Làm cho bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước để tạo các bản trình bày PowerPoint trợ năng cho người khuyết tật.

Trang chiếu PowerPoint có tiêu đề “Chuẩn bị cho sự kiện của bạn” bao gồm một danh sách đồ họa (“Định ngày tháng”, “Đặt trước địa điểm”, “Mời người dự”, “Sắp xếp đồ ăn nhẹ” và “Theo dõi”) cùng với ảnh phòng ăn

Bản trình bày PowerPoint thường có tính trực quan cao và những người khiếm thị có thể hiểu chúng dễ dàng hơn nếu bạn lưu tâm đến trợ năng trong khi tạo trang chiếu.

Windows: Biện pháp tốt nhất để giúp bản trình bày PowerPoint trở nên dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo bản trình bày PowerPoint trợ năng cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Cách tìm

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với toàn bộ hình ảnh trực quan.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.

Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng một hình ảnh với văn bản trong đó, hãy lặp lại văn bản đó trong bản trình bày. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cùng mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 365

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2019

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2016

Đảm bảo có thể đọc nội dung trang chiếu theo thứ tự mà bạn dự định.

Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng để tìm trang chiếu chứa các sự cố tiềm tàng về thứ tự đọc.

Khi một người có khả năng nhìn bình thường đọc một trang chiếu, họ thường đọc nội dung, chẳng hạn như văn bản hoặc ảnh, theo thứ tự xuất hiện của các phần tử trên trang chiếu đó. Ngược lại, bộ đọc màn hình sẽ đọc các phần tử của trang chiếu theo thứ tự được thêm vào trang chiếu, có thể rất khác với thứ tự các nội dung xuất hiện.

Để bảo đảm bảo tất cả mọi người đều đọc nội dung theo thứ tự mà bạn dự định, bạn phải kiểm tra trình tự đọc.

Đặt trình tự đọc nội dung trang chiếu

Khi tạo trang chiếu mới, hãy sử dụng thiết kế trang chiếu tích hợp sẵn.

PowerPoint có chứa bố trí trang chiếu tích hợp sẵn để bạn có thể áp dụng cho mọi trang chiếu. Khi được sử dụng với trang chiếu mới, những bố trí này sẽ tự động đảm bảo thứ tự đọc hoạt động chính xác với mọi người.

Sử dụng thiết kế trang chiếu tích hợp sẵn để có thứ tự đọc bao hàm

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước.

Nhìn lướt qua các trang chiếu trong bản trình bày của bạn để xác định xem liệu văn bản siêu kết nối có phải là thông tin độc lập có ý nghĩa hay không và liệu văn bản siêu kết nối đó có cung cấp cho người đọc thông tin chính xác về mục tiêu đích hay không.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích. Bạn thậm chí có thể sử dụng URL của trang nếu nó ngắn và mô tả, ví dụ, www.microsoft.com.

Mẹo: Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Chuyển sang tab dạng xem , rồi chọn cấp độ xám. Trực quan quét mỗi trang chiếu trong bản trình bày của bạn cho các trường hợp mã màu.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Để tìm độ tương phản màu không đủ, hãy sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Bạn cũng có thể tìm văn bản trong bảng tính của bạn khó đọc hoặc để phân biệt với nền.

Sử dụng sự tương phản mạnh mẽ giữa văn bản và nền để những người khiếm thị có thể xem và sử dụng nội dung. Sử dụng văn bản đậm trên nền trắng hay trắng nhạt hoặc đổi ngược lại và sử dụng văn bản màu trắng trên nền đậm.

Bảng phối màu đen và trắng cũng giúp những người mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Đặt tiêu đề riêng cho mọi trang chiếu

Để tìm trang chiếu không có tiêu đề, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Những người khiếm thị hoặc người khuyết tật về đọc sẽ dựa vào tiêu đề trang chiếu để dẫn hướng. Ví dụ: bằng cách lướt qua hoặc sử dụng bộ đọc màn hình, họ có thể nhanh chóng xem lướt danh sách tiêu đề trang chiếu, rồi đi thẳng tới trang chiếu mình muốn.

Sử dụng tiêu đề trang chiếu riêng

Ẩn tiêu đề trang chiếu

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô được sáp nhập hoặc bảng lồng nhau, hãy sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Để tìm các sự cố tiềm ẩn liên quan tới phông chữ hoặc khoảng trắng, hãy xem lại các trang chiếu của bạn để tìm các khu vực trông dày đặc hoặc không đọc được.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: phông chữ sans serif quen thuộc như Arial hoặc Calibri sẽ giúp họ đọc dễ hơn. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

Giúp người dùng khiếm thị và khiếm thính dễ dàng truy nhập video.

Phụ đề thường chứa bản chép lại (hoặc bản dịch) của hội thoại.

Phụ đề chi tiết cũng thường mô tả các tín hiệu âm thanh như âm nhạc hoặc hiệu ứng âm thanh diễn ra ngoài màn hình.

Mô tả video là bản mô tả thuật lại bằng âm thanh các phần tử trực quan chính của video. Những mô tả này được chèn vào các khoảng tạm dừng tự nhiên trong hội thoại của chương trình. Mô tả video giúp những người khiếm thị hoặc suy giảm thị lực dễ dàng truy nhập video hơn.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 365

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong bản trình bày PowerPoint của bạn trong Office 365:

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Mẹo: Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của".

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

PowerPoint không tự động tạo ra các văn bản thay thế cho hình ảnh được vẽ, chẳng hạn như sơ đồ hoặc biểu tượng. Nếu bạn muốn thêm một hình ảnh là một biểu tượng, ảnh chụp màn hình hoặc ảnh khác không phải là ảnh, bạn cần phải thêm các văn bản thay thế theo cách thủ công.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn chỉnh sửa văn bảnthay thế.

      Menu chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint cho hình ảnh
    • Chọn hình ảnh. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút văn bản Altcho hình dạng trong PowerPoint cho Windows

    Ngăn văn bản thay thế sẽ mở ra ở bên phải của trang chiếu.

  2. Nhập 1-2 câu để mô tả hình ảnh và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn văn bản thay thế trong PowerPoint cho Windows

    Mẹo: Để kiểm tra chính tả và chỉnh sửa từ bạn đã nhập, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các biện pháp thay thế được đề xuất.

    Mẹo: Bạn cũng có thể chọn tạo mô tả cho tôi để có dịch vụ thông minh điện toán đám mây của Microsoft tạo mô tả cho bạn. Việc này sẽ mất một lúc, sau đó bạn nhìn thấy kết quả trong trường nhập văn bản. Hãy nhớ xóa bỏ bất kỳ chú thích nào PowerPoint đã thêm ở đó, ví dụ: "mô tả được tạo với độ tin cậy cao."

Thêm văn bản thay thế vào hình hoặc đồ họa SmartArt

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào hình dạng hoặc đồ họa SmartArt, rồi chọn chỉnh sửa văn bảnthay thế.

      Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ hình hoặc đồ họa SmartArt, chứ không phải bên trong một trong số các phần của hình hoặc đồ họa đó.

