Giới thiệu về dòng công việc Phê duyệt

Giới thiệu về dòng công việc Phê duyệt

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Dòng công việc SharePoint có thể giúp bạn tự động hóa quy trình kinh doanh của bạn, thực hiện chúng nhất quán hơn và hiệu quả hơn. Các dòng công việc SharePoint phê duyệt cho phép bạn định tuyến tài liệu và các mục được lưu trữ trong SharePoint cho một hoặc nhiều người phê duyệt của họ.

Để biết thêm thông tin, hãy xem về dòng công việc có trong SharePoint.

Quan trọng:  Theo mặc định, dòng công việc Phê duyệt không được kích hoạt và không được liệt kê trong hộp danh sách Chọn mẫu dòng công việc của biểu mẫu liên kết. Để dòng công việc Phê duyệt trở nên sẵn dùng, người quản trị trang phải kích hoạt dòng công việc đó ở cấp độ tuyển tập trang.

Nếu tất cả những điều bạn cần làm là hoàn thành một nhiệm vụ dòng công việc phê duyệt    Chỉ cần cuộn xuống đến phân đoạn hoàn thành và Bung rộng nó. Bạn có thể không cần bất kỳ các phân đoạn khác bây giờ.

So sánh quy trình thủ công với dòng công việc tự động

Dòng công việc SharePoint:

  • Hiệu quả và nhất quán    Dòng công việc Phê duyệt tự động chuyển tài liệu hoặc mục, giao nhiệm vụ xem xét và theo dõi tiến trình của chúng, rồi gửi lời nhắc và thông báo khi cần. Hoạt động trong dòng công việc có thể được theo dõi và điều chỉnh từ trang trạng thái trung tâm và lịch sử các sự kiện trong hoạt động dòng công việc được duy trì trong 60 ngày kể từ khi hoàn thành.

  • Ít việc hơn cho bạn    Dòng công việc phê duyệt tiết kiệm thời gian và hạn chế trục trặc cho bạn cũng như đồng nghiệp của bạn, đồng thời sắp xếp hợp lý và tiêu chuẩn hóa quy trình phê duyệt của bạn.

Đây là sơ đồ của một phiên bản dòng công việc Phê duyệt rất đơn giản.

Sơ đồ của dòng công việc Phê duyệt đơn giản

Thông tin trong bài viết này được trình bày trong mười phân đoạn có thể mở rộng.

Bấm vào đây để xem một số mẹo về việc nhiều nhất từ bài viết này

Nếu tất cả những điều bạn cần làm là hoàn thành một nhiệm vụ dòng công việc phê duyệt    Chỉ cần cuộn xuống đến phân đoạn hoàn thành và Bung rộng nó. Bạn có thể không cần bất kỳ các phân đoạn khác bây giờ.

Nếu bạn muốn thêm, bắt đầu, giám sát và duy trì dòng công việc    Nếu bạn chưa quen với các nhiệm vụ này, bạn có thể thấy hữu ích khi làm theo các hướng dẫn của bài viết này theo từng phân đoạn khi lần đầu tiên bạn thiết kế và thêm một dòng công việc. Một khi bạn đã quen với thông tin và bố trí bài viết, bạn sẽ có thể đi thẳng đến phân đoạn bạn cần bất kỳ khi nào trở lại trang này.

Phê duyệt nội dung và phê duyệt phát hành    Bạn có thể có các danh sách hay thư viện mà bạn muốn xem xét tính chính xác của nội dung, hoặc sự phù hợp của biểu mẫu và kiểu dáng của các mục mới và/hoặc phiên bản mới của những mục hiện tại, trước khi thiết lập để tất cả mọi người truy nhập vào danh sách có thể nhìn thấy chúng. Dạng quy trình xem xét như vậy được gọi là phê duyệt nội dung và bạn có thể dùng dòng công việc Phê duyệt để kiểm soát việc phê duyệt nội dung trong một danh sách hay thư viện. (Cũng có một dòng công việc Phê duyệt Phát hành tương tự, được tạo ra chuyên dùng trong các trang SharePoint phát hành các trang web lên Internet.)

Thông tin về việc in bài viết này    Đây là một bài viết dài. Nếu bạn chỉ muốn in các phân đoạn đã chọn, hãy chắc chắn rằng chỉ những phân đoạn đó được mở rộng khi bạn in. (Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm toàn bộ các đồ họa trong bản in của bạn, hãy in theo hướng ngang và không theo hướng dọc.)

Thông tin về tìm kiếm    Trước khi bạn tìm kiếm bất kỳ văn bản hay thuật ngữ nào trong bài viết này, hãy chắc chắn rằng tất cả các phân đoạn mà bạn muốn tìm kiếm trong đó đều được mở rộng.

Dòng công việc Phê duyệt là một tính năng của SharePoint giúp chuyển một tài liệu hoặc mục khác được lưu trong một danh sách hay thư viện SharePoint đến một hay nhiều người để được họ phê duyệt hay bác bỏ. Dòng công việc tự động hóa, sắp xếp hợp lý và tiêu chuẩn hóa toàn bộ quy trình.

Sơ đồ dòng công việc Phê duyệt đơn giản

Dòng công việc Phê duyệt cơ bản được bao gồm trong các sản phẩm SharePoint đóng vai trò như một mẫu. Dùng mẫu này, bạn có thể thêm nhiều dòng công việc Phê duyệt vào trang của bạn. Mỗi dòng công việc bạn thêm vào là một phiên bản duy nhất của dòng công việc Phê duyệt cơ bản, mỗi dòng với cách hoạt động riêng biệt, dựa vào các thiết đặt mà bạn xác định khi thêm vào.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Một dòng công việc phê duyệt có thể làm gì cho tôi?

  2. Một dòng công việc phê duyệt không thể làm gì?

  3. Ai có thể dùng kiểu dòng công việc này?

  4. Làm thế nào để bạn lập kế hoạch, thêm, chạy và duy trì kiểu dòng công việc này?

1. Dòng công việc Phê duyệt có thể làm gì cho tôi?

  • Khi bạn thêm một dòng công việc Phê duyệt vào danh sách, thư viện hay tuyển tập trang của bạn lần đầu tiên, bạn có thể xác định sẽ bao gồm bao nhiêu người dự và chỉ rõ các nhiệm vụ của họ sẽ được giao lần lượt (tuần tự) hay tất cả cùng một lúc (song song). Bạn thậm chí có thể quyết định có chia các nhiệm vụ của người dự thành hai hay nhiều giai đoạn riêng hay không, cũng như chỉ rõ hạn chót và/hoặc thời gian được phép để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Và mỗi lần bạn bắt đầu dòng công việc trên mục một cách thủ công, bạn có thể sửa đổi bất kỳ thiết đặt nào trong số các thiết đặt này.

  • Dòng công việc gán nhiệm vụ cho từng người dự cụ thể. Mỗi người dự chọn từ một vài phản hồi có thể xảy ra: phê duyệt hoặc bác bỏ mục, yêu cầu thay đổi trong mục, gán lại nhiệm vụ, hủy bỏ hoặc xóa nhiệm vụ.

  • Trong khi dòng công việc đang chạy, bạn có thể giám sát tiến trình và thực hiện điều chỉnh (nếu cần) từ một trang Trạng thái Dòng công việc duy nhất, tập trung.

  • Trong 60 ngày sau khi hoàn thành dòng công việc, danh sách của tất cả các sự kiện dòng công việc xảy ra trong lần chạy (hay mẫu) này của dòng công việc vẫn khả dụng trên trang Trạng thái Dòng công việc, sử dụng làm tham khảo không chính thức.

Bạn cũng có thể dùng một dòng công việc phê duyệt để quản lý quy trình phê duyệt nội dung cho một danh sách hoặc thư viện. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn kiểm soát của bài viết này.

2. Dòng công việc Phê duyệt không thể làm gì?

Người dự trong dòng công việc Phê duyệt thường không được phép thực hiện các thay đổi trong mục được xem xét. Thay vào đó, người dự có thể yêu cầu thực hiện thay đổi cho mục cùng lúc với mẫu dòng công việc. Nếu bạn muốn thêm một dòng công việc trong đó người dự chèn chú thích và thay đổi được theo dõi trong chính mục đó, hãy xem bài viết, Giới thiệu về dòng công việc Thu thập Phản hồi, trong mục Xem Thêm.

Tương tự, dòng công việc Phê duyệt không được thiết kế để thu thập chữ ký. Nếu bạn muốn dùng dòng công việc để thu thập chữ ký trong tài liệu Microsoft Word, sổ làm việc Microsoft Excel, hay biểu mẫu Microsoft InfoPath, hãy xem bài viết Về dòng công việc Thu thập Chữ ký, trong mục Xem thêm.

Đầu phân đoạn

3. Ai có thể dùng kiểu dòng công việc này?

Để thêm dòng thời gian    Theo mặc định, bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc. (Nhóm Chủ sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định, nhưng nhóm Thành viên và nhóm Khách thì không.)

Để bắt đầu dòng công việc    Cũng theo mặc định, bạn phải có quyền Sửa Mục để bắt đầu dòng công việc đã được thêm vào. (Cả nhóm Thành viên và nhóm Người sở hữu đều có quyền Sửa Mục theo mặc định; nhóm Khách không có.)

Ngoài ra, Người sở hữu có thể chọn để cấu hình dòng công việc cụ thể sao cho chỉ thành viên của nhóm Người sở hữu mới có thể bắt đầu. (Để thực hiện điều này, hãy chọn hộp kiểm Yêu cầu Quản lý Quyền Danh sách để bắt đầu dòng công việc này trên trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.)

Đầu phân đoạn

4. Bạn lập kế hoạch, thêm, chạy và duy trì kiểu dòng công việc này như thế nào?

Những phần này bao gồm các giai đoạn cơ bản sau:

  • TRƯỚC KHI dòng công việc chạy (lập kế hoạch, thêm, bắt đầu)
        Trước khi thêm một dòng công việc, bạn hãy lập kế hoạch vị trí bạn muốn thêm dòng công việc (cho một danh sách hoặc thư viện hay cho toàn bộ tuyển tập trang) và các chi tiết về cách thức hoạt động của dòng công việc. Sau khi bạn đã thêm và cấu hình dòng công việc, bất kỳ ai có các quyền cần thiết đều có thể bắt đầu dòng công việc trên một mục cụ thể. Dòng công việc cũng có thể được thiết lập để chạy tự động. Việc chạy tự động có thể được kích hoạt dựa trên một hoặc cả hai sự kiện kích hoạt: khi bất kỳ mục nào được thêm vào hoặc tạo ra trong một danh sách hay thư viện, hoặc khi thay đổi bất kỳ mục nào trong danh sách hay thư viện.

