoài , chọn nhập bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun vào cơ sở dữ liệu hiện tại, sau đó bấm duyệt.

  4. Trong hộp thoại Mở tệp , hãy chọn cơ sở dữ liệu phía sau. Bấm mở để đóng hộp thoại Mở tệp , sau đó bấm OK.

  5. Trong hộp thoại Nhập đối tượng , bấm tùy chọn.

  6. Bên dưới Nhập bảng, hãy chọn Chỉ định nghĩa.

  7. Trên tab bảng , bấm Chọn tất cả, bấm OK, sau đó bấm đóng.

Tiếp theo, thêm dữ liệu vào mọi bảng tra cứu trong bản sao trống. Cho mỗi bảng tra cứu, hãy thực hiện các bước sau đây:

  1. Nối kết đến bảng tra cứu trong cơ sở dữ liệu phía sau hiện có.

  2. Tạo một truy vấn chắp thêm cộng tất cả bản ghi từ phiên bản gốc để sao chép.

Thay thế cơ sở dữ liệu phụ trợ với một bản sao trống

Trước tiên, đổi tên cơ sở dữ liệu phía sau hiện có để cho biết rằng nó ngay bây giờ là kho lưu trữ.

Sau đó, mở bản sao trống và lưu nó bằng cách sử dụng tên cơ sở dữ liệu phụ trợ gốc.

  1. Bấm Nút Microsoft Office Ảnh nút , và sau đó trỏ đến Lưu như. Lưu dưới dạng menu mở ra.

  2. Dưới lưu cơ sở dữ liệu theo định dạng khác, hãy bấm Cơ sở dữ liệu Access 2007.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×