Giới thiệu về các dòng công việc có trong SharePoint

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Các dòng công việc SharePoint là những ứng dụng mini được lập trình sẵn để hợp lý hóa và tự động hóa hàng loạt quy trình kinh doanh — từ việc thu thập chữ ký, phản hồi hoặc phê duyệt kế hoạch hoặc tài liệu cho đến theo dõi trạng thái hiện tại của một quy trình thường lệ. Dòng công việc SharePoint được thiết kế giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả và sự nhất quán cho các nhiệm vụ bạn thực hiện thường kỳ.

So sánh quy trình thủ công với dòng công việc tự động

Bài viết này là về dòng công việc được lập trình sẵn được bao gồm trong SharePoint 2010, mà bạn chọn tùy chọn trong biểu mẫu liên kết khi bạn thêm Phiên bản nào để sử dụng trong danh sách, thư viện và tuyển tập toàn bộ trang.

Cũng có thể thực hiện các tùy chỉnh thêm mở rộng của các loại bao gồm dòng công việc — và thậm chí để tạo dòng công việc tùy chỉnh của riêng bạn từ đầu — bằng cách dùng trình thiết kế SharePoint và các ứng dụng khác. Để tìm hiểu thêm về các quy trình, hãy xem bài viết giới thiệu về cách thiết kế và tùy chỉnh dòng công việc.

Đồng thời, trong bài viết này bạn sẽ tìm hiểu thêm về toàn bộ bao gồm dòng công việc.

Nếu bạn muốn bỏ qua thẳng đến hướng dẫn chi tiết cho một dòng công việc cụ thể, bạn sẽ tìm thấy nối kết đến mỗi trong phần tiếp theo, bạn có thể nối kết từ bảng sau đây của nội dung là gì.

Bạn muốn biết điều gì?

Dòng công việc SharePoint là gì?

Quy trình nào tôi có thể tự động bằng cách sử dụng dòng công việc SharePoint?

Phê duyệt (định tuyến tài liệu hoặc mục để phê duyệt hoặc từ chối)

Thu thập phản hồi (định tuyến tài liệu hoặc mục để nhận phản hồi)

Thu thập chữ ký (định tuyến tài liệu, sổ làm việc hoặc biểu mẫu cho chữ ký điện tử)

Phê duyệt bố trí (quản lý tài liệu hết hạn và duy trì)

Ba-trạng thái (theo dõi vấn đề, dự án, hoặc nhiệm vụ qua ba trạng thái hoặc các giai đoạn)

Ai có thể thêm và bắt đầu một dòng công việc SharePoint?

Làm thế nào để thêm và chạy dòng công việc SharePoint?

Tôi có thể tạo dòng công việc SharePoint tùy chỉnh của chính mình không?

Tiếp theo là gì?

Dòng công việc SharePoint là gì?

Có thể bạn đã biết lưu đồ là gì. Đó là bản đồ đồ họa của một quy trình với các chú thích tại mỗi bước về điều gì đã xảy ra.

Quy trình dòng công việc

Dòng công việc SharePoint giống như một lưu đồ tự động phải tốn nhiều lao động, phỏng đoán và ngẫu nhiên ra khỏi quy trình tiêu chuẩn công việc của bạn.

Ví dụ, hãy nhìn vào quy trình phê duyệt tài liệu trong hình ảnh này. Việc chạy quy trình này thủ công đòi hỏi rất nhiều việc kiểm tra, lưu giữ, giao tài liệu và gửi nhắc nhở — và mỗi nhiệm vụ này phải do bạn hoặc một hay nhiều đồng nghiệp của bạn thực hiện. Điều đó có nghĩa là rất nhiều công việc phát sinh và (thậm trí có thể tệ hơn) liên tục xảy ra gián đoạn.

