Lưu trữ các mục theo cách thủ công

Lưu trữ các mục theo cách thủ công

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Hộp thư Outlook của bạn cũng chưa lớn lắm và hẳn là trong tương lai gần bạn vẫn có thể nhận được email. Để giữ cho hộp thư của bạn không bị đầy, bạn có thể chuyển các mục cũ mà bạn muốn giữ lại đến một kho lưu trữ, một Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) riêng biệt mà bạn có thể mở trong Outlook bất kỳ khi nào bạn cần.

Ghi chú: Lệnh lưu trữ và tính năng không xuất hiện cho bất kỳ tài khoản trong hồ sơ Outlook của bạn nếu bạn bao gồm tài khoản Exchange Server và tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Exchange máy chủ lưu trữ trực tuyến. Người quản trị mạng của bạn cũng có thể tắt tính năng này.

Theo mặc định, Outlook dùng tự động lưu trữ để lưu trữ các mục trong khoảng thông thường. Để tìm hiểu thêm, hãy xem tự động lưu trữ mục cũ hơn.

Bạn cũng có thể lưu trữ các mục theo cách thủ công bất kỳ khi nào bạn muốn. Theo cách đó, bạn có thể kiểm soát mục nào cần lưu trữ, địa điểm lưu trữ và những mục cũ đến mức nào thì sẽ được lưu trữ.

  1. Hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong Outlook 2013: bấm tệp > thông tin > công cụ dọn dẹp > lưu trữ.


      Lưu trữ

    • Trong Outlook 2016: bấm tệp > thông tin > công cụ > dọn dẹp các mục cũ

      Dọn sạch các mục cũ

    Mẹo: Tính năng Lưu trữ và Tự động Lưu trữ có thể không sẵn dùng nếu hồ sơ thư của bạn kết nối với một Máy chủ Exchange. Cũng có thể tổ chức của bạn có chính sách lưu giữ thư mà chính sách đó ghi đè tính năng Tự động Lưu trữ. Hãy hỏi người quản trị hệ thống của bạn để biết thêm thông tin.

  2. Bấm tùy chọn Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con, rồi chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.

  3. Dưới Lưu trữ những mục đã tồn tại lâu hơn, hãy nhập ngày.

    Hộp thoại Lưu trữ

  4. Bạn có thể tạo nhiều tệp .pst nếu bạn muốn lưu trữ một vài thư mục theo các thiết đặt khác nhau. Ví dụ, bạn có thể muốn giữ các mục trong thư mục Thư đã gửi lâu hơn các mục trong thư mục Hộp thư đến.

  5. Hãy chọn hộp kiểm Bao gồm các mục được đánh dấu là "Không Tự động Lưu trữ" để lưu trữ các mục riêng rẽ mà trước đó đã bị loại trừ khi lưu trữ tự động. Tùy chọn này không loại bỏ đặc điểm loại trừ đó ra khỏi những mục này, thay vào đó nó bỏ qua thiết đặt Không Tự động Lưu trữ chỉ riêng đối với thao tác lưu trữ này.

  6. Bấm OK.

Tắt Tự động Lưu trữ

Để chỉ lưu trữ khi bạn muốn, hãy tắt Tự động Lưu trữ.

  1. Bấm Tệp > Tùy chọn > Nâng cao.

  2. Dưới Tự động Lưu trữ, hãy bấm Thiết đặt Tự động Lưu trữ.

  3. Bỏ chọn hộp Chạy tự động lưu trữ n ngày một lần .

Theo mặc định, mục Outlook cũ sẽ tự động lưu trữ trên một khoảng thời gian thường xuyên. Để tìm hiểu thêm về tự động lưu trữ, hãy xem Sử dụng tự động lưu trữ để sao lưu hoặc xóa các mục.

