Giới thiệu về cách sử dụng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Trong bài viết này

Dòng công việc là gì?

Các cách sử dụng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Dòng công việc được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007

Hỗ trợ cho dòng công việc tùy chỉnh trong Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007

Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

Dòng công việc là gì?

Dòng công việc đôi khi được mô tả dưới dạng một chuỗi các nhiệm vụ sản xuất kết quả. Trong ngữ cảnh của công nghệ và sản phẩm Microsoft SharePoint, một dòng công việc được xác định chính xác hơn là tự động di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một trình tự cụ thể của hành động hoặc tác vụ liên quan đến quy trình kinh doanh. Dòng công việc có thể dùng nhất quán quản lý quy trình kinh doanh phổ biến trong một tổ chức bằng cách cho phép các tổ chức để đính kèm business lô-gic vào tài liệu hoặc mục trong danh sách SharePoint hoặc thư viện. Lô-gic kinh doanh cơ bản là một bộ các hướng dẫn xác định và kiểm soát các hành động xảy ra với tài liệu hoặc mục.

Dòng công việc có thể hợp lý hóa việc chi phí và thời gian cần thiết để phối hợp quy trình kinh doanh phổ biến, chẳng hạn như dự án phê duyệt tài liệu hoặc xem lại, bằng cách quản lý và theo dõi các nhiệm vụ con người liên quan đến quy trình này. Ví dụ, trong một trang web Microsoft Office SharePoint Server 2007 , bạn có thể thêm dòng công việc vào một thư viện tài liệu vốn định tuyến tài liệu vào một nhóm người phê duyệt. Khi tác giả tài liệu bắt đầu dòng công việc này trên một tài liệu trong thư viện đó, dòng công việc tạo tài liệu nhiệm vụ phê duyệt, gán những nhiệm vụ cho người tham gia dòng công việc, và sau đó gửi email thông báo cảnh báo cho những người dự bao gồm các hướng dẫn nhiệm vụ và nối kết đến tài liệu được phê duyệt. Trong khi dòng công việc đang diễn, chủ sở hữu dòng công việc (trong trường hợp này, tác giả tài liệu) hoặc những người tham gia dòng công việc có thể kiểm tra trang trạng thái dòng công việc để xem người dự nào đã hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của mình. Trang trạng thái dòng công việc sẵn dùng bằng cách bấm vào trạng thái của dòng công việc cho tài liệu hoặc mục trong thư viện tài liệu. Khi người dự hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc của mình, kết thúc dòng công việc, và người sở hữu được tự động thông báo dòng công việc đã hoàn thành.

Minh họa sau đây cho thấy quy trình dòng công việc phê duyệt.

Lưu đồ dòng công việc Phê duyệt

Dòng công việc không chỉ hỗ trợ quy trình thủ công việc hiện có, nhưng cũng có thể mở rộng các cách mà mọi người có thể cộng tác và làm việc với tài liệu, danh sách và thư viện. Người dùng trang có thể bắt đầu và tham gia vào dòng công việc bằng cách sử dụng biểu mẫu có thể tùy chỉnh có thể truy nhập từ tài liệu hoặc mục trong danh sách SharePoint hoặc thư viện. Các biểu mẫu có thể tùy chỉnh là các trang SharePoint hỗ trợ người dùng để xem lại hoặc thay đổi dòng công việc. Ngoài ra, các chức năng dòng công việc trong Office SharePoint Server 2007 chặt chẽ được tích hợp với Hệ thống Microsoft Office 2007. Các tác vụ dòng công việc sau đây có thể được thực hiện trong một site Office SharePoint Server 2007 hoặc trực tiếp trong một số chương trình là một phần của Bản phát hành Office 2007:

  • Xem danh sách dòng công việc sẵn có cho tài liệu hoặc mục.

  • Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục.

  • Xem, sửa, hoặc gán lại nhiệm vụ dòng công việc.

  • Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Đầu Trang

Các cách sử dụng dòng công việc với biểu mẫu InfoPath

Bạn có thể tạo biểu mẫu Microsoft Office InfoPath Hiển thị dữ liệu cụ thể tương ứng với trạng thái hiện tại của dòng công việc. Bạn thực hiện điều này bằng cách thiết kế mẫu biểu mẫu để sử dụng quy tắc khởi động các hành động trong biểu mẫu dựa vào trạng thái của dòng công việc. Điều này có thể hợp lý hóa quy trình mà người dùng để điền biểu mẫu. Ví dụ, bạn có thể thiết kế biểu mẫu để hiển thị một chỉ-đọc dạng xem khi trạng thái cho dòng công việc là hoàn thành , và do đó, dữ liệu trong biểu mẫu sẽ không thể thay đổi.