  • TRONG KHI dòng công việc chạy (hoàn thành, giám sát, điều chỉnh)
       Trong khi dòng công việc chạy, những người dự riêng lẻ hoàn thành nhiệm vụ được giao của mình. Lời nhắc tự động được gửi đến những người dự không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Trong khi đó, có thể giám sát quy trình của dòng công việc từ trang Trạng thái Dòng công việc trung tâm cho mẫu dòng công việc cụ thể đó. Có thể điều chỉnh dòng công việc trong khi đang chạy từ cùng trang đó; nếu cần thiết, có thể hủy bỏ hoặc chấm dứt dòng công việc từ đó.

  • SAU KHI dòng công việc chạy (xem xét, báo cáo, thay đổi)
       Khi dòng công việc hoàn thành, có thể xem xét toàn bộ lịch sử của quá trình chạy đó (hoặc mẫu) trong thời gian lên tới 60 ngày trên trang Trạng thái Dòng công việc. Cũng từ trang đó có thể tạo báo cáo thống kê về hiệu suất của phiên bản dòng công việc này. Cuối cùng, nếu bạn còn muốn thay đổi bất kỳ phần nào về cách thức dòng công việc hoạt động, bạn có thể mở và sửa biểu mẫu liên kết mà bạn đã hoàn thành khi thêm dòng công việc lần đầu tiên.

Lưu đồ sau minh họa các giai đoạn này từ góc nhìn của người đang thêm một dòng công việc mới.

Quy trình Dòng công việc

Trong phân đoạn này, chúng tôi xác định các quyết định bạn cần đưa ra và các thông tin bạn cần tập hợp trước khi thêm một phiên bản của dòng công việc Phê duyệt.

Nếu bạn đã quen với cách thêm loại dòng công việc này và chỉ cần lời nhắc về các bước cụ thể, bạn có thể tới thẳng vào Thêm phân đoạn phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Mẫu và phiên bản

  2. Giới thiệu biểu mẫu liên kết

  3. Mười hai câu hỏi cần trả lời

1. Mẫu và phiên bản

Dòng công việc có trong các sản phẩm của SharePoint đóng vai trò như mẫu cái mà các dòng công việc cụ thể, riêng lẻ bạn thêm vào danh sách và tuyển tập trang của mình dựa vào.

Ví dụ, mỗi lần bạn thêm một dòng công việc Phê duyệt, thực tế là bạn đang thêm một phiên bản của mẫu dòng công việc Phê duyệt chung. Bạn quy định tên riêng cho mỗi phiên bản và các thiết đặt riêng mà bạn xác định trong biểu mẫu liên kết khi bạn thêm phiên bản cụ thể đó. Theo cách đó, bạn có thể thêm nhiều dòng công việc, tất cả các phiên bản đều dựa vào mẫu chính dòng công việc Phê duyệt, nhưng mỗi phiên bản được đặt tên và thiết kế theo cách cụ thể mà bạn sẽ dùng nó.

Trong phần minh họa này, ba dòng công việc dựa vào mẫu dòng công việc Phê duyệt vừa được thêm vào — một cho tất cả các kiểu nội dung trong một thư viện đơn, một cho một kiểu nội dung trong một thư viện đơn lẻ và một cho một kiểu nội dung trong toàn bộ tuyển tập trang.

Ba dòng công việc dựa vào mẫu dòng công việc Phê duyệt

Đầu phân đoạn

2. Giới thiệu biểu mẫu liên kết

Bất kỳ khi nào bạn thêm một phiên bản dòng công việc mới dựa vào một trong các mẫu dòng công việc đã có, bạn sẽ điền một biểu mẫu liên kết để xác định cách thức mà bạn muốn phiên bản mới của bạn hoạt động.

Trong phần sau đây, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các câu hỏi mà sẽ giúp bạn hoàn thành biểu mẫu liên kết. Mặc dù vậy, trước hết hãy dành chút thời gian kiểm tra nhanh biểu mẫu và các trường của nó.

Trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết

Biểu mẫu khởi tạo đầu tiên

Trang thứ hai của biểu mẫu liên kết

Biểu mẫu để nhập thông tin cụ thể của một lần chạy

Các trường trong hộp màu đỏ ở trang thứ hai này cũng xuất hiện trên biểu mẫu khởi tạo được trình bày mỗi lần dòng công việc được bắt đầu theo cách thủ công và có thể được sửa cho lần chạy đơn đó.

Đầu phân đoạn

3. Mười hai câu hỏi cần trả lời

Ngay khi bạn có câu trả lời cho tất cả các câu hỏi trong phần này, bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc của bạn.

  1. Đây là kiểu dòng công việc đúng?

  2. Một danh sách hoặc thư viện, hay toàn bộ tuyển tập trang? và Một kiểu nội dung hay tất cả các kiểu nội dung?

  3. Một tên hay là gì?

  4. Tác vụ danh sách và danh sách lịch sử: hiện có hay mới?

  5. Làm thế nào (và ai là người) có thể dòng công việc này bắt đầu?

  6. Thực hiện các kiểu nội dung thừa kế từ phần này cũng có dòng công việc này?

  7. Người dự: Là ai và theo thứ tự nào?

  8. Thông tin bổ sung nào người dự cần nào?

  9. Khi nào nhiệm vụ đến hạn?

  10. Khi nào dòng công việc này kết thúc?

  11. Ai cần được thông báo?

  12. Dòng công việc này sẽ kiểm soát phê duyệt nội dung?

01. Đây là kiểu dòng công việc đúng?

Có một vài mẫu dòng công việc có từ ‘Phê duyệt’ trong tên của chúng. Bài viết này nói về mẫu dòng công việc có xuất hiện trên menu như Phê duyệt – SharePoint 2013. Nếu bạn không chắc chắn dòng công việc này là lựa chọn tốt nhất cho bạn, hãy tham khảo lại phân đoạn TÌM HIỂU của bài viết này. Để có thêm thông tin về các mẫu dòng công việc khác có sẵn, hãy xem bài viết, Giới thiệu về dòng công việc có trong SharePoint, trong phần Xem Thêm.

Đầu phân đoạn

02. Một danh sách hoặc thư viện, hay toàn bộ tuyển tập trang? (và) Một kiểu nội dung hay tất cả các kiểu nội dung?

Bạn có thể tạo phiên bản mới của dòng công việc phê duyệt sẵn dùng trong danh sách đơn hoặc chỉ trong thư viện hoặc bạn có thể làm nó sẵn dùng trong toàn bộ tuyển tập trang.

  • Nếu bạn thêm dòng công việc cho một danh sách hay thư viện đơn, bạn có thể thiết lập nó chạy trên tất cả các kiểu nội dung hay chỉ trên kiểu nội dung đơn.

  • Tuy nhiên, nếu bạn thêm dòng công việc cho toàn bộ tuyển tập trang, bạn phải thiết lập nó chạy chỉ trên một kiểu nội dung trang đơn.

Sơ đồ của tuyển tập trang theo 3 cách thêm đã được giải thích

Kiểu nội dung là gì?

Mỗi tài liệu hay mục khác được lưu trong danh sách hoặc thư viện SharePoint thuộc về một hay kiểu nội dung khác. Kiểu nội dung có thể cơ bản và chung chung như Tài liệu hay Bảng tính Excel hoặc có tính chuyên môn cao như Hợp đồng Pháp lý hay Đặc điểm kỹ thuật Thiết kế Sản phẩm. Một vài kiểu nội dung sẵn có trong các sản phẩm SharePoint theo mặc định, tuy nhiên bạn có thể tùy chỉnh những kiểu nội dung này cũng như thêm các kiểu nội dung khác mà bạn tự tạo.

Đầu phân đoạn

03. Thế nào là một tên hay?

Đặt tên cho phiên bản dòng công việc của bạn:

  • Chỉ rõ dòng công việc đó được dùng cho mục đích gì.

  • Phân biệt rõ dòng công việc đó với các dòng công việc khác.

Ví dụ

Giả sử bạn là thành viên của một nhóm biên tập viên. Nhóm của bạn muốn dùng hai dòng công việc Phê duyệt khác nhau để quản lý việc nộp tài liệu của những người đóng góp bên ngoài:

  • Bạn sẽ chạy dòng công việc đầu tiên trên từng tài liệu trình nộp để quyết định có chấp nhận tài liệu đó vào quá trình chỉnh sửa hay không.

  • Sau khi bạn chấp nhận và chỉnh sửa tài liệu đã nộp, bạn sẽ chạy dòng công việc thứ hai trên bản thảo đã sửa để quyết định có chấp nhận đấy sẽ là bản cuối hay không.

Bạn có thể đặt tên dòng công việc đầu tiên Chấp nhận phê duyệt bản nộp và thứ hai Phê duyệt bản thảo cuối cùng.

Mẹo: Thông thường, một ý hay là nên thiết lập quy ước đặt tên nhất quán và đảm bảo mọi người tham gia dòng công việc của bạn đều quen với những quy ước này.

Đầu phân đoạn

04. Danh sách nhiệm vụ và danh sách lịch sử: Hiện có hay mới?

Bạn có thể cho dòng công việc của mình dùng danh sách Nhiệm vụ hoặc danh sách Lịch sử mặc định của trang, dùng danh sách hiện có khác hoặc yêu cầu danh sách mới chỉ dành cho dòng công việc này.

  • Nếu trang của bạn có rất nhiều dòng công việc, hoặc nếu một số dòng công việc liên quan đến nhiều nhiệm vụ, hãy xem xét yêu cầu danh sách mới cho mỗi dòng công việc. (Quản lý các danh sách quá dài có thể làm chậm hiệu suất. Sẽ nhanh và dễ dàng hơn cho hệ thống khi duy trì nhiều danh sách ngắn hơn là duy trì một danh sách rất dài).

  • Nếu các nhiệm vụ và lịch sử cho dòng công việc này chứa các dữ liệu nhạy cảm hoặc tuyệt mật mà bạn sẽ muốn giữ riêng chúng tách khỏi danh sách Nhiệm vụ chung, thì bạn nhất định nên cho biết bạn muốn các danh sách mới, riêng biệt cho dòng công việc này. (Sau khi thêm dòng công việc, bạn hãy chắc chắn rằng các danh sách mới phải được thiết lập quyền thích hợp.

