Giải quyết hoặc xóa liên hệ trùng lặp

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Thỉnh thoảng bạn có các trùng lặp trong thư mục Liên hệ của bạn. Các trùng lặp có thể được tạo khi bạn nhập một loạt các liên hệ mới vào Outlook và bạn có các liên hệ hiện có với cùng tên hoặc địa chỉ email.

Xóa các liên hệ trùng lặp

  1. Bấm Mọi người.

    Bấm Mọi người

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, bấm vào góc dưới bên phải của hộp dạng xem và sau đó bấm Điện thoại. Đây là dạng xem tốt nhất để quét qua danh sách liên hệ của bạn và phát hiện các trùng lặp.

    Nhóm Dạng xem Hiện tại trên tab Trang đầu

  3. Trong danh sách liên hệ của bạn, hãy nhấn giữ phím Ctrl và bấm vào mỗi liên hệ bạn muốn xóa.

    Nhấn giữ CTRL và bấm vào mỗi liên hệ bạn muốn xóa.

  4. Khi bạn đã chọn tất cả các mục trùng lặp, hãy nhấn Delete hoặc Ctrl+D.

Tắt tính năng phát hiện trùng lặp

Outlook có chứa một tính năng phát hiện trùng lặp, nhưng nếu bạn đang lưu nhiều liên hệ vào Outlook, quy trình có thể sẽ nhanh hơn nếu bạn tắt tính năng này.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Mọi người.

  4. Bên dưới tên và lưu trữ, hãy xóa hộp kiểm kiểm tra liên hệ trùng lặp khi lưu liên hệ mới .

Ghi chú: Nếu bạn đang nhập liên hệ mới vào Outlook, và bạn đang dùng xuất hướng dẫn nhập và (Tệp > mở & xuất > nhập/xuất), bạn có thể ngăn không cho liên hệ trùng lặp bằng cách chọn hoặc không nhập các mục trùng lặp hoặc thay thế trùng lặp với các mục nhập trong quá trình nhập.

Bạn có hai tùy chọn để giải quyết các liên hệ trùng lặp trong hộp thoại Dò tìm được liên hệ trùng lặp :

  • Thêm một bản sao dưới dạng một liên hệ mới     Liên hệ mới sẽ được thêm vào thư mục liên hệ của bạn. Ví dụ, nếu bạn tạo một liên hệ với tên Judy Lew, và bạn đã có một liên hệ với tên đó trong thư mục liên hệ của bạn, bạn sẽ có hai liên hệ có tên là Judy Lew. Để phân biệt giữa hai, bạn có thể thêm một cái đầu tên đệm một.

    Mẹo: Hiển thị liên hệ của bạn dưới dạng danh thiếp điện tử là một lựa chọn tốt của dạng xem để xem thông tin đủ để phân biệt các liên hệ với các tên trùng lặp.

  • Cập nhật các thông tin mới từ một liên hệ trùng lặp để hiện có    Tất cả các trường nội dung được so sánh và mới hoặc thay đổi thông tin từ liên hệ mới được thêm vào liên hệ hiện có. Chỉ liên hệ hiện có được giữ lại.

    Thể loại màu và văn bản trong nội dung của liên hệ mới không được sao chép vào liên hệ hiện có. Nếu bạn muốn sao chép thông tin này để liên hệ hiện có, bạn phải làm theo cách thủ công. Chứng chỉ và nối kết đến các liên hệ trên tab hoạt động sẽ được sao chép từ liên hệ trùng lặp và thêm liên hệ hiện có mà không thay thế thông tin ban đầu. Tuy nhiên, các nối kết trên tab hoạt động cho các mục khác với liên hệ, chẳng hạn như nhiệm vụ và cuộc hẹn, sẽ không được sao chép.

    Sau khi Cập Nhật vào liên hệ hiện có, một bản sao của liên hệ như khi xuất hiện trước khi các thay đổi được lưu trong thư mục Khoản mục đã xóa . Sao chép liên hệ này có thể dùng nếu bạn cần khôi phục liên hệ gốc hoặc sao chép thông tin đã được vô tình thay đổi.

