Khách hàng nghiên cứu tình huống: di chuyển từ Excel vào Access

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Đôi khi một giải pháp kinh doanh được tạo bằng cách dùng Excel khi truy nhập hơn thích hợp. Hoặc, có lẽ Excel ban đầu là sử dụng, nhưng dữ liệu đã phát triển vượt quá một giải pháp Excel và nó là thời gian để sử dụng một chương trình cơ sở dữ liệu. May mắn, bạn có thể di chuyển dữ liệu nghiệp vụ của bạn từ Excel vào Access.

Đường tuổi thọ ung thư, một tổ chức phi lợi nhuận dựa trong Seattle, ban đầu thiết kế của hệ thống cấp theo dõi bằng cách dùng Excel. Sau khi chạy vào vấn đề với sự thừa dữ liệu, họ quyết định nó đã là thời gian để cấp quyền truy nhập bản dùng thử.

Bác sĩ Kerry Fowler cung cấp hỗ trợ CNTT tình nguyện cho đường tuổi thọ ung thư. Anh ấy đồng ý với một cuộc phỏng vấn mà chúng ta đã thảo luận ung thư đường tuổi thọ của phải, vai trò của người đó và nền kỹ thuật, làm thế nào họ sử dụng Excel, và những gì họ đã thực hiện với quyền truy nhập.

Một cuộc phỏng vấn, phần 1

ST: Ổn rồi, thì tôi Steven Thomas tôi viết Office Online, và tôi đang ở đây hôm nay với bác sĩ Kerry Fowler ở đường tuổi thọ ung thư. Đường tuổi thọ ung thư là một tổ chức phi lợi nhuận giúp mọi người trực tiếp với ung thư.

ST: Bác sĩ Fowler, bạn có thể mô tả một chút về loại hỗ trợ đường tuổi thọ ung thư sẽ cung cấp để mọi người?

KF: Cũng Steven, đường tuổi thọ ung thư cung cấp y tế không hỗ trợ để mọi người sống với ung thư bao gồm bệnh nhân, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp, vì vậy thật khá một phạm vi rộng.

ST: Vì vậy khi bạn nói không y tế bạn có nghĩa gì?

KF: Mọi người không đến đường tuổi thọ ung thư để nhận được lời khuyên y tế, nhưng chúng phát sinh cho các lớp học, có bài tập lớp học, yoga, các lớp học để viết, Hoa cách sắp xếp, một số việc xây dựng các cộng đồng giữa bệnh nhân ung thư, và tương tác với người khác với ung thư.

ST: Không có âm thanh như nhiều dịch vụ rất quan trọng, cám ơn cho thông tin đó. Vậy, bạn có một độ tin học sinh, đúng?

KF: Thực sự thái hóa hữu cơ.

ST: Hóa hữu cơ, okay tiếc.

KF: Nhập gì cả để xin lỗi cho.

ST: Vậy làm thế nào mà sẽ giúp bạn đây tại đường tuổi thọ ung thư không?

KF: Cũng tôi vào dược ngành và ma túy khám phá cho khá là một số năm, và khi công việc của tôi đi như là một phần của một sáp nhập công ty tôi đã thực hiện một thời gian để volunteer đây ở đường tuổi thọ ung thư đó vợ là tổng giám đốc và tôi có cách thực hiện một số thông tin hóa học qua 10 năm trước đây, vì vậy, tôi đã khá cảm thấy thoải mái với việc xử lý thông tin , chủ yếu lớn tệp phẳng, và tôi đã để tìm hiểu một số lệnh UNIX và loại điều, nhưng tôi không có bất kỳ trải nghiệm với cơ sở dữ liệu quan hệ.

ST: OK, cũng có thể bạn cho tôi biết một chút về sắp xếp thông tin quản lý nhiệm vụ mà bạn thực hiện ở đây là một phần của tình nguyện của bạn?

KF: Tất nhiên, khi tôi trước tiên đi kèm tôi đã làm việc nó chỉ hàng ngày, bạn biết, là máy in làm việc, chuột của tôi không hoạt động. Nhưng cuối cùng tôi thấy là một số chức năng xảy ra, ví dụ bệnh nhân hỗ trợ quỹ, nơi những người đang sử dụng bảng tính Excel để lưu thông tin sẽ trở về kiểm tra mà đã được gửi để mọi người để giúp họ trả cho một vay thế chấp, hoặc cho y tế hóa đơn hoặc cho phương tiện di chuyển một số năm.

ST: Vì vậy rất nhiều các tệp khác nhau?

KF: Cũng đã có rất nhiều mục nhập trong bảng tính.

ST: Vì vậy một bảng tính lớn?