Nhưng khi bạn sử dụng dòng công việc phê duyệt tài liệu SharePoint để chạy quy trình, tất cả các kiểm tra đó và theo dõi và nhắc nhở và chuyển tiếp được thực hiện bởi dòng công việc tự động. Nếu ai đó chậm trong hoàn thành nhiệm vụ, hoặc nếu một số khác hitch phát sinh, hầu hết các dòng công việc được bao gồm tạo thông báo để cho phép bạn biết về nó. Không ai trong nhóm có thể để giám sát việc quy trình — vì với dòng công việc SharePoint, quy trình luôn việc theo dõi chính nó.

Và dòng công việc chạy SharePoint thật dễ dàng. Bạn chỉ cần chọn kiểu dòng công việc bạn muốn, xác định các tùy chọn mà sẽ hoạt động tốt nhất trong tình huống của bạn, sau đó cho phép SharePoint thực hiện. Và tất nhiên, bạn có thể hủy bỏ hoặc chấm dứt dòng công việc bất cứ khi nào bạn cần.

Đầu trang

Tôi có thể tự động hóa quy trình nào khi sử dụng dòng công việc SharePoint?

Mỗi loại dòng công việc bao gồm trong SharePoint hành vi như mẫu. Bạn thêm một Phiên bản dòng công việc cho một danh sách hoặc thư viện, hoặc cho một toàn tuyển tập trang, bằng cách dùng biểu mẫu khởi tạo để xác định các tùy chọn và lựa chọn mà bạn muốn cho phiên bản này — người dòng công việc gán nhiệm vụ để, tác vụ hạn chót, làm thế nào vào dòng công việc có thể bắt đầu và ai là người, hướng dẫn để được bao gồm trong thông báo nhiệm vụ, và vv.

SharePoint 2010 cung cấp cho năm kiểu dòng công việc được lập trình sẵn

Ghi chú: Với SharePoint Server 2010, và với SharePoint Online cho Office 365 dành cho doanh nghiệp, tất cả năm kiểu dòng công việc nào sau đây sẽ được bao gồm. Tuy nhiên, với SharePoint Online cho Office 365 dành cho chuyên gia và doanh nghiệp nhỏ, chỉ kiểu dòng công việc ba trạng thái được đưa vào.

Phê duyệt (định tuyến tài liệu hoặc mục để nhận phê duyệt hoặc từ chối)

Dấu Kiểm Một dòng công việc phê duyệt định tuyến tài liệu hoặc mục khác để chỉ định người để phê duyệt hoặc từ chối của họ.

Bạn cũng có thể dùng một dòng công việc phê duyệt để kiểm soát phê duyệt nội dung trong một danh sách hoặc thư viện

Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem bài viết giới thiệu về dòng công việc phê duyệt.

(Có cũng là kiểu dòng công việc khác, tương tự để sử dụng trong phát hành web site, dòng công việc phê duyệt phát hành.)

Thu thập Phản hồi (định tuyến tài liệu hoặc mục để nhận phản hồi)

Dòng công việc Thu thập Phản hồi Dòng công việc thu thập phản hồi định tuyến tài liệu hoặc mục khác để chỉ định người cho phản hồi của họ.

Dòng công việc thu thập phản hồi củng cố tất cả các phản hồi từ những người dự cho dòng công việc chủ sở hữu và cung cấp một bản ghi của quy trình xem lại.

Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem bài viết giới thiệu về dòng công việc thu thập phản hồi.

Thu thập Chữ ký (định tuyến tài liệu, sổ làm việc hoặc biểu mẫu để lấy chữ ký điện tử)

Dòng công việc Thu thập Chữ ký Dòng công việc thu thập chữ ký định tuyến tài liệu Microsoft Office để chỉ định người cho chữ ký điện tử của họ.

Lưu ý rằng hàm dòng công việc thu thập chữ ký chỉ với Word tài liệu, sổ làm việc Excel, biểu mẫu InfoPath amd.

Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem bài viết giới thiệu về dòng công việc thu thập chữ ký.

Phê duyệt bố trí (quản lý tài liệu hết hạn và duy trì)

Dòng công việc Phê duyệt Quyền sử dụng Dòng công việc phê duyệt bố trí được thiết kế để hỗ trợ bản ghi quản lý cần trong một tổ chức. Dòng công việc này quản lý tài liệu hết hạn và duy trì quy trình bằng cách cho phép người dự để quyết định nên giữ lại hoặc xóa tài liệu đã hết hạn hoặc mục.

