Giảm kích cỡ của ảnh và tệp đính kèm trong email Outlook

Giảm kích cỡ của ảnh và tệp đính kèm trong email Outlook

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Ảnh và các loại phần đính kèm có thể thay đổi kích cỡ. Nhiều hệ thống email, bao gồm Gmail, Yahoo và Exchange giới hạn kích cỡ của bạn có thể gửi thông điệp email. Nếu bạn đang quan tâm về kích cỡ của thông điệp email của bạn hoặc nếu bạn nhận được một thông điệp email của bạn là quá lớn để gửi, có một vài bước bạn có thể thực hiện để giảm kích cỡ của các đính kèm ảnh và tài liệu khác.

Ngoài các hạn chế kích cỡ của thư riêng lẻ, một số email hệ đặt một to đầu đoạn trên tổng kích cỡ của hộp thư của bạn. Bởi vì mỗi thư bạn gửi đi được lưu trữ trong thư mục mục đã gửi của bạn, giảm kích cỡ phần đính kèm cũng có thể giúp giữ nhỏ kích cỡ hộp thư của bạn.

Bạn muốn làm gì?

Chèn ảnh

Để chèn ảnh trong nội dung của email của bạn, đặt con trỏ trong phần nội dung của email, chọn menu chèn , rồi chọn hình ảnh trong nhóm minh họa trên ruy-băng.

Nếu ảnh trông quá lớn (hoặc quá nhỏ), bạn có thể sử dụng các núm điều khiển đổi cỡ trên ảnh để đổi kích cỡ ảnh.

Đổi kích cỡ ảnh

Bạn có thể thay đổi kích cỡ Hiển thị ảnh; Ví dụ, số lượng màn hình cần thiết lập, mà không thay đổi kích cỡ tệp hoặc độ phân giải ảnh. Điều này, Tuy nhiên, sẽ không thu nhỏ kích cỡ tổng của thông điệp email mà bạn đang gửi.

  1. Bấm hoặc gõ nhẹ vào ảnh để hiển thị một núm điều khiển đổi cỡ nhỏ vòng tròn ở mỗi góc của ảnh.

    Hình ảnh đã xuất hiện trong tin nhắn của bạn.
  2. Bấm (hoặc nhấn và giữ) một trong các núm điều khiển, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ đi đến Trung tâm để giảm kích cỡ của ảnh hoặc ra khỏi tâm để tăng kích cỡ của ảnh.

Mẹo: Có những điều khiển đổi cỡ bổ sung trong Trung tâm của mỗi bên của hình ảnh. Nếu bạn muốn giữ nguyên tỷ lệ của ảnh, chỉ sử dụng các núm điều khiển đổi cỡ ở góc. Sử dụng các núm điều khiển trong Trung tâm của mỗi bên sẽ làm biến dạng ảnh.

Đổi kích cỡ ảnh thành các kích thước chính xác

  1. Chọn ảnh bạn muốn đổi cỡ.

  2. Trên tab định dạng , trong nhóm kích cỡ , nhập chiều cao yêu cầu. Thay đổi chiều rộng tự động để duy trì tỷ lệ chiều cao.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị thiết đặt chiều cao và chiều rộng

Nếu bạn muốn thay đổi chiều cao và chiều rộng riêng lẻ, hãy xóa hộp kiểm khóa tỷ lệ khung ảnh trước khi bạn thay đổi yêu cầu chiều cao hoặc chiều rộng trong bước 2.

Nén ảnh để giảm kích cỡ tệp

Nén ảnh duy trì chiều cao và chiều rộng của ảnh, nhưng giảm độ phân giải. Dưới độ phân giải ảnh có kích cỡ tệp nhỏ hơn.

  1. Chọn một hoặc nhiều ảnh bạn cần để giảm.

  2. Bên dưới Công cụ ảnh trên tab định dạng , hãy chọn Nén ảnh Nén ảnh từ nhóm điều chỉnh . Tùy thuộc vào độ phân giải màn hình của bạn, bạn chỉ có thể thấy biểu tượng nén ảnh.

  3. Chọn các tùy chọn nén và độ phân giải và sau đó chọn OK. Đối với ảnh sẽ không được in ra, Web (150 ppi) là giải pháp phổ biến nhất.

Quan trọng: Nén ảnh để giảm kích cỡ tệp thay đổi số lượng chi tiết được giữ lại trong ảnh nguồn. Điều này có nghĩa là rằng sau khi nén, hình ảnh có thể trông khác với trước khi nó đã được nén.

