Giới thiệu về dữ liệu ngoài

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Sử dụng dịch vụ kết nối nghiệp vụ bạn có thể kết nối dữ liệu ngoài vào trang SharePoint của bạn và dùng nó như khi nó được gốc vào site của bạn. Đây là một tập hợp các thông tin về dữ liệu ngoài nào, lấy ở đâu và cách dùng nó.

Tổng quan về dữ liệu ngoài

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.

Trong bài viết này

Tìm hiểu về bức tranh tổng quan

Tại sao phải dùng dữ liệu bên ngoài?

Ba tình huống cơ bản

Đến được đó là nửa chặng đường

Bạn đội chiếc mũ nào?

Xác lập nền tảng

Tìm hiểu môi trường SharePoint của bạn

Đúng phần mềm

Thiết lập phần mềm đúng cách

Chọn dữ liệu bên ngoài của bạn một cách thông minh

Xem xét hiệu suất

Thực hành an toàn đầu tiên

Thiết lập nền tảng: kiểu nội dung ngoài

Dữ liệu bên ngoài trong sản phẩm SharePoint

Đọc và ghi dữ liệu trong danh sách bên ngoài

Thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách và thư viện

Tạo giải pháp với phần Web dữ liệu nghiệp vụ

Sử dụng dữ liệu ngoài trong trang hồ sơ, hành động hoặc tìm kiếm

Sử dụng dữ liệu ngoài trong dòng công việc

Dữ liệu bên ngoài trong sản phẩm Office

Phân tích dữ liệu ngoài trong Excel

Thêm dữ liệu ngoài vào tài liệu Word

Đồng bộ hóa dữ liệu ngoài trong Outlook

Tăng cường truy nhập dữ liệu ngoài với biểu mẫu InfoPath

Thêm dữ liệu ngoài vào sơ đồ Visio đã phát hành

Nhập và làm mới dữ liệu ngoài trong Access

Tìm hiểu về bức tranh tổng quan

Có nhiều lý do để dùng dữ liệu ngoài. Và một nhóm nhỏ có thể làm được nhiều điều lớn lao khi cùng cộng tác để tạo nên giải pháp kinh doanh dựa vào dữ liệu ngoài. Đây là cách công việc thường được hoàn thành và những phần thưởng mà cách này có thể mang lại.

Tại sao phải dùng dữ liệu ngoài?

Khi bạn dùng sản phẩm SharePoint để giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, có thể bạn cần kết hợp với dữ liệu ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, ứng dụng Dòng Nghiệp vụ và dịch vụ Web. Tuy nhiên dữ liệu ngoài này thường giống như một hòn đảo hẻo lánh, bị giới hạn chỉ những người có đặc quyền mới được đến đó hoặc đơn giản chỉ là rất khó để đi đến đó. Có cách nào để đưa dữ liệu ngoài một cách trôi chảy vào các sản phẩm SharePoint cũng như các sản phẩm Office để bạn có thể tận dụng giao diện quen thuộc và thúc đẩy hơn nữa công việc của mình không?

Đó là tất cả những gì về Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ. Dịch vụ này cho phép truy nhập để đọc/ghi dữ liệu ngoài đa dạng một cách an toàn, hiệu quả. Điều này được thực hiện thông qua khung hoạt động toàn diện cung cấp giao diện lập trình và người dùng chuẩn. Hơn thế nữa, bạn có thể tạo ra một loạt giải pháp kinh doanh bao gồm cả những giải pháp SharePoint Composite không có mã dành cho các hoạt động từ đơn giản đến mức trung bình và giải pháp có mã dành cho những nhu cầu nâng cao hơn. Ví dụ, bạn có thể:

  • Tạo danh sách ngoài SharePoint về dữ liệu cá nhân của nhân viên được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phụ trợ mà người dùng có thể đọc và ghi, giống như với danh sách SharePoint gốc.

  • Kết nối với dữ liệu khách hàng cập nhật trong hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) của tổ chức bạn dưới dạng tập liên hệ Outlook và thậm chí còn cung cấp truy nhập ngoại tuyến.

  • Tạo giải pháp hoạch định sự kiện nối kết đến ứng dụng Dòng Nghiệp vụ có sự điều khiển, nhưng dùng lịch SharePoint để tất cả mọi người có thể xem được.

  • Tạo ứng dụng Microsoft Silverlight với giao diện người dùng có hình ảnh thú vị tương tác với dữ liệu ngoài từ Web.

Một cách ngắn gọn, Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ cho phép bạn kết nối, tương tác và mở ra giá trị của dữ liệu ngoài.

Đầu trang

Ba tình huống cơ bản

Bạn muốn biết thêm? Đây là ba ví dụ về những giải pháp thiết yếu dựa trên Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ.

Bộ phận trợ giúp    Một doanh nghiệp lớn có một bộ phận trợ giúp, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật nội bộ. Yêu cầu hỗ trợ và cơ sở tri thức hỗ trợ kỹ thuật được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu bên ngoài, nhưng được tích hợp hoàn toàn trong SharePoint site bằng cách dùng danh sách bên ngoài và phần Web dữ liệu nghiệp vụ. Nhân viên thông tin cũng có thể xem yêu cầu hiện tại của họ trong Microsoft Outlook 2013 trực tuyến. Chuyên gia công nghệ hỗ trợ có thể xem yêu cầu truy nhập được gán cho họ trong Outlook 2013 trực tuyến và ngoại tuyến. Dòng công việc tự động quản lý các vấn đề hỗ trợ thông qua mỗi giai đoạn: mở, được gán, Escalated, giải và đóng. Người quản lý trên kỹ thuật hỗ trợ nhóm, với quyền thích hợp, có thể xem bảng điều khiển hiển thị báo cáo bộ phận trợ giúp cho biết số lượng các vấn đề hỗ trợ được gán cho mỗi chuyên gia hỗ trợ, các vấn đề hiện tại hoặc quan trọng nhất và số lượng các sự cố hỗ trợ xử lý theo từng chuyên gia hỗ trợ trong một kỳ hạn đã cho thời gian. Người quản lý cũng có thể xuất dữ liệu để Microsoft Excel 2013 cho chi tiết phân tích sâu hơn bằng cách dùng định dạng có điều kiện và biểu đồ.

Công cụ theo dõi nghệ sĩ    Một cơ quan tài năng tích hợp của cơ sở dữ liệu của nghệ sĩ vào trang SharePoint nội bộ nhóm, bao gồm danh sách hoàn chỉnh nghệ sĩ, thông tin liên hệ của họ, và hiệu suất lịch biểu. Ghi hợp đồng trong biểu mẫu Word mẫu tài liệu được tạo ra và tự động được điền vào thông tin nghệ sĩ mới nhất. Dòng công việc sẽ hướng dẫn mỗi hợp đồng thông qua các giai đoạn khác nhau. Đại diện có thể thêm nghệ sĩ mới vào danh sách ngoài bằng cách sử dụng biểu mẫu InfoPath. Bằng cách dùng giải pháp này, đại diện tài năng luôn có thông tin họ cần bên cạnh mà và họ có thể thực hiện nhiều tác vụ chính bằng cách sử dụng sản phẩm Office quen thuộc.

