Lưu giữ nhiều giá trị trong một trường tra cứu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể tạo một trường tra cứu trong đó lưu giữ nhiều giá trị trên mỗi bản ghi. Điều này giúp bạn theo dõi nhiều thông tin liên quan về một đối tượng. Ví dụ, giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu để theo dõi vấn đề và bạn muốn theo dõi những nhân viên đang làm việc về những vấn đề này. Một nhân viên có thể làm việc về một vài vấn đề, và mỗi vấn đề có thể có nhiều nhân viên cùng làm việc trên đó. Kiểu cấu trúc dữ liệu này được gọi là quan hệ nhiều với nhiều. Access giúp bạn dễ dàng theo dõi kiểu dữ liệu có liên quan này bằng cách dùng trường tra cứu đa giá trị.

Bài viết này giải thích về trường tra cứu đa giá trị, cách thêm trường tra cứu đa giá trị vào bảng và cách thay đổi trường tra cứu hiện có.

Trong bài viết này

Tổng quan

Tạo trường tra cứu đa giá trị trong dạng xem Biểu dữ liệu

Tạo trường tra cứu trong đa giá trị dạng xem Thiết kế

Dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường tra cứu đa giá trị

Xem lại hoặc thay đổi các thuộc tính của trường tra cứu đa giá trị trong dạng xem Thiết kế

Thay đổi thiết kế của trường tra cứu đa giá trị

Tổng quan

Trường tra cứu đa giá trị là một trường bảng có những giá trị xuất phát từ một bảng hoặc truy vấn hoặc từ một danh sách giá trị. Khi bạn bấm vào một trường tra cứu trong Biểu dữ liệu để nhập dữ liệu, Access sẽ hiển thị danh sách các giá trị để bạn chọn. Trường tra cứu có thể là trường đa giá trị, có nghĩa là bạn có thể chọn nhiều mục trong danh sách. Bạn có thể hiển thị các lựa chọn trong hộp tổ hợp hoặc hộp danh sách.

Tạo trường tra cứu đa giá trị

Bạn có thể tạo trường tra cứu đa giá trị trong dạng xem biểu dữ liệu hoặc trong dạng xem thiết kế.

Ghi chú: Dạng xem thiết kế không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu web.

Trong dạng xem một trong hai, bạn sử dụng trình hướng dẫn tra cứu để tạo trường đa giá trị. Trình hướng dẫn tra cứu giúp đơn giản hóa quy trình tự động tự động thêm các thuộc tính trường thích hợp và tạo mối quan hệ bảng thích hợp.

Sửa đổi trường tra cứu đa giá trị

Bạn có thể chạy lại Trình hướng dẫn Tra cứu để sửa đổi một trường tra cứu đa giá trị hiện có.

Giá trị gắn kết và giá trị hiển thị

Khi bạn tạo một trường tra cứu mà trường đó lấy dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn, Access sẽ dùng trường khóa từ bảng nguồn để xác định xem dữ liệu nào đi với bản ghi nào. Tuy nhiên, các trường khóa thường có những dữ liệu về thực chất không có ý nghĩa - thường là trường ID với Kiểu dữ liệu AutoNumber. Trường tra cứu sẽ thay thế dữ liệu hiển thị của trường khóa bằng dữ liệu có ý nghĩa hơn, chẳng hạn như tên. Giá trị được lưu giữ gọi là giá trị gắn kết. Giá trị được hiển thị gọi là giá trị hiển thị.

Ví dụ, một tập hợp giá trị ID nhân viên từ một truy vấn tên là Liên hệ Mở rộng có thể được lưu giữ trong một trường có tên là Giao Cho. Tuy nhiên, vì trường Giao Cho là trường tra cứu, cho nên Access sẽ hiển thị tập hợp giá trị tra cứu trong kết quả truy vấn — trong trường hợp này là tên liên hệ. Giá trị ID nhân viên là giá trị gắn kết. Tên liên hệ là giá trị hiển thị.

