Giới thiệu về dòng công việc Thu thập Chữ ký

Giới thiệu về dòng công việc Thu thập Chữ ký

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dòng công việc với sản phẩm SharePoint là tính năng mà bạn có thể dùng để tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn, thực hiện chúng cả hai morereassign nhất quán và hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng dòng công việc SharePoint Thu thập chữ ký để định tuyến tài liệu được tạo trong Excel, Wordhoặc InfoPath để mọi người một hoặc nhiều chữ ký của họ.

Để biết thêm thông tin, hãy xem về dòng công việc có trong SharePoint.

Quan trọng: Theo mặc định, dòng công việc thu thập chữ ký không được kích hoạt và không được liệt kê trong hộp danh sách chọn một mẫu dòng công việc của biểu mẫu liên kết. Để làm cho nó sẵn dùng, người quản trị site phải kích hoạt chúng ở cấp tuyển tập trang. Nếu bạn có quyền ở cấp độ tuyển tập trang, hãy xem mẫu dòng công việc cho phép SharePoint.

Nếu tất cả những điều bạn cần làm là hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc thu thập chữ ký    Chỉ đến phân đoạn hoàn thành và Bung rộng nó. Bạn có thể không cần bất kỳ các phân đoạn khác bây giờ.

So sánh quy trình thủ công với dòng công việc tự động

Dòng công việc SharePoint:

  • Hiệu quả và nhất quán    Dòng công việc thu thập chữ ký tự động định tuyến tài liệu, dòng công việc giao nhiệm vụ chữ ký và theo dõi tiến độ của họ. Hoạt động trong dòng công việc có thể theo dõi và điều chỉnh từ một trang Trung tâm trạng thái, và lịch sử của sự kiện trong lần chạy dòng công việc được duy trì 60 ngày sau khi hoàn thành.

  • Giảm công việc cho bạn    Dòng công việc Thu thập Chữ ký giúp bạn và đồng nghiệp của mình tiết kiệm thời gian và giảm rắc rối đồng thời hợp lý hóa và chuẩn hóa quy trình chữ ký của mình.

Dưới đây là sơ đồ phiên bản rất đơn giản của dòng công việc Thu thập Chữ ký.

Lưu đồ quy trình dòng công việc

Mẹo dùng bài viết này

Thông tin trong bài viết này được trình bày trong phân đoạn có thể mở rộng.

Nếu tất cả những điều bạn cần làm là hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc thu thập chữ ký    Chỉ đến phân đoạn hoàn thành và Bung rộng nó. Bạn có thể không cần bất kỳ các phân đoạn khác bây giờ.

Nếu bạn muốn thêm, bắt đầu, giám sát và duy trì dòng công việc    Nếu bạn chưa quen với các nhiệm vụ này, bạn có thể thấy hữu ích khi làm theo các hướng dẫn của bài viết này theo từng phân đoạn khi lần đầu tiên bạn thiết kế và thêm một dòng công việc. Một khi bạn đã quen với thông tin và bố trí bài viết, bạn sẽ có thể đi thẳng đến phân đoạn bạn cần bất kỳ khi nào trở lại trang này.

Lưu ý về đồ họa    Hình ảnh màn hình và sơ đồ khái niệm trong loạt bài viết dòng công việc nói chung được dựa trên kiểu dòng công việc Phê duyệt. Tuy nhiên, bất cứ chỗ nào cần tính rõ ràng về khái niệm hoặc hướng dẫn, hình ảnh và sơ đồ trong bài viết này đã được tùy chỉnh theo dòng công việc Thu thập Chữ ký.

Thông tin về việc in bài viết này    Đây là một bài viết dài. Nếu bạn chỉ muốn in các phân đoạn đã chọn, hãy chắc chắn rằng chỉ những phân đoạn đó được mở rộng khi bạn in. (Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm toàn bộ các đồ họa trong bản in của bạn, hãy in theo hướng ngang và không theo hướng dọc.)

Thông tin về tìm kiếm    Trước khi bạn tìm kiếm bất kỳ văn bản hay thuật ngữ nào trong bài viết này, hãy chắc chắn rằng tất cả các phân đoạn mà bạn muốn tìm kiếm trong đó đều được mở rộng.

Tìm hiểu thêm về dòng công việc Thu thập Chữ ký

Dòng công việc thu thập chữ ký là một tính năng sản phẩm SharePoint định tuyến tài liệu hoặc biểu mẫu được tạo trong Word, Excelhoặc InfoPath cho một hoặc nhiều người cho chữ ký của họ. Dòng công việc tự động hóa, sắp xếp hợp lý và tiêu chuẩn hóa quy trình toàn bộ.

Minh họa định tuyến dòng công việc

Dòng công việc Thu thập Chữ ký cơ bản có trong các sản phẩm SharePoint thực hiện chức năng như một mẫu. Dùng mẫu này, bạn có thể thêm một hoặc nhiều dòng công việc Thu thập Chữ ký vào trang của bạn. Mỗi dòng công việc bạn thêm là một phiên bản duy nhất của dòng công việc Thu thập Chữ ký cơ bản, mỗi dòng công việc đều có cách thức làm việc chuyên biệt, dựa trên thiết đặt bạn xác định khi thêm dòng công việc.

  • Khi lần đầu bạn thêm dòng công việc Thu thập Chữ ký vào danh sách, thư viện, hoặc tuyển tập trang của mình, bạn có thể xác định có bao nhiêu người tham gia vào và xác định liệu nhiệm vụ có được phân công cho từng người một (nối tiếp) hay cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song) không. Thậm chí bạn có thể quyết định có nên phân chia nhiệm vụ của người tham gia thành hai hoặc nhiều giai đoạn riêng biệt không. Và mỗi lần bạn bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công trên tài liệu, bạn có thể sửa đổi bất kỳ thiết đặt nào trong đây.

  • Dòng công việc phân công nhiệm vụ cho từng người tham gia được chỉ định. Mỗi người tham gia lựa chọn trong số các phản hồi có thể: ký tên (hoặc không ký tên) vào các tài liệu, phân công lại nhiệm vụ ký tên hoặc xóa nhiệm vụ.

  • Trong khi dòng công việc đang chạy, bạn có thể giám sát tiến trình và thực hiện điều chỉnh (nếu cần) từ một trang Trạng thái Dòng công việc duy nhất, tập trung.

  • Trong 60 ngày sau khi hoàn thành dòng công việc, danh sách của tất cả các sự kiện dòng công việc xảy ra trong lần chạy (hay mẫu) này của dòng công việc vẫn khả dụng trên trang Trạng thái Dòng công việc, sử dụng làm tham khảo không chính thức.

Dòng công việc thu thập chữ ký không được thiết kế để thu thập các phê duyệt và từ chối cho tài liệu, hoặc để kiểm soát trang web phát hành cho một trang web. Nếu bạn muốn thêm một dòng công việc trong đó người dự phê duyệt hoặc từ chối tài liệu mà họ xem lại, hãy xem bài viết, tất cả về dòng công việc phê duyệt.

Ngoài ra, dòng công việc thu thập chữ ký không được thiết kế để thu thập phản hồi. Nếu bạn muốn sử dụng dòng công việc thu thập phản hồi về tài liệu, hãy xem bài viết, tất cả về dòng công việc thu thập phản hồi.

Bạn cũng có thể dùng Microsoft SharePoint Designer 2013 để tùy chỉnh thêm bất kỳ dòng công việc nào bao gồm trong sản phẩm SharePoint.

Để thêm dòng thời gian    Theo mặc định, bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc. (Nhóm Chủ sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định, nhưng nhóm Thành viên và nhóm Khách thì không.)

Để bắt đầu dòng công việc    Cũng theo mặc định, bạn phải có quyền Sửa Mục để bắt đầu dòng công việc đã được thêm vào. (Cả nhóm Thành viên và nhóm Người sở hữu đều có quyền Sửa Mục theo mặc định; nhóm Khách không có.)

Ngoài ra, Người sở hữu có thể chọn để cấu hình dòng công việc cụ thể sao cho chỉ thành viên của nhóm Người sở hữu mới có thể bắt đầu. (Để thực hiện điều này, hãy chọn hộp kiểm Yêu cầu Quản lý Quyền Danh sách để bắt đầu dòng công việc này trên trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.)

Ngày càng có nhiều giao dịch kinh doanh được tiến hành theo phương thức điện tử. Do đó, chữ ký điện tử được sử dụng ngày càng được sử dụng rộng rãi để ràng buộc các bên tham gia giao dịch của họ về mặt pháp lý. Chữ ký điện tử được dùng để xác nhận danh tính của người ký tài liệu và xác nhận nội dung không được sửa đổi sau khi chữ ký điện tử đã được áp dụng vào tài liệu. Chữ ký điện tử cung cấp bảo mật dựa vào công nghệ mã hóa, giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến các giao dịch kinh doanh điện tử. Với những cải tiến cho việc ký điện tử, Office hướng đến đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin của các doanh nghiệp và các cơ quan khối dịch vụ công trên toàn thế giới.

Để tạo chữ ký điện tử, bạn phải có chứng chỉ số, chứng minh danh tính của bạn cho các bên liên quan và sẽ do cơ quan chứng nhận có uy tín (CA) cấp. Nếu bạn không có chứng chỉ số, Microsoft cũng có các đối tác cung cấp chứng chỉ số cũng như chữ ký nâng cao khác.

Những phần này bao gồm các giai đoạn cơ bản sau:

  • Trước khi dòng công việc chạy (lập kế hoạch, thêm, bắt đầu)   
    trước khi bạn thêm dòng công việc, bạn có kế hoạch nơi bạn muốn thêm nó (cho một danh sách hoặc thư viện hoặc tuyển tập trang toàn bộ) và các chi tiết về cách nó sẽ làm việc. Sau khi bạn đã thêm và cấu hình dòng công việc, bất kỳ ai có quyền cần thiết có thể bắt đầu dòng công việc trên tài liệu cụ thể. Dòng công việc cũng có thể được thiết lập để chạy tự động. Chạy tự động có thể kích hoạt được dựa trên một hoặc cả hai hai sự kiện kích hoạt: khi bất kỳ tài liệu là Thêm vào hoặc được tạo trong một danh sách hoặc thư viện, hoặc khi bất kỳ tài liệu trong một danh sách hoặc thư viện là thay đổi.

  • Trong khi dòng công việc chạy (hoàn thành, giám sát, điều chỉnh)   
    trong khi dòng công việc chạy, người dự riêng lẻ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đồng thời, tiến triển của dòng công việc có thể được theo dõi từ một trang Trung tâm trạng thái dòng công việc cho mẫu đó cụ thể của dòng công việc. Điều chỉnh cho dòng công việc trong khi nó thực có thể thực hiện từ đó cùng một trang; và, nếu cần thiết, dòng công việc có thể hủy bỏ hoặc chấm dứt từ đó.

  • Sau khi dòng công việc chạy (xem xét, báo cáo, thay đổi)   
    khi dòng công việc hoàn tất, toàn bộ lịch sử của đó chạy (hoặc Phiên bản) có thể cần xem xét 60 ngày trên trang trạng thái dòng công việc. Nếu có bao giờ hết bất cứ thứ gì mà bạn muốn thay đổi cách thức các hàm dòng công việc, bạn có thể mở và sửa biểu mẫu liên kết mà bạn đã hoàn thành khi bạn lần đầu tiên thêm dòng công việc.

Lưu đồ sau minh họa các giai đoạn này từ góc nhìn của người đang thêm một dòng công việc mới.

Quy trình Dòng công việc

Lập kế hoạch dòng công việc Thu thập Chữ ký mới

Trong phân đoạn này, chúng tôi nhận dạng quyết định bạn cần phải thực hiện và thông tin bạn cần tập hợp trước khi bạn thêm phiên bản dòng công việc Thu thập Chữ ký.

Nếu bạn đã quen với cách thêm loại dòng công việc này và chỉ cần lời nhắc về các bước cụ thể, bạn có thể tới thẳng vào ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Dòng công việc có trong các sản phẩm SharePoint hoạt động như mẫu cái làm cơ sở cho các dòng công việc riêng lẻ, cụ thể mà bạn thêm vào danh sách, thư viện và tuyển tập trang của mình.

