Làm việc với thư mục thư trong Outlook trên web

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Nếu bạn muốn sắp xếp các thư của bạn trong Outlook trên web, bạn có thể tạo thư mục mới hoặc đổi tên, di chuyển hoặc xóa thư mục hiện có. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc để rằng Outlook trên web tự động di chuyển thư vào thư mục tùy thuộc vào điều kiện bạn xác định.

Trong bài viết này

Thư mục mặc định

Menu lối tắt cho thư mục

Tạo một thư mục

Đổi tên thư mục

Di chuyển thư mục

Xóa thư mục

Yêu thích

Gán duy trì và chính sách lưu trữ

Thư mục khoản mục đã xóa

Thiết lập quy tắc để xử lý thư

Thư mục mặc định

Theo mặc định, tài khoản của bạn bắt đầu với các thư mục này:

Thư mục thư mặc định dưới mục Yêu thích
  • Hộp thư đến Thư đến sẽ đến Hộp thư đến trừ khi bạn đã tạo một quy tắc Quy tắc Hộp thư đến để chuyển hướng chúng đến một thư mục khác hoặc chúng được xác định là email rác.

  • Ít quan trọng Giúp bạn lọc thư dựa trên cách bạn xử lý thư đến trong quá khứ. Khi bật, máy chủ email theo dõi của thư bạn đọc hoặc không đọc. Bạn không đọc thư được chuyển vào thư mục ít quan trọng.

  • Mục đã Gửi Theo mặc định, một bản sao của mỗi thư bạn gửi được giữ trong thư mục Mục đã Gửi.

  • Mục đã Xóa Khi bạn xóa thư, thư này sẽ được chuyển vào thư mục Mục đã Xóa.

Trong Outlook trên web, nếu bạn chọn Thêm bên dưới thư mục, bạn sẽ tìm thấy các thư mục mặc định được tổ chức trong yêu thích. Cùng một thư mục mặc định được liệt kê bên dưới thư mục cá nhân của bạn và trở thành một phần của một danh sách thư mục, nhiều mà người quản trị của bạn có thể đã tạo ra dài. Thư mục người quản trị của bạn có thể có thêm bao gồm:

  • Bản thảo Nếu bạn tạo hoặc trả lời một thư nhưng không thể hoàn tất nó ngay, thư này sẽ tự động được lưu vào thư mục Bản thảo. Bạn có thể trở lại thư này sau để tiếp tục soạn thảo và gửi nó.

  • Email rác Thư có đặc điểm email rác nhưng mà không bị chặn bởi bộ lọc thư rác trước khi họ truy nhập hộp thư của bạn sẽ tự động được chuyển đến thư mục này. Bài viết Tìm hiểu về email rác và lừa đảo có thêm thông tin về thư mục Email rác của bạn.

  • Ghi chú Đây là một thư mục chỉ đọc. Bạn cần phải dùng Outlook để tạo hoặc sửa các mục trong thư mục này.

  • Lịch sử hội thoại Theo mặc định, một bản sao của mỗi hội thoại bạn có trong Skype for Business được giữ trong thư mục lịch sử hội thoại của bạn.

Đầu Trang

Menu lối tắt cho thư mục

Hầu hết các bạn có thể làm gì với một thư mục có thể tìm thấy trong menu lối tắt (ngữ cảnh) xuất hiện khi bạn chọn một thư mục và bấm chuột phải. Lối tắt nào xuất hiện tùy thuộc vào nếu bạn đã chọn một thư mục bên dưới yêu thích hoặc bên dưới thư mục cá nhân của bạn.

Thư mục yêu thích

Thư mục yêu thích Hiển thị các thư mục thư trên cùng. Menu lối tắt tính năng tùy chọn được sử dụng hoặc cần thiết đặt thường khi làm việc với các thư mục này.

Menu ngữ cảnh hoặc lối tắt sẽ xuất hiện khi bạn bấm chuột phải vào hộp thư đến của Thư

  • Di chuyển lên trong danh sách hoặc di chuyển xuống trong danh sách sử dụng một trong các tùy chọn này để đặt lại vị trí thư mục cao hơn hoặc thấp hơn trong cấu trúc phân cấp thư mục.

  • Loại bỏ khỏi yêu thích Loại bỏ thư mục từ danh sách yêu thích. Loại bỏ thư mục từ danh sách yêu thích không loại bỏ nó từ thư mục cá nhân của bạn.