Cũng theo cách thủ công, bạn có thể sao lưu và lưu trữ các mục, ngoài việc tự động lưu trữ hoặc dưới dạng thay thế. Lưu trữ theo cách thủ công cung cấp tính linh hoạt, và cho phép bạn xác định chính xác thư mục nào được bao gồm trong kho lưu trữ, và lưu trữ các tệp dữ liệu Outlook (.pst) được dùng.

Để lưu trữ theo cách thủ công các mục Outlook, hãy làm như sau:

  1. Bấm tab tệp

  2. Bấm công cụ dọn dẹp.

  3. Bấm Lưu trữ.

  4. Bấm vào tùy chọn lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con , sau đó bấm vào thư mục mà bạn muốn lưu trữ. Bất kỳ thư mục con của thư mục mà bạn chọn sẽ được đưa này lưu trữ theo cách thủ công.

  5. Dưới Lưu trữ những mục đã tồn tại lâu hơn, hãy nhập ngày.

    Hộp thoại Lưu trữ

  6. Nếu bạn không muốn sử dụng tệp mặc định hoặc vị trí, bên dưới tệp lưu trữ, hãy bấm duyệt để xác định một tệp mới hoặc vị trí. Duyệt để tìm tệp bạn muốn, hoặc nhập tên tệp, sau đó bấm OK. Vị trí tệp đích sẽ xuất hiện trong hộp lưu trữ tệp .

  7. Chọn hộp kiểm bao gồm các mục "Làm không tự động lưu trữ" kiểm để bao gồm bất kỳ mục nào có thể được đánh dấu riêng lẻ được loại trừ tự động lưu trữ. Tùy chọn này sẽ không loại bỏ đó loại trừ khỏi những mục này, nhưng thay vào đó các hộp kiểm không tự động lưu trữ cho lưu trữ này chỉ bỏ qua.

Tắt Tự động Lưu trữ

Nếu bạn muốn lưu trữ chỉ theo cách thủ công, bạn phải tắt tính năng tự động lưu trữ. Hãy làm như sau:

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Trên tab nâng cao , dưới tự động lưu trữ, bấm Thiết đặt tự lưu trữ.

  4. Xóa hộp kiểm Chạy tự động lưu trữ n ngày một lần .

Tự động lưu trữ, được bật theo mặc định, tự động di chuyển mục cũ vào vị trí lưu trữ tại các khoảng thời gian đã lên lịch. Tuy nhiên, bạn có thể theo cách thủ công sao lưu và lưu trữ các mục vào một vị trí mà bạn xác định.

Ghi chú: Thiết đặt tự lưu trữ Microsoft Office Outlook 2007 đều có thể tùy chỉnh. Thay vì sao lưu hoặc lưu trữ các mục của bạn theo cách thủ công, bạn có thể thấy rằng tự động lưu trữ có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng tự động lưu trữ để sao lưu hoặc xóa các mục.

  1. Trên menu tệp , bấm lưu trữ.

  2. Chọn tùy chọn lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con , và sau đó xác định một ngày tại mục lưu trữ mục cũ hơn.

    Thư mục đã lưu trữ trong danh sách thư mục

  3. Dưới lưu trữ tệp, bấm duyệt để xác định một tệp mới hoặc vị trí nếu bạn không muốn sử dụng tệp mặc định hoặc vị trí.

  4. Chọn hộp kiểm bao gồm các mục "Làm không tự động lưu trữ" kiểm nếu bạn muốn ghi đè lên thiết đặt trước đó để không tự động lưu trữ các mục cụ thể. Nếu bạn chọn theo cách thủ công lưu trữ các mục trong quy trình này, các mục sẽ lại thể phải chịu phí vào không tự động lưu trữ thiết trừ khi bạn theo cách thủ công ghi đè lên thiết đặt đó lại trong tương lai.

  5. Bấm OK.

Ghi chú: Outlook sẽ tự động tạo một tệp lưu trữ cho các mục trong thư mục và vị trí đã xác định.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×