Ví dụ, mỗi lần thêm dòng công việc Thu thập Chữ ký, bạn đang thêm một phiên bản mẫu dòng công việc Thu thập Chữ ký chung. Bạn đặt tên và thiết đặt riêng cho mỗi phiên bản bạn xác định trong biểu mẫu liên kết khi thêm phiên bản cụ thể đó. Bằng cách đó, bạn có thể thêm nhiều dòng công việc, mỗi dòng công việc là một phiên bản dựa trên mẫu cái dòng công việc Thu thập Chữ ký, nhưng mỗi phiên bản được đặt tên và thiết kế theo cách cụ thể mà bạn sẽ sử dụng nó.

Trong phần minh họa này, ba dòng công việc dựa vào mẫu dòng công việc Phê duyệt vừa được thêm vào — một cho tất cả các kiểu nội dung trong một thư viện đơn, một cho một kiểu nội dung trong một thư viện đơn lẻ và một cho một kiểu nội dung trong toàn bộ tuyển tập trang.

Ba dòng công việc dựa vào mẫu dòng công việc Phê duyệt

Bất kỳ khi nào bạn thêm một phiên bản dòng công việc mới dựa vào một trong các mẫu dòng công việc đã có, bạn sẽ điền một biểu mẫu liên kết để xác định cách thức mà bạn muốn phiên bản mới của bạn hoạt động.

Trong phần sau đây, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các câu hỏi mà sẽ giúp bạn hoàn thành biểu mẫu liên kết. Mặc dù vậy, trước hết hãy dành chút thời gian kiểm tra nhanh biểu mẫu và các trường của nó.

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết

Các trường trên trang thứ hai này cũng xuất hiện trên biểu mẫu khởi tạo, được hiển thị mỗi khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công và có thể được chỉnh sửa tại thời điểm đó chỉ dành cho lần chạy đó.

Chín câu hỏi cần trả lời

Ngay sau khi có câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trong phần này, bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc của mình.

Các vấn đề bài viết này của mẫu dòng công việc trong menu xuất hiện dưới dạng Thu thập chữ ký-SharePoint 2013 hoặc Thu thập chữ ký-SharePoint 2010. Nếu bạn không chắc chắn rằng kiểu dòng công việc này là lựa chọn tốt nhất cho bạn, hãy tham khảo lại phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này. Để biết thêm thông tin về các dòng công việc mẫu khác sẵn dùng, hãy xem bài viết về dòng công việc có trong SharePoint.

Điều quan trọng hiểu dòng chữ ký của kiểu mà chúng tôi đang thảo luận ở đây có thể được chèn chỉ trong tài liệu được tạo trong Word, Excelhoặc InfoPathlà.

Kiểu nội dung là gì?

Mỗi tài liệu hay mục khác được lưu trong danh sách hoặc thư viện SharePoint thuộc về một hay kiểu nội dung khác. Kiểu nội dung có thể cơ bản và chung chung như Tài liệu hay Bảng tính Excel hoặc có tính chuyên môn cao như Hợp đồng Pháp lý hay Đặc điểm kỹ thuật Thiết kế Sản phẩm. Một vài kiểu nội dung sẵn có trong các sản phẩm SharePoint theo mặc định, tuy nhiên bạn có thể tùy chỉnh những kiểu nội dung này cũng như thêm các kiểu nội dung khác mà bạn tự tạo.

Bạn có thể tạo phiên bản mới về dòng công việc Thu thập Chữ ký có sẵn trong một danh sách đơn hoặc chỉ trong thư viện hoặc bạn có thể làm nó sẵn sàng xuyên suốt toàn bộ tuyển tập trang.

  • Nếu bạn thêm dòng công việc cho một danh sách hay thư viện đơn, bạn có thể thiết lập nó chạy trên tất cả các kiểu nội dung hay chỉ trên kiểu nội dung đơn.

  • Tuy nhiên, nếu bạn thêm dòng công việc cho toàn bộ tuyển tập trang, bạn phải thiết lập nó chạy chỉ trên một kiểu nội dung trang đơn.

  • Trong tất cả các trường hợp, mỗi tài liệu chạy trên đó một dòng công việc thu thập chữ ký phải là tệp được tạo ra trong Word, Excelhoặc InfoPath.

Sơ đồ của tuyển tập trang theo 3 cách thêm đã được giải thích

Đặt tên cho phiên bản dòng công việc của bạn:

  • Chỉ rõ dòng công việc đó được dùng cho mục đích gì.

  • Phân biệt rõ dòng công việc đó với các dòng công việc khác.

Ví dụ

Giả sử bạn là thành viên của một nhóm biên tập viên. Nhóm của bạn muốn dùng hai dòng công việc Thu thập Phản hồi khác nhau:

  • Bạn sẽ chạy dòng công việc đầu tiên trên từng tài liệu được gửi một thành viên của nhóm của bạn. Dòng công việc này chỉ thu thập phản hồi từ trình quản lý nhóm của bạn.

  • Bạn sẽ chạy dòng công việc thứ hai trên mỗi tài liệu gửi bởi những người bên ngoài nhóm của bạn. Dòng công việc này thu thập phản hồi từmỗi thành viên của nhóm của bạn.

Bạn có thể đặt tên dòng công việc đầu tiên Bên trong phản hồi gửi và thứ hai Bên ngoài gửi phản hồi.

Mẹo: Thông thường, một ý hay là nên thiết lập quy ước đặt tên nhất quán và đảm bảo mọi người tham gia dòng công việc của bạn đều quen với những quy ước này.

Bạn có thể cho dòng công việc của mình dùng danh sách Nhiệm vụ hoặc danh sách Lịch sử mặc định của trang, dùng danh sách hiện có khác hoặc yêu cầu danh sách mới chỉ dành cho dòng công việc này.

  • Nếu trang của bạn có nhiều dòng công việc, hoặc nếu một số dòng công việc liên quan đến nhiều nhiệm vụ, hãy xem xét yêu cầu danh sách mới cho mỗi dòng công việc. (Quản lý danh sách quá dài là một trong những điều có thể làm chậm hiệu suất. Sẽ nhanh và dễ dàng hơn cho hệ thống khi duy trì nhiều danh sách ngắn hơn là duy trì một danh sách rất dài).

  • Nếu nhiệm vụ và lịch sử dòng công việc này sẽ chứa nhạy cảm hoặc bí mật dữ liệu mà bạn sẽ muốn giữ được phân cách từ danh sách chung, sau đó bạn phải chắc chắn cho biết rằng bạn muốn danh sách mới, riêng cho dòng công việc này. Sau khi bạn thêm dòng công việc, đảm bảo rằng các quyền thích hợp được thiết lập cho các danh sách mới.

Dòng chữ ký có thể được chèn vào tài liệu tại một trong hai lần:

  • Trước khi dòng công việc này bắt đầu trên tài liệu.

  • Sau khi dòng công việc này bắt đầu, nhưng trước khi người tham gia đầu tiên thêm chữ ký của họ vào dòng chữ ký.

Việc thêm chữ ký điện tử vào tài liệu là quá trình gồm hai bước:

  1. Đầu tiên, người nào đó sẽ chèn mộtsignature dòng trong nội dung của tài liệu.
    Dòng chữ ký được chèn vào nhưng chưa được ký

  2. Rồi ai đó Thêm chữ ký của họ vào dòng được chèn.
    Chèn chữ ký vào dòng chữ ký để hoàn tất

Hãy luôn ghi nhớ    Từ thời điểm mà người tham gia đầu tiên thêm chữ ký của họ vào tài liệu, tài liệu sẽ bị khoá đối với chỉnh sửa. Any thêm thay đổi thành tài liệu sau khi điểm đó — khác người ký thêm chữ ký của họ, ngoại trừ — invalidates hoặc xóa tất cả các chữ ký đã được thêm. Và vì chèn dòng chữ ký tính là một thay đổi trong tài liệu, tất cả các chữ ký đường cần phải trình bày trong tài liệu trước khi người tham gia đầu tiên thêm thực tế của chữ ký vào một trong những đường kẻ.

Do đó, có ba cách đơn giản trả lời cho câu hỏi này:

  • Đối với cả hai kiểu bắt đầu    Tài liệu được dựa trên mẫu hoặc biểu mẫu đã có sẵn dòng chữ ký, ​​do đó, không ai phải thêm chúng vào cho mỗi lần chạy dòng công việc riêng lẻ.

  • Đối với kiểu bắt đầu theo cách thủ công    Người bắt đầu dòng công việc chèn tất cả dòng chữ ký cần thiết trước khi bắt đầu dòng công việc.

  • Đối với kiểu bắt đầu tự động    Người tham gia đầu tiên mở tài liệu chèn tất cả dòng chữ ký cần thiết trước khi thêm chữ ký của chính mình.

Dưới đây là tóm tắt điểm chính bằng đồ họa nhanh.

Tài liệu không có chữ ký đầu tiên thì vẫn còn cho phép thay đổi

Tài liệu đã thêm chữ ký đầu tiên thì bị khóa không cho thay đổi

Có thể thiết lập dòng công việc chỉ bằng cách thủ công, tự động hoặc một trong hai cách:

  • Khi bạn bắt đầu dòng công việc Thu thập Chữ ký theo cách thủ công trên một tài liệu xác định, một biểu mẫu khác, gọi là biểu mẫu khởi tạo, được hiển thị. Biểu mẫu khởi tạo chứa các thiết đặt từ trang thứ hai duy nhất của biểu mẫu liên kết. Bằng cách đó, nếu người bắt đầu dòng công việc muốn thay đổi bất kỳ thiết đặt nào (chỉ cho phiên bản hiện tại), họ có thể làm như vậy trước khi bấm Bắt đầu.

  • Tất nhiên với kiểu bắt đầu tự động, bạn sẽ không có cơ hội thể hiện biểu mẫu khởi tạo, do đó, các thiết đặt mặc định xác định trong biểu mẫu liên kết được dùng mà không có bất kỳ thay đổi nào.

Minh họa sau đây cho thấy sự khác biệt giữa bắt đầu thủ công và bắt đầu tự động.

So sánh biểu mẫu cho bắt đầu thủ công và tự động

Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong biểu mẫu khởi tạo là áp dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Để thay đổi các thiết đặt mặc địnhvĩnh viễn, của dòng công việc, bạn sửa biểu mẫu liên kết gốc, như được giải thích trong phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Bắt đầu thủ công

Nếu bạn cho phép bắt đầu thủ công, bất cứ ai có quyền cần thiết đều có thể bắt đầu dòng công việc bất cứ khi nào trên bất kỳ tài liệu nào đủ điều kiện.

Ưu điểm của bắt đầu thủ công là bạn và đồng nghiệp của mình có thể chạy dòng công việc chỉ khi nào bạn chọn và mỗi lần bạn chạy nó, bạn sẽ có cơ hội thay đổi một số thiết đặt bằng việc dùng biểu mẫu khởi tạo.

Tất nhiên, với bắt đầu thủ công người đó phải nhớ chạy dòng công việc bất cứ khi nào thích hợp để làm như vậy.

Bắt đầu tự động

Bạn có thể thiết lập dòng công việc bắt đầu tự động bằng một hoặc mỗi sự kiện sau đây:

  • Tài liệu mới được tạo hoặc tải lên danh sách hoặc thư viện.

  • Tài liệu đã lưu trong danh sách hoặc thư viện bị thay đổi.

Ưu điểm của bắt đầu tự động là không ai phải nhớ cần bắt đầu dòng công việc. Dòng công việc chạy bất cứ lúc nào sự kiện kích hoạt xảy ra.

Những xem xét đặc biệt cho bắt đầu tự động với dòng công việc Thu thập Chữ ký

Không giống như trong một số khác bao gồm trong dòng công việc, nó isn't có thể thêm nhiều nhiệm vụ khi bắt đầu một dòng công việc thu thập chữ ký. Khi dòng công việc bắt đầu tự động, nó gán chỉ là những nhiệm vụ chữ ký đã được xác định trong thiết đặt mặc định của nó. Mỗi những nhiệm vụ có thể thực sự có bố trí trong khi dòng công việc chạy, nhưng không có tác vụ bổ sung có thể tạo và gán. Nói cách khác, một dòng công việc thu thập chữ ký sẽ chỉ chạy tự động khi định danh, hoặc tối thiểu là số, người dự được gọi trước.

