Giới thiệu về bảng

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn lưu trữ dữ liệu của bạn trong bảng — chủ đề dựa trên danh sách có chứa dữ liệu được sắp xếp trong các bản ghi. Ví dụ, bạn có thể tạo một bảng liên hệ để lưu trữ danh sách các tên, địa chỉ email và số điện thoại.

Bài viết này cung cấp tổng quan về bảng trong Microsoft Access 2010, và giới thiệu các tính năng mới hoặc loại bỏ bảng. Bài viết này cũng giải thích cách tạo bảng, làm thế nào để thêm trường vào bảng, làm thế nào để đặt một bảng khóa chínhvà làm thế nào để đặt thuộc tính trường và bảng.

Bạn nên bắt đầu thiết kế cơ sở dữ liệu bằng cách lên kế hoạch tất cả các bảng và quyết định cách họ có liên quan với nhau. Trước khi bạn tạo bảng, cẩn thận cân nhắc việc yêu cầu của bạn và xác định tất cả các bảng mà bạn cần. Để giới thiệu về việc hoạch định và thiết kế cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết cơ sở dữ liệu thiết kế cơ bản, và các nối kết trong phần Xem thêm .

Ghi chú: Dạng xem thiết kế không sẵn dùng cho bảng web. Thay vào đó, bạn có thể dùng tính năng thiết kế được bao gồm bây giờ trong dạng xem biểu dữ liệu. Để biết thêm thông tin về cách thiết kế cơ sở dữ liệu web, hãy xem bài viết xây dựng một cơ sở dữ liệu để chia sẻ trên Web.

Trong bài viết này

Tổng quan

Các đặc tả bảng

Có gì mới

Tạo bảng mới

Đặt khóa chính cho bảng

Đặt thuộc tính cho bảng

Thêm trường vào bảng

Tạo trường được tính toán

Đặt các thuộc tính của trường

Tổng quan

Bảng là đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn sử dụng để lưu trữ dữ liệu về một chủ đề cụ thể, như nhân viên hoặc sản phẩm. Một bảng sẽ chứa các bản ghi và trường.

Mỗi bản ghi lại chứa dữ liệu về một bản sao chủ đề bảng, chẳng hạn như một nhân viên cụ thể. Bản ghi còn được gọi chung là hàng hoặc bản sao.

Mỗi trường lại chứa dữ liệu về một khía cạnh chủ đề bảng, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ email. Trường còn được gọi chung là cột hoặc thuộc tính.

Bản ghi chứa các giá trị trường, như Contoso, Ltd. hay ai_do@example.com. Giá trị trường còn được gọi chung là dữ kiện.

Bảng Customers trong Access cho thấy bố trí của các bản ghi và trường

1. Bản ghi

2. Trường

3. Giá trị trường

Một cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lại lưu trữ thông tin về một chủ đề khác nhau. Mỗi bảng có thể chứa nhiều trường từ các loại dữ liệu khác nhau, như văn bản, số, ngày tháng và siêu kết nối.

Dữ liệu bên ngoài

Bạn có thể nối kết với rất nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các cơ sở dữ liệu khác, các tệp văn bản và các sổ làm việc Excel. Khi bạn nối kết tới dữ liệu bên ngoài, Access có thể sử dụng nối kết dưới dạng một bảng. Tùy thuộc vào nguồn dữ liệu bên ngoài và cách bạn tạo nối kết, bạn có thể sửa dữ liệu trong bảng được nối kết và tạo mối quan hệ liên quan tới bảng được nối kết. Tuy nhiên, bạn không thể thay đổi thiết kế của dữ liệu bên ngoài bằng cách sử dụng nối kết.

Các thuộc tính của bảng và trường

Bảng và trường có thuộc tính mà bạn có thể thiết lập để kiểm soát các đặc điểm hoặc hành vi của họ.

Bảng thuộc tính trường và bảng
Bảng mở ở cửa sổ Thiết kế.

1. Thuộc tính bảng

2. Thuộc tính trường

Trong cơ sở dữ liệu của Access, thuộc tính bảng là những thuộc tính bảng ảnh hưởng tới giao diện hoặc hành vi tổng thể của bảng. Thuộc tính bảng được đặt trong bảng thuộc tính của bảng ở cửa sổ Thiết kế. Ví dụ: bạn có thể đặt thuộc tính Chế độ xem Mặc định của bảng để chỉ định cách bảng hiển thị theo mặc định.

Một thuộc tính trường sẽ áp dụng cho một trường cụ thể trong bảng và xác định một trong các đặc tính trường hoặc khía cạnh hành vi trường. Bạn có thể đặt một số thuộc tính trường ở Dạng xem biểu dữ liệu. Bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ ở cửa sổ Thiết kế bằng cách sử dụng ngăn Thuộc tính Trường.

Kiểu dữ liệu

Mỗi trường đều có một loại dữ liệu. Loại dữ liệu trường chỉ định loại dữ liệu mà trường lưu trữ, chẳng hạn như lượng văn bản hoặc tệp đính kèm lớn.

Thiết đặt Loại dữ liệu

Loại dữ liệu là thuộc tính trường nhưng chúng khác với những thuộc tính trường khác như sau:

  • Bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, chứ không phải là trong ngăn Thuộc tính Trường.

  • Loại dữ liệu trường sẽ xác định các thuộc tính khác của trường đó.

  • Bạn phải đặt loại dữ liệu trường khi tạo trường.

    Ghi chú: Bạn có thể tạo trường mới trong Access bằng cách nhập dữ liệu vào một cột mới trong dạng xem Biểu dữ liệu. Khi bạn tạo trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động gán loại dữ liệu cho trường, dựa trên dữ liệu mà bạn nhập. Nếu không có loại dữ liệu khác nào được ngụ ý theo mục nhập của bạn, Access sẽ đặt loại dữ liệu thành Văn bản. Nếu cần, bạn có thể thay đổi loại dữ liệu bằng cách sử dụng Dải băng, một phần trong Giao diện người dùng Microsoft Office Fluent mới.

Ví dụ về xác định loại dữ liệu tự động

Bảng sau trình bày cách thức hoạt động của tính năng xác định loại dữ liệu tự động trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Nếu bạn nhập:

Office Access 2007 sẽ tạo một trường có loại dữ liệu:

John

Văn bản

http://www.contoso.com

Bạn có thể sử dụng bất kỳ tiền tố giao thức Internet nào hợp lệ. Ví dụ: http://, https:// và mailto: là các tiền tố hợp lệ.

Siêu kết nối

1

Số, Số nguyên Dài

50.000

Số, Số nguyên Dài

50.000,99

Số, Nhân đôi

50000,389

Số, Nhân đôi

12/67

Định dạng ngày và giờ được nhận diện là những định dạng thuộc ngôn ngữ người dùng của bạn.

Ngày/Giờ

Ngày 31 tháng 12 năm 2006

Ngày/Giờ

10:50:23

Ngày/Giờ

10:50 sa

Ngày/Giờ

17:50

Ngày/Giờ

$12,50

Ký hiệu tiền tệ được nhận diện là ký hiệu thuộc ngôn ngữ người dùng của bạn.

