Lên kế hoạch cho việc thiết lập Office 365 dành cho doanh nghiệp của bạn

Bài viết này dành cho những người đã đăng ký gói Office 365 dành cho doanh nghiệp.

Có một số điều bạn cần quyết định và những thông tin bạn cần tham khảo trước khi chuyển doanh nghiệp của mình sang Office 365.

Thông tin để tham khảo trước khi chạy trình hướng dẫn thiết lập Office 365

Khi bạn đã sẵn sàng chạy trình hướng dẫn thiết lập Office 365 và chuyển miền của mình sang Office 365 thì đây sẽ là thông tin bạn cần tham khảo:

  1. Danh sách những người bạn muốn thêm vào Office 365. Ngay cả khi bạn đã thêm họ vào Office 365, nếu bạn đang cập nhật thông tin miền của mình thì bạn sẽ cần nhập tên của họ tại đây.

  2. Cách bạn sẽ thông báo ID người dùng và mật khẩu Office 365 cho nhân viên để họ có thể đăng nhập. Bạn sẽ gọi cho họ để thông báo thông tin này? Hay gửi thông tin tới địa chỉ email cá nhân của họ? Họ sẽ không có quyền truy nhập vào email Office 365 của mình nên bạn cũng không thể sử dụng cách đó.

  3. Nếu bạn có một tên miền cho doanh nghiệp của mình (chẳng hạn như contoso.com) bạn dự định sử dụng email Office 365, bạn sẽ cần phải biết nơi đăng ký miền của mình và thông tin đăng nhập.

Đây là những bước bạn sẽ cần thực hiện khi chạy trình hướng dẫn thiết lập:

  1. Thêm miền của bạn, như contoso.com.

    Khi bạn đăng ký Office 365, bạn nhận một ID người dùng trong đó có tên miền "onmicrosoft.com". Trong bước này, bạn có thể thêm tên miền riêng của mình để ID người dùng và email của bạn được cá nhân hóa cho doanh nghiệp, chẳng hạn như rob@contoso.com . Thiết lập tên miền có thể gây nhầm lẫn, nhưng chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện. Tên miền là gì?

    Thêm miền của bạn
  2. Xác minh miền của bạn. Ở bước này, trình hướng dẫn sẽ cung cấp cho bạn một mã - được gọi là một giá trị TXT - mà bạn sẽ sử dụng để nhập tại nhà đăng ký tên miền của mình. Nếu nhà đăng ký của bạn là GoDaddy, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn đăng nhập tại GoDaddy để Office 365 có thể nhập mã cho bạn!

    Xác minh miền của bạn

  3. Thêm người dùng của bạn. Bạn cũng có thể thêm người dùng sau; xem mục Thêm từng người dùng hoặc nhiều người dùng.

    Lưu ý: Nếu bạn cần gán quyền quản trị cho những người dùng mà bạn thêm trong trình hướng dẫn, bạn có thể thực hiện điều đó sau trên trang Người dùng.

    Thêm người dùng

  4. Di chuyển email và danh bạ từ một dịch vụ email khác có sử dụng IMAP (chẳng hạn như Gmail). Để xem thêm các tùy chọn di chuyển hoặc nếu bạn chỉ muốn di chuyển email của mình sau, hãy xem mục Di chuyển email và danh bạ sang Office 365.

    Di chuyển email

  5. Thiết lập các dịch vụ trực tuyến, như email và Skype for Business.

    Thiết lập các dịch vụ trực tuyến

  6. Thay đổi máy chủ tên của bạn. (Bạn không cần phải thực hiện bước này nếu nhà đăng ký tên miền của bạn là GoDaddy.) QUAN TRỌNG: Sau khi bạn thực hiện bước này, email người dùng của bạn sẽ được chuyển phát đến hộp thư Office 365 của họ. Có thể mất tới 72 giờ để nhà cung cấp miền của bạn bắt đầu định tuyến lại email.

    Thay đổi máy chủ tên

  7. Chúc mừng bạn! Bạn đã hoàn thành!

    Đã xong! Đi đến trung tâm quản trị Office 365.

  8. Giờ thì bạn có thể đi đến Trung tâm quản trị Office 365, nơi bạn có thể thay đổi miền cho tài khoản quản trị Office 365 của mình. Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý thông tin thanh toán, thêm hoặc loại bỏ người dùng, đặt lại mật khẩu và thực hiện các chức năng doanh nghiệp khác.

    Lưu ý: Bạn cũng có thể cập nhật tài khoản của mình sang miền mới trên trang Người dùng.

