Kiểu cột danh sách và thư viện và các tùy chọn

Kiểu cột danh sách và thư viện và các tùy chọn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Loại cột sẽ quyết định cách dữ liệu được lưu trữ và hiển thị trong danh sách hoặc thư viện. Khi bạn tạo một cột cho danh sách hoặc thư viện, bạn chọn một kiểu cột cho biết loại dữ liệu mà bạn muốn lưu trữ trong cột, chẳng hạn như số chỉ, định dạng văn bản, hoặc một số được tính toán tự động. Cột đó sẽ được thêm vào một hoặc nhiều dạng xem của danh sách hoặc thư viện để giúp bạn hiển thị dữ liệu theo cách có ý nghĩa.

Bảng trong cột loại từ SP 2016

Cập Nhật 26 tháng 4, 2017 nhờ phản hồi của khách hàng.

Các phần sau đây cung cấp thông tin về các kiểu mặc định của cột mà bạn có thể tạo và khi nào dùng từng loại cột. Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, các cột kiểu bổ sung có thể sẵn dùng.

Cột giúp bạn tạo các dạng xem có ý nghĩa của các mục trong danh sách hoặc thư viện. Bằng cách sử dụng cột, bạn có thể sắp xếp, nhóm, và bộ lọc mục, và bạn cũng có thể tính toán dữ liệu về các mục tự động và hiển thị kết quả của các tính toán. Cột cũng cho phép bạn xác định thông tin nào phải được nhập về một mục khi ai đó thêm một mục vào danh sách hoặc thư viện. Khi một mục được thêm vào, biểu mẫu xuất hiện và cung cấp các trường và các tùy chọn để nhập thông tin. Khi bạn tạo một danh sách hoặc thư viện, cột nhất định, chẳng hạn như tiêu đềSửa đổi bởi, được tạo tự động. Bạn có thể tạo cột bổ sung cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Các cột mà bạn tạo xác định trường nào và các tùy chọn xuất hiện trong biểu mẫu đó và các cột có thể được thêm vào dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Bạn chỉ định kiểu cột mà bạn muốn khi bạn tạo một cột. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể chọn một kiểu khác nhau cột cho cột hiện có, nhưng điều này tùy thuộc vào loại và số lượng dữ liệu hiện đang được lưu trữ trong cột. Loại cột của cột hiện có thay đổi có thể hỏng dữ liệu đã được lưu trữ trong cột. Vì các lý do, điều quan trọng là để quyết định loại dữ liệu bạn muốn lưu trữ trước khi bạn tạo một cột. Khi quyết định loại cột nào mà bạn muốn, hãy cân nhắc các thao tác sau:

  • Loại dữ liệu bạn muốn lưu trữ Chữ cái? Chỉ số? Văn bản đã định dạng? Ví dụ, bạn không thể lưu trữ các chữ cái trong một cột số . Biết loại dữ liệu bạn muốn lưu trữ là bước đầu tiên tiến tới chọn kiểu cột phù hợp nhất.

  • Bạn có muốn sử dụng dữ liệu trong tính toán tài chính? Nếu vậy, tiền tệ cột loại là tùy chọn tốt nhất.

  • Bạn có muốn sử dụng dữ liệu trong phép tính toán? Làm thế nào là chính xác các tính toán phải không? Bạn có thể tính toán dữ liệu trong số hoặc tiền tệ cột, nhưng không phải là cột văn bản . Ngoài ra, các phép tính trong một cột tiền tệ đặt chính xác.

  • Bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong cột như thế nào? Trong một cột văn bản , số được sắp xếp như chuỗi ký tự (1, 10, 100, 2, 20, 200 và v.v.), không làm giá trị số. Để sắp xếp các số dưới dạng giá trị số, hãy dùng một cột số hoặc tiền tệ . Ngoài ra, nhiều định dạng ngày không sắp xếp đúng nếu chúng được lưu trữ trong cột văn bản . Để đảm bảo viết sắp xếp ngày tháng, hãy dùng một cột ngày tháng và thời gian .

  • Bạn có muốn đảm bảo rằng mọi người nhập thông tin trong cột? Nếu vậy, bạn có thể xác định cột là bắt buộc và mọi người không thể thêm một mục mà không cần nhập thông tin.