Biểu dữ liệu với giá trị hiển thị so với biểu dữ liệu với giá trị gắn kết

1. Giá trị hiển thị.

2. Giá trị gắn kết.

Tại sao giá trị gắn kết lại quan trọng

Theo mặc định, giá trị hiển thị được tự động hiển thị bạn mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, giá trị gắn kết là giá trị được lưu giữ trong trường gắn kết, là giá trị mà bạn sử dụng trong tiêu chí truy vấn và là giá trị mà Access dùng mặc định trong các phép nối với các bảng khác.

Ví dụ, nếu bạn có một truy vấn sử dụng trường tra cứu Giao Cho như mô tả trong hình trên và bạn muốn loại trừ những bản ghi biểu thị các vấn đề đã giao cho Eva Valverde, thì tiêu chí mà bạn dùng để loại trừ Eva phải dùng giá trị gắn kết (tức là 9), chứ không phải tên của cô ấy, tức là, WHERE AssignedTo.Value <> 9.

Đầu Trang

Tạo trường tra cứu đa giá trị trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể thêm một trường tra cứu đa giá trị vào một bảng đang mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm đúp vào bảng mà bạn muốn tạo trường tra cứu trong đó — thao tác này sẽ mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Ở bên phải trường cuối cùng, hãy bấm Bấm để Thêm, rồi bấm Tra cứu & Quan hệ.

    Trình hướng dẫn Tra cứu khởi động.

  3. Thực hiện theo các bước còn lại của trình hướng dẫn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường tra cứu đa giá trị.

Đầu Trang

Tạo trường tra cứu trong đa giá trị dạng xem Thiết kế

Ghi chú: Dạng xem thiết kế không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu web.

Bạn có thể tạo một trường tra cứu đa giá trị trong khi đang làm việc trong dạng xem Thiết kế. Khi làm việc trong dạng xem Thiết kế, bạn có thể tạo trường tra cứu bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu giống như trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, trong dạng xem Thiết kế, bạn cũng có thể truy cập đầy đủ vào tất cả các thuộc tính trường, để bạn có thể sửa những thuộc tính này đúng cách.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thêm trường tra cứu đa giá trị vào đó, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  2. Định vị hàng trống sẵn dùng thứ nhất trong lưới thiết kế bảng.

  3. Trong hàng trống sẵn dùng thứ nhất, hãy bấm vào cột Tên Trường, rồi nhập tên cho trường tra cứu đa giá trị.

  4. Bấm vào cột Kiểu Dữ liệu của hàng đó, bấm vào mũi tên, sau đó trong danh sách thả xuống, hãy chọn Trình hướng dẫn Tra cứu.

    Trình hướng dẫn Tra cứu khởi động.

  5. Làm theo các bước trong trình hướng dẫn. Để tìm hiểu cách hoàn tất Trình hướng dẫn Tra cứu, hãy xem phần Dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường tra cứu đa giá trị.

  6. Sau khi trình hướng dẫn đã hoàn tất, bạn có thể sửa các thuộc tính của trường tra cứu. Để tìm hiểu thêm và các thuộc tính của trường tra cứu, hãy xem phần Xem lại hoặc thay đổi thuộc tính của trường Tra cứu trong dạng xem Thiết kế.

Khi bạn bấm Hoàn tất, một trường tra cứu sẽ được tạo ra mà các thuộc tính của trường đó được dựa vào các lựa chọn bạn đã thực hiện trong Trình hướng dẫn Tra cứu. Bạn có thể xem các thuộc tính trường ở ngăn dưới cùng trong dạng xem Thiết kế dưới Thuộc tính Trường. Để xem những thuộc tính áp dụng riêng cho trường tra cứu, hãy bấm vào tab Tra cứu.

Đầu Trang

Dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường tra cứu đa giá trị

Bạn có thể dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo một trường dựa vào một bảng hoặc truy vấn hoặc dựa vào một danh sách các giá trị mà bạn gõ nhập. Phần này mô tả các bước của Trình hướng dẫn Tra cứu.