Tiền tệ

21,75

Số, Nhân đôi

123,00%

Số, Nhân đôi

3,46E+03

Số, Nhân đôi

Mối quan hệ của bảng

Mặc dù mỗi bảng lưu trữ dữ liệu về một chủ đề khác nhau nhưng các bảng trong cơ sở dữ liệu thường lưu trữ dữ liệu về các chủ đề liên quan tới nhau. Ví dụ: một cơ sở dữ liệu có thể chứa:

  • Một bảng khách hàng liệt kê khách hàng của công ty và địa chỉ của họ.

  • Một bảng sản phẩm liệt kê các sản phẩm bạn bán, bao gồm giá cả và ảnh của từng sản phẩm.

  • Một bảng đơn đặt hàng theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng.

Vì bạn lưu trữ dữ liệu về các chủ đề khác nhau trong các bảng riêng biệt nên bạn sẽ cần một số cách để hợp nhất dữ liệu với nhau, từ đó, bạn có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu liên quan từ những bảng riêng biệt đó. Để kết nối dữ liệu được lưu trữ trong các bảng khác nhau, bạn sẽ cần tạo các mối quan hệ. Mối quan hệ là mối liên hệ lô-gic giữa hai bảng chỉ rõ những trường mà các bảng có chung.

Khóa

Trường là một phần của quan hệ của bảng được gọi là các khóa. Một khóa thường có một trường, nhưng có thể có nhiều hơn một trường. Có hai loại khóa:

  • Khóa chính    Một bảng có thể chỉ có một khóa chính. Một khóa chính chứa một hoặc nhiều trường giúp nhận dạng riêng từng bản ghi mà bạn lưu trữ trong bảng. Thông thường, sẽ có một số định danh riêng, như số ID, số sê-ri hoặc mã, dùng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có một bảng Khách hàng, trong đó, mỗi khách hàng sẽ có một số ID khách hàng riêng. Trường ID khách hàng là khóa chính của bảng Khách hàng. Khi khóa chính chứa nhiều hơn một trường, khóa đó thường tích hợp các trường đã có sẵn, được kết hợp cùng nhau, mang tới các giá trị riêng. Ví dụ: bạn có thể sử dụng tổ hợp họ, tên và ngày sinh làm khóa chính cho một bảng về mọi người.

  • Khóa ngoại    Một bảng cũng có thể có một hoặc nhiều khóa ngoại. Một khóa ngoại sẽ chứa các giá trị tương ứng với các giá trị trong khóa chính của một bảng khác. Ví dụ: bạn có thể có bảng Thứ tự, trong đó, mỗi thứ tự lại có một số ID khách hàng tương ứng với một bản ghi trong bảng Khách hàng. Trường ID khách hàng là khóa ngoại của bảng Thứ tự.

Sự tương ứng của các giá trị giữa các trường khóa tạo thành cơ sở cho một mối quan hệ bảng. Bạn sử dụng mối quan hệ bảng để kết hợp dữ liệu từ các bảng liên quan. Ví dụ, giả định rằng bạn có một bảng Khách hàng và một bảng Đơn đặt hàng. Trong bảng Khách hàng của bạn, mỗi bản ghi được nhận dạng bởi một trường khóa chính là các ID.

Để liên kết mỗi đơn đặt hàng với một khách hàng, bạn thêm một trường khóa ngoại vào bảng Đơn đặt hàng tương ứng với trường ID trong bảng Khách hàng, rồi tạo một mối quan hệ giữa hai khóa. Khi bạn thêm một bản ghi vào bảng Đơn đặt hàng, bạn sử dụng giá trị cho ID khách hàng có ở bảng Khách hàng. Bất kỳ khi nào bạn muốn xem bất kỳ đơn đặt hàng của một khách hàng, bạn sử dụng mối quan hệ để nhận dạng loại dữ liệu có trong bảng Khách hàng tương ứng với các bản ghi trong bảng Đơn đặt hàng.

Mối quan hệ với bảng Access được hiển thị trong cửa sổ Quan hệ
Một mối quan hệ bảng được hiển thị trong cửa sổ Mối quan hệ.

1. Một khóa chính, được xác định bằng biểu tượng khóa cạnh tên trường.

2. Một khóa ngoại — ghi chú sự vắng mặt của biểu tượng khóa.

Lợi ích của việc sử dụng các mối quan hệ

Việc giữ cho dữ liệu riêng biệt trong các bảng liên quan tạo ra những lợi ích sau:

  • Nhất quán    Do mỗi mục của dữ liệu chỉ được ghi một lần trong một bảng, vì vậy sẽ ít xảy ra khả năng tối nghĩa hoặc không nhất quán. Ví dụ, bạn lưu một tên khách hàng chỉ một lần vào một bảng về khách hàng, hơn là lưu nó riêng biệt (và có khả năng không nhất quán) trong một bảng chứa dữ liệu đơn đặt hàng.

  • Hiệu quả    Việc ghi dữ liệu chỉ ở một vị trí giúp bạn sử dụng dung lượng đĩa ít hơn. Ngoài ra, các bảng nhỏ hơn thường cung cấp dữ liệu nhanh hơn các bảng lớn. Cuối cùng, nếu bạn không sử dụng các bảng riêng biệt cho các đối tượng riêng biệt, bạn sẽ đưa các giá trị null (không có dữ liệu ) và sự dư thừa vào trong các bảng của bạn, cả hai điều đó có thể làm tốn dung lượng và làm giảm hiệu suất.

  • Dễ hiểu    Thiết kế của một cơ sở dữ liệu dễ hiểu hơn nếu các đối tượng được phân tách đúng vào trong các bảng.

Mẹo: Lên kế hoạch cho bảng của bạn trong khi ghi nhớ các mối quan hệ. Bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Tra cứu để tạo trường khóa ngoại nếu bảng chứa khóa chính tương ứng đã tồn tại. Trình hướng dẫn Tra cứu sẽ tạo các mối quan hệ cho bạn.

Đầu Trang

Các đặc tả bảng

Trong Access 2010, một bảng có các giới hạn thực hiện thao tác sau:

Thuộc tính

Tối đa

Số ký tự trong tên bảng

64

Số ký tự trong tên trường

64

Số lượng các trường trong bảng

255

Số lượng mở bảng

2048; giới hạn này bao gồm các bảng mở nội bộ bởi Access

Kích cỡ bảng

2 gigabytes, trừ khoảng trắng cần thiết cho các đối tượng Hệ thống

Số ký tự trong một trường văn bản

255

Số ký tự trong một trường bản ghi nhớ

65,535 khi nhập dữ liệu thông qua giao diện người dùng;
2 gigabyte dung lượng lưu trữ ký tự khi nhập dữ liệu theo lập trình

Kích cỡ của một trường đối tượng OLE

1 gigabyte

Số lượng các chỉ mục trong một bảng

32

Số lượng các trường trong chỉ mục

10

Số ký tự trong một thông báo xác thực

255

Số ký tự trong quy tắc hợp lệ

2.048

Số ký tự trong một bảng hoặc trường mô tả

255

Số ký tự trong một bản ghi (không bao gồm trường bản ghi nhớ và đối tượng OLE) khi thuộc UnicodeCompression của các trường được đặt thành có

4000

Số ký tự trong một thiết đặt thuộc tính trường

255

Đầu Trang

Có Gì Mới

Sự khác nhau từ Access 2007

Tạo bảng trong Access 2010 là một quá trình cũng tương tự như để tạo bảng trong Access 2007. Tuy nhiên, trong Access 2010 có một vài tính năng mới liên quan đến bảng:

  • Macro dữ liệu    Bạn bây giờ có thể đính kèm macro vào sự kiện trong bảng, cho phép bạn thực hiện hành động bất cứ khi nào một bản ghi được sửa đổi, được chèn hoặc bị xóa. Các macro có thể được dùng để xác thực dữ liệu hoặc thực hiện một phép tính, ví dụ.