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để thu thập và hiển thị số lượng nhỏ của định dạng văn bản trong một dòng đơn, bao gồm:

  • Văn bản chỉ, chẳng hạn như tên, họ tên, hoặc bộ phận tên

  • Kết hợp văn bản và số, chẳng hạn như địa chỉ đường phố hoặc số tài khoản

  • Số mà không được sử dụng trong phép tính, chẳng hạn như nhân viên ID số, số điện thoại, mã bưu chính hoặc phần số

Một dòng văn bản cột hiển thị 255 ký tự trong một dòng đơn. Nếu bạn đang tạo một cột cho danh sách hoặc thư viện và muốn hiển thị được định dạng văn bản hoặc nhiều hơn một dòng văn bản mỗi lần, tạo một cột nhiều dòng văn bản . Bạn có thể thay đổi cột đơn các dòng văn bản hiện có vào một cột nhiều dòng văn bản mà không mất bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trong cột đã.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột đơn các dòng văn bản trong những cách sau:

  • Gán một giới hạn ký tự    Giới hạn số lượng ký tự bằng cách đặt tối đa số ký tự mà bạn muốn. Ví dụ, nếu cột mua sắm ID nhân viên năm chữ số, bạn có thể dùng tính năng này để giúp đảm bảo rằng mọi người nhập chỉ năm ký tự.

  • Hiển thị một giá trị mặc định    Tự động hiển thị văn bản cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người để nhập văn bản khác nhau nếu họ cần phải làm như vậy. Khi bạn đặt giá trị mặc định, mọi người có thể nhập thông tin nhanh hơn bằng cách chấp nhận mặc định trừ khi họ cần để thay đổi nó. Ví dụ, nếu cột tên của một công ty đã được gán cho một dự án lưu trữ và tổ chức của bạn hoạt động với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó là giá trị mặc định. Kết quả, tên công ty tự động xuất hiện khi dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập tên.

    Một giá trị mặc định có thể là văn bản mà bạn xác định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị tính toán sẽ hữu ích khi bạn muốn hiển thị văn bản cụ thể tự động nhưng nội dung có thể khác nhau tùy thuộc vào người thêm mục khi mục đã được thêm vào hoặc lý do khác nhau. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức, thay vì văn bản cụ thể, là giá trị mặc định. Công thức có thể tính một giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc hệ thống hàm chẳng hạn như [hôm nay], để cho biết ngày hiện tại, hoặc [tôi], để hiển thị tên của người đã thêm hoặc thay đổi mục

    Lựa chọn cho một dòng văn bản cột

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này trong một danh sách hoặc thư viện để thu thập và hiển thị được định dạng văn bản hoặc văn bản dài và số trên nhiều dòng, chẳng hạn như mô tả của một mục. Một cột nhiều dòng văn bản có thể lưu trữ các ký tự tối đa 63,999, và bạn có thể xác định số dòng văn bản mà bạn muốn hiển thị khi người nhập thông tin về một mục. Kiểu cột này sẽ hiển thị tất cả văn bản khi cột được xem trong danh sách hoặc thư viện.

Bạn có thể tùy chỉnh cột nhiều dòng văn bản trong những cách sau:

  • Gán một giới hạn Hiển thị    Giới hạn số dòng đó xuất hiện khi người nhập thông tin về một mục với số dòng để sửa thiết đặt. Ví dụ, nếu cột mua sắm dài ghi chú về một sự kiện lịch, bạn có thể chọn để hiển thị mười dòng văn bản. Điều này giúp dễ dàng hơn cho mọi người để nhập thông tin vì chúng có thể dễ dàng xem tất cả văn bản mà họ đã nhập. Ngược lại, nếu cột mua sắm chỉ một câu hoặc hai về một sự kiện, bạn có thể chọn để hiển thị chỉ hai hoặc ba dòng của văn bản.

    Nếu bạn chỉ định giới hạn Hiển thị, nó không giới hạn giá trị văn bản xuất hiện khi cột sẽ xuất hiện trong danh sách. Tất cả văn bản được nhập vào một mục xuất hiện trong cột.

  • Cho phép không giới hạn độ dài    (Chỉ sẵn dùng trong thư viện tài liệu) Khi sử dụng nhiều dòng văn bản trong thư viện tài liệu, bạn có thể chỉ rõ rằng trường không bị giới hạn trong độ dài.

  • Bật hoặc tắt định dạng văn bản    (Chỉ sẵn dùng trong danh sách) Xác định kiểu của văn bản để cho phép đặt xem mọi người có thể áp dụng định dạng chẳng hạn như tô đậm, nghiêng, hoặc màu cho văn bản. Có hai tùy chọn: văn bản thuần, nó không hỗ trợ bất kỳ tùy chọn định dạng; hoặc văn bản có định dạng nâng cao, nào hỗ trợ cơ bản định dạng chẳng hạn như tô đậm, nghiêng, gạch đầu dòng hoặc đánh số liệt kê, màu văn bản và màu nền. Nó cũng có các tùy chọn bổ sung cho siêu kết nối, ảnh và bảng.

