Giới thiệu về siêu dữ liệu được quản lý

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Siêu dữ liệu là thông tin về các thông tin. Ví dụ, một sổ tiêu đề và tác giả là siêu dữ liệu. Siêu dữ liệu có thể là nhiều loại thông tin--một vị trí, ngày hoặc một số mục danh mục. Khi bạn dùng SharePoint sản phẩm, bạn có thể quản lý siêu dữ liệu tập trung. Bạn có thể sắp xếp siêu dữ liệu theo cách có ý nghĩa đối trong doanh nghiệp của bạn và sử dụng siêu dữ liệu để dễ dàng hơn để tìm những gì bạn muốn.

Bài viết này mô tả một số thuật ngữ quan trọng về siêu dữ liệu được quản lý và cung cấp cho bạn thông tin sơ lược về cách bạn có thể dùng những công cụ trong SharePoint để quản lý siêu dữ liệu.

Thuật ngữ quan trọng

Phần này bao gồm các định nghĩa về một số thuật ngữ chính. Những thuật ngữ và khái niệm này xuất hiện thường xuyên trong các bài viết về siêu dữ liệu được quản lý.

Nguyên tắc phân loại là một hệ thống phân loại chính thức. Nguyên tắc phân loại sẽ nhóm các từ, nhãn từ và thuật ngữ mô tả nội dung nào đó rồi sắp xếp các nhóm đó vào một cấu trúc phân cấp.

Mọi người sẽ xây dựng các nguyên tắc phân loại cho hầu như bất kỳ kiểu thông tin nào, từ các hệ thống sinh học cho đến các cấu trúc tổ chức. Chẳng hạn như các nhà sinh học sẽ nhóm các sinh vật sống thành bốn phân loại chính: động vật, thực vật, nấm và vi sinh vật. Mỗi nhóm chính này có nhiều phân nhánh con. Phối hợp cùng với nhau, toàn bộ hệ thống đó là một nguyên tắc phân loại.

Có thể nói rằng các tổ chức tạo ra các nguyên tắc phân loại theo rất nhiều cách. Họ tạo các nguyên tắc phân loại Biểu đồ Tài khoản để quản lý các hệ thống kế toán, các sơ đồ tổ chức và các phân loại công việc để quản lý nhân viên, ca-ta-lô sản phẩm, v.v... Tất cả những nguyên tắc phân loại này là các cấu trúc phân cấp thông tin có cấu trúc; các hệ thống phân loại chính thức giúp mọi người xử lý thông tin.

Phân loại theo thẻ là một hệ thống phân loại không chính thức. Hình thức này phát triển dần dần khi những người dùng trang cộng tác về các từ, nhãn và các thuật ngữ trên một trang web. Ban đầu, phân loại theo thẻ được phát triển từ các ứng dụng phổ biến chẳng hạn như đánh dấu trang.

Nếu bạn đã từng thấy một đám mây thẻ trên một trang web, thì bạn đã có một cái nhìn trực quan về phân loại theo thẻ. Hình sau đây minh họa đám mây thẻ trên một trang SharePoint.

Đám mây thẻ

Phương pháp tiếp cận siêu dữ liệu dựa trên phân loại theo thẻ có thể hữu ích. Nó tạo ra phương thức để chia sẻ kiến thức và chuyên môn của người dùng trang. Bằng cách dùng phân loại theo thẻ, việc phân loại nội dung có thể phát triển song hành với sự thay đổi của các nhu cầu kinh doanh và sở thích của người dùng.

Bộ thuật ngữ là một nhóm các thuật ngữ có liên quan.

Các tập hợp thuật ngữ có thể có phạm vi khác nhau, tùy thuộc vào vị trí bạn tạo ra tập hợp thuật ngữ đó.

