Làm việc với biểu dữ liệu

Lưu ý: Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Khi bạn mở một bảng hoặc xem các kết quả của truy vấn, Access Hiển thị kết quả bảng hoặc truy vấn trong dạng xem biểu dữ liệu. Bảng dữ liệu hoặc truy vấn kết quả hiển thị trong dạng xem biểu dữ liệu thường được gọi là biểu dữ liệu. Bạn có thể tùy chỉnh diện mạo của biểu dữ liệu để hiển thị dữ liệu cụ thể để sử dụng làm báo cáo đơn giản.

Bạn muốn làm gì?

Tìm hiểu về biểu dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu bằng cách sửa đổi và di chuyển cột hoặc hàng

Thay đổi màu nền và kiểu đường lưới

Thay đổi định dạng văn bản

Tóm tắt dữ liệu bằng cách thêm một hàng tổng

Áp dụng sắp xếp và lọc

Lưu các thay đổi bố trí

Tìm hiểu về biểu dữ liệu

Biểu dữ liệu là biểu thị trực quan của dữ liệu chứa trong một bảng hoặc trong các kết quả trả về bởi một truy vấn. Nó hiển thị các trường cho từng bản ghi từ một bảng, biểu mẫu, hoặc kết quả truy vấn trong định dạng bảng (hàng và cột), như minh họa ở đây.

Bảng nhân viên trong dạng xem biểu dữ liệu

Theo mặc định, bảng và truy vấn mở trong dạng xem biểu dữ liệu. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng hoặc truy vấn, sau đó bấm mở trên menu lối tắt để mở bảng hoặc truy vấn dưới dạng biểu dữ liệu.

Khi bạn áp dụng định dạng cụ thể cho các hàng và cột hoặc thêm một hàng tổng, biểu dữ liệu cũng có thể đóng vai trò là báo cáo đơn giản.

Sắp xếp dữ liệu bằng cách sửa đổi và di chuyển cột hoặc hàng

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu để làm cho biểu dữ liệu dễ dàng hơn để xem hoặc để hiển thị chỉ những dữ liệu bắt buộc tại một thời gian cụ thể. Phần này cho bạn nhiều cách mà bạn có thể thực hiện việc này.

Đổi kích cỡ cột hoặc hàng

Đôi khi, không phải tất cả các cột trong biểu dữ liệu sẽ vừa trên màn hình hoặc bản in của bạn, hoặc cột riêng lẻ có thể chiếm không gian nhiều hơn họ cần cho nội dung của họ. Ngoài ra, bạn có thể muốn thay đổi chiều cao của hàng để văn bản không phù hợp với một cột có thể tiếp tục trên một dòng mới.

Sau khi bạn mở một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể theo cách thủ công đổi kích cỡ các cột riêng lẻ hoặc tự động đổi kích cỡ cột để vừa khớp với nội dung của nó.

Đổi kích cỡ theo cách thủ công một cột

  1. Đặt con trỏ vào cạnh của cột mà bạn muốn đổi cỡ.

  2. Khi con trỏ chuyển thành mũi tên hai đầu, hãy kéo mép của cột đến kích cỡ bạn muốn.

    Đổi kích cỡ một cột trên biểu dữ liệu

Tự động đổi kích cỡ cột

  1. Để đổi kích cỡ cột để phù hợp nhất với nội dung của nó, đặt con trỏ vào cạnh của cột mà bạn muốn đổi cỡ.

  2. Khi con trỏ chuyển thành mũi tên hai đầu, bấm đúp vào cạnh của cột.

    Đổi kích cỡ cột để vừa với văn bản của nó

Đổi kích cỡ nhiều cột

  • Để đổi kích cỡ nhiều cột cùng một lúc, nhấn giữ phím SHIFT, chọn nhiều cột liền kề, và rồi đổi kích cỡ các cột đã chọn. Bạn cũng có thể chọn toàn bộ biểu dữ liệu và đổi kích cỡ tất cả các cột.

Đổi kích cỡ hàng

  • Để đổi kích cỡ hàng, đặt con trỏ giữa bất ghép hai bản ghi trong biểu dữ liệu, và kéo cho đến khi các hàng có kích cỡ mà bạn muốn.

Bạn không thể đổi kích cỡ mỗi hàng riêng lẻ — khi bạn thay đổi kích cỡ một hàng, tất cả các hàng được đổi kích cỡ.

Đổi kích cỡ hàng trên biểu dữ liệu

Đổi kích cỡ chiều cao mặc định cho các hàng

  1. Để đổi kích cỡ chiều cao mặc định cho các hàng, bấm chuột phải vào một bộ chọn bản ghi, sau đó bấm Chiều cao của hàng trên menu lối tắt.