  • Thay đổi chắp thêm    (Chỉ sẵn dùng trong danh sách) Nếu lập phiên bản đã được bật cho danh sách, Chắp thêm thay đổi đối với văn bản hiện có , xác định xem mọi người có thể thêm văn bản mới về mục mà không thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó. Nếu bạn chọn không chắp thêm thay đổi, văn bản mới về mục thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó trong cột. Nếu bạn chọn để chắp thêm thay đổi, mọi người có thể nhập thông tin thêm về một mục, trong khi cũng có thể xem văn bản đã được nhập trước đó và ngày và thời gian đã văn bản được nhập. Khi xem trong danh sách, không phải là một trường trong biểu mẫu mục, cột hiển thị siêu kết nối Dạng xem mục, thay vì văn bản, và mọi người có thể bấm siêu kết nối để xem tất cả thông tin được lưu trữ trong cột cho mục đó.

    Quan trọng: Nếu bạn tắt tùy chọn này sau khi bạn tạo cột, tất cả thông tin ngoại trừ mục nhập gần đây nhất sẽ bị xóa.

Lựa chọn cho nhiều liines cột văn bản

Thiết đặt cho danh sách

Nhiều đường cột văn bản cho thư viện tài liệu

Thiết đặt cho thư viện

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để cho phép mọi người chọn từ danh sách các tùy chọn mà bạn cung cấp. Kiểu cột này là một lựa chọn lý tưởng trong trường hợp mà bạn muốn đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong cột nhất quán vì bạn có thể giới hạn các giá trị được lưu trữ trong một cột.

Mẹo: Để giới hạn các giá trị trong một cột để chỉ những giá trị này được lưu trữ trong site, hãy dùng cột tra cứu thay vì một lựa chọn cột. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cột tra cứu ở phần sau của bài viết này.

Bạn có thể tùy chỉnh cột lựa chọn một trong những cách sau:

  • Định nghĩa danh sách lựa chọn    Cung cấp một danh sách giá trị mà mọi người có thể chọn chính xác. Để cung cấp danh sách này, hãy thay thế văn bản mẫu trong hộp nhập từng lựa chọn trên một dòng riêng biệt với các giá trị mà bạn muốn. Nhập mỗi giá trị trên một dòng riêng biệt. Để bắt đầu một dòng mới, hãy nhấn ENTER.

  • Chọn một định dạng hiển thị    Cho phép nhiều lựa chọn của bạn với hộp kiểm hoặc các lựa chọn đơn mà không cần. Lưu ý rằng SharePoint Online sẽ chỉ hiển thị nút radio trong cổ điển SharePoint.

  • Cho phép thêm các lựa chọn tùy chỉnh    Để cho phép mọi người để nhập một giá trị không có trong danh sách lựa chọn, hãy bật lựa chọn điền vào . Cách làm như vậy là một ý kiến hay nếu bạn có thể không biết tất cả các giá trị mà mọi người cần phải nhập về các mục. Nếu bạn muốn người dùng chỉ các giá trị mà bạn xác định, tắt lựa chọn điền vào .

  • Hiển thị một giá trị mặc định    Tự động, chọn một giá trị cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người để chọn một giá trị khác nếu cần làm như vậy. Một giá trị mặc định sẽ giúp mọi người, nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột tên công ty đã được gán cho một dự án lưu trữ và tổ chức của bạn hoạt động với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó là giá trị mặc định. Kết quả, tên công ty tự động xuất hiện khi dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không có để chọn tên.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn xác định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị tính toán sẽ hữu ích khi bạn muốn hiển thị văn bản cụ thể trong cột tự động nhưng nội dung có thể khác nhau tùy thuộc vào người thêm mục khi mục đã được thêm vào hoặc lý do khác nhau. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức, thay vì văn bản cụ thể, là giá trị mặc định. Công thức có thể tính một giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc hệ thống hàm chẳng hạn như [hôm nay], để cho biết ngày hiện tại, hoặc [tôi], để hiển thị tên của người đã thêm hoặc thay đổi mục.

Tùy chọn cho lựa chọn cột

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ giá trị số không phải giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn một cột số hoặc tiền tệ

Kiểu cột cả sốtiền tệ lưu trữ giá trị số. Sử dụng một cột số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán mà không phải tính toán tài chính hoặc không yêu cầu một mức độ cao độ chính xác. Sử dụng một cột tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp mà bạn không muốn làm tròn số trong phép tính. Không giống như một số cột, một cột tiền tệ là chính xác 15 chữ số bên trái của dấu thập phân và 4 chữ số ở bên phải. Sốtiền tệ kiểu cột cung cấp các định dạng được xác định trước xác định cách hiển thị dữ liệu.

Bạn có thể tùy chỉnh một số cột trong những cách sau:

  • Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi số mà mọi người có thể nhập. Ví dụ, nếu cột lưu lượng công việc được hoàn thành cho một nhiệm vụ là một tỷ lệ phần trăm, bạn có thể xác định các số không dưới dạng giá trị tối thiểu và một trăm là giá trị tối đa. Tương tự, nếu cột số lượng người dự cho sự kiện lưu trữ và bạn muốn giới hạn số người dự vào một số cụ thể, bạn có thể nhập số người dự, tối đa là giá trị tối đa.