Bảng điều khiển doanh số    Ứng dụng bảng điều khiển bán hàng giúp nhân viên bán hàng nhanh chóng tìm thấy đơn hàng và khách hàng thông tin quản lý trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Tùy thuộc vào vai trò và quyền tương ứng của họ, thành viên nhóm có thể xem thông tin phân tích doanh số, dữ liệu doanh số hiệu suất của thành viên nhóm riêng lẻ, mối bán hàng, và thông tin liên hệ của khách hàng và đơn hàng. Bán hàng chuyên gia có thể xem lịch của hàng ngày, xem nhiệm vụ được giao cho họ bởi người quản lý của họ, cộng tác với các thành viên nhóm và đọc ngành tin tức. Sơ đồ Visio của lãnh thổ bán hàng bản đồ doanh số theo từng tháng và chứa các dữ liệu trực tiếp từ cơ sở dữ liệu phía sau mà được dễ dàng làm mới. Bằng cách dùng một tài liệu Word, người quản lý có thể nhanh chóng biên soạn hàng tháng báo cáo trạng thái tự động bao gồm dữ liệu từ các hệ thống bên ngoài.

Đầu trang

Đến được đó đã là đi được nửa chặng đường

Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ giống như một chiếc ô lớn chứa đựng nhiều tính năng của SharePoint và Office. Tuy nhiên dịch vụ này không hoạt động "bên ngoài" vì mọi nguồn dữ liệu ngoài là duy nhất và mỗi tổ chức đều có những nhu cầu cụ thể. Một khi bạn thiết lập nền tảng, tại cơ sở hoặc thông qua điện toán đám mây, bạn có thể làm nổi bật dữ liệu ngoài trong các sản phẩm SharePoint và sản phẩm Office. Khi thao tác với dữ liệu ngoài, thông thường bạn sẽ trải qua ba giai đoạn riêng biệt:

Giai đoạn nền tảng    Giai đoạn này, bạn lập kế hoạch, chuẩn bị và thiết lập cách truy nhập dữ liệu ngoài. Điều này thường có nghĩa là làm việc chặt chẽ với người quản trị và đôi khi có người phát triển để tìm hiểu về điều gì xảy ra. Mục tiêu quan trọng xác định doanh nghiệp và yêu cầu kỹ thuật, chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài, bảo đảm bảo mật truy nhập vào dữ liệu bằng cách dùng dịch vụ lưu trữ bảo mật, và phân phạm vi tổng thể giải pháp. Mục tiêu quan trọng tạo một kiểu nội dung bên ngoài, đây là một gói chi tiết kết nối, siêu dữ liệu, và các thông tin được dùng để truy xuất dữ liệu ngoài.

Giai đoạn The SharePoint    Sau khi lập nền tảng được được sắp xếp, bạn có thể bây giờ, bề mặt dữ liệu ngoài trong sản phẩm SharePoint trong nhiều cách, bao gồm bên ngoài khác nhau liệt kê, cột dữ liệu ngoài, phần Web dữ liệu nghiệp vụ, dòng công việc, kết quả tìm kiếm, trang hồ sơ, hành động, ứng dụng cho SharePoint, và mã dựa trên cấu phần SharePoint hoặc giải pháp.

Giai đoạn văn phòng    Sau khi bạn đã tạo quyền truy nhập vào dữ liệu ngoài trong sản phẩm SharePoint, bạn có thể ngay nổi bật dữ liệu trong nhiều sản phẩm Office (bao gồm Excel, Word, Outlook, Visio, Access và InfoPath), ứng dụng cho Office, và mã dựa trên cấu phần Office, bổ trợ, hoặc giải pháp.

Ba thời kỳ phát triển

Bạn sẽ tìm thấy nhiều chi tiết hơn về từng tính năng ở phần sau trong bài viết này.

Đầu trang

Bạn đội chiếc mũ nào?

Việc phát triển giải pháp dựa trên dữ liệu ngoài thường là nỗ lực của cả nhóm và cách thức bạn làm việc căn cứ trên vai trò của bạn. Sơ đồ sau cho thấy dạng xem ở mức cao về các vai trò và giải pháp có liên quan tới vòng đời phát triển tổng thể.

Các vai trò và nhiệm vụ của vòng đời phát triển

Người dùng    Người dùng tập hợp các giải pháp đơn giản bằng cách sử dụng các tính năng cơ bản của sản phẩm SharePoint và sản phẩm Office. Ví dụ bao gồm:

  • Tạo danh sách ngoài, các dạng xem danh sách khác nhau và thêm vào các bộ lọc và sắp xếp khác nhau.

  • Xuất danh sách ngoài đến Excel 2013 để phân tích dữ liệu chuyên sâu hơn.

  • Kết nối danh sách ngoài với Outlook 2013 để xử lý dữ liệu ngoài trực tuyến và ngoại tuyến.

Người dùng    Người dùng tạo đơn giản để giải pháp kinh doanh trung gian, không có mã và mức độ thường xuyên yêu cầu kỹ năng phân tích doanh nghiệp để hiểu các hệ cơ sở dữ liệu và các quy trình kinh doanh tổng thể trong tổ chức. Họ cũng có thể liên lạc các yêu cầu để người quản trị và người phát triển, cũng như quản lý kinh doanh và trang web có lẽ người thiết kế. Ví dụ bao gồm:

  • Tạo kiểu nội dung ngoài bằng cách dùng Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Tạo cột dữ liệu ngoài trong thư viện và nối kết cột với điều khiển nội dung trong một mẫu Word tùy chỉnh, chẳng hạn như hợp đồng hay hóa đơn.

  • Tùy chỉnh biểu mẫu InfoPath để thay thế cho biểu mẫu danh sách SharePoint mặc định.

  • Thiết kế trang Web kết nối với Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ một cách hữu ích để tạo không gian thông tin.

  • Tạo giải pháp dựa trên Outlook cung cấp biểu mẫu tùy chỉnh, dạng xem, lệnh ruy-băng, hành động và ngăn tác vụ.

  • Tạo dòng công việc dùng dữ liệu của danh sách ngoài.