Đầu phân đoạn

05. Làm thế nào (và ai) có thể bắt đầu dòng công việc này?

Có thể thiết lập một dòng công việc chỉ được bắt đầu theo cách thủ công, tự động hoặc một trong hai cách:

  • Khi bạn bắt đầu dòng công việc Phê duyệt theo cách thủ công trên một tài liệu hay mục cụ thể, một biểu mẫu khác, biểu mẫu khởi tạo, sẽ được trình bày. Biểu mẫu khởi tạo chứa hầu hết các thiết đặt từ trang thứ hai của biểu mẫu liên kết. Bằng cách đó, nếu người bắt đầu dòng công việc muốn thay đổi bất kỳ thiết đặt nào (chỉ cho trường hợp hiện tại), họ có thể làm như vậy trước khi bấm Bắt đầu.

  • Tất nhiên với kiểu bắt đầu tự động, sẽ không có cơ hội thể hiện biểu mẫu khởi tạo, do đó, các thiết đặt mặc định xác định trong biểu mẫu liên kết được dùng mà không có bất kỳ thay đổi nào.

Minh họa sau đây cho thấy sự khác biệt giữa bắt đầu thủ công và bắt đầu tự động.

So sánh biểu mẫu cho bắt đầu thủ công và tự động

Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong biểu mẫu khởi tạo là áp dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Để thay đổi các thiết đặt mặc địnhvĩnh viễn, của dòng công việc, bạn sửa biểu mẫu liên kết gốc, như được giải thích trong phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Bắt đầu thủ công

Nếu bạn cho phép bắt đầu thủ công, bất cứ ai có quyền cần thiết đều có thể bắt đầu dòng công việc trên bất kỳ tài liệu nào đủ điều kiện tại bất kỳ thời điểm nào.

Ưu điểm của bắt đầu thủ công là bạn và các đồng nghiệp có thể chạy dòng công việc chỉ khi và nếu bạn chọn và mỗi khi bạn chạy dòng công việc đó, bạn sẽ có cơ hội thay đổi một số thiết đặt bằng cách dùng biểu mẫu khởi tạo.

Ví dụ nhanh    Nếu bạn muốn chạy dòng công việc chỉ trên các mục được tạo bởi một tác giả bên ngoài nhóm của bạn, thì việc bắt đầu dòng công việc chỉ bằng cách thủ công sẽ khiến cho dòng công việc không tự động chạy trên các mục do bạn và những người trong nhóm làm tác giả. (Giải pháp thay thế: Duy trì một danh sách hay thư viện cho các mục từ các tác giả trong nhóm của bạn và một danh sách hay thư viện riêng biệt cho các mục từ tất cả các tác giả khác. Theo cách đó, bạn có thể chạy tự động dòng công việc, nhưng chỉ trong danh sách các tác giả bên ngoài.)

Nhược điểm chính của bắt đầu thủ công là người nào đó sẽ phải nhớ chạy dòng công việc bất cứ lúc nào thích hợp để có thể thực hiện được điều này.

Bắt đầu tự động

Bạn có thể thiết lập dòng công việc để bắt đầu tự động bằng bất kỳ sự kiện nào sau đây:

  • Người nào đó cố gắng phát hành phiên bản chính của một mục.

  • Một mục mới được tạo ra hoặc tải lên danh sách hay thư viện.

  • Một mục đã lưu trong danh sách hay thư viện bị thay đổi.

Ưu điểm của bắt đầu tự động là không ai phải nhớ cần bắt đầu dòng công việc. Dòng công việc chạy bất cứ lúc nào sự kiện kích hoạt xảy ra.

Ví dụ nhanh    Nếu bạn chịu trách nhiệm về tính chính xác và thích hợp của các mục trong danh sách, bạn có thể thêm dòng công việc Phê duyệt vào danh sách đó và xác định bản thân như người dự duy nhất. Bạn có thể thiết lập dòng công việc để bắt đầu một cách tự động mỗi khi thay đổi một mục trong danh sách và mỗi khi thêm một mục mới. Theo cách đó, bạn sẽ luôn được cập nhật.

Hai nhược điểm của bắt đầu tự động:

  • Bạn không thể dừng dòng công việc chạy bất kỳ khi nào xảy ra sự kiện kích hoạt.

  • Bạn không thể thay đổi bất kỳ thiết đặt nào ở đầu mẫu riêng lẻ.

Để biết thêm thông tin về chạy dòng công việc phê duyệt tự động bất cứ khi nào người nào đó cố gắng phát hành phiên bản chính của một mục, hãy xem phân đoạn kiểm soát của bài viết này.

Đầu phân đoạn

06. Các kiểu nội dung thừa kế từ phần này cũng có dòng công việc này?

Chỉ khi bạn thêm một dòng công việc vào kiểu nội dung cho toàn bộ tuyển tập trang, bạn cũng sẽ được trao quyền thêm dòng công việc vào tất cả các kiểu nội dung khác trong tuyển tập trang thừa kế từ kiểu nội dung mà bạn đang thêm dòng công việc vào.

Ghi chú

  • Thao tác thực hiện toàn bộ việc thêm bổ sung có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.

  • Nếu việc thừa kế đã bị phá vỡ cho bất kỳ trang hoặc trang con nào nơi bạn muốn thêm dòng công việc này vào các kiểu nội dung thừa kế, hãy chắc chắn rằng bạn là thành viên của nhóm Người sở hữu thuộc của mỗi trang hoặc trang con đó trước khi bạn chạy thao tác này.

Đầu phân đoạn

07. Người dự: Là ai và theo thứ tự nào?

Bạn sẽ cần cung cấp tên và địa chỉ email cho từng người được giao nhiệm vụ xem xét.

Một giai đoạn hay nhiều giai đoạn?    Bạn có thể chọn chỉ có một giai đoạn nhiệm vụ xem xét hoặc có nhiều giai đoạn. Nếu bạn có nhiều giai đoạn, các giai đoạn sẽ được thực hiện nối tiếp nhau.

Xem xét song song hay xem xét tuần tự?    Đối với những người dự trong bất kỳ giai đoạn nào, bạn có thể chọn giao các nhiệm vụ xem xét cùng lúc (song song) hay giao các nhiệm vụ xem xét nối tiếp nhau (tuần tự) theo thứ tự như bạn đã xác định. Tùy chọn tuần tự có thể hữu ích nếu, chẳng hạṇ, bạn thiết lập dòng công việc kết thúc sau lần bác bỏ đầu tiên — hoặc nếu bạn muốn người dự có thể xem các chú thích từ những người dự trước như một phần của ngữ cảnh của các bản xem xét của họ.

Ví dụ

Kịch bản đơn giản này minh họa một vài ưu điểm của cả nhiều giai đoạn và các bản xem xét tuần tự:

Giả thiết rằng Frank thêm một dòng công việc Phê duyệt mới. Anh ấy muốn hai đồng nghiệp là Anna và Sean đánh giá từng mục trước khi anh ấy trực tiếp đánh giá nó. Anh ấy cũng muốn dòng công việc kết thúc trước khi chính anh ấy xem xét trong trường hợp Anna hoặc Sean bác bỏ mục đó. Frank có thể thiết lập như vậy theo một trong hai cách:

  • Bằng cách dùng chế độ xem xét tuần tự    Frank thiết lập một bản xem xét tuần tự từng giai đoạn đơn, trong đó Anna và Sean là hai người dự đầu tiên và anh ấy là người dự thứ ba và anh sẽ chọn tùy chọn Kết thúc trong lần Bác bỏ Đầu tiên.
    Theo cách sắp xếp này, Anna phải phê duyệt mục trước khi nhiệm vụ được giao cho Sean, rồi Sean phải phê duyệt mục trước khi nhiệm vụ được giao cho Frank. Nếu Anna bác bỏ mục, Sean hay Frank đều sẽ không được giao nhiệm vụ; còn nếu Anna phê duyệt nhưng Sean từ chối, thì dòng công việc vẫn sẽ kết thúc trước khi nhiệm vụ xem xét của Frank được giao.
    Đây là cách Frank thiết lập bản xem xét tuần tự từng giai đoạn đơn của mình.
    Biểu mẫu có thiết đặt cho giai đoạn tuần tự được tô sáng
    Tùy chọn kết thúc trong lần bác bỏ đầu tiên được chọn

  • Bằng cách dùng hai giai đoạn    Nếu Frank muốn Anna và Sean được giao việc xem xét cùng một thời điểm để Sean không phải đợi Anna hoàn thành thì Sean mới có thể bắt đầu, Frank có thể thiết lập hai giai đoạn trong dòng công việc: thứ nhất là một giai đoạn song song cho các bản xem xét của Anna và Sean và thứ hai là một giai đoạn riêng chỉ dành cho bản xem xét của riêng Frank. Một lần nữa, Frank sẽ chọn tùy chọn Kết thúc trong lần Bác bỏ Đầu tiên. Giai đoạn thứ hai sẽ không bắt đầu cho tới khi giai đoạn thứ nhất hoàn thành; cho nên một lần nữa, nếu Anna hay Sean từ chối mục, nhiệm vụ xem xét của Frank sẽ không bao giờ được giao.
    Đây là cách Frank thiết lập bản xem xét song song hai giai đoạn.
    Biểu mẫu với thiết đặt cho giai đoạn song song được tô sáng
    Tùy chọn kết thúc trong lần bác bỏ đầu tiên được chọn

Đây là sơ đồ của cả hai giải pháp.

Dòng công việc tuần tự và dòng công việc hai giai đoạn song song

Người dự bên ngoài    Có là một quy trình đặc biệt cho bao gồm người dự người không có các thành viên của tổ chức SharePoint của bạn. Trong quá trình này, thành viên site hoạt động như một proxy cho người dự bên ngoài.

Đây là sơ đồ của quy trình đó:

Lưu đồ quy trình bao gồm người dự bên ngoài

Giao một nhiệm vụ cho mỗi nhóm toàn bộ hoặc một thành viên nhóm mỗi?    Nếu bạn bao gồm danh sách địa chỉ hoặc phân phối nhóm giữa người tham gia dòng công việc của bạn, bạn có thể có dòng công việc gán một nhiệm vụcho mỗi thành viên của nhóm, hoặc gán chỉ một nhiệm vụ cho toàn bộ nhóm (nhưng vẫn có thể gửi một thông báo của mà nhiệm vụ đơn cho mỗi thành viên). Khi chỉ một nhiệm vụ được giao cho toàn bộ nhóm, sau đó bất kỳ thành viên của nhóm có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn đó. (Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Đầu phân đoạn

08. Người dự cần thông tin bổ sung nào?

Có trường văn bản trong biểu mẫu liên kết là nơi bạn có thể cung cấp chỉ dẫn, chi tiết về các yêu cầu, tài nguyên, v.v....

Hai điều bạn có thể đưa vào:

  • Thông tin liên hệ trong trường hợp người dự có khó khăn hoặc câu hỏi.