      Menu chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint cho các hình dạng
    • Chọn một hình dạng hoặc đồ họa SmartArt. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút văn bản Altcho hình dạng trong PowerPoint cho Windows

    Ngăn văn bản thay thế sẽ mở ra ở bên phải của trang chiếu.

  2. Nhập 1-2 câu để mô tả hình hoặc đồ họa SmartArt và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn văn bản thay thế trong PowerPoint cho Windows

    Mẹo: Để kiểm tra chính tả và chỉnh sửa từ bạn đã nhập, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các biện pháp thay thế được đề xuất.

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào biểu đồ, rồi chọn chỉnh sửa văn bảnthay thế.

      Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ biểu đồ, chứ không phải bên trong một trong số các phần của biểu đồ đó.

      Menu chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint cho biểu đồ
    • Chọn một biểu đồ. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút văn bản Altcho hình dạng trong PowerPoint cho Windows

    Ngăn văn bản thay thế sẽ mở ra ở bên phải của trang chiếu.

  2. Nhập 1-2 câu để mô tả biểu đồ và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn văn bản thay thế trong PowerPoint cho Windows

    Mẹo: Để kiểm tra chính tả và chỉnh sửa từ bạn đã nhập, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các biện pháp thay thế được đề xuất.

Xem lại hoặc chỉnh sửa văn bản thay thế được tạo tự động trong ảnh

PowerPoint cho PC trong Office 365 tự động tạo ra các văn bản thay thế cho ảnh bằng cách dùng các dịch vụ thông minh trên điện toán đám mây. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa văn bản thay thế tự động được tạo.

  1. Để mở ngăn Văn bản thay thế, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế.

    • Chọn hình ảnh. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

  2. Trong ngăn Văn bản Thay thế, xem lại phần mô tả trong hộp văn bản.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để chấp nhận văn bản được đề xuất, đóng ngănVăn bản Thay thế rồi trở về trang chiếu PowerPoint.

    • Để thay đổi văn bản thay thế được đề xuất, nhập văn bản theo ý bạn vào hộp. Sau khi hoàn tất, đóng ngănVăn bản Thay thế rồi trở về trang chiếu PowerPoint.

Đánh dấu hình ảnh trực quan là trang trí

Nếu hình ảnh trực quan của bạn chỉ nhằm mục đích trang trí và làm tăng thêm sự chú ý về trực quan nhưng không chứa thông tin, bạn có thể đánh dấu hình ảnh là trang trí mà không cần viết bất kỳ văn bản thay thế nào. Ví dụ về đối tượng cần được đánh dấu là trang trí có thể kể đến các viền văn phong. Những người sử dụng bộ đọc màn hình sẽ nghe thấy rằng các đối tượng này mang tính trang trí nên họ biết mình không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

  1. Để mở ngăn Văn bản thay thế, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế.

    • Chọn hình ảnh. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

  2. Chọn hộp kiểm Trang trí. Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.

    Hộp kiểm đánh dấu là trang trí được chọn trong PowerPoint cho Windows

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2019

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong bản trình bày PowerPoint của bạn trong Office 2019:

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Mẹo: Để viết văn bản thay thế tốt, hãy đảm bảo truyền tải nội dung và mục đích của hình ảnh theo cách ngắn gọn và rõ ràng. Văn bản thay thế không được dài hơn một hoặc hai câu ngắn — thông thường, một vài từ được chọn cẩn thận sẽ hiệu quả. Không lặp lại nội dung văn bản xung quanh dưới dạng văn bản thay thế hoặc sử dụng cụm từ tham chiếu tới các hình ảnh, chẳng hạn như "đồ họa của" hoặc "hình ảnh của".

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

PowerPoint không tự động tạo ra các văn bản thay thế cho hình ảnh được vẽ, chẳng hạn như sơ đồ hoặc biểu tượng. Nếu bạn muốn thêm một hình ảnh là một biểu tượng, ảnh chụp màn hình hoặc ảnh khác không phải là ảnh, bạn cần phải thêm các văn bản thay thế theo cách thủ công.

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn chỉnh sửa văn bảnthay thế.

      Menu chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint cho hình ảnh
    • Chọn hình ảnh. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút văn bản Altcho hình dạng trong PowerPoint cho Windows

    Ngăn văn bản thay thế sẽ mở ra ở bên phải của trang chiếu.

  2. Nhập 1-2 câu để mô tả hình ảnh và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn văn bản thay thế trong PowerPoint cho Windows

    Mẹo: Để kiểm tra chính tả và chỉnh sửa từ bạn đã nhập, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các biện pháp thay thế được đề xuất.

    Mẹo: Bạn cũng có thể chọn tạo mô tả cho tôi để có dịch vụ thông minh điện toán đám mây của Microsoft tạo mô tả cho bạn. Việc này sẽ mất một lúc, sau đó bạn nhìn thấy kết quả trong trường nhập văn bản. Hãy nhớ xóa bỏ bất kỳ chú thích nào PowerPoint đã thêm ở đó, ví dụ: "mô tả được tạo với độ tin cậy cao."

Thêm văn bản thay thế vào hình hoặc đồ họa SmartArt

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào hình dạng hoặc đồ họa SmartArt, rồi chọn chỉnh sửa văn bảnthay thế.

      Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ hình hoặc đồ họa SmartArt, chứ không phải bên trong một trong số các phần của hình hoặc đồ họa đó.

      Menu chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint cho các hình dạng
    • Chọn một hình dạng hoặc đồ họa SmartArt. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút văn bản Altcho hình dạng trong PowerPoint cho Windows

    Ngăn văn bản thay thế sẽ mở ra ở bên phải của trang chiếu.

  2. Nhập 1-2 câu để mô tả hình hoặc đồ họa SmartArt và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn văn bản thay thế trong PowerPoint cho Windows

    Mẹo: Để kiểm tra chính tả và chỉnh sửa từ bạn đã nhập, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các biện pháp thay thế được đề xuất.

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào biểu đồ, rồi chọn chỉnh sửa văn bảnthay thế.

      Mẹo: Bạn phải bấm chuột phải vào vị trí nào đó bên trong khung bao quanh toàn bộ biểu đồ, chứ không phải bên trong một trong số các phần của biểu đồ đó.

      Menu chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint cho biểu đồ
    • Chọn một biểu đồ. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế

      Nút văn bản Altcho hình dạng trong PowerPoint cho Windows

    Ngăn văn bản thay thế sẽ mở ra ở bên phải của trang chiếu.

  2. Nhập 1-2 câu để mô tả biểu đồ và ngữ cảnh cho những người không thể xem được.

    Ngăn văn bản thay thế trong PowerPoint cho Windows

    Mẹo: Để kiểm tra chính tả và chỉnh sửa từ bạn đã nhập, chỉ cần bấm chuột phải vào từ đó, rồi chọn từ các biện pháp thay thế được đề xuất.