  • Kiểu dữ liệu được tính toán    Kiểu dữ liệu mới này cho phép bạn tạo một trường dựa trên một phép tính của trường khác trong cùng một bảng. Ví dụ, bạn có thể tạo một trường tổng dòng có chứa sản phẩm của một trường số lượng và một trường đơn giá. Sau đó, nếu bạn Cập Nhật trường số lượng hoặc giá đơn vị, tổng dòng được cập nhật tự động.

  • Kết nối dịch vụ web    Ngoài các nối kết đến nguồn dữ liệu ngoài chẳng hạn như sổ làm việc Excel và danh sách SharePoint, bây giờ bạn có thể kết nối với dữ liệu tại trang Web cung cấp một giao diện dịch vụ Web. Ví dụ, bạn có thể nối kết đến dữ liệu tại trang Web một thương trực tuyến và sau đó tạo ứng dụng của riêng bạn để xem sản phẩm hoặc bắt đầu đơn hàng.

  • Bảng và trường mẫu được thay thế bằng mô hình    Access 2007 giới thiệu các mẫu bảng và trường mẫu. Các mẫu bảng là bảng trống mà bạn có thể dùng để tạo bảng mới, được cài sẵn có tương thích với các danh sách Windows SharePoint Services dựng sẵn:

    • Liên hệ

    • Tác vụ

    • Vấn đề

    • Sự kiện

    • Tài sản

      Trong Access 2010, bạn dùng mô hình khi bạn muốn thêm phần dựng sẵn vào cơ sở dữ liệu của bạn. Mô hình có thể bao gồm bảng, và cũng có thể bao gồm các loại đối tượng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như truy vấn và biểu mẫu.

      Ghi chú: Chủ đề này không giải thích về mô hình. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Xem thêm .

Sự khác nhau từ Access 2003

  • Mô hình đã thay thế trình hướng dẫn bảng    Trong phiên bản Access cũ hơn 2007, bạn sử dụng trình hướng dẫn bảng để nhanh chóng tạo bảng bằng cách trả lời một số câu hỏi. Trong Access 2007, trình hướng dẫn bảng đã được thay thế bằng mẫu bảng và trường. Trong Access 2010, mô hình thay thế các mẫu bảng và trường.

    Ghi chú: Chủ đề này không giải thích về mô hình. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Xem thêm .

  • Tạo biểu dữ liệu     Bây giờ, bạn có thể tạo và sửa đổi các bảng và trường trong khi làm việc trong dạng xem biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tạo bảng mới

Tạo một bảng mới nếu bạn có một nguồn dữ liệu không thuộc về mới trong bất kỳ bảng hiện có của bạn.

Bạn có thể tạo một bảng bằng cách tạo cơ sở dữ liệu mới, bằng cách chèn bảng vào cơ sở dữ liệu hiện có hoặc bằng cách nhập hoặc nối kết tới bảng từ nguồn dữ liệu khác — chẳng hạn như một sổ làm việc Microsoft Office Excel, tài liệu Microsoft Office Word, tệp văn bản, Dịch vụ Web, hoặc cơ sở dữ liệu khác. Khi bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới, trống, mới, trống bảng được chèn tự động cho bạn. Sau đó, bạn có thể nhập dữ liệu trong bảng để bắt đầu xác định trường của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

Tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu mới

  1. Trên tab tệp , bấm mới, sau đó bấm Cơ sở dữ liệu trống.

  2. Trong hộp Tên Tệp, gõ tên tệp cho cơ sở dữ liệu mới.

  3. Để duyệt tới một vị trí khác nhằm lưu cơ sở dữ liệu, hãy bấm vào biểu tượng thư mục.

  4. Bấm Tạo.

    Cơ sở dữ liệu mới mở ra và một bảng mới có tên là Bảng1 được tạo và mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện có

  1. Bấm tab tệp , trỏ tới mởvà sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:

    • Nếu cơ sở dữ liệu mà bạn muốn được liệt kê trong Cơ sở dữ liệu gần đây, hãy bấm cơ sở dữ liệu trong danh sách đó.

      - hoặc -

    • Nếu cơ sở dữ liệu không được liệt kê bên dưới Cơ sở dữ liệu gần đây, bên dưới Mở tài liệu, hãy bấm vào tùy chọn mà bạn muốn.

  2. Trong hộp thoại Mở, chọn cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở, rồi bấm vào Mở.

  3. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Bảng.

    Một bảng mới được chèn vào cơ sở dữ liệu, đồng thời bảng sẽ mở ra trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Nhập hoặc nối kết để tạo bảng

Bạn có thể tạo bảng bằng cách nhập hoặc liên kết tới dữ liệu được lưu trữ ở nơi khác. Bạn có thể nhập hoặc liên kết tới dữ liệu trong trang tính Excel, danh sách Dịch vụ Windows SharePoint, tệp XML, cơ sở dữ liệu Access khác, thư mục Microsoft Office Outlook và nhiều hơn nữa.

Khi bạn nhập dữ liệu, bạn tạo một bản sao dữ liệu trong một bảng mới trên cơ sở dữ liệu hiện tại. Các thay đổi sau đó đối với dữ liệu nguồn sẽ không ảnh hưởng tới các dữ liệu được nhập và những thay đổi đối với dữ liệu đã nhập cũng không ảnh hưởng tới dữ liệu nguồn. Sau khi bạn kết nối với một nguồn dữ liệu và nhập dữ liệu của nguồn đó, bạn có thể sử dụng dữ liệu đã nhập mà không phải kết nối với nguồn. Bạn có thể thay đổi thiết kế của một bảng đã nhập.

Khi bạn kêt nối tới dữ liệu, bạn có thể tạo một bảng được nối kết trong cơ sở dữ liệu hiện tại đại diện một nối kết trực tiếp tới thông tin hiện có được lưu ở bất kỳ đâu. Khi bạn thay đổi dữ liệu trong một bảng được nối kết, bạn sẽ thay đổi nó trong nguồn. Bất kỳ khi nào dữ liệu thay đổi trong nguồn, những thay đổi đó cũng được hiển thị trong bảng được nối kế. Bạn phải có thể kết nối với nguồn dữ liệu bất kỳ khi nào bạn sử dụng bảng được nối kết. Bạn không thể thay đổi thiết kế của bảng được nối kết.

Ghi chú: Bạn không thể chỉnh sửa dữ liệu trong trang tính Excel bằng cách sử dụng bảng được liên kết. Nhập dữ liệu nguồn vào cơ sở dữ liệu Access như một giải pháp thay thế, rồi liên kết sang cơ sở dữ liệu từ Excel. Để biết thêm thông tin về việc liên kết tới Access từ Excel, hãy tìm kiếm Trợ giúp của Excel hoặc xem liên kết trong mục Xem Thêm.