KF: có một bảng tính lớn với nhiều tab, nhưng nó đã được khó khăn cho chúng để cho biết mức độ tiền có này người nhận này năm, số lượng đã họ nhận qua 4 năm trước đây, số lượng người nhận trợ giúp với thế chấp của họ?

ST: Chắc chắn rằng âm thanh như cổ điển vấn đề bạn có thể gặp, làm cho toàn bộ nhiều dữ liệu trong Excel và cố gắng truy sâu xuống vào đó, một bảng tính giống như vậy.

KF: Sao cho nhìn như một tai đang đợi xảy ra, chỉ cần một sắp xếp xấu ra khỏi thảm họa hoàn thành, vì vậy tôi quyết định để đi sâu vào học Microsoft Access để giải quyết vấn đề này. Những điều khác mà đã xảy ra là dữ liệu đã được đang được lại nhập nhiều lần.

ST: Loại dữ liệu?

KF: Chỉ cần tên, tên của mọi người, mã zip, tên của nhân viên xã hội, bất kỳ số nào trong điều.

ST: Vì vậy người cùng một sẽ kết thúc với một vài bản ghi khác nhau có lẽ?

KF: Chính xác, bạn nhận được rất sáng tạo quy tắc chính tả của Seattle ví dụ.

ST: Tất nhiên, vì vậy tại sao truy nhập? Có phải bạn chỉ có nó ở đây hoặc nào bạn đã lấy được nó cho mục đích này hoặc làm những gì bạn đến Access?

KF: Truy nhập cũng sẵn dùng rộng rãi đây vì đường tuổi thọ ung thư sử dụng Microsoft Office và họ dùng Small Business Server 2003, vì vậy mỗi máy tính vào vị trí có quyền truy nhập, và tôi có nhìn vào truy nhập chỉ trên riêng về của tôi một năm trước nhưng tôi thực sự không thực hiện bất kỳ phát triển, vì vậy tôi nghĩ rằng đây là một cơ hội tìm hiểu cho tôi và nó là một cách để có thể giúp đường tuổi thọ ung thư đáp ứng mục tiêu của họ.

ST: Mát, tôi nghĩ bạn đã thực hiện một quyết định tốt. Tôi có một chút kinh nghiệm làm việc với quyền truy nhập và không khá nhiều làm việc với Excel, nhưng tôi biết điều gì truy nhập cho và chắc chắn là tốt hơn phù hợp với loại của bạn đã trao đổi về các tác vụ quản lý.

ST: Chúng ta hãy hơi ngắt và sau đó trở lại cho nửa sau cuộc phỏng vấn này.

Một cuộc phỏng vấn, phần 2

ST: OK, thì đây là Steven Thomas một lần nữa, trở lại với phần thứ hai của một cuộc phỏng vấn của tôi của bác sĩ Kerry Fowler ở đường tuổi thọ ung thư.

ST: Hãy nói về quy trình di chuyển từ Excel vào Access. Lượng công việc bạn nói đã tham gia? Bạn đã hoàn thành với công việc?

KF: Tôi nghĩ bạn đã không bao giờ khá hoàn tất công việc, đặc biệt là khi bạn đang làm việc với kế thừa dữ liệu vào một bảng tính nơi có thể có dấu chấm câu lạ mà bạn không muốn. Nhìn chung tôi nghĩ điều tôi tìm thấy thách thức hầu hết vừa khớp, cũng sẽ lật quanh đây cho một lúc. Tôi nghĩ rằng làm cho dữ liệu khớp với kiểu là quan trọng, đó là một điều ngớ ngẩn nói.

ST: Nó không phải là một điều ngớ ngẩn để nói, điều quan trọng là và thật khó khăn để tải chúng phù hợp, vì Excel hơn một chút khoan dung về dữ liệu nào, nó sẽ và sẽ không chấp nhận.

KF: Phải có, hấp lập dữ liệu, tôi tìm thấy ở hầu hết thách thức mất dữ liệu cũ, loại bỏ trùng lặp, tìm thấy lỗi chính tả, tìm lạ chấm câu và việc tidied để nó dễ dàng hơn để nhập vào trong Access và không gây ra lỗi. Vì vậy, bạn sẽ thực sự nhiều cơ quan có vào bảng tính Excel hoặc tệp văn bản mà bạn đang nhập. Khi mọi thứ được so khớp trình nhập là khá dễ dàng.

ST: Vì vậy có này tạm quy trình kinh doanh dừng trong tạm thời không?

KF: Không, mọi người có hoạt động xung quanh, một trong những điều mà tôi đã làm ngoài ra để làm việc trên cơ sở dữ liệu hỗ trợ bệnh nhân đang thực hiện một cũ truy nhập cơ sở dữ liệu mà họ đã được thiết phải là một danh sách gửi thư lớn và nó đã là chỉ là một tệp phẳng lớn. Vì vậy tôi đang thực hiện một số bước để dọn sạch mà và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm trùng lặp.