  • Nếu dòng công việc của bạn sẽ gán một nhiệm vụ đơn cho mỗi danh sách nhóm hoặc phân phối, đề cập ở đây thành viên duy nhất mỗi nhóm như vậy sẽ yêu cầu nhiệm vụ trước khi hoàn thành nó. Như vậy, các thành viên của nhóm không lãng phí thời gian bằng cách bắt đầu nhiệm vụ cùng. Bạn sẽ tìm thấy các chi tiết về tuyên bố nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này

Đầu phân đoạn

09. Khi nào nhiệm vụ đến hạn?

Bạn có thể cho biết khi nào các nhiệm vụ dòng công việc đến hạn theo một trong hai cách hoặc theo cả hai cách sau:

Theo ngày trong lịch    Bạn có thể xác định một ngày trong lịch là ngày đến hạn của tất cả các nhiệm vụ.

  • Nếu bạn thiết lập dòng công việc của bạn để bắt đầu tự động, bạn thường không nên dùng tùy chọn này. Đây là vì ngày giá trị mà bạn xác định sẽ không tự động điều chỉnh chính tương ứng với ngày hiện tại mỗi khi dòng công việc bắt đầu tự động.

Theo thời hạn nhiệm vụ    Bạn có thể xác định một số các ngày, tuần hoặc tháng được phép để hoàn thành mỗi nhiệm vụ, bắt đầu khi nhiệm vụ đó được giao.

  • Ngày đến hạn trên lịch ghi đè lên thời gian thực hiện nhiệm vụ xác định. Ví dụ: Nếu hôm nay là ngày 10 tháng 6 và hôm nay tôi được giao một nhiệm vụ có thời gian thực hiện là ba ngày, tuy nhiên nhiệm vụ này cũng có ngày đến hạn trên lịch là ngày 11 tháng 6 thì nhiệm vụ sẽ đến hạn vào ngày 11 tháng 6 (ngày đến hạn trên lịch) chứ không phải ngày 13 tháng 6 (kết thúc của thời gian thực hiện ba ngày).

Đầu phân đoạn

10. Khi nào dòng công việc này kết thúc?

Để tránh lãng phí thời gian vào việc xem xét không cần thiết, bạn có thể chọn kết thúc dòng công việc ngay lập tức (trước ngày đến hạn đã xác định hoặc đã tính toán) nếu xảy ra một trong hai trường hợp sau:

  • Một người dự bất kỳ bác bỏ mục.

  • Mục bị thay đổi theo bất kỳ cách nào.

Ghi chú:  Dòng công việc không thể bắt đầu đối với mục hiện đã được kiểm xuất. Tuy nhiên, sau khi dòng công việc bắt đầu, mục cần xem xét có thể được kiểm xuất để tránh bị thay đổi. (Nhưng cho đến khi mục đó được kiểm nhập lại, không thể bắt đầu dòng công việc nào khác trên đó.)

Đầu phân đoạn

11. Cần thông báo cho ai?

Trong trường CC, trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết, bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ cho bất kỳ ai cần được thông báo mỗi khi dòng công việc này bắt đầu hay kết thúc.

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến việc giao một nhiệm vụ dòng công việc cho người đó.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu thủ công, người bắt đầu công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Đầu phân đoạn

12. Dòng công việc này sẽ kiểm soát phê duyệt nội dung?

Bạn có thể có các danh sách hoặc thư viện trong đó bạn muốn xem xét tính chính xác của nội dung hoặc sự phù hợp của biểu mẫu và kiểu của các mục mới và/hoặc phiên bản mới của những mục hiện tại, trước khi chúng được hiển thị cho tất cả mọi người truy nhập vào danh sách. Dạng quy trình xem xét như vậy được gọi là phê duyệt nội dung.

Trong các sản phẩm SharePoint, bạn có thể dùng một dòng công việc phê duyệt để thực hiện quy trình phê duyệt nội dung dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn kiểm soát phê duyệt nội dung của bài viết này.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc phê duyệt mới vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang của bạn, đi đến phân đoạn thêm phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Bạn có thể có các danh sách và thư viện trong đó bạn muốn xem xét tính chính xác của nội dung hay sự phù hợp của biểu mẫu và kiểu của các mục mới và/hoặc phiên bản mới của những mục hiện tại, trước khi chúng được hiển thị cho tất cả mọi người truy nhập vào danh sách. Dạng quy trình xem xét như vậy được gọi là phê duyệt nội dung.

Trong các sản phẩm SharePoint, bạn có thể kiểm soát phê duyệt nội dung thủ công mà không cần dòng công việc; nhưng một dòng công việc Phê duyệt SharePoint có thể làm quy trình càng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nếu bạn chưa quen với các tính năng lập phiên bản và phê duyệt nội dung trong các sản phẩm SharePoint, chúng tôi khuyên bạn hãy bắt đầu với việc xem các bài viết sau:

Có hai cách trong đó dòng công việc Phê duyệt có thể kiểm soát quy trình phê duyệt nội dung, mỗi cách gắn với việc kiểm soát đơn trong các biểu mẫu liên kết mà bạn điền khi lần đầu tiên thêm dòng công việc. Bạn có thể dùng dòng công việc của bạn theo một hoặc cả hai cách.

Điều khiển của Ấn phẩm của phiên bản chính

Trong vùng Bắt đầu Tùy chọn của trang đầu tiên trong biểu mẫu liên kết, có tùy chọn Bắt đầu dòng công việc này để phê duyệt phát hành phiên bản chính của mục. Một vài điểm cần lưu ý:

  • Tùy chọn này chỉ khả dụng đối với một dòng công việc Phê duyệt chạy trên tất cả kiểu nội dung trong một danh sách hoặc thư viện đơn và không khả dụng đối với bất kỳ dòng công việc nào chỉ chạy trên các mục của kiểu nội dung đơn.

  • Để tùy chọn này khả dụng, cần phải bật phê duyệt nội dung cho danh sách hoặc thư viện trên trang Thiết đặt Lập phiên bản và phải chọn tùy chọn Tạo phiên bản chính và phụ (nháp) trên cùng trang.

  • Nếu bạn chọn tùy chọn này, hai tùy chọn tiếp sau đó sẽ không khả dụng: Bắt đầu dòng công việc này khi tạo một mục mới và Bắt đầu dòng công việc này khi thay đổi mục.

  • Nếu bạn chọn tùy chọn này, dòng công việc của bạn sẽ tự động chạy trên mục chỉ khi người nào đó cố gắng phát hành phiên bản chính của mục đó.

  • Trong bất kỳ một danh sách hay thư viện nào, chỉ có duy nhất một dòng công việc Phê duyệt có thể được dùng để phê duyệt phát hành các phiên bản chính. Nếu bạn cố gắng gán chức năng này cho dòng công việc thứ hai trong cùng một danh sách hoặc thư viện, bạn sẽ được nhắc để chọn cái này hay cái kia.

Kiểm soát không dựa vào lập phiên bản

Trong vùng Bật Phê duyệt Nội dung của trang thứ hai trong biểu mẫu liên kết, có tùy chọn Cập nhật trạng thái phê duyệt sau khi hoàn thành dòng công việc (dùng dòng công việc này để kiểm soát phê duyệt nội dung).

Tùy chọn này khả dụng trong biểu mẫu dù phê duyệt nội dung có được yêu cầu trong danh sách hay thư viện hay không. Dù theo cách nào, giá trị trong trường Phê duyệt cho mục đó cũng được cập nhật dựa vào kết quả của dòng công việc.

Dùng tùy chọn này, bạn có thể:

  • Luôn chạy dòng công việc thủ công, hoặc

  • Chọn một hoặc nhiều tùy chọn bắt đầu tự động trong trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết, hoặc

  • Cho phép cả bắt đầu thủ công và bắt đầu tự động

Kiểm soát nội dung đối với các trang phát hành web

Kiểm soát nội dung là một quy trình chuyên biệt trong các trang phát hành trang nội dung lên web. Theo đó, một dòng công việc Phê duyệt Phát hành chuyên biệt được dùng trong các trang phát hành, cũng như mẫu trang (có tên Trang Phát hành với Dòng công việc) gồm phiên bản của dòng công việc đó đã được tùy chỉnh để dùng trong phát hành web.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng thêm dòng công việc phê duyệt mới vào danh sách, thư viện hoặc tuyển tập trang của bạn, đi đến phân đoạn thêm phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Nếu bạn chưa quen thêm dòng công việc, có thể bạn sẽ thấy hữu ích khi xem xét cả phân đoạn TÌM HIỂU và phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH trong bài viết này trước khi bạn triển khai các bước trong phân đoạn này.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Trước khi bạn bắt đầu

  2. Thêm dòng công việc

1. Trước khi bạn bắt đầu

Hai vấn đề cần theo trình tự trước khi bạn thêm một dòng công việc:

Email    Để dòng công việc gửi thông báo và lời nhắc qua email, bạn phải bật chế độ email cho trang SharePoint của bạn. Nếu bạn không chắc chắn bước này đã được thực hiện hay chưa, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn.

Quyền    Thiết đặt mặc định SharePoint yêu cầu bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc cho danh sách, thư viện, hay tuyển tập trang. (Nhóm Người sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định; nhóm Thành viên và nhóm Khách không có. Để có thêm thông tin về quyền, hãy xem phân đoạn TÌM HIỂU trong bài viết này.)

Đầu phân đoạn

2. Thêm dòng công việc

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Mở danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thêm dòng công việc.

  2. Trên ruy-băng, bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Ghi chú: Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong danh sách lịch, tab có tên là Lịch.

  3. Trong nhóm Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.

  4. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, tại Hiển thị dòng công việc liên kết với kiểu này, hãy chỉ rõ liệu bạn có muốn dòng công việc chạy trên tài liệu, danh sách hay thư mục hay không rồi bấm Thêm dòng công việc.

  5. Hoàn thành trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

Thêm thông tin cơ bản Dòng công việc với các phần được chú thích

Khung chú thích số một

Kiểu nội dung

Đặt chọn mặc định dưới dạng Tất cả, hoặc chọn một kiểu nội dung cụ thể.

Khung chú thích số hai

Mẫu

Chọn mẫu Phê duyệt – SharePoint 2013.

Ghi chú:  Nếu mẫu Phê duyệt – SharePoint 2013 không xuất hiện trong danh sách, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để tìm cách kích hoạt mẫu Phê duyệt đó cho tuyển tập trang hoặc không gian làm việc của bạn.

Khung chú thích số ba

Name

Nhập tên cho dòng công việc này. Tên sẽ xác định dòng công việc này đến người dùng của danh sách hay thư viện này.

