Giới thiệu Tập Tài liệu

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể tạo và quản lý nhiều tài liệu làm việc sản phẩm với nội dung tập tài liệu mới nhập. Tập tài liệu là một nhóm các tài liệu liên quan mà có thể được tạo trong một bước và sau đó được quản lý là một thực thể duy nhất.

Trong bài viết này

Tập tài liệu là gì?

Chức năng tập tài liệu

Tác vụ liên quan

Tập Tài liệu là gì?

Khi làm việc trên dự án, mọi người hiếm khi tạo tài liệu riêng lẻ. Cho nhiều loại dự án, có thể là thêm điển hình để tạo ra một tập hợp của nhiều tài liệu liên quan. Trong một số trường hợp này tập tài liệu có thể là kết quả cuối cùng của một dự án, hoặc "kết quả chuyển giao." Ví dụ, một công ty dịch vụ chuyên nghiệp có thể tạo ra sổ chói tai trong phản hồi cho từng yêu cầu cho đề xuất đó nhận được từ một máy khách có thể xảy ra. Trong trường hợp khác, tập tài liệu này có thể chỉ cần đại diện cho các loại thông tin hỗ trợ dự án lớn hơn và làm cho việc tạo hoặc chuyển phát nội dung khác. Ví dụ, một công ty sản xuất có thể tạo ra một bộ chuẩn của tài liệu liên quan đến thiết kế, thử nghiệm, và chế tạo cho mỗi sản phẩm sản xuất.

Các tài liệu này có thể được sản xuất đồng thời hoặc các giai đoạn theo một hoặc nhiều người, và họ có thể liên quan đến tài liệu trong định dạng tệp khác (ví dụ, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, sơ đồ Visio, các tệp Excel, v.v.).

Tổ chức muốn tạo và quản lý nhiều tài liệu làm việc sản phẩm luôn có thể cấu hình một tập tài liệu kiểu nội dung mới cho từng sản phẩm nhiều tài liệu công việc, chúng thường tạo. Kiểu nội dung tập tài liệu là một thư mục dựa trên kiểu nội dung mà tổ chức nhiều tài liệu liên quan vào một dạng xem duy nhất mà họ có thể làm việc và được quản lý là một thực thể đơn.

Khi một kiểu nội dung tập tài liệu được thêm vào một thư viện, người dùng có thể tạo các phiên bản mới của tập tài liệu bằng cách bấm vào Tài liệu mới trên ruy-băng trong thư viện.

Lệnh Tập Tài liệu trên menu Tài liệu Mới

Đầu trang

Chức năng tập tài liệu

Kiểu nội dung tập tài liệu bao gồm một số chức năng dễ dàng hơn để tạo và quản lý nhiều tài liệu làm việc sản phẩm thành công. Khi bạn đang cấu hình một kiểu nội dung tập tài liệu, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

  • Xác định các kiểu nội dung được cho phép trong tập tài liệu (ví dụ, tệp tài liệu, hình ảnh, âm thanh hoặc video).

  • Xác định bất kỳ tài liệu mặc định mà bạn muốn được tự động tạo mỗi lần một phiên bản mới của tập tài liệu được tạo ra. Bạn có thể ánh xạ các tài liệu mặc định loại nội dung được phép. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn có chuẩn mẫu mà bạn dùng cho những thứ như là hợp đồng, hoặc nếu bạn đã tạo thương hiệu mẫu mà bạn sử dụng cho các loại liên lạc, bạn có thể tải lên những mục này khi bạn cấu hình một kiểu nội dung tập tài liệu.

  • Xác định bất kỳ siêu dữ liệu được chia sẻ mà bạn muốn được đồng bộ hóa tất cả tài liệu trong một tập hợp.

  • Tùy chỉnh trang Chào mừng cho tập tài liệu Hiển thị trong mỗi phiên bản của một sản phẩm công việc được tạo từ kiểu nội dung tập tài liệu. Trang Chào mừng này là một trang phần Web có thể thiết lập để hiển thị thông tin dự án hoặc tài nguyên để giúp thành viên nhóm ai đang làm việc trên một tập tài liệu (ví dụ như dự án đường thời gian, nối kết đến các tài nguyên, v.v..).

  • Cấu hình dòng công việc mà bạn muốn sẵn dùng cho tập tài liệu. Bạn có thể sử dụng dòng công việc xem lại hoặc phê duyệt chuẩn với tập tài liệu. Ngoài ra, tổ chức của bạn có thể phát triển dòng công việc tùy chỉnh cho tập tài liệu bằng cách dùng bốn tập tài liệu dòng công việc hành động sẵn dùng trong Microsoft SharePoint Designer 2010.

Sau khi một tập tài liệu nội dung kiểu đã được cấu hình và được thêm vào một thư viện, người dùng trang tạo hoặc quản lý tài liệu trong một tập tài liệu có thể dùng cả hai tài liệu tương tự quản lý tính năng của các tính năng cũng như đặc biệt như tab quản lý của ruy-băng Tập tài liệu khi làm việc trên tài liệu trong một tập tài liệu.

Tác giả tập tài liệu có thể thực hiện các tác vụ sau đây:

  • Tạo các sản phẩm công việc sử dụng nhiều tài liệu bằng cách sử dụng lệnh Tài liệu Mới trong thư viện tài liệu.

  • Ghi lại ảnh tức thời về lịch sử phiên bản của thuộc tính và tài liệu hiện tại trong Tập Tài liệu.

  • Bắt đầu dòng công việc trên tập toàn bộ tài liệu hoặc mục riêng lẻ trong tập tài liệu để quản lý các tác vụ thông thường như xem lại và phê duyệt.

  • Email nối kết đến Tập Tài liệu.

  • Sử dụng lệnh Gửi Đến để di chuyển hoặc sao chép Tập Tài liệu đến vị trí khác (điểm đích phải được cấu hình trong Trung tâm Quản trị).

  • Quản lý quyền đối với Tập Tài liệu.

Đầu trang

Các tác vụ liên quan

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×