Giảm kích cỡ tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost)

Giảm kích cỡ tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost)

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Hộp thư của Microsoft Outlook của bạn mở rộng khi bạn tạo và nhận được các mục. Khi bạn xóa bỏ mục, kích cỡ tệp tệp dữ liệu Outlook (.pst và .ost) có thể không giảm tỷ lệ lượng dữ liệu mà bạn đã xóa. Không có một vài cách để quản lý hộp thư của bạn và giảm kích cỡ tệp dữ liệu.

Công cụ Dọn dẹp hộp thư được dùng để xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể lưu trữ mục cũ đến một kho lưu trữ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm công cụ > công cụ dọn dẹp hộp thư.

  3. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Để xem tổng kích cỡ của hộp thư của bạn và bất kỳ thư mục cá nhân nào đó, hãy bấm Dạng xem kích cỡ hộp thư.

    • Để định vị mục cũ hơn, hãy chọn Tìm các mục cũ hơn n ngày, nhập một số từ 1 đến 999, sau đó bấm Tìm.

    • Để định vị mục lớn, chọn Tìm các mục lớn hơn n kilobyte, nhập một số từ 1 đến 9999, sau đó bấm Tìm.

    • Để di chuyển mục cũ hơn trong hộp thư đến kho lưu trữ tệp dữ liệu Outlook (.pst), hãy bấm tự động lưu trữ.

      Tệp dữ liệu Outlook (.pst) được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Documents\Outlook Files . Nếu bạn đang dùng Windows XP, .pst tệp được lưu trong thư mục Của tôi Documents\Outlook Files .

    • Để xem kích cỡ của thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem.

    • Để làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm trống.

    • Để xem kích cỡ của thư mục xung đột , hãy bấm Dạng xem xung đột kích cỡ.

    • Để xóa nội dung của thư mục xung đột , hãy bấm xóa.

Nếu bạn xóa bỏ mục khỏi tệp dữ liệu Outlook (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn và Outlook đang chạy. Bạn có thể bắt đầu theo cách thủ công cũng lệnh thu gọn ngay lập tức. Có thể mất vài phút để nén tệp dữ liệu Outlook (.pst).

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ lại.

  2. Mở dạng xem danh sách thư mục. Ở dưới cùng của Ngăn Dẫn hướng, bấm vào biểu tượng danh sách thư mục hoặc nhấn CTRL + 6.

  3. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục Khoản mục đã xóa , sau đó bấm Làm trống thư mục.

  4. Bấm vào tab Tệp.

  5. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Thiết đặt Tài khoản.

  6. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  7. Bấm tab nâng cao > Thiết đặt tệp dữ liệu Outlook.

  8. Trong hộp thoại thiết đặt tệp dữ liệu Outlook, bấm Nén ngay sau đó bấm OK.

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Ngoại tuyến tệp dữ liệu Outlook (.ost) được dành riêng cho tài khoản Microsoft Exchange Server. Giảm kích cỡ tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) của có thể cải thiện hiệu suất nếu bạn có nhiều mục đã xóa. Quy trình này sẽ không xóa bất kỳ mục nào được lưu trên máy tính đang chạy Microsoft Exchange Server.

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ lại.

  2. Mở dạng xem danh sách thư mục. Ở dưới cùng của Ngăn Dẫn hướng, bấm vào biểu tượng danh sách thư mục hoặc nhấn CTRL + 6.

  3. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục Khoản mục đã xóa , sau đó bấm Làm trống thư mục.

  4. Bấm vào tab Tệp.

  5. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Thiết đặt Tài khoản.

  6. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  7. Bấm tab nâng cao > Thiết đặt tệp dữ liệu Outlook.

  8. Trong hộp thoại thiết đặt tệp dữ liệu Outlook, bấm Nén ngaysau đó bấm OK .

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.ost).

  • Để xóa một mục từ cả trực tuyến và ngoại tuyến thư mục, chọn mục, và sau đó nhấn DELETE.

  • Nếu bạn đang dùng tài khoản Exchange trong chế độ đệm ẩn Exchange, chỉ vào thư mục đã chọn sẽ được xóa từ tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost). Các mục trên máy chủ sẽ được tải về lại tệp .ost trên đồng bộ hóa tiếp theo, nếu thư mục được chọn bên dưới Tùy chọn thư mục trong Thiết đặt gửi/nhận cho tài khoản email Exchange Server.

