Lên lịch một cuộc hẹn với người khác

Lên lịch một cuộc hẹn với người khác

Bạn có thể gửi yêu cầu họp đến một hoặc nhiều người. Outlook theo dõi ai chấp nhận yêu cầu và chặn thời gian trên lịch của bạn cho cuộc họp đó. Khi bạn tạo yêu cầu họp, bạn có thể thêm phần đính kèm, thiết lập vị trí và sử dụng Trợ lý Lập lịch để chọn thời gian tốt nhất cho cuộc họp của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Khi bạn lên lịch cuộc họp mới, bạn có thể đặt chủ đề cho cuộc họp đó, chọn người dự và xác định thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra. Trả lời các yêu cầu họp xuất hiện trong Hộp thư đến của bạn.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Mới, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Từ Hộp thư đến, chọn Mục mới > Cuộc họp mới.

      Để lên lịch cuộc họp, trên tab Trang đầu, trong nhóm Mới, chọn Mục Mới, rồi chọn Cuộc họp.

    • Trong Lịch, bấm Cuộc họp Mới.

      Lệnh Cuộc họp Mới trên dải băng

    Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+Q để tạo một yêu cầu họp mới.

  2. Trong hộp Tới, bạn có thể thêm người dự.

    Ghi chú: Bạn cũng có thể thêm—hoặc loại bỏ—người dự, khi sử dụng Trợ lý Lên lịch trong nhóm Hiển thị trên tab Họp.

  3. Trong hộp Chủ đề, hãy thông báo cho người nhận về chủ đề của cuộc họp.

  4. Trong hộp Vị trí , hãy thông báo cho người nhận về địa điểm sẽ tổ chức cuộc họp này.

    Mẹo: Nếu bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange, hãy bấm vào Phòng để kiểm tra trạng thái sẵn sàng và đặt phòng.

  5. Chọn một trong các mục sau:

    • Đối với thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể, trong danh sách Thời gian bắt đầuThời gian kết thúc, bấm vào thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp.

    • Đối với sự kiện cả ngày, hãy chọn hộp kiểm Sự kiện cả ngày và sự kiện sẽ hiển thị dưới dạng một sự kiện diễn ra suốt 24 giờ, kéo dài từ nửa đêm hôm trước đến nửa đêm hôm sau.

    Ghi chú:  Nếu bạn muốn lên lịch cuộc họp dựa trên một múi giờ thay thế, trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, bấm vào Múi giờ.

  6. Trong hộp thư yêu cầu họp, bạn có thể nhập bất kỳ thông tin nào mà bạn muốn chia sẻ với người nhận.

    Mẹo: Bạn cũng có thể đínk kèm tệp. Trên tab Chèn, chọn Đính kèm Tệp, rồi chọn tệp bạn muốn thêm vào yêu cầu họp.

  7. Bấm Trợ lý Lập lịch. và tính năng Trợ lý Lập lịch cho các tài khoản Exchange sẽ giúp bạn tìm thấy thời gian tốt nhất cho cuộc họp bằng cách phân tích khi có các nguồn thông tin về người nhận và cuộc họp, chẳng hạn như phòng họp.

    Mẹo: Nếu bạn không sử dụng tài khoản Exchange, hãy bấm Lên lịch.

  8. Chọn một trong các mục sau:

    • Bấm Thêm Người dự, rồi nhập tên người nhận, địa chỉ email hoặc tên các nguồn thông tin (cách nhau bằng dấu chấm phẩy) trong các hộp Bắt buộc, Tùy chọn, hoặc Tài nguyên.

      Mẹo: Nếu bạn không sử dụng tài khoản Exchange, hãy bấm Bổ sung Thêm > Thêm từ Sổ Địa chỉ.

    • Trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên của người dự tiềm năng, bấm Đi, chọn một tên trong danh sách kết quả, rồi sau đó bấm Bắt buộc, Tùy chọn hoặc Tài nguyên.

    Ghi chú: 

    • Những đường kẻ dọc thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp. Bạn có thể bấm và kéo các đường này đến một thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp mới.

    • Đối với tài khoản Exchange, lưới rảnh/bận thể hiện trạng thái sẵn sàng của người dự. Đường kẻ dọc màu lục thể hiện thời điểm bắt đầu cuộc họp. Đường kẻ dọc màu đỏ thể hiện thời điểm kết thúc cuộc họp.