Tạo tra cứu đa giá trị dựa trên bảng hoặc truy vấn

  1. Trong Trình hướng dẫn Tra cứu, hãy bấm Tôi muốn trường tra cứu sẽ tra cứu các giá trị trong bảng hoặc truy vấn, rồi bấm Tiếp.

  2. Chọn bảng hoặc truy vấn trong danh sách, rồi bấm Tiếp.

  3. Dưới Các trường Sẵn dùng, hãy bấm vào những trường mà bạn muốn đưa vào tra cứu.

  4. Bấm vào nút "lớn hơn" (>) để di chuyển các trường bạn đã chọn vào danh sách Các trường Đã chọn. Bấm đúp vào nút "lớn hơn" (») để di chuyển tất cả các trường vào danh sách Các trường Đã chọn, rồi bấm Tiếp.

  5. Hoặc bạn có thể chọn từ một đến bốn trường để sắp xếp các mục tra cứu trên đó, rồi bấm Tiếp.

  6. Hãy điều chỉnh độ rộng các cột trong trường tra cứu của bạn nếu cần, rồi bấm Tiếp.

  7. Dưới Bạn có muốn lưu giữ nhiều giá trị cho tra cứu này không?, hãy chọn hộp kiểm Cho phép Nhiều Giá trị.

    Ghi chú: Cần phải chọn hộp kiểm này để cho phép lưu giữ nhiều giá trị.

  8. Bấm Hoàn tất.

    Khi bạn bấm Hoàn tất, một trường tra cứu sẽ được tạo ra mà các thuộc tính của trường đó được dựa vào các lựa chọn bạn đã thực hiện trong Trình hướng dẫn Tra cứu.

  9. Để lưu bảng, trên tab Tệp, hãy bấm Lưu.

    Lối tắt bàn phím CTRL + S

Tạo tra cứu đa giá trị dựa trên những giá trị bạn nhập vào

  1. Trong Trình hướng dẫn Tra cứu, hãy bấm Tôi sẽ nhập những giá trị tôi muốn, rồi bấm Tiếp.

  2. Nhập số cột. Sau đó, nhập từng giá trị. Để di chuyển tới cột hoặc hàng kế tiếp, hãy nhấn TAB.

    Nếu bạn muốn có thể sửa được danh sách giá trị, hãy chỉ dùng một cột.

  3. Khi bạn đã nhập xong các giá trị, hãy bấm Tiếp.

  4. Nếu bạn xác định nhiều cột trong bước 2, bạn phải chọn cột nào sẽ dùng để nhận dạng duy nhất từng giá trị. Trong hộp Các trường Sẵn dùng, hãy bấm đúp vào cột mà bạn muốn dùng để nhận dạng duy nhất từng giá trị.

    Ghi chú: Bước này sẽ không xuất hiện nếu bạn không xác định nhiều cột trong bước 2.

  5. Trong Trình hướng dẫn Tra cứu, hãy nhập nhãn của trường tra cứu của bạn.

  6. Dưới Bạn có muốn lưu giữ nhiều giá trị cho tra cứu này không?, hãy chọn hộp kiểm Cho phép Nhiều Giá trị.

    Ghi chú: Cần phải chọn hộp kiểm này để cho phép lưu giữ nhiều giá trị.

  7. Bấm Hoàn tất.

  8. Để lưu bảng, trên tab Tệp, hãy bấm Lưu.

    Lối tắt bàn phím CTRL + S

Sau khi bạn đã tạo trường đa giá trị, nó sẽ xuất hiện dưới dạng danh sách thả xuống hộp kiểm trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Xem lại hoặc thay đổi các thuộc tính của trường tra cứu đa giá trị trong dạng xem Thiết kế

Ghi chú: Dạng xem thiết kế không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu web.