  • Bao gồm chữ số thập phân    Xác định xem các số chứa vị trí thập phân và số lượng vị trí thập phân để lưu trữ. Nếu cột có thể cần phải lưu trữ số có nhiều hơn năm chữ số thập phân, bạn có thể chọn tự động khi chọn số lượng vị trí thập phân để bao gồm. Tự động cũng là một lựa chọn tốt nếu cột lưu trữ kết quả của phép tính và bạn muốn kết quả là chính xác như càng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả giá trị trong cột có cùng số vị trí thập phân, đó là nên giới hạn số lượng vị trí thập phân không cho các số nguyên chỉ, hoặc một số vị trí thập phân đến năm.

  • Hiển thị một giá trị mặc định    Tự động hiển thị một số cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người để nhập số khác nhau nếu họ cần phải làm như vậy. Một giá trị mặc định sẽ giúp mọi người, nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột số lượng máy tính mà mỗi thành viên nhóm có lưu trữ và mỗi thành viên trong nhóm có ít nhất một máy tính, hãy nhập 1 là giá trị mặc định. Kết quả, 1 tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập số.

    Một giá trị mặc định có thể là một số mà bạn xác định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị tính toán sẽ hữu ích khi bạn muốn hiển thị một số cụ thể tự động nhưng số có thể khác nhau tùy thuộc vào người thêm mục khi mục đã được thêm vào hoặc lý do khác nhau. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức, thay vì một con số cụ thể, là giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một số dựa trên thông tin trong các cột hoặc các hàm hệ thống.

  • Định dạng số dưới dạng tỉ lệ phần trăm    Thiết đặt Hiển thị dưới dạng tỷ lệ phần trăm cho phép bạn hiển thị và lưu trữ số dưới dạng tỉ lệ phần trăm và xem thư này là một tỷ lệ phần trăm khi nó được dùng để tính toán các giá trị khác.

Lựa chọn cho cột số

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn một cột số hoặc tiền tệ

Kiểu cột cả sốtiền tệ lưu trữ giá trị số. Sử dụng một cột số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán không là tính toán tài chính hoặc không yêu cầu một mức độ cao độ chính xác. Sử dụng một cột tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp mà bạn không muốn làm tròn số trong phép tính. Không giống như một số cột, một cột tiền tệ là chính xác 15 chữ số bên trái của dấu thập phân và 4 chữ số ở bên phải. Sốtiền tệ kiểu cột cung cấp các định dạng được xác định trước xác định cách hiển thị dữ liệu.

Lựa chọn cho cột tiền tệ

Bạn có thể tùy chỉnh cột tiền tệ trong những cách sau:

  • Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi giá trị tiền tệ mà mọi người có thể nhập. Ví dụ, nếu cột lưu báo cáo chi phí cho sự kiện và giới hạn tổ chức của bạn báo cáo cho số lượng trong một phạm vi cụ thể, bạn có thể xác định những giới hạn này dưới dạng các giá trị tối thiểu và tối đa.

  • Bao gồm chữ số thập phân    Xác định xem giá trị bao gồm các chữ số thập phân và số lượng vị trí thập phân để lưu trữ. Giá trị tiền tệ, bạn có thể chọn hai chữ số thập phân hoặc, nếu bạn muốn lưu trữ giá trị chỉ round, bạn có thể chọn số 0. Đối với giá trị không phải tiền tệ được dùng để tính yêu cầu một mức độ cao độ chính xác, bạn có thể chọn giới hạn số lượng vị trí thập phân không đến năm, hoặc cho giá trị chính xác hơn, hãy chọn tự động để tự động dùng số chữ số thập phân, phù hợp cho kết quả của phép tính.

  • Hiển thị một giá trị mặc định    Tự động hiển thị một giá trị cụ thể khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người để nhập một giá trị khác nếu cần làm như vậy. Một giá trị mặc định sẽ giúp mọi người, nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu lưu trữ cột chi phí cho thiết lập tài khoản mới và chi phí đó thông thường là giống nhau cho tất cả các tài khoản mới, bạn có thể xác định số lượng đó là giá trị mặc định. Kết quả, giá trị đó tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập số.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn xác định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị tính toán sẽ hữu ích khi bạn muốn hiển thị một giá trị cụ thể tự động nhưng giá trị có thể khác nhau tùy thuộc vào mục, người thêm mục, khi mục đã được thêm vào, hoặc lý do khác nhau. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức, thay vì văn bản cụ thể, là giá trị mặc định. Công thức có thể tính một giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc các hàm hệ thống.