Xóa các liên hệ trùng lặp không mong muốn là một quá trình theo cách thủ công. Sau đây là cách tốt nhất để loại bỏ trùng lặp.

  1. Trong liên hệ, hãy chọn thư mục liên hệ có liên hệ trùng lặp.

  2. Trên tab xem , trong nhóm Dạng xem hiện tại , bấm Thay đổi dạng xem, sau đó bấm điện thoại. Đây là dạng xem tốt nhất để xem qua danh sách liên hệ của bạn và xem các liên hệ trùng lặp. Bây giờ bạn có thể sắp xếp danh sách theo ngày sửa đổi và nhóm các mục trùng lặp lại với nhau.

    Nó có thể dễ dàng hơn để sắp xếp danh sách theo ngày sửa đổi và nhóm các mục trùng lặp lại với nhau:

    1. Trên tab Dạng xem, trong nhóm Dạng xem Hiện tại, bấm Thiết đặt Dạng xem.

      Lệnh Xem Thiết đặt trên ribbon

    2. Bấm cột, sau đó trong danh sách chọn cột sẵn có từ , bấm trường được dùng thường xuyên.

    3. Trong danh sách trường sẵn có , bấm sửa đổi, sau đó bấm Thêm.

    4. Bấm Di chuyển lên cho đến khi sửa đổi ở phía trên cùng của danh sách Hiển thị các trường này theo thứ tự này .

    5. Bấm OK hai lần.

  3. Trong danh sách liên hệ, Giữ phím CTRL trong khi bạn chọn mỗi liên hệ trùng lặp.

  4. Khi bạn đã chọn tất cả các liên hệ trùng lặp, hãy nhấn DELETE.

Ghi chú: Nếu bạn muốn ngăn tạo liên hệ trùng lặp khi bạn nhập liên hệ, chọn không nhập các mục trùng lặp hoặc thay thế trùng lặp với các mục nhập trong nhập và xuất các hướng dẫn.

  • Không nhập các mục trùng lặp Dữ liệu hiện có được giữ, và thông tin trùng lặp trong tệp dữ liệu Outlook (.pst) không được sao chép vào thư mục liên hệ .

  • Thay thế trùng lặp với các mục nhập Dữ liệu hiện có trong thư mục liên hệ được thay thế bằng thông tin trong các tệp dữ liệu Outlook (.pst) mà được được nhập.

Outlook có chứa một tính năng phát hiện trùng lặp, nhưng nếu bạn đang lưu nhiều liên hệ vào Outlook, quy trình có thể sẽ nhanh hơn nếu bạn tắt tính năng này.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Liên hệ.

  4. Bên dưới tên và lưu trữ, hãy xóa hộp kiểm kiểm tra liên hệ trùng lặp khi lưu liên hệ mới .

Bạn có hai tùy chọn để giải quyết các liên hệ trùng lặp trong hộp thoại Dò tìm được liên hệ trùng lặp :

Thêm một bản sao dưới dạng một liên hệ mới     Liên hệ mới sẽ được thêm vào thư mục liên hệ của bạn. Ví dụ, nếu bạn tạo một liên hệ với tên Judy Lew, và bạn đã có một liên hệ với tên đó trong thư mục liên hệ của bạn, bạn sẽ có hai liên hệ có tên là Judy Lew. Để phân biệt giữa hai, bạn có thể thêm một cái đầu tên đệm một.

Mẹo: Hiển thị liên hệ của bạn dưới dạng danh thiếp điện tử là một lựa chọn tốt của dạng xem để xem thông tin đủ để phân biệt các liên hệ với các tên trùng lặp.

Cập nhật các thông tin mới từ một liên hệ trùng lặp để hiện có    Outlook sẽ so sánh tất cả các trường có chứa dữ liệu trong các liên hệ trùng lặp và hiện có và sao chép dữ liệu từ liên hệ trùng lặp vào bất kỳ trường nào trong liên hệ hiện có mà có xung đột dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn có một liên hệ có tên là Judy Lew với số điện thoại 555-0112, và bạn nhận được một liên hệ trùng lặp với một số điện thoại mới, Outlook sẽ sao chép số mới vào trường thích hợp trong liên hệ hiện có và nguyên tất cả các trường khác.