Người quản trị    Người quản trị quản lý quyền của người dùng và bảo mật cho một số cấu phần SharePoint khác nhau bao gồm kiểu nội dung ngoài và cơ sở dữ liệu bên ngoài. Một hoạt động quan trọng bao gồm thiết lập các ứng dụng đích dịch vụ lưu trữ bảo mật, ánh xạ chứng danh, và xác định phương pháp xác thực tốt nhất. Ví dụ khác về hoạt động bao gồm:

  • Quản lý và thiết lập truy nhập dữ liệu ngoài, quyền và truy vấn.

  • Nhập và xuất kiểu nội dung ngoài từ kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ.

  • Thiết lập trang hồ sơ tùy chỉnh, hành động và kết quả tìm kiếm.

Người phát triển    Người phát triển tạo một loạt các giải pháp tùy chỉnh phạm vi đó từ mục tiêu, có thể dùng lại các thành phần để nâng cao trên nền tảng mã giải pháp. Ví dụ bao gồm:

  • Các kiểu nội dung ngoài nâng cao được phát triển trong Microsoft Visual Studio, chẳng hạn như kiểu trường tùy chỉnh dùng dữ liệu phân cấp phức tạp.

  • Dữ liệu tổng hợp từ nhiều dịch vụ được thể hiện như một mô hình BDC duy nhất.

  • Cấu phần có thể tái sử dụng, Phần Web tùy chỉnh, các hoạt động của dòng công việc tùy chỉnh và biểu mẫu InfoPath có mã lệnh tách biệt.

  • Phần dữ liệu ngoài tùy chỉnh cho các giải pháp Outlook.

  • Các dứng dụng Microsoft Silverlight và các bổ trợ Office.

  • Các cảnh báo tùy chỉnh thông qua Khung hoạt động Sự kiện.

  • Các kết nối hay giải pháp tùy chỉnh sử dụng mã được quản lý.

Đầu trang

Xác lập nền tảng

Dù cho giải pháp dữ liệu ngoài bạn định tạo ra là gì, bạn cần tạo một nền tảng vững chắc, điều này có nghĩa là: chọn và thiết lập đúng phần mềm, chọn và chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài, bật dịch vụ và tài khoản SharePoint và tạo kiểu nội dung bên ngoài.

Hiểu môi trường SharePoint của bạn

Khi bạn dùng hay tạo giải pháp dữ liệu ngoài, bạn cần nhận thức được sự khác nhau trong tính năng và chức năng căn cứ trên môi trường SharePoint của bạn:

  • Tại cơ sở    Nếu bạn tạo giải pháp mà người dùng của bạn và giải pháp của bạn hoàn toàn tại chỗ (đằng sau tường lửa), sau đó tất cả dịch vụ kết nối nghiệp vụ tính năng được hỗ trợ.

  • Điện toán đám mây    Nếu bạn đang dùng SharePoint Online (gói 2, E3 và E4) trong Office 365, sau đó một tập con các tính năng sẵn dùng. Ví dụ, danh sách bên ngoài, phần Web dữ liệu nghiệp vụ và khuôn khổ sự kiện được hỗ trợ, nhưng trang hồ sơ, hành động và đường kết nối framework không. Ngoài ra, bạn chỉ có thể kết nối với các nguồn dữ liệu: Dịch vụ Web WCF, OData và SQL Server Azure.

  • Hỗn hợp    Tổ chức của bạn có thể đã có đáng kể đầu tư trong nguồn dữ liệu tại cơ sở, chẳng hạn như ứng dụng dòng nghiệp vụ và hệ thống ERP. Nhưng tổ chức của bạn cũng có thể trong một môi trường SharePoint hỗn hợp, trong đó một số nhân viên là tại chỗ và một số trong điện toán đám mây. Trong môi trường hỗn hợp, bạn cũng có thể tạo giải pháp dữ liệu bên ngoài hỗn hợp sao cho người dùng trong điện toán đám mây có thể truy nhập nguồn dữ liệu tại cơ sở. Ví dụ, người dùng có thể hoàn tất các báo cáo chi phí trong khi đang đi công tác bằng cách dùng SharePoint Online, và các chi phí có thể ngay lập tức đối chiếu với hệ thống SAP tại cơ sở. Bạn có thể kết nối với bất kỳ nguồn dữ liệu tại cơ sở được hỗ trợ, nhưng bạn phải sử dụng dịch vụ OData và mở rộng phát triển và cấu hình có thể bắt buộc.

Dùng đúng phần mềm

Các tính năng của Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ (BCS) được phân bổ cho các phiên bản SharePoint khác nhau. Hãy dùng bảng dưới đây để giúp bạn lựa chọn đúng.

Tính năng Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Chuẩn)

SharePoint Server 2013 (Doanh nghiệp)

SharePoint Online (SPO)
Gói 2
(E3, E4)

Chú thích

Danh sách ngoài

Cột dữ liệu ngoài

Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ

SPO chỉ hỗ trợ WCF và SQL Server Azure Connectors

Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật

SPO chỉ hỗ trợ chứng danh nhóm

Tìm kiếm Dữ liệu Ngoài

Trang Hồ sơ

Hành động

Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ

Hỗ trợ sản phẩm Office

Phần mở rộng của Trình khách Đầy đủ *

BCS có phạm vi ứng dụng

Khung hoạt động kết nối

Khung hoạt động sự kiện

Trình kết nối OData

BCS OM APIs

Hỗn hợp (SPO đến Tại cơ sở)

Chỉ bằng cách dùng Trình kết nối OData

* Bao gồm điều khiển biểu mẫu để hiển thị dữ liệu ngoài và bố trí để hiển thị dữ liệu trong ngăn tác vụ Outlook và vùng biểu mẫu. Chỉ sẵn dùng trong Microsoft Office Professional Plus 2013.

Đầu trang

Thiết lập phần mềm đúng cách

Một khi bạn đã cài đặt đúng phần mềm, hãy đảm bảo bạn thiết lập chính xác. Cụ thể là:

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài    Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Dịch vụ cấu hình SharePoint    Người quản trị phải kích hoạt dịch vụ kết nối dữ liệu kinh doanh, Dịch vụ lưu trữ bảo mật và dịch vụ Visio.

Cấu hình dịch vụ lưu trữ bảo mật    Người quản trị phải xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích.

Cấu hình kết nối nghiệp vụ    Người quản trị phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài có quyền kho siêu dữ liệu kết nối dữ liệu nghiệp vụ (BDC) và thích hợp người dùng có quyền truy nhập vào kiểu nội dung bên ngoài mà dựa vào danh sách ngoài.