Tạo một bảng mới bằng cách nhập hoặc nối kết với dữ liệu bên ngoài

  1. Trong tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, bấm vào một trong các nguồn dữ liệu sẵn có.

  2. Theo các hướng dẫn trong hộp thoại xuất hiện ở từng bước.

    Access tạo bảng mới và hiển thị trong Ngăn Dẫn hướng.

Mẹo: Bạn cũng có thể nhập hoặc liên kết tới danh sách SharePoint bằng cách sử dụng lệnh trên tab Tạo.

Đầu Trang

Sử dụng trang SharePoint để tạo bảng

Bạn có thể tạo một bảng trong cơ sở dữ liệu mà nhập từ hoặc nối kết đến danh sách SharePoint của bạn. Bạn cũng có thể tạo danh sách SharePoint mới bằng cách dùng mẫu được xác định trước. Các mẫu được xác định trước trong Access 2010 bao gồm các liên hệ, nhiệm vụ, vấn đề và sự kiện.

  1. Trên tab Tạo, trong nhóm Bảng, bấm vào Danh sách SharePoint.

  2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Tạo một danh sách SharePoint dựa vào một mẫu

      1. Bấm vào Danh bạ, Tác vụ, Sự cố hoặc Sự kiện.

      2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, nhập URL cho site SharePoint ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

      3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của danh sách vào các hộp Chỉ định tên cho danh sách mớiMô tả.

      4. Để mở bảng được liên kết sau khi tạo, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn tất (được chọn theo mặc định).

    • Tạo một danh sách tùy chỉnh mới

      1. Bấm Tùy chỉnh.

      2. Trong hộp thoại Tạo Danh sách Mới, nhập URL cho site SharePoint ở nơi bạn muốn tạo danh sách.

      3. Nhập tên cho danh sách mới và mô tả của danh sách vào các hộp Chỉ định tên cho danh sách mớiMô tả.

      4. Để mở bảng được liên kết sau khi tạo, hãy chọn hộp kiểm Mở danh sách khi hoàn tất (được chọn theo mặc định).

    • Nhập dữ liệu từ danh sách hiện có

      1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.

      2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài, hãy nhập URL cho trang SharePoint chứa dữ liệu mà bạn muốn nhập.

      3. Bấm Nhập dữ liệu nguồn vào trong một bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại, rồi bấm Tiếp.

      4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nhập.

    • Nối kết tới một danh sách hiện có

      1. Bấm Danh sách SharePoint Hiện có.

      2. Trong hộp thoại Lấy Dữ liệu Bên ngoài - Trang SharePoint, hãy nhập URL cho trang SharePoint có chứa danh sách mà bạn muốn nối kết.

      3. Bấm Nối kết nguồn dữ liệu bằng cách tạo bảng đã nối kết, rồi bấm Tiếp.

      4. Chọn hộp kiểm bên cạnh mỗi danh sách SharePoint mà bạn muốn nối kết.

Đầu Trang

Sử dụng một dịch vụ web để tạo bảng

Bạn có thể tạo một bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn kết nối tới dữ liệu tại một trang web cung cấp giao diện dịch vụ web.

Ghi chú: Bảng dịch vụ web chỉ đọc.

  1. Trong tab Dữ liệu Bên ngoài, trong nhóm Nhập & Nối kết, bấm Xem thêm rồi bấm Dịch vụ Dữ liệu.

  2. Nếu kết nối bạn muốn sử dụng đã được cài đặt, hãy bỏ qua bước 5. Nếu không, hãy tiếp tục với bước tiếp theo.

  3. Bấm Cải đặt kết nối mới.

  4. Chọn tệp kết nối bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

  5. Trong hộp thoại Tạo Nối kết đến Dữ liệu Dịch vụ Web, mở rộng kết nối bạn muốn sử dụng.

  6. Chọn bảng mà bạn muốn nối kết đến.

    Access Hiển thị các trường ở bên phải của hộp thoại.

  7. Tùy chọn, hãy gõ một tên cho bảng được nối kết trong hộp Xác định tên nối kết. Access sẽ sử dụng tên này cho bảng được nối kết trong Ngăn Dẫn hướng.

  8. Bấm OK.

    Access tạo bảng đã nối kết.

Đầu Trang

Đặt khóa chính cho bảng

Bạn nên xác định một khóa chính cho bảng để lấy các lợi ích sau đây:

  • Access tự động tạo chỉ mục cho khóa chính, có thể giúp cải thiện hiệu suất cơ sở dữ liệu.

  • Truy nhập đảm bảo rằng mỗi bản ghi có giá trị trong trường khóa chính.

  • Truy nhập giúp đảm bảo rằng mỗi giá trị trong trường khóa duy nhất. Giá trị duy nhất là quan trọng, vì nếu không có không có cách nào để đáng tin cậy phân biệt các bản ghi cụ thể từ bản ghi khác.

Khi bạn tạo bảng mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động tạo khóa chính cho bạn và gán tên trường của ID, cũng như loại dữ liệu Số Tự động cho khóa.

Trong cửa sổ Thiết kế, bạn có thể thay đổi hoặc loại bỏ khóa chính hay đặt khóa chính cho bảng chưa có khóa.

Xác định trường để sử dụng làm khóa chính

Đôi khi, có thể bạn đã có dữ liệu mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính. Ví dụ: bạn có thể có số ID hiện tại cho các nhân viên của mình. Nếu bạn tạo bảng để theo dõi thông tin nhân viên, bạn có thể quyết định sử dụng ID nhân viên hiện có làm khóa chính cho bảng. Hoặc có thể ID nhân viên chỉ là duy nhất trong tổ hợp có ID bộ phận, yêu cầu bạn sử dụng cả hai trường cùng với nhau làm khóa chính. Một ứng viên tốt cho khóa chính có các đặc tính sau:

  • Mỗi bản ghi có một giá trị duy nhất cho trường hoặc tổ hợp trường.

  • Trường hoặc tổ hợp trường không bao giờ trống hoặc rỗng — luôn có một giá trị trong đó.

  • Các giá trị không thay đổi.

Nếu không tồn tại dữ liệu nào phù hợp để sử dụng làm khóa chính, bạn có thể tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính. Khi bạn tạo trường mới để sử dụng làm khóa chính, hãy đặt loại dữ liệu của trường cho Số Tự động nhằm giúp đảm bảo rằng Số Tự động đáp ứng được ba đặc tính trong danh sách trước.

Đặt hoặc thay đổi khóa chính

  1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn đặt hoặc thay đổi.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường hoặc các trường mà bạn muốn sử dụng làm khóa chính.

    Để chọn một trường, bấm vào bộ chọn hàng cho trường bạn muốn chọn.

    Để chọn nhiều trường, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy bấm Khóa chính.

    Nhóm Công cụ trên tab Thiết kế

    Một chỉ báo khóa sẽ xuất hiện ở bên trái trường hoặc các trường mà bạn chỉ định làm khóa chính.

Loại bỏ khóa chính

  1. Chọn bảng có khóa chính mà bạn muốn loại bỏ.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Bấm vào bộ chọn hàng cho khóa chính hiện tại. Nếu khóa chính có chứa nhiều trường, nhấn giữ phím CTRL, rồi bấm vào bộ chọn hàng cho từng trường.

  4. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy bấm Khóa chính.

    Nhóm Công cụ trên tab Thiết kế

    Chỉ báo khóa bị xóa khỏi các trường mà trước đó bạn đã chọn làm khóa chính.