Điều gì có thể xảy ra sau khi bắt đầu tự động xóa hoặc hủy nhiệm vụ đã được phân công  — nhưng lưu ý rằng việc hủy nhiệm vụ sẽ không loại bỏ dòng chữ ký liên kết khỏi tài liệu.

Sau đây là ba kịch bản mà bắt đầu tự động được dùng. Chú ý rằng trong mỗi kịch bản:

  • Dòng công việc chạy trên một thư viện cho mọi người tải tài liệu lên cần phải được ký.

  • Tập hợp những người được phân công nhiệm vụ ký tên ổn định theo thời gian và không cần phải xem xét hoặc chỉnh sửa mỗi khi dòng công việc bắt đầu.

Tất nhiên, trong mỗi kịch bản này, nếu mục được tải lên là tài liệu hoặc biểu mẫu đã chứa dòng chữ ký thích hợp thì những người tham gia dòng công việc sẽ không cần phải chèn dòng chữ ký trong khi dòng công việc chạy.

Kịch bản 1: Nhiệm vụ đơn, một người ký

Đơn xin hoàn lại phí tổn cần Anna ký, do đó, Anna sẽ tạo ra một thư viện có tên là Đơn xin Hoàn lại Phí tổn. Bất cứ ai trong tổ chức đều có thể tạo hoặc tải lên một đơn xin hoàn lại phí tổn.

Anna sẽ tạo một dòng công việc và cung cấp cho nó cùng tên: Tuyên bố chi phí mới. Dòng công việc chạy tự động trên mỗi tài liệu mới, gán chỉ một nhiệm vụ ký tên — để Anna, các khóa học.

Lưu đồ cho dòng công việc

Kịch bản 2: Nhiều nhiệm vụ, nhiều người ký

Lúc này, hợp đồng cần cả ba người — Anna , Sean Frank ký vào .

Sean tạo một thư viện có tên là hợp đồng cho chữ ký. Cô ấy tạo một dòng công việc thu thập chữ ký có tên chữ ký (annaANDseanANDfrank). Dòng công việc chạy tự động trên mỗi tài liệu mới, giao một nhiệm vụ ký tên cho mỗi người ba.

Người ký đầu tiên phải mở tài liệu chèn dòng chữ ký cho cả ba người ký trước khi thêm chữ ký riêng của mình.

Lưu đồ cho dòng công việc

Kịch bản 3: Nhiều nhiệm vụ, một người ký

Trong phiên bản này, hợp đồng chỉ cần cần Anna hoặc Sean hoặc Frank ký — chỉ một trong ba người.

Sean tạo một thư viện có tên là hợp đồng cho chữ ký và một dòng công việc có tên chữ ký (annaORseanORfrank). Cô ấy cũng sẽ tạo ra một danh sách gửi thư hoặc nhóm phân phối, còn có tên là annaORseanORfrank, bao gồm cả ba.

Một lần nữa dòng công việc chạy tự động trên mỗi tài liệu mới trong thư viện, nhưng lần này nó phân công chỉ một nhiệm vụ ký tên, cho nhóm annaORseanORfrank .

Loại công việc này được gọi là nhiệm vụ nhóm và nó hoạt động như thế này: dòng công việc gửi email thông báo nhiệm vụ cho từng thành viên của nhóm, nhưng chỉ tạo một nhiệm vụ duy nhất, mà bất kỳ thành viên cá nhân nào của nhóm đều có thể làm đề xuất và hoàn thành thay mặt cho toàn nhóm.

Lưu đồ cho dòng công việc

Để biết hướng dẫn về nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khi bạn thêm dòng công việc vào một kiểu nội dung cho toàn tuyển tập trang, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn thêm dòng công việc cho mọi kiểu nội dung khác trong tuyển tập trang kế thừa kiểu nội dung bạn đang thêm vào dòng công việc. (Lưu ý rằng nếu bạn đang thêm công việc cho danh sách đơn hoặc thư viện duy nhất thì tùy chọn này sẽ không xuất hiện).

Ghi chú: 

  • Thao tác thực hiện toàn bộ việc thêm bổ sung có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.

  • Nếu tính năng kế thừa bị ngắt ở bất kỳ trang hoặc trang con nào nơi bạn muốn thêm dòng công việc này vào kiểu nội dung kế thừa, hãy chắc chắn rằng bạn phải là thành viên của nhóm Chủ sở hữu của mỗi trang hay trang con này trước khi bạn chạy thao tác này.

Bạn cần phải cung cấp tên hoặc địa chỉ email cho mỗi người được phân công nhiệm vụ ký tên.

Nhiệm vụ nhóm hay cá nhân?    Nếu bạn giao nhiệm vụ đến một nhóm hoặc phân phối danh sách, một nhiệm vụ nhóm sẽ được giao: mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng chỉ một phần tử sẽ cần phải yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ. Để biết hướng dẫn về nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Một hoặc nhiều giai đoạn?    Bạn có thể chọn cho chỉ một giai đoạn của nhiệm vụ ký tên, hoặc có nhiều giai đoạn. Nếu bạn có nhiều hơn một giai đoạn, các giai đoạn sẽ được thực hiện một khác.

Song song đánh giá hoặc xem xét tuần tự?    Đối với những người dự trong bất kỳ một giai đoạn, bạn có thể chọn để có nhiệm vụ chữ ký của họ được giao tất cả cùng một lúc (song song) hoặc có các nhiệm vụ được giao một khác (trong tuần tự) trong thứ tự mà bạn cho biết. Tùy chọn số sê-ri có thể hữu ích nếu, ví dụ, một trong các người ký tên là thực decision-maker liên quan đến tài liệu và nó không có ý nghĩa cho bất kỳ người ký tên khác hoàn thành nhiệm vụ chữ ký của họ nếu decision-maker quyết định không đăng nhập.

Ví dụ

Kịch bản đơn giản này minh họa một vài ưu điểm của nhiều giai đoạn và phân công nhiệm vụ nối tiếp:

Hãy tưởng tượng Frank đang thêm dòng công việc Thu thập Chữ ký mới vào thư viện hợp đồng. Bởi vì Frank là người ra quyết định thực sự nên anh muốn là người đầu tiên ký vào từng hợp đồng. Nếu anh quyết định không ký thì Anna cũng như Sean sẽ không được phân công nhiệm vụ ký tên. Frank có thể thiết lập điều này bằng một trong hai cách:

  • Bằng cách dùng xem xét tuần tự    Frank thiết lập một giai đoạn nối tiếp duy nhất mà người là tham gia đầu tiên và Anna và Sean là thứ hai và thứ ba.
    Dưới đây là cách Frank thiết lập của mình xem lại đơn giai đoạn nối tiếp.
    Mục nhập được hiển thị trong biểu mẫu

  • Bằng cách dùng hai giai đoạn    Nếu Frank nào đó Anna và Sean được giao nhiệm vụ cùng lúc, sao cho Sean không phải chờ Anna để thêm chữ ký của mình trước khi cô ấy có thể thêm he mình, có thể thiết lập hai giai đoạn trong dòng công việc. Bao gồm giai đoạn đầu tiên chỉ mình nhiệm vụ ký tên, và thứ hai là một giai đoạn song song có chứa Anna, Sean của nhiệm vụ. Nếu giai đoạn đầu tiên không phải là hoàn thành, giai đoạn thứ hai sẽ không khởi động.
    Dưới đây là cách Frank thiết lập của người đó xem xét song song hai giai đoạn.
    Thiết đặt được hiển thị trong biểu mẫu

Dưới đây là sơ đồ của cả hai giải pháp. Trong cả hai phiên bản, nếu Frank không hoàn thành nhiệm vụ ký tên của mình thì nhiệm vụ không bao giờ được phân công cho Anna hay Sean.

Lưu đồ của cả hai phiên bản

Trong trường CC, trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết, bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ của bất cứ ai cần được thông báo mỗi khi dòng công việc này bắt đầu hay kết thúc.

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến việc giao một nhiệm vụ dòng công việc cho người đó.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Thêm dòng công việc thu thập chữ ký (chỉ cho một danh sách hoặc thư viện)

Nếu bạn chưa quen thêm dòng công việc, bạn có thể thấy hữu ích để xem lại các phân đoạn Tìm hiểulập kế hoạch trước trong bài viết này trước khi bạn tiếp tục các bước trong phân đoạn này.

Hai vấn đề cần theo trình tự trước khi bạn thêm một dòng công việc:

Email    Để dòng công việc gửi thông báo email, email phải được bật cho trang SharePoint của bạn. Nếu bạn không chắc điều này đã được thực hiện chưa, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn.

Quyền    Thiết đặt mặc định sản phẩm SharePoint yêu cầu bạn có quyền quản lý danh sách để thêm dòng công việc cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Mở danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thêm dòng công việc.

  2. Trên ruy-băng, bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong một danh sách lịch, tab này được đặt tên là Lịch.

  3. Trong nhóm Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.

  4. Trên trang thiết đặt dòng công việc, xác định một kiểu nội dung duy nhất cho dòng công việc để chạy hoặc tất cả (cho tất cả các kiểu nội dung), sau đó bấm Thêm một dòng công việc.

    Ghi chú: Thu thập chữ ký dòng công việc có thể chạy chỉ trên tài liệu được tạo trong đã tạo trong Word, Excelhoặc InfoPath.

    Lệnh Thêm dòng công việc với kiểu nội dung Tài liệu được chọn

    1. Hoàn thành trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.
      (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết cho danh sách đơn hoặc thư viện

Khung chú thích số một

Kiểu nội dung

Đặt chọn mặc định dưới dạng Tất cả, hoặc chọn một kiểu nội dung cụ thể.

Khung chú thích số hai

Dòng công việc

Chọn mẫu Thu thập chữ ký-SharePoint 2013 hoặc Thu thập chữ ký-SharePoint 2010 .

Ghi chú: Nếu mẫu Thu thập chữ ký-SharePoint 2013 hoặc Thu thập chữ ký-SharePoint 2010 không xuất hiện trong danh sách, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu về việc kích hoạt nó cho tuyển tập trang hoặc workspace của bạn. Nếu bạn có quyền đối với tuyển tập trang, hãy xem mẫu dòng công việc cho phép SharePoint.

Khung chú thích số ba

Name

Nhập tên cho dòng công việc này. Tên sẽ xác định dòng công việc này đến người dùng của danh sách hay thư viện này.

Để được gợi ý về cách đặt tên dòng công việc của bạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Danh sách nhiệm vụ

Chọn một danh sách nhiệm vụ để dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách nhiệm vụ hiện có hoặc bấm Nhiệm vụ (mới) để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách nhiệm vụ mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số 5

Danh sách Lịch sử

Chọn một danh sách lịch sử sẽ dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn danh sách lịch sử hiện có hoặc bấm Danh sách lịch sử mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách lịch sử mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Tùy chọn bắt đầu

Xác định một hay nhiều cách có thể bắt đầu dòng công việc này.

Để biết thông tin về các tùy chọn khác nhau, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong biểu mẫu này đều theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

  2. Hoàn thành trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

    Sản phẩm SharePoint giới thiệu cho bạn tất cả các tùy chọn trong trang thứ hai của biểu mẫu liên kết mỗi khi bạn bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, do đó, bạn có thể thay đổi những tùy chọn này chỉ cho một phiên bản đó.

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết với tùy chọn gọi ra

Khung chú thích số một

Gán cho

Nhập tên hoặc địa chỉ người mà bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà bạn muốn nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn có danh sách nhóm hoặc phân phối   
    giao từng nhiệm vụ Nhóm: mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng chỉ một phần tử sẽ cần phải yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ. Để biết hướng dẫn về nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Xác định nên giao từng nhiệm vụ một (tuần tự) hay giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song).

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài giai đoạn đầu tiên mà bạn vừa cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

CC

Nhập tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ người nào cần được thông báo mỗi khi dòng công việc bắt đầu hay kết thúc.

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đã được thực hiện theo cách bạn muốn, hãy bấm Lưu để tạo dòng công việc.

Các sản phẩm SharePoint tạo phiên bản dòng công việc mới của bạn.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng để bắt đầu và kiểm tra dòng công việc mới, hãy đến phân đoạn bắt đầu của bài viết này.

Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chèn dòng chữ ký vào tài liệu trong phân đoạn chèn của bài viết này.

Thêm dòng công việc thu thập chữ ký (cho một toàn tuyển tập trang)

Nếu bạn chưa quen thêm dòng công việc, bạn có thể thấy hữu ích để xem lại các phân đoạn Tìm hiểulập kế hoạch trong bài viết này trước khi bạn tiếp tục các bước trong phân đoạn này.

Hai vấn đề cần theo trình tự trước khi bạn thêm một dòng công việc:

Email    Để cho dòng công việc gửi email thông báo, email phải được bật cho trang của bạn. Nếu bạn không chắc chắn rằng này đã được hoàn thành, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn.

Quyền    Thiết đặt mặc định sản phẩm SharePoint yêu cầu bạn có quyền quản lý danh sách để thêm dòng công việc cho danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang. (Nhóm người sở hữu có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Đi đến trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt Biểu tượng Thiết đặt và sau đó bấm Thiết đặt trang.

    Trong SharePoint Online, bấm thiết đặt Nút Thiết đặt SharePoint 2016 trên thanh tiêu đề. , rồi bấm nội dung trang. Từ trang nội dung, hãy bấm thiết đặt trang.

  3. Trên trang thiết đặt trang, dưới Bộ sưu tập thiết kế Web, bấm Kiểu nội dung trang.
    Nối kết kiểu nội dung Trang trong Bộ sưu tập

  4. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, bấm vào tên của nội dung trang mà bạn muốn thêm dòng công việc vào đó.

    Ghi chú: Thu thập chữ ký dòng công việc có thể chạy chỉ trên tài liệu được tạo trong đã tạo trong Word, Excelhoặc InfoPath.

    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

    1. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dưới thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt dòng công việc.
      Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

    2. Trên trang thiết đặt dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Thêm dòng công việc .
      Thêm nối kết dòng công việc

    3. Hoàn thành trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.
      (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết với tùy chọn gọi ra

Khung chú thích số một

Dòng công việc

Chọn mẫu Thu thập chữ ký-SharePoint 2013 hoặc Thu thập chữ ký-SharePoint 2010 .

Ghi chú: Nếu mẫu Thu thập chữ ký-SharePoint 2013 hoặc Thu thập chữ ký-SharePoint 2010 không xuất hiện trong danh sách, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để tìm hiểu về việc kích hoạt nó cho tuyển tập trang hoặc workspace của bạn. Nếu bạn có quyền đối với tuyển tập trang, hãy xem mẫu dòng công việc cho phép SharePoint.

Khung chú thích số hai

Name

Nhập tên cho dòng công việc này. Tên sẽ xác định dòng công việc này đến người dùng của tuyển tập trang này.

Để được gợi ý về cách đặt tên dòng công việc của bạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Danh sách nhiệm vụ

Chọn một danh sách nhiệm vụ để dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách nhiệm vụ hiện có hoặc bấm Nhiệm vụ (mới) để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách nhiệm vụ mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Danh sách Lịch sử

Chọn một danh sách lịch sử sẽ dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn danh sách lịch sử hiện có hoặc bấm Danh sách lịch sử mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách lịch sử mới (thay vì chọn hiện có), hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số 5

Tùy chọn bắt đầu

Xác định một hay nhiều cách có thể bắt đầu dòng công việc này.

Để biết thông tin về các tùy chọn khác nhau, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Cập Nhật kiểu nội dung danh sách và trang web?

Xác định có nên thêm (gắn) dòng công việc này vào tất cả các trang và kiểu nội dung danh sách khác thừa kế từ kiểu nội dung này hay không.

  • Thao tác thực hiện toàn bộ việc thêm bổ sung có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.

  • Nếu tính năng kế thừa bị ngắt ở bất kỳ trang hoặc trang con nào nơi bạn muốn thêm dòng công việc này vào kiểu nội dung kế thừa thì hãy đảm bảo bạn là thành viên của nhóm Chủ sở hữu của mỗi trang hay trang con này trước khi bạn chạy thao tác này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đều theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

  2. Hoàn thành trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

    Sản phẩm SharePoint giới thiệu cho bạn tất cả các tùy chọn trong trang thứ hai của biểu mẫu liên kết mỗi khi bạn bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, do đó, bạn có thể thay đổi những tùy chọn này chỉ cho một phiên bản đó.

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết với tùy chọn gọi ra

Khung chú thích số một

Gán cho

Nhập tên hoặc địa chỉ người mà bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà bạn muốn nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn có danh sách nhóm hoặc phân phối   
    giao từng nhiệm vụ Nhóm: mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng chỉ một phần tử sẽ cần phải yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ. Để biết hướng dẫn về nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy xác định nhiệm vụ trong giai đoạn này phải được phân công lần lượt cho từng người (nối tiếp) hay cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song).

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài giai đoạn đầu tiên mà bạn vừa cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

CC

Nhập tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ người nào cần được thông báo mỗi khi dòng công việc bắt đầu hay kết thúc.

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đã được thực hiện theo cách bạn muốn, hãy bấm Lưu để tạo dòng công việc.

Các sản phẩm SharePoint tạo phiên bản dòng công việc mới của bạn.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng để bắt đầu và kiểm tra dòng công việc mới, hãy đến phân đoạn bắt đầu của bài viết này.

Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chèn dòng chữ ký vào tài liệu trong phân đoạn chèn của bài viết này.

Chèn dòng chữ ký

Trước khi một người dự dòng công việc có thể thêm chữ ký của họ, dòng chữ ký phải được chèn vào tài liệu. Chèn dòngThêm chữ ký vào đó là hai hành động riêng biệt.

Điều quan trọng cần nhớ là:

  • Một khi chữ ký đã được thêm vào bất kỳ dòng chữ ký nào thì tài liệu sẽ bị khoá chặn mọi thay đổi sau đó ngoại trừ việc bổ sung thêm chữ ký cho các dòng chữ ký hiện đã có.

  • Nếu bất kỳ thay đổi nào được thực hiện sau khi chữ ký đầu tiên được thêm thì tất cả chữ ký đã được thêm đều bị vô hiệu hoặc xoá khỏi tài liệu.

  • Chèn và xóa bỏ dòng chữ ký được xem như thay đổi trong tài liệu.

  • Vì vậy, trước khi người tham gia đầu tiên thêm chữ ký của mình, cần phải hoàn thành tất cả việc thêm và xóa dòng chữ ký.

Dưới đây là một bản tóm tắt đồ họa nhanh của tất cả những điều vừa trình bày.

Tài liệu không có chữ ký đầu tiên thì vẫn còn cho phép thay đổi

Tài liệu đã thêm chữ ký đầu tiên thì bị khóa không cho thay đổi

Để chèn dòng chữ ký trong Word hoặc Excel:

  1. Trong tài liệu hoặc trang tính, hãy bấm vào để xác định vị trí con trỏ nơi bạn muốn chèn dòng chữ ký.

  2. Trên các chèn tab, trong các nhóm văn bản , bấm Dòng chữ ký.

  3. Trong các hộp thoại Thiết lập chữ ký , hãy hoàn thành bất kỳ, tất cả, hoặc không có các trường trong bốn trường:

    • Người ký được đề nghị   
      tên đầy đủ của người ký.
      (Được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Đề xuất chức danh của người ký   
      (được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Địa chỉ email của người ký được đề nghị   
      (không được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Hướng dẫn cho người ký   
      bất kỳ thông tin hữu ích hoặc cần thiết cho người ký.
      (Không được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)
      Hộp thoại Thiết lập Chữ ký

  4. Vẫn trong cùng hộp thoại, hãy chọn hoặc xóa các hộp kiểm sau đây:

    • Cho phép người ký thêm chú thích trong hộp thoại ký   
      cho phép người ký ghi rõ mục đích ký của họ.
      (Gì các kiểu người ký sẽ không được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Hiện ngày ký trong dòng chữ ký   
      ngày mà chữ ký được thêm vào.
      (Được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

  5. Bấm OK.

Lặp lại các thủ tục tương tự để thêm dòng chữ ký.

Để xóa dòng chữ ký trong Word hoặc Excel:

  1. Bấm vào dòng chữ ký để chọn nó.

  2. Nhấn xóa bỏ.

Quan trọng: Dòng chữ ký có thể chỉ được chèn vào trong biểu mẫu InfoPath Filler.

Để chèn dòng chữ ký trong InfoPath:

  1. Trong biểu mẫu, hãy bấm để định vị con trỏ nơi bạn muốn chèn dòng chữ ký.

  2. Trên tab Trang đầu của ruy-băng, trong nhóm Điều khiển, hãy bấm vào Dòng Chữ ký.

  3. Bấm vào dòng chữ ký để chọn, sau đó bấm chuột phải và trên menu lối tắt, hãy bấm Thuộc tính Dòng Chữ ký.

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính Dòng Chữ ký, trên tab Chung, hãy điền vào bất kỳ, tất cả, hoặc không trường nào trong bốn trường này:

    • Thông báo người ký tên sẽ thấy trước khi ký   
      bất kỳ thông tin hữu ích hoặc cần thiết cho người ký.
      (Không được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Tên người ký   
      (được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Chức danh người ký   
      (được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)

    • Địa chỉ email của người ký   
      (không được hiển thị trong phần chữ ký đã hoàn thành.)
      Hộp thoại Thuộc tính Chữ ký

  5. Hãy thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào bạn muốn trên tab Kích cỡ và tab Nâng cao.

  6. Bấm OK.

Để xóa dòng chữ ký trong InfoPath:

  • Hãy bấm vào điều khiển để chọn dòng chữ ký, sau đó nhấn XÓA.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng để kiểm tra dòng công việc mới, hãy đến phân đoạn bắt đầu của bài viết này.

Nếu bạn đang hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc, đi (hoặc quay lại) phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Bắt đầu dòng công việc Thu thập Chữ ký

Lời nhắc về quy trình chữ ký: tất cả thay đổi phải được thực hiện đối với tài liệu — bao gồm tất cả việc chèn và xóa dòng chữ ký — trước khi tham gia đầu tiên thêm chữ ký của họ vào dòng chữ ký. (Để biết thêm chi tiết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch trong bài viết này.)

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng những người mà dòng công việc sẽ giao nhiệm vụ hiểu làm thế nào để thêm chữ ký của họ và hoàn thành biểu mẫu nhiệm vụ của họ. Họ có thể thấy phân đoạn hoàn thành trong bài viết này hữu ích.

Hai cách để bắt đầu dòng công việc    Có thể thiết lập dòng công việc để bắt đầu theo cách thủ công, tự động hoặc một trong hai cách:

  • Theo cách thủ công vào bất kỳ lúc nào, bởi bất kỳ ai có quyền cần thiết.

  • Tự động bất cứ khi nào xảy ra sự kiện kích hoạt được chỉ định — tức là, bất cứ khi nào một tài liệu sẽ được thêm vào danh sách hoặc thư viện và/hoặc bất cứ khi nào một tài liệu đã có trong danh sách được thay đổi trong bất kỳ cách nào.
    (Sự kiện kích hoạt hoặc sự kiện được xác định trong trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết, trong khi ban đầu thêm và cấu hình dòng công việc. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.)

Dòng công việc có thể 't bắt đầu trên bất kỳ tài liệu nào hiện đang được kiểm xuất. (Tài liệu có thể kiểm xuất sau khi dòng công việc được bắt đầu trên nó; nhưng sau khi nó được kiểm xuất, không có Thêm dòng công việc có thể bắt đầu trên tài liệu đó cho đến khi nó được kiểm nhập lại trong một lần nữa.)

Nếu dòng công việc này được cấu hình để bắt đầu theo cách tự động thì mỗi khi xảy ra một sự kiện kích hoạt, dòng công việc sẽ chạy trên các tài liệu đã kích hoạt nó.

Khi bắt đầu, dòng công việc phân công nhiệm vụ đầu tiên hoặc các nhiệm vụ và gửi thông báo nhiệm vụ cho từng người được phân công. Đồng thời, dòng công việc cũng sẽ gửi thông báo bắt đầu (khác với thông báo nhiệm vụ) cho người đầu tiên thêm dòng công việc và cho bất cứ ai được liệt kê trong trường CC của trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.