Bạn cũng có thể dùng quy tắc để thực hiện biểu mẫu trả lời các dòng công việc theo cách khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng quy tắc để hiển thị hộp thoại thư có hướng dẫn cụ trạng thái dòng công việc cụ thể.

Ghi chú: Hộp thoại sẽ không xuất hiện tự động trong mẫu biểu mẫu tương thích với trình duyệt mà người dùng điền trong trình duyệt Web.

Dòng công việc phải được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung để chúng có sẵn để sử dụng trong biểu mẫu InfoPath. Các kiểu dòng công việc sẵn dùng cho một trang khác nhau, tùy thuộc vào kiểu site, dòng công việc được kích hoạt hay không và việc tùy chỉnh dòng công việc được tạo ra bằng Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Liên hệ với người quản trị cụm máy chủ của bạn để xác định dòng công việc nào được cài đặt và sẵn sàng cho trang của bạn.

Mỗi dòng công việc được xác định bởi những trạng thái riêng biệt với các tên mang tính mô tả, chẳng hạn như Đang tiến hành. Tên cho những trạng thái khác nhau tùy theo kiểu dòng công việc. Ví dụ, một dòng công việc phê duyệt — sẵn dùng trên máy chủ chạy Microsoft Office SharePoint Server 2007 — bao gồm một trạng thái cho Đang tiến hành, bị hủy bỏhoàn thành. Những trạng thái của dòng công việc ba trạng thái — sẵn dùng trong Windows SharePoint Services 3.0 — có thể được xác định bởi người thêm dòng công việc vào thư viện hoặc danh sách, trong khi dòng công việc khác sử dụng tiêu chuẩn trạng thái như trạng thái Đang tiến hành ghi trước đó. Mặc dù tên mô tả được hiển thị cho người dùng, trạng thái dòng công việc được thể hiện bằng lập trình bằng giá trị số. Để thiết kế mẫu biểu mẫu phản hồi với trạng thái dòng công việc cụ thể, bạn phải biết giá trị số cho trạng thái dòng công việc mà bạn muốn dùng. Đây là vì InfoPath sử dụng giá trị số của dòng công việc để khởi tạo một hành động, chẳng hạn như chuyển đổi dạng xem.

Dòng công việc được bao gồm trong site SharePoint

Dòng công việc sau đây kịch bản kinh doanh phổ biến và được bao gồm trong Windows SharePoint Services 3.0 và Office SharePoint Server 2007.

Dòng công việc được bao gồm trong Windows SharePoint Services 3.0

Dòng công việc ba trạng thái được bao gồm trong Windows SharePoint Services 3.0 và Office SharePoint Server 2007 trang. Dòng công việc ba trạng thái có thể được dùng để quản lý quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức để theo dõi một lượng lớn vấn đề hoặc mục, chẳng hạn như vấn đề hỗ trợ khách hàng, mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án.

Đầu Trang

Dòng công việc được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007

Một site Office SharePoint Server 2007 cũng bao gồm các dòng công việc kịch bản kinh doanh phổ biến sau đây:

  • Phê duyệt     Dòng công việc này định tuyến một biểu mẫu vào một nhóm người phê duyệt. Theo mặc định, dòng công việc phê duyệt được liên kết với kiểu nội dung tài liệu, có nghĩa là nó sẽ tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu. Phiên bản của dòng công việc phê duyệt cũng liên kết, theo mặc định, với thư viện trang trong một site phát hành, và dòng công việc có thể dùng để quản lý quy trình phê duyệt phát hành của các trang Web.

  • Thu thập phản hồi     Dòng công việc này định tuyến một biểu mẫu vào một nhóm người để nhận phản hồi. Những người có thể cung cấp phản hồi, sau đó được biên soạn và gửi đến người khởi tạo dòng công việc. Theo mặc định, dòng công việc thu thập phản hồi được liên kết với kiểu nội dung tài liệu, có nghĩa là kiểu nội dung tài liệu tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu.

