Giới thiệu về thư đến email

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể tích hợp khả năng email đến vào site của bạn. Tính năng mới này cho phép nhóm để tổng hợp email trong danh sách và thư viện mà không cần bước bổ sung mở site và tải lên nội dung đã gửi trong email. Điều này có thể xảy ra do hầu hết các kiểu danh sách và thư viện có thể gán một địa chỉ email duy nhất. Thành viên trang có thể thêm các địa chỉ email của các danh sách này trong hộp tới hoặc Cc của ứng dụng khách email của họ khi họ gửi email, hoặc họ có thể gửi email đến danh sách phân phối có chứa các địa chỉ email của các danh sách này cũng như các địa chỉ email của thành viên trang khác.

Người quản trị cụm máy chủ có thể bật email hỗ trợ trong Trung tâm quản trị ở mức cụm máy chủ. Sau khi thư đến email được bật trong Trung tâm quản trị, bạn có thể bật và cấu hình email hỗ trợ cho các kiểu danh sách và thư viện trong site của bạn: tài liệu thư viện, thư viện ảnh, thư viện biểu mẫu, danh sách thông báo, danh sách lịch, blogs và bảng thảo luận. Bất kỳ ai có quyền để tạo danh sách có thể chọn một địa chỉ email cho danh sách khi tạo danh sách trong một trang e-e-mail hỗ trợ. Lưu ý rằng bạn không thể thêm nội dung để liệt kê trong trang không gian cuộc họp bằng cách gửi email.

Trong bài viết này

Ví dụ thực tế của thư đến email

Hướng dẫn sơ bộ tính năng tạo trang mới

Về bộ xử lý email

Cân nhắc tính bảo mật

Định tuyến email thông qua máy chủ khác

Ví dụ thực tế của thư đến email

Nhóm có thể dùng đến email để truyền đạt hiệu quả hơn và hiệu quả. Dưới đây là một số ví dụ về cách nhóm có thể sử dụng đến email với một trang web để hợp lý hóa và cải thiện liên lạc của họ:

Lưu trữ email nhóm    Sau khi tham gia một nhóm mới, thành viên của site mở ra trang và xem những thảo luận mới nhất có chứa cả hai bài viết trực tiếp từ thành viên và nội dung đã được gửi đến bảng thảo luận từ một máy khách email. Thành viên trang cũng có thể xác định vấn đề quan trọng nhất và nhiệm vụ cho nhóm và làm theo các nối kết liên quan vào các thảo luận để có được câu chuyện đầy đủ đằng sau tất cả các vấn đề quan trọng.

Khi một thành viên trang trả lời thông điệp email và bao gồm địa chỉ email của danh sách trong thư trả lời, trả lời được lưu trữ vào bảng thảo luận và liên kết với thông điệp email ban đầu đã được lưu trữ. Điều này cho phép thành viên trang xem thông tin này lưu trữ trong trang web để kết hợp thông tin liên quan đến một chuỗi hội thoại email cụ thể.

Tạo một cộng đồng     Người sở hữu trang tạo danh sách phân phối mới cho cộng đồng rider xe đạp ở một công ty. Người dùng dẫn hướng đến trang nhà công ty và bấm nối kết dành cho cộng đồng. Người dùng bấm vào thông qua trình hướng dẫn ngắn yêu cầu tên cho danh sách phân phối, mô tả cho trang cộng đồng của SharePoint, và một danh sách các thành viên ban đầu của cộng đồng. Sau đó người dùng được gửi đến trang cộng đồng mới.

Tạo một trung tâm thông tin exchange     Thành viên trang dẫn hướng đến phần cộng đồng của trang cổng thông tin công ty nhà và sử dụng tính năng tìm kiếm để đặt câu hỏi. Kết quả tìm kiếm xuất hiện trong nhỏ hơn một thứ hai cho cộng đồng rider xe đạp. Thành viên trang bấm nối kết được cung cấp phản hồi và được đưa đến trang chủ của trang cộng đồng. Danh sách các câu hỏi thường gặp có chứa danh sách mua sắm xe đạp. Vì không có cửa hàng xe đạp được liệt kê là gần, thành viên trang sẽ gửi thông điệp email cho cộng đồng về cửa hàng xe đạp cục bộ. Thành viên của cộng đồng thể phản hồi với thông tin về một cửa hàng tốt xe đạp trong khu vực cục bộ.

