Import your data into Business Contact Manager

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Business Contact Manager cho Outlook giúp dễ dàng nhập bản ghi công việc được lưu trữ trong các chương trình khác, chẳng hạn như Excel, hoặc thư mục Liên hệ Outlook của bạn.

Bạn có thể nhập bản ghi công việc về Tài khoản và Liên hệ Công việc vào Business Contact Manager cho Outlook, cùng với các tùy chỉnh bằng trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ.

Trong bài viết này

Những điều cần lưu ý khi nhập

Chọn loại tệp cần nhập

Tùy chỉnh là gì?

Nhập tệp Business Contact Manager (.bcm)

Nhập tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx)

Nhập từ ứng dụng khác bằng cách sử dụng loại tệp .csv; cũng nhập từ Microsoft Excel hoặc Microsoft Access

Nhập thư mục Liên hệ Microsoft Outlook

Nhập tệp ACT! hoặc QuickBooks

Đối với một số loại tệp, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn chọn tệp để nhập, rồi nhập tệp. Đối với các loại tệp khác, bạn cần phải gõ tên của tệp cần nhập, và cho biết cách bạn muốn trình hướng dẫn xử lý các bản ghi và tùy chỉnh nhất định. Nếu bạn đang nhập tệp Excel hoặc danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ bằng cách sử dụng loại tệp tên là tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv), thì trình hướng dẫn cũng hướng dẫn bạn qua quy trình so khớp đầu đề cột của danh sách mà bạn đang nhập với các trường tương ứng của chúng trong Business Contact Manager (ví dụ như Đơn giá, Địa chỉ Doanh nghiệp). Quy trình này được gọi là ánh xạ.

Đầu Trang

Những điều cần lưu ý khi nhập

Trước khi bạn nhập dữ liệu nghiệp vụ của mình vào Business Contact Manager cho Outlook, hãy cân nhắc các điều sau đây:

  • Luôn sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn trước khi nhập tệp vì không thể đảo ngược quy trình này.

  • Trước khi bạn nhập tệp, chúng tôi khuyên bạn nên so sánh các trường của tệp với các trường trong bản ghiTài khoản hoặc Liên hệ Công việc, rồi thay đổi các trường trong tệp để khớp với trường trong bản ghi Business Contact Manager cho Outlook. Chẳng hạn, bạn có thể tách thông tin địa chỉ trong tệp mà mình đang nhập để khớp với trường Đường của Doanh nghiệp, Thành phố của Doanh nghiệpBang của Doanh nghiệp trong Business Contact Manager cho Outlook.

  • Khi Business Contact Manager cho Outlook nhập lượng lớn dữ liệu, cửa sổ trạng thái có thể hiển thị không chính xác về tiến độ của quy trình nhập. Mặc dù cửa sổ trạng thái trống hoặc hiển thị thông báo Không Phản hồi, nhưng Business Contact Manager cho Outlook vẫn đang nhập dữ liệu của bạn.

  • Business Contact Manager cho Outlook chỉ hỗ trợ định dạng tệp Unicode. Các định dạng tệp khác như ANSI không được hỗ trợ.

Đầu Trang

Chọn loại tệp cần nhập

Bạn có thể nhập một số loại tệp khác vào Business Contact Manager cho Outlook. Hãy bấm vào một loại tệp để được hướng dẫn cách nhập loại tệp đó.

Loại tệp

Mô tả

Dữ liệu Business Contact Manager cho Outlook (.bcm)

Tất cả dữ liệu trong Business Contact Manager cho Outlook, bao gồm Tài khoản, Liên hệ Công việc, Cơ hội, Dự án Kinh doanh, Nhiệm vụ dự án và lịch sử liên lạc của chúng. Nó cũng bao gồm các tùy chỉnh, hoạt động tiếp thị, cũng như danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ.

Tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx)

Bao gồm bố trí mẫu, trang và dạng xem tùy chỉnh; báo cáo tùy chỉnh; và mẫu dự án.

Ghi chú: Chỉ có chủ sở hữu cơ sở dữ liệu có thể nhập tùy chỉnh.

Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv)

Danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ thường có định dạng tệp .csv.