Đánh dấu hình ảnh trực quan là trang trí

Nếu hình ảnh trực quan của bạn chỉ nhằm mục đích trang trí và làm tăng thêm sự chú ý về trực quan nhưng không chứa thông tin, bạn có thể đánh dấu hình ảnh là trang trí mà không cần viết bất kỳ văn bản thay thế nào. Ví dụ về đối tượng cần được đánh dấu là trang trí có thể kể đến các viền văn phong. Những người sử dụng bộ đọc màn hình sẽ nghe thấy rằng các đối tượng này mang tính trang trí nên họ biết mình không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

  1. Để mở ngăn Văn bản thay thế, hãy thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn Chỉnh sửa văn bản thay thế.

    • Chọn một hình ảnh, chọn định dạng > văn bảnthay thế.

  2. Chọn hộp kiểm Trang trí. Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.

    Hộp kiểm đánh dấu là trang trí được chọn trong PowerPoint cho Windows

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong Office 2016

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan trong bản trình bày PowerPoint của bạn trong Office 2016:

Lưu ý: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình chính, gồm cả Trình tường thuật. Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Xem lại hoặc chỉnh sửa văn bản thay thế được tạo tự động trong ảnh

PowerPoint for PC trong Office 365 tự động tạo văn bản thay thế cho ảnh bằng các sử dụng các dịch vụ thông minh trong đám mây. Bạn có thể xem lại và chỉnh sửa văn bản thay thế tự động được tạo.

Lưu ý: Tính năng này chỉ sẵn dùng cho người đăng ký Office 365 đã tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office. Nếu bạn là người đăng ký Office 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản mới nhất của Office.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh.

  2. Chọn mục Chỉnh sửa Văn bản Thay thế để mở ngăn Văn bản Thay thế.

  3. Trong ngăn Văn bản Thay thế, xem lại phần mô tả trong hộp văn bản.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Để chấp nhận văn bản được đề xuất, đóng ngănVăn bản Thay thế rồi trở về trang chiếu PowerPoint.

    • Để thay đổi văn bản thay thế được đề xuất, nhập văn bản theo ý bạn vào hộp. Sau khi hoàn tất, đóng ngănVăn bản Thay thế rồi trở về trang chiếu PowerPoint.

Ảnh chụp màn hình ngăn Định dạng Ảnh có hộp Văn bản Thay thế mô tả hình ảnh đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

PowerPoint không tự động tạo ra các văn bản thay thế cho hình ảnh được vẽ, chẳng hạn như sơ đồ hoặc biểu tượng. Nếu bạn muốn thêm một hình ảnh là một biểu tượng hoặc hình ảnh khác không phải là ảnh, bạn cần phải thêm các văn bản thay thế theo cách thủ công.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh, rồi chọn Kích cỡ và Vị trí.

  2. Trong ngăn Định dạng Ảnh, chọn Văn bản Thay thế.

  3. Trong hộp văn bản, nhập văn bản thay thế cho hình ảnh.

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

  1. Bấm chuột phải vào đồ họa SmartArt, rồi chọn Kích cỡ và Vị trí.

  2. Trong ngăn Định dạng Hình, chọn Văn bản Thay thế, rồi nhập mô tả cho đồ họa.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình ngăn Định dạng Hình có hộp Văn bản Thay thế mô tả đồ họa SmartArt đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào hình, gồm các hình trong đồ họa SmartArt.

  1. Bấm chuột phải vào hình, rồi chọn Kích cỡ và Vị trí.

  2. Trong ngăn Định dạng Hình, chọn Văn bản Thay thế, rồi nhập mô tả cho hình.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình ngăn Định dạng Hình có hộp Văn bản Thay thế mô tả hình đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Bấm chuột phải vào biểu đồ, rồi chọn Định dạng Vùng Biểu đồ.

  2. Trong ngăn Định dạng Vùng Biểu đồ, chọn Kích cỡ & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế, rồi nhập mô tả cho biểu đồ.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình ngăn Định dạng Khu vực Biểu đồ có hộp Văn bản Thay thế mô tả biểu đồ đã chọn

Giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trở nên dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trong bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, rồi bấm chuột phải.

  2. Chọn Liên kết. Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong hộp Văn bản để hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối.

  3. Nếu cần, hãy thay đổi văn bản siêu kết nối.

  4. Trong hộp Địa chỉ, nhập địa chỉ mô tả cho siêu kết nối.

  5. Chọn nút Mách nước, rồi trong hộp Văn bản Mách nước, nhập Mách nước.

    Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

  6. Để áp dụng thay đổi, chọn OK > OK.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Chèn Siêu kết nối

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng một trong các mẫu có thể truy nhập bao gồm để đảm bảo thiết kế trang chiếu, màu sắc, độ tương phản và phông chữ của bạn có thể truy nhập cho tất cả khán giả. Chủ đề Office cũng được thiết kế để bộ đọc màn hình có thể đọc nội dung trang chiếu dễ dàng hơn.

  1. Để tìm mẫu có thể truy nhập, hãy chọn tệp > mới.

  2. Trong trường văn bản Tìm kiếm mẫu và chủ đề trực tuyến , nhập các mẫu có thể truy nhập, rồi nhấn Enter.

  3. Trong kết quả tìm kiếm, hãy chọn một mẫu phù hợp.

  4. Trong cửa sổ xem trước mẫu, chọn tạo.

Dạng xem mẫu trong PowerPoint cho Windows.

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Chọn tab Thiết kế.

  3. Trong Tùy chọn Kiểu Bảng, chọn hộp kiểm Hàng Tiêu đề.

  4. Trong bảng, nhập đầu đề cột.

Ảnh chụp màn hình hộp kiểm Hàng Tiêu đề trong nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng trên tab Thiết kế Công cụ Bảng

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Phông chữ cung cấp tùy chọn cho loại, cỡ, kiểu và màu phông, chọn lựa chọn định dạng của bạn.

Ảnh chụp màn hình nhóm Phông chữ trên tab Trang đầu

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Sử dụng Chủ đề Office được thiết kế sẵn để bảo đảm bảo rằng thiết kế trang chiếu của bạn dễ truy nhập. Để biết hướng dẫn, hãy xem mục Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng.

  • Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng để phân tích bản trình bày và tìm độ tương phản màu không đủ. Thao tác này sẽ kiểm tra văn bản trong các trang chiếu dựa trên các yếu tố sau đây:

    • Màu trang

    • Nền ô

    • Tô sáng

    • Tô hộp văn bản

    • Tô bóng đoạn văn

    • Tô SmartArt

    • Đầu trang và chân trang

    • Liên kết

Giúp trang chiếu dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp trang chiếu trong bản trình bày PowerPoint của bạn dễ truy nhập. (Xem tiêu đề trang chiếu cho các thông tin liên quan.)

Đặt tiêu đề cho mỗi trang chiếu

  • Chọn xem lại > kiểm tra khả năng truy nhập để kiểm tra bản trình bày của bạn cho các vấn đề.

Một bước đơn giản hướng đến Inclusivity là có tiêu đề trên mỗi trang chiếu, ngay cả khi nó không nhìn thấy được. Bộ kiểm tra trợ năng có thể chỉ ra bốn tình huống khi một tiêu đề được bảo hành:

Tùy chọn

Mô tả

Chỉnh sửa tiêu đề trang chiếu

Xuất hiện nếu trang chiếu đã có chỗ dành sẵn cho tiêu đề và bạn chỉ cần điền vào nó.