  • Các tập hợp thuật ngữ cục bộ    được tạo ra bên trong ngữ cảnh tuyển tập trang và chỉ sẵn dùng (và hiển thị) với những người dùng của tuyển tập trang đó. Ví dụ: khi bạn tạo một tập hợp thuật ngữ cho một cột siêu dữ liệu trong danh sách hoặc thư viện, thì tập hợp thuật ngữ đó sẽ mang tính cục bộ. Bộ thuật ngữ này chỉ sẵn dùng trên tuyển tập trang mà có chứa danh sách hay thư viện này. Ví dụ: thư viện phương tiện có thể có một cột siêu dữ liệu hiện kiểu phương tiện đó (sơ đồ, hình ảnh, ảnh chụp màn hình, video, v.v...). Danh sách các thuật ngữ được phép chỉ phù hợp với thư viện này và sẵn dùng trong thư viện.

  • Các tập hợp thuật ngữ toàn cầu    sẵn dùng cho tất cả các trang có đăng ký với ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý cụ thể. Ví dụ: một tổ chức có thể tạo tập hợp thuật ngữ liệt kê tên của các đơn vị kinh doanh trong tổ chức đó, chẳng hạn như Phòng Nhân sự, Tiếp thị, CNTT, v.v...

Ngoài ra, bạn có thể cấu hình tập hợp thuật ngữ khi đóng hay mở. Trong một tập hợp thuật ngữ đóng, người dùng không thể thêm thuật ngữ mới, trừ khi họ có quyền thích hợp. Trong một tập hợp thuật ngữ mở, người dùng có thể thêm các thuật ngữ mới trong một cột được ánh xạ đến tập hợp thuật ngữ.

Thuật ngữ là cụ thể từ hoặc cụm từ mà bạn liên kết với một mục trên một site SharePoint. Nó là một mục duy nhất trong tập hợp thuật ngữ. Thuật ngữ có một ID duy nhất và nó có thể có nhiều văn bản nhãn (từ đồng nghĩa). Nếu bạn làm việc trên một trang web đa ngôn ngữ, thuật ngữ có thể có nhãn trong ngôn ngữ khác nhau.

Có hai kiểu thuật ngữ:

  • Thuật ngữ được quản lý    Thuật ngữ được quản lý là những thuật ngữ đã được xác định trước. Người quản trị Kho Thuật ngữ sẽ sắp xếp các thuật ngữ được quản lý trong một tập hợp thuật ngữ có cấu trúc phân cấp.

  • Từ khóa doanh nghiệp    Một từ khóa doanh nghiệp là một từ hoặc cụm từ mà người dùng thêm cho các mục trên một site SharePoint. Tập hợp các từ khóa doanh nghiệp được gọi là các từ khóa thiết. Thông thường, người dùng có thể thêm bất kỳ từ hoặc cụm từ vào một mục dưới dạng một từ khóa. Điều này có nghĩa là bạn có thể dùng từ khóa doanh nghiệp để phân loại theo thẻ-kiểu gắn thẻ. Đôi khi, người quản trị kho thuật ngữ di chuyển từ khóa doanh nghiệp vào tập hợp thuật ngữ được quản lý cụ thể. Khi chúng là một phần của một tập hợp thuật ngữ được quản lý, từ khóa trở nên sẵn dùng trong ngữ cảnh của tập hợp thuật ngữ đó.

Để tìm hiểu thêm về cách tạo và quản lý các thuật ngữ, hãy xem phần Tạo và quản lý các thuật ngữ trong tập hợp thuật ngữ.

Trong các sản phẩm SharePoint, nhóm là một thuật ngữ bảo mật. Liên quan đến siêu dữ liệu được quản lý, nhóm là tập hợp tất cả các tập hợp thuật ngữ có chung các yêu cầu bảo mật. Chỉ những người dùng có quyền của người đóng góp đối với một nhóm cụ thể mới có thể quản lý các tập hợp thuật ngữ thuộc về nhóm đó hoặc tạo các tập hợp thuật ngữ mới nằm trong đó. Các tổ chức cần phải tạo nhóm cho các tập hợp thuật ngữ có các nhu cầu truy nhập hay bảo mật duy nhất.