Đảm bảo rằng các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng    Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với sản phẩm Office, bạn phải có Windows 7 trở lên và sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 và WCF Data Services 5.0 cho OData V3 trên mỗi máy tính khách (nếu cần thiết, bạn sẽ tự động được nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo tùy chọn cài đặt Office, Dịch vụ kết nối nghiệp vụ được bật (đây là mặc định). Tùy chọn này cài đặt các kết nối dịch vụ khách hàng thời gian chạy nghiệp mà nào sau đây: lưu trữ và đồng bộ hóa với dữ liệu ngoài, ánh xạ dữ liệu nghiệp vụ kiểu nội dung bên ngoài, Hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong sản phẩm Office và chạy các giải pháp tùy chỉnh bên trong sản phẩm Office.

Đầu trang

Chọn dữ liệu ngoài của bạn một cách thông minh

Bạn có thể làm việc với rất nhiều nguồn dữ bên ngoài khác nhau bao gồm cơ sở dữ liệu, Hệ thống Hoạch Định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), OData và các trình kết nối nâng cao.

Cơ sở dữ liệu    Các tổ chức và các công ty của tất cả các hình dạng và kích cỡ tùy thuộc vào cơ sở dữ liệu cho các thao tác hàng ngày của họ. Cơ sở dữ liệu chứa nhiều kiểu dữ liệu bao gồm văn bản, số, hình ảnh và tài liệu, và có nhiều mục đích bao gồm tài chính, sản xuất và bảo hiểm và điều chỉnh theo dữ liệu công ty trang Web. Cơ sở dữ liệu được hỗ trợ thông thường bao gồm: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, và bất kỳ cơ sở dữ liệu tuân theo OLE DB hoặc ODBC giao diện tiêu chuẩn.

Hệ thống ERP    Hệ thống ERP tích hợp dữ liệu dòng nghiệp vụ và quy trình trong toàn bộ tổ chức và thực hiện nhiều hoạt động cơ bản cho bất kỳ business bao gồm:

Chức năng Kinh doanh

Quy trình Kinh doanh

Tài chính và Kế toán

Sổ cái, các khoản phải trả và phải thu, quản lý tiền mặt, tài sản cố định và ngân sách

Nhân sự

Lương, đào tạo, phúc lợi, hưu trí, tuyển dụng và quản lý đa dạng.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Bán hàng và tiếp thị, hoa hồng, dịch vụ, liên hệ khách hàng và tổng đài trợ giúp.

Sản xuất

Kỹ thuật, danh sách vật tư, đơn đặt hàng, lập kế hoạch, quản lý dòng công việc, kiểm soát chất lượng và quản lý dòng đời sản phẩm.

Chuỗi cung ứng

Tồn kho, nhập đơn hàng, mua hàng, lên kế hoạch, kiểm tra và xử lý yêu cầu.

Quản lý dự án

Chi phí, hóa đơn, thời gian và chi phí, đơn vị hiệu suất và quản lý hoạt động.

Những hệ thống ERP được hỗ trợ thông thường bao gồm SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel và JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) cung cấp tiêu chuẩn dựa trên phần còn lại để tạo (bài đăng), đọc (lấy), Cập Nhật (đặt), và các thao tác xóa bỏ (xóa) truy nhập vào dịch vụ Web. Hãy nghĩ về OData như tương đương trên nền tảng web ODBC và OLE DB. Dữ liệu được trả về một trong hai ở định dạng XML hoặc JavaScript đối tượng ký hiệu (JSON). Thông thường OData nguồn bao gồm quen thuộc trang Web (chẳng hạn như Amazon, E-bay, Azure Data Market và Netflix), cơ sở dữ liệu, và thậm chí các site SharePoint.

Kết nối nâng cao    Đối với các nguồn dữ liệu, người phát triển có thể cung cấp quyền truy nhập dữ liệu bên ngoài nâng cao bằng cách:

  • Dùng ADO.NET, cho phép truy nhập vào bất kỳ nguồn dữ liệu nào với trình cung cấp ADO.NET.

  • Dùng WCF và dịch vụ Web cho phép truy nhập vào Dịch vụ Web và Nền tảng Giao tiếp Windows (Windows Communication Foundation, WCF).

  • Dùng Tập hợp Kết nối .NET cho phép truy nhập vào nguồn dữ liệu khi trình cung cấp ADO.NET hoặc Dịch vụ Web không sẵn có.

  • Chuyển đổi kiểu dữ liệu sở hữu riêng không được hỗ trợ sang kiểu dữ liệu .NET được hỗ trợ.

  • Tạo giải pháp tùy chỉnh cho các nguồn dữ liệu quy mô lớn thường xuyên thay đổi cấu trúc dữ liệu, yêu cầu kết nối dữ liệu, phương pháp truyền và lắp đặt kết nối tùy chỉnh.

Đầu trang

Xem xét hiệu suất

Bất kỳ giải pháp nghiệp vụ nào cũng phải xem xét tới hiệu suất và dữ liệu ngoài cũng không phải là ngoại lệ. Thật may, Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ đã được thiết kế để giảm bớt nhiều nút thắt cổ chai và vấn đề về hiệu suất. Nhìn chung, việc truy xuất dữ liệu, phân trang, lọc và sắp xếp được chuyển cho nguồn dữ liệu ngoài để giúp giảm bộ nhớ và tài nguyên xử lý cần thiết cho các sản phẩm SharePoint.

Ngoài ra, Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ có bộ đệm ẩn dựng sẵn ở cả máy chủ (Bộ đệm ẩn Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ) và máy khách (bộ đệm Thời gian chạy Máy khách Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ) và có thể không hiển thị những giá trị mới nhất từ hệ thống dữ liệu ngoài ngay lập tức. Tuy nhiên, bạn có thể điều chỉnh khoảng thời gian làm mới dựa trên nhu cầu của người dùng và giải pháp mà bạn tạo ra. Không phải tất cả người dùng đều cần phải thấy dữ liệu cập nhật ngay lập tức, tuy nhiên nếu cần, họ có thể làm như vậy, chẳng hạn như làm mới danh sách ngoài hay thư mục liên hệ Outlook.

Khả năng làm việc ngoại tuyến trên máy khách cũng có nghĩa là người dùng có thể thực hiện các công việc mở rộng mà không cần kết nối với dữ liệu ngoài nhưng họ biết rằng khi quay trở lại trực tuyến, dữ liệu được cập nhật và tổng hợp một cách chính xác.

Nhìn chung, các tính năng hoạt động này giúp đẩy nhanh tốc độ hiển thị, làm mới và điều khiển hoạt động của dữ liệu ngoài trên trang Web SharePoint và trong sản phẩm Office.

Đầu trang

Thực hành an toàn là trên hết

Điều đặc biệt quan trọng là giải pháp dữ liệu ngoài phải được bảo mật vì dữ liệu thường mang tính sống còn đối với doanh nghiệp và không cho phép những người không thích hợp xem hay thay đổi. Ngoài ra, có nhiều cách để bảo mật dữ liệu và bạn muốn giải pháp của mình phải vừa đơn giản vừa an toàn. Thật may là có những cách để giảm thiểu sự phức tạp, chủ yếu là dùng Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật.