Để được gợi ý về cách đặt tên dòng công việc của bạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Danh sách nhiệm vụ

Chọn một danh sách nhiệm vụ để dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách nhiệm vụ hiện có hoặc bấm Danh sách nhiệm vụ mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách nhiệm vụ mới (thay vì chọn danh sách hiện có), hãy xem phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.

Khung chú thích số 5

Danh sách Lịch sử

Chọn một danh sách lịch sử sẽ dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách lịch sử hiện có hoặc bấm Lịch sử Dòng công việc (mới) để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách lịch sử mới (thay vì chọn danh sách hiện có), hãy xem phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Tùy chọn bắt đầu

Xác định một hay nhiều cách có thể bắt đầu dòng công việc này.

Để biết thông tin về cách chọn tùy chọn bắt đầu, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Để biết thông tin về cách sử dụng dòng công việc để kiểm soát phê duyệt nội dung, bao gồm Ấn phẩm của phiên bản chính, hãy xem phân đoạn kiểm soát của bài viết này.

  • Lưu ý rằng tùy chọn bắt đầu dòng công việc này để phê duyệt phát hành phiên bản chính của một mục không xuất hiện nếu bạn đang thêm dòng công việc cho chỉ một kiểu nội dung đơn.

  • Cũng xin lưu ý rằng nếu bạn chọn Bắt đầu dòng công việc này để phê duyệt phát hành phiên bản chính của mục, hai hộp kiểm sau đây sẽ trở nên không khả dụng.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong biểu mẫu này đều theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

  2. Hoàn thành trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

    Ghi chú: Các sản phẩm SharePoint giới thiệu đến bạn một vài tùy chọn đầu tiên trong trang biểu mẫu liên kết thứ hai này — các số từ một đến bảy trong phần minh họa sau, từ Người phê duyệt đến CC — mỗi lần bạn bắt đầu dòng công việc thủ công, để bạn có thể thay đổi các tùy chọn đó chỉ cho một mẫu như vậy.

Thêm các trường được chú thích vào các giá trị mặc định Dòng công việc

Khung chú thích số một

Gán cho

Nhập tên hoặc địa chỉ người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
       Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Xác định nên giao từng nhiệm vụ một (tuần tự) hay giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song).

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng thứ tự tuần tự và thứ tự song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài giai đoạn đầu tiên mà bạn vừa cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ cho từng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho từng hộp kiểm toàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán đểxóa này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ.

  • Nếu thích hợp, ghi chú về nhiệm vụ đơn lẻ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách. (Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

  • Nếu dòng công việc này bắt đầu tự động, thông thường một ý hay là để trống trường Ngày Đến hạn cho Tất cả Nhiệm vụ và dùng hai trường thời gian diễn ra để kiểm soát ngày đến hạn. Bạn luôn có thể đưa ra ngày đến hạn chính xác trong biểu mẫu khởi tạo nếu và khi bạn bắt đầu dòng công việc một cách thủ công.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Nhập tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ người nào cần được thông báo mỗi khi dòng công việc bắt đầu hay kết thúc.

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến việc giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Khung chú thích số tám

Kết thúc dòng công việc

Không chọn, chọn một trong hai hoặc chọn cả hai trong số các tùy chọn này.

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn này, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số chín

Bật phê duyệt nội dung

Hãy chọn hộp kiểm này nếu bạn dùng dòng công việc này để quản lý phê duyệt nội dung.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng dòng công việc để kiểm soát phê duyệt nội dung, bao gồm Ấn phẩm của phiên bản chính, hãy xem phân đoạn kiểm soát của bài viết này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đã được thực hiện theo cách bạn muốn, hãy bấm Lưu để tạo dòng công việc.

Các sản phẩm SharePoint tạo phiên bản dòng công việc mới của bạn.

Nếu bạn chưa quen thêm dòng công việc, có thể bạn sẽ thấy hữu ích khi xem xét cả phân đoạn TÌM HIỂU và phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH trong bài viết này trước khi bạn triển khai các bước trong phân đoạn này.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Trước khi bạn bắt đầu

  2. Thêm dòng công việc

1. Trước khi bạn bắt đầu

Hai vấn đề cần theo trình tự trước khi bạn thêm một dòng công việc:

Email    Để dòng công việc có thể gửi email thông báo và nhắc nhở, email phải được kích hoạt trên trang của bạn. Nếu bạn không chắc chắn bước này đã được thực hiện hay chưa, hãy kiểm tra với người quản trị SharePoint của bạn.

Quyền    Thiết đặt mặc định SharePoint yêu cầu bạn phải có quyền Quản lý Danh sách để thêm dòng công việc cho danh sách, thư viện, hay tuyển tập trang. (Nhóm Người sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định; nhóm Thành viên và nhóm Khách không có. Để có thêm thông tin về quyền, hãy xem phân đoạn TÌM HIỂU trong bài viết này.)

Đầu phân đoạn

2. Thêm dòng công việc

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Đi đến trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt biểu tượng Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint và sau đó bấm thiết đặt trang.

  3. Trên trang Thiết đặt Trang, tại Bộ sưu tập Trình thiết kế Web, hãy bấm Kiểu Nội dung Trang.

  4. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, bấm vào tên của nội dung trang mà bạn muốn thêm dòng công việc vào đó.

    Ghi chú:  Chỉ thêm dòng công việc được thêm vào toàn bộ tuyển tập trang cho các mục thuộc kiểu nội dung đơn.

    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

    1. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dưới thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt dòng công việc.
      Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

    2. Trên trang thiết đặt dòng công việc, hãy bấm vào nối kết Thêm dòng công việc .
      Thêm nối kết dòng công việc

    3. Hoàn thành trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết.
      (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

Trang thiết lập dòng công việc

Khung chú thích số một

Mẫu

Chọn mẫu Phê duyệt – SharePoint 2013.

Ghi chú:  Nếu mẫu Phê duyệt – SharePoint 2013 không xuất hiện trong danh sách, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn để tìm cách kích hoạt mẫu Phê duyệt đó cho tuyển tập trang hoặc không gian làm việc của bạn.

Khung chú thích số hai

Name

Nhập tên cho dòng công việc này. Tên sẽ xác định dòng công việc này đến người dùng của tuyển tập trang này.

Để được gợi ý về cách đặt tên dòng công việc của bạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Danh sách nhiệm vụ

Chọn một danh sách nhiệm vụ để dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách nhiệm vụ hiện có hoặc bấm Danh sách nhiệm vụ mới để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách nhiệm vụ mới (thay vì chọn danh sách hiện có), hãy xem phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Danh sách Lịch sử

Chọn một danh sách lịch sử sẽ dùng với dòng công việc này. Bạn có thể chọn một danh sách lịch sử hiện có hoặc bấm Lịch sử Dòng công việc (mới) để tạo một danh sách mới.

Để biết thông tin về lý do tạo danh sách lịch sử mới (thay vì chọn danh sách hiện có), hãy xem phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.

Khung chú thích số 5

Tùy chọn bắt đầu

Xác định một hay nhiều cách có thể bắt đầu dòng công việc này.

Để biết thông tin về cách chọn tùy chọn bắt đầu, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số sáu

Thêm dòng công việc này vào kiểu nội dung con?

Xác định có nên thêm (gắn) dòng công việc này vào tất cả các trang và kiểu nội dung danh sách khác thừa kế từ kiểu nội dung này hay không.

  • Thao tác thực hiện toàn bộ việc thêm bổ sung có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.

  • Nếu việc thừa kế không thành đối với bất kỳ trang hoặc trang con nào nơi bạn muốn thêm dòng công việc này vào các kiểu nội dung thừa kế, hãy chắc chắn rằng bạn là thành viên của nhóm Người sở hữu thuộc một trong số các trang hoặc trang con đó trước khi bạn chạy thao tác này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đều theo cách bạn muốn, hãy bấm Tiếp.

  2. Hoàn thành trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.
    (Chỉ dẫn sau phần minh họa.)

    Ghi chú: Các sản phẩm SharePoint giới thiệu đến bạn một vài tùy chọn đầu tiên trong trang biểu mẫu liên kết thứ hai này — các số từ một đến bảy trong phần minh họa sau, từ Người phê duyệt đến CC — mỗi lần bạn bắt đầu dòng công việc thủ công, để bạn có thể thay đổi các tùy chọn đó chỉ cho một mẫu như vậy.

Thêm các trường được chú thích vào các giá trị mặc định Dòng công việc

Khung chú thích số một

Gán cho

Nhập tên hoặc địa chỉ người mà bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà bạn muốn nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Xác định nên giao từng nhiệm vụ một (tuần tự) hay giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song).

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng thứ tự tuần tự và thứ tự song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài giai đoạn đầu tiên mà bạn vừa cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ cho từng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho mỗitoàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán cho , Hãy xóa hộp kiểm này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ.

  • Nếu thích hợp, ghi chú về nhiệm vụ đơn lẻ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách. (Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

  • Nếu dòng công việc này bắt đầu tự động, thông thường một ý hay là để trống trường Ngày Đến hạn cho Tất cả Nhiệm vụ và dùng hai trường thời gian diễn ra để kiểm soát ngày đến hạn. Bạn luôn có thể đưa ra ngày đến hạn chính xác trong biểu mẫu khởi tạo nếu và khi bạn bắt đầu dòng công việc một cách thủ công.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Nhập tên hoặc địa chỉ email của bất kỳ người nào cần được thông báo mỗi khi dòng công việc bắt đầu hay kết thúc.

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến việc giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Khi bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công, người bắt đầu sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần phải xác định cụ thể trong trường này.

  • Khi dòng công việc được bắt đầu tự động, người ban đầu thêm công việc sẽ nhận được thông báo bắt đầu và kết thúc mà không cần được nêu rõ trong trường này.

Khung chú thích số tám

Kết thúc dòng công việc

Không chọn, chọn một trong hai hoặc chọn cả hai trong số các tùy chọn này.

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn này, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số chín

Bật phê duyệt nội dung

Hãy chọn hộp kiểm này nếu bạn dùng dòng công việc này để quản lý phê duyệt nội dung.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng dòng công việc để kiểm soát phê duyệt nội dung, bao gồm Ấn phẩm của phiên bản chính, hãy xem phân đoạn kiểm soát của bài viết này.

  1. Khi tất cả các thiết đặt trong trang này đã được thực hiện theo cách bạn muốn, hãy bấm Lưu để tạo dòng công việc.

Các sản phẩm SharePoint tạo phiên bản dòng công việc mới của bạn.

