Giới thiệu về các dòng công việc có trong SharePoint

Giới thiệu về các dòng công việc có trong SharePoint

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dòng công việc SharePoint là mini được lập trình sẵn-ứng dụng mà hợp lý hóa và tự động hóa quy trình kinh doanh hàng loạt. Dòng công việc có thể phạm vi từ thu thập chữ ký, phản hồi hoặc phê duyệt cho một gói hoặc tài liệu, để theo dõi trạng thái hiện tại của một thủ tục thường xuyên. Dòng công việc SharePoint được thiết kế để giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực và để hiển thị hiệu quả và nhất quán để nhiệm vụ mà bạn thực hiện thường xuyên.

Dòng công việc SharePoint là gì?

Có thể bạn đã biết lưu đồ là gì. Đó là bản đồ đồ họa của một quy trình với các chú thích tại mỗi bước về điều gì đã xảy ra.

Quy trình dòng công việc

Dòng công việc SharePoint giống như một lưu đồ tự động phải tốn nhiều lao động, phỏng đoán và ngẫu nhiên ra khỏi quy trình tiêu chuẩn công việc của bạn.

Ví dụ, hãy nhìn vào quy trình phê duyệt tài liệu trong hình ảnh này. Việc chạy quy trình này thủ công đòi hỏi rất nhiều việc kiểm tra, lưu giữ, giao tài liệu và gửi nhắc nhở — và mỗi nhiệm vụ này phải do bạn hoặc một hay nhiều đồng nghiệp của bạn thực hiện. Điều đó có nghĩa là rất nhiều công việc phát sinh và (thậm trí có thể tệ hơn) liên tục xảy ra gián đoạn.

Nhưng khi bạn sử dụng dòng công việc phê duyệt tài liệu SharePoint để chạy quy trình, tất cả các kiểm tra đó và theo dõi và nhắc nhở và chuyển tiếp được thực hiện bởi dòng công việc tự động. Nếu ai đó chậm trong hoàn thành nhiệm vụ, hoặc nếu một số khác hitch phát sinh, hầu hết các dòng công việc được bao gồm tạo thông báo để cho phép bạn biết về nó. Không ai trong nhóm có thể để giám sát việc quy trình vì với dòng công việc SharePoint, quy trình luôn việc theo dõi chính nó.

Và chạy dòng công việc SharePoint rất dễ. Bạn chỉ cần chọn loại dòng công việc bạn muốn, xác định các tùy chọn phù hợp nhất với tình huống của bạn, sau đó để dòng công việc làm những việc còn lại. Và tất nhiên bạn có thể hủy bỏ hoặc chấm dứt dòng công việc bất cừ khi nào bạn cần.

Mỗi loại dòng công việc bao gồm các hành động như một mẫu. Bạn thêm một Phiên bản dòng công việc cho một danh sách hoặc thư viện, hoặc cho tuyển tập toàn bộ trang bằng cách dùng biểu mẫu khởi tạo để xác định các tùy chọn và lựa chọn mà bạn muốn cho phiên bản này. Các tùy chọn và lựa chọn bao gồm người dòng công việc gán nhiệm vụ cho thời hạn nhiệm vụ, làm thế nào có thể bắt đầu dòng công việc và ai là người, hướng dẫn để được bao gồm trong thông báo nhiệm vụ và vv.

Quan trọng:  Theo mặc định, các dòng công việc Phê duyệt, Thu thập Phản hồi và Thu thập Chữ ký không được kích hoạt và không được liệt kê trong hộp danh sách Hãy chọn mẫu dòng công việc của biểu mẫu liên kết. Để chúng có thể sẵn dùng, người quản trị của trang phải kích hoạt chúng ở mức độ tuyển tập trang.

Không có năm kiểu dòng công việc được lập trình sẵn.

Dấu Kiểm Một dòng công việc phê duyệt định tuyến tài liệu hoặc mục khác để chỉ định người để phê duyệt hoặc từ chối của họ. Bạn cũng có thể dùng một dòng công việc phê duyệt để kiểm soát phê duyệt nội dung trong một danh sách hoặc thư viện. Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem giới thiệu về dòng công việc phê duyệt.

Dòng công việc Thu thập Phản hồi Dòng công việc thu thập phản hồi định tuyến tài liệu hoặc mục khác để chỉ định người cho phản hồi của họ. Dòng công việc thu thập phản hồi củng cố tất cả các phản hồi từ những người dự cho dòng công việc chủ sở hữu và cung cấp một bản ghi của quy trình xem lại. Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem giới thiệu về dòng công việc thu thập phản hồi.

Dòng công việc Thu thập Chữ ký Dòng công việc thu thập chữ ký định tuyến tài liệu Microsoft Office để chỉ định người cho chữ ký điện tử của họ. Lưu ý rằng dòng công việc thu thập chữ ký hoạt động chỉ với tài liệu Word, sổ làm việc Excel, và biểu mẫu InfoPath. Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem giới thiệu về dòng công việc thu thập chữ ký.

Dòng công việc Ba trạng thái Dòng công việc ba trạng thái được thiết kế để theo dõi trạng thái của một mục danh sách thông qua ba trạng thái (giai đoạn). Nó có thể dùng để quản lý quy trình kinh doanh yêu cầu tổ chức để theo dõi một lượng lớn vấn đề hoặc mục — hỗ trợ khách hàng vấn đề, mối bán hàng hoặc nhiệm vụ dự án, ví dụ.

