Giới thiệu về truy vấn

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi bạn muốn xem lại, thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của bạn cân nhắc sử dụng truy vấn.

Dùng truy vấn, bạn có thể trả lời các câu hỏi rất cụ thể về dữ liệu của bạn có thể thật khó khăn để trả lời bằng xem bảng dữ liệu trực tiếp. Bạn có thể sử dụng truy vấn để lọc dữ liệu của bạn, để thực hiện các phép tính với dữ liệu của bạn, và để tóm tắt dữ liệu của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng truy vấn để tự động hóa tác vụ quản lý nhiều dữ liệu và xem lại các thay đổi trong dữ liệu của bạn trước khi bạn xác nhận các thay đổi.

Ghi chú: Hàm tổng hợp các truy vấn, chẳng hạn như tổng hoặc đếm, sẽ không sẵn dùng trong truy vấn Web.

Việc sử dụng truy vấn giúp nhiều tác vụ của cơ sở dữ liệu trở nên dễ dàng hơn

Trong bài viết này

Tổng quan

Xem một tập hợp con dữ liệu trong bảng

Xem lại dữ liệu từ nhiều bảng cùng lúc

Yêu cầu biến thể của câu hỏi bằng cách dùng tham số

Tính toán dựa trên dữ liệu của bạn

Xem xét kết hay tập hợp dữ liệu

Tạo một bảng mới bằng cách sử dụng dữ liệu từ các bảng khác

Thêm dữ liệu vào một bảng bằng cách sử dụng dữ liệu từ các bảng khác

Thay đổi dữ liệu luôn tự động

Xóa bỏ dữ liệu luôn tự động

Tổng quan

Bài viết này cung cấp các thông tin cơ bản về truy vấn và cung cấp các ví dụ về các kiểu khác nhau của truy vấn.

Một truy vấn là yêu cầu cho dữ liệu kết quả, cho các hành động trên dữ liệu, hoặc cho cả hai. Bạn có thể dùng truy vấn để trả lời câu hỏi đơn giản, để thực hiện các phép tính, để kết hợp dữ liệu từ bảng khác nhau, hoặc thậm chí để thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu bảng. Truy vấn mà bạn dùng để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc để tạo phép tính được gọi là truy vấn chọn. Truy vấn thêm, thay đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu được gọi là truy vấn hành động.

Bạn cũng có thể dùng truy vấn để cung cấp dữ liệu cho một biểu mẫu hoặc báo cáo. Trong một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt, dữ liệu mà bạn muốn trình bày bằng cách sử dụng một biểu mẫu hoặc báo cáo thường nằm trong nhiều bảng khác nhau. Bằng cách sử dụng truy vấn, bạn có thể tập hợp dữ liệu mà bạn muốn dùng trước khi bạn thiết kế biểu mẫu hoặc báo cáo của bạn.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng truy vấn để cung cấp dữ liệu cho biểu mẫu và báo cáo, tham chiếu đến các nối kết trong phần xem thêm, hoặc tìm kiếm trợ giúp.

Mở một truy vấn hiện có

Nếu bạn không quen thuộc với ngăn dẫn hướng, bạn có thể không biết cách mở một truy vấn đã tồn tại. Ngăn dẫn hướng là một tính năng thay thế các cửa sổ cơ sở dữ liệu từ các phiên bản trước Access 2007. Bạn sẽ nhìn thấy ngăn dẫn hướng dọc bên trái của màn hình của bạn.

Để mở bất kỳ đối tượng cơ sở dữ liệu, bao gồm một truy vấn, bạn có thể bấm đúp vào đối tượng trong ngăn dẫn hướng.

Sử dụng cơ sở dữ liệu Northwind để thực hiện cùng với ví dụ

Ghi chú: Ví dụ trong bài viết này dùng cơ sở dữ liệu đã được tạo bằng cách sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu Northwind 2010.

  1. Bấm tab tệp , sau đó bấm mới.

  2. Trong ngăn giữa, bên dưới Mẫu sẵn dùng, hãy bấm Mẫu, sau đó bấm Northwind.

  3. Trong ngăn bên phải, xem lại tên cho tệp cơ sở dữ liệu trong hộp tên tệp, và thực hiện bất kỳ thay đổi thành tên. Bạn cũng có thể duyệt cho một vị trí tệp khác bằng cách bấm vào biểu tượng thư mục.