Nếu dòng chữ ký cần thiết không có sẵn trong tài liệu trước khi hành động kích hoạt bắt đầu dòng công việc thì chúng phải được chèn vào trước khi chữ ký đầu tiên được thêm vào tài liệu.

Ghi chú về quyền    Thông thường, bạn phải có quyền sửa mục để bắt đầu một dòng công việc. (Theo mặc định, nhóm thành viên và người sở hữu nhóm, cả hai có quyền này, nhưng nhóm khách thăm không. Tuy nhiên, một chủ sở hữu cũng có thể chọn, trên cơ sở dòng công việc bằng dòng công việc, yêu cầu quyền quản lý danh sách cho những người bắt đầu dòng công việc. Bằng cách chọn tùy chọn này, chủ sở hữu cơ bản có thể xác định rằng chỉ họ và người sở hữu khác có thể bắt đầu một dòng công việc cụ thể. Để biết thêm chi tiết, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Hai địa điểm bắt đầu

Bạn có thể bắt đầu một dòng công việc thủ công từ một trong hai địa điểm:

  • Từ danh sách hoặc thư viện nơi tài liệu được lưu trữ.

  • Từ bên trong tài liệu chính, mở trong chương trình Microsoft Office mà nó đã được tạo ra. (Lưu ý rằng đây phải là đầy đủ, được cài đặt chương trình và không phải là một phiên bản ứng dụng web.)

Hai phần còn lại trong phân đoạn này cung cấp hướng dẫn cho cả hai phương án.

  1. Hoặc thêm tất cả dòng chữ ký cần thiết vào tài liệu, hoặc sắp xếp với những người tham gia dòng công việc để đảm bảo mọi dòng chữ ký đều có trong tài liệu trước khi bất kỳ người tham gia nào thêm chữ ký của họ vào một trong các dòng.

  2. Đến danh sách hoặc thư viện nơi tài liệu được lưu trữ mà bạn muốn chạy dòng công việc trên đó.

  3. Bấm vào biểu tượng phía trước tên mục để chọn mục và sau đó, trên các tab tệp của ruy-băng, trong các dòng công việc nhóm, bấm dòng công việc.

  4. Trên dòng công việc: trang têntài liệu , dưới bắt đầu một dòng công việc mới, hãy bấm dòng công việc mà bạn muốn chạy.
    Nối kết bắt đầu dòng công việc

  5. Trong biểu mẫu khởi tạo, hãy thực hiện bất cứ thay đổi nào mà bạn muốn áp dụng cho bản thể hiện dòng công việc cụ thể này.

    Ghi chú: Thay đổi được thực hiện ở đây, trong biểu mẫu khởi tạo, là sử dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào sẽ áp dụng mỗi khi dòng công việc chạy, hoặc nếu bạn muốn thay đổi thiết đặt dòng công việc sẽ không xuất hiện trong biểu mẫu này, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết với tùy chọn gọi ra

Khung chú thích số một

Gán cho

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách những người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn có danh sách nhóm hoặc phân phối   
    giao từng nhiệm vụ Nhóm: mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng chỉ một phần tử sẽ cần phải yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ. Để biết hướng dẫn về nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy chắc chắn các chi tiết kỹ thuật liên quan đến phân công nhiệm vụ trong mỗi phân đoạn lần lượt từng người một (nối tiếp) hoặc cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song) đúng như ý muốn của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài một hoặc những giai đoạn hiện đang được cấu hình.

  • Để xóa bỏ toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trong trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi bấm CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

CC

Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay loại bỏ nào mà bạn muốn. Hãy nhớ rằng:

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  1. Khi bạn có tất cả các thiết đặt trong biểu mẫu khởi tạo theo cách bạn muốn chúng, hãy bấm Bắt đầu để bắt đầu dòng công việc.

Dòng công việc giao một hay một vài nhiệm vụ đầu tiên và đồng thời sẽ gửi thông báo bắt đầu tới bạn và bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC của biểu mẫu khởi tạo.

  1. Hoặc thêm tất cả dòng chữ ký cần thiết vào tài liệu, hoặc sắp xếp với những người tham gia dòng công việc để đảm bảo mọi dòng chữ ký đều có trong tài liệu trước khi bất kỳ người tham gia nào thêm chữ ký của họ vào một trong các dòng.

  2. Mở tài liệu trong chương trình Office trong máy tính của bạn.

    Ghi chú: Phương pháp này không thể được dùng khi tài liệu đang mở trong một ứng dụng web Phiên bản của chương trình Microsoft Office. Nó phải được mở trong cài đặt Phiên bản đầy đủ, của chương trình trên máy tính của bạn.

  3. Trong tài liệu mở ra, hãy bấm vào tab Tệp, bấm Lưu & Gửi rồi bấm vào dòng công việc bạn muốn chạy trên tài liệu.

  4. Nếu bạn thấy thông báo sau, cho bạn biết dòng công việc yêu cầu kiểm nhập tệp, hãy bấm vào nút Kiểm Nhập.
    (Nếu bạn không thấy thông báo này, hãy tiếp tục bước 5.).

  5. Hãy bấm nút Bắt đầu Dòng công việc lớn.

  6. Trên trang Thay đổi Dòng công việc, trong biểu mẫu khởi tạo, hãy thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn áp dụng cho trường hợp cụ thể này của dòng công việc.

    Ghi chú: Thay đổi được thực hiện ở đây, trong biểu mẫu khởi tạo, là sử dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào sẽ áp dụng mỗi khi dòng công việc chạy, hoặc nếu bạn muốn thay đổi thiết đặt dòng công việc sẽ không xuất hiện trong biểu mẫu này, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết với tùy chọn gọi ra

Khung chú thích số một

Gán cho

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách những người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn có danh sách nhóm hoặc phân phối   
    giao từng nhiệm vụ Nhóm: mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng chỉ một phần tử sẽ cần phải yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ. Để biết hướng dẫn về nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy chắc chắn các chi tiết kỹ thuật liên quan đến phân công nhiệm vụ trong mỗi phân đoạn lần lượt từng người một (nối tiếp) hoặc cho tất cả mọi người cùng một lúc (song song) đúng như ý muốn của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc dùng giai đoạn nối tiếp và song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài một hoặc những giai đoạn hiện đang được cấu hình.

  • Để xóa bỏ toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trong trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi bấm CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

CC

Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay loại bỏ nào mà bạn muốn. Hãy nhớ rằng:

  • Nhập một tên vào đây doesn't kết quả trong giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  1. Khi bạn có các thiết đặt trong biểu mẫu khởi tạo theo cách bạn muốn, hãy bấm Bắt đầu để bắt đầu dòng công việc.

Dòng công việc giao một hay một vài nhiệm vụ đầu tiên và đồng thời sẽ gửi thông báo bắt đầu tới bạn và bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC của biểu mẫu khởi tạo.

Tiếp theo là gì?

  • Nếu đây là lần đầu tiên đã chạy dòng công việc này, những người dự khác cần thông tin và hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ được giao không? (Họ có thể thấy phân đoạn hoàn thành của bài viết này hữu ích.)

  • Ngoài ra, một ý kiến hay là nên kiểm tra xem người tham gia có được nhận được email thông báo của mình không và đặc biệt là thông báo không bị bộ lọc thư rác của họ xử lý sai.

  • Và tất nhiên, bạn có thể có một hoặc nhiều nhiệm vụ dòng công việc để hoàn tất việc chính bạn. Đi đến phân đoạn hoàn thành của bài viết này cho các chi tiết.

  • Đồng thời, để tìm hiểu cách bạn có thể theo dõi tiến triển của thể hiện dòng công việc, hãy đến phân đoạn giám sát của bài viết này.

Hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Chữ ký

Nếu đây là lần đầu tiên bạn được phân công nhiệm vụ trong dòng công việc Thu thập Chữ ký, bạn có thể thấy hữu ích khi xem xét đầy đủ phân đoạn này của bài viết trước khi bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Theo đó, bạn sẽ biết được tất cả các tùy chọn mà bạn có thể dùng.

Ghi chú: Nếu bạn biết mình đã được giao một nhiệm vụ dòng công việc, nhưng không thấy tin nhắn thông báo xuất hiện trong hộp thư, hãy chắc chắn rằng thông báo không bị định tuyến sai bởi bộ lọc email rác của bạn. Nếu tin nhắn thông báo bị định tuyến sai, hãy điều chỉnh các thiết đặt trong bộ lọc của bạn cho phù hợp.

Trước tiên, hãy chắc chắn bạn đã đọc đúng bài viết

Các kiểu dòng công việc khác nhau yêu cầu các hành động nhiệm vụ khác nhau.

Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu, hãy chắc chắn công việc bạn đã được phân công thực sự là nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Chữ ký và không phải là nhiệm vụ cho một số kiểu dòng công việc khác.

Tìm văn bản tài liệu này đòi hỏi chữ ký của bạn trong bất kỳ vị trí sau đây:

  • Trong dòng chủ đề của thông báo nhiệm vụ
    Xác định văn bản trong thông báo nhiệm vụ

  • Trên thanh thông báo trong tài liệu cần xem xét
    Xác định văn bản trong mục cần được xem xét

  • Trong tiêu đề nhiệm vụ trên trang trạng thái dòng công việc
    Xác định văn bản bằng tiêu đề nhiệm vụ trên trang Trạng thái Dòng công việc

Nếu bạn không nhìn thấy văn bản tài liệu này đòi hỏi chữ ký của bạn trong các vị trí, hãy kiểm tra với người đã bắt đầu hoặc đầu tiên thêm dòng công việc để tìm hiểu mẫu dòng công việc dựa trên — hoặc cho dù đó là một dòng công việc tùy chỉnh.

Nếu nhiệm vụ của bạn nhiệm vụ Thu thập Chữ ký thì hãy tiếp tục đọc ngay!

Khi bạn được giao một nhiệm vụ trong dòng công việc, bạn thường tìm thấy nhiệm vụ theo một trong ba cách:

  • Bạn nhận được thông báo nhiệm vụ qua email.

  • Bạn mở tài liệu Microsoft Office và thấy một thanh thông báo thông báo rằng bạn vừa được giao một nhiệm vụ liên quan.

  • Bạn kiểm tra trang SharePoint và phát hiện rằng bạn vừa được giao một hay nhiều nhiệm vụ.

Khi bạn biết rằng mình đã được phân công nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Chữ ký, bạn thường làm hai việc sau:

  • Xem xét tài liệu    Bạn mở và xem xét tài liệu rồi ký tên (hoặc không).

  • Hoàn thành nhiệm vụ    Bạn hoàn tất và nộp biểu mẫu nhiệm vụ.

Do đó, thông thường việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn liên quan đến ba mục sau:

  • Tin nhắn thông báo (tin nhắn mà bạn nhận dưới dạng email)

  • Văn bản được gửi để lấy chữ ký của bạn (bạn mở ra rồi ký tên, hoặc không)

  • Biểu mẫu nhiệm vụ (cái mà bạn mở, hoàn thành và nộp)

Ba mục đó trông như thế này.

Ghi chú: Nút Mở Nhiệm vụ này trên ruy-băng trong thư thông báo nhiệm vụ xuất hiện chỉ khi thư được mở trong phiên bản Outlook được cài đặt đầy đủ và sẽ không xuất hiện khi mở thông báo trong ứng dụng web Outlook Web Access.

Tin nhắn thông báo nhiệm vụ, mục cần xem xét và biểu mẫu nhiệm vụ

Ghi chú: Nút Mở Nhiệm vụ này trên Ruy-băng trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ xuất hiện chỉ khi thư được mở trong phiên bản Outlook được cài đặt đầy đủ và sẽ không xuất hiện khi mở thông báo trong ứng dụng web Outlook Web Access.

(Lưu ý rằng nếu nhiệm vụ không được gán cho bạn cá nhân, nhưng để toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách mà bạn là thành viên, sau đó bạn sẽ nhận nhiệm vụ trước khi hoàn thành nó. Để biết thêm thông tin, hãy xem nhận nhiệm vụ nhóm trước khi bạn hoàn thành phần trong phân đoạn này.)