  • Chọn một định dạng tiền tệ    Đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột dựa trên cùng một tiền tệ bằng cách chọn một định dạng tiền tệ nhất định cho cột. Hộp thả xuống sẽ cung cấp các lựa chọn quốc gia hơn 100 để bạn có thể chỉ định tiền tệ trong hầu hết các định dạng cục bộ.

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ ngày theo lịch, hoặc cả hai ngày và thời gian. Ngày định dạng thay đổi dựa trên các thiết đặt vùng cho trang. Nếu không sẵn dùng định dạng bạn muốn, hãy yêu cầu người quản trị để thêm hỗ trợ cho khu vực thích hợp vào trang.

Bạn có thể tùy chỉnh một cột ngày tháng và thời gian trong những cách sau:

  • Bao gồm chỉ có ngày tháng hoặc cả ngày và thời gian    Xác định xem bạn muốn bao gồm chỉ ngày lịch hoặc cả lịch ngày và giờ của ngày.

  • Hiển thị một giá trị mặc định    Tự động hiển thị một dành riêng cho ngày tháng hoặc ngày và thời gian khi ai đó thêm một mục mới, trong khi cũng cho phép mọi người để nhập một giá trị khác nếu cần làm như vậy. Một giá trị mặc định sẽ giúp mọi người, nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu trữ ngày khi một chi phí được phát sinh và chi phí hầu hết được phát sinh trên ngày đầu tiên của năm tài chính, bạn có thể xác định ngày đầu tiên của năm tài chính là giá trị mặc định. Kết quả, ngày đó tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập ngày.

    Một giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn xác định, ngày một mục được thêm vào danh sách hoặc thư viện hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là một giá trị được tính toán. Giá trị tính toán sẽ hữu ích khi bạn muốn hiển thị một ngày cụ thể hoặc thời gian tự động nhưng các ngày hoặc thời gian có thể khác nhau tùy thuộc vào mục. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn nhập công thức là giá trị mặc định. Công thức có thể tính một giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc hệ thống hàm chẳng hạn như [hôm nay], để cho biết ngày hiện tại. Ví dụ, nếu bạn muốn cột để hiển thị ngày là 30 ngày sau ngày hiện tại, nhập phương trình = [hôm nay] 30 trong hộp Giá trị tính toán .

Lựa chọn cho cột ngày giờ

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để cho phép mọi người chọn giá trị dựa trên thông tin đã được lưu trữ trong site. Ví dụ, nếu bạn muốn một cột để lưu trữ các tên tài khoản khách hàng mà nhân viên được gán và danh sách tài khoản phải được giới hạn trong danh sách tài khoản khách hàng trên trang, bạn có thể tạo cột tra cứu Hiển thị các tên trong danh sách tài khoản khách hàng. Danh sách các lựa chọn trong một cột tra cứu xuất hiện trong bất kỳ người mở rộng hộp, được gọi là menu thả xuống hoặc hộp danh sách, tùy thuộc vào việc bạn cho phép mọi người để chọn nhiều hơn một giá trị.

Bạn có thể tùy chỉnh cột tra cứu trong những cách sau:

  • Chọn nguồn của các giá trị tra cứu    Xác định bảng thảo luận danh sách, thư viện hoặc thảo luận trên site của bạn chứa các giá trị mà bạn muốn lưu trữ trong cột. Nguồn không thể site con, site không gian làm việc, wiki hoặc blog. Sau khi bạn xác định danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận mà bạn muốn, bạn có thể xác định cột nào trong danh sách, thư viện, hay bảng thảo luận chứa các giá trị mà bạn muốn mọi người chọn từ.

  • Cho phép nhiều lựa chọn của bạn    Cho phép mọi người để chọn nhiều giá trị như họ thích hoặc giới hạn số lượng giá trị mà họ có thể chọn để chỉ có một giá trị. Nếu những người có thể chọn nhiều giá trị, tất cả các giá trị xuất hiện trong cột, phân tách bằng dấu chấm phẩy (;).

  • Chọn cột để hiển thị    Bạn có thể thêm một hoặc nhiều cột để hiển thị giá trị trường cụ thể cho kiểu cột này.

Hộp thoại lựa chọn cột tra cứu

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ đúng/sai hoặc có/không thông tin, chẳng hạn như hay không người nào đó sẽ tham dự một sự kiện. Một cột Có/không xuất hiện dưới dạng một hộp kiểm đơn khi mọi người nhập thông tin về một mục. Để cho biết , thành viên nhóm chọn hộp kiểm. Để cho biết không, thành viên trong nhóm xóa hộp kiểm.

Dữ liệu trong một cột Có/không có thể dùng trong phép tính cho các cột khác. Trong trường hợp này, được chuyển đổi thành một giá trị số của một (1) và không được chuyển đổi thành một giá trị số không (0).

