Hạn chế quyền truy nhập vào tài liệu bằng quản lý quyền thông tin trong Word

Quản lý Quyền Thông tin (IRM) giúp bạn ngăn các thông tin nhạy cảm được in ra, chuyển tiếp hoặc sao chép bởi những người không được phép. Các quyền được lưu trữ trong tài liệu mà chúng được xác thực bởi máy chủ IRM.

Khi sử dụng IRM trong Office, bạn có thể quản lý các tệp đặc tả giấy (. XPS) của bạn và các kiểu tệp Word sau đây:

  • Tài liệu    . doc

  • Tài liệu    . docx

  • Tài liệu được kích hoạt macro    . docm

  • Mẫu    . chấm

  • Tiêu   Mẫu. dotx

  • Mẫu có hỗ trợ macro    . dotm

Đặt cấu hình máy tính của bạn để sử dụng IRM

Để sử dụng IRM trong Office, phần mềm bắt buộc tối thiểu là Windows Rights Management Services (RMS) Gói Dịch vụ Máy khách 1 (SP1). Người quản trị RMS có thể đặt cấu hình chính sách IRM dành riêng cho công ty xác định người có thể truy nhập thông tin và mức chỉnh sửa được phép dành cho thư email. Ví dụ: người quản trị công ty có thể xác định mẫu quyền có tên là "Thông tin mật của Công ty" chỉ định rằng chỉ người dùng bên trong tên miền công ty mới có thể mở thư email sử dụng chính sách đó.

Tải xuống quyền

Lần đầu tiên bạn tìm cách mở tài liệu với quyền hạn chế, bạn phải kết nối với một máy chủ cấp phép để xác minh thông tin đăng nhập của bạn và để tải xuống giấy phép sử dụng. Giấy phép sử dụng xác định mức truy nhập vào một tệp của bạn. Quy trình này là bắt buộc đối với từng tệp có quyền hạn chế. Nói cách khác, sẽ không thể mở được nội dung có quyền hạn chế nếu không có giấy phép sử dụng. Office phải gửi thông tin xác thực của bạn, bao gồm địa chỉ email và thông tin về quyền của bạn với máy chủ cấp phép thì bạn mới có thể tải xuống quyền. Thông tin chứa trong tài liệu sẽ không được gửi đến máy chủ cấp phép.

Hạn chế cấp phép đối với nội dung trong tệp

IRM cho phép bạn áp dụng các hạn chế trên cơ sở từng người dùng, mỗi tệp, hoặc mỗi nhóm (các quyền dựa trên nhóm bắt buộc phải có dịch vụ thư mục Active Directory cho nhóm mở rộng). Ví dụ, trong tài liệu, Ranjit tạo ra, ông có thể cung cấp cho quyền Helena để đọc nhưng không thay đổi. Ranjit sau đó có thể cung cấp cho Bobby quyền sửa tài liệu. Ranjit cũng có thể quyết định áp dụng giới hạn năm ngày cho cả của Helena và quyền truy nhập của Bobby vào tài liệu. 

Quyền

  1. Lưu tài liệu.

  2. Chọn tab tệp .

  3. Chọn thông tin, chọn bảo vệ tài liệu, trỏ tới hạn chế cấp phép theo người, rồi chọn truy nhập bị hạn chế.

  4. Trong hộp thoại quyền , chọn hạn chế quyền đối với tài liệu này, rồi gán các mức truy nhập mà bạn muốn cho từng người dùng.

    • Lựa chọn của bạn có thể bị hạn chế nếu người quản trị đã đặt chính sách cấp phép tùy chỉnh mà các cá nhân không thể thay đổi.

      Mức cấp phép

    • Đọc     Người dùng có quyền đọc có thể đọc tài liệu, nhưng họ không có quyền chỉnh sửa, in hoặc sao chép.

    • Thay đổi     Người dùng có quyền thay đổi có thể đọc, chỉnh sửa và lưu các thay đổi đối với tài liệu, nhưng họ không có quyền in nó.

    • Toàn quyền Kiểm soát     Người dùng có quyền điều khiển đầy đủ có quyền tác giả đầy đủ và có thể thực hiện bất kỳ điều gì với tài liệu mà tác giả có thể thực hiện, chẳng hạn như đặt ngày hết hạn cho nội dung, ngăn chặn in và cấp quyền cho người dùng. Sau khi quyền đối với tài liệu đã hết hạn cho người dùng được ủy quyền, tài liệu chỉ có thể mở bởi tác giả hoặc người dùng có quyền điều khiển đầy đủ đối với tài liệu. Tác giả luôn có quyền Toàn quyền Kiểm soát.

  5. Để cấp cho người nào đó toàn quyền kiểm soát, trong hộp thoại quyền , hãy chọn Thêm tùy chọn, sau đó trong cột mức truy nhập , hãy chọn mũi tên, rồi chọn toàn quyền kiểm soát trong danh sách mức truy nhập .

    Hộp thoại Quyền

  6. Sau khi bạn gán các mức cấp phép, hãy chọn OK.

    Thanh thông báo xuất hiện, trong đó chỉ ra rằng tài liệu được quản lý quyền. Nếu bạn phải thực hiện bất kỳ thay đổi quyền truy nhập nào đối với tài liệu, hãy chọn thay đổi quyền.

    thanh thông báo trong Word

    Nếu một tài liệu có quyền hạn chế được chuyển tiếp đến một người trái phép, một thông báo sẽ xuất hiện với địa chỉ email của tác giả hoặc địa chỉ trang web để cá nhân có thể yêu cầu quyền đối với tài liệu đó.