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy đến phân đoạn bắt đầu của bài viết này và bắt đầu mẫu đầu tiên để kiểm tra dòng công việc mới.

Có thể thiết lập một dòng công việc để chỉ được bắt đầu chỉ theo cách thủ công, chỉ theo cách tự động, hoặc theo một trong hai cách:

  • Theo cách thủ công vào bất kỳ lúc nào, bởi bất kỳ ai có quyền cần thiết.

  • Tự động bất cứ lúc nào xảy ra sự kiện kích hoạt xác định. Nghĩa là, khi thêm một mục vào danh sách hoặc thư viện và/hoặc khi thay đổi một mục theo bất kỳ cách nào và/hoặc khi người nào đó cố gắng phát hành phiên bản chính của mục.
    (Một hoặc nhiều sự kiện kích hoạt được xác định trong trang đầu tiên của biểu mẫu liên kết, trong suốt quá trình liên kết và cấu hình gốc của dòng công việc. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.)

Ghi chú:  Dòng công việc không thể bắt đầu đối với mục hiện đã được kiểm xuất. Tuy nhiên, sau khi dòng công việc bắt đầu, mục cần xem xét có thể được kiểm xuất để tránh bị thay đổi. (Nhưng cho đến khi mục đó được kiểm nhập lại, không thể bắt đầu dòng công việc nào khác trên đó.)

Các phần trong phân đoạn này

  1. Bắt đầu dòng công việc tự động

  2. Bắt đầu dòng công việc theo cách thủ công

  3. Bắt đầu theo cách thủ công từ danh sách hoặc thư viện

  4. Bắt đầu theo cách thủ công từ trong chương trình Microsoft Office

1. Bắt đầu dòng công việc tự động

Nếu dòng công việc được cấu hình để bắt đầu tự động, thì mỗi lần xảy ra một sự kiện kích hoạt, dòng công việc sẽ chạy trên mục đã kích hoạt nó.

Khi dòng công việc bắt đầu, nó sẽ giao một hoặc một số nhiệm vụ đầu tiên và gửi thông báo nhiệm vụ đến từng người được giao. Đồng thời, dòng công việc cũng sẽ gửi thông báo bắt đầu (khác thông báo nhiệm vụ) đến người đầu tiên thêm dòng công việc và đến bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC ở trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.

Ghi chú:  Khi thêm một dòng công việc mới sẽ bắt đầu tự động, trường Ngày đến hạn cho Tất cả Nhiệm vụ trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết thường nên được để trống, bởi vì bất kỳ giá trị ngày rõ ràng nào được xác định ở đó sẽ không tự động điều chỉnh chính giá trị đó trong mối tương quan với ngày tháng mỗi khi dòng công việc bắt đầu. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạnLẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.

Đầu phân đoạn

2. Bắt đầu dòng công việc thủ công

Ghi chú về quyền    Thông thường, bạn phải có quyền Sửa Mục để bắt đầu một dòng công việc. (Theo mặc định, nhóm Thành viên và nhóm Người sở hữu đều có quyền này, nhưng nhóm Khách không có. Tuy nhiên, Người sở hữu cũng có thể chọn, trên cơ sở từng dòng công việc, yêu cầu quyền Quản lý Danh sách cho những người bắt đầu dòng công việc. Bằng cách chọn tùy chọn này, Người sở hữu về cơ bản có thể xác định rõ rằng chỉ có họ và những Người sở hữu khác mới có thể bắt đầu một dòng công việc cụ thể. Để biết thêm thông tin, hãy xem phân đoạn Tìm hiểu của bài viết này.)

Hai địa điểm bắt đầu

Bạn có thể bắt đầu một dòng công việc thủ công từ một trong hai địa điểm:

  • Từ danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục

  • Từ ngay trong mục, được mở trong chương trình Microsoft Office nơi dòng công việc được tạo ra. (Hãy lưu ý rằng đây phải là chương trình đã cài đặt và không phải là phiên bản ứng dụng web.)

Hai phần còn lại trong phân đoạn này cung cấp hướng dẫn cho cả hai phương án.

Đầu phân đoạn

3. Bắt đầu thủ công từ danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục mà bạn muốn chạy dòng công việc.

  2. Bấm vào dấu chấm lửng bên cạnh tên của mục rồi trong hộp thoại, bấm vào dấu chấm lửng để mở menu mục và bấm Dòng công việc trên menu thả xuống.

  3. Trên Dòng công việc: trang Tên Mục, dưới Bắt đầu Dòng công việc Mới, hãy bấm dòng công việc mà bạn muốn chạy.
    Nối kết bắt đầu dòng công việc

  4. Trên trang Thay đổi Dòng công việc, trong biểu mẫu khởi tạo, hãy thực hiện các thay đổi mà bạn muốn để áp dụng vào mẫu dòng công việc cụ thể này.

    Ghi chú: Thay đổi được thực hiện ở đây, trong biểu mẫu khởi tạo, là sử dụng chỉ trong mẫu hiện tại của dòng công việc. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào sẽ áp dụng mỗi khi dòng công việc chạy, hoặc nếu bạn muốn thay đổi thiết đặt dòng công việc sẽ không xuất hiện trong biểu mẫu này, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Biểu mẫu khởi tạo

Khung chú thích số một

Gán cho

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách những người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
        Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này

Khung chú thích số hai

Order

Hãy chắc chắn rằng các đặc tính quyết định đến có nên giao từng nhiệm vụ một (tuần tự) hoặc giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song) hay không là theo cách bạn muốn.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng thứ tự tuần tự và thứ tự song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm hoặc bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài một hay nhiều giai đoạn hiện đang được cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ chotừng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của chính mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho từng hộp kiểm toàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán đểxóa này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ giải đáp thắc mắc và vấn đề

  • Nếu có, ghi chú về nhiệm vụ đơn lẻ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách (bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay loại bỏ nào mà bạn muốn. Hãy nhớ rằng:

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Bởi vì bạn đang bắt đầu dòng công việc thủ công, bạn sẽ nhận được thông báo bắt đầu và dừng dù bạn có được liệt kê trong trường này hay không.

  1. Khi bạn có tất cả các thiết đặt trong biểu mẫu khởi tạo theo cách bạn muốn chúng, hãy bấm Bắt đầu để bắt đầu dòng công việc.

Dòng công việc giao một hay một vài nhiệm vụ đầu tiên và đồng thời sẽ gửi thông báo bắt đầu tới bạn và bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC của biểu mẫu khởi tạo.

Đầu phân đoạn

4. Bắt đầu thủ công từ trong một chương trình Microsoft Office

  1. Mở mục trong chương trình Office được cài đặt trên máy tính của bạn.

  2. Trong mục mở, bấm tab Tệp, bấm Lưu & Gửi, rồi bấm dòng công việc mà bạn muốn chạy trên mục.

  3. Nếu bạn thấy thông báo sau, cho bạn biết dòng công việc cần đăng nhập tệp, hãy bấm nút Kiểm Nhập.

  4. Hãy bấm nút Bắt đầu Dòng công việc lớn.

  5. Trên trang Thay đổi Dòng công việc, trong biểu mẫu khởi tạo, hãy thực hiện các thay đổi mà bạn muốn để áp dụng vào mẫu dòng công việc cụ thể này.

    Ghi chú:  Các thay đổi được thực hiện tại đây, trong biểu mẫu khởi tạo, được dùng chỉ trong mẫu dòng công việc hiện tại. Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi nào có hiệu lực mỗi khi dòng công việc chạy, hoặc nếu bạn muốn thay đổi thiết đặt dòng công việc không xuất hiện trong biểu mẫu này, hãy xem phân đoạn THAY ĐỔI của bài viết này.

    Biểu mẫu khởi tạo

Khung chú thích số một

Gán cho

Thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho danh sách những người bạn muốn dòng công việc giao nhiệm vụ cho.

  • Nếu giao từng nhiệm vụ một (tuần tự)
       Nhập tên hoặc địa chỉ theo thứ tự mà nhiệm vụ sẽ được giao.

  • Nếu giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song)   
    Thứ tự của tên hay địa chỉ không quan trọng.

  • Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người nào đó bên ngoài tổ chức SharePoint của bạn   
    để biết thêm thông tin về người dự bên ngoài, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Order

Hãy chắc chắn rằng các đặc tính quyết định đến có nên giao từng nhiệm vụ một (tuần tự) hoặc giao tất cả nhiệm vụ cùng lúc (song song) hay không là theo cách bạn muốn.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng thứ tự tuần tự và thứ tự song song, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số ba

Thêm một giai đoạn mới

Thêm hoặc bất kỳ giai đoạn nào bạn muốn ngoài một hay nhiều giai đoạn hiện đang được cấu hình.

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn, hãy bấm trường Giao Cho đối với giai đoạn đó, rồi nhấn CTRL+DELETE.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng nhiều giai đoạn, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bốn

Mở rộng nhóm

  • Để giao một nhiệm vụ chotừng thành viên của mỗi nhóm mà bạn nhập trong trường Giao cho, hãy chọn hộp kiểm này. (Từng thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ và từng thành viên sẽ cần phải hoàn thành nhiệm vụ của chính mình.)

  • Để có chỉ một nhiệm vụ được gán cho từng hộp kiểm toàn bộ nhóm mà bạn nhập vào trường gán đểxóa này. (Mỗi thành viên của nhóm sẽ nhận được một thông báo nhiệm vụ, nhưng bất kỳ một phần tử có thể yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ đơn thay mặt cho toàn bộ nhóm. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số 5

Yêu cầu

Bất kỳ văn bản nào bạn bao gồm ở đây cũng sẽ có trong từng thông báo nhiệm vụ mà dòng công việc gửi. Đừng quên bao gồm tất cả các chỉ dẫn hay tài nguyên bổ sung nào mà người dự có thể cần, gồm có:

  • Thông tin liên hệ giải đáp các thắc mắc và vấn đề.

  • Nếu có, ghi chú về nhiệm vụ đơn lẻ gán cho toàn bộ nhóm hoặc phân phối danh sách. (Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để nhận một nhiệm vụ nhóm trong phân đoạn hoàn thành của bài viết này.)

Khung chú thích số sáu

Ngày đến hạn và thời hạn nhiệm vụ

Xác định hạn cuối cho toàn bộ dòng công việc và/hoặc xác định số ngày, tuần, hoặc tháng được phép để hoàn thành từng nhiệm vụ tính từ thời điểm nhiệm vụ được giao.

Để biết thêm thông tin về khi nào nên dùng đến hạn ngày tháng và khi nào dùng thời hạn nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch của bài viết này.