Nhận hoặc kỹ thuật cung cấp dịch vụ hỗ trợ     Thành viên trang đi đến trang nhà, tìm thấy thư mục được liệt kê thông tin hỗ trợ kỹ thuật, và bấm nối kết để tạo một thông điệp email mới. Sau khi gửi thư, thành viên trang sẽ nhận được một số theo dõi có thể được dùng để giám sát trạng thái của yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật. Thành viên trang tự động đăng ký để yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, để họ có thể được nhắc báo bất kỳ thời gian trạng thái của yêu cầu thay đổi. Thành viên trang sẽ nhận một phản hồi nhanh vì yêu cầu ngay lập tức được định tuyến tới các nhân viên bên phải, dựa trên thông tin đã được cung cấp trong biểu mẫu. Lưu ý rằng tùy chỉnh mã là cần thiết để hoàn toàn thực hiện các kịch bản này. Windows SharePoint Services 3.0 không cung cấp tự động theo dõi số hoặc định tuyến thư dựa trên thông tin trong một biểu mẫu.

Đầu trang

Hướng dẫn sơ bộ tính năng tạo trang mới

Tất cả các trang con mới được tạo trong một tuyển tập trang e-e-mail hỗ trợ có tự động e-e-mail hỗ trợ. Nếu bạn chọn dùng một nhóm hiện có trong quá trình tạo trang web, danh sách phân phối cho trang web mẹ (nếu có) sẽ được liên kết với trang web mới.

Ghi chú: Danh sách phân phối sẵn dùng chỉ khi dịch vụ quản lý thư mục SharePoint được bật trong Trung tâm quản trị.

Nếu bạn chọn để tạo một nhóm mới trong khi tạo trang chứ không phải là sử dụng một nhóm hiện có, Windows SharePoint Services 3.0 thực hiện các thao tác sau:

  • Nếu dịch vụ quản lý thư mục SharePoint được bật trong Trung tâm quản trị, bạn có thể chọn để tạo một danh sách phân phối email và xác định địa chỉ email cho danh sách mới.

  • Tất cả thành viên trang bạn thêm vào nhóm mới được bao gồm trong một nhóm được gọi là "Thành viên" trong site nhóm. Nếu dịch vụ quản lý thư mục SharePoint được bật trong Trung tâm quản trị, các thành viên trang được tự động thêm vào danh sách phân phối được giữ đồng bộ hóa với nhóm "Thành viên", sao cho những thay đổi được thực hiện ở một nơi tự động đồng bộ hóa trong khác.

  • Nếu dịch vụ quản lý thư mục SharePoint được bật trong Trung tâm quản trị, bảng thảo luận và lịch của nhóm trang sẽ là địa chỉ email e-e-mail hỗ trợ và tự động được gán. Các địa chỉ email sẽ được tự động thêm vào danh sách nhóm phân phối.

    Ghi chú: Theo mặc định, các địa chỉ email cho các danh sách có hai sẽ biểu mẫu sau đây: GroupAddress.discussions và GroupAddress.calendar.

Khi bạn bao gồm địa chỉ email cho bảng thảo luận và lịch trong danh sách phân phối, tất cả các email và thư mời họp được gửi đến danh sách phân phối này sẽ được lưu trữ trong site nhóm.

Đầu trang

Về bộ xử lý email

Windows SharePoint Services 3.0 sử dụng bộ xử lý email để định tuyến email đến từ hầu như bất kỳ ứng dụng khách email vào danh sách trong site SharePoint của bạn. Mỗi danh sách e-e-mail hỗ trợ được liên kết với một địa chỉ email duy nhất, và mỗi trình xử lý email được liên kết với một kiểu danh sách cụ thể.