  • Thu thập chữ ký    Dòng công việc này định tuyến tài liệu từ Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007hoặc Microsoft Office Excel 2007 để một nhóm người để thu thập chữ ký điện tử của họ. Dòng công việc này phải được bắt đầu trong một chương trình Hệ thống Microsoft Office 2007 . Theo mặc định, dòng công việc thu thập chữ ký được liên kết với kiểu nội dung tài liệu, có nghĩa là nó sẽ tự động sẵn dùng trong thư viện tài liệu. Tuy nhiên, dòng công việc thu thập chữ ký là chỉ sẵn dùng cho tài liệu Office có chứa một hoặc nhiều Microsoft Office dòng chữ ký.

    Ghi chú: Dòng công việc này không sẵn dùng với biểu mẫu InfoPath.

  • Phê duyệt bố trí     Dòng công việc này, hỗ trợ quy trình quản lý bản ghi, quản lý tài liệu hết hạn và duy trì bằng cách cho phép người dự để quyết định nên giữ lại hoặc xóa tài liệu hết hạn. Dòng công việc phê duyệt bố trí nhằm để sử dụng chủ yếu trong một site Trung tâm bản ghi.

  • Nhóm phê duyệt     Dòng công việc này là tương tự như dòng công việc phê duyệt, nhưng nó sử dụng thư viện tài liệu chỉ định và cung cấp một dạng xem cá nhân hóa của quy trình phê duyệt mà người dùng tham gia. Dòng công việc này cung cấp một sơ đồ tổ chức phân cấp từ để chọn các người phê duyệt và dòng công việc cho phép người phê duyệt để sử dụng điều khiển tem thay vì chữ ký. Giải pháp này chỉ có sẵn cho các phiên bản tiếng Đông á Office SharePoint Server 2007.

  • Quản lý phiên dịch    Dòng công việc này quản lý quy trình dịch tài liệu theo cách thủ công bằng cách tạo bản sao của tài liệu được dịch và bằng cách giao nhiệm vụ dịch thuật người dịch. Dòng công việc này sẵn dùng chỉ cho thư viện quản lý phiên dịch.

Mỗi dòng công việc trên đây có thể tùy chỉnh cho tổ chức của bạn theo nhiều cách. Ví dụ, khi bạn thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung để làm cho nó sẵn dùng trên tài liệu hoặc mục, bạn có thể tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ và danh sách lịch sử, nơi lưu trữ thông tin về dòng công việc.

Khi người dùng bắt đầu một dòng công việc trên tài liệu hoặc mục, tùy thuộc vào kiểu dòng công việc, người dùng có thể chọn để tùy chỉnh thêm dòng công việc bằng cách xác định danh sách người dự, ngày đến hạn và hướng dẫn nhiệm vụ.

Đầu Trang

Hỗ trợ cho dòng công việc tùy chỉnh trong Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007

Tổ chức của bạn có thể chọn để phát triển và triển khai tùy chỉnh dòng công việc duy nhất cho quy trình kinh doanh trong tổ chức của bạn. Dòng công việc có thể đơn giản hoặc phức tạp như quy trình kinh doanh trong tổ chức yêu cầu. Người phát triển có thể tạo dòng công việc được bắt đầu bởi người dùng của trang, hoặc họ có thể tạo dòng công việc bắt đầu tự động dựa trên sự kiện cụ thể, chẳng hạn như khi một biểu mẫu trong thư viện tài liệu hoặc mục danh sách SharePoint được tạo hoặc thay đổi. Nếu tổ chức của bạn đã được phát triển và triển khai tùy chỉnh dòng công việc, các dòng công việc có thể sẵn dùng trên trang web của bạn.

Tùy thuộc vào những người tham gia trong việc tạo dòng công việc, có hai cách tùy chỉnh dòng công việc có thể được tạo cho Windows SharePoint Services 3.0 hoặc Office SharePoint Server 2007:

  • Người phát triển phần mềm chuyên nghiệp     Người phát triển phần mềm chuyên nghiệp có thể tạo dòng công việc bằng cách sử dụng các Microsoft Visual Studio 2005 phần mở rộng cho dòng công việc nền tảng Windows. Các dòng công việc chứa các hoạt động tùy chỉnh của mã và dòng công việc. Sau khi một nhà phát triển chuyên nghiệp tạo một dòng công việc tùy chỉnh, người quản trị máy chủ có thể triển khai dòng công việc đó qua nhiều trang.