Ghi chú: Khi bạn lưu bảng mới mà không đặt khóa chính, Access sẽ nhắc bạn tạo trường mới cho khóa chính. Nếu bạn bấm vào , Access sẽ tạo một trường ID sử dụng loại dữ liệu Số Tự động để cung cấp giá trị riêng cho từng bản ghi. Nếu bảng của bạn đã tích hợp trường Số Tự động, Access sẽ sử dụng trường này làm khóa chính. Nếu bạn bấm vào Không, Access sẽ không thêm trường và không có khóa chính nào được đặt.

Đầu Trang

Đặt thuộc tính cho bảng

Bạn có thể đặt các thuộc tính áp dụng cho toàn bộ bảng hoặc toàn bộ bản ghi.

  1. Chọn bảng có các thuộc tính bạn muốn đặt.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xem, bấm Dạng xem rồi bấm Dạng xem Thiết kế.

  3. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm vào Trang Thuộc tính.

    Hiện/Ẩn nhóm trên tab Thiết kế trong Access

    Trang thuộc tính bảng được hiển thị.

  4. Trên trang tính thuộc tính, bấm tab Chung.

  5. Bấm vào hộp ở bên trái thuộc tính mà bạn muốn đặt, rồi nhập một thiết đặt cho thuộc tính.

    Các thuộc tính bảng khả dụng

    Sử dụng thuộc tính bảng

    Để

    Hiển thị Dạng Xem trên Trang SharePoint

    Đặc biệt các dạng xem tùy thuộc vào bảng có thể được hiển thị trên một trang SharePoint.

    Ghi chú: Hiệu ứng của thiết đặt này tùy thuộc vào thiết đặt thuộc tính cơ sở dữ liệu trong Hiển thị Tất cả Dạng Xem trên Trang SharePoint.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Xem thêm.

    Mở rộng bảng dữ liệu con

    Mở rộng toàn bộ bảng dữ liệu con khi bạn mở bảng.

    Chiều cao của Bảng dữ liệu con

    Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Nếu bạn muốn bung rộng cửa sổ bảng dữ liệu con để hiển thị tất cả các hàng, hãy đặt thuộc tính này là 0".

    • Nếu bạn muốn điều khiển chiều cao của bảng dữ liệu con, hãy nhập chiều cao mong muốn bằng in-xơ.

    Định hướng

    Đặt hướng dạng xem, tùy theo ngôn ngữ của bạn đọc từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái.

    Mô tả

    Cung cấp phần mô tả về bảng. Mô tả này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ đối với bảng.

    Dạng xem Mặc định

    Đặt Biểu dữ liệu, PivotTable, hoặc PivotChart làm dạng xem mặc định khi bạn mở bảng.

    Quy tắc Hợp lệ

    Nhập một biểu thức đúng với bất kỳ khi nào thêm hoặc thay đổi bản ghi.

    Văn bản Xác thực

    Nhập một thông tin được hiển thị khi bản ghi vi phạm biểu thước trong thuộc tính Quy tắc Hợp lệ.

    Bộ lọc

    Định nghĩa các tiêu chí để hiển thị chỉ các hàng khớp trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Xếp thứ tự theo

    Chọn một hoặc nhiều trường để định rõ thứ tự sắp xếp mặc định của hàng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Tên của Bảng dữ liệu con

    Định rõ xem bảng dữ liệu con có xuất hiện trong dạng xem Biểu dữ liệu hay không, và nếu có, bảng nào hoặc truy vấn nào phải cung cấp hàng trong bảng dữ liệu con.

    Nối kết các Trường Con

    Liệt kê các trường trong bảng hoặc truy vấn được sử dụng cho bảng dữ liệu con khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Chính đã được định rõ trong bảng.

    Nối kết các Trường Chính

    Liệt kê các trường trong bảng khớp với thuộc tính Nối kết các Trường Con đã được định rõ trong bảng.

    Bộ lọc Khi Tải

    Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Bộ lọc (khi thiết đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Xếp thứ tự Theo Khi Tải

    Tự động áp dụng các tiêu chí bộ lọc trong trường thuộc tính Xếp thứ tự Theo (khi đặt là Có) khi bảng được mở trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Mẹo: Để cung cấp thêm dung lượng nhằm nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng. Nếu bạn đang đặt thuộc tính Quy tắc Xác thực cho một biểu thức và muốn giúp xây dựng biểu thức, hãy bấm vào Nút Trình Tạo cạnh hộp thuộc tính ValidationRule để hiển thị Bộ tạo Biểu thức.

  6. Để lưu thay đổi của bạn, hãy nhấn CTRL+S.

Đầu Trang

Thêm trường vào bảng

Bạn lưu mỗi phần của dữ liệu bạn muốn theo dõi vào một trường. Ví dụ, trong bảng các liên hệ, bạn tạo các trường cho Họ, Tên, Số điện thoại và Địa chỉ. Trong bảng sản phẩm, bạn tạo các trường cho Tên sản phẩm, ID Sản phẩm và Giá.

Trước khi bạn tạo các trường, cố gắng tách riêng dữ liệu thành các phần hữu ích nhỏ nhất. Việc kết hợp dữ liệu sau này dễ dàng hơn là tách riêng dữ liệu ra. Ví dụ, thay vì trường Họ và Tên, hãy cân nhắc việc tạo ra các trường riêng biệt cho Họ và Tên. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm hoặc sắp xếp theo Tên, Họ hoặc cả hai. Nếu bạn định báo cáo, sắp xếp, tìm kiếm hoặc tính toán một mục dữ liệu, hãy đặt mục đó riêng trong một trường. Để có thêm thông tin về cách thiết kế một cơ sở dữ liệu và tạo các trường, vui lòng xem nối kết trong phần Xem thêm.

Sau khi bạn tạo một trường, bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Thêm một trường bằng cách nhập dữ liệu

Khi bạn tạo một bảng mới hoặc mở bảng hiện tại trong dạng xem Biểu dữ liệu, bạn có thể thêm một trường vào bảng bằng cách nhập dữ liệu vào cột Thêm Trường Mới của biểu dữ liệu.

Biểu dữ liệu trong Access với cột Thêm Trường Mới

1. Nhập dữ liệu trong cột Thêm Trường Mới.

  1. Tạo hoặc mở một bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

    Để biết thêm thông tin về việc tạo bảng, hãy xem mục Tạo bảng mới.

  2. Trong cột Thêm Trường Mới, hãy nhập tên trường mà bạn muốn tạo.

    Sử dụng tên mô tả để bạn có thể xác định trường hơn dễ dàng.

  3. Nhập dữ liệu vào trong trường mới.

Đầu Trang

Tạo trường đã được tính toán

Bạn tạo một trường được tính toán trong dạng xem thiết kế.

  1. Mở bảng mà bạn muốn tạo trường được tính toán, trong dạng xem thiết kế.

  2. Trong hàng trống đầu tiên nếu thiết kế bảng lưới, bên dưới Tên trường, hãy nhập tên cho trường được tính toán.

  3. Bên dưới Kiểu dữ liệu, chọn đã tính toán.

    Bộ Dựng biểu thức sẽ mở ra.

