Giới thiệu về site Trung tâm bản ghi

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Mẫu site Trung tâm bản ghi trong Microsoft Office SharePoint Server 2007 được thiết kế để giúp tổ chức thực hiện quản lý bản ghi và duy trì chương trình của họ.

Trong bài viết này

Các tính năng của mẫu site Trung tâm bản ghi

Thiết kế một site Trung tâm bản ghi

Các tính năng của mẫu site Trung tâm bản ghi

Trung tâm bản ghi nhằm dưới dạng một kho lưu trữ Trung tâm mà tổ chức có thể lưu trữ và quản lý tất cả các bản ghi của nó. Trung tâm bản ghi hỗ trợ toàn bộ bản ghi quản lý quy trình, từ bộ sưu tập bản ghi thông qua quản lý bản ghi để bố trí bản ghi. Thông thường, một site Trung tâm bản ghi được thiết kế và cấu hình bằng các chuyên gia quản lý bản ghi của tổ chức và thông tin (CNTT) của công nghệ nhân viên hỗ trợ của tổ chức tệp gói.

Mẫu site Trung tâm bản ghi kết hợp một số tính năng chuẩn sẵn dùng trong Office SharePoint Server 2007 với một số tính năng quản lý các bản ghi chuyên biệt để cung cấp các tính năng sau đây:

  • Khả năng tín liệu     Trung tâm bản ghi có một số tính năng giúp đảm bảo tính toàn vẹn của các bản ghi được lưu trữ trong đó:

    • Bản ghi không bao giờ tự động được sửa đổi bởi hệ thống. Điều này đảm bảo rằng bản ghi được tải lên một trang Trung tâm bản ghi và sau đó tải xuống lại sau đó là luôn giống nhau.

    • Người quản trị trang có thể dễ dàng cấu hình Trung tâm bản ghi với thiết đặt ngăn trực tiếp giả mạo với bản ghi bằng lập phiên bản bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với nội dung tài liệu và bằng cách kiểm tra các thay đổi kiểu cụ thể.

    • Trung tâm bản ghi cho phép ghi người quản lý để thêm và duy trì siêu dữ liệu trên các mục riêng lẻ từ siêu dữ liệu bản ghi, sao cho những thông tin có cần thiết cho các tác vụ quản lý bản ghi có thể cập nhật mà không cần sửa đổi bản ghi cơ sở. Thay đổi đối với siêu dữ liệu có versioned.

  • Áp dụng chính sách quản lý thông tin   Office SharePoint Server 2007 bao gồm một vài chính sách tính năng hữu ích cho việc quản lý bản ghi: 

    • Kiểm tra     Tính năng này Nhật ký sự kiện và hoạt động được thực hiện trên các tệp. Trong ngữ cảnh của quản lý bản ghi, kiểm nghiệm rất hữu ích để ghi ai xem và truy nhập vào thông tin trong Trung tâm bản ghi.

    • Hết hạn     Tính năng này xác định khoảng thời gian bản ghi sẽ lưu giữ và hành động gì sẽ xảy ra khi kết thúc thời hạn duy trì, chẳng hạn như xóa hoặc khởi tạo dòng công việc phê duyệt bố trí. Trong ngữ cảnh của quản lý bản ghi, duy trì khoảng thời gian cho bản ghi thường sẽ bắt đầu khi bản ghi ban đầu được gửi đi đến Trung tâm bản ghi.

    • Mã vạch     Tính năng này cung cấp từng bản ghi với một ảnh duy nhất mã vạch và giá trị số. Giá trị mã vạch được lưu trữ và chỉ mục cùng với các phiên bản điện tử của bản ghi. Trong ngữ cảnh của quản lý bản ghi, mã vạch rất hữu ích để duy trì và theo dõi vật lý bản ghi. Khi các bản ghi trong một thư viện có vật lý phiên bản, mã vạch cung cấp cách để tương quan vật lý phiên bản với phiên bản điện tử của họ.