    Bấm chuột phải vào một bộ chọn bản ghi

    Bấm chiều cao hàng trên menu lối tắt

  2. Trong hộp thoại Chiều cao hàng , hãy chọn hộp kiểm Tiêu chuẩn chiều cao , sau đó bấm OK.

Lưu ý: Bạn không thể hoàn tác các thay đổi chiều rộng của cột hoặc chiều cao của hàng bằng cách bấm nút hoàn tác trên thanh công cụ truy nhập nhanh. Để hoàn tác thay đổi, hãy đóng biểu dữ liệu, và sau đó bấm không khi bạn được nhắc để lưu các thay đổi cho bố trí biểu dữ liệu. Bấm vào không cũng sẽ hoàn tác bất kỳ thay đổi bố trí nào khác mà bạn đã thực hiện.

Di chuyển một cột

Bạn có thể nhanh chóng thay đổi thứ tự của các cột trong biểu dữ liệu bằng cách kéo các cột đến vị trí khác nhau trong biểu dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể làm điều này để đảm bảo rằng cột cụ thể luôn vẫn ở trong dạng xem.

  • Bấm vào tiêu đề cột để chọn một cột, hoặc nhấn giữ phím SHIFT để chọn nhiều cột liền kề, sau đó kéo cột hoặc các cột vào một vị trí mới.

    Di chuyển cột tên đến vị trí ngoài cùng bên trái

Đổi tên cột

Có thể có dịp khi bạn muốn đổi tên cột sao cho nó tốt hơn mô tả dữ liệu đó. Ví dụ, nếu một cột chứa địa chỉ email được đặt tên là EMAdd, bạn có thể muốn thực hiện tiêu đề cột trở nên dễ dàng vào hiểu bằng cách thay đổi nó đến địa chỉ email. Để thực hiện điều này, bấm chuột phải vào đầu đề cho cột, bấm Đổi tên cột trên menu lối tắt, sau đó nhập tên mới. Ví dụ, nhập Địa chỉ email.

Đổi tên cột

Hiện hoặc ẩn cột

Nếu bạn muốn hiển thị hoặc in chỉ là một số cột cho biểu dữ liệu của bạn, bạn có thể ẩn các cột mà bạn không muốn hiển thị. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với cơ sở dữ liệu thông tin liên hệ, bạn có thể muốn xem chỉ đầy đủ địa chỉ email và tên cho mỗi liên hệ. Bạn có thể tạo dạng xem này bằng cách ẩn tất cả các cột khác.

Ẩn cột

  1. Bấm vào đầu đề cho cột mà bạn muốn ẩn.

    Để chọn cột liền kề, Giữ phím SHIFT và bấm tiêu đề cột bổ sung.

    Lưu ý: Bạn không thể chọn các cột không liền kề. Chọn bất kỳ cột bổ sung và ẩn những riêng biệt.

  2. Bấm chuột phải vào tiêu đề cột, sau đó bấm Ẩn trường trên menu lối tắt.

Hiển thị các cột

  1. Bấm chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột, sau đó bấm Hủy ẩn trường trên menu lối tắt.

  2. Trong hộp thoại Bỏ ẩn cột , hãy chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi cột bạn muốn hiển thị, sau đó bấm đóng.

Thay đổi màu nền và kiểu đường lưới

Khi sử dụng biểu dữ liệu, bạn có thể cải thiện diện mạo của dữ liệu bằng cách thay đổi định dạng, chẳng hạn như kiểu đường lưới hoặc màu nền, hoặc bằng cách tạo màu khác nhau cho các hàng xen kẽ.

Đặt kiểu đường lưới

  1. Trên trang đầu tab, trong nhóm Định dạng văn bản , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh nút đường lưới .

  2. Bấm vào kiểu đường lưới mà bạn muốn.

Đặt màu nền

  1. Trên trang đầu tab, trong nhóm Định dạng văn bản , hãy bấm vào mũi tên kế bên nút Màu nền .

  2. Bấm màu nền bạn muốn.

Thay đổi màu nền của hàng xen kẽ

Bạn có thể đặt nền màu hàng xen kẽ trong biểu dữ liệu độc lập của màu nền mặc định. Bằng cách thiết đặt một màu nền xen kẽ, bạn có thể dễ dàng hơn để phân biệt hàng liền kề.