Thêm tiêu đề trang chiếu

Xuất hiện khi một trang chiếu không có chỗ dành sẵn cho tiêu đề.  Chọn tùy chọn này sẽ thêm chỗ dành sẵn cho tiêu đề ngay cả khi bố trí trang chiếu mà bạn đã sử dụng không có.  Điền vào tiêu đề mà bạn muốn sử dụng.

Thêm tiêu đề trang chiếu ẩn

Xuất hiện nếu trang chiếu đã có chỗ dành sẵn cho tiêu đề và bạn chỉ cần điền vào nó. Chỗ dành sẵn được đặt ra khỏi trang chiếu để nó ẩn trong khi trình chiếu và bản in. 

Đặt làm tiêu đề trang chiếu

Xuất hiện khi trang chiếu không có chỗ dành sẵn cho tiêu đề. Khi bạn chọn lệnh này, PowerPoint sẽ tự động chọn những gì nó nghĩ là hộp văn bản có khả năng nhất là tiêu đề. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lựa chọn nếu cần thiết.

Sử dụng tiêu đề trang chiếu riêng

  1. Để khôi phục toàn bộ chỗ dành sẵn cho trang chiếu được chọn, ở tab Trang đầu, trong nhóm Trang chiếu, chọn Đặt lại.

  2. Trên trang chiếu, nhập tiêu đề duy nhất và mang tính mô tả.

Ảnh chụp màn hình lệnh Đặt lại trong nhóm Trang chiếu trên tab Trang đầu

Ẩn tiêu đề trang chiếu

Đặt tiêu đề ra khỏi trang chiếu, do đó, nó sẽ được ẩn nhưng vẫn sẽ được lồng tiếng bởi bộ đọc màn hình.

  1. Trên tab dạng xem , chọn thu phóng và sau đó giảm tỷ lệ phần trăm thu phóng thành khoảng 50% để lề bên ngoài trang chiếu được hiển thị. 

  2. Trỏ chuột vào đường viền của hộp chỗ dành sẵn tiêu đề để con trỏ trở thành con trỏ di chuyển bốn đầu.  Di chuyển con trỏ

  3. Kéo chỗ dành sẵn cho tiêu đề trở lên hoặc xuống dưới, rồi thả nó ra ngoài đường biên trang chiếu. 

    Một tiêu đề trang chiếu được đặt bên ngoài lề trang chiếu được hiển thị.

Đặt trình tự đọc nội dung trang chiếu

Sử dụng ngăn Lựa chọn để đặt thứ tự theo đó bộ đọc màn hình sẽ đọc nội dung trang chiếu. Ngăn Lựa chọn liệt kê tất cả đối tượng trên trang chiếu theo thứ tự ngược lại. Khi đọc trang chiếu này, bộ đọc màn hình sẽ đọc các đối tượng theo thứ tự đảo ngược được liệt kê trong ngăn Lựa chọn.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Vẽ, chọn Sắp xếp.

  2. Trong menu Sắp xếp, chọn Ngăn Lựa chọn.

  3. Trong ngăn lựa chọn, để thay đổi thứ tự đọc, thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Kéo và thả mục đến vị trí mới.

    • Chọn mục, rồi chọn nút Mũi tên lên (Đưa ra Trước) hoặc nút Mũi tên xuống (Đưa ra Sau).

Ảnh chụp màn hình ngăn Lựa chọn liệt kê tất cả đối tượng trên trang chiếu theo thứ tự ngược lại

Sử dụng thiết kế trang chiếu tích hợp sẵn để có thứ tự đọc bao hàm

PowerPoint có thiết kế trang chiếu tích hợp sẵn có chứa chỗ dành sẵn cho văn bản, video, ảnh và nhiều hơn nữa. Các bố trí này còn có toàn bộ định dạng, chẳng hạn như màu chủ đề, phông chữ và hiệu ứng. Để đảm bảo trang chiếu dễ truy nhập, các bố trí tích hợp sẵn được thiết kế sao cho thứ tự đọc đối với người có khả năng nhìn bình thường và người sử dụng công nghệ như bộ đọc màn hình là như nhau.

  1. Trên tab Xem, bấm vào Thông thường.

  2. Trong ngăn Hình thu nhỏ, định vị vị trí mà bạn muốn thêm trang chiếu mới. Bấm chuột phải, rồi chọn Trang chiếu Mới. Bấm vào trang chiếu mới để chọn trang chiếu đó.

  3. Trên tab Thiết kế, bung rộng bộ sưu tập Chủ đề, rồi chọn bố trí trang chiếu mà bạn muốn. PowerPoint tự động áp dụng bố trí này cho trang chiếu mới.

  4. Đi đến trang chiếu mới, rồi thêm tiêu đề và nội dung bạn muốn.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

PowerPoint hỗ trợ phát lại video với nhiều bài hát âm thanh. Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ phụ đề chi tiết và phụ đề được nhúng trong tệp video.

Hiện tại, chỉ có PowerPoint for Windows hỗ trợ chèn và phát lại phụ đề chi tiết hoặc phụ đề được lưu trữ trong tệp tách biệt với video. Đối với tất cả các phiên bản khác của PowerPoint (chẳng hạn như PowerPoint for macOS hoặc phiên bản dành cho thiết bị di động), phụ đề chi tiết hoặc phụ đề phải được mã hóa vào video trước khi được chèn vào PowerPoint.

Các định dạng video được hỗ trợ cho phụ đề chi tiết và phụ đề sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Mỗi hệ điều hành đều có cài đặt để điều chỉnh cách hiển thị phụ đề chi tiết hoặc phụ đề.

Phụ đề chi tiết, phụ đề và đoạn âm thanh thay thế không được giữ nguyên khi bạn sử dụng các tính năng Nén Phương tiện hoặc Tối ưu hóa Tính tương thích Phương tiện. Ngoài ra, khi bạn chuyển bản trình bày thành video, phụ đề chi tiết, phụ đề hoặc đoạn âm thanh thay thế trong các video đã nhúng sẽ không được đưa vào video được lưu.

Khi bạn sử dụng lệnh Lưu Phương tiện dưới dạng cho video đã chọn, phụ đề chi tiết, phụ đề và nhiều đoạn âm thanh được nhúng trong video sẽ được giữ nguyên trong tệp video được lưu. 

Để giúp bản trình bày PowerPoint có video dễ truy nhập, hãy đảm bảo những điều sau đây:

  • Đưa vào video một đoạn âm thanh mô tả video, nếu cần, dành cho người dùng khiếm thị hoặc suy giảm thị lực.

  • Video bao gồm cả cuộc đối thoại cũng bao gồm phụ đề chi tiết, chú thích đóng băng trong, mở chú thích hoặc phụ đề trong một định dạng được hỗ trợ cho người dùng bị điếc hoặc khó nghe.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế có hiệu lực

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

iOS: Biện pháp tốt nhất để giúp bản trình bày PowerPoint trở nên dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo bản trình bày PowerPoint trợ năng cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh trực quan và bảng.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, hình, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng một hình ảnh với văn bản trong đó, hãy lặp lại văn bản đó trong bản trình bày. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, bảng và hình

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong bản trình bày của bạn phải dễ đọc ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người có khuyết tật thị giác, đều có thể xem được văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

Giúp người dùng khiếm thị và khiếm thính dễ dàng truy nhập video

Phụ đề thường chứa bản chép lại (hoặc bản dịch) của hội thoại.