Để tìm hiểu thêm về cách tạo nhóm cho tập hợp thuật ngữ, hãy xem phần Thiết lập nhóm mới cho tập hợp thuật ngữ.

Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ là công cụ mà những người quản lý các nguyên tắc phân loại dùng để tạo hoặc quản lý các tập hợp thuật ngữ cũng như các thuật ngữ bên trong chúng. Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ hiển thị tất cả các tập hợp thuật ngữ toàn cầu và bất kỳ tập hợp thuật ngữ cục bộ nào sẵn dùng cho tuyển tập trang mà từ đó bạn truy nhập Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ.

Một cột siêu dữ liệu quản lý là một loại đặc biệt của cột mà bạn có thể thêm vào danh sách hoặc thư viện. Điều này cho phép người dùng trang để chọn điều khoản từ một tập hợp thuật ngữ cụ thể. Một cột siêu dữ liệu quản lý có thể ánh xạ vào một tập hợp thuật ngữ hiện có, hoặc bạn có thể tạo một bộ đặc biệt cho cột cục bộ thuật ngữ.

Để tìm hiểu thêm về làm việc với cột Siêu dữ liệu được Quản lý, hãy xem phần Tạo cột siêu dữ liệu được quản lý

Cột Từ khóa doanh nghiệp là cột mà bạn có thể thêm vào các kiểu nội dung, danh sách hay thư viện để cho phép người dùng gắn thẻ các mục có các từ hay cụm từ mà họ chọn lựa. Theo mặc định, đây là một cột đa giá trị. Khi người dùng nhập một từ hay cụm từ vào trong cột, SharePoint sẽ hiển thị gợi ý trước nội dung nhập. Các gợi ý trước nội dung nhập có thể bao gồm các mục từ tập hợp thuật ngữ được quản lý và tập hợp thuật ngữ Từ khóa. Người dùng có thể chọn một giá trị hiện có hoặc nhập giá trị mới.

Thẻ Xã hội là những từ hay cụm từ mà người dùng trang có thể áp dụng với nội dung để giúp họ phân loại thông tin theo những cách có ý nghĩa với họ. Việc gắn thẻ xã hội rất hữu ích vì giúp cho người dùng trang nâng cao khả năng khám phá thông tin trên một trang. Người dùng có thể thêm các thẻ xã hội vào thông tin trên trang SharePoint và vào các URL nằm ngoài trang SharePoint.

Thẻ xã hội chứa các con trỏ đến ba kiểu thông tin:

  • Định danh người dùng

  • URL mục

  • Thuật ngữ

Khi bạn thêm thẻ xã hội vào một mục, bạn có thể xác định xem bạn có muốn đặt định danh của mình và URL mục đó thành riêng tư hay không. Tuy nhiên, phần thuật ngữ của thẻ xã hội luôn công khai, vì thuật ngữ đó được lưu trong Kho Thuật ngữ.

Khi bạn tạo thẻ xã hội, bạn có thể chọn từ một tập hợp thuật ngữ hiện có hoặc nhập mới. Nếu bạn chọn một thuật ngữ hiện có, thẻ xã hội của bạn sẽ chứa con trỏ đến thuật ngữ đó.

Thay vào đó, nếu bạn nhập một thuật ngữ mới, SharePoint sẽ tạo ra từ khóa mới cho thuật ngữ đó trong tập hợp thuật ngữ Từ khóa. Thẻ xã hội mới sẽ trỏ đến thuật ngữ này. Bằng cách này, các thẻ xã hội sẽ hỗ trợ gắn thẻ dựa trên phân loại theo thẻ. Ngoài ra, khi người dùng cập nhật cột Từ khóa doanh nghiệp hay cột Siêu dữ liệu được Quản lý, SharePoint có thể tự động tạo các thẻ xã hội. Những thuật ngữ này sau đó sẽ hiển thị dưới dạng thẻ trong các nguồn cấp tin tức, đám mây thẻ hay hồ sơ Trang của Tôi.