Khi bạn đính kèm ảnh dưới dạng tệp, ảnh sẽ không hiển thị trực tiếp trong nội dung của email. Thay vào đó, một biểu tượng ảnh sẽ xuất hiện bên dưới chủ đề thư. Cho tệp hình ảnh, bạn cũng sẽ nhìn thấy bản xem trước nhỏ của ảnh cùng với tên và kích cỡ của tệp.

Xem hình thu nhỏ của ảnh của bạn

Nếu phần đính kèm ảnh quá lớn, bạn có thể biết Outlook để đổi kích cỡ ảnh cho bạn khi bạn gửi thư.

  1. Hãy chọn Tệp.

  2. Nếu ảnh của bạn lớn, bạn sẽ thấy thông báo này: một số người nhận có thể không nhận được thông báo này vì phần đính kèm ảnh. Đổi kích cỡ lớn hình ảnh có thể giúp thông báo nhận chuyển phát. Đổi kích cỡ ảnh sẽ là tối đa điểm ảnh 1024 x 768.

  3. Chọn đổi kích cỡ hình ảnh lớn khi tôi gửi thông báo này.

  4. Chọn mũi tên trái ở góc trên bên trái của màn hình để trở lại thư của bạn. Soạn thư của bạn, và khi bạn chọn gửi, tất cả phần đính kèm ảnh sẽ được tự động đổi kích cỡ.

Ghi chú: Nếu bạn nhúng ảnh trong nội dung thư — ảnh xuất hiện trong thư — bằng cách dùng hình ảnh lệnh trong nhóm minh họa , tính năng thay đổi kích cỡ phần đính kèm ảnh không sẵn dùng.

Tài liệu, bảng tính, tệp PDF, và các kiểu tệp có thể khác nhau đáng kể kích cỡ. Không có một vài phương pháp bạn có thể dùng để giữ kích cỡ của thông điệp email của bạn và phần đính kèm nhỏ khi gửi những tệp này.

Ghi chú: Để biết thêm thông tin cụ thể để giảm tệp ảnh, hãy xem phần chèn và đổi kích cỡ ảnh trong phần nội dung của email.

Gửi một nối kết đến tệp

  1. Trong thông điệp email của bạn, hãy chọn Tệp đính kèm từ ruy-băng.

  2. Chọn tệp của bạn.

  3. Nếu tệp đã được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint site, bạn có thể chọn gửi một nối kết. Điều này đính kèm một lối tắt đến tệp vào email của bạn, không có tệp đó. Người nhận có thể mở lối tắt và tải xuống hoặc mở tệp.

Sao chép một nối kết chia sẻ từ một dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây khác

Hầu hết giải pháp dung lượng lưu trữ điện toán đám mây chẳng hạn như Dropbox hoặc Google Drive cho phép bạn lấy shareable nối kết tới tệp của bạn. Xem tệp trợ giúp của họ để biết thêm thông tin về cách lấy một nối kết chia sẻ. Sau khi đã nối kết chia sẻ, dán nó vào phần nội dung của email của bạn.

Nén tệp của bạn trước khi gửi

Hầu hết các tệp có thể được nén vào một tệp zip để giảm kích cỡ của họ. Windows cho phép bạn tạo và mở tệp zip mà không cần bất kỳ phần mềm bổ sung.

  1. Dẫn hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn gửi.

  2. Chọn tệp. Để chọn nhiều tệp, hãy nhấn và giữ CTRL trong khi bạn bấm vào mỗi tệp.

  3. Bấm chuột phải vào lựa chọn, hãy chọn gửi đến > nén (nén) thư mục.

  4. Thao tác này tạo tệp zip mới có chứa tệp hoặc các tệp bạn đã chọn trong bước 2. Tên của tệp zip được chọn tự động từ tên của tệp gốc.

  5. Trở lại email của bạn và chọn Tệp đính kèm từ ruy-băng, hoặc bấm chuột phải vào tệp zip mới, hãy chọn Gửi đến > Người nhận thư để mở một email mới với tệp đã đính kèm.

Bạn muốn làm gì?

Chèn ảnh

Để chèn ảnh trong nội dung của email của bạn, đặt con trỏ trong phần nội dung của email, chọn menu chèn , rồi chọn hình ảnh trong nhóm minh họa trên ruy-băng.

Nếu ảnh trông quá lớn (hoặc quá nhỏ), bạn có thể sử dụng các núm điều khiển đổi cỡ trên ảnh để đổi kích cỡ ảnh.