Phụ đề chi tiết cũng thường mô tả các tín hiệu âm thanh như âm nhạc hoặc hiệu ứng âm thanh diễn ra ngoài màn hình.

Mô tả video là bản mô tả thuật lại bằng âm thanh các phần tử trực quan chính của video. Những mô tả này được chèn vào các khoảng tạm dừng tự nhiên trong hội thoại của chương trình. Mô tả video giúp những người khiếm thị hoặc suy giảm thị lực dễ dàng truy nhập video hơn.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, bảng và hình

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, bảng, hình và các yếu tố trực quan khác để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản để mô tả yếu tố cho những người dùng không thể nhìn thấy yếu tố đó.

  1. Chọn yếu tố, ví dụ: một hình ảnh.

  2. Để mở tab liên quan, ví dụ: tab Ảnh, nhấn vào nút Hiển thị Dải băng Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Nhấn vào Văn bản Thay thế, rồi nhập mô tả cho yếu tố. Ví dụ: mô tả nội dung của hình ảnh.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng một trong các Chủ đề trang chiếu được bao gồm để bảo đảm bảo rằng thiết kế trang chiếu của bạn dễ truy nhập. Hầu hết các chủ đề được thiết kế cho các màu, độ tương phản và phông chữ dễ truy nhập. Chủ đề Office cũng được thiết kế để bộ đọc màn hình có thể đọc nội dung trang chiếu dễ dàng hơn.

  1. Chọn trang chiếu.

  2. Để mở tab Trang đầu, nhấn vào nút Hiển thị Dải băng Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Nhấn vào Trang đầu > Thiết kế.

  4. Nhấn vào Chủ đề, rồi chọn chủ đề bạn muốn.

Menu chủ đề trong PowerPoint for iOS.

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab Bảng, nhấn vào nút Hiển thị Dải băng Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Nhấn vào Tùy chọn Kiểu, rồi chọn Hàng Tiêu đề.

  4. Trong bảng, nhập đầu đề cột.

Menu tiêu đề bảng trong PowerPoint for iOS.

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để mở tab Trang đầu, nhấn vào nút Hiển thị Dải băng Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Trên tab Trang đầu, chọn tùy chọn định dạng văn bản của bạn.

Menu phông trong PowerPoint for iOS.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

PowerPoint hỗ trợ phát lại video với nhiều bài hát âm thanh. Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ phụ đề chi tiết và phụ đề được nhúng trong tệp video.

Phải mã hóa phụ đề chi tiết hoặc phụ đề vào video trước khi chèn video vào PowerPoint. PowerPoint không hỗ trợ phụ đề chi tiết hay phụ đề được lưu trữ trong tệp riêng, tách biệt với tệp video.

Các định dạng video được hỗ trợ cho phụ đề chi tiết và phụ đề sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Mỗi hệ điều hành đều có cài đặt để điều chỉnh cách hiển thị phụ đề chi tiết hoặc phụ đề.

Phụ đề chi tiết, phụ đề và đoạn âm thanh thay thế không được giữ nguyên khi bạn sử dụng các tính năng Nén Phương tiện hoặc Tối ưu hóa Tính tương thích Phương tiện. Ngoài ra, khi bạn chuyển bản trình bày thành video, phụ đề chi tiết, phụ đề hoặc đoạn âm thanh thay thế trong các video đã nhúng sẽ không được đưa vào video được lưu.

Khi bạn sử dụng lệnh Lưu Phương tiện dưới dạng cho video đã chọn, phụ đề chi tiết, phụ đề và nhiều đoạn âm thanh được nhúng trong video sẽ được giữ nguyên trong tệp video được lưu. 

Để giúp bản trình bày PowerPoint có video dễ truy nhập, hãy đảm bảo những điều sau đây:

  • Đưa vào video một đoạn âm thanh mô tả video, nếu cần, dành cho người dùng khiếm thị hoặc suy giảm thị lực.

  • Video bao gồm cả cuộc đối thoại cũng bao gồm phụ đề chi tiết, chú thích đóng băng trong, mở chú thích hoặc phụ đề trong một định dạng được hỗ trợ cho người dùng bị điếc hoặc khó nghe.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế có hiệu lực

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Android: Biện pháp tốt nhất để giúp bản trình bày PowerPoint trở nên dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo bản trình bày PowerPoint trợ năng cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh, hình và bảng.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và hình.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng một hình ảnh với văn bản trong đó, hãy lặp lại văn bản đó trong bản trình bày. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong bản trình bày của bạn phải dễ đọc ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người có khuyết tật thị giác, đều có thể xem được văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

Giúp người dùng khiếm thị và khiếm thính dễ dàng truy nhập video

Phụ đề thường chứa bản chép lại (hoặc bản dịch) của hội thoại.

Phụ đề chi tiết cũng thường mô tả các tín hiệu âm thanh như âm nhạc hoặc hiệu ứng âm thanh diễn ra ngoài màn hình.

Mô tả video là bản mô tả thuật lại bằng âm thanh các phần tử trực quan chính của video. Những mô tả này được chèn vào các khoảng tạm dừng tự nhiên trong hội thoại của chương trình. Mô tả video giúp những người khiếm thị hoặc suy giảm thị lực dễ dàng truy nhập video hơn.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong bản trình bày PowerPoint của bạn.

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản để mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Chọn hình ảnh.

  2. Để mở tab Ảnh, nhấn vào nút Hiển thị Lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào đó.

  4. Nhập mô tả cho hình ảnh.

    Hộp thoại văn bản thay thế cho một hình ảnh trong PowerPoint for Android.

Thêm văn bản thay thế vào hình

  1. Chọn một hình dạng.

  2. Để mở tab Hình dạng, nhấn vào nút Hiển thị Lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào đó.

  4. Nhập mô tả cho hình dạng.

    Hộp thoại văn bản thay thế cho một hình dạng trong PowerPoint for Android.

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Nhấn vào vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab Bảng, nhấn vào nút Hiển thị Lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào đó.

  4. Nhập mô tả cho bảng.

    Văn bản thay thế cho bảng trong PowerPoint for Android.

Đánh dấu hình ảnh trực quan là trang trí

Nếu hình ảnh trực quan của bạn chỉ nhằm mục đích trang trí và làm tăng thêm sự chú ý về trực quan nhưng không chứa thông tin, bạn có thể đánh dấu hình ảnh là trang trí mà không cần viết bất kỳ văn bản thay thế nào. Ví dụ về đối tượng cần được đánh dấu là trang trí có thể kể đến các viền văn phong. Những người sử dụng bộ đọc màn hình sẽ nghe thấy rằng các đối tượng này mang tính trang trí nên họ biết mình không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

  1. Để mở ngăn văn bản thay thế, chọn một hình ảnh.