Hãy thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong thư thông báo nhiệm vụ, trong hướng dẫn Để hoàn thành nhiệm vụ này, hãy bấm vào nối kết đến tài liệu.

  2. Trong tài liệu mở ra, hãy bấm vào nút Mở nhiệm vụ này trên thanh thông báo.

Truy nhập mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo qua email

Ghi chú: Nút Mở nhiệm vụ này trên ruy-băng trong thư thông báo nhiệm vụ (được trình bày trong minh họa ở phia trên cùng của mũi tên màu đen) xuất hiện chỉ khi thư được mở trong phiên bản được cài đặt đầy đủ của Outlook và không xuất hiện khi được mở trong ứng dụng web Outlook web Access.

(Lưu ý rằng nếu nhiệm vụ không được gán cho bạn cá nhân, nhưng để toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách mà bạn là thành viên, sau đó bạn sẽ nhận nhiệm vụ trước khi hoàn thành nó. Để biết thêm thông tin, hãy xem nhận nhiệm vụ nhóm trước khi bạn hoàn thành phần trong phân đoạn này.)

Hãy thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ tài liệu cần xem xét, hãy vào nối kết Đang Tiến hành có liên quan với tài liệu và dòng công việc.

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, hãy bấm vào tiêu đề nhiệm vụ của bạn.

  3. Trong biểu mẫu nhiệm vụ, trong thanh thông báo Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho, hãy bấm vào nối kết đến tài liệu.

Truy nhập mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

Lưu ý rằng nếu nhiệm vụ không được gán cho bạn cá nhân, nhưng để toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách mà bạn là thành viên, sau đó bạn sẽ nhận nhiệm vụ trước khi hoàn thành nó. Để biết thêm thông tin, hãy xem nhận nhiệm vụ nhóm trước khi bạn hoàn thành phần trong phân đoạn này.

Đồng thời bạn cũng nên lưu ý rằng nếu dòng chữ ký được thiết lập cho người dùng cụ thể và bạn ký vào đó khi đăng nhập dưới tên người dùng khác, bạn có thể thấy sự khác biệt trong dòng chữ ký. Trong ví dụ này, dòng chữ ký được thiết lập cho Frank Martinez, nhưng chữ ký đã được ai đó thêm vào khi đăng nhập dưới tên Anna Lidman.

Dòng chữ ký thể hiện người ký khác nhau

Trong ví dụ sau đây, tài liệu được tạo trong Word.

Mục để xem xét với ba thanh thông báo

Chú ý ba thanh thông báo màu vàng ở phía trên cùng của tài liệu:

Đã được đánh dấu là cuối cùng    Thanh thông báo này sẽ cho bạn có ít nhất một người đã thêm chữ ký của họ vào dòng chữ ký.

Quan trọng:  Từ thời điểm đó, bất cứ thay đổi nào trong tài liệu ngoài việc thêm chữ ký vào dòng chữ ký có sẵn sẽ khiến cho tất cả chữ ký đã được thêm vào bị loại bỏ hoặc không hợp lệ. (Nghĩa là, bạn không được phép chèn hoặc xóa dòng chữ ký ở thời điểm này, ngoại trừ việc thêm chữ ký.)

Chữ ký    Bạn có thể bấm vào nút Xem chữ ký để mở ngăn Chữ ký. Dưới Chữ ký được Yêu cầu, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh tên của bạn rồi trên menu thả xuống, hãy bấm vào Ký.

Ghi chú: 

  • Nếu tên của bạn xuất hiện nhiều lần trong danh sách Chữ ký được Yêu cầu thì sẽ có nhiều dòng chữ ký cho bạn thêm chữ ký của mình vào. Hãy dùng cùng quy trình này để thêm từng chữ ký.

  • Nếu bạn không nhìn thấy tên của mình trong danh sách Chữ ký được yêu cầu, hãy kiểm tra với người bắt đầu dòng công việc — hoặc nếu dòng công việc được bắt đầu tự động, hãy kiểm tra với người đầu tiên thêm dòng công việc.

  • Biểu mẫu InfoPath không có ngăn Chữ ký hoặc danh sách Chữ ký được Yêu cầu. Hãy chắc chắn bạn đã ký tất cả các dòng chữ ký của mình trước khi lưu tài liệu và hoàn thành nhiệm vụ của bạn.

Mục với ngăn Chữ ký đang mở

Nếu bạn thấy thông báo về nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử của bên thứ ba, hãy bấm OK để tiếp tục. (Để tránh nhìn thấy thông báo đó trong tương lai, hãy chọn hộp kiểm.)

Hộp thoại mở ra.

Hộp thoại ký

Để ký tài liệu, bạn chỉ cần nhập tên của mình vào hộp bên cạnh chữ X lớn, bấm vào rồi bấm OK trong hộp thoại Xác nhận Chữ ký.

Hãy nhớ: Nếu tên của bạn xuất hiện nhiều lần trong danh sách Chữ ký được Yêu cầu thì sẽ có nhiều dòng chữ ký cho bạn thêm chữ ký của mình vào. Hãy dùng cùng quy trình này để thêm từng chữ ký.

Nhiệm vụ dòng công việc    Khi bạn đã sẵn sàng hoàn thành và nộp biểu mẫu nhiệm vụ, hãy bấm vào nút mở nhiệm vụ này trong thanh thông báo Nhiệm vụ dòng công việc .

Biểu mẫu nhiệm vụ cho nhiệm vụ dòng công việc Thu thập Chữ ký trông giống như thế này.

Biểu mẫu nhiệm vụ với các tùy chọn gọi ra

Lưu ý rằng các điều khiển hai đầu tiên (Xóa mụcnhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho tiêu đề tài liệu) không xuất hiện trong biểu mẫu nhiệm vụ khi nó được mở từ bên trong tài liệu để đăng nhập. Chúng xuất hiện chỉ khi biểu mẫu nhiệm vụ được mở trực tiếp từ thư thông báo nhiệm vụ hoặc danh sách nhiệm vụ trên trang trạng thái dòng công việc.

Khung chú thích số một

Xóa mục

Để xóa nhiệm vụ này từ bản thể hiện dòng công việc hiện tại, hãy bấm vào nối kết này.

  • Việc xóa nhiệm vụ không xóa tài liệu sẽ được ký.

  • Nhiệm vụ đã bị xóa sẽ không còn xuất hiện trong phần Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc. (Tuy nhiên, việc xóa vẫn được lưu lại trong phần Lịch sử của trang.)

Ghi chú:  Nếu bạn không phải là người đã bắt đầu trường hợp này của dòng công việc, có thể bạn muốn kiểm tra với người đã bắt đầu nó — hoặc người đầu tiên đã thêm nó nếu dòng công việc đã bắt đầu tự động — trước khi bạn xóa nhiệm vụ.

Khung chú thích số hai

Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho tiêu đề tài liệu

Để mở tài liệu cần được ký, hãy bấm vào nối kết ở đây.

Khung chú thích số ba

Trạng thái, yêu cầu bởi, chú thích, tổng hợp đến hạn ngày

Bạn không thể chỉnh sửa hoặc thay đổi mục nhập trong bốn trường này, nhưng bạn có thể tìm thấy thông tin hữu ích trong những trường đó.

Chú ý hộp Chú thích Tổng hợp chứa tất cả chú thích ​​được gửi trong biểu mẫu của người tham gia đã hoàn thành nhiệm vụ của mình trong cùng trường hợp của dòng công việc này.

Tương tự, sau khi bạn nộp biểu mẫu của chính bạn, bất kỳ văn bản nào có trong hộp Chú thích (4) cũng sẽ xuất hiện trong hộp Chú thích Tổng hợp dành cho những người dự tiếp theo.

Khung chú thích số bốn

Chú thích

Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây đều sẽ được ghi lại trong Lịch sử Dòng công việc và cũng sẽ xuất hiện trong trường Chú thích Tổng hợp (3) cho người dự tùy chọn.

Khung chú thích số 5

Đăng nhập

Khi bạn đã ký tài liệu và nhập bất kỳ phản hồi nào bạn muốn đóng góp trong trường Chú thích, hãy bấm vào nút này để nộp biểu mẫu và hoàn thành nhiệm vụ của bạn.

Khung chú thích số sáu

Hủy bỏ

Để đóng biểu mẫu nhiệm vụ mà không lưu bất kỳ thay đổi hay phản hồi nào, hãy bấm nút này. Nhiệm vụ sẽ vẫn chưa hoàn thành và được giao cho bạn.

Khung chú thích số bảy

Giao lại nhiệm vụ

Để giao lại nhiệm vụ này cho người khác, hãy bấm vào nút này.

Để xem phần minh họa của trang nơi bạn sẽ nhập chi tiết của việc giao lại và để có thêm chỉ dẫn, hãy đến phần 7 trong phân đoạn này, giao lại nhiệm vụ của bạn cho người khác.

Ghi chú: Tùy chọn này có thể được tắt cho một số tác vụ dòng công việc.

Nếu chỉ có một nhiệm vụ duy nhất được phân công cho toàn nhóm của bạn thì bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể nhận và hoàn thành nhiệm vụ duy nhất đó thay cho cả nhóm.

Hãy nhận nhiệm vụ trước khi bạn mở và ký vào tài liệu. Ngay khi bạn nhận nhiệm vụ, nhiệm vụ sẽ được phân công cho bạn và không thành viên nào khác của nhóm có thể kết thúc nhiệm vụ. (Bằng cách này, chỉ một người làm công việc cần thiết.)

  1. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, hãy trỏ đến tên nhiệm vụ được phân công cho nhóm của bạn cho đến khi mũi tên xuất hiện.

  2. Bấm mũi tên, bấm Sửa Mục rồi trong biểu mẫu nhiệm vụ, bấm nút Nhận Nhiệm vụ.
    Làm thế nào để nhận một nhiệm vụ nhóm

Khi làm mới trang Trạng thái Dòng công việc, bạn có thể thấy nhiệm vụ đó không còn được giao cho nhóm nữa, mà bây giờ giao cụ thể cho bạn.

Sau đó, nếu bạn muốn giao nhiệm vụ cho nhóm lần nữa mà chưa hoàn thành nó, hãy dùng các bước tương tự để quay lại biểu mẫu nhiệm vụ, nhưng lúc này hãy bấm nút Giao Nhiệm vụ.

Nút Giao Nhiệm vụ trên biểu mẫu nhiệm vụ

Nếu bạn muốn người nào khác hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc đã được giao cho bạn, hãy bấm nút Giao lại Nhiệm vụ trong biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc.

Biểu mẫu này được hiển thị.

Biểu mẫu giao lại nhiệm vụ

Khung chú thích số một

Giao lại nhiệm vụ cho

Nhập tên hoặc địa chỉ của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ này.

Để giao nhiệm vụ này cho người đã bắt đầu dòng công việc — hoặc, nếu dòng công việc bắt đầu tự động, cho người đầu tiên thêm dòng công việc này  — hãy để trống trường này.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu mới

Cung cấp bất kỳ thông tin nào mà người bạn đang giao nhiệm vụ sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ. (Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây sẽ được thêm vào phần Chú thích Tổng hợp.)

Khung chú thích số ba

Thời hạn mới

Làm một trong ba điều này:

  • Để giữ hiện có ngày đến hạn    Để trống trường này.

  • Để loại bỏ hoàn toàn ngày đến hạn    Nhập số 0.

  • Để xác định đến hạn mới ngày    Nhập một số dưới đây, sau đó xác định đơn vị thời gian thực hiện trong trường sau đây. Thực hiện cùng nhau, các mục nhập hai xác định khoảng thời gian trước khi thay đổi nhiệm vụ đến hạn.

Lưu ý rằng theo mặc định, nhiệm vụ Thu thập Chữ ký sẽ không được phân công vào ngày đến hạn hoặc khoảng thời gian nhiệm vụ đến hạn.

Khung chú thích số bốn

Đơn vị thời hạn mới

Nếu bạn muốn xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ mới, hãy dùng trường này kết hợp với trường Thời hạn Mới để xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ đến hạn. (Ví dụ: 3 Ngày hoặc 1 Tháng hoặc 2 tuần.)

Khi hoàn thành biểu mẫu, hãy bấm Gửi. Nhiệm vụ của bạn được đánh dấu Hoàn thành, một nhiệm vụ mới được giao cho người hiện chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này và một thông báo nhiệm vụ được gửi đi.