Bao gồm dữ liệu trong định dạng tệp Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy (.csv). Dữ liệu từ hầu như mọi chương trình đều có thể được lưu theo định dạng tệp .csv, vì vậy ngay cả khi định dạng tệp cho một ứng dụng không được liệt kê, bạn vẫn có thể lưu dữ liệu từ ứng dụng đó theo định dạng tệp .csv, rồi nhập dữ liệu vào Business Contact Manager cho Outlook.

Sổ làm việc Excel (.xls, .xlsx)

Bao gồm tệp dữ liệu ở định dạng Sổ làm việc Microsoft Excel.

Cơ sở dữ liệu Access (.mdb, .accdb)

Bao gồm dữ liệu ở định dạng tệp Microsoft Access.

Thư mục Liên hệ Outlook (.pst)

Bao gồm liên hệ ở định dạng tệp Microsoft Outlook (.pst). Nếu cơ sở dữ liệu Business Contact Manager của bạn được chia sẻ, thì mỗi người dùng có thể muốn nhập liên hệ Outlook của mình.

ACT! (.dbf, .pad)

Đề cập đến dữ liệu được lưu ở định dạng tệp ACT!. Business Contact Manager cho Outlook bao gồm một Công cụ Chuyển đổi Dữ liệu cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu ACT! sang định dạng .bcm trước khi nhập.

Ghi chú: Nếu bạn chọn định dạng tệp ACT! (.dbf. .pad) hoặc QuickBooks (.IIF), hãy bấm Chuyển đổi Dữ liệu để chuyển đổi dữ liệu của bạn thành định dạng tệp Business Contact Manager (.bcm). Công cụ này giúp bạn nhập các loại tệp này. Làm theo hướng dẫn trong công cụ.

  • Ứng dụng ACT! phải được cài đặt trên máy tính của bạn trước khi bạn có thể nhập dữ liệu ở định dạng tệp ACT!.

QuickBooks (.IIF)

Mọi phiên bản tệp QuickBooks ở định dạng .iif đều có thể nhập được. Business Contact Manager cho Outlook bao gồm một công cụ Chuyển đổi Dữ liệu cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu QuickBooks sang định dạng .bcm trước khi nhập dữ liệu.

Mẹo: Nếu dữ liệu của bạn được lưu ở định dạng tệp không được liệt kê trong trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ, thì hãy lưu dữ liệu dưới dạng tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy rồi nhập vào Cơ sở dữ liệu Trình quản lý Liên hệ Công việc của bạn.

Đầu Trang

Tùy chỉnh là gì?

Tùy chỉnh là sửa đổi mà bạn đã thực hiện cho Business Contact Manager cho Outlook. Tùy chỉnh có thể có nhiều hình thức. Khi bạn tạo tab mới trong một không gian làm việc, thì đó là tùy chỉnh. Khi bạn tạo biểu mẫu mới, hoặc thêm hay loại bỏ trường và phần khỏi biểu mẫu hiện có, thì đó là tùy chỉnh. Tùy chỉnh cũng bao gồm các trường do người dùng xác định, báo cáo tùy chỉnh và mẫu Dự án Kinh doanh. Nếu bạn thao tác trên Business Contact Manager cho Outlook vượt quá phạm vi các biểu mẫu và trường mặc định của nó, thì đó có thể là tùy chỉnh.

Đầu Trang

Thông tin thêm về việc nhập tùy chỉnh

Bạn có hai cách nhập tùy chỉnh vào Business Contact Manager cho Outlook. Một là thông qua loại tệp .bcm. Loại tệp này không chỉ chứa bản ghi dữ liệu nghiệp vụ của bạn, mà cả những tùy chỉnh bạn đã thực hiện cho bản ghi, biểu mẫu và báo cáo. Cách thứ hai để nhập tùy chỉnh là thông qua loại tệp .bcmx. Loại tệp này không chứa dữ liệu nghiệp vụ, mà cả những tùy chỉnh bạn đã thực hiện cho Business Contact Manager cho Outlook. Loại tệp này rất hữu ích khi bạn muốn áp dụng tùy chỉnh cho dữ liệu mình đã có mà không ghi đè hoặc thêm vào dữ liệu.

Khi bạn nhập tùy chỉnh, cho dù từ tệp .bcm hay .bcmx, thì bạn đang ghi đè lên các thiết đặt trong cơ sở dữ liệu đích bằng tùy chỉnh được lưu trữ trong tệp. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ:

  • Nếu cơ sở dữ liệu đích chứa tùy chỉnh vốn không tồn tại trong tệp .bcmx, chẳng hạn như một loại bản ghi mới dựa trên Tài khoản, thì các tùy chỉnh này sẽ được giữ nguyên.