  • Làm trống thư mục Xóa bỏ mọi thứ trong thư mục, bao gồm bất kỳ thư mục con.

  • Đánh dấu tất cả là đã đọc Đánh dấu tất cả các mục trong thư mục là đã đọc.

  • Gán chính sách Gán một chính sách duy trì hoặc lưu trữ cho thư trong thư mục. Tùy chọn này có thể không sẵn dùng nếu người quản trị của bạn không kích hoạt nó.

  • Quyền Cho phép người dùng khác quyền truy nhập thư mục trong hộp thư của bạn.

Thư mục cá nhân

Thư mục cá nhân của bạn là một tập hợp trong tất cả các thư mục thư sẵn dùng cho bạn. Menu lối tắt (ngữ cảnh) được đính kèm vào thư mục cá nhân của bạn cung cấp thêm tùy chọn hơn menu lối tắt với thư mục yêu thích. Không phải tất cả tùy chọn, Tuy nhiên, sẵn dùng cho tất cả thư mục, và một số tùy chọn có thể không sẵn dùng vì quyền quản trị.

Menu ngữ cảnh hoặc lối tắt sẽ xuất hiện khi bạn bấm chuột phải vào thư mục cá nhân

Menu lối tắt cho thư mục cá nhân có bốn tùy chọn menu lối tắt cho thư mục yêu thích không:

  • Tạo thư mục mới Sử dụng để tạo một thư mục con mới trong thư mục bạn bấm chuột phải.

  • Đổi tên Cung cấp cho thư mục tên khác. Thư mục mặc định, chẳng hạn như thư mục hộp thư đến, không thể đổi tên.

  • Thêm vào yêu thích Thêm (nối kết) hiện tại thư mục yêu thích của bạn.

  • Di chuyển Mở cửa sổ để bạn có thể di chuyển vào thư mục đã chọn vào một vị trí mới trong cấu trúc phân cấp thư mục. Bạn cũng có thể chọn và kéo thư mục vào một vị trí mới.

    Ghi chú: Lần sau bạn đăng nhập, thư mục bạn đã tạo sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Đầu Trang

Tạo thư mục

Tạo thư mục mới để sắp xếp các thư của bạn như bạn muốn. Ví dụ, bạn có thể tạo một thư mục cho một dự án cụ thể cho tất cả các thư từ một người cụ thể hoặc cho tất cả các thư được gửi đến nhóm phân phối mà bạn là thành viên.

Tạo một thư mục mới

  1. Bên dưới thư mục, chọn Thêm.

    Ảnh chụp màn hình của con trỏ di chuột qua nút thêm trong ngăn dẫn hướng trong Outlook trên web.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bên cạnh yêu thích hoặc tên thư mục cá nhân của bạn, hãy bấm vào nút Tạo thư mục mới . Nút Tạo thư mục mới .

    • Bấm chuột phải vào thư mục cá nhân của bạn và sau đó chọn tạo thư mục mới.

  3. Trong hộp thư mục mới, hãy nhập tên cho thư mục và sau đó nhấn Enter.

Mẹo: 

  • Bất kỳ thư mục mới được tạo tự động sẽ xuất hiện bên dưới thư mục mặc định.

  • Bất kỳ thư mục mới được tạo trong thư mục yêu thích sẽ tự động được thêm vào thư mục cá nhân của bạn, nhưng nó chỉ có thể xóa bỏ từ thư mục cá nhân.

  • Bất kỳ thư mục mới được tạo trong thư mục cá nhân của bạn, Tuy nhiên, sẽ chỉ xuất hiện trong thư mục yêu thích nếu bạn bấm chuột phải vào nó và chọn Thêm vào yêu thích.

Tạo một thư mục con mới

  1. Bên dưới thư mục, chọn Thêm.

    Ảnh chụp màn hình của con trỏ di chuột qua nút thêm trong ngăn dẫn hướng trong Outlook trên web.

  2. Trong thư mục cá nhân của bạn, bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn thêm một thư mục con để, và chọn tạo thư mục con mới.

  3. Trong hộp thư mục mới, hãy nhập tên cho thư mục con và nhấn Enter.

Đầu Trang

Đổi tên thư mục

Ghi chú: Bạn không thể đổi tên thư mục mặc định, chẳng hạn như hộp thư đến, Thư nháp hoặc mục đã xóa.

  1. Bên dưới thư mục, chọn Thêm.

    Ảnh chụp màn hình của con trỏ di chuột qua nút thêm trong ngăn dẫn hướng trong Outlook trên web.