  • Người thiết kế web    Người thiết kế web có thể thiết kế dòng công việc không có mã để sử dụng trong các danh sách hoặc thư viện bằng cách sử dụng một chương trình thiết kế Web tương thích với Windows SharePoint Services, chẳng hạn như Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Các dòng công việc được tạo ra từ một danh sách các hoạt động dòng công việc sẵn dùng, và trình thiết kế Web, ai tạo ra một trong các dòng công việc có thể triển khai nó trực tiếp tới thư viện tài liệu hoặc danh sách nơi nó sẽ được sử dụng.

Nếu bạn muốn thực hiện một dòng công việc tùy chỉnh, hãy liên hệ với người quản trị cụm máy chủ của bạn để biết thông tin về các tài nguyên sẵn dùng trong tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin về dòng công việc tùy chỉnh cho Windows SharePoint Services 3.0phát triển, hãy xem Trung tâm nhà phát triển Windows SharePoint Services trên MSDN. Để biết thêm thông tin về dòng công việc tùy chỉnh cho Office SharePoint Server 2007phát triển, hãy xem Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, sẵn có từ Microsoft Office SharePoint Server 2007 nhà phát triển cổng thông tin trên MSDN.

Đầu Trang

Các bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc

Không có một vài bước liên quan đến việc sử dụng dòng công việc trên tài liệu hoặc mục. Từng bước được thiết kế phải được hoàn thành các cá nhân trong vai trò khác nhau. Ví dụ, người quản trị site có thể thêm một dòng công việc vào thư viện tài liệu, tạo nội dung có thể bắt đầu một dòng công việc hoặc sửa đổi dòng công việc đang tiến hành và người xem lại tài liệu hoặc một người phê duyệt có thể hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc.

Phần tiếp theo giải thích về các quy trình sau đây liên kết với việc dùng dòng công việc:

  • Thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

  • Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

  • Sửa đổi dòng công việc đang tiến hành

  • Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc

  • Theo dõi trạng thái dòng công việc

Thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung

Trước khi dòng công việc có thể dùng, nó phải được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung. Bạn cần quản lý danh sách quyền để thêm một dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung. Trong hầu hết các trường hợp, người quản trị trang hoặc cá nhân quản lý các danh sách hoặc thư viện thực hiện nhiệm vụ này.

Sự sẵn dùng của dòng công việc trong một site thay đổi tùy theo nơi nó được thêm vào:

  • Nếu bạn thêm dòng công việc trực tiếp vào danh sách hoặc thư viện, nó chỉ sẵn dùng cho các mục trong danh sách hoặc thư viện đó.

  • Nếu bạn thêm dòng công việc vào loại nội dung danh sách (một mẫu loại nội dung site đã được thêm vào danh sách hoặc thư viện cụ thể), nó chỉ sẵn dùng cho các mục thuộc loại nội dung đó trong danh sách hoặc thư viện cụ thể liên kết với loại nội dung đó.

  • Nếu bạn thêm dòng công việc vào một kiểu nội dung site, dòng công việc đó sẵn dùng cho mọi mục thuộc loại nội dung đó trong mọi danh sách và thư viện mà mẫu loại nội dung site đó đã được thêm vào. Nếu bạn muốn dòng công việc sẵn dùng rộng rãi qua danh sách hoặc thư viện trong tuyển tập trang cho các mục thuộc kiểu nội dung cụ thể, một cách hiệu quả nhất để đạt được kết quả này là bằng cách thêm dòng công việc đó trực tiếp vào một kiểu nội dung trang.

Khi bạn thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung, bạn có thể tùy chỉnh dòng công việc cho vị trí cụ thể bằng cách chỉ định một trong các tùy chọn sau:

  • Tên cho mẫu dòng công việc.

  • Danh sách nhiệm vụ mà các tác vụ liên quan đến dòng công việc được lưu trữ.

  • Danh sách lịch sử ghi tất cả các sự kiện liên quan đến dòng công việc.

  • Cách bạn muốn dòng công việc để bắt đầu.