Bất kỳ thông tin mới nào bạn đã cung cấp cũng có trong văn bản Đại diện bởi trong thông báo nhiệm vụ mới (số 1 trong phần minh họa sau).

Thông báo nhiệm vụ đối với nhiệm vụ được giao lại

Đồng thời, tất cả các thay đổi đều được theo dõi và hiển thị trong phần Nhiệm vụ và Lịch sử của trang Trạng thái Dòng công việc, như được thể hiện tại đây.

Vùng Nhiệm vụ và Lịch sử trên trang Trạng thái Dòng công việc đối với nhiệm vụ được giao lại

Giám sát, điều chỉnh hoặc ngừng chạy dòng công việc Thu thập Chữ ký

Vị trí trung tâm từ nơi bạn có thể giám sát, điều chỉnh, hay dừng một dòng công việc đang chạy là trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu đó của dòng công việc.

Trước tiên chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đến trang đó, rồi chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách dùng các tùy chọn và thông tin mà bạn tìm thấy ở đó. Cuối cùng, chúng tôi sẽ cho bạn thấy hai trang khác nơi bạn có thể lấy thông tin giám sát bổ sung.

Trong danh sách hoặc thư viện nơi chứa mục, hãy bấm vào nối kết Đang  Tiến hành cho mục và dòng công việc bạn muốn.

Trong ví dụ này, mục là tài liệu có tên Bản thảo Chính và dòng công việc là Phê duyệt 3.

Bấm vào nối kết Trạng thái dòng công việc

Trang Trạng thái Dòng công việc sẽ mở ra.

  • Nếu danh sách hoặc thư viện của bạn chứa số lượng lớn các mục, bạn có thể dùng sắp xếp và/hoặc lọc để tìm mục bạn đang tìm kiếm nhanh hơn. Nếu bạn thấy rằng bạn đang liên tục sắp xếp và/hoặc lọc theo cùng một cách, bạn có thể thấy hữu ích để tạo dạng xem tùy chỉnh tự động hóa việc sắp xếp cụ thể đó.

  • Để đến trang Trạng thái Dòng công việc, bạn cũng có thể bấm vào nối kết Xem trạng thái của dòng công việc này trong thông báo email “đã bắt đầu” hoặc nối kết Xem lịch sử dòng công việc trong thông báo email “đã hoàn thành" cho mẫu cụ thể bạn đang quan tâm.

Tại đây, dưới phần minh họa của mỗi phần thuộc trang Trạng thái Dòng công việc, bạn sẽ tìm thấy các câu hỏi giám sát mà phần đó trả lời.

Phần thông tin dòng công việc

Phần thông tin dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Ai đã bắt đầu mẫu dòng công việc này?

  • Mẫu này được bắt đầu khi nào?

  • Hành động cuối trong mẫu này xảy ra khi nào?

  • Mẫu này đang chạy trên mục nào?

  • Trạng thái hiện tại của mẫu này là thế nào?

Phần nhiệm vụ

Vùng nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Nhiệm vụ nào đã được tạo và giao và trạng thái hiện tại của chúng ra sao?

  • Nhiệm vụ nào đã được hoàn thành và kết quả cho mỗi nhiệm vụ đó ra sao?

  • Ngày đến hạn cho mỗi nhiệm vụ đã được tạo và phân công là gì? (Lưu ý rằng theo mặc định, nhiệm vụ Thu thập Chữ ký sẽ không được phân công vào ngày đến hạn hoặc khoảng thời gian nhiệm vụ đến hạn.

Nhiệm vụ đã được xóa và nhiệm vụ chưa được giao không xuất hiện trong phần này.

Phần Lịch sử Dòng công việc

Phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Sự kiện nào đã xảy ra trong mẫu dòng công việc này?

  • Hãy lưu ý rằng nhiệm vụ quá hạn và thông báo nhiệm vụ quá hạn không xuất hiện trong vùng này.

Bạn có thể dừng một mẫu dòng công việc đang chạy trước khi nó hoàn thành bình thường theo hai cách:

  • Hủy bỏ dòng công việc    Tất cả các nhiệm vụ được hủy, nhưng vẫn được giữ lại trong vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc.

  • Chấm dứt dòng công việc    Tất cả các nhiệm vụ đều bị hủy bỏ và bị xóa khỏi vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc. (Tuy nhiên, chúng vẫn được phản ánh trong vùng Lịch sử Dòng công việc.)

Chỉ dẫn cho cả hai cách này như sau.

Hủy bỏ (tất cả các nhiệm vụ được hủy bỏ nhưng vẫn được giữ lại trong cả danh sách Nhiệm vụ và Lịch sử)

Nếu phiên bản hiện tại của dòng công việc không còn cần thiết, bạn có thể hủy nó.

Theo mặc định, thủ tục này có thể được người bắt đầu phiên bản này của dòng công việc thực hiện hoặc bất cứ ai có quyền Quản lý Danh sách. (Một lần nữa, nhóm Chủ sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định, nhưng nhóm Thành viên và nhóm Khách thì không có.)

  • Trên trang Trạng thái Dòng công việc, trong vùng ngay dưới Ảo hóa Dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Hủy tất cả nhiệm vụ Thu thập Chữ ký.

Tất cả nhiệm vụ hiện tại được hủy bỏ và dòng công việc kết thúc với trạng thái Đã hủy bỏ. Các nhiệm vụ đã hủy bỏ vẫn còn được liệt kê trong cả vùng Nhiệm vụ và vùng Lịch sử Dòng công việc.

Chấm dứt (tất cả các nhiệm vụ bị xóa khỏi danh sách Nhiệm vụ nhưng vẫn được giữ trong mục Lịch sử)

Nếu xuất hiện lỗi hoặc nếu dòng công việc dừng và không phản hồi thì có thể dòng công việc đã bị chấm dứt.

Theo mặc định, chỉ có người có quyền Quản lý Danh sách mới có thể thực hiện thủ tục này. (Một lần nữa, nhóm Chủ sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định, nhưng nhóm Thành viên và nhóm Khách thì không có.)

  • Trên trang Trạng thái Dòng công việc, ở vùng ngay dưới Ảo hóa Dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Chấm dứt dòng công việc này.

Tất cả nhiệm vụ được tạo bởi dòng công việc đều bị hủy bỏ và xóa khỏi vùng Nhiệm vụ trên trang Trạng thái Dòng công việc, mặc dù chúng vẫn được phản ánh trong vùng Lịch sử Dòng công việc. Dòng công việc kết thúc với trạng thái Đã hủy bỏ.

Trên trang Dòng công việc đối với bất kỳ mục nào, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các dòng công việc hiện đang chạy trên mục đó.

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục.

  2. Trỏ tới tên của mục, hãy bấm vào mũi tên xuất hiện, rồi bấm Dòng công việc trong menu kéo xuống.

  3. Trên Dòng công việc: ở trang Tên Mục, dưới Dòng công việc đang chạy, bạn sẽ tìm thấy danh sách các bản thể hiện dòng công việc hiện đang chạy trên mục.

Ghi chú:  Lưu ý rằng nhiều phiên bản của phiên bản dòng công việc đơn không thể cùng lúc chạy trên cùng một mục. Ví dụ: Hai dòng công việc, đều dựa trên mẫu Thu thập Chữ ký, đã được thêm vào. Một dòng có tên là Phản hồi Kế hoạch và dòng kia có tên là Phản hồi Ngân sách. Trên bất kỳ mục nào tại một thời điểm, phiên bản của Phản hồi Kế hoạch và Phản hồi Ngân sách đều có thể chạy, nhưng khôngphải là hai phiên bảncủa một trong hai dòng công việc.

Người quản trị tuyển tập trang có thể xem lướt qua:

  • Hiện đang có bao nhiêu dòng công việc dựa vào từng mẫu dòng công việc trong tuyển tập trang.

  • Hiện từng mẫu dòng công việc đang hoạt động hay không hoạt động trong tuyển tập trang.

  • Hiện có bao nhiêu mẫu của phiên bản dòng công việc dựa vào từng mẫu dòng công việc đang chạy trong tuyển tập trang.

Đây là cách thực hiện:

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt biểu tượng Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint và sau đó bấm Thiết đặt trang.
    Trên trang thiết đặt trang, dưới Quản trị trang, hãy bấm dòng công việc.
    Nối kết Dòng công việc dưới đầu đề Quản trị Trang

Trang Dòng công việc sẽ mở, có hiển thị thông tin.

Tiếp theo là gì?

Nếu đây là lần đầu tiên Phiên bản dòng công việc này có chạy, bạn có thể muốn sử dụng hướng dẫn trong phân đoạn xem xét của bài viết này để xem các sự kiện trong mẫu và khám phá xem các dòng công việc có hoạt động như bạn muốn.

Xem xét kết quả dòng công việc Thu thập Chữ ký và tạo báo cáo

Sau khi hoàn thành mẫu dòng công việc, bạn có thể xem xét các sự kiện được ghi lại trong lịch sử của mẫu dòng công việc đó. (Bạn có thể truy nhập hồ sơ được ghi lại của bất kỳ mẫu nào trong vòng 60 ngày sau khi mẫu hoàn thành.)

Quan trọng:  Hãy lưu ý rằng lịch sử dòng công việc chỉ được cung cấp để tham khảo không chính thức. Thông tin trong lịch sử dòng công việc không thể được dùng cho kiểm toán chính thức hay cho mục đích pháp lý, làm bằng chứng khác nào.

Bạn cũng có thể chạy báo cáo về hoạt động tổng thể của dòng công việc trên các mẫu.

Chừng nào mục vẫn còn nằm trong cùng danh sách hoặc thư viện và cho đến khi dòng công việc chạy lại trên cùng mục đó, bạn có thể truy nhập lịch sử của mẫu gần đây nhất từ danh sách hay thư viện.

Để xem trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu dòng công việc gần đây nhất chạy trên bất kỳ mục nào:

  • Trong danh sách hoặc thư viện nơi chứa mục, hãy bấm vào nối kết trạng thái cho mục và dòng công việc bạn muốn.

Trong ví dụ này, mục là tài liệu có tên bản thảo chính và dòng công việc là Phê duyệt tài liệu mới.

Hãy bấm nối kết trạng thái dòng công việc

Trên trang Trạng thái Dòng công việc, phần Lịch sử Dòng công việc được đặt gần dưới cùng.

Phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn xem xét lịch sử của mẫu sau khi bạn cho chạy lại dòng công việc giống nhau trên cùng một mục?

Thực tế, bạn có thể làm như vậy trong vòng 60 ngày, từ một trong hai điểm nhập: danh sách hoặc thư viện, hay thông báo hoàn thành dòng công việc. (Sáu mươi ngày là thời gian các sản phẩm SharePoint vẫn lưu giữ lịch sử nhiệm vụ các dòng công việc.)

Từ danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục.

  2. Bấm vào biểu tượng ở phía trước tên mục để chọn mục rồi trên tab Tệp của ruy-băng, trong nhóm Dòng công việc, hãy bấm vào Dòng công việc.

  3. Trên Dòng công việc: ở trang Tên Mục, dưới Dòng công việc Hoàn thành, hãy bấm tên hoặc trạng thái của mẫu dòng công việc nào mà bạn muốn xem xét.
    Danh sách Dòng công việc được hoàn thành trên trang Dòng công việc cho mục
    Trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu đó sẽ mở.

Từ thông báo hoàn thành dòng công việc

  • Hãy mở thông báo hoàn thành dòng công việc cho mẫu mà bạn muốn xem xét, rồi bấm nối kết Xem lịch sử dòng công việc.

Thông báo dòng công việc hoàn thành có nối kết lịch sử được tô sáng
the trạng thái dòng công việc cho mẫu đó sẽ mở ra.

Để giữ lại tất cả các thông báo hoàn thành của bạn, bạn có thể muốn tạo quy tắc trong Outlook. Thiết lập quy tắc để sao chép tất cả các thư đến có văn bản đã hoàn thành trên dòng chủ đề vào của riêng mình, thư mục riêng biệt. (Hãy đảm bảo rằng bạn Outlook quy tắc bản sao thư đến thư và không chỉ cần di chuyển chúng, hoặc họ sẽ không cũng xuất hiện trong hộp thư đến của bạn.)