Các thể loại màu bạn gán cho liên hệ mới và văn bản trong thông báo từ liên hệ mới sẽ không được sao chép vào liên hệ hiện có. Nếu bạn muốn sao chép thông tin này, bạn phải làm theo cách thủ công. Chứng chỉ và nối kết đến các liên hệ trên tab hoạt động sẽ được sao chép từ liên hệ trùng lặp và thêm liên hệ hiện có mà không thay thế thông tin ban đầu. Tuy nhiên, các nối kết trên tab hoạt động cho các mục khác với liên hệ, chẳng hạn như nhiệm vụ và cuộc hẹn, sẽ không được sao chép.

Bất cứ khi nào Outlook Cập nhật dữ liệu trong một liên hệ, một bản sao của liên hệ Ban đầu được lưu trữ trong thư mục Khoản mục đã xóa . Sao chép này có thể dùng nếu bạn cần chuyển đổi thông tin trong liên hệ Ban đầu.

Nếu bạn đã nhập liên hệ vào Outlook bằng cách sử dụng cùng một tên hoặc địa chỉ email đã hiện hữu sẵn trong thư mục liên hệ của bạn, và bạn đã chọn tùy chọn cho phép tạo trùng lặp trong nhập và xuất các hướng dẫn, bạn có thể có nội dung trùng lặp không mong muốn của một số hoặc tất cả các liên hệ mà bạn đã nhập.

Xóa các liên hệ trùng lặp không mong muốn là một quá trình theo cách thủ công, nhưng sau đây là cách dễ nhất để thực hiện.

  1. Trong liên hệ, hãy chọn thư mục liên hệ có liên hệ trùng lặp.

  2. Trong Ngăn Dẫn hướng, dưới Dạng xem hiện tại, bấm Danh sách điện thoại. Đây là dạng xem tốt nhất để xem qua danh sách liên hệ của bạn và xem các liên hệ trùng lặp. Bây giờ bạn có thể sắp xếp danh sách theo ngày sửa đổi và nhóm các mục trùng lặp lại với nhau.

  3. Trên menu dạng xem , trỏ đến Dạng xem hiện tại, sau đó bấm Tùy chỉnh dạng xem hiện tại.

  4. Bấm trường, chọn sửa đổi trong danh sách trường sẵn có , sau đó bấm Thêm.

  5. Bấm Di chuyển lên cho đến khi sửa đổi ở phía trên cùng của danh sách Hiển thị các trường này theo thứ tự này .

  6. Bấm OK hai lần.

  7. Trong danh sách liên hệ, Giữ phím CTRL trong khi bạn chọn mỗi liên hệ trùng lặp.

  8. Khi bạn đã chọn tất cả các liên hệ trùng lặp, hãy nhấn DELETE.

Ghi chú: Nếu bạn không muốn liên hệ trùng lặp khi bạn nhập liên hệ vào Outlook, chọn tùy chọn không nhập các mục trùng lặp hoặc tùy chọn thay thế trùng lặp với các mục nhập trong nhập và xuất các hướng dẫn.

  • Không nhập các mục trùng lặp Dữ liệu hiện có được giữ, và thông tin trùng lặp trong Tệp Thư mục Riêng (.pst) không được sao chép vào thư mục liên hệ .

  • Thay thế trùng lặp với các mục nhập Dữ liệu hiện có trong thư mục liên hệ được thay thế bằng thông tin trong tệp .pst được nhập.

Nếu bạn đang lưu nhiều liên hệ vào Outlook, quy trình có thể nhanh hơn nếu bạn không sử dụng tính năng phát hiện trùng lặp. Để tắt tính năng này, hãy làm như sau:

  1. Trên menu Công cụ, bấm Tùy chọn.

  2. Bấm Tùy chọn liên hệ, sau đó xóa hộp kiểm kiểm tra liên hệ trùng lặp .

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×