  2. Trong thư mục cá nhân của bạn, bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn đổi tên và chọn đổi tên.

  3. Nhập tên cho thư mục và nhấn Enter.

Di chuyển thư mục

Bạn có thể kéo thư mục vào một vị trí mới trong cấu trúc phân cấp thư mục của bạn, hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn di chuyển trong menu lối tắt.

Ghi chú: Lần sau bạn đăng nhập, thư mục bạn đã tạo sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

  1. Bên dưới thư mục, chọn Thêm.

    Ảnh chụp màn hình của con trỏ di chuột qua nút thêm trong ngăn dẫn hướng trong Outlook trên web.

  2. Trong thư mục cá nhân của bạn, hãy bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn di chuyển và chọn di chuyển.

  3. Trong cửa sổ Di chuyển thư mục mở ra, chọn một thư mục mới để chuyển thư mục vào và chọn di chuyển.

Bạn cũng có thể tạo một thư mục mới để chuyển thư mục vào bằng cách bấm chuột phải vào thư mục mẹ mà bạn muốn và chọn tạo thư mục mới. Sử dụng quy tắc hộp thư đến để tự động di chuyển thư đến sang thư mục cụ thể dựa trên tiêu chí bạn chọn.

Đầu Trang

Xóa thư mục

Ghi chú: Bạn không thể xóa bỏ thư mục mặc định, chẳng hạn như hộp thư đến và các mục đã gửi.

  1. Bên dưới thư mục, chọn Thêm.

    Ảnh chụp màn hình của con trỏ di chuột qua nút thêm trong ngăn dẫn hướng trong Outlook trên web.

  2. Bấm chuột phải vào thư mục hoặc thư mục con bạn muốn xóa, và chọn xóa.

  3. Chọn OK để xác nhận.

Mục yêu thích

Trong Outlook trên web, thư mục yêu thích sẽ tự động bao gồm các thư mục này: hộp thư đến, ít quan trọng, mục đã gửi, khoản mục đã xóa. Bạn có thể thêm thư mục vào yêu thích để dễ dàng hơn để theo dõi các thư mục được đặt quan trọng với bạn. Thêm một thư mục vào yêu thích không di chuyển vào thư mục, nhưng thay vào đó sẽ tạo ra một nối kết đến đó. Thư mục được thêm vào yêu thích vẫn còn trong thư mục cá nhân của bạn.

  • Để thêm một thư mục yêu thích, bấm chuột phải vào thư mục dưới thư mục cá nhân của bạn, và chọn Thêm vào yêu thích.

  • Để tổ chức lại thư mục, chọn một thư mục và kéo nó đến vị trí mới trong cấu trúc phân cấp thư mục. Hoặc bấm chuột phải vào một thư mục và chọn di chuyển lên trong danh sách hoặc di chuyển xuống trong danh sách.

  • Để loại bỏ một thư mục, bấm chuột phải vào thư mục mà bạn muốn loại bỏ khỏi yêu thích và chọn loại bỏ khỏi yêu thích. Hành động này chỉ loại bỏ nối kết đến thư mục; thư mục vẫn còn trong thư mục cá nhân của bạn.

Tùy thuộc vào chính sách của tổ chức của bạn, bạn có thể thêm một thư mục công cộng vào yêu thích. Để biết thông tin về cách tạo thư mục công cộng trong Outlook trên web và thêm nó vào yêu thích của bạn, hãy xem tạo và chia sẻ thư mục công cộng.

Đầu Trang

Gán chính sách duy trì và lưu trữ

Ghi chú: Các chính sách được kiểm soát bởi người quản trị của tổ chức của bạn. Các chính sách này có thể không sẵn dùng cho tài khoản của bạn.

Chính sách lưu trữ và duy trì cho phép bạn tự động di chuyển hoặc xóa bỏ thư sau khi họ đã trong hộp thư của bạn cho một khoảng thời gian. Để tìm hiểu thêm về các chính sách và làm thế nào để gán chúng, hãy xem chính sách duy trì và lưu trữ trong Outlook trên web dành cho doanh nghiệp.