  2. Để mở menu định dạng cho hình ảnh trực quan, hãy gõ nhẹ vào nút Hiển thị lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào đó.

  4. Gõ nhẹ vào hộp kiểm trang trí . Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.

    Đánh dấu là trang trí được chọn trong hộp thoại văn bản thay thế trong PowerPoint for Android.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng một trong các Chủ đề trang chiếu được bao gồm để bảo đảm bảo rằng thiết kế trang chiếu của bạn dễ truy nhập. Hầu hết các chủ đề được thiết kế cho các màu, độ tương phản và phông chữ dễ truy nhập. Chủ đề Office cũng được thiết kế để bộ đọc màn hình có thể đọc nội dung trang chiếu dễ dàng hơn.

  1. Chọn trang chiếu.

  2. Để mở tab Trang đầu, nhấn vào nút Hiển thị Lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Nhấn vào Trang đầu > Thiết kế.

  4. Nhấn vào Chủ đề, rồi chọn chủ đề bạn muốn.

    Chủ đề cho các trang chiếu trong PowerPoint for Android.

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab Bảng, nhấn vào nút Hiển thị Lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Nhấn vào Tùy chọn Kiểu, rồi chọn Hàng Tiêu đề.

    Mẹo: Khi tùy chọn đã được chọn, tùy chọn sẽ có màu xám.

  4. Trong bảng, nhập đầu đề cột.

    Menu kiểu tiêu đề hàng của bảng trong PowerPoint for Android.

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để mở tab Trang đầu, nhấn vào nút Hiển thị Lệnh Biểu tượng Chỉnh sửa .

  3. Trên tab Trang đầu, chọn tùy chọn định dạng văn bản của bạn.

    Menu phông trong PowerPoint for Android.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

PowerPoint hỗ trợ phát lại video với nhiều bài hát âm thanh. Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ phụ đề chi tiết và phụ đề được nhúng trong tệp video. 

Phải mã hóa phụ đề chi tiết hoặc phụ đề vào video trước khi chèn video vào PowerPoint. PowerPoint không hỗ trợ phụ đề chi tiết hay phụ đề được lưu trữ trong tệp riêng, tách biệt với tệp video.

Các định dạng video được hỗ trợ cho phụ đề chi tiết và phụ đề sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Các hệ điều hành đều có cài đặt cho phép bạn điều chỉnh cách hiển thị phụ đề chi tiết hoặc phụ đề. 

Phụ đề chi tiết, phụ đề và đoạn âm thanh thay thế không được giữ nguyên khi bạn sử dụng các tính năng Nén Phương tiện hoặc Tối ưu hóa Tính tương thích Phương tiện. Ngoài ra, khi bạn chuyển bản trình bày thành video, phụ đề chi tiết, phụ đề hoặc đoạn âm thanh thay thế trong các video đã nhúng sẽ không được đưa vào video được lưu.

Khi bạn sử dụng lệnh Lưu Phương tiện dưới dạng cho video đã chọn, phụ đề chi tiết, phụ đề và nhiều đoạn âm thanh được nhúng trong video sẽ được giữ nguyên trong tệp video được lưu.  

Để giúp bản trình bày PowerPoint dễ truy nhập, hãy đảm bảo những điều sau đây:

  • Đưa vào video một đoạn âm thanh mô tả video, nếu cần, dành cho người dùng khiếm thị hoặc suy giảm thị lực.

  • Video bao gồm cả cuộc đối thoại cũng bao gồm phụ đề chi tiết, chú thích đóng băng trong, mở chú thích hoặc phụ đề trong một định dạng được hỗ trợ cho người dùng bị điếc hoặc khó nghe.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế có hiệu lực

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Ứng dụng Windows 10: các phương pháp tốt nhất để làm cho bản trình bày PowerPoint dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo bản trình bày PowerPoint trợ năng cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh, hình và bảng.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và hình.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng một hình ảnh với văn bản trong đó, hãy lặp lại văn bản đó trong bản trình bày. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong bản trình bày của bạn phải dễ đọc ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người có khuyết tật thị giác, đều có thể xem được văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

Giúp người dùng khiếm thị và khiếm thính dễ dàng truy nhập video.

Phụ đề thường chứa bản chép lại (hoặc bản dịch) của hội thoại.

Phụ đề chi tiết cũng thường mô tả các tín hiệu âm thanh như âm nhạc hoặc hiệu ứng âm thanh diễn ra ngoài màn hình.

Mô tả video là bản mô tả thuật lại bằng âm thanh các phần tử trực quan chính của video. Những mô tả này được chèn vào các khoảng tạm dừng tự nhiên trong hội thoại của chương trình. Mô tả video giúp những người khiếm thị hoặc suy giảm thị lực dễ dàng truy nhập video hơn.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong bản trình bày PowerPoint của bạn.

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản để mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Chọn hình ảnh.

  2. Để mở tab ảnh , hãy gõ nhẹ vào nút tùy chọn khác. Nút tùy chọn khác trong PowerPoint Mobile cho Windows Phone.

  3. Cuộn xuống đến văn bản thay thế, rồi nhấn vào văn bản.

  4. Nhập mô tả cho hình ảnh.

Hộp thoại văn bản thay thế cho hình ảnh trong PowerPoint cho Windows Phone.

Thêm văn bản thay thế vào hình

  1. Chọn một hình dạng.

  2. Để mở tab hình , hãy gõ nhẹ vào nút tùy chọn khác. Nút tùy chọn khác trong PowerPoint Mobile cho Windows Phone.

  3. Cuộn xuống đến văn bản thay thế, rồi nhấn vào văn bản.

  4. Nhập mô tả cho hình dạng.

Hộp thoại văn bản thay thế cho hình dạng trong PowerPoint cho Windows Phone.

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Nhấn vào vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab bảng , hãy gõ nhẹ vào nút tùy chọn khác. Nút tùy chọn khác trong PowerPoint Mobile cho Windows Phone.

  3. Cuộn xuống đến văn bản thay thế, rồi nhấn vào văn bản.

  4. Nhập mô tả cho bảng.

Hộp thoại văn bản thay thế cho bảng trong PowerPoint cho Windows Phone.

Tạo trang trí hình ảnh trực quan

Nếu bản trình bày của bạn có hình ảnh hoàn toàn là trang trí, bạn có thể đánh dấu là như vậy mà không cần phải viết bất kỳ văn bản thay thế nào. Khi bộ đọc màn hình tìm thấy hình ảnh, nó chỉ thông báo chúng được trang trí, vì vậy người dùng biết họ không bị thiếu bất kỳ thông tin nào.

  1. Để mở ngăn văn bản thay thế, hãy chọn một hình ảnh trực quan.

  2. Cuộn xuống đến văn bản thay thế, rồi nhấn vào văn bản.

  3. Chọn hộp kiểm đánh dấu là trang trí . Trường mục nhập văn bản sẽ bị mờ xám.

    Đánh dấu là tùy chọn trang trí được chọn trong hộp thoại văn bản thay thế cho PowerPoint cho Windows Phone.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng một trong các Chủ đề trang chiếu được bao gồm để bảo đảm bảo rằng thiết kế trang chiếu của bạn dễ truy nhập. Hầu hết các chủ đề được thiết kế cho các màu, độ tương phản và phông chữ dễ truy nhập. Chủ đề Office cũng được thiết kế để bộ đọc màn hình có thể đọc nội dung trang chiếu dễ dàng hơn.