    Trung tâm quản trị Office 365

Nếu bạn gặp sự cố ở bất kỳ bước nào, hãy gọi cho chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp!

Có một vài kịch bản bao gồm việc di chuyển dữ liệu hoặc người dùng từ các môi trường tại chỗ hoặc thiết lập hệ thống kết hợp chứa đồng bộ hóa thư mục. Nếu bạn thuộc danh mục này, hãy làm theo hướng dẫn trong các bài viết sau.

Bạn có muốn một ai đó trợ giúp mình thiết lập Office 365 không?

  • Nếu bạn có dưới 50 nhân viên:

    • Hãy yêu cầu trợ giúp và chúng tôi sẽ gọi cho bạn. Sau khi bạn mua Office 365, bạn có thể truy nhập vào Trung tâm quản trị Office 365 của mình (bạn không cần phải chạy thiết lập để có thể truy nhập vào đó). Ở cuối trang Trung tâm quản trị Office 365 của bạn, chọn Cần trợ giúp? Hãy mô tả sự cố của bạn và chúng tôi sẽ gọi cho bạn.

      Một ảnh về nút Cần trợ giúp? trong trung tâm quản trị.

    • Gọi cho Bộ phận hỗ trợ của Office 365 for Business để đưa ra thắc mắc của bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp!

    • Hãy cân nhắc tới việc thuê đối tác của Microsoft. Nếu bạn không có nhiều thời gian hoặc có các yêu cầu nâng cao (như di chuyển hàng nghìn tệp sang lưu trữ đám mây Office 365 hoặc tích hợp với phần mềm khác) thì một đối tác có kinh nghiệm có thể trợ giúp cho bạn rất nhiều.

  • Nếu bạn có trên 50 nhân viên thì Trung tâm Triển khai FastTrack luôn sẵn sàng trợ giúp bạn trong việc triển khai.

Di chuyển tất cả cùng một lúc hoặc theo các giai đoạn sang Office

  • Bạn có muốn chuyển toàn bộ doanh nghiệp của mình sang Office 365 cùng một lúc không? Nếu có, hãy lên kế hoạch ngay cho việc di chuyển miền của mình sang Office 365. Bắt đầu bằng việc chạy trình hướng dẫn thiết lập Office 365; trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn thiết lập miền của mình.

  • Hoặc bạn có muốn chuyển dần sang Office 365 không? Nếu bạn muốn chuyển sang Office 365 theo từng giai đoạn thì hãy bỏ qua việc chạy trình hướng dẫn thiết lập Office 365 và cân nhắc tới việc áp dụng các tính năng Office 365 theo thứ tự sau:

    1. Thêm nhân viên của bạn vào Office 365 để họ có thể tải xuống và cài đặt các ứng dụng Office.

    2. Tải xuống và cài đặt các ứng dụng Office để sử dụng Word, Excel và PowerPoint trên máy tính và các thiết bị của bạn.

    3. Cài đặt Skype for Business để sử dụng cho các cuộc họp của bạn.

    4. Di chuyển nội dung của bạn sang dung lượng lưu trữ đám mây Office 365 (OneDrive hoặc site nhóm).

    5. Và khi bạn đã sẵn sàng, hãy chạy Office 365 trình hướng dẫn thiết lập để di chuyển miền và email của mình.

Kiểm tra xem các thiết bị của bạn có đáp ứng được các yêu cầu hệ thống hay không

Từng người trong doanh nghiệp của bạn đều có thể cài đặt bộ ứng dụng Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint và v.v.) trên tối đa 5 PC và máy Mac. Xem các yêu cầu về hệ điều hành và máy tính để cài đặt Bộ Office 2016 dành cho doanh nghiệp.

Bạn có thể cài đặt các ứng dụng Office 365 dành cho thiết bị di động trên các thiết bị chạy iOS, Android và Windows. Bạn có thể tìm thông tin trên thiết bị di động và hỗ trợ trình duyệt trong mục Yêu cầu hệ thống cho Office.

Lên kế hoạch gửi email

Nếu bạn dự định chuyển từ một dịch vụ email hiện có sang Office 365, việc này có thể mất tới 2 ngày để thực hiện việc chuyển đổi.