  • Nếu tệp .bcmx chứa một loại trường tùy chỉnh Mối quan hệ, nhưng loại dữ liệu tương ứng mà nó tham chiếu không tồn tại trong cơ sở dữ liệu đích, thì trường này sẽ không được thêm vào cơ sở dữ liệu.

Đầu Trang

Nhập tệp Business Contact Manager (.bcm)

Loại tệp này chứa bản ghi dữ liệu nghiệp vụ của bạn và những tùy chỉnh đã được thực hiện cho bản ghi, biểu mẫu và báo cáo.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager, rồi bấm nút Nhập và Xuất.

  3. Bấm Nhập từ Tệp.

    Trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ mở ra.

  4. Nhập vị trí và tên của tệp .bcm, hoặc bấm Duyệt để xác định vị trí của tệp.

  5. Bấm Tiếp.

    cửa sổ chọn tùy chọn nhập

  6. Chọn cách bạn muốn xử lý bản ghi trùng lặp. Lựa chọn của bạn là:

    • Không nhập bản ghi trùng lặp. Không nhập bản ghi trùng lặp của tệp được nhập, giữ nguyên bản ghi hiện có.

    • Nhập bản ghi trùng lặp làm bản ghi mới. Nhập và đặt tên mới, có liên quan cho bản ghi trùng lặp của tệp được nhập, giữ nguyên bản ghi hiện có.

    • Cập nhật bản ghi hiện có. Nếu có bản ghi trùng lặp và bản ghi mà bạn đang nhập có chứa thông tin khác hoặc bổ sung, thì cập nhật bản ghi trùng khớp.

      Cửa sổ Nhập, phần trùng lặp

      Sự trùng lặp xảy ra khi tên của một bản ghi mà bạn đang nhập trùng với tên của một bản ghi hiện có.

  7. Chọn cách bạn muốn xử lý tùy chỉnh. Lựa chọn của bạn là:

    • Nhập bố trí tùy chỉnh (biểu mẫu, trang và dạng xem). Thay thế bố trí của biểu mẫu, trang và dạng xem hiện có bằng biểu mẫu, trang và dạng xem trong tệp được nhập.

    • Không loại bỏ bất kỳ trường nào khỏi bố trí biểu mẫu hiện có. Các biểu mẫu, trang và dạng xem trong tệp được nhập sẽ không loại bỏ bất kỳ trường nào hiện đang được dùng trong cơ sở dữ liệu hiện có. Chắp thêm mọi trường mới từ tệp được nhập vào các biểu mẫu, trang hoặc dạng xem.

      phần tùy chỉnh nhập của cửa sổ nhập

  8. Chọn thêm bất kỳ mục nào mà bạn muốn đưa vào quá trình nhập. Lựa chọn của bạn là:

    • Lịch sử Liên lạc

    • Sản phẩm (và Dịch vụ)

    • Báo cáo tùy chỉnh

    • Mẫu Dự án

  9. Bấm Nhập.

Đầu Trang

Nhập tùy chỉnh Business Contact Manager (.bcmx)

Tùy chỉnh là sửa đổi mà bạn đã thực hiện cho Business Contact Manager cho Outlook để điều chỉnh nó theo nhu cầu của mình. Tệp có phần mở rộng .bcmx chỉ chứa tùy chỉnh; nó không chứa các dữ liệu nghiệp vụ như Tài khoản, Liên hệ Công việc, và Đầu mối.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager, rồi bấm nút Nhập và Xuất.

  3. Bấm Nhập từ Tệp.

    Trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ mở ra.

  4. Nhập vị trí và tên của tệp .bcmx, hoặc bấm Duyệt để xác định vị trí của tệp.

    Tên tệp của tệp .bcmx mà bạn đang nhập sẽ xuất hiện trong hộp Tệp cần Nhập.

  5. Bấm Nhập.

    Business Contact Manager cho Outlook nhập dữ liệu của bạn. Khi quá trình này hoàn tất, bạn sẽ được hướng dẫn để xem lại thông báo nhập và các lỗi có thể xảy ra được ghi lại trong tệp nhật ký. Bạn có thể xem tệp nhật ký bằng cách bấm Xem Nhật ký.