  1. Chọn trang chiếu.

  2. Để mở tab trang đầu, hãy gõ nhẹ vào nút tùy chọn khác. Nút tùy chọn khác trong PowerPoint Mobile cho Windows Phone.

  3. Nhấn vào Trang đầu > Thiết kế.

  4. Nhấn vào Chủ đề, rồi chọn chủ đề bạn muốn.

Menu chủ đề trong PowerPoint dành cho điện thoại Windows.

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab bảng , hãy gõ nhẹ vào nút tùy chọn khác. Nút tùy chọn khác trong PowerPoint Mobile cho Windows Phone.

  3. Nhấn vào Tùy chọn Kiểu, rồi chọn Hàng Tiêu đề.

    Mẹo: Khi tùy chọn đã được chọn, tùy chọn sẽ có màu xám.

  4. Trong bảng, nhập đầu đề cột.

Menu đầu trang trong tab bảng trong PowerPoint cho Windows Phone.

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để mở tab trang đầu, hãy gõ nhẹ vào nút tùy chọn khác. Nút tùy chọn khác trong PowerPoint Mobile cho Windows Phone.

  3. Trên tab Trang đầu, chọn tùy chọn định dạng văn bản của bạn.

Menu phông trong PowerPoint cho Windows Phone.

Sử dụng các loại phụ đề và đoạn âm thanh thay thế trong video

PowerPoint hỗ trợ phát lại video với nhiều bài hát âm thanh. Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ phụ đề chi tiết và phụ đề được nhúng trong tệp video.

Phải mã hóa phụ đề chi tiết hoặc phụ đề vào video trước khi chèn video vào PowerPoint. PowerPoint không hỗ trợ phụ đề chi tiết hay phụ đề được lưu trữ trong tệp riêng, tách biệt với tệp video.

Các định dạng video được hỗ trợ cho phụ đề chi tiết và phụ đề sẽ khác nhau tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Các hệ điều hành đều có cài đặt cho phép bạn điều chỉnh cách hiển thị phụ đề chi tiết hoặc phụ đề.

Phụ đề chi tiết, phụ đề và đoạn âm thanh thay thế không được giữ nguyên khi bạn sử dụng các tính năng Nén Phương tiện hoặc Tối ưu hóa Tính tương thích Phương tiện. Ngoài ra, khi bạn chuyển bản trình bày thành video, phụ đề chi tiết, phụ đề hoặc đoạn âm thanh thay thế trong các video đã nhúng sẽ không được đưa vào video được lưu.

Khi bạn sử dụng lệnh Lưu Phương tiện dưới dạng cho video đã chọn, phụ đề chi tiết, phụ đề và nhiều đoạn âm thanh được nhúng trong video sẽ được giữ nguyên trong tệp video được lưu. 

Để giúp bản trình bày PowerPoint dễ truy nhập, hãy đảm bảo những điều sau đây:

  • Đưa vào video một đoạn âm thanh mô tả video, nếu cần, dành cho người dùng khiếm thị hoặc suy giảm thị lực.

  • Video bao gồm cả cuộc đối thoại cũng bao gồm phụ đề chi tiết, chú thích đóng băng trong, mở chú thích hoặc phụ đề trong một định dạng được hỗ trợ cho người dùng bị điếc hoặc khó nghe.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế có hiệu lực

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Giúp sổ tay OneNote của bạn dễ truy nhập với người Khuyết tật

Office Online: phương pháp tốt nhất để giúpPowerPoint cho web trình bày dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các biện pháp tốt nhất để tạo bản trình bày PowerPoint cho web trợ năng cho người khuyết tật.

Nội dung cần sửa

Cách tìm

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh trực quan và bảng.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, đồ họa SmartArt, hình dạng, nhóm, đối tượng nhúng và video.

Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng một hình ảnh với văn bản trong đó, hãy lặp lại văn bản đó trong bản trình bày. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

Thêm văn bản thay thế vào hình hoặc video được nhúng

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Nhìn lướt qua các trang chiếu trong bản trình bày của bạn để xác định xem liệu văn bản siêu kết nối có phải là thông tin độc lập có ý nghĩa hay không và liệu văn bản siêu kết nối đó có cung cấp cho người đọc thông tin chính xác về mục tiêu đích hay không.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích. Bạn thậm chí có thể sử dụng URL của trang nếu nó ngắn và mô tả, ví dụ, www.microsoft.com.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thay đổi văn bản của một siêu kết nối

Đảm bảo rằng màu sắc không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Để phát hiện sự hiện diện của mã hóa bằng màu, hãy nhìn lướt qua các trang chiếu trong bản trình bày của bạn.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Khoanh tròn hoặc sử dụng ảnh động để tô sáng thông tin, thay vì dựa vào các con trỏ laser hoặc màu.

Thêm hình nếu đang dùng màu để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm nếu màu lục đang được dùng để biểu thị “đạt” và thêm chữ X viết hoa nếu màu đỏ được dùng để biểu thị “không đạt”.

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Để phát hiện độ tương phản màu chưa đủ mạnh, hãy tìm văn bản khó đọc hoặc khó phân biệt được với nền trên trang chiếu.

Văn bản trong bản trình bày của bạn phải dễ đọc để mọi người, kể cả người Khuyết tật trực quan, cũng có thể xem được.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Tránh dùng màu cam, đỏ và lục trong mẫu và văn bản của bạn.

Sử dụng các mẫu đồ họa, thay vì màu, để tô sáng điểm cần quan tâm.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Đặt tiêu đề riêng cho mọi trang chiếu.

Sử dụng bộ kiểm tra trợ năng để tìm các trang chiếu không có tiêu đề.

Những người sử dụng bộ đọc màn hình và các công nghệ hỗ trợ khác sẽ nghe thấy văn bản, hình và nội dung của trang chiếu được đọc lại theo thứ tự cụ thể. Đó là lý do tại sao thực hành tốt để sử dụng các bố trí trang chiếu trong PowerPoint cho web, đảm bảo rằng nội dung được đọc theo thứ tự lô-gic bằng bộ đọc màn hình.

Những người khiếm thị hoặc người khuyết tật về đọc sẽ dựa vào tiêu đề trang chiếu để dẫn hướng. Ví dụ: bằng cách lướt qua hoặc sử dụng bộ đọc màn hình, họ có thể nhanh chóng xem lướt danh sách tiêu đề trang chiếu, rồi đi thẳng tới trang chiếu mình muốn.