Khi bắt đầu một dòng công việc phê duyệt bố trí, nó sẽ tạo ra các tác vụ dòng công việc phê duyệt bố trí cho tài liệu cụ thể và các mục trong danh sách nhiệm vụ cho dòng công việc. Vì nó có thể sẽ dòng công việc phê duyệt bố trí có thể tạo ra một lượng lớn các tác vụ (đặc biệt là nếu nó được cấu hình để bắt đầu tự động khi mục hết hạn), dòng công việc phê duyệt bố trí sẽ cung cấp hỗ trợ cho hàng loạt nhiệm vụ hoàn thành, vì vậy mà bản ghi người quản lý hoặc cá nhân được ủy quyền khác có thể xử lý một số lượng lớn các mục cho việc xóa bỏ trong một bước duy nhất.

Bạn có thể cấu hình dòng công việc phê duyệt bố trí của bạn để hoạt động cộng tác với tính năng chính sách hết hạn của chính sách quản lý thông tin, sao cho dòng công việc bắt đầu tự động mỗi khi tài liệu hoặc mục trên một trang web hết hạn.

Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem bài viết dùng một dòng công việc phê duyệt bố trí.

Ba-Trạng thái (theo dõi vấn đề, dự án hoặc nhiệm vụ qua ba trạng thái hoặc các giai đoạn)

Dòng công việc Ba trạng thái Dòng công việc ba trạng thái được thiết kế để theo dõi trạng thái của một mục danh sách thông qua ba trạng thái (giai đoạn). Nó có thể dùng để quản lý quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức để theo dõi một lượng lớn vấn đề hoặc mục — hỗ trợ khách hàng vấn đề, mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án, ví dụ.

Mỗi lần chuyển tiếp giữa các trạng thái, dòng công việc phân công nhiệm vụ cho một người và gửi email thông báo đến cho người đó về nhiệm vụ này. Khi nhiệm vụ hoàn thành, dòng công việc cập nhật trạng thái của mục đó và các tiến trình trạng thái tiếp theo. Dòng công việc Ba-Trạng thái được thiết kế để làm việc với mẫu danh sách Theo dõi Vấn đề nhưng nó cũng có thể được sử dụng với bất kỳ danh sách nào có chứa một cột Lựa chọn mà có ba hoặc nhiều giá trị hơn.

Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem bài viết dùng một dòng công việc ba trạng thái.

Đầu trang

Ai có thể thêm và bắt đầu dòng công việc SharePoint?

Để thêm hoặc bắt đầu dòng công việc, bạn phải có được quyền phù hợp cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang nơi mà dòng công việc hoạt động:

  • Để thêm một dòng công việc    Theo mặc định, bạn phải có quyền quản lý danh sách để Thêm một dòng công việc. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

  • Để bắt đầu một dòng công việc    Cũng theo mặc định, bạn phải có quyền sửa mục để bắt đầu một dòng công việc đã được thêm vào. (Nhóm thành viên và người sở hữu nhóm đều có quyền sửa mục theo mặc định; nhóm khách thăm không.)
    Ngoài ra, chủ sở hữu có thể chọn cấu hình dòng công việc cụ thể để họ có thể bắt đầu chỉ thành viên của nhóm người sở hữu.

Đầu trang

Làm thế nào để tôi thêm và chạy dòng công việc SharePoint?

Sơ đồ sau cung cấp cho bạn một dạng xem cấp cao về các giai đoạn cơ bản cho việc lập kế hoạch, thêm, chạy và sửa dòng công việc SharePoint. Các phần riêng lẻ của mỗi bước theo sau.

Quy trình Dòng công việc

Lập kế hoạch Hãy chắc chắn rằng bạn biết tùy chọn mà bạn muốn và thông tin nào bạn sẽ cần phải có sẵn dùng khi bạn sử dụng biểu mẫu intiation để thêm Phiên bản của dòng công việc.