Mỗi lần chuyển tiếp giữa các trạng thái, dòng công việc phân công nhiệm vụ cho một người và gửi email thông báo đến cho người đó về nhiệm vụ này. Khi nhiệm vụ hoàn thành, dòng công việc cập nhật trạng thái của mục đó và các tiến trình trạng thái tiếp theo. Dòng công việc Ba-Trạng thái được thiết kế để làm việc với mẫu danh sách Theo dõi Vấn đề nhưng nó cũng có thể được sử dụng với bất kỳ danh sách nào có chứa một cột Lựa chọn mà có ba hoặc nhiều giá trị hơn.

Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem dùng một dòng công việc ba trạng thái.

Dòng công việc Phê duyệt Quyền sử dụng Một dòng công việc phê duyệt phát hành là tương tự như các dòng công việc SharePoint trong đó nó tự động định tuyến nội dung đến chủ đề chuyên gia và bên liên quan để xem xét và phê duyệt. Những điều làm cho dòng công việc phê duyệt phát hành duy nhất là nó được thiết kế đặc biệt để phát hành site nơi phát hành trang web mới và Cập Nhật được kiểm soát chặt chẽ. Trong các loại trang, không có nội dung mới có thể được phát hành cho đến khi nó đã được phê duyệt mọi người phê duyệt trong dòng công việc. Để tìm hiểu thêm, và để hướng dẫn từng bước, hãy xem làm việc với một dòng công việc phê duyệt phát hành.

Để thêm hoặc bắt đầu dòng công việc, bạn phải có được quyền phù hợp cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang nơi mà dòng công việc hoạt động:

  • Để thêm một dòng công việc    Theo mặc định, bạn phải có quyền quản lý danh sách để Thêm một dòng công việc. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

  • Để bắt đầu một dòng công việc    Cũng theo mặc định, bạn phải có quyền sửa mục để bắt đầu một dòng công việc đã được thêm vào. (Nhóm thành viên và người sở hữu nhóm đều có quyền sửa mục theo mặc định; nhóm khách thăm không.)
    Ngoài ra, chủ sở hữu có thể chọn cấu hình dòng công việc cụ thể để họ có thể bắt đầu chỉ thành viên của nhóm người sở hữu.

Sơ đồ sau cung cấp cho bạn một dạng xem cấp cao về các giai đoạn cơ bản cho việc lập kế hoạch, thêm, chạy và sửa dòng công việc SharePoint. Các phần riêng lẻ của mỗi bước theo sau.

Quy trình Dòng công việc

  • Lập kế hoạch    Hãy đảm bảo rằng bạn biết tùy chọn nào mình muốn và thông tin nào bạn sẽ cần có sẵn khi sử dụng mẫu khởi tạo để thêm phiên bản dòng công việc của bạn.

  • Thêm    Điền vào mẫu khởi tạo để thêm phiên bản dòng công việc của bạn vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang.

  • Bắt đầu    Bắt đầu dòng công việc mới của bạn hoặc thủ công hoặc tự động, trên một tài liệu hoặc mục khác trong danh sách hay thư viện. (Nếu bắt đầu thủ công, bạn sẽ có cơ hội thay đổi thiết đặt mẫu liên kết trên mẫu khởi tạo ngắn gọn hơn.) Khi bắt đầu, dòng công việc sẽ tạo nhiệm vụ, gửi tin nhắn thông báo và bắt đầu theo dõi các hoạt động và sự kiện.

  • Giám sát    Khi dòng công việc đang chạy, bạn có thể xem trang Trạng thái Dòng công việc để xem nhiệm vụ nào đã hoàn thành và hành động nào đã xảy ra. Nếu cần, bạn có thể điều chỉnh nhiệm vụ hiện tại và tương lai từ đây và thậm chí hủy bỏ hoặc chấm dứt loạt dòng công việc này.

  • Xem xét    Khi loạt dòng công việc hoàn thành, toàn bộ lịch sử của nó sẽ được xem xét trên trang Trạng thái Dòng công việc. Cũng từ trang trạng thái, các báo cáo số liệu về hiệu năng chung của dòng công việc này cũng có thể được tạo.

  • Thay đổi    Nếu dòng công việc không hoạt động giống như bạn muốn, bạn có thể mở mẫu liên kết gốc mà bạn đã dùng để thêm nó và thay đổi ở đó.

Nếu bạn cần linh hoạt hơn với dòng công việc có sẵn, bạn có thể tùy chỉnh thêm dòng công việc đó bằng công cụ như SharePoint Designer 2013. Bạn cũng có thể tạo dòng công việc gốc của mình từ đầu.

Dùng Trình thiết kế Dòng công việc, bạn có thể tạo các quy tắc liên kết với các điều kiện và hành động với các mục trong các danh sách và thư viện SharePoint. Thay đổi đối với các mục trong danh sách hoặc thư viện sẽ kích hoạt các hành động trong dòng công việc đó.

Ví dụ, bạn có thể thiết kế dòng công việc khởi động dòng công việc phê duyệt bổ sung, nếu chi phí của một mục vượt quá một số lượng cụ thể.

Bạn cũng có thể định nghĩa dòng công việc cho một bộ các tài liệu liên quan. Ví dụ, nếu dòng công việc của bạn liên kết với thư viện tài liệu hoặc nếu nó được lọc theo kiểu nội dung tài liệu, thì một nhóm các hành động Bộ Tài liệu theo ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Bộ Tài liệu cho phép một nhóm tài liệu được đối xử như một đơn vị đơn nhất, vì vậy một hành động dòng công việc cho Bộ Tài liệu sẽ chạy trên từng mục trong Bộ Tài liệu đó.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×