  4. Nhập phép tính mà bạn muốn thực hiện trong bộ dựng biểu thức. Ví dụ, nếu bảng của bạn có trường 1 và Field2, và bạn muốn tạo trường được tính toán (Field3) bằng giá trị của trường 1 chia cho giá trị của Field2, bạn sẽ nhập [Field1] / [Field2] trong bộ dựng biểu thức.

    Để biết thêm thông tin về biểu thức, hãy xem bài viết giới thiệu về biểu thức.

  5. Khi bạn kết thúc việc nhập phép tính, bấm OK.

    Mẹo: Nó là một ý kiến hay chuyển sang dạng xem biểu dữ liệu để xác nhận rằng trường được tính toán hoạt động theo cách bạn muốn.

Đầu Trang

Đặt các thuộc tính của trường

Sau khi bạn tạo một trường, bạn có thể đặt thuộc tính trường để điều khiển sự xuất hiện và hành vi của nó.

Ví dụ, khi thiết đặt các thuộc tính trường, bạn có thể:

  • Điều khiển sự xuất hiện của dữ liệu trong trường

  • Giúp ngăn ngừa các mục nhập dữ liệu không đúng trong một trường

  • Định rõ các giá trị mặc định cho một trường

  • Tăng tốc tìm kiếm và sắp xếp trong một trường

Bạn có thể đặt vài thuộc tính trường sẵn có khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu. Tuy nhiên, để truy nhập và đặt danh sách đầy đủ các thuộc tính trường, bạn phải sử dụng dạng xem Thiết kế.

Đặt thuộc tính trường trong dạng xem Biểu dữ liệu

Bạn có thể đổi tên trường, thay đổi loại dữ liệu, thay đổi thuộc tính Định dạng và thay đổi một số thuộc tính khác của trường khi bạn làm việc trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng bạn muốn mở.

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào dạng xem Biểu dữ liệu.

Đổi tên trường

Khi bạn thêm trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access sẽ tự động gán tên chung cho trường. Access gán tên Trường1 cho trường mới đầu tiên, Trường2 cho trường mới thứ hai, v.v. Theo mặc định, tên trường được sử dụng làm nhãn của trường ở nơi trường hiển thị, chẳng hạn như đầu đề cột trên biểu dữ liệu. Đổi tên trường để chúng có nhiều tên mô tả hơn giúp bạn dễ dàng sử dụng chúng hơn khi xem hoặc chỉnh sửa bản ghi.

  1. Bấm chuột phải vào tiêu đề của trường mà bạn muốn đổi tên (ví dụ: Truong1).

  2. Trên menu lối tắt, bấm Đổi tên Cột.

  3. Nhập tên mới trong tiêu đề trường.

    Tên trường có thể lên tới 64 ký tự (chữ hoặc số), gồm cả khoảng trống.

Thay đổi loại dữ liệu của trường

Khi bạn tạo một trường bằng cách nhập dữ liệu trong dạng xem Biểu dữ liệu, Access kiểm tra dữ liệu để xác định loại dữ liệu phù hợp cho trường. Ví dụ, nếu bạn nhập 1/1/2006, Access nhận dạng rằng dữ liệu là ngày và đặt loại dữ liệu cho trường Ngày/Giờ. Nếu Access không thể xác định rõ loại dữ loại, loại dữ liệu sẽ được đặt mặc định là Văn bản.

Loại dữ liệu của trường xác định các thuộc tính khác của trường bạn có thể đặt. Ví dụ, bạn có thể chỉ đặt thuộc tính Chỉ Chắp thêm cho một trường có loại dữ liệu Siêu kết nối hoặc loại dữ liệu Memo.

Có những trường hợp bạn muốn thay đổi theo cách thủ công một loại dữ liệu trường. Ví dụ, giả định rằng bạn có số phòng giống như các ngày tháng, ví dụ như 10/2001. Nếu bạn nhập 10/2001 vào một trường mới trong dạng xem Biểu dữ liệu, tính năng tự động phát hiện loại dữ liệu sẽ chọn loại dữ liệu Ngày/Giờ cho trường đó. Do số phòng là các nhãn, không phải là ngày, chúng phải sử dụng loại dữ liệu Văn bản. Sử dụng thủ tục sau để thay đổi loại dữ liệu của trường.

  1. Bấm tab Biểu dữ liệu..

  2. Trong danh sách Loại Dữ liệu, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, hãy chọn loại dữ liệu bạn muốn.

    Ảnh Ribbon Access của nhóm Kiểu và Định dạng Dữ liệu

    Loại dữ liệu khả dụng

    Loại dữ liệu

    Sử dụng để lưu trữ

    Kích cỡ

    Văn bản

    Các ký tự gồm chữ và số

    Sử dụng cho văn bản hoặc cho số không được sử dụng trong phép tính (ví dụ: ID sản phẩm). Bạn có thể sắp xếp và lọc giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn nhưng không thể sử dụng dễ dàng trong các phép tính.

    Đến 255 ký tự.

    Bản ghi nhớ

    Các ký tự gồm chữ và số (dài hơn 255 ký tự) hoặc văn bản sử dụng định dạng văn bản phong phú.

    Sử dụng cho văn bản có độ dài hơn 255 ký tự hoặc văn bản sử dụng định dạng văn bản phong phú. Lưu ý: mô tả dài và đoạn văn sử dụng định dạng văn bản, như chữ in đậm hoặc chữ in nghiêng, là các ví dụ điển hình về nơi sử dụng trường Bản ghi nhớ.

    Tới 1 gigabyte ký tự hoặc 2 gigabyte dung lượng lưu trữ (2 byte mỗi ký tự), trong đó, bạn có thể hiển thị 65.535 ký tự trong điều khiển.

    Số

    Giá trị số (số nguyên hoặc giá trị phân số).

    Sử dụng để lưu trữ số được sử dụng trong phép tính, ngoại trừ các giá trị tiền tệ (sử dụng loại dữ liệu Tiền tệ cho các giá trị tiền tệ).

    1, 2, 4, 8 byte hoặc 16 byte khi được sử dụng cho ID tái tạo.

    Ngày/Giờ

    Các ngày và giờ.

    Sử dụng để lưu trữ các giá trị ngày/giờ. Lưu ý rằng mỗi giá trị được lưu trữ đều bao gồm cả thành phần ngày và thành phần giờ.

    8 byte.

    Tiền tệ

    Giá trị tiền tệ.

    Sử dụng để lưu trữ các giá trị tiền tệ (tiền tệ).

    8 byte.

    Số Tự động

    Giá trị số duy nhất mà Access tự động chèn khi bản ghi được thêm vào.

    Sử dụng để tạo các giá trị duy nhất để có thể sử dụng làm khóa chính. Lưu ý rằng các giá trị cho trường Số Tự động có thể tăng dần tuần tự hoặc theo một giá trị được chỉ định hoặc được gán ngẫu nhiên.

    4 byte hoặc 16 byte khi được sử dụng cho ID tái tạo.

    Có/Không

    Các giá trị boolean (có/không).

    Bạn có thể sử dụng một trong ba định dạng sau: Có/Không, Đúng/Sai hoặc Bật/Tắt.

    1 bit (8 bit = 1 byte).

    Đối tượng OLE

    Các đối tượng OLE hoặc dữ liệu nhị phân khác.

    Sử dụng để lưu trữ các đối tượng OLE từ các chương trình Windows khác của Microsoft.

    Tối đa 1 gigabyte.