Về cơ bản, việc bảo mật dữ liệu ngoài của bạn yêu cầu lời giải cho hai câu hỏi cơ bản:

Bạn là ai?    Điều này còn được gọi là xác thực và đây là quá trình xác thực định danh của bạn thông qua việc nhận chứng danh của bạn (tên người dùng và mật khẩu).

Bạn được phép làm gì?    Điều này còn được gọi là sự định quyền và đó là quá trình xác định nhiệm vụ nào bạn có thể thực hiện trên mục dữ liệu bằng cách tìm kiếm danh sách quyền bạn được cấp.

Trước tiên, người quản trị giúp xác định chế độ truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài. Hãy lưu ý những giải pháp kinh doanh thường xác thực quyền truy nhập đối với dữ liệu ngoài mà người dùng hiện thời có một tài khoản khác. Tuy nhiên việc đăng nhập dưới những chứng danh khác nhau có thể trở nên phức tạp và rắc rối. Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật ra đời để giúp giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ và ánh xạ chứng danh. Điều này giúp tạo điều kiện dễ dàng để dùng nguồn dữ liệu ngoài bằng cách chỉ đăng nhập một lần.

Ví dụ, nếu bạn đăng nhập vào trang SharePoint của mình với một bộ chứng danh nhưng lại muốn truy nhập danh sách ngoài dựa trên ứng dụng Siebel dùng một bộ chứng danh khác, người quản trị có thể thiết lập Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật để tự động ánh xạ hai bộ chứng danh để bạn không phải đăng nhập lại.

Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật cũng giúp quản lý vấn đề "bước nhảy kép" không lấy gì làm tự hào, đây là sự cố mà tại đó mỗi lần xác thực yêu cầu phải có "bước nhảy" giữa hai máy tính, điều này có thể bị gây tổn hại, trừ khi ta thực hiện các bước để ngăn chặn.

Vấn đề bước nhảy kép được xử lý như thế nào

Tiếp theo, người quản trị tạo ra một số tầng bảo mật dựa trên quyền, rất giống với một số tuyến phòng thủ quanh pháo đài để đảm bảo định quyền và truy nhập thích hợp vào:

  • Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống bên ngoài.

  • Kiểu nội dung bên ngoài trong kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ.

  • Danh sách ngoài hoặc cột dữ liệu ngoài.

Cuối cùng, người quản trị có thể thêm vào tầng bảo vệ bổ sung thông qua mã hóa. Nếu giải pháp dữ liệu ngoài của bạn cũng dùng ứng dụng Office, người quản trị có thể bảo vệ bộ đệm ẩn ngoại tuyến Thời gian chạy của Máy khách Kết nối Nghiệp vụ bằng cách dùng Hệ thống Tệp Mã hóa Windows. Một vài nguồn dữ liệu ngoài cũng cung cấp cách thức mã hóa dữ liệu.

Đầu trang

Thiết lập nền tảng: kiểu nội dung ngoài

Kiểu nội dung ngoài là trọng tâm của bất kỳ giải pháp dữ liệu ngoài nào. Chúng giống như trung gian giữa bạn và nguồn dữ liệu ngoài. Một kiểu nội dung ngoài thông thường là một gói thông tin có tổ chức và chứa nội dung sau:

  • Thông tin kết nối với nguồn dữ liệu, chẳng hạn như địa điểm, tên và chế độ xác thực.

  • Định nghĩa về bảng, trường, khóa chính và khóa ngoài, xác nhận hợp lệ và các kiểu dữ liệu (còn được gọi là siêu dữ liệu).

  • Các hoạt động dữ liệu bạn có thể thực hiện, chẳng hạn như Tạo, Đọc, Cập nhật, Xóa và Truy vấn (còn được gọi là CRUDQ).

  • Các thông tin và hành vi khác, chẳng hạn như kiểu dữ liệu Office được ánh xạ hay kích hoạt đồng bộ hóa ngoại tuyến.

  • Nhiều bộ lọc khác nhau truy vấn dữ liệu và giúp cách ly kết quả và những hạn chế để cải thiện hiệu suất.

  • Trường định danh và cột hiển thị cho bộ chọn nội dung ngoài được dùng để truy xuất dữ liệu ngoài thông qua giao diện người dùng.

  • Liên kết dựa trên khóa chính và khóa ngoài giữa hai bảng có liên quan, chẳng hạn như Đơn hàng và Khách hàng.

Một người dùng đáng tin cậy xác định kiểu nội dung ngoài và do đó tránh cho những người dùng khác khỏi sự phức tạp đi kèm khi làm việc với dữ liệu ngoài. Hơn thế nữa mọi thông tin được lưu trong một tệp BDCM đặc biệt (.bdcm), dưới định dạng XML và lưu trữ trong kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ. Phương pháp này giúp cho việc duy trì, cập nhật, bảo mật và tái sử dụng các kiểu nội dung ngoài trong các trang khác nhau trở nên dễ dàng. Ví dụ: bạn có thể dễ dàng xuất và nhập tệp để triển khai từ môi trường phát triển sang môi trường sản xuất hoặc chia sẻ với các tuyển tập trang khác.

Nhân tiện, người dùng đáng tin cậy không cần phải là một chuyên gia về XML. Để giúp tạo kiểu nội dung bên ngoài, có hai công cụ lựa chọn:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Bạn có thể xác định và Cập Nhật kiểu nội dung bên ngoài trong một cách thức khai báo và sau đó phát hành lên kho siêu dữ liệu kết nối dữ liệu nghiệp vụ.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Nếu dữ liệu bên ngoài của bạn phức tạp hoặc không được hỗ trợ bởi SharePoint Designer 2013, bạn có thể sử dụng trình soạn thảo XML trong Visual Studio (này cung cấp Intellisense) để tạo mô hình XML của bạn, hoặc sử dụng Visual Studio ngoài nội dung kiểu Designer để tạo một kết nối .NET lắp ráp cung cấp tùy chỉnh phụ trợ tích hợp lô-gic qua .NET Framework.

Đầu trang

Làm nổi bật dữ liệu ngoài trong sản phẩm SharePoint

Bây giờ bạn đã tạo được nền tảng an toàn và chắc chắn cho dữ liệu ngoài, đây là những gì bạn có thể làm với nền tảng đó trong các sản phẩm SharePoint.