  4. Bấm Tạo.

  5. Làm theo hướng dẫn trên trang Northwind Traders (trên tab đối tượng của Màn hình Khởi động) để mở cơ sở dữ liệu, rồi đóng cửa sổ Hộp thoại Đăng nhập.

Đầu trang

Xem một tập hợp con dữ liệu trong bảng

Đôi khi bạn có thể muốn xem lại tất cả dữ liệu từ một bảng, nhưng tại thời điểm khác, bạn có thể muốn xem lại dữ liệu từ một số trường, hoặc bạn có thể muốn xem lại dữ liệu chỉ khi một số trường đáp ứng tiêu chí. Để xem lại một số dữ liệu trong bảng, bạn dùng truy vấn chọn.

Giả sử bạn muốn xem lại danh sách các sản phẩm và giá cả của họ. Bạn có thể tạo một truy vấn trả về thông tin sản phẩm và giá theo quy trình sau đây:

  1. Mở Northwind cơ sở dữ liệu mà bạn đã thiết lập bằng cách dùng các bước sau đây.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.

  3. Trong hộp thoại Hiện bảng , trên tab bảng , bấm đúp vào sản phẩm.

  4. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  5. Trong bảng sản phẩm, bấm đúp vào Tên sản phẩmbảng giá để thêm các trường truy vấn lưới thiết kế.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn chạy và sau đó hiển thị danh sách các sản phẩm và giá cả của họ.

Đầu trang

Xem lại dữ liệu từ nhiều bảng cùng lúc

Bảng trong cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt chịu mối quan hệ lô-gic với nhau. Các mối quan hệ tồn tại trên cơ sở trường vào bảng có chung. Khi bạn muốn xem lại dữ liệu từ bảng có liên quan, bạn có thể sử dụng truy vấn chọn.

Giả sử bạn muốn xem lại đơn hàng cho khách hàng sống trong thành phố cụ thể. Dữ liệu về đơn hàng và dữ liệu về khách hàng được lưu trữ trong hai bảng trong cơ sở dữ liệu tương tự. Mỗi bảng có một trường ID khách hàng, biểu mẫu cơ sở cho một quan hệ một - nhiều giữa hai bảng. Bạn có thể tạo một truy vấn trả về đơn hàng cho khách hàng trong một thành phố nhất định, ví dụ, Las Vegas, theo quy trình sau đây:

  1. Mở Northwind cơ sở dữ liệu mà bạn đã thiết lập bằng cách dùng các bước sau đây.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.

  3. Trong hộp thoại Hiện Bảng, trên tab Bảng, bấm đúp vào Khách hàngĐơn hàng.

  4. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

    Lưu ý đường, được gọi là một nối kết nối trường ID khách hàng bảng và trường ID khách hàng trong bảng đơn hàng. Dòng này hiển thị mối quan hệ giữa hai bảng.

  5. Trong bảng Khách hàng, bấm đúp vào Công tyThành phố để thêm những trường này vào lưới thiết kế truy vấn.

  6. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong cột thành phố , hãy xóa hộp kiểm trong hàng hiện .

  7. Trong hàng tiêu chí của cột thành phố , hãy nhập Las Vegas.

    Xóa hộp kiểm Hiển thị ngăn truy vấn Hiển thị thành phố trong kết quả của nó, và nhập Las Vegas trong hàng tiêu chí xác định rằng bạn muốn xem bản ghi chỉ giá trị của trường thành phố đâu Las Vegas. Trong trường hợp này, truy vấn trả về chỉ các khách hàng nằm trong Las Vegas — L và công ty AA.

    Lưu ý rằng bạn không có để hiển thị một trường để dùng nó với một tiêu chí.

  8. Trong bảng Đơn hàng, hãy bấm đúp vào Mã Đơn hàngNgày Đơn hàng để thêm các trường này vào hai cột kế tiếp trong lưới thiết kế truy vấn.

  9. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn chạy và sau đó hiển thị danh sách đơn hàng cho khách hàng trong Las Vegas.

  10. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

    Hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.