    Tệp đính kèm

    Ảnh, Hình ảnh, Tệp nhị phân, Tệp Office.

    Đây là loại dữ liệu ưu tiên để lưu trữ ảnh kỹ thuật số và mọi loại tệp nhị phân.

    Đối với các tệp đính kèm nén, 2 gigabyte. Đối với các tệp đính kèm chưa nén, khoảng 700kb, tùy thuộc vào mức độ tệp đính kèm có thể được nén.

    Siêu kết nối

    Các siêu kết nối.

    Sử dụng để lưu trữ các siêu kết nối nhằm cung cấp khả năng truy nhập một lần bấm cho các trang Web thông qua một URL (Bộ định vị Tài nguyên Đồng nhất) hoặc tệp thông qua một tên trong định dạng UNC (quy ước đặt tên chung). Bạn cũng có thể liên kết tới các đối tượng Access được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.

    Tới 1 gigabyte ký tự hoặc 2 gigabyte dung lượng lưu trữ (2 byte mỗi ký tự), trong đó, bạn có thể hiển thị 65.535 ký tự trong điều khiển.

    Trình hướng dẫn Tra cứu

    Không thực sự là một loại dữ liệu; thay vào đó, loại này sẽ khởi động Trình hướng dẫn Tra cứu.

    Sử dụng để khởi động Trình hướng dẫn Tra cứu, từ đó bạn có thể tạo trường sử dụng một hộp tổ hợp để tra cứu một giá trị trong một bảng, truy vấn hoặc danh sách giá trị khác.

    Bảng hoặc truy vấn dựa trên: Kích cỡ cột liên quan.

    Giá trị dựa trên: Kích cỡ trường Văn bản được sử dụng để lưu trữ giá trị.

    Ghi chú: Kích cỡ tối đa của tệp cơ sở dữ liệu Access là 2 gigabyte.

    Mẹo về các loại cơ sở dữ liệu

    • Để tối ưu hóa hiệu suất, bạn nên sử dụng Kích cỡ Trường phù hợp nhất khi bạn tạo trường Văn bản hoặc Số. Ví dụ: nếu bạn muốn lưu trữ mã bưu chính với một độ dài có thể dự đoán, hãy chỉ định độ dài làm kích cỡ trường. Bạn có thể chỉ định kích cỡ trường bằng cách đặt giá trị trong hộp thuộc tính FieldSize. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Đặt các thuộc tính trường khác.

    • Đối với các số điện thoại, số phần và số khác mà bạn không định sử dụng cho các phép tính toán học, bạn nên chọn loại dữ liệu Văn bản thay cho loại dữ liệu Số. Bạn có thể sắp xếp và lọc một giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn.

Thay đổi định dạng trường

Ngoài việc xác định loại dữ liệu của trường mới, Access cũng có thể đặt thuộc tính Định dạng cho trường, tùy thuộc vào dữ liệu bạn nhập. Ví dụ, nếu bạn nhập 10:50 sa, Access đặt loại dữ liệu là Ngày/Giờ và thuộc tính Định dạng là Thời gian Trung bình. Để thay đổi theo cách thủ công thuộc tính Định dạng của trường, hãy thực hiện thao tác sau:

  1. Trong Ruy-băng, bấm tab Biểu dữ liệu.

  2. Trong danh sách Định dạng, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, hãy nhập định dạng bạn muốn.

    Ghi chú: Danh sách Định dạng có thể không sẵn dùng đối với một vài trường (ví dụ Văn bản), tùy thuộc vào loại dữ liệu của trường.

Đặt các thuộc tính khác

  1. Trong dạng xem Biểu dữ liệu, bấm trường bạn muốn đặt thuộc tính.

  2. Trong tab Biểu dữ liệu, trong nhóm Loại Dữ liệu & Định dạng, chọn các thuộc tính bạn muốn.

    Ảnh Ribbon Access của nhóm Kiểu và Định dạng Dữ liệu

Đầu Trang

Đặt thuộc tính trường trong cửa sổ Thiết kế

Bạn có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ khi bạn làm việc bằng bảng trong cửa sổ Thiết kế. Trong cửa sổ Thiết kế, bạn đặt loại dữ liệu trường trong lưới thiết kế bảng, rồi đặt các thuộc tính khác trong ngăn Thuộc tính Trường.

Mở một bảng trong cửa sổ Thiết kế

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào bảng.

  2. Trên menu lối tắt, bấm vào cửa sổ Thiết kế.

Thay đổi loại dữ liệu của trường

  1. Trong lưới thiết kế bảng, xác định trường mà bạn muốn đặt loại dữ liệu.

  2. Trong cột Loại Dữ liệu, chọn một loại dữ liệu từ danh sách.

    Loại dữ liệu khả dụng

    Loại dữ liệu

    Sử dụng để lưu trữ

    Kích cỡ

    Văn bản

    Các ký tự gồm chữ và số

    Sử dụng cho văn bản hoặc cho số không được sử dụng trong phép tính (ví dụ: ID sản phẩm). Bạn có thể sắp xếp và lọc giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn nhưng không thể sử dụng dễ dàng trong các phép tính.

    Đến 255 ký tự.

    Bản ghi nhớ

    Các ký tự gồm chữ và số (dài hơn 255 ký tự) hoặc văn bản sử dụng định dạng văn bản phong phú.

    Sử dụng cho văn bản có độ dài hơn 255 ký tự hoặc văn bản sử dụng định dạng văn bản phong phú. Lưu ý: mô tả dài và đoạn văn sử dụng định dạng văn bản, như chữ in đậm hoặc chữ in nghiêng, là các ví dụ điển hình về nơi sử dụng trường Bản ghi nhớ.

    Tới 1 gigabyte ký tự hoặc 2 gigabyte dung lượng lưu trữ (2 byte mỗi ký tự), trong đó, bạn có thể hiển thị 65.535 ký tự trong điều khiển.

    Số

    Giá trị số (số nguyên hoặc giá trị phân số).

    Sử dụng để lưu trữ số được sử dụng trong phép tính, ngoại trừ các giá trị tiền tệ (sử dụng loại dữ liệu Tiền tệ cho các giá trị tiền tệ).

    1, 2, 4, 8 byte hoặc 16 byte khi được sử dụng cho ID tái tạo.

    Ngày/Giờ

    Các ngày và giờ.

    Sử dụng để lưu trữ các giá trị ngày/giờ. Lưu ý rằng mỗi giá trị được lưu trữ đều bao gồm cả thành phần ngày và thành phần giờ.

    8 byte.

    Tiền tệ

    Giá trị tiền tệ.

    Sử dụng để lưu trữ các giá trị tiền tệ (tiền tệ).

    8 byte.

    Số Tự động

    Giá trị số duy nhất mà Access tự động chèn khi bản ghi được thêm vào.

    Sử dụng để tạo các giá trị duy nhất để có thể sử dụng làm khóa chính. Lưu ý rằng các giá trị cho trường Số Tự động có thể tăng dần tuần tự hoặc theo một giá trị được chỉ định hoặc được gán ngẫu nhiên.

    4 byte hoặc 16 byte khi được sử dụng cho ID tái tạo.

    Có/Không

    Các giá trị boolean (có/không).

    Bạn có thể sử dụng một trong ba định dạng sau: Có/Không, Đúng/Sai hoặc Bật/Tắt.

    1 bit (8 bit = 1 byte).