ST: Nhưng họ đang dùng cơ sở dữ liệu quỹ bệnh nhân hỗ trợ?

KF: Có.

ST: Nhưng vẫn là dữ liệu trong Excel mà bạn chưa nhập vào đó, nhưng nó là dữ liệu kế thừa bạn vẫn sẽ nhập.

KF: Đó là true. Tôi có thông tin 2008 đã nhập, nhưng tôi vẫn có dữ liệu 2004 để 2007 để dọn dẹp và nhập.

ST: Rồi, vậy mọi người không không phải chờ hoặc bất kỳ điều gì?

KF: Không. Thật tốt để sử dụng hiện tại.

ST: Vì vậy điều gì khác thách thức nào bạn quay, hoặc bạn có thể đối diện xây dựng hệ thống mới, bao gồm này khác một mà bạn đang nói về.

KF: Cũng là một số tính năng cụ thể để truy nhập, tôi đã thử thách bằng một số với một số điều Visual Basic và cũng làm Dlookup() và thực hiện các hoạt động đúng, và trong trường hợp nhất định, bạn phải nhận được các báo giá và dấu ngoặc vuông tất cả ở bên phải vị trí hoặc không hoạt động. Nhưng nhìn chung nó đã dễ dàng hơn rất nhiều hơn tôi nghĩ nó sẽ và đó là rất bổ ích có thể thực hiện điều gì đó mà hoạt động.

ST: Vì vậy bạn đang làm gì với Access mà bạn không thực hiện với Excel vì nó không thực tế? Bất kỳ điều gì mới bên cạnh rõ ràng, bạn biết làm cho dữ liệu trong bảng khác nhau và đó sắp xếp của ảnh?

KF: Cũng một trong những điều tôi tìm ra cách thực hiện mà tôi biết sẽ rõ ràng cho một người dùng giàu kinh nghiệm nhưng, ví dụ, mã zip là thừa thông tin liên quan đến thành phố và bang và Quốc, vì vậy, tôi đã sắp xếp hợp lý nhập dữ liệu cho danh sách gửi thư để chỉ có mã zip cần được nhập, và sau đó tôi đã có một bảng tất cả các Hoa Kỳ mã zip với trạng thái của họ , thành phố và Quốc. Vì vậy, mà điều đơn giản hóa đáng kể và giảm lỗi chính tả.

ST: Đó là tuyệt vời. Làm thế nào về báo cáo? Bạn có nhìn thấy bất lợi nhuận trong khả năng để tạo ra báo cáo bây giờ bạn đã di chuyển để truy nhập không?

KF: Có tôi đề cập trước khi nó được khó khăn khi sử dụng bảng tính Excel để xác định số lượng tiền đã được trao cho một người cụ thể trong một khoảng thời gian cụ thể, nhưng bây giờ với hệ thống truy nhập, tôi đã có thể tạo một số báo cáo tự động tạo yêu cầu kiểm, mã chúng cho loại thích hợp ung thư họ có và nó cũng tạo ra một trang tính tóm tắt cho bộ phận tài chính của tất cả các khác kiểm tra mà đã được viết mà tuần đối với mỗi các tài khoản và các tổng phụ.

ST: Wow có âm thanh như một lời đẹp. Vì vậy cuối cùng, có đồng nghiệp của bạn ở đây nói gì? Ai đã cấp cho bạn ý kiến phản hồi trên quy trình và sản phẩm bạn tích hợp sẵn cho chúng?

KF: Cũng họ thực sự thích nó. Cho bệnh nhân hỗ trợ quỹ nó có thực sự sắp xếp hợp lý quy trình. Vì có lỗi ít đó nghĩa là gì các kiểm tra có thể nhận được viết nhanh hơn và nó thực sự là sự cố trước đó, thông tin cần phải gửi lại từ tài chính cho việc sửa lỗi và mà không xảy ra khi thường bây giờ, vì vậy các máy khách thực sự benefitting trực tiếp là tốt.

ST: Đó là tuyệt vời, đó là tốt. OK cũng cảm ơn bạn rất nhiều cuộc phỏng vấn và chúng tôi sẽ giữ liên lạc lại mắt tôi chắc chắn, kiểm nhập trên tiến độ của bạn với quỹ bệnh nhân hỗ trợ, hoặc, mới mà bạn đang làm việc trên một lần nữa là gì?

KF: Mới là danh sách gửi thư lớn.

ST: Cơ sở dữ liệu danh sách gửi thư. OK cũng tôi sẽ quan tâm để kiểm tra trở lại và xem cách mà sắp, cảm ơn bạn một lần nữa.

KF: Niềm vui của tôi.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×