Giới thiệu về cộng tác với SharePoint Server 2007

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Hầu hết mọi người dành phần lớn trong ngày làm việc của họ tham gia vào cộng tác tác vụ. Họ chia sẻ thông tin, họ làm việc cùng nhau trong nhóm, và họ quản lý dự án. Có thể thử thách để cộng tác hiệu quả nếu bạn không có công cụ để dễ dàng liên lạc, chia sẻ thông tin, và phối hợp chi tiết dự án và hạn chót giữa các nhóm lớn của mọi người.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 có thể giúp bạn hoàn thành hiệu quả hơn vì nó cung cấp các tổ chức có một nền tảng để chia sẻ thông tin và làm việc cùng nhau trong nhóm công việc. SharePoint site sẽ cung cấp các loại công cụ và Workspace mà bạn có thể dùng để liên lạc với các thành viên nhóm, theo dõi các dự án, hạn chót, phối hợp và cộng tạo và sửa tài liệu.

Cải thiện hiệu suất nhóm

Office SharePoint Server 2007 bao gồm nhiều loại mẫu trang mà bạn có thể dùng để tạo một trang khác nhau.

Ghi chú: Bài viết này tham chiếu đến một site SharePoint ví dụ được tạo bởi Adventure Works, một công ty hư cấu sản xuất xe đạp, xe đạp cấu phần và xe đạp phụ kiện.

Ví dụ, bộ phận tiếp thị tại Adventure Works sử dụng một site được tạo từ mẫu Site nhóm để quản lý một phạm vi của nhóm dự án và tác vụ liên quan đến tài liệu. Các thành viên của bộ phận tiếp thị dùng site nhóm của họ mỗi ngày để tạo và quản lý tài liệu, theo dõi vấn đề đã biết và nhiệm vụ, và chia sẻ nối kết và liên hệ. Vì họ có một vị trí cho các hoạt động, thành viên của bộ phận tiếp thị có thể tiết kiệm thời gian và tận hưởng tăng hiệu suất.

Mẫu site cho một site nhóm bao gồm:

  • Thư viện tài liệu được chia sẻ

  • Danh sách Thông báo

  • Lịch

  • Danh sách thảo luận nhóm

  • Danh sách Nhiệm vụ

  • Danh sách Nối kết

Nếu bạn muốn và chạy nhanh chóng nhận được nhóm của bạn, bạn có thể dễ dàng tạo một trang web bằng cách dùng mẫu trang cho một site nhóm. Mục đích mẫu này có thể đáp ứng một phạm vi đa dạng các nhu cầu. Nó có thể lưu trữ dài hạn thường xuyên thông tin cho bộ phận đơn hoặc các thông tin ngắn hạn cho một dự án đặc biệt trải rộng qua nhiều bộ phận. Bằng cách tạo một site nhóm để sử dụng làm việc cộng tác, nhóm của bạn có thể trở thành hiệu quả hơn và đạt hiệu quả hơn và cuối cùng đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn. Bạn cũng có thể tùy chỉnh trang web của bạn để đáp ứng nhu cầu của nhóm hoặc dự án của bạn bằng cách thêm danh sách, thư viện hoặc các tính năng khác.

Quản lý dự án hiệu quả hơn

Một site Office SharePoint Server 2007 bao gồm một số tính năng mà bạn có thể dùng để quản lý dự án và phối hợp nhiệm vụ và hạn chót giữa mọi người. Site nhóm tiếp thị tại Adventure Works có một lịch mà các thành viên nhóm sử dụng để theo dõi cuộc họp quan trọng, ngành sự kiện, và hiển thị thương mại. Các thành viên nhóm tiếp thị nối kết lịch vào lịch cá nhân của họ trong Microsoft Office Outlook 2007 để họ có thể xem thông tin này cùng với thông tin lịch cá nhân của họ. Bộ phận tiếp thị cũng sử dụng danh sách nhiệm vụ dự án để trực quan hóa và theo dõi các giai đoạn chính của dự án tiếp thị.

Có một vài cách khác nhau bạn có thể dùng một site nhóm để quản lý dự án hiệu quả:

  • Sử dụng các tính năng dựng sẵn như mẫu danh sách nhiệm vụ dự án, cho phép bạn trực quan hóa mối quan hệ nhiệm vụ và dự án trạng thái với biểu đồ Gantt tự động.