Đầu Trang

Nhập từ ứng dụng khác bằng cách sử dụng loại tệp .csv; cũng nhập từ Microsoft Excel hoặc Microsoft Access

Định dạng tệp .csv là một định dạng đơn giản nhưng mạnh mẽ để truyền dữ liệu giữa các chương trình. Trên thực tế, rất nhiều chương trình đọc tệp .csv, kể cả Excel.

Bạn cũng có thể sử dụng định dạng tệp .csv để nhập danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ. Danh sách này có phải được cấu trúc theo cách đặc biệt để nhập. Để biết thêm thông tin về các vấn đề bạn phải giải quyết trước khi nhập danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ, hãy xem Nhập danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ.

Nếu bạn có dữ liệu trong tệp Excel hoặc Access, cũng sử dụng thủ tục sau đây để nhập dữ liệu.

Trong phần này

Bước 1: Chọn tệp .csv, Excel, Access mà bạn muốn nhập

Bước 2: Ánh xạ trường

Nhập danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ

Nhập danh sách

Khắc phục lỗi nhập .csv

Bước 1: Chọn tệp .csv, Excel, Access mà bạn muốn nhập

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager, rồi bấm nút Nhập và Xuất.

  3. Bấm Nhập từ Tệp.

    Trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ mở ra.

  4. Nhập vị trí và tên của tệp .csv, Excel hoặc Access, hoặc bấm Duyệt để xác định vị trí của tệp.

    Tệp được liệt kê trong hộp Tệp cần Nhập.

  5. Bấm Tiếp.

  6. Chọn cách bạn muốn xử lý bản ghi trùng lặp. Lựa chọn của bạn là:

    • Không nhập bản ghi trùng lặp. Không nhập bản ghi trùng lặp của tệp được nhập, giữ nguyên bản ghi hiện có.

    • Nhập bản ghi trùng lặp làm bản ghi mới. Nhập và đặt tên mới, có liên quan cho bản ghi trùng lặp của tệp được nhập, giữ nguyên bản ghi hiện có. Sự trùng lặp xảy ra khi tên của một bản ghi mà bạn đang nhập trùng với tên của một bản ghi hiện có.

  7. Bấm Tiếp.

Đầu Trang

Bước 2: Ánh xạ trường

Bây giờ bạn sẽ so khớp các đầu đề cột (trường) của tệp mà mình đang nhập với trường tương ứng của chúng trong Business Contact Manager. Quy trình này được gọi là ánh xạ.

  1. Ánh xạ tệp .csv, Excel hoặc Access.

    • Tệp .csv    

      Nếu cần, hãy chọn hộp kiểm của tệp .csv mà bạn muốn nhập.

    • Tệp Excel    

      Mỗi trang tính Excel vốn là một phần của sổ làm việc Excel sẽ được liệt kê. Chọn hộp kiểm của mỗi trang tính mà bạn muốn nhập.

      Nếu sổ làm việc Excel của bạn chỉ có dữ liệu trên một trang tính (bất kể có bao nhiêu trang tính trong tệp), hãy chọn chỉ hộp kiểm của trang tính đó.

    • Tệp Access    

      Các bảng vốn là một phần của cơ sở dữ liệu Access sẽ được liệt kê. Chọn hộp kiểm của mỗi bảng mà bạn muốn nhập.

      Nếu cơ sở dữ liệu Access của bạn chỉ có dữ liệu trên một trang tính hoặc bảng (bất kể có bao nhiêu bảng trong tệp), hãy chọn chỉ hộp kiểm của bảng đó.

  2. Trong cột Nhập Như, hãy bấm vào loại bản ghi, chẳng hạn như Tài khoản hoặc Liên hệ Công việc mà bạn đang nhập.

  3. Bấm Ánh xạ.

    Cửa sổ Nhập trường ánh xạ

  4. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây để ánh xạ trường:

    • Để ánh xạ trường theo cách thủ công, trong danh sách Nhập Trường (1), hãy kéo trường mà bạn muốn ánh xạ lên một trường trong danh sách Trường Sẵn có.