  1. Trên trang đầu tab, trong nhóm Định dạng văn bản , hãy bấm vào mũi tên kế bên nút Màu hàng thay thế .

  2. Bấm màu nền bạn muốn áp dụng.

Thay đổi định dạng văn bản

Sau khi bạn mở một bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu trong dạng xem biểu dữ liệu, bạn có thể thay đổi diện mạo của văn bản, bao gồm định dạng. Lưu ý rằng thay đổi của bạn áp dụng cho toàn bộ biểu dữ liệu. Nếu bạn muốn thay đổi của bạn để hiển thị tự động vào lần sau bạn mở biểu dữ liệu, hãy nhớ bấm khi bạn đóng biểu dữ liệu và được nhắc để lưu các thay đổi cho bố trí.

Bạn sử dụng các lệnh bổ sung trong nhóm Định dạng văn bản trên tab trang đầu để tạo thay đổi phông đặc điểm trong biểu dữ liệu.

  1. Bấm vào bất kỳ ô nào trong biểu dữ liệu.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm Định dạng văn bản , hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

    • Để thay đổi phông chữ, hãy nhập hoặc bấm phông trong hộp phông .

    • Để thay đổi kích cỡ phông, hãy nhập hoặc bấm một cỡ phông trong hộp Cỡ phông .

    • Để thay đổi kiểu phông, hãy bấm vào nút đậm, nghiêng, hoặc gạch dưới (hoặc bất kỳ tổ hợp ba).

    • Để thay đổi màu phông, bấm vào mũi tên kế bên nút Màu phông , và sau đó chọn một màu từ bảng màu.

Tóm tắt dữ liệu bằng cách thêm một hàng tổng

Bằng cách thêm một hàng tổng vào một biểu dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng xem tổng được tính toán cho một cột. Ngoài việc tính tổng một cột dữ liệu, bạn có thể dùng hàng tổng để thực hiện các phép tính khác, chẳng hạn như tìm giá trị trung bình, đếm số lượng các mục trong một cột, và tìm giá trị tối thiểu và tối đa trong một cột dữ liệu.

Để hiển thị hàng tổng, hãy làm như sau:

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bản ghi, bấm vào Tổng.

    Một hàng mới xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu, với word tổng trong cột đầu tiên.

  2. Bấm vào bất kỳ ô nào trên cùng một hàng với ô có chứa từ tất cả.

  3. Bấm vào mũi tên xuất hiện, sau đó bấm kiểu tính toán mà bạn muốn hiển thị trong ô đó.

    Danh sách các hàm hoặc các loại phép tính có sẵn phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của cột. Ví dụ, nếu cột chứa giá trị tiền tệ, bạn thấy một danh sách các hàm áp dụng cho phép tính tiền tệ, chẳng hạn như tối thiểutối đa.

    Một hàng tổng trong biểu dữ liệu với một lựa chọn của hàm

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng tính năng hàng tổng, hãy xem bài viết tổng cột hiển thị trong biểu dữ liệu bằng cách dùng hàng tổng cộng.

Áp dụng sắp xếp và lọc

Không có một số thay đổi nhanh bổ sung có thể thực hiện biểu dữ liệu của bạn dễ dàng hơn để xem hoặc in. Ví dụ, trong phần minh họa sau đây, tên công ty được sắp xếp chữ cái.

Biểu dữ liệu với một cột được sắp xếp chữ cái

  • Để áp dụng sắp xếp, bấm chuột phải vào cột (hoặc bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột), rồi bấm Tùy chọn sắp xếp bạn muốn.

  • Để áp dụng một bộ lọc, bấm vào mũi tên trong tiêu đề cột và chọn hộp kiểm cho các giá trị bạn muốn hiển thị. Ngoài ra, bạn có thể bấm Bộ lọc văn bản hoặc Bộ lọc số để tạo bộ lọc chi tiết hơn.

Lưu các thay đổi bố trí

Sau khi bạn thay đổi bố trí và diện mạo của biểu dữ liệu, bạn cần phải lưu các thay đổi nếu bạn muốn giữ lại các thay đổi lần sau bạn mở biểu dữ liệu. Khi bạn đóng biểu dữ liệu sau khi bạn thực hiện thay đổi sang bố trí của nó, bạn sẽ được nhắc để lưu những thay đổi. Nếu bạn bấm , những thay đổi được lưu và áp dụng vào lần sau bạn mở biểu dữ liệu. Nếu bạn bấm không, những thay đổi được loại bỏ và biểu dữ liệu sẽ mở ra với thiết đặt bố trí mặc định (hoặc các thiết đặt đã lưu cuối cùng) tiếp theo thời gian bạn mở nó.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×