  • Phối hợp của nhóm làm việc với lịch chia sẻ, cảnh báo và thông báo. Bạn có thể kết nối lịch trên site SharePoint của bạn với lịch của bạn trong Office Outlook 2007, nơi bạn có thể xem và cập nhật nó giống như bạn thực hiện lịch cá nhân của bạn.

  • Tạo các trang không gian làm việc cuộc họp để thu thập các tài liệu và tài liệu liên quan đến một cuộc họp.

Tạo, xem lại và chia sẻ tài liệu

Một site Office SharePoint Server 2007 cũng giúp nhóm người tạo và sửa tài liệu cộng tác. Ví dụ, bộ phận tiếp thị tại Adventure Works sử dụng hai kiểu thư viện khác nhau để quản lý nội dung vào nhóm sẽ tạo ra:

  • Thành viên nhóm lưu chung tiếp thị và ngân sách tài liệu vào một thư viện tài liệu chia sẻ, nơi các thành viên nhóm có thể dễ dàng đọc chúng hoặc họ xem và chỉnh sửa chúng.

  • Nhóm sử dụng thư viện bản chiếu để tiết kiệm và dùng lại bản chiếu cho bản trình bày khác nhau.

Đặc biệt các dự án liên quan đến chỉ gồm vài người, thành viên nhóm đôi khi tạo trang con không gian tài liệu trên site nhóm của họ. Trang không gian tài liệu trợ giúp bạn làm việc trên tài liệu đơn lẻ hoặc một nhóm các tài liệu phối hợp.

Có một vài cách khác để lưu và làm việc trên tài liệu và các tệp khác trên một site Nhóm:

  • Sử dụng thư viện tài liệu để lưu trữ và quản lý tài liệu quan trọng. Các tính năng chẳng hạn như lập phiên bản này giúp bạn theo dõi các chỉnh sửa vào một tài liệu. Hoặc bạn có thể yêu cầu kiểm xuất cho tài liệu trong thư viện để ngăn không cho nhiều người thực hiện thay đổi cùng một lúc.

  • Tạo không gian tài liệu site để phối hợp phát triển của tài liệu cụ thể.

  • Sử dụng thư viện bản chiếu để chia sẻ và dùng lại bản chiếu Microsoft Office PowerPoint 2007 trong vị trí trung tâm.

  • Thực hiện các thư viện tài liệu ngoại tuyến trong Office Outlook 2007 để cho phép mọi người để xem và sửa tài liệu trong khi họ không kết nối mạng.

  • Sử dụng dòng công việc để quản lý các nhiệm vụ cộng tác chẳng hạn như xem lại tài liệu hoặc phê duyệt. Để tìm hiểu thêm về dòng công việc, hãy xem phần Quản lý nội dung doanh nghiệp của khóa đào tạo này.

Ghi lại và chia sẻ kiến thức cộng đồng

Một site Office SharePoint Server 2007 cung cấp các tổ chức có vị trí trung tâm để ghi lại những cách thực hành tốt nhất, chia sẻ thông tin và tăng cấp tiêu chuẩn hóa quy trình kinh doanh. Bộ phận tiếp thị tại Adventure Works sử dụng một trang wiki và một site blog để ghi lại và truyền đạt thông tin quan tâm nhóm. Các thành viên nhóm tiếp thị dùng wiki để biên dịch thông tin chung về quy trình công ty và nhóm sẽ hữu ích cho thành viên nhóm mới. Bất kỳ thành viên vào nhóm có thể thêm thông tin vào wiki hoặc cập nhật các bài viết wiki.

Một số thành viên của nhóm cũng theo định kỳ đăng thông tin liên quan đến ngành hoặc liên quan đến tiếp thị lên một site blog, nơi các thành viên nhóm có thể đọc những bài đăng và chú thích vào chúng. Blog tiếp thị cung cấp các thành viên nhóm với diễn đàn để chia sẻ ý tưởng mới, ý kiến hoặc cảm hứng.

Dưới đây là một số cách bạn có thể dùng một site nhóm để thu thập và chia sẻ kiến thức chung nhóm hoặc thông tin quan trọng:

  • Theo dõi các Cập Nhật và thông tin với cảnh báo hoặc đơn giản cung ứng (RSS).

  • Sử dụng blog để chia sẻ hoặc tăng cấp thông tin.

  • Ghi lại cộng đồng kiến thức hoặc tài liệu nội bộ quy trình bằng cách dùng wiki.

  • Sử dụng khảo sát và thảo luận để thu thập thông tin hoặc khuyến khích thoại.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×