Làm việc cùng nhau trên bản trình bày PowerPoint

Làm việc cùng nhau trên bản trình bày PowerPoint

Khi bạn lưu bản trình bày của mình vào OneDrive hoặc SharePoint Online for Office 365, bạn có thể làm việc cùng một lúc với các đồng nghiệp của mình trên một bản trình bày.

Để có thể làm việc đồng thời trên một bản trình bày, mọi tác giả trên Windows cần phải sử dụng PowerPoint 2010 trở lên hoặc bản phát hành mới nhất của PowerPoint Online.

Chia sẻ bản trình bày với người khác và cộng tác trên đó vào cùng một thời điểm

  1. Mở bản trình bày PowerPoint của bạn, rồi chọn tùy chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải của dải băng khi bạn sẵn sàng cộng tác.

    Chia sẻ
  2. Trong ô Mời mọi người, nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ bản trình bày. Nếu bạn đã lưu trữ thông tin liên hệ của người đó thì bạn có thể chỉ cần nhập tên của họ. Danh sách thả xuống sẽ giúp bạn xác định xem khách mời của bạn có thể chỉnh sửa tệp hay chỉ có thể xem tệp.

    Hiển thị hộp thoại ngăn Chia sẻ trong PowerPoint
  3. Bấm Chia sẻ. Nếu tệp của bạn đã được lưu vào đám mây thì thư mời qua email sẽ được gửi đến người bạn mời. Nếu bạn vẫn chưa lưu bản trình bày của mình vào OneDrive hoặc SharePoint Online for Office 365, PowerPoint sẽ được nhắc thực hiện ngay. Sau khi bạn thực hiện hoạt động này, thư mời email sẽ được gửi.

    Nếu bạn vẫn chưa lưu bản trình bày của mình vào OneDrive hoặc SharePoint, PowerPoint sẽ nhắc bạn thực hiện điều đó.

Xem những người khác đang làm việc ở vị trí nào trong bản trình bày chung của bạn

  1. Mở bản trình bày và bắt đầu làm việc trên đó.

    Nếu một ai đó đang xem hoặc làm việc trong bản trình bày, ảnh thu nhỏ của họ sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của dải băng. PowerPoint sẽ thông báo cho bạn khi có người mở hoặc thoát khoải bản trình bày của bạn.

    Mọi người và trò chuyện

    Bạn có thể trò chuyện ngay với những người đang làm việc trên bản trình bày bằng cách sử dụng Skype for Business. Ứng dụng này sẽ mở ra một cửa sổ trò chuyện để bạn trao đổi ngay tức thì. Chọn nút Trò chuyện Nút để trò chuyện nhóm trong PowerPoint 2016 để bắt đầu trò chuyện nhóm với tất cả những người đang làm việc trên tài liệu.

    Chọn Chú thích chú thích để viết hoặc xem chú thích. Ngoài ra, bạn còn có thể trả lời hoặc giải quyết các chú thích, rồi đánh dấu là hoàn tất.

  2. Bạn cũng có thể thấy tên của bất kỳ ai đang xem hoặc chỉnh sửa bản trình bày trong ngăn Chia sẻ. Có một chỉ báo—trên ảnh thu nhỏ của trang chiếu và trong trang chiếu thực—giúp cho bạn biết được nơi một ai đó đang làm việc ở bản trình bày. Di chuột qua hoặc chọn chỉ báo đó để xem người đang chỉnh sửa.

    Hiển thị biểu tượng cho biết ai đang cộng tác trên một trang chiếu trong PowerPoint 2016

    (Đối với trợ năng, PowerPoint cũng cho phép bạn bật tùy chọn tự động hiển thị tên người chỉnh sửa. Bạn có thể bật tùy chọn này bằng cách thực hiện theo quy trình sau: Tệp > Tùy chọn > Nâng cao > Hiển thị > Hiển thị cờ báo có cho các mục đã chọn.)

    Hiển thị biểu tượng cho biết ai đó đang làm việc trên một phần của trang chiếu trong PowerPoint 2016 dành cho Windows
  3. Khi bạn hoàn tất công việc, hãy chọn Tệp > Lưu.

    Khi các tác giả khác thực hiện thay đổi, bạn sẽ thấy những điều sau khi bạn lưu.

    Hiển thị thông báo các thay đổi đã đồng bộ trong PowerPoint

    Nếu cập nhật của bạn và cập nhật của các tác giả khác không xung đột thì chúng sẽ tự động được kết hợp và bạn không cần phải làm gì khác.

Những thay đổi do người khác thực hiện sẽ được tô sáng

Đối với người đăng ký Office 365, PowerPoint 2016 sẽ tự động theo dõi các thay đổi được thực hiện trong tài liệu trực tuyến.

Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn có đăng ký Office 365. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo rằng bạn có phiên bản Office mới nhất.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.
  1. Khi bạn mở lại bản trình bày đã được thay đổi (hoặc nằm trong một tệp đang được người khác chỉnh sửa trực tiếp), những trang chiếu đã thay đổi đều sẽ được tô sáng bằng màu lam ngọc trong ngăn hình thu nhỏ.

    Tô sáng chỉnh sửa trong ngăn hình thu nhỏ của PowerPoint
  2. Chọn một hình thu nhỏ để xem trang chiếu ở kích cỡ đầy đủ. Bạn sẽ thấy phần đã thay đổi của trang chiếu được khoanh màu ngọc lam. Một ký hiệu kèm theo cho bạn biết thay đổi này do ai thực hiện và thời điểm thực hiện.