  • Tìm hiểu    Tìm hiểu nào trong các kiểu dòng công việc được bao gồm sẽ thực hiện công việc mà bạn muốn thực hiện xong.

  • Thêm    Điền vào mẫu khởi tạo để thêm phiên bản dòng công việc của bạn vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang.

  • Bắt đầu    Bắt đầu dòng công việc mới của bạn hoặc thủ công hoặc tự động, trên một tài liệu hoặc mục khác trong danh sách hay thư viện. (Nếu bắt đầu thủ công, bạn sẽ có cơ hội thay đổi thiết đặt mẫu liên kết trên mẫu khởi tạo ngắn gọn hơn.) Khi bắt đầu, dòng công việc sẽ tạo nhiệm vụ, gửi tin nhắn thông báo và bắt đầu theo dõi các hoạt động và sự kiện.

  • Giám sát    Khi dòng công việc đang chạy, bạn có thể xem trang Trạng thái Dòng công việc để xem nhiệm vụ nào đã hoàn thành và hành động nào đã xảy ra. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh nhiệm vụ hiện tại và tương lai từ đây và thậm chí hủy bỏ hoặc chấm dứt loạt dòng công việc này.

  • Xem xét    Khi loạt dòng công việc hoàn thành, toàn bộ lịch sử của nó sẽ được xem xét trên trang Trạng thái Dòng công việc. Cũng từ trang trạng thái, các báo cáo số liệu về hiệu năng chung của dòng công việc này cũng có thể được tạo.

  • Thay đổi    Nếu dòng công việc không hoạt động giống như bạn muốn, bạn có thể mở mẫu liên kết gốc mà bạn đã dùng để thêm nó và thay đổi ở đó.

Đầu trang

Tôi có thể tạo các dòng công việc SharePoint tùy chỉnh của chính mình không?

Nếu bạn cần linh hoạt hơn với một dòng công việc dựng sẵn, bạn có thể tùy chỉnh nó sâu hơn với một công cụ chẳng hạn như SharePoint Designer. Bạn cũng có thể tạo dòng công việc gốc của riêng bạn từ đầu.

Dùng Trình thiết kế Dòng công việc, bạn có thể tạo các quy tắc liên kết với các điều kiện và hành động với các mục trong các danh sách và thư viện SharePoint. Thay đổi đối với các mục trong danh sách hoặc thư viện sẽ kích hoạt các hành động trong dòng công việc đó.

Ví dụ, bạn có thể thiết kế dòng công việc khởi động dòng công việc phê duyệt bổ sung, nếu chi phí của một mục vượt quá một số lượng cụ thể.

Bạn cũng có thể xác định dòng công việc cho một tập hợp các tài liệu liên quan. Ví dụ, nếu dòng công việc của bạn được liên kết với thư viện tài liệu, hoặc nếu nó được lọc để kiểu nội dung tài liệu, nhóm theo ngữ cảnh tập tài liệu hành động xuất hiện. Tập tài liệu là một tính năng mới trong SharePoint Server 2010 cho phép một nhóm các tài liệu được coi là một đơn vị, vì vậy động dòng công việc cho tập tài liệu sẽ chạy trên mỗi mục trong tập tài liệu đó.

Để biết thêm thông tin, hãy xem giới thiệu về cách thiết kế và tùy chỉnh dòng công việc.

Đầu trang

Tiếp theo là gì?

Xem bất kỳ các bài viết sau đây để được hướng dẫn chi tiết hơn về cách làm việc với các kiểu dòng công việc được bao gồm:

Và nếu bạn đang quan tâm trong thực hiện các tùy chỉnh bổ sung cho bất kỳ cơ bản bao gồm các kiểu dòng công việc — ngoài những gì bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng biểu mẫu liên kết, tức là — hoặc nếu bạn muốn để xây dựng dòng công việc gốc của riêng bạn hoàn toàn dành, hãy xem bài viết Giới thiệu về cách thiết kế và tùy chỉnh dòng công việc.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×