Thư mục Khoản mục Đã xóa

Khi bạn xóa bỏ thư, nó sẽ được chuyển vào thư mục khoản mục đã xóa. Bạn có thể hoặc theo cách thủ công loại bỏ thư khỏi thư mục hoặc bạn có thể đặt Outlook trên web để tự động làm trống thư mục khoản mục đã xóa của bạn khi bạn đăng xuất. Người quản trị của bạn có thể cũng đã thiết lập chính sách để trống các mục từ thư mục khoản mục đã xóa của bạn sau khi họ đã có một số ngày cài sẵn.

Làm trống thư mục khoản mục đã xóa của bạn khi bạn đăng xuất

  1. Ở phía trên cùng của màn hình, hãy bấm thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt .

  2. Dưới thiết đặt ứng dụng của bạn, hãy chọn thư.

  3. Chọn tự động xử lý > tùy chọn thư > làm trống thư mục khoản mục đã xóa khi tôi đăng xuất.

  4. Bấm lưu Tạo nút nhóm .

Để tìm hiểu cách khôi phục thư đã xóa, hãy xem khôi phục email đã xóa trong Outlook trên web.

Đầu Trang

Xử lý thư

Dùng các lệnh trên thanh menu Outlook trên web hoặc thiết lập quy tắc có Outlook trên web tự động di chuyển thư vào thư mục khi bạn nhận được chúng.

Sử dụng lệnh tự động xử lý thư

Lệnh như quétdi chuyển để cho phép bạn tự động xóa bỏ hoặc di chuyển thư từ người gửi cụ thể. Lệnh xuất hiện trên thanh menu Outlook trên web khi bạn chọn một thư trong hộp thư đến của bạn.

Ảnh chụp màn hình của thanh menu.

  • Quét dọn cho phép bạn nhanh chóng xóa email không mong muốn trong hộp thư đến của bạn. Khi bạn chọn một thư, bạn có thể tự động xóa bỏ tất cả email đến từ người gửi, Giữ chỉ email mới nhất, hoặc xóa email cũ hơn 10 ngày.

  • Di chuyển để cho phép bạn di chuyển thư một thư cụ thể hoặc tự động di chuyển tất cả các thư từ người gửi đến thư mục khác.

Thiết lập quy tắc để tự động xử lý thư

Sử dụng quy tắc để tự động di chuyển thư vào thư mục khi bạn nhận được chúng.

  1. Trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn một thư mà bạn muốn gán quy tắc và bấm Biểu tượng Lệnh khác. trên thanh menu Outlook trên web .

    Ảnh chụp màn hình của nút lệnh khác trên thanh menu Outlook.

  2. Bấm tạo quy tắc. Hộp thoại quy tắc hộp thư đến mới (biểu mẫu) mở ra.

    • Tên Hiển thị tên của người gửi.

    • Khi thư đến, và nó phù hợp với tất cả các điều kiện Theo mặc định, ba điều kiện được thiết lập cho thư đã nhận. Chọn mũi tên để chọn điều kiện khác. Nếu bạn muốn sử dụng nhiều điều kiện, chọn Thêm điều kiện.

    • Thực hiện tất cả các thao tác sau Theo mặc định, một trong ba hành động được xác định trước được đặt. Chọn mũi tên để chọn hành động khác. Nếu bạn muốn thêm hành động khác, hãy chọn Thêm hành động.

    • Ngoại trừ nếu nó phù hợp với một trong các điều kiện Theo mặc định, ngoại lệ không được thiết lập. Chọn mũi tên để đặt ngoại lệ là điều kiện trên đây. Chọn Thêm ngoại lệ nếu nhiều hơn một cần thiết.

    • Dừng xử lý thêm quy tắc Theo mặc định, hộp kiểm được chọn. Khi điều này được chọn, quy tắc sau đó sẽ bị bỏ qua, ngay cả khi chúng áp dụng cho thư.

  3. Bấm OK để lưu quy tắc. Tùy thuộc vào cấu trúc của tài khoản của bạn, bạn có thể nhận được cảnh báo về thay đổi quy tắc của bạn. Nếu cần thiết, tham khảo người quản trị của bạn.

Ghi chú: Nếu bạn cần để di chuyển thư ra khỏi hộp thư của bạn nhưng muốn lưu chúng, bạn có thể sử dụng Outlook và để lưu thư của bạn vào một tệp .pst. Các thư sẽ sẵn dùng chỉ khi bạn đang sử dụng Outlook và có thể truy nhập tệp .pst. Để biết thêm thông tin, hãy xem giới thiệu tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost), và tạo một tệp dữ liệu Outlook (.pst) để lưu thông tin của bạn.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×