Đổi kích cỡ ảnh

Bạn có thể thay đổi kích cỡ ảnh, ví dụ, số lượng màn hình cần thiết lập, mà không thay đổi kích cỡ tệp hoặc độ phân giải ảnh hiển thị. Điều này, Tuy nhiên, sẽ không thu nhỏ kích cỡ tổng của thông điệp email mà bạn đang gửi.

  1. Bấm hoặc gõ nhẹ vào ảnh để hiển thị một núm điều khiển đổi cỡ nhỏ vòng tròn ở mỗi góc của ảnh.

    Hình ảnh đã xuất hiện trong tin nhắn của bạn.
  2. Bấm (hoặc nhấn và giữ) một trong các núm điều khiển, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ đi đến Trung tâm để giảm kích cỡ của ảnh hoặc ra khỏi tâm để tăng kích cỡ của ảnh.

Mẹo: Có những điều khiển đổi cỡ bổ sung trong Trung tâm của mỗi bên của hình ảnh. Nếu bạn muốn giữ nguyên tỷ lệ của ảnh, chỉ sử dụng các núm điều khiển đổi cỡ ở góc. Sử dụng các núm điều khiển trong Trung tâm của mỗi bên sẽ làm biến dạng ảnh.

Đổi kích cỡ ảnh thành các kích thước chính xác

  1. Chọn ảnh bạn muốn đổi cỡ.

  2. Trên tab định dạng , trong nhóm kích cỡ , nhập chiều cao yêu cầu. Thay đổi chiều rộng tự động để duy trì tỷ lệ chiều cao.

    Ảnh chụp màn hình hiển thị thiết đặt chiều cao và chiều rộng

Nếu bạn muốn thay đổi chiều cao và chiều rộng riêng lẻ, hãy xóa hộp kiểm khóa tỷ lệ khung ảnh trước khi bạn thay đổi yêu cầu chiều cao hoặc chiều rộng trong bước 2.

Nén ảnh để giảm kích cỡ tệp

Nén ảnh duy trì chiều cao và chiều rộng của ảnh, nhưng giảm độ phân giải. Dưới độ phân giải ảnh có kích cỡ tệp nhỏ hơn.

  1. Chọn một hoặc nhiều ảnh bạn cần để giảm.

  2. Bên dưới Công cụ ảnh trên tab định dạng , hãy chọn Nén ảnh từ nhóm điều chỉnh . Tùy thuộc vào độ phân giải màn hình của bạn, bạn chỉ có thể thấy biểu tượng nén ảnh.

  3. Chọn các tùy chọn nén và độ phân giải và sau đó chọn OK. Đối với ảnh sẽ không được in ra, Web (150 ppi) là giải pháp phổ biến nhất.

Quan trọng: Nén ảnh để giảm kích cỡ tệp thay đổi số lượng chi tiết được giữ lại trong ảnh nguồn. Điều này có nghĩa là rằng sau khi nén, hình ảnh có thể trông khác với trước khi nó đã được nén.

Khi bạn đính kèm ảnh dưới dạng tệp, ảnh sẽ không hiển thị trực tiếp trong nội dung của email. Thay vào đó, một biểu tượng ảnh sẽ xuất hiện bên dưới chủ đề thư.

Nếu phần đính kèm ảnh quá lớn, bạn có thể biết Outlook để đổi kích cỡ ảnh cho bạn khi bạn gửi thư.

  1. Hãy chọn Tệp.

  2. Nếu ảnh của bạn lớn, bạn sẽ thấy thông báo này: một số người nhận có thể không nhận được thông báo này vì phần đính kèm ảnh. Đổi kích cỡ lớn hình ảnh có thể giúp thông báo nhận chuyển phát. Đổi kích cỡ ảnh sẽ là tối đa điểm ảnh 1024 x 768.

  3. Chọn đổi kích cỡ hình ảnh lớn khi tôi gửi thông báo này.

  4. Chọn mũi tên trái ở góc trên bên trái của màn hình để trở lại thư của bạn. Soạn thư của bạn, và khi bạn chọn gửi, tất cả phần đính kèm ảnh sẽ được tự động đổi kích cỡ.

Ghi chú: Nếu bạn nhúng ảnh trong nội dung thư — ảnh xuất hiện trong thư — bằng cách dùng hình ảnh lệnh trong nhóm minh họa , tính năng thay đổi kích cỡ phần đính kèm ảnh không sẵn dùng.

Tài liệu, bảng tính, tệp PDF, và các kiểu tệp có thể khác nhau đáng kể kích cỡ. Không có một vài phương pháp bạn có thể dùng để giữ kích cỡ của thông điệp email của bạn và phần đính kèm nhỏ khi gửi những tệp này.