  • Bản ghi bộ sưu tập giao diện lập trình     Trung tâm bản ghi hỗ trợ một tập hợp các dịch vụ giúp dễ dàng bộ sưu tập bản ghi. Giao diện lập trình của Trung tâm bản ghi cho phép các tổ chức để cấu hình hệ thống quản lý và email cả hai tài liệu để tự động gửi tệp đến trang Trung tâm bản ghi. Nội dung có thể được gửi đến Trung tâm bản ghi thông qua dịch vụ Web bằng cách sử dụng giao thức SOAP hoặc thông qua email bằng cách sử dụng giao thức SMTP.

  • Bản ghi định tuyến     Trung tâm bản ghi chứa một danh sách bản ghi định tuyến tự động định tuyến đến bản ghi (hay không gửi tự động hoặc theo cách thủ công) vào vị trí thích của họ, dựa trên loại bản ghi của họ. Khi một bản ghi được gửi đến Trung tâm bản ghi, nó thường kèm theo thông tin liên quan bổ sung, chẳng hạn như kiểm tra lịch sử và siêu dữ liệu. Bản ghi kiểm tra lịch sử được lưu trữ trong Trung tâm bản ghi dưới dạng tệp XML và siêu dữ liệu bản ghi được lưu trữ tệp XML và trong cột siêu dữ liệu trên trang Trung tâm bản ghi.

  • Giữ     Trung tâm bản ghi cho phép các tổ chức có bản ghi bên dưới pháp lý khám phá như là một phần của việc kiện tụng, hoặc có liên quan đến một điều tra hoặc kiểm tra và đặt chúng trên danh sách nội dung tạm giữ. Khi bản ghi được giữ một, họ tạm ngừng hoạt động từ bất kỳ chính sách hết hạn có thể có hiệu lực và do đó được bảo vệ từ hủy. Ví dụ, nếu mát trong trường hợp tranh chấp, một vị trí tổ chức bản ghi liên quan có thể cần thiết để tạo ra trên giữ, những bản ghi này sẵn dùng cho đến khi điều tra pháp đã hoàn thành. Bản ghi có thể được nhiều hơn một giữ ở cùng một lúc. Người quản lý bản ghi cũng có thể tìm Trung tâm bản ghi cho bản ghi cần đặt ở chế độ giữ.

Đầu trang

Thiết kế một site Trung tâm bản ghi

Ở mức cao nhất, có hai bước chính liên quan đến thiết kế một site Trung tâm bản ghi để thực hiện một chương trình quản lý bản ghi:

  1. Tổ chức phải phát triển chiến lược quản lý bản ghi một và chính thức một kế hoạch quản lý bản ghi. Đây là một công sức có liên quan đến phối hợp giữa các người quản lý bản ghi, chuyên viên tuân thủ, chuyên gia CNTT và nhân viên thông tin.

  2. Tổ chức đó phải cấu hình một hoặc nhiều trang Trung tâm bản ghi để thực hiện kế hoạch quản lý bản ghi.

Các phần bên dưới tạo đại cương cho các thành phần chính liên quan trong mỗi của các bước sau đây.

Lập kế hoạch quản lý bản ghi

Trước khi một tổ chức có thể cấu hình site Trung tâm bản ghi như giải pháp quản lý bản ghi của nó, nó sẽ phát triển một trang trọng kế hoạch cho chiến lược quản lý bản ghi của nó. Các thành phần cụ thể của một kế hoạch quản lý bản ghi chính thức có thể sẽ là duy nhất để tổ chức riêng lẻ hoặc doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu như tất cả các gói quản lý bản ghi bao gồm các tài liệu và quy trình sau đây:

  • Sơ đồ tệp     Một tệp gói mô tả các loại tài liệu hoặc mục mà tổ chức thừa nhận là bản ghi chính thức doanh nghiệp. Nó cho biết nơi những bản ghi được lưu trữ và nó sẽ cung cấp thông tin sự khác biệt giữa một loại bản ghi từ khác. Sơ đồ tệp đóng vai trò như một tập hợp đầy đủ các chính sách, quy trình và hướng dẫn tạo, lưu trữ và quản lý bản ghi. Một tệp gói nên bao gồm tất cả các bản ghi, bất kể phương tiện, bao gồm giấy, email và các tệp điện tử. Nó cũng phải xác định cách mỗi bản ghi được phân loại, bảo mật và cuối cùng phá hủy. Nó cũng sẽ bao gồm cho thể loại bản ghi, chẳng hạn như bảo mật, quan trọng, bí mật thương mại hoặc đặc quyền ghi đặc biệt. Cuối cùng, một tệp gói phải xác định những người chịu trách nhiệm quản lý mỗi loại bản ghi.

