Làm việc ngoại tuyến trong Outlook

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Với một tài khoản Microsoft Exchange Server hoặc Office 365, bạn có thể làm việc ngoại tuyến để giảm phí kết nối hoặc tắt tính năng Outlook từ cố gửi và nhận được thông báo qua kết nối chậm mạng.

Chuyển đổi giữa làm việc ngoại tuyến và làm việc trực tuyến

  • Bấm Gửi / Nhận > Làm việc Ngoại tuyến.

    Lệnh Ngoại tuyến trên ruy-băng

Khi Outlook chuyển qua lại giữa chế độ trực tuyến và ngoại tuyến, tất cả tài khoản email sẽ thay đổi.

Bạn biết rằng mình đang làm việc ngoại tuyến khi chỉ báo Làm việc Ngoại tuyến được tô sáng trên ruy-băng hoặc chỉ báo Làm việc Ngoại tuyến xuất hiện trên thanh trạng thái ở phía dưới cửa sổ Outlook.

Chỉ báo Làm việc Ngoại tuyến trên thanh trạng thái Outlook

Khi bạn đã sẵn sàng trở lại làm việc trực tuyến, hãy bấm Gửi / Nhận > Làm việc Ngoại tuyến. Văn bản nút không đổi, nhưng nó chỉ được tô sáng khi bạn làm việc ngoại tuyến. Chỉ báo Làm việc Ngoại tuyến trên thanh trạng thái cũng biến mất khi bạn làm việc trực tuyến.

Đổi số lượng thư lưu ngoại tuyến

  1. Hãy bấm Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  2. Chọn tài khoản Exchange hoặc Office 365, sau đó bấm thay đổi.

    Lệnh Thay đổi trong hộp thoại Thiết đặt Tài khoản

  3. Dưới Thiết đặt ngoại tuyến, hãy kéo con trượt sang khoảng thời gian, chẳng hạn như tất cả, 12 tháng, 6 tháng, 3 thánghoặc 1 tháng, mong muốn. Lưu ý: Nếu bạn đang dùng Outlook 2016, bạn cũng có thể chọn một khoảng thời gian ngắn là 3 ngày.

    Con trượt điều chỉnh số lượng lưu giữ thư ngoại tuyến

    Ví dụ, nếu bạn di chuyển con trượt đến tháng 3, chỉ thư từ ba tháng trước đây sẽ được đồng bộ với tệp của bạn ngoại tuyến dữ liệu Outlook (.ost) từ Exchange server. Mục cũ hơn 3 tháng nằm trong hộp thư của bạn trên máy chủ. Bạn có thể thay đổi thiết đặt này vào bất kỳ lúc nào.

    Chế độ đệm ẩn Exchange, tải xuống bản sao của thư của bạn, phải được bật.

    Nếu bạn đang dùng Outlook với tài khoản Office 365, chúng tôi khuyên bạn sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange.

Theo mặc định, Outlook cấu hình tài khoản Exchange và Office 365 để chỉ đồng bộ một số tháng, tùy thuộc vào kích cỡ của đĩa cụ thể. Bảng sau đây Hiển thị thiết đặt đồng bộ hóa con trượt mặc định đối với các cỡ ổ đĩa khác nhau:

Ổ đĩa kích cỡ

Thiết đặt mặc định

Nhỏ hơn hoặc bằng 32 GB

1 tháng

Lớn hơn 32 GB, nhưng nhỏ hơn 64 GB

3 tháng

Nếu bằng hoặc lớn hơn 64 GB

1 năm

Dùng thư mục ngoại tuyến với tài khoản Exchange của bạn

Thư mục ngoại tuyến làm cho nó có thể làm việc với nội dung của một thư mục Exchange khi đang ngoại tuyến, có nghĩa là, không kết nối với mạng. Lần sau khi bạn thiết lập kết nối với máy chủ đang chạy Exchange, thư mục ngoại tuyến được đồng bộ.

Thư mục ngoại tuyến được lưu trữ trong tệp thư mục ngoại tuyến (.ost), vốn khác với một Tệp Thư mục Riêng (.pst). Tệp .ost khởi động dưới dạng ảnh phản chiếu thư mục trên máy chủ đang chạy Exchange. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên máy chủ đang chạy Exchange hoặc trên máy tính của bạn khi đang ngoại tuyến được đồng bộ khi kết nối thành sẵn dùng. Tệp .pst, ngược lại, là chỉ một vị trí lưu trữ trên ổ đĩa cứng của bạn. Thay đổi đối với một tệp .pst không đồng bộ hóa lên máy chủ đang chạy Exchange.

Khi bạn đang làm việc ngoại tuyến, bạn làm việc với nội dung của một thư mục ngoại tuyến chính xác như bạn thực hiện với một thư mục trên máy chủ đang chạy Exchange. Ví dụ, bạn có thể thay đổi và di chuyển các hộp thư đến của bạn ngoại tuyến và gửi tin nhắn được đặt trong hộp thư đi ngoại tuyến. Bạn vẫn nhận được thư mới trong hộp thư của bạn trên máy chủ đang chạy Exchange. Tuy nhiên, bạn sẽ không biết về những thay đổi này trên máy chủ cho đến khi bạn kết nối với mạng.