  11. Trong hộp Tên truy vấn , nhập đơn hàng theo thành phố, sau đó bấm OK.

Đầu trang

Yêu cầu biến thể của câu hỏi bằng cách dùng tham số

Đôi khi, bạn có thể muốn chạy một truy vấn chỉ hơi khác một chút từ một truy vấn hiện có. Bạn có thể thay đổi truy vấn gốc để sử dụng tiêu chí mới của bạn, nhưng nếu bạn thường muốn chạy biến thể của một truy vấn cụ thể, hãy cân nhắc sử dụng truy vấn tham số. Khi bạn chạy truy vấn tham số, truy vấn sẽ nhắc bạn cho giá trị trường, và sau đó sử dụng giá trị mà bạn cung cấp để tạo các tiêu chí cho truy vấn của bạn.

Trong ví dụ trước, bạn đã tạo một truy vấn trả về đơn hàng đối với khách hàng nằm trong Las Vegas. Bạn có thể sửa đổi truy vấn để nhắc bạn xác định thành phố mỗi lần bạn chạy truy vấn bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Mở Northwind cơ sở dữ liệu mà bạn đã thiết lập bằng cách dùng các bước sau đây.

  2. Nhấn F11 để hiển thị ngăn dẫn hướng.

    Ghi chú: Bước này không phải là cần thiết nếu ngăn dẫn hướng được hiển thị.

  3. Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy bấm chuột phải vào truy vấn có tên là Đơn hàng theo Thành phố (mà bạn đã tạo trong phần trước), rồi bấm Dạng xem Thiết kế trên menu lối tắt.

  4. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí của cột thành phố, xóa bỏ Las Vegas, sau đó nhập [cho city?].

    Chuỗi [cho city?] là lời nhắc tham số của bạn. Dấu ngoặc vuông cho biết rằng bạn muốn truy vấn để yêu cầu đầu vào, và văn bản (trong trường hợp này, cho thành phố nào?) là câu hỏi Hiển thị lời nhắc tham số.

    Ghi chú: Cả dấu chấm (.) và dấu chấm than (!) đều không thể dùng làm văn bản trong lời nhắc tham số.

  5. Chọn hộp kiểm trong hàng Hiện của cột Thành phố, để kết quả truy vấn sẽ hiển thị thành phố.

  6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn sẽ nhắc bạn nhập một giá trị cho thành phố.

  7. Nhập New York, sau đó nhấn ENTER.

    Truy vấn sẽ chạy rồi hiển thị đơn hàng của các khách hàng ở New York.

    Nhưng nếu bạn không biết những gì bạn có thể chỉ rõ giá trị không? Để làm tham số của bạn linh hoạt hơn, bạn có thể dùng ký tự đại diện như là một phần của lời nhắc:

  8. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  9. Trong lưới thiết kế truy vấn, trong hàng tiêu chí của cột thành phố , hãy nhập thích [cho city?] & "*".

    Trong tham số này nhắc, chẳng hạn như từ khóa, dấu và (&), và dấu hoa thị (*) được đặt trong dấu ngoặc kép cho phép người dùng nhập tổ hợp các ký tự, bao gồm các ký tự đại diện, để trả về nhiều kết quả. Ví dụ, nếu người dùng gõ *, truy vấn trả về tất cả các thành phố; Nếu người dùng kiểu L, truy vấn trả về tất cả các thành phố bắt đầu bằng chữ "L"; và nếu người dùng kiểu * s *, truy vấn trả về tất cả các thành phố có chứa chữ cái "s".

  10. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Khi được nhắc truy vấn, hãy nhập mớivà sau đó nhấn ENTER.

  11. Truy vấn sẽ chạy rồi hiển thị đơn hàng của các khách hàng ở New York.

Chỉ rõ kiểu dữ liệu tham số

Bạn cũng có thể xác định kiểu dữ liệu nào tham số sẽ chấp nhận. Bạn có thể đặt kiểu dữ liệu cho bất kỳ tham số nào nhưng đặc biệt quan trọng là phải đặt kiểu dữ liệu cho những dữ liệu số, tiền tệ hoặc ngày/thời gian. Khi bạn xác định kiểu dữ liệu mà tham số chấp nhận, thì người dùng sẽ thấy thông báo lỗi hữu ích hơn khi họ nhập sai kiểu dữ liệu, ví dụ như nhập văn bản trong khi đáng ra phải là tiền tệ.