  • Tùy chọn bổ sung là cụ thể của dòng công việc riêng lẻ. Ví dụ, cách định tuyến nhiệm vụ cho người dự, trường hợp hoàn thành dòng công việc và hành động gì xảy ra sau khi dòng công việc đã hoàn tất.

Ghi chú: Khi bạn thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung, bạn cho phép nó sẵn dùng cho tài liệu hoặc mục trong một vị trí cụ thể. Bạn không bắt đầu dòng công việc thực tế. Tìm nối kết để biết thêm thông tin về việc thêm dòng công việc vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung trong phần Xem thêm .

Bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục

Sau khi dòng công việc được thêm vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung, bạn có thể bắt đầu dòng công việc trên tài liệu hoặc mục trong vị trí đó (nếu dòng công việc được cấu hình để cho phép nó để bắt đầu theo cách thủ công). Để bắt đầu một dòng công việc, bạn hãy chọn dòng công việc mà bạn muốn từ danh sách dòng công việc sẵn dùng cho tài liệu hoặc mục. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể cần điền vào biểu mẫu với thông tin dòng công việc yêu cầu. Tùy thuộc vào cách dòng công việc đã được thiết kế và cấu hình, khi bạn bắt đầu dòng công việc bạn có thể có tùy chọn để tùy chỉnh thêm nó bằng cách xác định các tùy chọn chẳng hạn như người dự, ngày đến hạn, và hướng dẫn nhiệm vụ.

Sửa đổi dòng công việc đang tiến hành

Khi bắt đầu một dòng công việc, bạn có thể cần thay đổi. Ví dụ, bạn có thể cần thêm những người dự khác, hoặc một dòng công việc người dự có thể cần phải giao lại nhiệm vụ của mình để người khác hoặc yêu cầu thay đổi tài liệu hoặc mục có tiêu điểm của dòng công việc. Bạn có thể sửa đổi một số dòng công việc đã xác định trước được bao gồm trong Office SharePoint Server 2007 dòng công việc trong khi đang. Nếu tổ chức của bạn đã được phát triển và triển khai một dòng công việc tùy chỉnh, có thể thay đổi dòng công việc trong tiến độ tùy thuộc vào cách nó đã được thiết kế.

Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc

Bất kỳ sự kiện dòng công việc nào yêu cầu thủ công tương tác được thể hiện bằng một nhiệm vụ dòng công việc. Khi được giao một nhiệm vụ cho một người dự dòng công việc, người nhận nhiệm vụ có thể hoàn tất nhiệm vụ đó hoặc yêu cầu thay đổi đối với dòng công việc đó bằng cách sửa biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc được liên kết. Trong Office SharePoint Server 2007, dòng công việc người dự có thể hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc trên SharePoint site hoặc trực tiếp trong một chương trình Microsoft Office 2007 — chẳng hạn như Microsoft Office InfoPath 2007. Khi một người dự dòng công việc hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc hoặc các yêu cầu thay đổi dòng công việc, máy chủ được nhắc để di chuyển trạng thái dòng công việc đến bước tiếp theo trong dòng công việc.

Theo dõi trạng thái của dòng công việc

Dòng công việc chủ sở hữu và người dự có thể theo dõi tiến triển của dòng công việc bằng cách kiểm tra trang trạng thái được liên kết với dòng công việc trong SharePoint site. Trang trạng thái bao gồm các trạng thái thông tin về các tác vụ dòng công việc không được hoàn tất. Nó cũng bao gồm thông tin lịch sử liên quan đến dòng công việc.

Office SharePoint Server 2007 cũng bao gồm báo cáo công cụ cung cấp một phân tích tổng hợp của lịch sử dòng công việc. Các tổ chức có thể dùng phân tích này để xác định vùng trong quy trình cần được cải thiện hoặc xác định xem một nhóm cuộc họp trang đích hiệu năng cho quy trình kinh doanh đã cho. Office SharePoint Server 2007 bao gồm một vài báo cáo được xác định trước Microsoft Excel có thể được dùng với bất kỳ dòng công việc. Ngoài ra, thông tin lịch sử dòng công việc sẵn dùng như một danh sách dữ liệu nguồn SharePoint có thể được sử dụng và phân tích trong chương trình khác, chẳng hạn như Microsoft Office Visio 2007Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, hoặc trong một quy trình kinh doanh tùy chỉnh giám sát giải pháp.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×