Người sở hữu danh sách hay thư viện có thể bật hoặc tắt tính năng phát hành siêu dữ liệu bằng cách cập nhật Thiết đặt Siêu dữ liệu và Từ khóa Doanh nghiệp cho danh sách hay thư viện.

Để tìm hiểu thêm về cách thêm cột từ khóa đặc biệt, hãy xem phần Thêm cột từ khóa doanh nghiệp vào danh sách hoặc thư viện.

Thông thường, việc gắn thẻ sẽ tham chiếu đến hành động áp dụng siêu dữ liệu cho một mục, cho dù thẻ đó là siêu dữ liệu được quản lý hay là thẻ xã hội.

Các tình huống siêu dữ liệu: từ các nguyên tắc phân loại đến phân loại theo thẻ

Quản lý siêu dữ liệu SharePoint hỗ trợ một loạt các phương pháp tiếp cận đến siêu dữ liệu, từ các nguyên tắc phân loại chính thức đến phân loại theo thẻ do người dùng tạo ra. Bạn có thể thực thi các nguyên tắc phân loại chính thức thông qua các thuật ngữ và các tập hợp thuật ngữ được quản lý. Bạn cũng có thể dùng các từ khóa doanh nghiệp và tính năng gắn thẻ xã hội, điều này cho phép người dùng trang gắn thẻ nội dung bằng từ khóa mà họ lựa chọn.

Ngoài ra, các sản phẩm SharePoint còn mang đến khả năng linh hoạt. Bạn có thể lựa chọn mức độ cấu trúc và điều khiển để dùng với siêu dữ liệu, cũng như có thể lựa chọn phạm vi điều khiển và cấu trúc. Ví dụ:

  • Bạn có thể áp dụng điều khiển cho tất cả các trang hoặc chỉ áp dụng cục bộ cho các trang cụ thể.

  • Bạn có thể cấu hình các tập hợp thuật ngữ thành dạng đóng hay mở đối với các đóng góp của người dùng.

  • Bạn có thể chọn có dùng các từ khóa doanh nghiệp và tính năng gắn thẻ xã hội với các thuật ngữ được quản lý hay không.

Các sản phẩm SharePoint cho phép các doanh nghiệp kết hợp các ưu điểm của các nguyên tắc phân loại có quản lý chính thức với các lợi ích động của tính năng gắn thẻ xã hội theo các cách tùy chỉnh.

Sơ đồ dưới đây minh họa các yêu cầu khác nhau có thể dùng các mức độ phạm vi và điều khiển khác nhau như thế nào.

Các cấu hình siêu dữ liệu được quản lý linh hoạt

Các lợi ích của siêu dữ liệu được quản lý

Có một số ưu điểm khi dùng siêu dữ liệu được quản lý trên khắp các trang trong một tổ chức.

Các tính năng được quản lý siêu dữ liệu trong các sản phẩm SharePoint cho phép bạn kiểm soát cách thức người dùng thêm siêu dữ liệu vào nội dung. Ví dụ, bằng cách sử dụng thuật ngữ đặt và quản lý thuật ngữ, bạn có thể kiểm soát những điều khoản người dùng có thể thêm nội dung, và bạn có thể kiểm soát những ai có thể thêm thuật ngữ mới. Bạn cũng có thể giới hạn các từ khóa doanh nghiệp vào danh sách cụ thể bằng cách cấu hình từ khóa tập hợp thuật ngữ khi đóng.

Khi các thuật ngữ giống nhau được dùng nhất quán trên khắp các trang, thì sẽ dễ dàng hơn trong việc xây dựng các quy trình hay giải pháp mạnh mẽ dựa vào siêu dữ liệu. Ngoài ra, sẽ dễ dàng hơn cho người dùng trang khi áp dụng nhất quán siêu dữ liệu vào nội dung của họ.