Bạn có thể xem lại các thuộc tính của trường tra cứu ở ngăn dưới cùng trong dạng xem Thiết kế, dưới Thuộc tính Trường. Để xem những thuộc tính có liên quan đặc biệt tới trường tra cứu, hãy bấm tab Tra cứu.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào bảng mà bạn muốn thêm trường tra cứu vào đó, rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

  2. Bấm vào tên trường tra cứu trong cột Tên Trường.

  3. Dưới Thuộc tính Trường, hãy bấm tab Tra cứu.

    Các thuộc tính tra cứu xuất hiện.

    Thuộc tính của trường tra cứu đa giá trị

Khi bạn đặt giá trị của thuộc tính thứ nhất Điều khiển Hiển thị), danh sách các thuộc tính sẵn dùng sẽ thay đổi để phản ánh lựa chọn của bạn. Bạn có thể đặt các thuộc tính của trường Tra cứu để thay đổi hành vi của trường tra cứu. Lưu ý rằng khi bạn dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường tra cứu, thì các thuộc tính của trường Tra cứu sẽ do trình hướng dẫn đặt cho bạn.

Các Thuộc tính của Trường Tra cứu

Đặt thuộc tính này

Thành

Hiển thị Điều khiển

Thiết lập kiểu điều khiển thành Hộp Kiểm, Hộp Văn bản, Hộp Danh sách hoặc Hộp Tổ hợp. Hộp Tổ hợp là lựa chọn phổ biến nhất cho trường tra cứu.

Kiểu Nguồn Dữ liệu của Hàng

Hãy chọn xem sẽ điền vào trường tra cứu các giá trị từ bảng hoặc truy vấn khác hay là từ danh sách các giá trị do bạn chỉ định. Bạn cũng có thể chọn điền vào danh sách đó tên của các trường trong bảng hoặc truy vấn.

Nguồn Dữ liệu của Hàng

Xác định bảng, truy vấn hoặc danh sách các giá trị sẽ cung cấp giá trị cho trường tra cứu. Khi thuộc tính Kiểu Nguồn Dữ liệu của Hàng được đặt là Bảng/Truy Vấn hoặc Danh sách Trường, thì thuộc tính này phải được đặt là tên truy vấn hoặc bảng hoặc là một câu lệnh SQL biểu thị cho truy vấn đó. Khi thuộc tính Kiểu Nguồn Dữ liệu của Hàng được đặt là Danh sách Giá trị, thì thuộc tính này phải chứa danh sách các giá trị được phân cách bởi dấu chấm phẩy.

Cột Gắn kết

Chỉ rõ cột trong nguồn dữ liệu của hàng mà cột đó cung cấp giá trị được lưu giữ bởi trường tra cứu. Giá trị này có thể nằm trong khoảng từ 1 đến số cột của nguồn dữ liệu của hàng.

Cột cung cấp giá trị để lưu giữ không nhất thiết phải chính là cột hiển thị.

Tổng số Cột

Chỉ rõ số cột trong nguồn dữ liệu của hàng có thể được hiển thị trong trường tra cứu. Để chọn những cột nào cần hiển thị, bạn hãy đưa ra độ rộng cột trong thuộc tính Độ rộng Cột.

Đầu đề Cột

Chỉ rõ có hiển thị đầu đề cột hay không.

Độ rộng Cột

Nhập độ rộng cho mỗi cột. Nếu bạn không muốn hiển thị một cột, chẳng hạn như cột ID, hãy xác định độ rộng là 0.

Số hàng trong Danh sách

Chỉ rõ số hàng sẽ xuất hiện khi bạn hiển thị trường tra cứu.

Độ rộng Danh sách

Chỉ rõ độ rộng của điều khiển sẽ xuất hiện khi bạn hiển thị trường tra cứu.

Giới hạn trong Danh sách

Chọn xem bạn có thể nhập một giá trị không có trong danh sách hay không.