      Lưới Rảnh/Bận trong Outlook

  9. Đối với tài khoản Exchange, ngăn Bộ tìm Phòng chứa gợi ý về thời gian thích hợp nhất cho cuộc họp của bạn (khi hầu hết người dự đều sẵn sàng họp). Để chọn thời gian họp, hãy bấm vào thời gian gợi ý ở ngăn Bộ tìm Phòng trong mục Thời gian đề xuất, hoặc chọn một thời gian từ lưới rảnh/bận.

  10. Sau khi đã thêm người dự, để quay về yêu cầu họp, trên dải băng, hãy bấm Cuộc hẹn.

    Ghi chú: Sau khi bạn đã đặt thời gian họp, nếu bạn không muốn cuộc họp này là cuộc họp lặp lại, hãy chọn Gửi, hoặc chọn Cuộc hẹn nếu bạn có thêm thông tin cần thêm vào nội dung cuộc họp.

  11. Chọn một trong các mục sau:

  1. Bấm Cuộc họp > Lặp lại.

    Lệnh Lặp lại trên ribbon

    Ghi chú: Sử dụng phím tắt Ctrl+G để lên lịch cuộc họp là cuộc họp lặp lại thường xuyên.

  2. Chọn các tùy chọn về kiểu lặp lại mà bạn muốn, rồi bấm OK.

    Ghi chú: Khi bạn thêm kiểu lặp lại cho một yêu cầu họp, tab Cuộc họp sẽ đổi thành Chuỗi Cuộc họp.

  3. Để gửi yêu cầu họp, hãy bấm Gửi.

Bạn muốn làm gì?

  1. Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm Yêu cầu Họp.

    Ghi chú: Sử dụng phím tắt Ctrl+Shift+Q để tạo một yêu cầu họp mới.

  2. Trong hộp Chủ đề, hãy nhập mô tả.

  3. Trong hộp Vị trí, nhập mô tả hoặc bấm Phòng để chọn từ các phòng có sẵn để lên lịch tự động bằng cách sử dụng Microsoft Exchange.

  4. Trong danh sách Thời gian bắt đầuThời gian kết thúc, hãy chọn thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp. Nếu đây là một sự kiện cả ngày, hãy chọn hộp kiểm Sự kiện cả ngày.

    Sự kiện cả ngày là sự kiện diễn ra suốt 24 giờ, kéo dài từ nửa đêm hôm trước đến nửa đêm hôm sau.

    Ghi chú: Theo mặc định, cài đặt múi giờ hiện tại trên hệ thống máy tính của bạn sẽ được sử dụng để lên lịch cuộc họp. Nếu bạn muốn lên lịch cuộc họp dựa trên một múi giờ thay thế, trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, bấm vào Múi giờ.

  5. Hãy nhập bất kỳ thông tin nào mà bạn muốn chia sẻ với người nhận, đính kèm bất kỳ tệp nào hoặc tạo Không gian Cuộc họp.

    Để biết thêm thông tin về Không gian Cuộc họp, hãy xem mục Xem Thêm.

  6. Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Hiện, bấm Trợ lý Lên lịch.

    Trợ lý Lên lịch sẽ giúp tìm thời gian phù hợp nhất cho cuộc họp của bạn.

  7. Bấm Thêm Người khác, rồi bấm Thêm từ Sổ Địa chỉ.

  8. Trong hộp thoại Chọn Người dự và Tài nguyên, trong hộp Tìm kiếm, hãy nhập tên của một người hoặc tài nguyên mà bạn muốn mời đến cuộc họp. Nếu bạn đang tìm kiếm bằng tùy chọn Thêm Cột, hãy bấm Đi.

  9. Chọn tên từ danh sách kết quả, rồi bấm Bắt buộc, Tùy chọn hoặc Tài nguyên, rồi bấm OK.

    Người dự Bắt buộcTùy chọn sẽ xuất hiện trong hộp Tới trên tab Cuộc họp, và Tài nguyên sẽ xuất hiện trong hộp Vị trí.

    Lưới rỗi/bận thể hiện trạng thái sẵn sàng của người dự. Đường kẻ dọc màu lục thể hiện thời điểm bắt đầu cuộc họp. Đường kẻ dọc màu đỏ thể hiện thời điểm kết thúc cuộc họp.