Ghi chú: Nếu một tham số được đặt để chấp nhận dữ liệu văn bản, thì mọi dữ liệu đầu vào sẽ được hiểu là văn bản và không hiển thị thông báo lỗi nào.

Để xác định kiểu dữ liệu cho tham số trong truy vấn, bạn hãy dùng quy trình sau:

  1. Với truy vấn đang mở trong dạng xem Thiết kế, trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiện/Ẩn, bấm Tham số.

  2. Trong hộp thoại Tham số Truy vấn, trong cột Tham số, hãy nhập lời nhắc cho mỗi tham số mà bạn muốn xác định kiểu dữ liệu cho tham số đó. Hãy đảm bảo rằng mỗi tham số khớp với lời nhắc bạn đã dùng trong hàng Tiêu chí của lưới thiết kế truy vấn.

  3. Trong cột Kiểu Dữ liệu hãy chọn kiểu dữ liệu cho mỗi tham số.

Đầu trang

Tính toán dựa trên dữ liệu của bạn

Hầu hết thời gian, bạn không sử dụng bảng để lưu trữ giá trị được tính toán dựa trên dữ liệu trong cơ sở dữ liệu tương tự. Ví dụ, bảng chi tiết đơn hàng Northwind 2007 không lưu trữ tổng phụ sản phẩm, vì tổng phụ cho bất kỳ sản phẩm đã được tính toán bằng cách sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong số lượng, đơn giá và chiết khấu trường trong bảng chi tiết đơn hàng.

Trong một số trường hợp, được tính toán giá trị có thể trở nên đã lỗi thời, vì các giá trị chúng được dựa trên thay đổi. Ví dụ, bạn không muốn lưu trữ tuổi của người nào đó trong một bảng, bởi vì mỗi năm bạn cần phải cập nhật giá trị; thay vào đó, bạn lưu trữ ngày sinh của người đó và sau đó sử dụng một biểu thức trong một truy vấn để tính tuổi của người.

Sử dụng thủ tục sau đây để tạo một truy vấn tính tổng phụ sản phẩm dựa trên dữ liệu từ bảng chi tiết đơn hàng.

  1. Mở Northwind cơ sở dữ liệu mà bạn đã thiết lập bằng cách dùng các bước sau đây.

  2. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.

  3. Trong hộp thoại Hiện bảng , trên tab bảng , bấm đúp vào Chi tiết đơn hàng.

  4. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  5. Trong bảng chi tiết đơn hàng, bấm đúp vào Mã sản phẩm để thêm trường này vào cột đầu tiên của lưới thiết kế truy vấn.

  6. Trong cột thứ hai của lưới, bấm chuột phải vào hàng trường , sau đó bấm thu phóng trên menu lối tắt.

  7. Trong hộp thu phóng , hãy nhập hoặc dán như sau:

    Tổng phụ: ([số lượng] * [đơn giá])-([số lượng] * [đơn vị Price]*[Discount])

    Bấm OK.

    Đây là trường được tính toán. Trường được tính toán nhân số lượng mỗi sản phẩm với đơn giá cho sản phẩm đó, nhân số lượng của từng sản phẩm với đơn giá và chiết khấu cho sản phẩm đó, và sau đó trừ chiết khấu tổng từ tổng đơn giá.

  8. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn chạy và sau đó hiển thị danh sách các sản phẩm và tổng phụ, cho mỗi đơn hàng.

  9. Nhấn CTRL + S để lưu truy vấn và rồi đặt tên truy vấn Tổng phụ sản phẩm.

Đầu trang

Xem xét kết hay tập hợp dữ liệu

Khi bạn sử dụng bảng để ghi giao dịch hoặc store thường xuyên diễn ra dữ liệu số, thật hữu ích nếu bạn có thể xem lại dữ liệu đó trong tổng hợp, chẳng hạn như tổng hoặc trung bình.

Truy nhập cho phép bạn xem lại đơn giản tổng hợp dữ liệu trong bất kỳ biểu dữ liệu bằng cách thêm một hàng tổng. Một hàng tổng là một hàng ở phía dưới cùng của biểu dữ liệu có thể hiển thị tổng số dòng hoặc giá trị tổng hợp.