Cho phép Nhiều Giá trị

Cho biết liệu trường tra cứu có cho phép chọn nhiều giá trị hay không.

Ghi chú:  Bạn không thể thay đổi giá trị của thuộc tính này từ Có thành Không.

Cho phép Sửa Danh sách Giá trị

Chỉ rõ liệu bạn có thể sửa các mục trong một trường tra cứu vốn dựa vào một danh sách giá trị hay không. Khi thuộc tính này được đặt là Có và bạn bấm chuột phải vào một trường Tra cứu vốn dựa vào một danh sách giá trị gồm một cột, bạn sẽ thấy tùy chọn menu Sửa Mục Danh sách. Nếu trường tra cứu có nhiều cột, thì thuộc tính này được bỏ qua.

Biểu mẫu Sửa Mục Danh Sách

Đặt tên cho một biểu mẫu hiện có để dùng để sửa các mục danh sách trong trường tra cứu vốn dựa vào bảng hoặc truy vấn.

Chỉ Hiện Giá trị Nguồn Dữ liệu của Hàng

Chỉ hiện những giá trị khớp với nguồn dữ liệu hiện tại của hàng khi thuộc tính Cho phép Nhiều Giá trị được đặt là Có.

Giá trị gắn kết trong trường tra cứu được xác định bởi thuộc tính Cột Gắn kết. Giá trị hiển thị trong trường tra cứu là một hoặc nhiều cột được biểu thị trong thuộc tính Độ rộng Cột là có độ rộng bằng không.

Đầu Trang

Thay đổi thiết kế của trường tra cứu đa giá trị

Để thay đổi thiết kế của trường tra cứu đa giá trị, bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

  • Sửa danh sách giá trị của trường tra cứu đa giá trị dựa trên danh sách

    Ghi chú:  Để cho phép sửa, thì danh sách giá trị chỉ được có một cột và thuộc tính Cho phép Sửa Danh sách Giá trị phải được đặt là Có.

  • Sửa thuộc tính của trường tra cứu trong dạng xem thiết kế

    Ghi chú: Dạng xem thiết kế không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu web.

  • Sửa một trường tra cứu bằng cách chạy Trình hướng dẫn Tra cứu với trường tra cứu đó được chọn.

Sửa danh sách giá trị của trường tra cứu đa giá trị mà trường đó dựa vào một danh sách giá trị

Bạn có thể thêm danh sách các giá trị, thay đổi danh sách các giá trị hoặc thiết lập một giá trị mặc định.

  1. Trong ngăn Dẫn hướng, hãy bấm đúp vào bảng có chứa trường đa giá trị.

    Bảng đó sẽ mở ra trong dạng xem Biểu dữ liệu.

  2. Bấm chuột phải vào ô bất kỳ trong trường tra cứu đa giá trị.

  3. Bấm Sửa Mục Danh sách.

  4. Thay đổi danh sách giá trị rồi bấm OK.

Sửa thuộc tính của trường tra cứu trong dạng xem Thiết kế

Để thay đổi một trường tra cứu đa giá trị, bạn có thể mở bảng trong dạng xem Thiết kế và sửa các thuộc tính của trường Tra cứu. Để biết thông tin về các thuộc tính của trường tra cứu, hãy xem phần Xem lại hoặc thay đổi thuộc tính của trường tra cứu trong dạng xem Thiết kế.

Sửa đổi trường tra cứu đa giá trị trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể sửa đổi trường tra cứu trong dạng xem Biểu dữ liệu bằng cách chạy lại Trình thiết kế Tra cứu

  1. Hãy mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu và chọn trường tra cứu.

  2. Trên tab Trường, trong nhóm Thuộc tính, hãy bấm Sửa đổi Tra cứu.

  3. Làm theo các bước trong trình hướng dẫn để thực hiện thay đổi mà bạn muốn. Để biết thêm thông tin về trình hướng dẫn, hãy xem phần Dùng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường tra cứu đa giá trị.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×