    • Để cho phép Business Contact Manager cho Outlook ánh xạ trường cho bạn, hãy bấm Ánh xạ Tự động (2). Sau đó cuộn qua danh sách Trường Sẵn có để kiểm tra ánh xạ.

    • Để ánh xạ trường như bạn đã thực hiện trong ánh xạ trước đó, hãy bấm Sử dụng Ánh xạ Trước đó (3).

    • Để tạo trường mới và ánh xạ trường từ tệp đã nhập lên trường mới đó, hãy bấm Ánh xạ lên Trường Mới (4).

  5. Lặp lại cho đến khi danh sách Nhập Trường trống.

  6. Nếu muốn thay đổi bất kỳ ánh xạ nào, hãy thực hiện một trong các thao tác sau đây:

    • Để thay đổi ánh xạ của một trường riêng lẻ, hãy kéo trường đã ánh xạ từ danh sách Trường Sẵn có trở về danh sách Nhập Trường.

    • Để xóa tất cả ánh xạ, hãy bấm Xoá Ánh xạ. Sau đó thử ánh xạ trường một lần nữa.

  7. Khi bạn đã hoàn thành việc chọn ánh xạ của mình, hãy bấm OK rồi bấm Nhập.

    Business Contact Manager cho Outlook nhập dữ liệu của bạn. Khi quá trình này hoàn tất, bạn sẽ được hướng dẫn để xem lại thông báo nhập và các lỗi có thể xảy ra được ghi lại trong tệp nhật ký. Bạn có thể xem tệp nhật ký bằng cách bấm Xem Nhật ký.

Mẹo:  Có thể sau khi nhập tệp Excel, một số số điện thoại sẽ không xuất hiện. Đây là vấn đề đã biết. Thử mở tệp trong Excel 2010, rồi lưu lại theo định dạng tệp .csv bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như. Sau đó, từ Business Contact Manager cho Outlook, bạn có thể nhập lại tệp .csv.

Đầu Trang

Nhập danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ

Để nhập danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ, thì danh sách phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

  • Danh sách phải có định dạng tệp .csv. Nếu bạn có thể mở danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ của mình trong Excel, thì bạn có thể lưu nó thành tệp .csv bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như.

  • Danh sách phải chứa ít nhất ba cột được sắp xếp theo thứ tự xác định.

Sắp xếp danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ với đúng cột

Để nhập đúng cách tệp .csv gồm các mục sản phẩm và dịch vụ, thì tệp phải chứa ít nhất ba cột, tối đa năm cột, sắp xếp như sau:

Sắp xếp ba cột

Tên Mục

Mô tả

Đơn Giá

Sắp xếp bốn cột

Tên Mục

Mô tả

Đơn Giá

Số lượng

Sắp xếp năm cột

Tên Mục

Mô tả

Đơn Giá

Số lượng

UnitCost

Bất kể bạn chọn bố trí nào, hàng hoặc dòng đầu tiên trong tệp .csv nên là đầu đề cột cho danh sách của bạn.

Ví dụ cho Excel

Đây có thể là diện mạo của danh sách gồm hai mục trong Excel. Nó bao gồm một hàng đầu đề theo sau là một hàng cho mỗi mục.

Tên Mục

Mô tả

Đơn Giá

Xích xe đạp

Titanium 48"

56.50

Chai nước

Xanh lam trong suốt

11.75

Ví dụ cho Notepad

Nếu bạn đang sửa tệp trong một trình soạn thảo văn bản như Notepad (trái ngược với Microsoft Excel), hãy tạo một dòng riêng biệt trong tệp cho mỗi mục mà bạn đang nhập và phân tách các mục trong mỗi dòng bằng dấu phẩy, không có khoảng trắng trước hoặc sau dấu phẩy.

Tên Mục,Mô tả,Đơn Giá
Xích xe đạp,Titanium 48",56.50
Chai nước,Xanh lam trong suốt,11.75

Mẹo:  Nếu bạn nhận được thông báo cho biết có số lượng cột sai trong tệp đầu vào, thì có thể bạn đã thêm quá nhiều dấu phẩy vào một hoặc nhiều hàng. Để tránh điều này, hãy đảm bảo làm theo một trong những cách sắp xếp cột đã đề cập ở phần trước trong bài viết này.

Nhớ rằng dòng đầu tiên trong tệp .csv của bạn phải là đầu đề cột.