Để tìm hiểu một trong số các phiên bản dòng công việc của bạn thường đang hoạt động như thế nào  — qua thời gian và qua nhiều mẫu — bạn có thể tạo một hoặc cả hai báo cáo được xác định trước:

  • Báo cáo Thời gian Hoạt động    Hãy dùng báo cáo này để xem trung bình mất bao lâu để hoàn thành một hoạt động nằm trong dòng công việc, cũng như mất bao lâu để hoàn thành một vòng chạy hay hoàn thành mẫu của dòng công việc.

  • Báo cáo Hủy và Lỗi    Hãy dùng báo cáo này để xem dòng công việc có thường xuyên bị hủy bỏ hay bất chợt gặp sự cố trước khi hoàn thành hay không.

Tạo sẵn báo cáo cho dòng công việc

  1. Trong danh sách hoặc thư viện, ở cột Trạng thái của dòng công việc đó, hãy bấm vào bất kỳ nối kết thông tin trạng thái nào.
    Bấm vào trạng thái dòng công việc

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, dưới Lịch sử Dòng công việc, hãy bấm Xem báo cáo dòng công việc.
    Bấm nối kết Xem báo cáo dòng công việc trong phần Lịch sử Dòng công việc

  3. Hãy đặt dòng công việc vào nơi nào bạn muốn xem báo cáo, rồi bấm tên của báo cáo bạn muốn xem.
    Hãy bấm nối kết cho Báo cáo Thời gian Hoạt động

  4. Trên trang Tùy chỉnh, hãy giữ hoặc thay đổi vị trí nơi sẽ tạo tệp báo cáo, rồi bấm OK.
    Hãy bấm OK trên vị trí lưu tệp
    Báo cáo được tạo và lưu tới vị trí xác định.

  5. Khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể bấm nối kết được hiển thị ở phần minh họa sau để xem báo cáo. Nếu không, hãy bấm OK để kết thúc và đóng hộp thoại. (Sau đó, khi đã sẵn sàng xem báo cáo, bạn sẽ tìm thấy báo cáo tại vị trí mà bạn đã xác định ở bước trước đó.)
    Bấm nối kết để xem báo cáo

Tiếp theo là gì?

Nếu dòng công việc của bạn hoạt động theo cách mà bạn muốn, bạn đã sẵn sàng bắt đầu dùng dòng công việc này.

Nếu có bất kỳ điều gì bạn muốn thay đổi về cách hoạt động của nó, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Tạo báo cáo hiệu suất dòng công việc

Để tìm hiểu một trong số các phiên bản dòng công việc của bạn thường đang hoạt động như thế nào  — qua thời gian và qua nhiều mẫu — bạn có thể tạo một hoặc cả hai báo cáo được xác định trước:

  • Báo cáo Thời gian Hoạt động    Hãy dùng báo cáo này để xem trung bình mất bao lâu để hoàn thành một hoạt động nằm trong dòng công việc, cũng như mất bao lâu để hoàn thành một vòng chạy hay hoàn thành mẫu của dòng công việc.

  • Báo cáo Hủy và Lỗi    Hãy dùng báo cáo này để xem dòng công việc có thường xuyên bị hủy bỏ hay bất chợt gặp sự cố trước khi hoàn thành hay không.

Tạo sẵn báo cáo cho dòng công việc

  1. Trong danh sách hoặc thư viện, ở cột Trạng thái của dòng công việc đó, hãy bấm vào bất kỳ nối kết thông tin trạng thái nào.
    Bấm vào trạng thái dòng công việc

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, dưới Lịch sử Dòng công việc, hãy bấm Xem báo cáo dòng công việc.
    Bấm nối kết Xem báo cáo dòng công việc trong phần Lịch sử Dòng công việc

  3. Hãy đặt dòng công việc vào nơi nào bạn muốn xem báo cáo, rồi bấm tên của báo cáo bạn muốn xem.
    Hãy bấm nối kết cho Báo cáo Thời gian Hoạt động

  4. Trên trang Tùy chỉnh, hãy giữ hoặc thay đổi vị trí nơi sẽ tạo tệp báo cáo, rồi bấm OK.
    Hãy bấm OK trên vị trí lưu tệp
    Báo cáo được tạo và lưu tới vị trí xác định.

  5. Khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể bấm nối kết được hiển thị ở phần minh họa sau để xem báo cáo. Nếu không, hãy bấm OK để kết thúc và đóng hộp thoại. (Sau đó, khi đã sẵn sàng xem báo cáo, bạn sẽ tìm thấy báo cáo tại vị trí mà bạn đã xác định ở bước trước đó.)
    Bấm nối kết để xem báo cáo

Tiếp theo là gì?

Nếu dòng công việc của bạn hoạt động theo cách mà bạn muốn, bạn đã sẵn sàng bắt đầu dùng dòng công việc này.

Nếu có bất kỳ điều gì bạn muốn thay đổi về cách hoạt động của nó, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

THAY ĐỔI, tắt hoặc loại bỏ dòng công việc Thu thập Chữ ký

Sau khi bạn chạy phiên bản đầu tiên của dòng công việc Thu thập Chữ ký mới và xem xét kết quả, bạn có thể muốn thực hiện một hoặc nhiều thay đổi cho cách dòng công việc được cấu hình.

Ngoài ra, tùy từng lúc trong tương lai bạn có thể muốn tiếp tục thực hiện thay đổi cấu hình.

Cuối cùng, vào lúc nào đó bạn có thể muốn tắt dòng công việc trong một thời gian ngắn hoặc dài hơn, nhưng không loại bỏ dòng công việc — hoặc thực sự, bạn có thể chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc.

Để thực hiện thay đổi vĩnh viễn các thiết đặt cho dòng công việc hiện có, bạn hãy mở và sửa biểu mẫu liên kết dùng để thêm dòng công việc lần đầu tiên.

Nếu dòng công việc chỉ chạy trong một danh sách hoặc thư viện

  1. Hãy mở danh sách hoặc thư viện nơi dòng công việc chạy.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Ghi chú: Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong một danh sách lịch, tab này được đặt tên là Lịch.

  3. Trong nhóm Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.

  4. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, dưới Tên Dòng công việc (bấm để thay đổi thiết đặt), hãy bấm tên của dòng công việc bạn muốn thay đổi thiết đặt.

    Ghi chú:  Nếu dòng công việc Thu thập Chữ ký bạn muốn không xuất hiện trong danh sách, nó có thể được liên kết với chỉ một kiểu nội dung. Dòng công việc xuất hiện trong danh sách này được kiểm soát bởi điều khiển Hiển thị liên kết kiểu này của dòng công việc nằm ngay bên trên danh sách điều khiển. (Xem hình minh họa.) Hãy bấm qua từng tùy chọn kiểu nội dung trong menu thả xuống để xem kiểu nội dung nào hiển thị dòng công việc bạn muốn. Khi dòng công việc bạn muốn xuất hiện trong danh sách, hãy bấm vào tên của dòng công việc đó.

  5. Trong cùng biểu mẫu liên kết hai trang ban đầu được dùng để thêm dòng công việc, hãy thực hiện và lưu những thay đổi bạn muốn.

    Để biết thêm thông tin về các trường và điều khiển trong biểu mẫu liên kết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Nếu dòng công việc chạy trong tất cả các danh sách và thư viện ở tuyển tập trang

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt biểu tượng Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint và sau đó bấm Thiết đặt trang.

Trên trang thiết đặt trang, dưới bộ sưu tập, bấm Kiểu nội dung trang.
Nối kết kiểu nội dung Trang trong Bộ sưu tập

  1. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, hãy bấm tên của kiểu nội dung trang nơi dòng công việc chạy.
    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

  2. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dướithiết đặt, bấmThiết đặt dòng công việc.
    Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

  3. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, dưới Tên Dòng công việc (bấm để thay đổi thiết đặt), hãy bấm tên của dòng công việc bạn muốn thay đổi thiết đặt.

  4. Trong cùng một biểu mẫu liên kết hai trang, mẫu này ban đầu đã được dùng để thêm dòng công việc, thực hiện và lưu những thay đổi mà bạn muốn.

    Để biết thêm thông tin về các trường và điều khiển trong biểu mẫu liên kết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và ADD phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Nếu dòng công việc chỉ chạy trong một danh sách hoặc thư viện

  1. Hãy mở danh sách hoặc thư viện nơi dòng công việc chạy.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong một danh sách lịch, tab này được đặt tên là Lịch.

  3. Trong nhóm Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc

  4. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, hãy bấm nối kết Loại bỏ dòng công việc.

  5. Sử dụng biểu mẫu trên trang loại bỏ dòng công việc để tắt, bật lại hoặc loại bỏ dòng công việc.
    Biểu mẫu trên trang Loại bỏ Dòng công việc

Có 5 cột trong biểu mẫu:

  • Dòng công việc    Tên của dòng công việc.

  • Mẫu    Số mẫu dòng công việc hiện đang chạy trên các mục.

  • Cho phép    Tùy chọn bật dòng công việc để tiếp tục hoạt động như thường lệ.

  • Không có Mẫu Mới    Tùy chọn cho phép hoàn thành bất kỳ mẫu hiện đang chạy nào của dòng công việc, nhưng tắt dòng công việc bằng cách làm dòng công việc không thể chạy bất kỳ mẫu mới nào. (Hành động này là khả nghịch. Để bật lại dòng công việc sau, hãy trở về trang này và chọn Cho phép.)

  • Loại bỏ    Tùy chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc khỏi danh sách hoặc thư viện. Tất cả mẫu đang chạy ngay lập tức bị chấm dứt và cột dành cho dòng công việc đó không còn xuất hiện trên trang danh sách hoặc thư viện nữa. (Hành động này không khả nghịch.)

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm Thiết đặt Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint rồi bấm Thiết đặt Site.

    Trong SharePoint Online, bấm thiết đặt Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint , bấm nội dung trang, sau đó bấm thiết đặt trang.

  3. Trên trang thiết đặt trang, dưới Bộ sưu tập trình thiết kế Web, bấm Kiểu nội dung trang.
    Nối kết kiểu nội dung Trang trong Bộ sưu tập

  4. Trên trang kiểu nội dung trang, bấm vào tên của kiểu nội dung trang mà dòng công việc chạy.
    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

  5. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dướithiết đặt, bấm Thiết đặt dòng công việc.

  6. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, hãy bấm nối kết Loại bỏ dòng công việc.

  7. Sử dụng biểu mẫu trên trang loại bỏ dòng công việc để tắt, bật lại hoặc loại bỏ dòng công việc.
    Biểu mẫu trên trang Loại bỏ Dòng công việc

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã thực hiện xong thay đổi nào, hãy chạy mẫu thử của dòng công việc để kiểm tra chéo hiệu ứng của các thay đổi.

  • Dòng công việc    Tên của dòng công việc.

  • Mẫu    Số mẫu dòng công việc hiện đang chạy trên các mục.

  • Cho phép    Tùy chọn bật dòng công việc để tiếp tục hoạt động như thường lệ.

  • Không có Mẫu Mới    Tùy chọn cho phép hoàn thành bất kỳ mẫu hiện đang chạy nào của dòng công việc, nhưng tắt dòng công việc bằng cách làm dòng công việc không thể chạy bất kỳ mẫu mới nào. (Hành động này là khả nghịch. Để bật lại dòng công việc sau, hãy trở về trang này và chọn Cho phép.)

  • Loại bỏ    Tùy chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc khỏi tuyển tập trang. Tất cả mẫu đang chạy ngay lập tức bị chấm dứt và cột dành cho dòng công việc đó không còn xuất hiện trên trang danh sách hoặc thư viện nữa. (Hành động này không khả nghịch.)

Có nhiều cách để tùy chỉnh thêm dòng công việc có trong các sản phẩm SharePoint.

Thậm chí bạn có thể tạo dòng công việc tùy chỉnh ngay từ đầu.

Bạn có thể dùng bất kỳ hoặc tất cả các chương trình sau:

  • SharePoint Designer 2013    Tùy chỉnh biểu mẫu dòng công việc, hành động và hành vi.

  • Microsoft Visual Studio    Phát triển hành động dòng công việc tùy chỉnh của riêng bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem hệ thống Trợ giúp Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×