Ghi chú: Bạn không thể thêm một hàng tổng vào biểu dữ liệu của truy vấn Web.

Bạn có thể thêm một hàng tổng vào truy vấn Tổng phụ sản phẩm mà bạn đã tạo trong ví dụ trước theo quy trình sau đây:

  1. Hãy chạy truy vấn Tổng phụ Sản phẩm và để kết quả mở trong Dạng xem biểu dữ liệu.

  2. Trên trang đầu tab, trong nhóm bản ghi , hãy bấm tổng.

    Một hàng mới xuất hiện ở cuối biểu dữ liệu, với word tổng trong cột đầu tiên.

  3. Bấm vào ô trong hàng cuối cùng của biểu dữ liệu có tên là tổng.

    Lưu ý rằng một mũi tên xuất hiện trong ô.

  4. Bấm vào mũi tên để xem các hàm tổng hợp có sẵn.

    Vì cột có chứa dữ liệu văn bản, có là chỉ hai lựa chọn: không cóđếm.

  5. Chọn đếm.

    Nội dung của ô thay đổi từ tổng số đếm các giá trị cột.

  6. Bấm vào ô liền kề (cột thứ hai).

    Lưu ý rằng một mũi tên xuất hiện trong ô.

  7. Bấm vào mũi tên, sau đó bấm tổng.

    Trường Hiển thị tổng của các giá trị cột.

  8. Hãy để truy vấn mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo truy vấn tổng cho phức tạp hơn tóm tắt

Hàng tổng trong biểu dữ liệu sẽ rất hữu ích, nhưng cho các câu hỏi phức tạp hơn, bạn dùng truy vấn tổng. Truy vấn tổng là một truy vấn chọn cho phép bạn nhóm và tóm tắt dữ liệu. Ví dụ, giả sử bạn muốn xem tổng doanh thu theo sản phẩm. Trong truy vấn tổng, bạn có thể sử dụng Sum, một hàm tổng hợp, để xem tổng doanh thu theo sản phẩm.

Ghi chú: Bạn không thể sử dụng hàm tổng hợp trong truy vấn Web.

Sử dụng thủ tục sau đây để sửa đổi truy vấn Tổng phụ sản phẩm để giúp bạn tóm tắt tổng phụ sản phẩm theo sản phẩm.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

    Truy vấn Tổng phụ Sản phẩm mở ra trong dạng xem Thiết kế.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm Hiện/ẩn , hãy bấm tổng cộng.

    Hàng Tổng cộng được hiển thị trong lưới thiết kế truy vấn.

    Ghi chú: Mặc dù chúng có cùng tên nhưng hàng Tổng trong lưới thiết kế và hàng Tổng trong biểu dữ liệu không giống nhau:

    • Bạn có thể nhóm theo các giá trị trường bằng cách dùng hàng Tổng cộng trong lưới thiết kế.

    • Bạn có thể thêm hàngTổng của biểu dữ liệu vào các kết quả của truy vấn tổng.

    • Khi bạn dùng hàng Tổng cộng trong lưới thiết kế, bạn phải chọn một hàm tập hợp cho mỗi trường. Nếu bạn không muốn thực hiện tính toán trên một trường, bạn có thể nhóm theo trường đó.

  3. Trong cột thứ hai của lưới thiết kế, trong hàng Tổng, hãy chọn Sum từ danh sách thả xuống.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn sẽ chạy rồi Hiển thị danh sách các sản phẩm với tổng phụ.

  5. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn. Hay để truy vấn mở.

Tạo một truy vấn chéo bảng để thêm một mức gộp nhóm

Bây giờ giả sử bạn muốn xem lại tổng phụ sản phẩm nhưng bạn cũng muốn tập hợp theo tháng, sao cho mỗi hàng sẽ hiện tổng phụ cho một sản phẩm và mỗi cột hiện tổng phụ sản phẩm cho một tháng. Để hiện tổng phụ cho một sản phẩm và hiện tổng phụ sản phẩm cho một tháng, bạn hãy dùng truy vấn chéo bảng.

Ghi chú: Một truy vấn chéo bảng không thể hiển thị trong trình duyệt web.