    Hộp thoại cho thấy một tài liệu có quyền hạn chế đã được chuyển tiếp đến một người trái phép

    Nếu tác giả chọn không bao gồm địa chỉ email thì người dùng không được ủy quyền sẽ nhận được thông báo lỗi.

Đặt ngày hết hạn cho một tệp
  1. Mở tệp.

  2. Đi đến tệp.

  3. Trên tab thông tin , chọn bảo vệ tài liệu, trỏ tới hạn chế cấp phép theo người, rồi chọn truy nhập bị hạn chế.

  4. Trong hộp thoại quyền , hãy chọn hộp kiểm hạn chế quyền đối với tài liệu này , rồi chọn xem thêm tùy chọn.

  5. Dưới mục quyền bổ sung cho người dùng, hãy chọn hộp kiểm tài liệu này hết hạn vào , rồi nhập ngày.

  6. Chọn OK hai lần.

Sử dụng tài khoản người dùng Windows khác để quản lý tệp bằng quyền

  1. Mở tài liệu, trang tính hoặc bản trình bày.

  2. Chọn tab tệp .

  3. Trên tab thông tin , chọn bảo vệ tài liệu, trỏ tới hạn chế cấp phép theo người, rồi chọn quản lý chứngdanh.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong hộp thoại chọn người dùng , hãy chọn địa chỉ email cho tài khoản mà bạn muốn sử dụng, rồi chọn OK.

    • Trong hộp thoại chọn người dùng , chọn Thêm, nhập thông tin đăng nhập của bạn cho tài khoản mới, rồi chọn OK hai lần.

      Hộp thoại Chọn Người dùng

Xem nội dung có quyền hạn chế

Để xem nội dung được quản lý quyền mà bạn có quyền bằng cách sử dụng Office, chỉ cần mở tài liệu.

Nếu bạn muốn xem các quyền mà bạn có, hãy chọn xem cấp phép trong thanh thông báo hoặc chọn tài liệu này chứa chính sách cấp phép Nút cho biết rằng tài liệu này chứa chính sách cấp phép .

Trong các phiên bản Office trên iOS, bạn có thể mở mọi tệp được bảo vệ bằng IRM mà mình nhận được nếu bạn đã đăng nhập bằng tài khoản có quyền đối với tệp. Khi mở tệp được bảo vệ bằng IRM, bạn sẽ thấy một thanh thông tin ở phía trên cùng cho phép bạn xem các quyền được gán cho tệp này.

Nếu bạn là Người đăng ký Office 365 với Azure Rights Management và bộ phận CNTT của bạn đã xác định một số mẫu IRM để bạn sử dụng thì bạn có thể gán các mẫu đó cho tệp trong Office trên iOS.

Để bảo vệ tệp gõ nhẹ vào nút sửa Biểu tượng Chỉnh sửa trong ứng dụng của bạn, hãy đi đến tab xem lại và gõ nhẹ vào nút hạn chế quyền . Bạn sẽ thấy danh sách các chính sách IRM sẵn có; chọn chính sách mà bạn muốn, rồi nhấn vào Đã xong để áp dụng.

Lưu ý: Nếu nút Hạn chế Quyền không được kích hoạt trong ứng dụng của bạn, hãy mở bất kỳ tài liệu hiện có nào được bảo vệ bằng IRM để khởi đầu.

Trong phiên bản Android của Office, mọi tệp được bảo vệ bằng IRM mà bạn nhận được sẽ mở nếu bạn đăng nhập bằng tài khoản có quyền đối với tệp. Khi mở tệp được bảo vệ bằng IRM, bạn sẽ thấy một thanh thông tin ở phía trên cùng cho phép bạn xem các quyền được gán vào tệp này.

Khi bạn mở một tệp được bảo vệ bằng IRM trong Office for Android, bạn có thể xem các quyền mình đã được gán.

Quản lý Quyền Thông tin (IRM) giúp thực hiện các thao tác sau:

  • Ngăn người nhận nội dung bị hạn chế được ủy quyền chuyển tiếp, sao chép, thay đổi, in, fax hoặc dán nội dung cho mục đích sử dụng trái phép.

  • Hạn chế nội dung bất kể được gửi đi đâu

  • Cung cấp thời gian hết hạn tệp để không còn xem được nội dung trong tài liệu sau thời gian được hỉ định

  • Thực thi các chính sách của công ty chi phối việc sử dụng và phát tán nội dung trong công ty

IRM không thể giúp nội dung bị hạn chế tránh:

  • Bị xóa, đánh cắp hay ghi lại và truyền bởi những chương trình độc hại, chẳng hạn như ngựa Trojan, keystroke logger và một số loại phần mềm gián điệp nhất định

  • Bị mất hoặc hỏng do hành động của các loại vi-rút máy tính

  • Bị sao chép bằng tay hay nhập lại do hiển thị trên màn hình của người nhận

  • Bị chụp ảnh kỹ thuật số (khi được hiển thị trên màn hình) bởi người nhận

  • Bị sao chép bằng cách sử dụng các chương trình chụp ảnh màn hình của bên thứ ba

Lưu ý:  Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Cho chúng tôi biết thông tin này có hữu ích hay không? Dưới đây là bài viết bằng tiếng Anh để bạn tham khảo..​

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×