Đầu Trang

Nhập danh sách

Sau khi bạn đã chuẩn bị xong tệp .csv của mình, thì bạn có thể nhập tệp, thêm mục vào danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ hiện có của mình, hoặc thay thế danh sách hiện tại bằng các mục mới nhập.

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Business Contact Manager, hãy bấm Bán hàng.

  2. Trên Ribbon, trên tab Nhà, trong nhóm tùy chỉnh, hãy bấm Sản phẩm và Dịch vụ.

  3. Trong hộp thoại Sản phẩm và Dịch vụ, hãy bấm Nhập.

  4. Nhập vị trí và tên của tệp .csv, hoặc bấm Duyệt để xác định vị trí của tệp.

  5. Bấm vào một trong các tùy chọn sau đây:

    • Thay thế danh sách hiện có bằng các mục trong tệp này. Tùy chọn này loại bỏ danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ hiện có của bạn, và thay thế bằng danh sách các mục mà bạn đang nhập.

    • Thêm mục trong tệp này vào danh sách hiện có.

      Quan trọng: Bạn không thể hoàn tác quá trình nhập. Bạn nên sao lưu dữ liệu của mình trước khi tiến hành.

  6. Bấm Nhập.

  7. Khi tệp của bạn đã nhập xong, hãy bấm Đóng.

Đầu Trang

Khắc phục lỗi nhập .csv

Nếu bạn đang thực hiện nhập các mục sản phẩm và dịch vụ và quy trình này bị gián đoạn hoặc báo cáo lỗi, thì có thể là do dữ liệu được định dạng không đúng trong tệp .csv, ký hiệu tiền tệ, hoặc mục trùng lặp trong danh sách hiện có của bạn.

Kiểm tra định dạng của tệp .csv

Các vấn đề về định dạng sau đây có thể dẫn đến thông báo lỗi khi bạn nhập tệp .csv.

Nguyên nhân

Giải pháp

Cột không có đầu đề.

Thêm một đầu đề cột vào mỗi kiểu dữ liệu. Việc nhập dữ liệu sẽ đơn giản hơn nếu bạn sử dụng đầu đề cột hiện có trong cơ sở dữ liệu Business Contact Manager.

Nhãn cột hoặc tiêu đề không phải là duy nhất.

Kiểm tra nhãn hoặc tiêu đề trùng lặp và sửa thành duy nhất. Chẳng hạn, nếu có hai nhãn hoặc tiêu đề cùng tên là Số Điện thoại, hãy sửa một mục thành Số Điện thoại 1, và mục kia thành Số Điện thoại 2.

Tệp .csv chứa ký tự dạng không in.

Ký tự dạng không in bao gồm ký tự trở về đầu dòng và ngắt trang hoặc ngắt đoạn. Đảm bảo xoá tất cả các ký tự này trước khi bạn thử nhập tệp lại.

Tệp được nhập có số lượng cột sai.

Tệp phải chứa ít nhất ba cột được sắp xếp theo thứ tự sau: Tên Mục, Mô tả, Đơn Giá.

Đầu Trang

Hướng dẫn về chấm câu và tiền tệ

Giá và số lượng sản phẩm không được chứa ký hiệu tiền tệ hoặc dấu chấm giữa câu như dấu chấm hoặc dấu phẩy. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng dấu thập phân cho tiền tệ. Ví dụ:

  • Đối với bất kỳ số nào là số nguyên, kể cả tiền tệ, hãy nhập 10000, nhưng không phải là số có dấu phẩy hoặc dấu thập phân.

  • Đối với giá có phần lẻ, hãy nhập dấu thập phân, như trong 10.50 khi bạn tham chiếu đến giá mười đô-la và năm mươi xu.

Cho biết cách bạn xử lý bản ghi trùng lặp

Bạn có thể nhận được thông báo lỗi khi nhập các mục sản phẩm và dịch vụ nếu bạn tìm cách nhập các mục đã có trong Business Contact Manager cho Outlook, nhưng chưa chỉ dẫn rằng những mục trùng lặp này nên ghi đè lên các mục hiện có. Thông báo lỗi trong tệp nhật ký lỗi cho biết mục hoặc các mục đã có trong Business Contact Manager cho Outlook.