    Lưới Rảnh/Bận

    Ngăn Thời gian Đề xuất xác định thời gian phù hợp nhất cho cuộc họp của bạn, được xác định là thời gian mà hầu hết người dự đều sẵn sàng. Thời gian họp phù hợp nhất xuất hiện ở phía trên cùng của ngăn này. Để chọn bất kỳ thời gian đề xuất nào, hãy bấm vào đề xuất thời gian trong ngăn Thời gian Đề xuất. Bạn cũng có thể chọn thời gian thủ công trên lưới rảnh/bận.

    Ngăn Thời gian Đề xuất

  10. Nếu bạn muốn cuộc họp này là cuộc họp lặp lại, trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, hãy bấm vào Lặp lại, chọn kiểu lặp lại, rồi bấm OK.

    Khi bạn thêm kiểu lặp lại cho một yêu cầu họp, tab Cuộc họp sẽ đổi thành Cuộc họp Lặp lại.

  11. Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Hiện, bấm Cuộc hẹn.

  12. Bấm Gửi.

  1. Mở cuộc họp mà bạn muốn thay đổi.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Đổi các tùy chọn cho cuộc họp không thuộc một chuỗi cuộc họp   

      • Đổi các tùy chọn như chủ đề, địa điểm và thời gian mà bạn muốn đổi.

      • Bấm Gửi Cập nhật.

    • Đổi các tùy chọn của tất cả các cuộc họp trong một chuỗi cuộc họp   

      • Bấm Mở chuỗi.

      • Đổi bất kỳ tùy chọn nào như chủ đề, địa điểm và thời gian mà bạn muốn đổi.

      • Để thay đổi tùy chọn lặp lại, trên tab Cuộc họp Lặp lại, trong nhóm Tùy chọn, bấm Lặp lại, thay đổi các tùy chọn, như thời gian, kiểu lặp lại hoặc phạm vi lặp lại, rồi bấm OK.

      • Bấm Gửi Cập nhật.

    • Đổi các tùy chọn cho một cuộc họp thuộc một chuỗi cuộc họp    

      • Bấm Mở sự kiện này.

      • Trên tab Cuộc họp Lặp lại, đổi các tùy chọn như chủ đề, địa điểm và thời gian mà bạn muốn.

      • Bấm Gửi Cập nhật.

Mẹo: Trong Lịch, bạn có thể kéo cuộc họp đến một ngày khác. Bạn cũng có thể chỉnh sửa chủ đề bằng cách bấm vào văn bản mô tả, nhấn F2 rồi nhập các thay đổi.

  1. Mở cuộc họp mà bạn muốn đặt là lặp lại.

  2. Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, bấm Lặp lại.

  3. Bấm vào tần suất—Hàng ngày, Hàng tuần, Hàng tháng hoặc Hàng năm—với tần suất mà bạn muốn cuộc họp lặp lại, rồi chọn các tùy chọn cho tần suất, rồi bấm OK.

  4. Bấm Gửi Cập nhật.

  1. Tạo hoặc mở cuộc họp bạn muốn đặt là riêng tư.

  2. Trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, hãy bấm Tùy chọn, rồi bấm Riêng tư.

Quan trọng: Bạn không nên dựa vào tính năng Riêng tư để ngăn người khác truy cập chi tiết của cuộc họp, liên hệ hoặc tác vụ. Để bảo đảm người khác không thể đọc mục bạn đánh dấu là riêng tư, bạn đừng cấp cho họ quyền đọc đối với thư mục Lịch, Danh bạ hoặc Tác vụ của bạn. Người có quyền truy nhập đọc thư mục của bạn có thể sử dụng phương thức lập trình hoặc ứng dụng email khác để xem chi tiết của mục riêng tư. Hãy chỉ sử dụng tính năng Riêng tư khi bạn chia sẻ thư mục với người mà bạn tin tưởng.

Thực hiện một trong những thao tác sau:

  • Đối với tất cả các cuộc họp mới mà bạn tạo    

    • Trên menu Công cụ, bấm Tùy chọn.

    • Để tự động bật hoặc tắt lời nhắc cho các cuộc họp mới, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Lời nhắc mặc định.

    • Nếu bạn đã chọn hộp kiểm, hãy nhập khoảng thời gian trước cuộc họp mà bạn muốn lời nhắc đó xuất hiện.

  • Đối với cuộc họp hiện có    

    • Mở cuộc họp hoặc chuỗi cuộc họp nếu đó là cuộc họp lặp lại.

    • Để bật hoặc tắt lời nhắc, trên tab Cuộc họp, trong nhóm Tùy chọn, chọn Không có hoặc thời gian lời nhắc được liệt kê.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×