Lên kế hoạch cho thời gian tạm ngừng email

Nếu bạn sẽ sử dụng Office 365 cho email của mình:

  • Để di chuyển địa chỉ email doanh nghiệp (chẳng hạn như rob@contoso.com) từ một dịch vụ email khác sang Office 365, bạn sẽ cần chuyển hướng thư để thư được chuyển phát sang hộp thư Office 365 của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng trình hướng dẫn thiết lập Office 365, tại đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước về các cập nhật cần thực hiện tại máy chủ miền của mình.

  • Sau khi bạn cập nhật máy chủ miền của mình, các thay đổi thường sẽ có hiệu lực trong khoảng một hoặc hai giờ. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng đôi khi có thể mất tới 72 giờ để các thay đổi được cập nhật trên toàn Internet.

  • Vì có thể bạn sẽ gặp phải gián đoạn trong việc sử dụng email, chúng tôi khuyên bạn nên lên kế hoạch chuyển sang email Office 365 trong buổi tối hoặc cuối tuần, khi bạn nhận được ít email hơn.

Lên kế hoạch di chuyển email, danh bạ và lịch hiện có

Nếu bạn dự định sử dụng Office 365 cho tài khoản email, bạn có thể mang theo email, danh bạ và lịch hiện có. Trình hướng dẫn thiết lập Office 365 sẽ giúp bạn di chuyển email và danh bạ hiện có cho hầu hết các kịch bản. Chúng tôi cũng có các hướng dẫn từng bước để di chuyển một hoặc nhiều hộp thư.

Bao nhiêu hộp thư?

Đề xuất

Chỉ một số

Nếu bạn không muốn sử dụng trình hướng dẫn thiết lập để di chuyển hộp thư, bạn có thể để chủ sở hữu hộp thư di chuyển email và danh bạ riêng của mình. Xem mục Di chuyển email và danh bạ sang Office 365 dành cho doanh nghiệp.

Một vài

Nếu bạn đang di chuyển từ Gmail, hãy xem mục Di chuyển các hộp thư Google Apps sang Office 365.

Nếu bạn đang di chuyển từ một nhà cung cấp email khác, gồm cả Exchange, hãy xem mục Các cách để di chuyển nhiều tài khoản email sang Office 365.

Lên kế hoạch cho việc lưu trữ và di chuyển tệp

Office 365 cung cấp lưu trữ đám mây cho các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn. Để biết hướng dẫn về việc lưu trữ nội dung gì và ở đâu, hãy xem mục Nơi bạn có thể lưu trữ tài liệu trong Office 365.

Bạn có thể di chuyển hàng trăm tệp sang OneDrive hoặc sang một Office 365site nhóm. Bạn có thể tải lên 100 tệp cùng một lúc. Tránh tải lên những tệp lớn có dung lượng trên 2GB, đây là kích thước tệp tối đa theo mặc định.

Nếu bạn muốn di chuyển vài nghìn tệp sang kho lưu trữ Office 365, hãy xem lại mục Giới hạn của SharePoint Online. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ di chuyển hoặc cân nhắc tới việc thuê một đối tác để trợ giúp bạn trong việc di chuyển. Để biết thông tin về cách di chuyển một lượng lớn tệp, hãy xem mục Hướng dẫn Người dùng về việc Di chuyển SharePoint Online và OneDrive.

Lên kế hoạch cho Skype for Business

Nếu bạn có Office 365 Business Premium hoặc Business Essentials, bạn có thể sử dụng Skype for Business để thực hiện cuộc gọi tới những người khác đang sử dụng đăng ký của bạn trong doanh nghiệp. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn có 10 người thì các bạn có thể gọi và IM cho nhau bằng Skype for Business mà không cần tới bất kỳ thiết lập đặc biệt nào.

Để có các tính năng sau, bạn cần phải thực hiện thêm một số bước:

Thực hiện và nhận cuộc gọi từ những người bên ngoài doanh nghiệp của bạn

Để thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại từ những người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, bạn có hai tùy chọn:

  • Tùy chọn 1. Sử dụng ứng dụng Skype miễn phí. Nếu bạn có một doanh nghiệp rất nhỏ (ví dụ: từ 1 đến 2 người) thì việc sử dụng ứng dụng Skype là một cách tốt hơn để cân nhắc tới. Ứng dụng này có cước phí rẻ hơn đối với các cuộc gọi trong nước và quốc tế. Bạn vẫn có thể tổ chức cuộc gọi hội thảo, thực hiện cuộc gọi video, đồng thời chia sẻ màn hình khi thuyết trình. Xem qua các tùy chọn mức giá và thanh toán.