Để sửa lỗi, hãy nhập lại các mục sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Trong hộp thoại Nhập Các mục Sản phẩm và Dịch vụ, hãy bấm Thay thế danh sách hiện có bằng các mục trong tệp này. Các mục trong tệp mà bạn đang nhập sẽ ghi đè lên mục trong danh sách các mục sản phẩm và dịch vụ hiện tại của bạn.

phần tùy chọn nhập

Khi bạn nhập lại danh sách, bạn sẽ không gặp phải lỗi về mục trùng lặp.

Đầu Trang

Nhập thư mục Liên hệ Microsoft Outlook

Chỉ với một vài lần bấm, bạn có thể thêm vào Business Contact Manager cho Outlook hàng loạt các Liên hệ Công việc bằng cách nhập thư mục Liên hệ Outlook của mình.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager, rồi bấm nút Nhập và Xuất.

  3. Bấm Nhập Liên hệ Outlook.

    Trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ mở ra.

  4. Trình hướng dẫn liệt kê thư mục Liên hệ mặc định của bạn là thư mục cần nhập. Để nhập thư mục Liên hệ khác, hãy bấm Duyệt. Bấm vào thư mục Liên hệ mà bạn muốn nhập, rồi bấm OK.

  5. Chọn cách bạn muốn xử lý bản ghi trùng lặp.

    Lựa chọn của bạn là:

    • Không nhập bản ghi trùng lặp. Không nhập bản ghi trùng lặp của tệp được nhập, giữ nguyên bản ghi hiện có.

    • Nhập bản ghi trùng lặp làm bản ghi mới. Nhập và đặt tên mới, có liên quan cho bản ghi trùng lặp của tệp được nhập, giữ nguyên bản ghi hiện có.

      Sự trùng lặp xảy ra khi tên của một bản ghi mà bạn đang nhập trùng với tên của một bản ghi hiện có.

  6. Bấm Nhập.

Mẹo: Để nhập dữ liệu Windows Live Mail của bạn vào Business Contact Manager cho Outlook, trước tiên bạn phải thêm tài khoản Windows Live Mail vào Outlook.

Đầu Trang

Nhập tệp ACT! hoặc QuickBooks

Nếu bạn có dữ liệu nghiệp vụ trong ACT! hoặc QuickBooks, thì bạn có thể nhập dữ liệu đó vào Business Contact Manager cho Outlook bằng Công cụ Chuyển đổi Dữ liệu và trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ. Công cụ Chuyển đổi Dữ liệu sẽ chuyển đổi dữ liệu ACT! hoặc QuickBooks của bạn sang dạng mà Business Contact Manager cho Outlook có thể diễn giải.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm tab Business Contact Manager, rồi bấm nút Nhập và Xuất.

  3. Bấm Nhập từ Ứng dụng Khác.

  4. Trong trình hướng dẫn Nhập Dữ liệu Nghiệp vụ, hãy bấm Chuyển đổi Dữ liệu. Công cụ Chuyển đổi Dữ liệu mở ra. Bấm Tiếp.

  5. Bấm vào một phiên bản của ACT! hoặc QuickBooks, rồi bấm Tiếp.

  6. Nhập vị trí và tên của tệp, hoặc bấm Duyệt để xác định vị trí của tệp, rồi bấm Tiếp.

  7. Chọn hộp kiểm của các thể loại dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi. Trong danh sách Đích, hãy chọn loại bản ghi Business Contact Manager cho Outlook mà bạn muốn chuyển đổi dữ liệu, rồi bấm Tiếp

  8. Chọn những trường do người dùng xác định mà bạn muốn đưa vào làm một phần của quá trình chuyển đổi dữ liệu, rồi bấm Tiếp.

  9. Bấm Duyệt, để chọn vị trí cho tệp được chuyển đổi, nhập tên tệp rồi bấm Lưu. Bấm Tiếp.

  10. Bấm Tiếp. Khi chuyển đổi hoàn tất, hãy đóng Công cụ Chuyển đổi Dữ liệu.

  11. Bây giờ bạn có thể nhập dữ liệu đã chuyển đổi theo thủ tục được mô tả trong Nhập tệp Business Contact Manager (.bcm).

    Mẹo: Bạn có thể bỏ qua các lựa chọn cho tùy chỉnh, vì chúng không áp dụng dữ liệu đã chuyển đổi của bạn.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×