    Đối tượng OLE

    Các đối tượng OLE hoặc dữ liệu nhị phân khác.

    Sử dụng để lưu trữ các đối tượng OLE từ các chương trình Windows khác của Microsoft.

    Tối đa 1 gigabyte.

    Tệp đính kèm

    Ảnh, Hình ảnh, Tệp nhị phân, Tệp Office.

    Đây là loại dữ liệu ưu tiên để lưu trữ ảnh kỹ thuật số và mọi loại tệp nhị phân.

    Đối với các tệp đính kèm nén, 2 gigabyte. Đối với các tệp đính kèm chưa nén, khoảng 700kb, tùy thuộc vào mức độ tệp đính kèm có thể được nén.

    Siêu kết nối

    Các siêu kết nối.

    Sử dụng để lưu trữ các siêu kết nối nhằm cung cấp khả năng truy nhập một lần bấm cho các trang Web thông qua một URL (Bộ định vị Tài nguyên Đồng nhất) hoặc tệp thông qua một tên trong định dạng UNC (quy ước đặt tên chung). Bạn cũng có thể liên kết tới các đối tượng Access được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.

    Tới 1 gigabyte ký tự hoặc 2 gigabyte dung lượng lưu trữ (2 byte mỗi ký tự), trong đó, bạn có thể hiển thị 65.535 ký tự trong điều khiển.

    Trình hướng dẫn Tra cứu

    Không thực sự là một loại dữ liệu; thay vào đó, loại này sẽ khởi động Trình hướng dẫn Tra cứu.

    Sử dụng để khởi động Trình hướng dẫn Tra cứu, từ đó bạn có thể tạo trường sử dụng một hộp tổ hợp để tra cứu một giá trị trong một bảng, truy vấn hoặc danh sách giá trị khác.

    Bảng hoặc truy vấn dựa trên: Kích cỡ cột liên quan.

    Giá trị dựa trên: Kích cỡ trường Văn bản được sử dụng để lưu trữ giá trị.

    Ghi chú: Kích cỡ tối đa của tệp cơ sở dữ liệu Access là 2 gigabyte.

    Mẹo về các loại cơ sở dữ liệu

    • Đối với các số điện thoại, số phần và số khác mà bạn không định sử dụng cho các phép tính toán học, bạn nên chọn loại dữ liệu Văn bản thay cho loại dữ liệu Số. Bạn có thể sắp xếp và lọc giá trị số được lưu trữ dưới dạng văn bản lô-gic hơn nhưng không thể sử dụng dễ dàng trong các phép tính.

    • Đối với các loại dữ liệu Văn bản và Số, bạn có thể chỉ định kích cỡ trường hoặc loại dữ liệu chính xác hơn bằng cách đặt giá trị trong hộp thuộc tính FieldSize.

Đặt các thuộc tính khác

  1. Trong lưới thiết kế bảng, chọn trường mà bạn muốn đặt thuộc tính. Access sẽ hiển thị thuộc tính cho trường này trong ngăn Thuộc tính Trường.

    Loại dữ liệu của trường sẽ xác định thuộc tính bạn có thể đặt.

  2. Trong ngăn Thuộc tính Trường, nhập thiết đặt mà bạn muốn sử dung cho từng thuộc tính hoặc nhấn F6, rồi sử dụng các phím mũi tên để chọn thuộc tính.

    Những trường thuộc tính nào khả dụng?

    Ghi chú: Không phải tất cả các thuộc tính đều khả dụng cho mọi trường. Một loại dữ liệu trường sẽ xác định loại thuộc tính có trong trường.

    Thuộc tính trường

    Mô tả

    Kích cỡ Trường

    Đặt kích cỡ tối đa cho dữ liệu được lưu trữ dưới dạng loại dữ liệu Văn bản, Số hoặc Số Tự động.

    Mẹo: Để có được hiệu suất tốt nhất, hãy luôn chỉ định Kích cỡ Trường vừa đủ nhỏ nhất.

    Định dạng

    Tùy chỉnh cách trường xuất hiện theo mặc định khi được hiển thị hoặc in.

    Vị trí Thập phân

    Chỉ định số vị trí thập phân để sử dụng khi hiển thị số.

    Giá trị Mới

    Xác định trường Số Tự động là tăng dần hay được gán một giá trị ngẫu nhiên khi thêm bản ghi mới.

    Dấu hiệu Nhập

    Hiển thị ký tự giúp hướng dẫn mục nhập dữ liệu. Để biết thêm thông tin về việc tạo và sử dụng dấu hiệu nhập, hãy xem mục Xem Thêm.

    Caption

    Đặt văn bản được hiển thị theo mặc định trong các nhãn cho biểu mẫu, báo cáo và truy vấn.

    Giá trị Mặc định

    Tự động gán giá trị mặc định cho một trường khi thêm bản ghi mới.

    Quy tắc Xác thực

    Việc cung cấp biểu thức phải luôn là đúng bất cứ khi nào bạn thêm hoặc thay đổi giá trị trong trường này.

    Văn bản Xác thực

    Nhập thông điệp để hiển thị khi giá trị vi phạm biểu thức trong thuộc tính Quy tắc Xác thực.

    Bắt buộc

    Yêu cầu nhập dữ liệu đó vào một trường.

    Cho phép Độ dài bằng 0

    Cho phép mục nhập (bằng cách đặt giá trị thuộc tính thành ) cho chuỗi độ dài bằng 0 ("") trong trường Văn bản hoặc Bản ghi nhớ.

    Lập chỉ mục

    Tăng tốc truy nhập dữ liệu trong trường này bằng cách tạo và sử dụng chỉ mục.

    Nén Unicode

    Nén văn bản được lưu trữ trong trường này khi lưu trữ một lượng nhỏ văn bản (< 4.096 ký tự).

    Chế độ IME

    Kiểm soát chuyển đổi ký tự ở phiên bản Đông Á của Windows.

    Chế độ Câu IME

    Kiểm soát chuyển đổi từ ở phiên bản Đông Á của Windows.

    Thẻ hành động

    Đính kèm một thẻ hành động vào trường này.

    Chỉ Nối vào

    Theo dõi lịch sử giá trị trường (bằng cách đặt giá trị thuộc tính thành ).

    Định dạng Văn bản

    Chọn giá trị Văn bản Có định dạng của thuộc tính để lưu trữ văn bản dưới dạng HTML và cho phép định dạng phong phú. Chọn giá trị Văn bản Thuần của thuộc tính để chỉ lưu trữ văn bản chưa được định dạng.

    Căn chỉnh Văn bản

    Xác định căn chỉnh văn bản mặc định trong một điều khiển.

  3. Để cung cấp thêm không gian để nhập hoặc chỉnh sửa thiết đặt thuộc tính trong hộp thuộc tính, nhấn SHIFT+F2 để hiển thị hộp Thu phóng.

    Mẹo: Nếu bạn nhập dấu hiệu nhập hoặc biểu thức xác thực và muốn giúp xây dựng chúng, hãy bấm vào Nút Trình Tạo cạnh hộp thuộc tính để hiển thị bộ dựng phù hợp.

  4. Để lưu thay đổi của bạn, hãy nhấn CTRL+S.

Tìm các liên kết dẫn tới thông tin bổ sung về các loại dữ liệu và thuộc tính trường trong mục Xem Thêm.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×