Đọc và ghi dữ liệu trong danh sách ngoài

Danh sách ngoài là một khối xây dựng quan trọng cho các giải pháp SharePoint dựa trên dữ liệu ngoài. Bạn có thể đọc và ghi dữ liệu ngoài với trải nghiệm quen thuộc của việc dùng danh sách SharePoint. Danh sách ngoài có hình thức và hoạt động rất giống danh sách gốc, nhưng có một số khác biệt trong hành vi. Ví dụ, bạn có thể tạo các dạng xem và dùng các giá trị được tính bằng các công thức, nhưng không đính kèm tệp hoặc theo dõi các phiên bản.

Bạn cũng có thể tạo danh sách ngoài bằng cách dùng SharePoint Designer 2013.

Đầu trang

Thêm cột dữ liệu ngoài vào danh sách và thư viện

Bạn có thể kết hợp cột dữ liệu ngoài với những cột khác trong danh sách hoặc thư viện gốc. Vì một cột dữ liệu ngoài được thêm vào một danh sách hoặc thư viện bản địa, tất cả tính năng của danh sách hoặc thư viện liên quan sẽ hoạt động, bao gồm lập phiên bản, phê duyệt, kiểm nhập, kiểm xuất và đính kèm tệp.

Giả sử bạn đã tạo thư viện hình ảnh trong đó có các bức ảnh về sản phẩm mà tổ chức của bạn bán. Bạn có thể thêm cột dữ liệu ngoài vào thư viện để truy nhập tên sản phẩm, mã sản phẩm và giá hiện tại từ cơ sở dữ liệu ngoài. Do quy tắc và quy trình của công ty bạn đòi hỏi bất kỳ thay đổi nào với thông tin sản phẩm chỉ được thực hiện thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu, bạn hãy xác định dữ liệu ngoài có dạng chỉ đọc khi tạo kiểu nội dung bên ngoài. Tuy nhiên hiện tại có thêm nhiều người trong tổ chức của bạn có thể dễ dàng xem mọi thông tin sản phẩm cùng nhau trong một dạng xem thư viện.

Đầu trang

Tạo giải pháp với Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ

Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ được thiết kế để làm việc với dữ liệu từ một danh sách ngoài và bạn có thể kết hợp những Phần Web này theo các cách hữu ích để tạo bảng điều khiển hoặc không gian làm việc của trang. Ví dụ, bạn có thể kết nối các Phần Web Danh sách và Mục để khi bạn chọn một mục báo cáo chi phí trong Phần Web Danh sách, chẳng hạn như chi phí của Thứ Năm, chi tiết mục sẽ được hiển thị trong Phần Web Mục, chẳng hạn như chi phí khách sạn, du lịch và ăn uống.

Bảng sau tóm tắt ngắn gọn từng Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ.

Phần Web

Mô tả

Danh sách Dữ liệu Nghiệp vụ

Hiển thị danh sách các mục từ một danh sách ngoài.

Mục Dữ liệu Nghiệp vụ

Hiển thị một hoặc nhiều mục từ danh sách ngoài.

Hành động Dữ liệu Nghiệp vụ

Hiển thị hành động từ danh sách ngoài.

Bộ lọc Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ

Lọc nội dung của một Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ kết nối thông qua một danh sách các giá trị từ một danh sách ngoài.

Bộ dựng Mục Dữ liệu Nghiệp vụ

Tạo một mục Dữ liệu Nghiệp vụ từ các tham số trong chuỗi truy vấn URL và cung cấp mục này cho các Phần Web Dữ liệu Nghiệp vụ khác.

Danh sách Liên quan của Dữ liệu Nghiệp vụ

Hiển thị danh sách các mục con liên quan đến một mục cha từ một danh sách ngoài.

Đầu trang

Dùng dữ liệu ngoài trong trang hồ sơ, hành động hoặc tìm kiếm

Trang hồ sơ, hành động và tìm kiếm là những tính năng có liên quan mật thiết.

Trang hồ sơ

Theo mặc định, Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ tự động tạo trang hồ sơ dựa trên kiểu nội dung bên ngoài. Trang hồ sơ là một trang Web hiển thị thông tin từ một hàng đơn lẻ của dữ liệu ngoài, dựa trên trường ID, chẳng hạn như các trường riêng lẻ về một khách hàng cụ thể.

Trang hồ sơ mặc định thực ra là một trang Web có chứa Bộ dựng Mục Dữ liệu Công việc và các Phần Web Mục Dữ liệu Công việc được kết nối với nhau. Phần Web Bộ dựng Mục phân tích tham số chuỗi truy vấn URL của trang hồ sơ, ví dụ: http://contoso/Customer.aspx?CustID=345 và chuyển giá trị CustID tới Phần Web Mục Dữ liệu, Phần Web này sau đó hiển thị tất cả các trường khách hàng tương ứng.

Bạn có thể tạo trang hồ sơ của riêng mình để hiện thông tin tùy chỉnh hoặc người quản trị có thể tùy chỉnh trang hồ sơ cho bạn.

Hành động

Bạn thậm chí có thể thực hiện hành động dựa vào trang hồ sơ để làm điều gì đó hữu ích. Ví dụ, bạn có thể tạo hành động kết hợp thông tin địa chỉ của khách hàng cùng với bản đồ Bing để xem vị trí của khách hàng và tìm đường đi. Bạn có thể tạo hành động dựa trên tham số chuỗi truy vấn URL của trang hồ sơ hoặc thông qua mã tùy chỉnh. Hoặc người phát triển có thể viết mã tùy chỉnh cho phép bạn cập nhật thông tin nhân viên trong cơ sở dữ liệu phụ trợ.

Theo mặc định, bạn có thể dùng hành động khi bấm lệnh hành động Xem Hồ sơ trong Hành động Dữ liệu Nghiệp vụ hoặc Phần Web Danh sách Dữ liệu Nghiệp vụ. Khi dùng cột dữ liệu ngoài, bạn cũng có thể chạy hành động từ một lệnh menu.

Tìm kiếm

Cuối cùng nếu bạn cần, người quản trị có thể bật tìm kiếm dữ liệu ngoài. Dữ liệu bên ngoài có thể được tìm kéo và lập chỉ mục như dữ liệu SharePoint bên trong, nhưng được thực hiện cùng với việc cắt bỏ bảo mật để đảm bảo chỉ có những người dùng thích hợp mới có thể bấm và xem kết quả tìm kiếm được hiển thị bằng cách dùng trang hồ sơ.

Thông qua việc tích hợp tìm kiếm SharePoint vào hệ thống dữ liệu ngoài, người dùng có thể tìm thấy dữ liệu mà nếu không làm như vậy họ sẽ không thể tìm thấy. Ví dụ, nếu bạn biết công ty mà khách hàng đang làm việc nhưng lại quên mất tên của họ, bạn có thể tìm kiếm bằng tên công ty để giúp tìm ra trang hồ sơ của khách hàng đó.