Bạn có thể thay đổi truy vấn Tổng phụ Sản phẩm một lần nữa để truy vấn trả về các hàng tổng phụ sản phẩm và các cột tổng phụ hàng tháng.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Các Dạng xem, bấm Dạng xem, rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  2. Trong nhóm Thiết lập Truy vấn , bấm Hiện Bảng.

  3. Trong hộp thoại Hiện Bảng, bấm đúp vào Đơn hàng, rồi bấm Đóng.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chéo bảng.

    Trong lưới thiết kế, hàng Hiện bị ẩn, còn hàng Chéo bảng được hiển thị.

  5. Trong cột thứ ba của lưới thiết kế, hãy bấm chuột phải vào hàng Trường, rồi bấm Thu phóng trên menu lối tắt. Hộp Thu phóng mở ra.

  6. Trong hộp thu phóng , hãy nhập hoặc dán như sau:

    Tháng: "Tháng" & phần ngày ("t", [ngày đặt hàng])

  7. Bấm OK.

  8. Trong hàng chéo bảng , hãy chọn các giá trị sau từ danh sách thả xuống: Đầu đề hàngcho cột đầu tiên, giá trị cho cột thứ hai và Đầu đề cột cho cột thứ ba.

  9. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Truy vấn sẽ chạy rồi Hiển thị tổng phụ sản phẩm, tổng hợp theo tháng.

  10. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

Đầu trang

Tạo một bảng mới bằng cách sử dụng dữ liệu từ các bảng khác

Bạn có thể dùng truy vấn tạo bảng để tạo một bảng mới từ dữ liệu được lưu giữ trong các bảng khác.

Ghi chú: Không thể chạy một truy vấn tạo bảng trong một trình duyệt web.

Ví dụ, giả sử bạn muốn gửi dữ liệu về các đơn hàng Chicago cho đối tác kinh doanh Chicago, người đang dùng Access để chuẩn bị báo cáo. Thay vì gửi tất cả dữ liệu đơn hàng, bạn muốn hạn chế và chỉ gửi những dữ liệu cụ thể cho các đơn hàng Chicago.

Bạn có thể dựng một truy vấn chọn chứa dữ liệu đơn hàng Chicago, rồi dùng truy vấn chọn này để tạo bảng mới theo quy trình sau đây:

  1. Mở Northwind cơ sở dữ liệu mà bạn đã thiết lập bằng cách dùng các bước sau đây.

  2. Để chạy một truy vấn tạo bảng, bạn có thể phải bật nội dung cơ sở dữ liệu bằng cách dùng thanh thông báo xuất hiện bên dưới ruy-băng nếu cơ sở dữ liệu không được tin cậy khi bạn mở nó.

    Cho tôi cách bật cơ sở dữ liệu

    • Trên thanh thông báo, bấm bật nội dung.

    Nếu cơ sở dữ liệu của bạn nằm trong một vị trí tin cậy, thanh thông báo không xuất hiện và cho phép nội dung là không cần thiết.

  3. Đóng biểu mẫu hộp thoại đăng nhập.

  4. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.

  5. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào Chi tiết đơn hàngđơn hàng.

  6. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  7. Trong bảng Đơn hàng, bấm đúp vào ID Khách hàngThành phố Gửi hàng để thêm các trường này vào lưới thiết kế.

  8. Trong bảng Chi tiết Đơn hàng, bấm đúp vào Mã Đơn hàng, Mã Sản phẩm, Số lượng, Đơn giáChiết khấu để thêm những trường này vào lưới thiết kế.

  9. Trong cột Thành phố gửi hàng của lưới thiết kế, hãy xóa hộp trong hàng hiện . Trong hàng tiêu chí , hãy nhập 'Chicago' (bao gồm dấu nháy đơn).

    Xác nhận kết quả truy vấn trước khi bạn dùng chúng để tạo bảng.

  10. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

  11. Nhấn CTRL+S để lưu truy vấn.

    Hộp thoại Lưu Dưới dạng sẽ xuất hiện.

  12. Trong hộp Tên truy vấn , nhập Truy vấn đơn hàng Chicago, sau đó bấm OK.

  13. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  14. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Tạo Bảng.

    Hộp thoại Tạo Bảng sẽ xuất hiện.