  • Khi bạn sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange, thư mục công cộng yêu thích không được đồng bộ hóa theo mặc định. Nếu bạn chọn đồng bộ hóa thư mục công cộng, kích cỡ tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) có thể tăng đáng kể.

Công cụ Dọn dẹp hộp thư được dùng để xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể lưu trữ mục cũ đến một kho lưu trữ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm công cụ dọn dẹp.

  3. Bấm công cụ dọn dẹp hộp thư.

  4. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Để xem tổng kích cỡ của hộp thư của bạn và bất kỳ thư mục cá nhân nào đó, bấm Dạng xem kích cỡ hộp thư.

    • Để định vị mục cũ hơn, hãy chọn Tìm các mục cũ hơn n ngày, nhập một số từ 1 đến 999, sau đó bấm Tìm.

    • Để định vị mục lớn, chọn Tìm các mục lớn hơn n kilobyte, nhập một số từ 1 đến 9999, sau đó bấm Tìm.

    • Để di chuyển mục cũ hơn trong hộp thư đến kho lưu trữ tệp dữ liệu Outlook (.pst), hãy bấm tự động lưu trữ.

      Tệp dữ liệu Outlook (.pst) được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Documents\Outlook Files . Nếu bạn đang dùng Windows XP, .pst tệp được lưu trong thư mục Của tôi Documents\Outlook Files .

    • Để xem kích cỡ của thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem.

    • Để làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm trống.

    • Để xem kích cỡ của thư mục xung đột , hãy bấm Dạng xem xung đột kích cỡ.

    • Để xóa nội dung của thư mục xung đột , hãy bấm xóa.

Nếu bạn xóa bỏ mục khỏi tệp dữ liệu Outlook (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn và Outlook đang chạy. Bạn có thể bắt đầu theo cách thủ công cũng lệnh thu gọn ngay lập tức. Có thể mất vài phút để nén tệp dữ liệu Outlook (.pst).

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ lại.

  2. Mở dạng xem danh sách thư mục. Ở dưới cùng của Ngăn Dẫn hướng, bấm vào biểu tượng danh sách thư mục hoặc nhấn CTRL + 6.

  3. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục Khoản mục đã xóa , sau đó bấm Làm trống thư mục.

  4. Bấm vào tab Tệp.

  5. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Thiết đặt Tài khoản.

  6. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  7. Bấm thu gọn bây giờ.

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Ngoại tuyến tệp dữ liệu Outlook (.ost) được dành riêng cho tài khoản Microsoft Exchange Server. Giảm kích cỡ tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) của có thể cải thiện hiệu suất nếu bạn có nhiều mục đã xóa. Quy trình này sẽ không xóa bất kỳ mục nào được lưu trên máy tính đang chạy Microsoft Exchange Server.

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ lại.

  2. Mở dạng xem danh sách thư mục. Ở dưới cùng của Ngăn Dẫn hướng, bấm vào biểu tượng danh sách thư mục hoặc nhấn CTRL + 6.

  3. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào thư mục Khoản mục đã xóa , sau đó bấm Làm trống thư mục.

  4. Bấm vào tab Tệp.

  5. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Thiết đặt Tài khoản.

  6. Trên tab Tệp dữ liệu , bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  7. Bấm thu gọn bây giờ.

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp tệp dữ liệu Outlook (.ost).

  • Để xóa một mục từ cả trực tuyến và ngoại tuyến thư mục, chọn mục, và sau đó nhấn DELETE.

  • Nếu bạn đang dùng tài khoản Exchange trong chế độ đệm ẩn Exchange, chỉ vào thư mục đã chọn sẽ được xóa từ tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost). Các mục trên máy chủ sẽ được tải về lại tệp .ost trên đồng bộ hóa tiếp theo, nếu thư mục được chọn bên dưới Tùy chọn thư mục trong Thiết đặt gửi/nhận cho tài khoản email Exchange Server.

  • Khi bạn sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange, thư mục công cộng yêu thích không được đồng bộ hóa theo mặc định. Nếu bạn chọn đồng bộ hóa thư mục công cộng, kích cỡ tệp dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost) có thể tăng đáng kể.

Bạn có thể sử dụng công cụ Dọn dẹp hộp thư , cho phép bạn xem kích cỡ của hộp thư và thư mục cá nhân của bạn. Bạn cũng có thể lưu trữ mục cũ đến kho lưu trữ tệp thư mục cá nhân (.pst) và làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn.