Sao chép một nối kết chia sẻ từ một dịch vụ lưu trữ điện toán đám mây

Hầu hết giải pháp dung lượng lưu trữ điện toán đám mây chẳng hạn như OneDrive, OneDrive for Business, Dropbox hoặc Google Drive cho phép bạn lấy shareable nối kết tới tệp của bạn.

Đối với OneDrive hoặc OneDrive for Business, hãy xem OneDrive chia sẻ tệp và thư mục. Cho các giải pháp dung lượng lưu trữ điện toán đám mây, hãy xem tệp trợ giúp của dịch vụ để biết thêm thông tin về cách lấy một nối kết chia sẻ. Sau khi đã nối kết chia sẻ, dán nó vào phần nội dung của email của bạn.

Nén tệp của bạn trước khi gửi

Hầu hết các tệp có thể được nén vào một tệp zip để giảm kích cỡ của họ. Windows cho phép bạn tạo và mở tệp zip mà không cần bất kỳ phần mềm bổ sung.

  1. Dẫn hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn gửi.

  2. Chọn tệp. Để chọn nhiều tệp, hãy nhấn và giữ CTRL trong khi bạn bấm vào mỗi tệp.

  3. Bấm chuột phải vào lựa chọn, hãy chọn gửi đến > nén (nén) thư mục.

  4. Thao tác này tạo tệp zip mới có chứa tệp hoặc các tệp bạn đã chọn trong bước 2. Tên của tệp zip được chọn tự động từ tên của tệp gốc.

  5. Trở lại email của bạn và chọn Tệp đính kèm từ ruy-băng, hoặc bấm chuột phải vào tệp zip mới, hãy chọn Gửi đến > Người nhận thư để mở một email mới với tệp đã đính kèm.

Bạn muốn làm gì?

Có hai cách để chọn ảnh để tự động giảm chúng trong kích cỡ và bao gồm chúng dưới dạng phần đính kèm vào thông điệp email — trong Microsoft Office Outlook, hoặc từ Windows Explorer.

Ghi chú: Ảnh gốc của bạn sẽ không được sửa đổi. Chỉ sao chép ảnh được gửi sẽ giảm kích cỡ.

  1. Tạo một thông điệp email mới trong Outlook.

  2. Trong tab chèn , trong nhóm bao gồm , bấm Đính kèm tệp.

    Mẹo: Bạn cũng có thể kéo và thả ảnh từ Windows Explorer. Tệp ảnh sẽ được đính kèm vào thông điệp email.

  3. Trên tab chèn , bấm công cụ khởi động hộp thoại bao gồm Ảnh nút .

  4. Trong ngăn Tùy chọn phần đính kèm , bên dưới tùy chọn ảnh, trong danh sách thả xuống chọn kích cỡ ảnh bấm kích cỡ của ảnh mà bạn muốn bao gồm.

    Ngăn Tùy chọn Phần đính kèm

    Ghi chú: Nếu bạn nhúng ảnh trong nội dung thư bằng cách dùng hình ảnh lệnh trong nhóm minh họa , tính năng thay đổi kích cỡ ảnh tự động là không sẵn dùng.

  5. Khi bạn đã xong soạn thông điệp email của bạn, hãy bấm gửi.

  1. Hãy mở Windows Explorer bằng cách bấm bắt đầu, rồi bấm đúp vào máy tính.

    Lối tắt bàn phím để mở Windows Explorer, hãy nhấn Windows logo khóa + E.

  2. Dẫn hướng đến thư mục chứa ảnh bạn muốn gửi.

  3. Chọn ảnh. Để chọn nhiều tệp, hãy nhấn và giữ CTRL trong khi bạn bấm vào mỗi tệp.

  4. Bấm chuột phải vào một tệp đã chọn, trỏ tới Gửi đến, sau đó bấm Người nhận thư.

    Hộp thoại Gửi ảnh qua email xuất hiện.

  5. Bấm thực hiện tất cả các hình ảnh của tôi nhỏ hơn, sau đó bấm OK.

    Hộp thoại Gửi Ảnh qua Email

    Ghi chú: Để xác định kích thước chính xác để làm cho hình ảnh, bấm hiện tùy chọn khác, sau đó bấm kích cỡ bạn muốn.

    Cửa sổ thông báo Outlook mới xuất hiện với ảnh đính kèm.