Bạn có thể tùy chỉnh một cột Có/không bằng cách chọn một giá trị mặc định cho nó. Một giá trị mặc định là lựa chọn tự động xuất hiện khi ai đó thêm một mục mới. Mọi người có thể chọn một giá trị khác nếu cần làm như vậy. Đối với một cột Có/không , bạn có thể xác định xem hộp kiểm được chọn tự động, cho biết giá trị, hoặc không, biểu thị một giá trị không .

Lựa chọn cho có/không có cột

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để cung cấp một danh sách tìm kiếm người và nhóm mà mọi người có thể chọn khi họ thêm hoặc sửa mục. Ví dụ, trên danh sách nhiệm vụ, một người hoặc nhóm cột có tên Gán cho có thể cung cấp một danh sách những người mà một nhiệm vụ có thể gán cho. Nội dung của danh sách tùy thuộc vào cách dịch vụ thư mục và SharePoint nhóm đã được cấu hình cho site. Để tùy chỉnh nội dung của danh sách, bạn có thể cần liên hệ với người quản trị của bạn.

Bạn có thể tùy chỉnh một người hoặc nhóm cột trong những cách sau:

  • Cho phép nhiều lựa chọn của bạn    Cho phép mọi người để chọn nhiều tùy chọn như họ thích hoặc giới hạn số lượng các lựa chọn để chỉ có một tùy chọn.

  • Bao gồm hoặc loại trừ các nhóm người    Xác định xem danh sách bao gồm mọi người chỉ riêng lẻ, hoặc thêm bao gồm danh sách phân phối email và SharePoint nhóm. Ví dụ, một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể muốn bao gồm những người chỉ riêng lẻ để đảm bảo rằng một người cụ thể chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Trên danh sách dự án, bạn có thể muốn bao gồm danh sách phân phối email và SharePoint nhóm để đảm bảo rằng một nhóm được liên kết với từng dự án.

  • Giới hạn danh sách để người dùng trang    Xác định xem các danh sách bao gồm tất cả mọi người và nhóm trong dịch vụ thư mục hoặc chỉ là những người và nhóm ai có quyền truy nhập vào site như là thành viên của nhóm SharePoint .

  • Xác định thông tin nào để hiển thị    Chọn thông tin nào bạn muốn hiển thị về mọi người hoặc nhóm. Ví dụ, một danh sách liên hệ cho tổ chức lớn, bạn có thể chọn để hiển thị tên của một người, ảnh và chi tiết như kỹ năng và chuyên môn. Trên danh sách liên hệ cho một nhóm nhỏ, bạn có thể chọn để hiển thị chỉ một người tên hoặc địa chỉ email.

Lựa chọn cho người hoặc nhóm cột

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ một siêu kết nối đến một trang Web hoặc để hiển thị một đồ họa trên mạng nội bộ hoặc Internet.

Một cột siêu kết nối hoặc ảnh lưu vào định vị tài nguyên đồng nhất (URL) cho trang Web, đồ họa hoặc tài nguyên khác. Tùy thuộc vào định dạng hiển thị mà bạn chọn, nó sẽ hiển thị một trong hai siêu kết nối có thể bấm vào để truy nhập tài nguyên hoặc đồ họa thay vì URL cho tệp đồ họa.

Để hiển thị URL dưới dạng siêu kết nối, hãy chọn định dạng siêu kết nối . Khi mọi người nhập thông tin về một mục, họ có thể nhập các URL và văn bản mô tả xuất hiện trong cột, thay vì URL. Để hiển thị một đồ họa, thay vì URL cho tệp đồ họa, hãy chọn định dạng ảnh . Khi mọi người nhập thông tin về một mục họ phải nhập URL hoàn chỉnh cho tệp đồ họa, chẳng hạn như http://www.example.com/image.gif, và họ có thể hoặc bạn có thể nhập văn bản mô tả, thay thế cho đồ họa xuất hiện cho những người tắt tính năng đồ họa trong trình duyệt của họ hoặc dựa trên phần mềm đọc màn hình để chuyển đổi đồ họa trên màn hình vào từ được nói.

Các lựa chọn cột ảnh/siêu kết nối

Trở về đầu trang

Sử dụng kiểu trường cột này để hiển thị thông tin được dựa trên chỉ trên trang kết quả của một phép tính của các cột khác trong danh sách hoặc thư viện. Sử dụng ví dụ = [số lượng] * [giá mục] để tính tổng giá.