    (Trong một số trường hợp, trang chiếu đã chỉnh sửa sẽ được tô sáng nhưng loại thay đổi đã thực hiện sẽ không được khoanh trên từng trang chiếu. Ví dụ về những thay đổi này bao gồm: Thay đổi trong ngăn Ghi chú, thao tác xóa một hình, thêm chú thích và thay đổi ảnh động.)

    Ký hiệu tô sáng chỉnh sửa về người thực hiện thay đổi và thời điểm thay đổi

Điều quyết định việc thay đổi có được tô sáng hay không:

  • Tính năng này áp dụng cho các tài liệu dùng chung được lưu trữ trong OneDrive và SharePoint.

  • Thay đổi chỉ được tô sáng khi người thực hiện thay đổi sử dụng PowerPoint 2016 phiên bản 8403 trở lên.

  • Thay đổi không được tô sáng nếu tùy chọn dữ liệu sửa đổi bị tắt đối với tài liệu này trong Tùy chọn Quyền riêng tư của Trung tâm Tin cậy:

    Nếu tùy chọn quyền riêng tư không được bật thì tên người dùng (và thời gian của lần chỉnh sửa gần nhất do người đó thực hiện cho một đối tượng) sẽ được lưu trữ trong bản trình bày để hỗ trợ tính năng tô sáng sửa đổi này. Sử dụng Giám định viên Tài liệu để loại bỏ thông tin đó nếu cần. (Xem bài viết Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra bản trình bày để xem hướng dẫn sử dụng Giám định viên Tài liệu.)

    Nếu các tùy chọn quyền riêng tư được bật thì tính năng tô sáng sửa đổi sẽ bị tắt, nghĩa là không có dữ liệu cá nhân nào (tên người dùng và thời gian đã nêu bên trên) được lưu lại.

    Dữ liệu về trạng thái đã đọc/chưa đọc của từng trang chiếu được lưu trữ trong một tệp riêng trên ổ đĩa của PC theo đường dẫn %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState. Vị trí này được bảo vệ bởi thư mục Người dùng Windows; nếu muốn, bạn có thể xóa các tệp ghi trạng thái đã đọc/chưa đọc của chính mình bằng cách thủ công.

  • Thay đổi sẽ không được tô sáng nếu tệp được mã hóa hay bảo vệ bằng mật khẩu.

  • Thay đổi sẽ không được tô sáng nếu tệp có định dạng .odp hay định dạng .ppt hoặc .pps của PowerPoint phiên bản cũ hơn.

Giải quyết những thay đổi xung đột

Nếu có thay đổi xung đột, một bản so sánh bằng hình ảnh giữa các thay đổi của bạn và các thay đổi xung đột từ một trong những người cộng tác của bạn sẽ bật lên khi bạn chọn Lưu. Bạn có thể chọn những thay đổi mà bạn muốn giữ lại.

Hiện hộp thoại những thay đổi xung đột trong PowerPoint

Chỉ những thay đổi do người khác thực hiện mà trực tiếp xung đột với những thay đổi bạn đã thực hiện mới hiển thị trong bản so sánh. Những thay đổi không xung đột sẽ được tự động phối vào bản trình bày của bạn khi bạn lưu và bạn có thể xem những thay đổi này trong chế độ xem Thay đổi của Tôi.

  1. Chọn Thay đổi của Tôi hoặc Thay đổi từ Những người khác.

  2. Nếu có nhiều hơn một thay đổi cần được giải quyết, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn Tiếp theo để tiếp tục giải quyết các xung đột. Chọn Trước đó để xem lại một xung đột trước đây.

    • Nếu bạn muốn chọn những thay đổi giống nhau cho toàn bộ các xung đột còn lại, hãy chọn hộp kiểm Thực hiện điều này cho các xung đột còn lại.

      Hiện hộp đánh dấu để "Thực hiện điều này đối với các xung đột còn lại" trong PowerPoint

  3. Khi bạn hoàn tất giải quyết các xung đột, chọn Xong.

Hoạt động tài liệu

Ngăn Hoạt động giúp bạn thấy được danh sách hoàn thiện của các thay đổi đã được thực hiện cho tới nay. Ngăn này cũng cho phép bạn truy nhập vào các phiên bản trước đó. Chọn Hoạt động Lịch sử phiên bản trên dải băng để thấy ngăn Hoạt động.

Ngăn Hoạt động

Cộng tác trong thời gian thực cùng với tự động lưu

Ghi chú: Tính năng này chỉ sẵn dùng nếu bạn có đăng ký Office 365. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

Nếu bạn có đăng ký Office 365 thì bạn có thể sử dụng tính năng cộng tác theo thời gian thực cùng với lưu tự động. Tính năng này được xây dựng dựa trên các tính năng cộng tác khác được mô tả trong bài viết này qua việc cho phép bạn xem những việc người dùng khác đang thực hiện (như nhập từ) trong khi họ đang làm việc đó và qua việc tự động lưu tất cả chỉnh sửa được tạo ra. Chỉ một người có thể làm việc ở một hộp cụ thể trong một thời điểm. (Bạn sẽ thấy viền màu sáng xung quanh hộp có người dùng khác đang làm việc và sẽ có biểu tượng bút chì cùng một ký hiệu cho biết người đang chỉnh sửa.)

Bật tính năng này bằng cách đi tới Tệp > Tùy chọn > Chung, rồi chọn tùy chọn bên dưới Tùy chọn cộng tác theo thời gian thực.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×