Khi nội dung trên các trang trong một tổ chức có siêu dữ liệu nhất quán, thật dễ dàng tìm thấy thông tin doanh nghiệp và dữ liệu bằng cách dùng tìm kiếm. Tính năng tìm kiếm chẳng hạn như Pa-nen tinh chỉnh, Hiển thị ở phía bên trái của trang kết quả tìm kiếm, cho phép người dùng để lọc kết quả tìm kiếm dựa trên siêu dữ liệu.

Pa-nen lọc này sẽ hiển thị siêu dữ liệu có thể được dùng để lọc kết quả tìm kiếm.

Dẫn hướng siêu dữ liệu cho phép người dùng để tạo dạng xem thông tin tự động, dựa trên trường siêu dữ liệu cụ thể. Sau đó, người dùng có thể xác định vị trí thư viện bằng cách dùng thư mục hoặc bằng cách sử dụng siêu dữ liệu pivots và tinh chỉnh kết quả bằng cách sử dụng bộ lọc chính bổ sung. Để tìm hiểu cách thiết lập phần này, hãy xem thiết lập dẫn hướng siêu dữ liệu cho một danh sách hoặc thư viện.

Điều khiển dẫn hướng siêu dữ liệu

Siêu dữ liệu được quản lý giúp bạn dễ dàng hơn cho người quản trị kho thuật ngữ để duy trì và điều chỉnh phù hợp siêu dữ liệu của bạn như doanh nghiệp cần tiến triển. Bạn có thể cập nhật một thuật ngữ thiết dễ dàng. Và thuật ngữ mới hoặc cập nhật tự động trở nên sẵn dùng khi bạn kết hợp một cột siêu dữ liệu quản lý với tập hợp thuật ngữ đó. Ví dụ, nếu bạn phối nhiều thuật ngữ vào một thuật ngữ, nội dung được gắn thẻ với các thuật ngữ này được tự động Cập Nhật để phản ánh các thay đổi này. Bạn có thể xác định nhiều từ đồng nghĩa (hoặc nhãn) cho thuật ngữ riêng lẻ. Nếu trang web của bạn là đa ngôn ngữ, bạn cũng có thể xác định nhãn đa ngôn ngữ cho thuật ngữ riêng lẻ.

Quản lý siêu dữ liệu

Quản lý siêu dữ liệu hiệu quả đòi hỏi phải có tư duy cũng như phần lập kế hoạch thấu đáo. Hãy suy nghĩ về kiểu thông tin mà bạn muốn quản lý nội dung của các danh sách và thư viện rồi nghĩ về cách thức thông tin đó được dùng trong tổ chức. Bạn có thể tạo các tập hợp thuật ngữ chứa các thuật ngữ siêu dữ liệu cho nhiều thông tin khác nhau.

Ví dụ, bạn có thể có một kiểu nội dung đơn cho tài liệu. Mỗi tài liệu có thể có siêu dữ liệu xác định nhiều thông tin liên quan về nó, chẳng hạn như các ví dụ:

  • Mục đích của tài liệu - nó là đề xuất kinh doanh không? Một thông số kỹ thuật không? Một thủ tục nhân sự không?

  • Tác giả tài liệu và tên của người đã thay đổi tài liệu đó

  • Ngày tạo, ngày phê duyệt, ngày sửa đổi gần đây nhất

  • Bộ phận chịu trách nhiệm cho bất kỳ hệ quả nào về ngân sách của tài liệu

  • Đối tượng

Dưới đây là một số hoạt động quan trọng có liên quan đến việc quản lý siêu dữ liệu:

  • Lập kế hoạch và cấu hình

  • Quản lý các thuật ngữ, tập hợp thuật ngữ và nhóm

  • Xác định các thuộc tính cho siêu dữ liệu

Tổ chức của bạn có thể muốn lên kế hoạch thấu đáo trước khi bạn bắt đầu dùng siêu dữ liệu được quản lý. Số lượng công việc lập kế hoạch mà bạn phải thực hiện tùy thuộc vào mức độ chính thức của nguyên tắc phân loại của bạn. Điều này cũng phụ thuộc vào mức độ kiểm soát mà bạn muốn áp dụng đối với siêu dữ liệu.