  • Duy trì lịch biểu     Một kế hoạch duy trì xác định khoảng thời gian mỗi loại bản ghi trong sơ đồ tệp phải được giữ lại (thời gian duy trì) và quy trình xử lý của nó khi đạt tới cuối khoảng này (bố trí tiến trình). Hướng dẫn trong một kế hoạch duy trì thường dựa trên yêu cầu pháp lý, rủi ro để tổ chức và nhu cầu. Ngoài ra, một kế hoạch duy trì thường mô tả các contingencies quản lý rủi ro, xác định khoảng thời gian duy trì cho mỗi loại bản ghi.

  • Tuân thủ yêu cầu tài liệu     Tài liệu tuân thủ yêu cầu xác định các quy tắc mà hệ thống cho quản lý bản ghi phải tuân thủ, họ phải có các tính năng và các kiểu thông thường theo dõi họ phải hỗ trợ để đảm bảo tuân thủ.

  • Trang trọng quy trình sẽ treo vứt bỏ bản ghi     Quy trình này, thường được gọi là một giữ, chi tiết cách tổ chức đình chỉ vứt bỏ bản ghi khi xảy ra sự kiện như việc kiện tụng, kiểm toán hoặc điều tra.

  • Hệ thống cho theo dõi và báo cáo việc xử lý các bản ghi     Để đảm bảo rằng nhân viên là lưu trữ, truy nhập và quản lý bản ghi theo chính sách được xác định và quy trình, chương trình quản lý bản ghi phải có một quy trình hoặc hệ thống cho theo dõi và báo cáo về việc xử lý các bản ghi.

Đầu trang

Cấu hình một site Trung tâm bản ghi

Sau khi một tổ chức tham gia trong chi tiết lập kế hoạch quản lý bản ghi và phát triển một kế hoạch trang trọng để quản lý bản ghi, nó có thể tạo và cấu hình site Trung tâm bản ghi để giúp nó thực hiện các chương trình này.

Bạn cần phải thực hiện các bước sau đây để cấu hình site Trung tâm bản ghi:

  1. Tạo thư viện tài liệu hoặc danh sách quản lý và lưu trữ mỗi loại bản ghi được xác định trong sơ đồ tệp.

    Chúng tôi khuyên bạn tạo một thư viện tài liệu cho mỗi loại nội dung trong gói hồ sơ của bạn.

    Khi bản ghi được gửi đến Trung tâm bản ghi, chúng được định tuyến để có liên quan danh sách hoặc thư viện.

  2. Tạo cột cho thư viện tài liệu liên quan, danh sách hoặc kiểu nội dung để chứa và hiển thị siêu dữ liệu cho mỗi loại bản ghi được xác định trong sơ đồ tệp.

  3. Xác định chính sách quản lý thông tin cho mỗi loại bản ghi trên trang Trung tâm bản ghi. Các chính sách sẽ phản ánh các giai đoạn duy trì và yêu cầu kiểm nghiệm được xác định trong sơ đồ tệp của tổ chức của bạn và duy trì lịch biểu.

  4. Cấu hình danh sách bản ghi định tuyến để định tuyến mỗi loại bản ghi vào vị trí thích hợp. Khi bản ghi được gửi đến trang Trung tâm bản ghi, theo cách thủ công hoặc theo lập trình, Office SharePoint Server 2007 sử dụng bảng này để xác định cách phân loại bản ghi trong site Trung tâm bản ghi và vị trí để gửi đi.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×