Đầu trang

Dùng dữ liệu ngoài trong dòng công việc

Dòng công việc cung cấp công cụ hữu ích cho việc lập mô hình và tự động hóa quy trình kinh doanh dựa trên danh sách, thư viện hoặc trang SharePoint. Những quy trình kinh doanh này có thể đơn giản như quy trình phê duyệt tài liệu chỉ với một người phê duyệt hoặc có thể phức tạp như bất kỳ một quy trình kinh doanh có cấu trúc nào. Mặc dù bạn không thể trực tiếp liên kết dòng công việc với danh sách ngoài, bạn cũng có thể tạo như sau:

Dòng công việc danh sách gốc    Một dòng công việc được liên kết với một danh sách gốc mà đọc hoặc cập nhật dữ liệu từ một danh sách ngoài bằng cách dùng các hành động tạo khoản mục trong danh sách, mục danh sách Cập Nhật và xóa mục danh sách. Ví dụ, bạn có thể cập nhật một mục danh sách ngoài bất cứ khi nào một mục danh sách hoặc thư viện gốc thay đổi. Bạn có thể dùng các hành động khác với danh sách bên ngoài, chẳng hạn như các thiết đặt biến dòng công việc để sửa đổi một trường danh sách ngoài. Bạn cũng có thể dùng một mục danh sách ngoài dưới dạng một đích cho trình tác vụ, nhưng nối kết đến nhiệm vụ không hiển thị một tiêu đề cho mục danh sách ngoài.

Trang dòng công việc    Trang dòng công việc không yêu cầu kích hoạt sự kiện để bắt đầu và có thể bắt đầu theo cách thủ công. Để ngăn không cho truy nhập trái phép, dòng công việc truy nhập danh sách bên ngoài luôn chạy trong một tài khoản Dịch vụ, thậm chí với một chế độ xác thực sử dụng giả định.

Sự kiện    Người phát triển có thể tạo sự kiện kích hoạt trong nguồn dữ liệu ngoài và người dùng có thể tạo cảnh báo trả lời các sự kiện. Ví dụ, bạn có thể dùng dòng công việc SharePoint để gửi một thông điệp email đến một nhân viên khi tài khoản khách hàng được gán cho nhân viên đó trong nguồn dữ liệu ngoài.

Vì lý do hiệu suất, tốt hơn chỉ nên đọc số ít các cột trong danh sách ngoài hoặc tạo, cập nhật hoặc xóa số ít các mục trong danh sách ngoài.

Đầu trang

Dữ liệu bên ngoài trong sản phẩm Office

Bây giờ bạn đã làm nổi bật dữ liệu trong sản phẩm SharePoint, đây là điều bạn có thể thực hiện với dữ liệu đó trong hàng loạt các sản phẩm Office khác nhau.

Phân tích dữ liệu ngoài trong Excel

Bạn có thể xuất dữ liệu từ một danh sách ngoài đến Excel 2013 và giữ cho dữ liệu đó luôn được đồng bộ hóa. Ví dụ: có thể bạn muốn duy trì tồn kho sản phẩm trong danh sách ngoài để dễ dàng chia sẻ và cập nhật, tuy nhiên bạn cũng muốn phân tích tồn kho định kỳ trong Excel 2013. Dữ liệu ngoài xuất sang Excel 2013 được xác định bằng dạng xem danh sách ngoài hiện thời, các bộ lọc đã được xác định trong kiểu nội dung ngoài và trong danh sách ngoài và thiết đặt ngôn ngữ cho trang SharePoint.

Khi bạn xuất danh sách ngoài, Bảng Excel được tạo ra với kết nối dữ liệu đến danh sách ngoài dựa trên tệp truy vấn Web. Để xem những thay đổi khác đã được tạo ra cho danh sách SharePoint trong Bảng Excel, bạn có thể làm mới dữ liệu. Lưu ý rằng bạn không thể tạo ra những thay đổi cho nguồn dữ liệu ngoài và thao tác làm mới Excel sẽ ghi đè bất kỳ thay đổi nào mà bạn đã tạo ra trong Bảng Excel.

Đầu trang

Thêm dữ liệu ngoài vào tài liệu Word

Bằng cách thêm cột dữ liệu ngoài và mẫu Word cùng với các điều khiển nội dung vào thư viện tài liệu, bạn cũng có thể khiến việc nhập dữ liệu chính xác, cập nhật dễ dàng và hiệu quả trong một tài liệu Microsoft Word 2013 có cấu trúc.

Giả sử bạn có thư viện tài liệu chứa hợp đồng của khách hàng. Tuy nhiên, mọi thông tin khách hàng của bạn được lưu trong ứng dụng Dòng Nghiệp vụ, chẳng hạn như SAP. Bạn có thể theo dõi các hợp đồng của khách hàng trong thư viện tài liệu, nhưng hãy đảm bảo thông tin khách hàng có liên quan được cập nhật và không bị lặp lại không cần thiết. Cách thực hiện như sau:

  • Trước tiên, hãy thêm cột dữ liệu ngoài vào thư viện để liên kết tên khách hàng, tên công ty và số điện thoại thích hợp của khách hàng với mỗi hợp đồng được lưu trong thư viện Hợp đồng.

  • Sau đó hãy tạo mẫu Word có chứa văn bản khuôn mẫu hợp đồng và điều khiển nội dung để nhập tên khách hàng, tên công ty và số điện thoại. Word 2013 sẽ dùng bộ chọn khoản mục ngoài để giúp bạn nhập hoặc cập nhật thông tin chính xác bằng cách tự động hiển thị và khôi phục thông tin khách hàng chính xác.

  • Cuối cùng, mỗi lần bạn tạo hợp đồng, hãy nhập dữ liệu và lưu hợp đồng vào thư viện, giá trị dữ liệu khách hàng được đẩy vào cột dữ liệu ngoài tương ứng.

Đầu trang

Đồng bộ hóa dữ liệu ngoài trong Outlook

Nếu một danh sách ngoài có chứa khách hàng, nhiệm vụ, cuộc hẹn hoặc bài đăng thì bạn có thể kết nối danh sách với Outlook 2013. Khi đã kết nối, bạn có thể xem, chỉnh sửa và in dữ liệu thông qua giao diện người dùng Outlook quen thuộc. Nếu dữ liệu là thông tin liên hệ, chẳng hạn như khách hàng, bạn thậm chí có thể gọi điện, gửi email và lập các yêu cầu họp.

Việc đồng bộ hóa dữ liệu mang tính hai chiều hay còn gọi là hai hướng. Những thay đổi đã thực hiện trong Outlook 2013 sẽ được đồng bộ hóa tự động với nguồn dữ liệu ngoài. Những thay đổi đã thực hiện đối với nguồn dữ liệu ngoài sẽ được đồng bộ hóa với các mục trong Outlook 2013, mặc dù có thể cần một thao tác làm mới.