  1. Trên menu công cụ , bấm Công cụ dọn dẹp hộp thư.

  2. Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

    • Để xem tổng kích cỡ của hộp thư của bạn và của từng thư mục trong đó, hãy bấm Dạng xem kích cỡ hộp thư.

    • Để định vị mục cũ hơn, hãy chọn Tìm các mục cũ hơn n ngày, nhập một số từ 1 đến 999, sau đó bấm Tìm.

    • Để định vị mục lớn, chọn Tìm các mục lớn hơn n kilobyte, nhập một số từ 1 đến 9999, sau đó bấm Tìm.

    • Để di chuyển mục cũ hơn trong hộp thư đến kho lưu trữ tệp thư mục cá nhân (.pst), hãy bấm tự động lưu trữ. Thư mục mặc định cho kho lưu trữ tệp .pst là c:\Documents và Settings\user name\Local settings\ \Local ứng dụng dụng\microsoft\outlook.

    • Để xem kích cỡ của thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm Kích cỡ các mục đã xóa dạng xem.

    • Để làm trống thư mục Khoản mục đã xóa của bạn, hãy bấm trống.

    • Để xem kích cỡ của thư mục xung đột , hãy bấm Dạng xem xung đột kích cỡ.

    • Để xóa nội dung của thư mục xung đột , hãy bấm xóa.

Đầu trang

Nếu bạn xóa bỏ mục từ tệp thư mục cá nhân (.pst), tệp được tự động nén lại trong nền khi bạn không dùng máy tính của bạn và Outlook đang chạy. Nếu bạn muốn ngay lập tức giảm kích cỡ tệp, bạn có thể bắt buộc một ép. Quy trình để nén tệp dữ liệu có thể mất vài phút.

  1. Trên menu tệp , bấm Quản lý tệp dữ liệu.

  2. Bấm tệp dữ liệu mà bạn muốn nén, sau đó bấm thiết đặt.

  3. Bấm thu gọn bây giờ.

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp .pst.

Đầu trang

Giảm kích cỡ tệp tệp (.ost) ngoại tuyến thư mục có thể cải thiện hiệu suất nếu bạn đã xóa bỏ một số lượng lớn các mục. Quy trình này sẽ không xóa bất kỳ mục nào được lưu trên máy chủ.

  1. Xóa bỏ bất kỳ mục nào mà bạn không muốn giữ, và sau đó làm trống thư mục Khoản mục đã xóa .

  2. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

    Lệnh Thiết đặt tài khoản bị thiếu.

    Lệnh Thiết đặt tài khoản nằm trên menu công cụ trong Microsoft Office Outlook 2007. Nếu bạn đang dùng phiên bản cũ hơn của Outlook, các hướng dẫn sau đây không áp dụng. Dùng trợ giúp đi kèm với sản phẩm đó. Nếu thanh tiêu đề của chương trình mà bạn đang dùng Hiển thị Microsoft Outlook Express, bạn đang dùng một chương trình không là giống như Outlook. Hãy xem trợ giúp trong Outlook Express để được trợ giúp.

  3. Trong danh sách, chọn Microsoft Exchange Server, sau đó bấm thay đổi.

  4. Bấm Nhiều Thiết đặt nữa.

  5. Bấm tab nâng cao , sau đó bấm Thư mục tệp thiết đặt ngoại tuyến.

  6. Bấm thu gọn bây giờ.

Ghi chú: Bạn không cần thoát khỏi Outlook sau khi bạn nén tệp .ost.

  • Để xóa một mục từ cả trực tuyến và ngoại tuyến thư mục, chọn mục, và sau đó nhấn DELETE.

  • Nếu bạn đang dùng tài khoản Exchange trong chế độ đệm ẩn Exchange, chỉ vào thư mục đã chọn sẽ được xóa từ tệp cục bộ .ost. Các mục trên máy chủ sẽ được tải về lại tệp .ost trên đồng bộ hóa tiếp theo, nếu thư mục được chọn bên dưới Tùy chọn thư mục trong Thiết đặt gửi/nhận cho tài khoản email Exchange Server.

  • Khi bạn sử dụng chế độ đệm ẩn Exchange, thư mục công cộng yêu thích không được đồng bộ hóa theo mặc định. Nếu bạn chọn đồng bộ hóa thư mục công cộng, kích cỡ tệp thư mục ngoại tuyến của bạn (.ost) có thể tăng đáng kể.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×