  15. Trong hộp thoại Tạo bảng , trong hộp Tên bảng , nhập Đơn hàng Chicago, sau đó bấm OK.

  16. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

  17. Trong hộp thoại xác nhận, bấm để xác nhận.

    Bảng mới được tạo ra và bảng xuất hiện trong ngăn dẫn hướng.

    Ghi chú: Nếu đã có một bảng có tên mà bạn đã xác định, bảng đó sẽ bị xóa trước khi chạy truy vấn.

  18. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Vì bảng đơn hàng Chicago tồn tại, một hộp thoại cảnh báo xuất hiện.

  19. Bấm không có để hủy bỏ hành động và để loại bỏ hộp thoại.

Đầu trang

Thêm dữ liệu vào một bảng bằng cách sử dụng dữ liệu từ các bảng khác

Bạn có thể dùng một truy vấn chắp thêm để truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng và thêm dữ liệu đó vào bảng khác.

Ghi chú: Một truy vấn chắp thêm không thể chạy trong trình duyệt web.

Giả sử bạn tạo một bảng để chia sẻ với một liên kết Chicago kinh doanh, nhưng bạn nhận ra nhân viên cũng hoạt động với các máy khách trong khu vực Milwaukee. Bạn muốn thêm các hàng chứa Milwaukee vùng dữ liệu vào bảng trước khi bạn chia sẻ bảng với liên kết của bạn.

Bạn có thể thêm Milwaukee vùng dữ liệu vào bảng đơn hàng Chicago mà bạn đã tạo trong ví dụ trước theo quy trình sau đây:

  1. Mở truy vấn có tên là "Truy vấn Đơn hàng Chicago" trong dạng xem Thiết kế.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm Kiểu truy vấn , hãy bấm chắp thêm. Hộp thoại chắp thêm mở ra.

  3. Trong hộp thoại chắp thêm , hãy bấm vào mũi tên trong hộp Tên bảng , sau đó chọn Đơn hàng Chicago từ danh sách thả xuống.

  4. Bấm OK.

    Đóng hộp thoại chắp thêm . Trong lưới thiết kế, hàng hiện sẽ biến mất và hàng Chắp thêm vào sẽ xuất hiện.

  5. Trong lưới thiết kế, trong hàng tiêu chí của cột thành phố gửi hàng, xóa 'Chicago', và sau đó nhập 'Milwaukee'.

  6. Trong hàng Chắp thêm Vào, hãy chọn trường phù hợp cho mỗi cột.

    Trong ví dụ này, giá trị của hàng Chắp thêm Vào phải khớp với giá trị của hàng Trường, nhưng điều này không cần thiết để truy vấn chắp thêm hoạt động.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Ghi chú:  Khi chạy một truy vấn trả về lượng dữ liệu lớn, bạn có thể nhận được thông báo lỗi cho biết bạn sẽ không thể hoàn tác truy vấn. Hãy thử tăng giới hạn trên phân đoạn bộ nhớ lên 3MB để cho phép truy vấn đi qua.

Đầu trang

Thay đổi dữ liệu luôn tự động

Bạn có thể dùng truy vấn cập nhật để thay đổi dữ liệu trong bảng và cũng có thể dùng truy vấn cập nhật để nhập tiêu chí để xác định hàng nào cần được cập nhật. Truy vấn cập nhật cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại dữ liệu đã cập nhật trước khi bạn thực hiện cập nhật.

Quan trọng: Bạn không thể hoàn tác truy vấn thực hiện. Bạn nên cân nhắc tạo bản sao lưu của bảng mà bạn sẽ cập nhật bằng truy vấn cập nhật.

Ghi chú: Không thể chạy một truy vấn Cập Nhật trong một trình duyệt web.

Trong ví dụ trước, bạn chắp thêm hàng vào bảng đơn hàng Chicago. Trong bảng đơn hàng Chicago, trường ID sản phẩm Hiển thị các số sản phẩm ID. Để làm cho dữ liệu hữu ích hơn cho báo cáo, bạn có thể muốn thay thế sản phẩm ID với các tên sản phẩm. Để thay thế sản phẩm ID, bạn phải trước tiên thay đổi kiểu dữ liệu của trường ID sản phẩm của bảng đơn hàng Chicago từ số thành văn bản, để trường ID sản phẩm có thể chấp nhận tên sản phẩm.