Nếu bạn muốn cho phép người dùng giúp phát triển nguyên tắc phân loại của mình, thì bạn chỉ có thể để cho người dùng thêm từ khóa vào các mục rồi sắp xếp chúng thành các tập hợp thuật ngữ khi cần thiết.

Nếu tổ chức của bạn muốn sử dụng tập hợp thuật ngữ được quản lý để triển khai chính thức nguyên tắc phân loại, sau đó là quan trọng liên quan đến liên quan chính trong lập kế hoạch và triển dòng công việc. Sau khi liên quan chính trong tổ chức đồng ý khi tập hợp thuật ngữ bắt buộc, bạn có thể dùng công cụ quản lý kho thuật ngữ để nhập hoặc tạo tập hợp thuật ngữ của bạn. Bạn cũng có thể dùng công cụ quản lý tập hợp thuật ngữ khi người dùng bắt đầu để làm việc với siêu dữ liệu. Nếu ứng dụng web của bạn được cấu hình đúng cách, và bạn có quyền thích hợp, bạn có thể đến công cụ quản lý kho thuật ngữ bằng cách làm theo các bước sau đây.

  1. Bấm Thiết đặt Nút Thiết đặt Office 365 , sau đó bấm Thiết đặt trang.

  2. Bấm quản lý lưu trữ các thuật ngữ bên dưới Quản trị trang.

    Hộp thoại công cụ quản lý kho thuật ngữ.

Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ cung cấp điều khiển dạng cây mà bạn có thể dùng để thực hiện hầu hết các tác vụ. Vai trò người dùng của bạn đối với công cụ này xác định các tác vụ mà bạn có thể thực hiện. Để làm việc trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ, bạn phải là Người quản trị Cụm máy chủ hoặc Người quản trị Kho Thuật ngữ. Hoặc, bạn có thể là một Người quản lý Nhóm hoặc Người đóng góp được chỉ định cho các tập hợp thuật ngữ.

Để có thêm thông tin, hãy xem Tạo và quản lý các nhóm và tập hợp thuật ngữ.

Để thực hiện các hành động đối với một mục trong cấu trúc phân cấp, hãy thực hiện theo các bước sau.

  1. Trỏ đến tên của ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý, nhóm, tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ mà bạn muốn thay đổi rồi bấm vào mũi tên xuất hiện.

  2. Chọn các hành động mà bạn muốn từ menu.

Ví dụ: nếu bạn là Người quản trị Kho Thuật ngữ hay Người quản lý Nhóm, bạn có thể tạo, nhập hoặc xóa bỏ các tập hợp thuật ngữ trong một nhóm. Những người đóng góp vào tập hợp thuật ngữ có thể tạo tập hợp thuật ngữ mới.

Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ có các menu phù hợp theo cấp độ ở từng cấp cấu trúc phân cấp.

Ở mỗi mức phân cấp, bạn có thể cấu hình các thuộc tính cụ thể cho một nhóm, tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ bằng cách sử dụng ngăn thuộc tính trong công cụ quản lý kho thuật ngữ. Ví dụ, nếu bạn đang cấu hình tập hợp thuật ngữ, bạn có thể chỉ rõ thông tin chẳng hạn như tên, mô tả, chủ sở hữu, liên hệ, và bên liên quan trong ngăn sẵn dùng trên tab chung . Bạn cũng có thể xác định xem bạn muốn đặt là mở hoặc đóng để mới gửi từ người dùng thuật ngữ. Hoặc, bạn có thể chọn tab Mục đích sử dụng , và xác định xem tập hợp thuật ngữ nên được sẵn dùng cho việc gắn thẻ hoặc trang dẫn hướng.

Các thuộc tính Kho Thuật ngữ cho phép bạn cấu hình các thiết đặt, chẳng hạn như gắn thẻ

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×