Khung chú thích số bảy

CC

Thực hiện bất kỳ hoạt động thêm hay loại bỏ nào mà bạn muốn. Hãy nhớ rằng:

  • Việc nhập một tên vào đây không dẫn đến việc giao một nhiệm vụ dòng công việc.

  • Bởi vì bạn đang bắt đầu dòng công việc thủ công, bạn sẽ nhận được thông báo bắt đầu và dừng dù bạn có được liệt kê trong trường này hay không.

  1. Khi bạn có các thiết đặt trong biểu mẫu khởi tạo theo cách bạn muốn, hãy bấm Bắt đầu để bắt đầu dòng công việc.

Dòng công việc giao một hay một vài nhiệm vụ đầu tiên và đồng thời sẽ gửi thông báo bắt đầu tới bạn và bất kỳ ai được liệt kê trong trường CC của biểu mẫu khởi tạo.

Tiếp theo là gì?

  • Nếu đây là lần đầu tiên đã chạy dòng công việc này, những người dự khác có thể cần thông tin và hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ được giao. (Họ có thể thấy phân đoạn hoàn thành của bài viết này hữu ích.)

  • Tương tự, sẽ là một ý hay để kiểm tra người dự có nhận được thông báo qua email và đặc biệt là các thông báo được xử lý tốt bởi bộ lọc email rác hay không.

  • Và tất nhiên, bạn có thể có một hoặc nhiều nhiệm vụ dòng công việc để hoàn tất việc chính bạn. Đi đến phân đoạn hoàn thành của bài viết này để biết chi tiết về cách hoàn thành chúng.

  • Đồng thời, để biết thông tin về cách bạn theo dõi tiến trình của mẫu dòng công việc hiện thời như thế nào, hãy đến phân đoạn GIÁM SÁT của bài viết này.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn được giao một nhiệm vụ trong dòng công việc Phê duyệt, bạn có thể thấy hữu ích khi xem xét đầy đủ phân đoạn này của bài viết trước khi bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Theo đó, bạn sẽ biết được tất cả các tùy chọn mà bạn có thể dùng.

Ghi chú: Nếu bạn biết mình đã được giao một nhiệm vụ dòng công việc, nhưng không thấy tin nhắn thông báo xuất hiện trong hộp thư, hãy chắc chắn rằng thông báo không bị định tuyến sai bởi bộ lọc email rác của bạn. Nếu tin nhắn thông báo bị định tuyến sai, hãy điều chỉnh các thiết đặt trong bộ lọc của bạn cho phù hợp.

Trước tiên, hãy chắc chắn bạn đã đọc đúng bài viết

Các kiểu dòng công việc khác nhau yêu cầu các hành động nhiệm vụ khác nhau.

Do vậy trước khi bạn bắt đầu, hãy chắc chắn rằng nhiệm vụ mà bạn được giao chính là nhiệm vụ dòng công việc Phê duyệt và không phải nhiệm vụ cho kiểu dòng công việc nào khác.

Tìm văn bản vui lòng phê duyệt trong bất kỳ vị trí sau đây:

  • Trong dòng chủ đề của thông báo nhiệm vụ
    Thông báo nhiệm vụ với văn bản Vui lòng Phê duyệt được chú thích

  • Trên thanh thông báo trong mục cần xem xét
    Mục cần xem xét có chú thích văn bản Vui lòng Phê duyệt

  • Trong tiêu đề nhiệm vụ trên trang trạng thái dòng công việc
    Nhiệm vụ trong danh sách trang Trạng thái Dòng công việc với Vui lòng Xem xét được chú thích

Nếu bạn không thấy văn bản Vui lòng xem xét trong các vị trí này, hãy kiểm tra với người bắt đầu hoặc người đầu tiên thêm dòng công việc để xem văn bản đó dựa vào mẫu dòng công việc nào — hay đó có phải là dòng công việc tùy chỉnh hay không. Bạn sẽ thấy nối kết đến các bài viết về cách dùng kiểu dòng công việc khác có trong sản phẩm SharePoint trong phần Xem Thêm của bài viết này.

Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ của bạn là nhiệm vụ Phê duyệt, hãy tiếp tục đọc!

Các phần trong phân đoạn này

  1. Tổng quan về quy trình

  2. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo nhiệm vụ

  3. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

  4. Xem xét mục

  5. Hoàn thành và nộp biểu mẫu nhiệm vụ

  6. Thông báo quá hạn

  7. Yêu cầu và hoàn thành nhiệm vụ nhóm (tùy chọn)

  8. Yêu cầu thay đổi mục (tùy chọn)

  9. Giao lại nhiệm vụ phê duyệt của bạn để người khác (tùy chọn)

  10. Hoàn thành một nhiệm vụ thay mặt cho một người dự bên ngoài (tùy chọn)

1. Tổng quan về quy trình

Khi bạn được giao một nhiệm vụ trong dòng công việc, bạn thường tìm thấy nhiệm vụ theo một trong ba cách:

  • Bạn nhận được thông báo nhiệm vụ qua email.

  • Bạn mở tài liệu Microsoft Office và thấy một thanh thông báo thông báo rằng bạn vừa được giao một nhiệm vụ liên quan.

  • Bạn kiểm tra trang SharePoint và phát hiện rằng bạn vừa được giao một hay nhiều nhiệm vụ.

Khi phát hiện bạn vừa được giao nhiệm vụ dòng công việc Phê duyệt, thông thường bạn làm hai thao tác sau:

  • Xem xét mục    Tìm hiểu bạn có thể phê duyệt mục trong trạng thái hiện thời của mục hay không.

  • Hoàn thành nhiệm vụ của bạn    Dùng biểu mẫu nhiệm vụ để nộp kết quả xem xét của bạn.

Do đó, thông thường việc hoàn thành nhiệm vụ của bạn liên quan đến ba mục sau:

  • Tin nhắn thông báo (tin nhắn mà bạn nhận dưới dạng email)

  • Mục được nộp để bạn phê duyệt (cái mà bạn mở và xem xét)

  • Biểu mẫu nhiệm vụ (cái mà bạn mở, hoàn thành và nộp)

Ba mục đó trông như thế này.

Tin nhắn thông báo nhiệm vụ, mục cần xem xét và biểu mẫu nhiệm vụ

Ghi chú: Nút Mở Nhiệm vụ này trên Ruy-băng trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ chỉ xuất hiện khi tin nhắn được mở trong phiên bản Outlook đầy đủ, được cài đặt và không xuất hiện khi nó được mở trong ứng dụng web Outlook Web Access.

Đầu phân đoạn

2. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo nhiệm vụ

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ, ở các chỉ dẫn Để hoàn thành nhiệm vụ này, hãy bấm vào nối kết đến mục.

  2. Trong mục được mở, bấm nút Mở nhiệm vụ này trên thanh thông báo.

Truy nhập mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ tin nhắn thông báo qua email

Ghi chú: Nút Mở Nhiệm vụ này trên Ruy-băng trong tin nhắn thông báo nhiệm vụ chỉ xuất hiện khi tin nhắn được mở trong phiên bản Outlook đầy đủ, được cài đặt và không xuất hiện khi nó được mở trong ứng dụng web Outlook Web Access.

Đầu phân đoạn

3. Nhận mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

Thực hiện theo các bước sau:

  1. Trong danh sách hoặc thư viện lưu trữ mục cần xem xét, hãy bấm vào nối kết Đang  Tiến hành gắn với mục và dòng công việc.

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, hãy bấm tiêu đề nhiệm vụ của bạn.

  3. Trong biểu mẫu nhiệm vụ, ở thanh thông báo Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho, hãy bấm nối kết đến mục.

Truy nhập mục và biểu mẫu nhiệm vụ từ danh sách hoặc thư viện

Đầu phân đoạn

4. Xem xét mục

Trong ví dụ này, mục là một tài liệu Microsoft Word.

Mẹo:  Nếu đây là một nhiệm vụ nhóm — tức là, một nhiệm vụ đơn được giao cho cả nhóm hoặc danh sách phân bổ để một thành viên của nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ cho toàn nhóm - thì một ý kiến hay là bạn nên nhận nhiệm vụ trước khi xem xét mục. Theo đó, bạn sẽ hạn chế được khả năng thành viên khác trong nhóm của bạn cũng sẽ xem xét bài viết. Để xem chỉ dẫn, hãy xem Phần 7 trong phân đoạn này, Xác nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm.

Mục cần xem xét mở và hiển thị thanh màu vàng

Hãy lưu ý hai thanh thông báo màu vàng ở trên cùng của tài liệu:

  • Máy chủ Chỉ Đọc    Tài liệu này mở ở chế độ chỉ đọc — nghĩa là, bạn có thể đọc tài liệu, nhưng bạn không thể thực hiện thay đổi nào trong đó.
    (Hãy lưu ý rằng khi hoàn thành một nhiệm vụ dòng công việc Phê duyệt, bạn thường không thực hiện thay đổi trực tiếp trong chính mục đó. Thay vào đó, bạn dùng biểu mẫu nhiệm vụ để đăng ký tất cả các phản hồi của bạn.)

  • Nhiệm vụ dòng công việc    Khi bạn đã sẵn sàng đăng ký phản hồi của bạn trong biểu mẫu nhiệm vụ, hãy bấm vào nút mở nhiệm vụ này .

Đầu phân đoạn

5. Hoàn thành và nộp biểu mẫu nhiệm vụ

Biểu mẫu nhiệm vụ cho một nhiệm vụ dòng công việc Phê duyệt trông như thế này.

Biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc

Hãy lưu ý rằng hai mục đầu tiên (Xóa mục và Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho Tiêu đề Mục) không xuất hiện trong biểu mẫu nhiệm vụ khi biểu mẫu nhiệm vụ được mở từ bên trong mục cần xem xét.

Khung chú thích số một

Xóa mục

Để xóa nhiệm vụ này từ mẫu dòng công việc hiện tại, hãy bấm nút này.

  • Việc xóa nhiệm vụ sẽ không xóa mục cần xem xét.

  • Nếu bạn xóa nhiệm vụ, hành động đó có chức năng như (và được ghi lại trong lịch sử như) từ chối tài liệu. Do vậy nếu dòng công việc được cấu hình kết thúc trong lần bác bỏ đầu tiên, thì việc xóa nhiệm vụ sẽ kết thúc dòng công việc.

  • Nhiệm vụ được xóa sẽ không còn xuất hiện trong vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc. (Tuy nhiên, việc xóa và từ chối tự động hậu thức vẫn được ghi trong vùng Lịch sử của trang.)