Theo mặc định, dữ liệu sẽ tự động làm mới sáu giờ một lần, nhưng giá trị này có thể thay đổi. Để chắc chắn bạn đang xem dữ liệu hiện thời từ nguồn dữ liệu ngoài, hãy bấm chuột phải vào thư mục rồi bấm Đồng bộ thay đổi DB.

Khi bạn tạo kiểu nội dung ngoài, hãy làm như sau:

  • Nếu bạn muốn truy nhập ngoại tuyến, hãy bật tùy chọn hỗ trợ Đồng bộ Ngoại tuyến.

  • Thiết lập trường Kiểu Mục Office cho một trong các mục sau: Liên hệ, Cuộc hẹn, Nhiệm vụ hoặc Bài đăng.

  • Ánh xạ các trường riêng lẻ trong kiểu nội dung bên ngoài, chẳng hạn như Tên của Khách hàng, Họ của Khách hàng, Địa chỉ Khách hàng và Số điện thoại của Khách hàng vào trường Kiểu Mục Outlook tương ứng, chẳng hạn như FirstName, LastName, BusinessAddress và BusinessPhone của liên hệ.

Thêm vào đó, với mã do người phát triển viết, bạn có thể tạo giải pháp Outlook thực hiện những việc như sau:

  • Hiện phần dữ liệu gốc hoặc tùy chỉnh trong ngăn tác vụ tùy chỉnh để thể hiện dữ liệu ngoài cho người dùng.

  • Đưa vào lệnh ruy-băng tùy chỉnh để thực hiện hành động tùy chỉnh.

  • Tạo định nghĩa dạng xem tùy chỉnh để hiển thị các cột cụ thể của dữ liệu ngoài.

  • Thiết kế vùng biểu mẫu tùy chỉnh để thể hiện dữ liệu ngoài.

Đầu trang

Tăng cường truy nhập dữ liệu ngoài với biểu mẫu InfoPath

Có một số lý do giải thích tại sao Microsoft InfoPath 2013 hữu ích để dùng cùng với dữ liệu ngoài:

Làm việc với các kiểu dữ liệu phức tạp    Nếu một trường dữ liệu ngoài được phân cấp, chẳng hạn như một trường địa chỉ có chứa đường phố, thành phố và bưu chính Mã dưới dạng một subfields, sau đó bạn không thể làm việc với các trường này trong biểu mẫu SharePoint cho một danh sách ngoài, và trong thực tế nó không được thậm chí tạo. Tuy nhiên, bạn có thể chuyển đổi biểu mẫu SharePoint sang biểu mẫu InfoPath để tạo và cập nhật các trường bằng cách dùng InfoPath 2013.

Nhúng điều khiển bộ chọn mục bên ngoài    Bạn có thể kéo và thả điều khiển chọn mục bên ngoài vào một biểu mẫu InfoPath, nối kết đó vào danh sách bên ngoài dưới dạng một nguồn dữ liệu thứ cấp và giúp dễ dàng cho người dùng để chọn một mục dựa trên một trường duy nhất, chẳng hạn như tên khách hàng hoặc ID sản phẩm.

Hơn thế nữa, nếu bạn thiết lập liên kết cho các kiểu nội dung bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng và đơn đặt hàng và biểu mẫu InfoPath cho danh sách ngoài có chứa khóa ngoài, ví dụ như ID Khách hàng, điều khiển Bộ chọn Mục Bên ngoài thậm chí còn được tự động thêm vào biểu mẫu. Điều này cho phép người dùng dễ dàng tìm thấy khách hàng họ mong muốn khi xử lý đơn hàng.

Tạo nhiều dạng xem biểu mẫu    Đôi khi, bạn có thể muốn các biểu mẫu có nhiều dạng xem dữ liệu bên ngoài của bạn, đặc biệt là nếu có nhiều trường và một danh sách ngoài hoặc biểu mẫu SharePoint không hiệu quả. Nhiều dạng xem được cũng rất hữu ích trong viết-cùng một kịch bản nơi hệ thống bên ngoài không cho phép cập nhật các trường sau khi nó được tạo ra. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo hai dạng xem, cho thao tác tạo và khác cho thao tác Cập Nhật.

Thêm quy tắc hoặc mã đằng sau vào biểu mẫu    Bạn có thể thêm khai báo quy tắc hoặc mã đằng sau biểu mẫu để thực hiện công việc bổ sung lô-gic, chẳng hạn như hợp lệ và phép tính. Ví dụ, bạn có thể đảm bảo mã quốc gia/khu vực là hợp lệ bằng cách sử dụng quy tắc hoặc mã bưu chính Hoa Kỳ là hợp lệ bằng cách sử dụng dịch vụ Web.

Đầu trang

Thêm dữ liệu ngoài vào sơ đồ Visio đã được phát hành

Dùng Microsoft Microsoft Visio 2013, bạn có thể nối kết dữ liệu từ danh sách ngoài với sơ đồ và hình dạng của sơ đồ. Sau đó, bạn có thể phát hành sơ đồ lên một thư viện tài liệu SharePoint như một bản vẽ Web tương tác để người dùng có thể hiển thị các sơ đồ và xem dữ liệu ngoài liên quan. Có ba cách để liên kết các hàng dữ liệu với các hình dạng trong bản vẽ của bạn. Bạn có thể liên kết các hàng với từng hình dạng sẵn có, bạn có thể liên kết các hàng với hình dạng một cách tự động hoặc bạn có thể tạo hình dạng từ dữ liệu.

Đầu trang

Nhập và làm mới dữ liệu ngoài trong Access

Microsoft Access 2013 là một đích đến cho tất cả các kiểu dữ liệu và dữ liệu ngoài không phải là ngoại lệ. Bạn có thể nhập danh sách dữ liệu ngoài vào cơ sở dữ liệu Access của mình trên máy chủ và làm mới dữ liệu định kỳ. Dữ liệu ở dạng chỉ đọc.

Ba bước cơ bản cần thực hiện là:

  1. Xuất kiểu nội dung ngoài từ SharePoint Designer 2013 hoặc trực tiếp từ kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ dưới dạng tệp BDCM.

  2. Trong Access 2013, hãy tạo kết nối dữ liệu Dịch vụ Web bằng cách dùng tệp BDCM.

  3. Trong Access 2013, hãy tạo bảng được nối kết dựa trên kết nối dữ liệu Dịch vụ Web.

Lưu ý trong trường hợp này, bộ đệm ẩn Thời gian chạy Máy khách Dịch vụ Kết nối Nghiệp vụ không được dùng để đồng bộ hóa với danh sách ngoài khi bạn làm mới dữ liệu.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×