Sử dụng trình tự đọc lô-gic

Sử dụng tiêu đề trang chiếu riêng

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô được sáp nhập hoặc bảng lồng nhau sử dụng bộ kiểm tra trợ năng.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Để tìm các sự cố tiềm ẩn liên quan tới phông chữ hoặc khoảng trắng, hãy xem lại các trang chiếu của bạn để tìm các khu vực trông dày đặc hoặc không đọc được.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: phông chữ sans serif quen thuộc như Arial hoặc Calibri sẽ giúp họ đọc dễ hơn. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

Lưu ý: Bộ kiểm tra trợ năng kiểm tra bản trình bày của bạn cho tất cả các sự cố có thể được khắc phục trong trình duyệt. Để kiểm tra hoàn toàn, hãy mở bản trình bày của bạn trong ứng dụng trên máy tính và sử dụng bộ kiểm tra trợ năng trên máy tính cho Windows hoặc Mac.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh và bảng trong bản trình bày PowerPoint cho web của bạn.

Lưu ý: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

  1. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Bấm chuột phải vào hình ảnh. Chọn chỉnh sửa văn bản thay thế....

      Menu ngữ cảnh cho một hình ảnh hiển thị tùy chọn chỉnh sửa văn bản thay thế trong PowerPoint Online.
    • Chọn hình ảnh. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

      Nút văn bản thay thế trên ribbon cho một hình ảnh trong PowerPoint Online.
  2. Chọn Văn bản Thay thế, rồi nhập mô tả cho hình ảnh.

Hộp thoại văn bản thay thế trong PowerPoint Online.

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

  1. Chọn đồ họa SmartArt.

  2. Chọn thiết kế > văn bảnthay thế.

  3. Nhập mô tả cho đồ họa SmartArt.

Nút văn bản thay thế trên Ribbon để có SmartArt trong PowerPoint Online.

Thêm văn bản thay thế vào hình hoặc video được nhúng

  1. Chọn hình hoặc video.

  2. Chọn Định dạng > Văn bản thay thế.

  3. Nhập mô tả cho hình dạng hoặc video.

Nút văn bản thay thế trên dải băng cho hình dạng và video trong PowerPoint Online.

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Đặt con trỏ vào một ô trong bảng.

  2. Chọn bố trí > văn bảnthay thế.

  3. Nhập mô tả cho bảng.

Nút văn bản thay thế trên dải băng cho bảng trong PowerPoint Online.

Giúp siêu kết nối và bảng trở nên dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối và bảng trong bản trình bày PowerPoint cho web của bạn trở nên trợ năng.

Thêm văn bản siêu kết nối

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, bấm chuột phải, rồi chọn Liên kết.

    Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong hộp Văn bản hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối.

    Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

  2. Trong hộp Địa chỉ, nhập hoặc dán URL đích.

  3. Chọn Chèn.

Hộp thoại siêu kết nối trong PowerPoint Online.

Thay đổi văn bản của siêu kết nối

  1. Chọn văn bản của siêu kết nối, bấm chuột phải, rồi chọn Chỉnh sửa Liên kết.

  2. Trong hộp Văn bản hiển thị, chỉnh sửa văn bản bạn muốn hiển thị cho siêu kết nối.

  3. Chọn OK.

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Trên tab Công cụ Bảng, chọn Thiết kế.

  3. Chọn Hàng Tiêu đề, rồi nhập đầu đề cột trong bảng.

Ảnh chụp màn hình nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng trên tab Thiết kế Công cụ Bảng, với tùy chọn Hàng Tiêu đề được chọn.

Giúp trang chiếu trở nên dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp trang chiếu trong bản trình bày PowerPoint cho web của bạn dễ truy nhập.

Sử dụng thiết kế trang chiếu trợ năng

Sử dụng một trong những chủ đề và mẫu có thể truy nhập được bao gồm để đảm bảo thiết kế trang chiếu, màu sắc, độ tương phản và phông chữ của bạn sẽ dễ truy nhập đối với tất cả khán giả. Chủ đề Office cũng được thiết kế để bộ đọc màn hình có thể đọc nội dung trang chiếu dễ dàng hơn.

  1. Trong trình duyệt của bạn, hãy đi tới Office.com, đăng nhập vào tài khoản của bạn và mở PowerPoint cho web.

  2. Trên trang chào mừng bạn đến với PowerPoint , chọn xem thêm chủ đề.

  3. Trên trang chọn một chủ đề , cuộn xuống dưới cùng của trang, rồi chọn khám phá tất cả các chủ đề.

  4. Trong hộp văn bản mẫu Office trong tìm kiếm , nhập "mẫu có thể truy nhập", rồi nhấn Enter.

  5. Trong kết quả tìm kiếm, hãy chọn một mẫu phù hợp.

  6. Trong cửa sổ xem trước mẫu, chọn chỉnh sửa trong trình duyệt.

Lựa chọn chủ đề trên trang Chào mừng trong PowerPoint Online.

Sử dụng thứ tự đọc lô-gic

Nếu trang chiếu của bạn có chứa đối tượng không nằm trong mẫu trang chiếu thì bạn cần sắp xếp chúng theo thứ tự lô-gic. Các đối tượng được đọc theo thứ tự bạn đã thêm chúng vào một trang chiếu, có thể không có ý nghĩa khi sử dụng bộ đọc màn hình.

Kiểm tra thứ tự đọc trong phiên bản PowerPoint trên máy tính sẽ dễ dàng hơn vì bạn có thể sắp xếp lại thứ tự của các đối tượng trong ngăn Lựa chọn. Trong PowerPoint cho web, bạn có thể cắt và dán đối tượng để thay đổi thứ tự của đối tượng trên trang chiếu.

Để kiểm tra thứ tự của đối tượng trên một trang chiếu, chọn đối tượng, rồi nhấn phím Tab để chuyển tiêu điểm từ đối tượng này sang đối tượng khác.

Định dạng văn bản để tăng tính trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Phông chữ, chọn tùy chọn định dạng của bạn.

Nhóm phông chữ trong PowerPoint Online

Sử dụng tiêu đề riêng cho các trang chiếu

  1. Chọn trang chiếu không có tiêu đề.

  2. Ở tab Trang đầu, chọn Bố trí.

  3. Trong hộp thoại Bố trí Trang chiếu, chọn một bố trí trang chiếu bao gồm chỗ dành sẵn cho tiêu đề, rồi chọn Thay đổi Bố trí. Bố trí mới sẽ được áp dụng cho các trang chiếu.

  4. Trong chỗ dành sẵn cho tiêu đề, nhập một tên riêng.

Lưu ý: Tiêu đề không nhất thiết phải hiển thị thì mới dễ truy nhập. Ví dụ: những người sử dụng bộ đọc màn hình sẽ nghe thấy tiêu đề của trang chiếu ngay cả khi tiêu đề không hiển thị. Trong phiên bản PowerPoint trên máy tính, bạn có thể sử dụng ngăn lựa chọn để bật hoặc tắt khả năng hiển thị đối với tiêu đề và các đối tượng khác trên trang chiếu.

Nút bố trí trên Ribbon tab trang đầu trong PowerPoint Online.

Xem thêm

Cải thiện khả năng truy cập với Bộ kiểm tra trợ năng

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra trợ năng

Mọi thứ bạn cần biết để viết văn bản thay thế có hiệu lực

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp người Khuyết tật dễ dàng truy nhập tài liệu Excel của bạn

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập cho người Khuyết tật

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×