Windows SharePoint Services 3.0 cung cấp một trình xử lý email dựng sẵn cho các loại danh sách, sau đây: bảng thảo luận, thông báo, lịch, thư viện tài liệu, thư viện ảnh, thư viện biểu mẫu và bài đăng blog. Khi bạn bật email hỗ trợ cho một trong các kiểu danh sách, xử lý email được cung cấp bởi Windows SharePoint Services 3.0 được sử dụng theo mặc định. Bộ xử lý email phân tích các thư gửi email, thực hiện trường ánh xạ của thư, và, tùy thuộc vào thiết đặt cấu hình, lưu trữ thư và phần đính kèm trong danh sách được liên kết với địa chỉ email mà thư đã gửi.

Các trường sau đây sẽ được ánh xạ từ thông điệp email vào danh sách: người gửi email, email đến, Cc email, chủ đề email, các nội dung của thư và phần đính kèm.

Ghi chú: Nếu bạn không thích cách thực hiện bộ xử lý email dựng sẵn ánh xạ trường, bạn có thể sử dụng một trình xử lý email tùy chỉnh thay vì mặc định nào. Để thực hiện điều này, người phát triển phải viết trình xử lý email tùy chỉnh, và người quản trị máy chủ phải triển khai nó dưới dạng một trình xử lý sự kiện.

Khi bật và cấu hình email hỗ trợ để xem danh sách, người sở hữu trang có thể chọn một vài tùy chọn. Ví dụ, bạn có thể chọn xem email thư gốc sẽ được lưu trữ dưới dạng tệp EML, xem phần đính kèm sẽ được lưu trữ và việc thư mời cuộc họp sẽ được lưu trữ trong danh sách mà bạn đang cấu hình. Các tùy chọn sẵn dùng khác nhau tùy theo kiểu danh sách.

Đầu trang

Cân nhắc tính bảo mật

Khi cấu hình thiết đặt bảo mật email trên cụ thể danh sách hoặc thư viện, bạn có thể chọn để cho phép chỉ người dùng có thể ghi vào danh sách hoặc bất kỳ người dùng để lưu trữ email vào danh sách. Lưu trữ email từ người gửi tất cả cho phép mọi người (bao gồm không xác thực người dùng) viết vào danh sách hoặc thư viện của bạn. Vì nguy cơ tiềm năng bảo mật, bạn nên cung cấp cho những cân nhắc cẩn thận tùy chọn này.

Đầu trang

Định tuyến email thông qua máy chủ khác

Mặc dù địa chỉ máy chủ thư đến email được cấu hình trong Trung tâm quản trị, nó có thể hữu ích nếu bạn biết liệu email đến đang được định tuyến thông qua máy chủ email khác hoặc được gửi trực tiếp với máy chủ chạy Windows SharePoint Services 3.0. Nếu bạn không chắc chắn, nói chuyện với người quản trị Trung tâm.

Những lợi thế chính của định tuyến email thông qua máy chủ email khác, chẳng hạn như Microsoft Exchange Server, là:

Xác thực người dùng    Dịch vụ thư giao thức truyền (SMTP) không thể xác thực người dùng đã gửi email đến trang web của bạn, nhưng có thể làm Exchange Server. Người quản trị máy chủ có thể dùng Trung tâm quản trị để chọn chấp nhận email từ duy nhất được xác thực người dùng chỉ khi email được gửi đi thông qua máy chủ Exchange.

Lọc thư rác    Một số máy chủ email, chẳng hạn như máy chủ Exchange, cung cấp lọc để loại bỏ không mong muốn thương mại email trước khi nó được chuyển tiếp đến đích, trong trường hợp này, máy chủ đang chạy Windows SharePoint Services 3.0thư rác. Phương pháp khác có thể giảm thư rác là cho phép chỉ các thành viên của site nhóm để lưu trữ email trong danh sách mà bạn đã cấp cho họ có quyền ghi.

Bảo vệ chống vi-rút    Một số máy chủ cung cấp bảo vệ chống vi-rút cho email định tuyến đến chúng.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×