Khi bạn thêm một cột được tính toán vào danh sách hoặc thư viện, bạn tạo công thức có chứa các toán tử, chẳng hạn như phép trừ (-) và phép cộng (+), hàm, giá trị cụ thể, và tham chiếu đến các cột khác. Công thức có thể tính toán ngày và thời gian, thực hiện phương trình toán học, hoặc để điều khiển văn bản. Ví dụ, một danh sách nhiệm vụ, bạn có thể dùng kiểu cột này để tính toán số ngày lịch yêu cầu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ dựa trên các cột ngày bắt đầu và ngày đã hoàn thành (= [ngày đã hoàn thành]-[ngày bắt đầu]). Trong danh sách liên hệ, bạn có thể dùng một cột được tính toán để kết hợp các tên và họ của các liên hệ và phân tách các bằng khoảng trắng, dựa trên tên và họ cột (= [tên] & "" & [họ]). Lưu ý rằng công thức trong một cột được tính toán chỉ có thể tham chiếu các cột khác trong cùng một danh sách hoặc thư viện.

Ngoài việc nhập công thức cho phép tính, bạn chỉ định loại dữ liệu bạn muốn tính toán để quay lại và làm thế nào để lưu trữ và hiển thị dữ liệu đó. Để tìm hiểu thêm về mỗi loại dữ liệu, hãy xem phần thích hợp của bài viết này.

Để biết thêm về công thức và hàm để dùng với trường được tính toán, hãy xem ví dụ về các công thức thường gặp trong danh sách SharePoint. Bài viết này có nhiều công thức thường gặp, cũng như nối kết đến mô tả của tất cả các hàm có thể được dùng trong SharePoint.

Tùy chọn cột được tính toán

Trở về đầu trang

Sử dụng cột này để tạo các lựa chọn bổ sung cho người phê duyệt khi sử dụng nhiệm vụ dòng công việc.

Nhiệm vụ dòng công việc thường chỉ cung cấp kết quả của phê duyệt hoặc từ chối, hạn chế cách một mục hoặc tài liệu được xử lý. Bạn có thể cần phải gán nhiệm vụ cho người khác hoặc trở lại nộp để biết thêm thông tin. Với cột kết quả nhiệm vụ, bạn có thể cung cấp dịch vụ trường cột lựa chọn cho phép bạn chọn tùy chọn tiêu chí khác hoàn thành. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu làm rõ trên một mục hoặc gán nó cho người nào đó để cung cấp cho người phê duyệt linh hoạt hơn trong dòng công việc.

Các lựa chọn cột kết quả nhiệm vụ

Cột kết quả nhiệm vụ là tương tự như trường lựa chọn khi bạn nhập tùy chọn vào trường lựa chọn. Bạn có thể đặt một lựa chọn riêng lẻ làm mặc định, hoặc sử dụng một giá trị được tính toán. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức, thay vì một con số cụ thể, là giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một số dựa trên thông tin trong các cột hoặc các hàm hệ thống. Bạn cũng có thể chọn xem giá trị cột là bắt buộc, cũng như thực hiện giá trị duy nhất giữa tất cả các mục nhập.

Đối với một hướng dẫn indepth về việc sử dụng nhiệm vụ và nhiệm vụ ra kết quả trong SharePoint, hãy xem làm việc với các nhiệm vụ trong dòng công việc SharePoint 2013 bằng cách dùng Visual Studio 2012

Trở về đầu trang

Sử dụng cột này để hiển thị dữ liệu từ nguồn bên ngoài chẳng hạn như CRM ứng dụng, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính.

Cột dữ liệu bên ngoài cho phép bạn kết nối với nguồn dữ liệu ngoài để cung cấp như cơ sở dữ liệu, bảng tính và ứng dụng CRM. Ví dụ, kết nối với một ứng dụng dòng nghiệp vụ chẳng hạn như SAP hoặc Microsoft CRM có thể cung cấp khách hàng Cập nhật thông tin từ nguồn dữ liệu bên ngoài có thể được hiển thị sau được sử dụng trong danh sách. Sử dụng cơ sở dữ liệu bên ngoài hàng tồn kho, danh sách của bạn có thể trình bày giá hiện tại, mô tả hoặc độ dày của vận chuyển có thể dùng để tính toán hoặc tra cứu bằng các cột khác.

Các lựa chọn cột dữ liệu ngoài

Dữ liệu ngoài cần phải có một số pre-requisites thỏa mãn trước khi bạn có thể truy nhập dữ liệu ngoài. Các tác vụ thường thực hiện bởi người quản trị của bạn, và gây tạo tài khoản và quyền truy nhập dữ liệu, kích hoạt Kết nối dữ liệu nghiệp vụDịch vụ lưu trữ bảo mật.

Để biết thêm về cách tạo, Cập Nhật, và làm mới cột dữ liệu ngoài, hãy xem tạo và cập nhật một cột dữ liệu ngoài trong một danh sách hoặc thư viện hoặc làm việc với dữ liệu ngoài trong Excel Services (SharePoint Server).