  6. Nhập thông tin người nhận trong Các hộp To, Cc và Bcc.

  7. Nếu bạn muốn, thay đổi thông tin chủ đề trong hộp chủ đề .

  8. Nếu bạn muốn, thay đổi hoặc nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn bao gồm trong nội dung thư.

  9. Bấm Gửi.

Sau đây là danh sách các cách thực hành tốt nhất để dùng khi gửi ảnh và tệp đính kèm:

  • Bài đăng hoặc phát hành phần đính kèm lớn    - nếu bạn đang gửi phần đính kèm hoặc ảnh cho người nào đó mà bạn sẵn sàng để chia sẻ vị trí được lưu trữ trong đám mây, hoặc trên mạng của tổ chức của bạn, bạn có thể bao gồm nối kết đến vị trí đó trong thông điệp email của bạn.

  • Giới hạn kích cỡ phần đính kèm của bạn    - đây là một hướng dẫn chung; để kết nối chậm hơn, (chẳng hạn như một thiết bị di động), bạn nên sử dụng nhiều cỡ nhỏ hơn, chẳng hạn như 250 kilobyte (KB). Nếu bạn phải gửi phần đính kèm lớn hơn, hãy xác nhận kích cỡ tối đa của thư mà bạn có thể gửi. Người quản trị máy chủ thư của bạn hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ email của bạn có thể cho bạn biết điều này. Tương tự, yêu cầu người nhận giới hạn tối đa của họ là gì. Cuối cùng, hãy cân nhắc tốc độ kết nối Internet của người nhận. Tải xuống tài liệu đính kèm lớn kết nối internet di động có thể mất nhiều thời gian.

  • Gửi phần đính kèm nhiều bằng cách sử dụng thông điệp email một vài    - nhiều thư nhỏ hơn có khả năng cao hơn của đang được chuyển phát so với một thư lớn. Phương pháp này có thể giúp bạn tránh giới hạn cho mỗi thư, nhưng giới hạn hộp thư của người nhận có thể vẫn được vượt quá. Đôi khi bị từ chối bất kỳ thư nào đã nhận được sau khi hộp thư của người đã đạt giới hạn lưu trữ của nó.

  • Sử dụng nén định dạng tệp đồ họa    - có quá nhiều định dạng tệp đồ họa để liệt kê ở đây, nhưng của được sử dụng phổ biến nhất, định dạng tệp ảnh tốt nhất cho email là .jpg, .png, .gif và. Các định dạng tệp đồ họa lớn nhất là những người không được lưu ở định dạng nén tệp, chẳng hạn như .tif và .bmp (mặc định dạng tệp của Windows Paint).

  • Sử dụng tệp gốc nhỏ hơn    - kích cỡ của ảnh thực hiện bởi một điện thoại di động hoặc một camera điện tử là thường lớn, ngay cả khi đã lưu ở định dạng nén tệp chẳng hạn như .jpg. Không phải là không phổ biến cho một ảnh là một vài megabyte. Hãy nhớ rằng kích cỡ của thông điệp email sẽ tăng khoảng một thứ ba trong khi di chuyển trên internet. Dùng thiết đặt độ phân giải thấp hơn camera của bạn khi thực hiện một ảnh kỹ thuật số. Sử dụng định dạng nén tệp chẳng hạn như .jpg. Trong một chương trình đồ họa, xén ảnh nội dung cần thiết.

  • Sử dụng công cụ nén tệp    - ngoài Tiện ích bên thứ ba, Windows bao gồm các công cụ nén tệp dùng định dạng tệp nén .zip. Nhiều định dạng tệp đính kèm có thể được giảm với việc sử dụng công cụ nén. Số tiền giảm sẽ tối thiểu với một số định dạng tệp đã được lưu ở định dạng nén. Ví dụ, một tệp Notepad .txt văn bản sẽ giảm đáng kể, trong khi một hình ảnh .jpg sẽ không. Định dạng tệp .jpg đã là định dạng nén tệp.

  • Xem lại thư mục Mục đã gửi của bạn    -theo mặc định, một bản sao của mỗi thư bạn gửi được giữ trong thư mục Mục đã gửi . Điều này sẽ làm tăng kích cỡ của bạn tệp dữ liệu Outlook (.pst), vốn có thể, với các tài khoản, đếm đối với giới hạn kích cỡ hộp thư của bạn vì các mục đã gửi được lưu trên máy chủ thư của bạn.

Quan trọng: Nén ảnh để giảm kích cỡ tệp thay đổi số lượng chi tiết được giữ lại trong ảnh nguồn. Điều này có nghĩa là rằng sau khi nén, hình ảnh có thể trông khác với trước khi nó đã được nén. Vì điều này, bạn nên nén ảnh trước khi áp dụng hiệu ứng nghệ thuật.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×