Bạn có thể cập nhật các giá trị trong bảng đơn hàng Chicago bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

  1. Mở bảng Đơn hàng Chicago trong dạng xem Thiết kế.

  2. Trong hàng Mã Sản phẩm, hãy đổi kiểu dữ liệu từ Số thành Văn bản.

  3. Lưu và đóng bảng Đơn hàng Chicago.

  4. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.

  5. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào Đơn hàng Chicagosản phẩm.

  6. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, bấm Cập nhật.

    Trong lưới thiết kế, các hàng Sắp xếpHiện sẽ biến mất và hàng Cập nhật Vào xuất hiện.

  8. Trong bảng Đơn hàng Chicago, bấm đúp vào Mã Sản phẩm để thêm trường này vào lưới thiết kế.

  9. Trong lưới thiết kế, trong Bản Cập Nhật vào hàng trong cột ID sản phẩm , hãy nhập hoặc dán vào theo dõi:

    [Sản phẩm]. [Tên sản phẩm]

    Mẹo: Bạn có thể sử dụng truy vấn cập nhật để xóa các giá trị của trường bằng cách dùng một chuỗi trống ("") hoặc NULL trong hàng Cập nhật Vào.

  10. Trong hàng tiêu chí , hãy nhập hoặc dán như sau:

    [Mã sản phẩm] Chẳng hạn như ([sản phẩm]. [ ID])

    Từ khóa như là cần thiết, vì các trường mà bạn so sánh chứa các kiểu dữ liệu khác nhau (ID sản phẩm là dữ liệu văn bản, ID là dữ liệu số).

  11. Bạn có thể xem lại giá trị nào sẽ bị thay đổi bởi truy vấn cập nhật bằng cách xem truy vấn trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Dạng xem và sau đó bấm Dạng xem Biểu dữ liệu.

    Truy vấn trả về một danh sách các ID sản phẩm sẽ được Cập Nhật.

  12. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

    Khi bạn mở bảng đơn hàng Chicago, bạn sẽ thấy rằng các giá trị số trong trường ID sản phẩm đã được thay thế bằng tên sản phẩm từ bảng sản phẩm.

Đầu trang

Xóa bỏ dữ liệu luôn tự động

Bạn có thể dùng truy vấn xóa để xóa bỏ dữ liệu khỏi bảng và bạn có thể dùng truy vấn xóa để nhập tiêu chí để chỉ rõ hàng nào cần được xóa bỏ. Truy vấn xóa cung cấp cho bạn cơ hội để xem lại hàng sẽ bị xóa bỏ trước khi bạn thực hiện việc xóa bỏ.

Ghi chú: Truy vấn xóa không thể chạy trong trình duyệt web.

Giả sử bạn đang chuẩn bị để gửi liên kết bảng đơn hàng Chicago (Cập Nhật trong ví dụ trước) Chicago kinh doanh của bạn, và bạn nhận thấy rằng một số các hàng chứa một số trường trống. Bạn muốn loại bỏ các hàng có chứa trường trống trước khi bạn gửi bảng. Bạn chỉ có thể mở bảng và xóa bỏ các hàng theo cách thủ công, nhưng bạn có thể thấy hữu ích nếu bạn dùng truy vấn xóa nếu không có nhiều hơn một vài hàng mà bạn muốn xóa và bạn đã xóa tiêu chí mà hàng sẽ bị xóa bỏ.

Bạn có thể dùng truy vấn để xóa bỏ những hàng không có giá trị Mã Đơn hàng trong bảng Đơn hàng Chicago bằng cách làm như sau:

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, hãy bấm Thiết kế Truy vấn.

  2. Trong hộp thoại Hiện bảng , bấm đúp vào Đơn hàng Chicago.

  3. Đóng hộp thoại Hiện Bảng.

  4. Trên tab thiết kế , trong nhóm Kiểu truy vấn , bấm xóa.

    Trong lưới thiết kế, các hàngSắp xếpHiện biến mất và hàng Xóa xuất hiện.

  5. Trong bảng Đơn hàng Chicago, bấp đúp vào Mã Đơn hàng để thêm nó vào lưới.

  6. Trong lưới thiết kế, trong hàng tiêu chí của cột ID đơn đặt hàng, hãy nhập Is Null.

  7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×