Trở về đầu trang

Sử dụng các kiểu cột này để cho phép người dùng trang để chọn giá trị từ một tập hợp thuật ngữ cụ thể của thuật ngữ được quản lý và áp dụng các giá trị cho nội dung của họ. Người dùng có thể tạo và cấu hình một cột siêu dữ liệu quản lý để ánh xạ vào một tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ hiện có, hoặc họ có thể tạo một bộ đặc biệt cho một cột siêu dữ liệu quản lý thuật ngữ mới. Quản lý siêu dữ liệu cột có một số tính năng duy nhất và các đặc tính giúp người dùng chọn và áp dụng thuật ngữ để nội dung, chẳng hạn như hỗ trợ cho "gợi ý," cũng như bộ phận hỗ trợ để định hướng nghĩa của thuật ngữ, mô tả, từ đồng nghĩa và giá trị đa ngôn ngữ.

Quản lý siêu dữ liệu cột tăng cấp sử dụng nhất quán siêu dữ liệu trên trang web vì họ cung cấp cho người dùng có một danh sách các thuật ngữ mà họ có thể áp dụng cho nội dung của họ. Những điều khoản đến từ một tập hợp thuật ngữ được quản lý tập trung trong công cụ quản lý kho thuật ngữ bởi người quản trị kho thuật ngữ hoặc những người khác có quyền để quản lý thuật ngữ. Bất cứ khi nào tập hợp thuật ngữ một cột siêu dữ liệu quản lý cụ thể được gắn kết được Cập Nhật, các điều khoản Cập Nhật sẽ tự động trở nên sẵn dùng cho người dùng bất kỳ lúc nào đó cột siêu dữ liệu quản lý sẵn dùng. Bạn có thể tùy chỉnh cột siêu dữ liệu quản lý trong những cách sau đây.

Lựa chọn cho cột siêu dữ liệu quản lý

Trường nhiều giá trị    Chọn hộp kiểm cho phép nhiều giá trị cho phép cột chứa nhiều hơn một giá trị. Lưu ý rằng bật tính năng này sẽ ngăn các sắp xếp dữ liệu trong dạng xem danh sách.

Định dạng hiển thị    Giá trị được chọn từ tập hợp thuật ngữ có thể được hiển thị như là một giá trị đơn hoặc bằng đường dẫn đầy đủ phân cấp.

  • Chọn hộp kiểm Hiển thị nhãn thuật ngữ trong trường để hiển thị các giá trị của các số hạng đặt là một giá trị duy nhất. Ví dụ: thành phố.

  • Chọn hộp kiểm Hiển thị toàn bộ đường dẫn đến thuật ngữ trong trường để hiển thị giá trị của các số hạng đặt làm đường dẫn đầy đủ phân cấp. Ví dụ: vị trí châu lục, quốc gia/khu vực, thành phố.

Thiết đặt tập hợp thuật ngữ    Hiển thị điều khoản từ một doanh nghiệp được quản lý tập hợp thuật ngữ hoặc tạo một thuật ngữ tùy chỉnh thiết đặt chia sẻ với người khác trong tuyển tập trang.

  • Dùng một tập hợp thuật ngữ được quản lý    Nhập một hoặc nhiều thuật ngữ, phân tách bằng dấu chấm phẩy, rồi chọn Tìm để lọc các tùy chọn để chỉ bao gồm những người có chứa các số hạng mong muốn. Sau khi tìm thấy tập hợp thuật ngữ có chứa danh sách các giá trị để hiển thị trong cột này, hãy bấm trên một thuật ngữ để chọn cấp độ đầu tiên của cấu trúc phân cấp để hiển thị trong cột. Tất cả các mức dưới thuật ngữ bạn chọn sẽ được hiển thị khi người dùng chọn một giá trị.

Tạo một tập hợp thuật ngữ tùy chỉnh    Nhập mô tả cho tập hợp thuật ngữ tùy chỉnh của bạn và nhập cấu trúc phân cấp bộ thuật ngữ của bạn trực tiếp vào hộp được cung cấp, hoặc bấm vào sửa bằng cách dùng trình quản lý thiết thuật ngữ để mở và dùng công cụ quản lý thuật ngữ.

Để biết thêm thông tin về siêu dữ liệu được quản lý, hãy xem giới thiệu về quản lý siêu dữ liệu. Bài viết này mô tả những gì siêu dữ liệu được quản lý và cách sử dụng nó.

Ghi chú: Trong khi một thuật ngữ tùy chỉnh sẵn dùng cho tất cả người dùng trong một tuyển tập trang, các thuật ngữ trong tập hợp sẽ không sẵn dùng như từ khóa doanh nghiệp.

Trở về đầu trang

Làm việc với cột, danh sách và thư viện

Dưới đây là một số tài nguyên bổ sung để giúp bạn làm việc với danh sách và thư viện:

Để lại bình luận cho chúng tôi

Bài viết này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này. Nếu không, hãy cho chúng tôi biết về điều gây khó hiểu hoặc còn thiếu. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước và cập nhật bài viết này.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×