Khi bạn cần cập nhật nội dung của thư mục ngoại tuyến, bạn đồng bộ hóa thư mục với máy chủ và sau đó tiếp tục làm việc ngoại tuyến. Lệnh Gửi/nhận kết nối với máy chủ, bản sao những thay đổi được thực hiện, và sau đó ngừng kết nối nhất. Bất kỳ mục nào bạn xóa khỏi thư mục ngoại tuyến hoặc thư mục tương ứng của máy chủ sẽ bị xóa khỏi thư mục cả hai khi đồng bộ hóa xuất hiện.

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange, bạn sẽ luôn làm việc với tệp .ost ngay cả khi bạn có hoạt động kết nối với máy chủ đang chạy Exchange. Chế độ đệm ẩn Exchange cho phép bạn làm việc không bị gián đoạn nếu đã mất kết nối máy chủ của bạn hoặc nếu kết nối mạng không sẵn dùng. Quy trình theo dõi trong phần này sẽ không áp dụng đối với cấu hình của bạn. Để biết thêm thông tin về chế độ đệm ẩn Exchange, hãy xem phần Chế độ Exchange đệm ẩn sử dụng trong bài viết này hoặc phần Xem thêm .

  1. Trên menu tệp , bấm Làm việc ngoại tuyến.

  2. Chọn hoặc xóa hộp kiểm nhắc tôi lúc khởi động để tôi có thể chọn để làm việc ngoại tuyến hoặc trực tuyến , sau đó bấm OK.

    Nếu bạn xóa hộp kiểm, Microsoft Outlook sẽ tự động chạy ngoại tuyến nếu kết nối với máy chủ không sẵn dùng.

  3. Bấm để sao chép dữ liệu từ máy chủ tệp của bạn ngoại tuyến thư mục mới (.ost).

    Lưu ý: Bắt đầu với Microsoft Office Outlook 2003, định dạng tệp mới trên thư mục ngoại tuyến được giới thiệu mà sẽ cung cấp dung lượng lưu trữ lớn cho mục và thư mục và hỗ trợ đa ngôn ngữ Unicode dữ liệu. Tệp được tạo trong định dạng này không tương thích với phiên bản Outlook cũ và không thể mở trong phiên bản cũ hơn của Outlook. Outlook sẽ tự động xác định định dạng, trong đó được tạo ra tệp thư mục ngoại tuyến, dựa trên phiên bản Microsoft Exchange, thiết đặt người quản trị và các định dạng của tệp dữ liệu được cấu hình cho hồ sơ. Nếu các thiết đặt không cho phép tệp được tạo trong định dạng mới, Outlook sẽ tạo ra tệp ở định dạng tương thích với phiên bản Outlook cũ mà không hỗ trợ Unicode và đã cung cấp dịch vụ lưu trữ cùng khả năng mà sẵn dùng trong các phiên bản trước của O utlook.

  4. Chọn thư mục mà bạn muốn có sẵn dùng ngoại tuyến.

    Các thư mục hộp thư đến, hộp thư đi, Khoản mục đã xóa, Mục đã gửi, lịch, liên hệtác vụ được tự động thực hiện sẵn dùng ngoại tuyến khi bạn thiết lập thư mục ngoại tuyến. Sử dụng bất kỳ thư mục nào khác ngoại tuyến, bạn phải chọn nó để dùng ngoại tuyến bằng cách thực hiện các thao tác sau:

    1. Trên menu công cụ , trỏ tới Gửi/nhận, trỏ tới Thiết đặt gửi/nhận, sau đó bấm Xác định nhóm gửi/nhận.

    2. Trong danh sách, bấm vào một nhóm gửi/nhận chứa tài khoản Exchange, sau đó bấm sửa.

    3. Bên dưới tài khoản, hãy chọn tài khoản Exchange của bạn.

    4. Bên dưới Tùy chọn thư mục, hãy chọn thư mục mà bạn muốn sử dụng chế độ ngoại tuyến.

    5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Chọn tải xuống tiêu đề chỉ.

      • Chọn tải xuống hoàn thành mục bao gồm phần đính kèm.

        Bạn có thể giới hạn tải về của các mục vượt quá một kích thước đã xác định tiêu đề chỉ. Chọn hộp kiểm tải xuống chỉ tiêu đề cho mục lớn hơn , sau đó nhập giới hạn kích cỡ bạn muốn tính theo kilôbyte (KB).

Sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange

Theo mặc định, Microsoft Office Outlook 2007 sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange. Chế độ đệm ẩn Exchange cung cấp cho bạn một trải nghiệm tốt hơn khi bạn dùng tài khoản Microsoft Exchange bằng cách dùng một bản sao của hộp thư của bạn được lưu trữ trên máy tính của bạn. Sao chép này cung cấp quyền truy nhập nhanh vào dữ liệu của bạn và thường được đồng bộ với máy chủ thư.

Khi bạn sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange, tất cả các thư mục Exchange của bạn sẵn dùng tự động.

  1. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

    Lệnh Thiết đặt tài khoản bị thiếu

    Lệnh Thiết đặt tài khoản nằm trên menu công cụ trong Microsoft Office Outlook 2007. Nếu bạn đang dùng phiên bản cũ hơn của Outlook, các hướng dẫn sau đây không áp dụng. Dùng trợ giúp đi kèm với sản phẩm đó. Nếu thanh tiêu đề của chương trình mà bạn đang dùng Hiển thị Microsoft Outlook Express, bạn đang dùng một chương trình không là giống như Outlook. Hãy xem trợ giúp trong Outlook Express để được trợ giúp.

  2. Chọn tài khoản Exchange của bạn, sau đó bấm thay đổi.

  3. Bên dưới Microsoft Exchange, hãy chọn hộp kiểm Chế độ Exchange đệm ẩn sử dụng .

  4. Thoát khỏi và sau đó khởi động lại Outlook.

Tất cả thư mục được duy trì được đồng bộ hóa; Tuy nhiên, bạn có thể xác định các thư mục mà bạn muốn được bao gồm một đồng bộ hóa ngay lập tức khi bạn khởi tạo theo cách thủ công gửi/nhận lệnh để chạy bằng cách nhấn F9.

  1. Trên menu công cụ , trỏ tới Gửi/nhận, trỏ tới Thiết đặt gửi/nhận, sau đó bấm Xác định nhóm gửi/nhận.

    Lối tắt bàn phím để mở hộp thoại Nhóm gửi/nhận, hãy nhấn CTRL + ALT + S.

  2. Trong danh sách, hãy bấm nhóm gửi/nhận chứa tài khoản Exchange của bạn, sau đó bấm sửa.

  3. Bên dưới tài khoản, hãy chọn tài khoản Exchange của bạn.

  4. Bên dưới Tùy chọn thư mục, hãy chọn hộp kiểm cho từng thư mục mà bạn muốn bao gồm khi bạn bắt đầu thủ công Gửi/nhận tất cả.

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn tải xuống tiêu đề chỉ.

    • Chọn tải xuống hoàn thành mục bao gồm phần đính kèm.

      Bạn có thể giới hạn tải về của các mục vượt quá một kích thước đã xác định tiêu đề chỉ. Chọn hộp kiểm tải xuống chỉ tiêu đề cho mục lớn hơn , sau đó nhập giới hạn kích cỡ bạn muốn tính theo kilôbyte (KB).

      Lưu ý: Bạn có thể tải xuống tiêu đề chỉ khi tài khoản Exchange của bạn kết nối với Microsoft Exchange 2003 trở lên. Tiêu đề không sẵn dùng trên thư mục mà không chứa các thư mục, ví dụ, thư mục lịch.

Thay đổi thư mục và nội dung có sẵn ngoại tuyến

Bất cứ khi nào bạn dùng thư mục ngoại tuyến, bất kể bạn dùng hay không chế độ đệm ẩn Exchange, bạn có thể thay đổi các thư mục mà được sao chép và đồng bộ trên máy tính của bạn.

  1. Trên menu công cụ , trỏ tới Gửi/nhận, trỏ tới Thiết đặt gửi/nhận, sau đó bấm Xác định nhóm gửi/nhận.

    Lối tắt bàn phím để mở hộp thoại Nhóm gửi/nhận, hãy nhấn CTRL + ALT + S.

  2. Trong danh sách, hãy bấm nhóm gửi/nhận chứa tài khoản Exchange của bạn, sau đó bấm sửa.

  3. Bên dưới tài khoản, hãy chọn tài khoản Exchange của bạn.

  4. Bên dưới Tùy chọn thư mục, hãy chọn hộp kiểm cho từng thư mục mà bạn muốn sử dụng chế độ ngoại tuyến.

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn tải xuống tiêu đề chỉ.

    • Chọn tải xuống hoàn thành mục bao gồm phần đính kèm.

      Bạn có thể giới hạn tải về của các mục vượt quá một kích thước đã xác định tiêu đề chỉ. Chọn hộp kiểm tải xuống chỉ tiêu đề cho mục lớn hơn , sau đó nhập giới hạn kích cỡ bạn muốn tính theo kilôbyte (KB).

Mẹo: Để nhanh chóng chỉ định một thư mục để sử dụng ngoại tuyến, bấm vào thư mục trong Ngăn dẫn hướng, và trên menu công cụ , trỏ tới Gửi/nhận, trỏ tới Thiết đặt gửi/nhận, sau đó bấm Hãy này thư mục sẵn dùng ngoại tuyến .

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×