    Xin lưu ý rằng ứng dụng Skype không phải là một phần trong bộ Office 365 nên ứng dụng này sẽ không được tích hợp với Outlook 2016 giống như Skype for Business. Điều này có nghĩa là danh bạ của bạn trong Outlook 2016 sẽ không hiển thị ở Skype; bạn sẽ cần thêm danh bạ của mình vào Skype.

    Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với ứng dụng Skype để xem liệu ứng dụng có đáp ứng được nhu cầu của mình hay không. Nếu không, hãy cân nhắc tới tùy chọn tiếp theo, là nâng cấp gói của bạn.

  • Tùy chọn 2. Nâng cấp gói của bạn và mua Cloud PBX cùng gói Gọi PSTN.

    1. Chuyển qua gói E1 hoặc E3:

      • Mua gói E1 nếu bạn không muốn nhận thư thoại.

      • Hãy mua gói E3 nếu bạn muốn nhận thư thoại. Dưới đây là cách thức hoạt động của thư thoại Cloud PBX: Khi người dùng nhận được thư thoại, thư sẽ được chuyển phát tới hộp thư của họ dưới dạng email kèm theo thư thoại dưới dạng tệp đính kèm. Họ cũng có thể nghe thư của mình qua điện thoại bàn được Skype chứng nhận, tất cả các ứng dụng Skype for Business.

    2. Mua phần bổ trợ Cloud PBX.

    3. Mua gói Gọi PSTN: bạn chỉ có thể mua gói này sau khi mua phần bổ trợ Cloud PBX.

    Tùy chọn thứ hai này lý tưởng với những doanh nghiệp có một số người thường thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại bên ngoài.

Còn có các tính năng Skype for Business khác mà bạn có thể thêm vào đăng ký của mình. Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Cấp phép cho phần bổ trợ Skype for Business.

Bạn có muốn sử dụng Skype Meeting Broadcast không?

Skype Meeting Broadcast là một tính năng cho phép bạn tạo, tổ chức và truyền phát cuộc họp với tối đa 10.000 người dự. Để tìm hiểu thêm về cách tính năng này hoạt động, xem mục Skype Meeting Broadcast là gì?

Để sử dụng Skype Meeting Broadcast, bạn cần bật tính năng này, đặt cấu hình cho mạng của bạn, lên lịch cho cuộc họp thực tiễn và để người dùng tham gia cuộc họp.

IM với danh bạ Skype hoặc người dùng Skype for Business bên ngoài khác

Theo mặc định, tất cả những người đang sử dụng Skype for Business trên thế giới đều sẽ có khả năng liên hệ với bạn, giả sử họ biết địa chỉ email của bạn, tường lửa của bạn được đặt cấu hình để cho phép điều đó và họ có chính sách liên hệ mở.

Nếu bạn muốn cho phép người dùng liên hệ với chỉ một số doanh nghiệp nhất định, hãy xem mục Cho phép người dùng liên hệ với người dùng Skype for Business bên ngoài.

Skype for Business và ứng dụng Skype miễn phí là hai dịch vụ khác nhau. Bạn có thể cấp quyền tìm kiếm và IM với những người đang sử dụng ứng dụng Skype miễn phí cho người dùng của mình. Để thực hiện điều này, xem mục Cho phép người dùng thêm danh bạ bên ngoài từ Skype.

Chọn người thấy trạng thái trực tuyến của đồng nghiệp

Tính năng hiện diện sẽ cho bạn thấy trạng thái trực tuyến của mọi người cùng tính sẵn sàng của họ, chẳng hạn như sẵn sàng, bận, vắng mặt hay đang trình bày. Bạn có thể chọn thiết đặt mặc định cho mọi người trong doanh nghiệp của mình. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục Đặt cấu hình cho tính năng hiện diện trong Skype for Business Online.

Lên kế hoạch cho việc tích hợp với Active Directory hoặc phần mềm khác

Bạn có muốn tích hợp với Active Directory tại chỗ của mình không? Bạn có thể tích hợp Active Directory tại chỗ của mình với Office 365 bằng cách sử dụng Kết nối Azure Active Directory. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục Thiết lập đồng bộ hóa thư mục trong Office 365.

Bạn có muốn tích hợp Office 365 với phần mềm của các công ty khác không? Nếu bạn cần tích hợp Office 365 với phần mềm khác trong doanh nghiệp của mình, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc tới việc thuê một đối tác để trợ giúp bạn trong việc triển khai.

Xem thêm

Thiết lập Office 365 dành cho doanh nghiệp

Thiết lập Skype for Business Online

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×