    Ghi chú:  Nếu bạn chưa bắt đầu mẫu dòng công việc này, bạn có thể muốn kiểm tra với người đã bắt đầu mẫu dòng công việc này trước khi bạn xóa nhiệm vụ.

Khung chú thích số hai

Nhiệm vụ dòng công việc này áp dụng cho tiêu đề mục

Để mở mục cần xem xét, hãy bấm vào đây.

Khung chú thích số ba

Trạng thái, yêu cầu bởi, chú thích, tổng hợp đến hạn ngày

Bạn không thể sửa hay thay đổi các mục nhập trong bốn trường này, nhưng bạn có thấy thông tin trong các mục nhập này hữu ích.

Hãy lưu ý rằng hộp Chú thích Tổng hợp không chỉ chứa các chỉ dẫn bổ sung về cách hoàn thành nhiệm vụ của bạn mà còn tất cả các chú thích nộp bởi người dự đã hoàn thành nhiệm vụ của họ trong cùng mẫu dòng công việc.

Tương tự, sau khi bạn nộp biểu mẫu của chính bạn, bất kỳ chú thích nào có trong hộp Chú thích (4) cũng sẽ xuất hiện trong hộp Chú thích Tổng hợp cho người dự sau chọn.

Khung chú thích số bốn

Chú thích

Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây đều sẽ được ghi lại trong Lịch sử Dòng công việc và cũng sẽ xuất hiện trong trường Chú thích Tổng hợp (3) cho người dự tùy chọn.

Khung chú thích số 5

Chấp thuận

Để phê duyệt mục, trước hết hãy nhập bất kỳ chú thích nào mà bạn muốn đưa vào trường Chú thích (4), rồi bấm nút này.

Khung chú thích số sáu

Từ chối

Để bác bỏ mục, trước tiên hãy nhập bất kỳ chú thích nào mà bạn muốn đưa vào cácchú thích trường (4), sau đó bấm nút này.

Khung chú thích số bảy

Hủy bỏ

Để đóng biểu mẫu nhiệm vụ mà không lưu bất kỳ thay đổi hay phản hồi nào, hãy bấm nút này. Nhiệm vụ sẽ vẫn chưa hoàn thành và được giao cho bạn.

Khung chú thích số tám

Yêu cầu thay đổi

Để yêu cầu thay đổi mục bạn đang xem xét, hãy bấm nút này.

Để xem phần minh họa của biểu mẫu nơi bạn sẽ nhập chi tiết yêu cầu của bạn và để có thêm chỉ dẫn, hãy đến phần  8 trong phân đoạn này, Yêu cầu thay đổi mục.

Ghi chú: Tùy chọn này có thể được tắt cho một số tác vụ dòng công việc.

Khung chú thích số chín

Giao lại nhiệm vụ

Để giao lại nhiệm vụ Phê duyệt cho người nào khác, hãy bấm nút này.

Để xem phần minh họa của trang nơi bạn sẽ nhập chi tiết của việc giao lại và để có thêm chỉ dẫn, hãy đến phần 7 trong phân đoạn này, Giao lại nhiệm vụ Phê duyệt cho người nào đó.

Ghi chú: Tùy chọn này có thể được tắt cho một số tác vụ dòng công việc.

Đầu phân đoạn

6. Thông báo quá hạn

Nếu một nhiệm vụ hay toàn bộ mẫu dòng công việc không hoàn thành đúng hạn, thông báo được tự động gửi đến:

  • Người được giao nhiệm vụ

  • Người bắt đầu dòng công việc (hoặc, nếu việc bắt đầu là tự động, sẽ là đến người đầu tiên thêm dòng công việc)

Đầu phân đoạn

7. Nhận và hoàn thành nhiệm vụ nhóm (tùy chọn)

Nếu chỉ một nhiệm vụ đơn được giao cho toàn bộ nhóm mà bạn là thành viên, thì bất kỳ thành viên nào của nhóm đều có thể thay mặt toàn nhóm nhận và hoàn thành nhiệm vụ đơn đó.

Nhận nhiệm vụ trước khi bạn xem xét mục. Ngay khi bạn nhận nhiệm vụ, nhiệm vụ đó sẽ được giao cho bạn và không thành viên nào khác trong nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ đó. (Theo cách này, chỉ có một người thực hiện công việc cần thiết.)

  1. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, hãy trỏ tới tên của nhiệm vụ được giao cho nhóm của bạn cho đến khi mũi tên xuất hiện

  2. Bấm mũi tên, bấm Sửa Mục rồi trong biểu mẫu nhiệm vụ, bấm nút Nhận Nhiệm vụ.
    Làm thế nào để nhận một nhiệm vụ nhóm

Khi trang Trạng thái Dòng công việc được làm mới, bạn có thể thấy nhiệm vụ không còn được giao cho nhóm, mà bây giờ giao cụ thể cho bạn.

Sau đó, nếu bạn muốn giao nhiệm vụ cho nhóm lần nữa mà chưa hoàn thành nó, hãy dùng các bước tương tự để quay lại biểu mẫu nhiệm vụ, nhưng lúc này hãy bấm nút Giao Nhiệm vụ.

Nút Giao Nhiệm vụ trên biểu mẫu nhiệm vụ

Đầu phân đoạn

8. Yêu cầu thay đổi mục (tùy chọn)

Trước khi bạn bắt đầu quy trình này, hãy lưu ý rằng dòng công việc có thể được thiết lập để kết thúc ngay lập tức nếu thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho mục. Có thể một ý kiến hay là hãy kiểm tra với người bắt đầu hay người đầu tiên thêm dòng công việc để chắc chắn rằng mọi việc vẫn ổn khi thực hiện thay đổi và kết thúc dòng công việc tại điểm đó.

Chúng tôi sẽ minh họa tùy chọn yêu cầu - thay đổi bằng cách đưa vào một kịch bản:

Trước hết, giả sử tên bạn là Frank.

Sau đó, giả sử một đồng nghiệp tên là Anna vừa bắt đầu một dòng công việc Phê duyệt trên tài liệu mà cô ấy vừa tạo.

Khi bạn xem xét tài liệu mới của Anna, bạn thấy phần Giới thiệu quá dài.

Bạn bấm nút Yêu cầu Thay đổi ở dưới cùng biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc, rồi hoàn thiện biểu mẫu này.

Biểu mẫu yêu cầu thay đổi nằm trong mục

Khung chú thích số một

Yêu cầu thay đổi từ

Nhập tên hay địa chỉ email của người mà bạn đang yêu cầu thay đổi.

(Để gửi yêu cầu của bạn đến người bắt đầu lần chạy này của dòng công việc  — hoặc nếu dòng công việc bắt đầu tự động, đến người đầu tiên thêm dòng công việc Phê duyệt  — bạn cũng có thể để trống trường này.)

Khung chú thích số hai

Yêu cầu mới

Mô tả thay đổi mà bạn muốn thực hiện và cung cấp bất kỳ thông tin nào người thực hiện thay đổi sẽ cần. (Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây sẽ được thêm vào phần Chú thích Tổng hợp.)

Khung chú thích số ba

Thời hạn mới

Làm một trong ba điều này:

  • Để giữ ngày đến hạn hiện có    Hãy để trống trường này.

  • Để loại bỏ hoàn toàn ngày đến hạn    Nhập số 0.

  • Để xác định ngày đến hạn mới    Hãy nhập số vào đây rồi xác định thời hạn trong trường sau. Khi đi cùng với nhau, hai mục nhập xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ thay đổi đến hạn.

Khung chú thích số bốn

Đơn vị thời hạn mới

Nếu bạn muốn xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ mới, hãy dùng trường này kết hợp với trường Thời hạn Mới để xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ đến hạn. (Ví dụ: 3 Ngày hoặc 1 Tháng hoặc 2 tuần.)

Khi bạn có tất cả các mục nhập biểu mẫu theo cách mà bạn muốn, hãy bấm Gửi và nhiệm vụ hiện tại của bạn được đánh dấuHoàn thành. (Nhưng bạn vẫn chưa hoàn thành. Bạn sẽ lại được giao nhiệm vụ phê duyệt sau khi Anna hoàn thành nhiệm vụ thay đổi).

Đồng thời, Anna sẽ nhận được thông báo qua email như sau:

Thông báo được gửi khi bạn yêu cầu thay đổi trong mục

Anna có thể nói sau khi chỉ lướt qua dòng Chủ đề (số 1 trong phần minh họa) rằng đây không phải là thông báo Phê duyệt thông thường, mà thay vào đó là một đề nghị thay đổi nội dung gì đó về mục. Cô ấy tìm thấy thông tin về thay đổi cụ thể đã được yêu cầu nằm trong văn bản Thay đổi được Yêu cầu của (số 2).

Anna kiểm xuất mục, thực hiện các thay đổi đã được yêu cầu, rồi lưu các thay đổi của cô ấy và kiểm tra lại mục.

Rồi cô ấy đến trang Trạng thái Dòng công việc và mở nhiệm vụ yêu cầu thay đổi từ vùng Nhiệm vụ ở đó.


Nộp biểu mẫu khi hoàn thành thay đổi được yêu cầu

Anna thêm bất kỳ thông tin nào cô ấy muốn vào trường Chú thích, rồi bấm Gửi Phản hồi. Dòng công việc thực hiện hai hành động:

  • Đánh dấu nhiệm vụ yêu cầu thay đổi của Anna là hoàn thành.

  • Dòng công việc giao một nhiệm vụ phê duyệt mới cho bạn (có thêm ghi chú của Anna vào trường Chú thích Tổng hợp) và gửi thông báo cho bạn về nhiệm vụ đó.

Bây giờ bạn có thể tiếp tục và hoàn thành phần xem xét mục đã thay đổi của bạn.

Đồng thời, tất cả các hành động này đều được theo dõi và hiển thị trong phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc, như được thể hiện trong phần minh họa sau.

Lịch sử Dòng công việc thể hiện các hành động từ yêu cầu thay đổi

Đây là sơ đồ của toàn bộ quy trình.

Lưu đồ yêu cầu thay đổi

Đầu phân đoạn

9. Giao lại nhiệm vụ Phê duyệt của bạn cho người nào khác (tùy chọn)

Nếu bạn muốn người nào khác hoàn thành nhiệm vụ dòng công việc đã được giao cho bạn, hãy bấm nút Giao lại Nhiệm vụ trong biểu mẫu nhiệm vụ dòng công việc.

Biểu mẫu này được hiển thị.

Biểu mẫu giao lại nhiệm vụ

Khung chú thích số một

Giao lại nhiệm vụ cho

Nhập tên hoặc địa chỉ của người mà bạn muốn giao nhiệm vụ này.

Để giao nhiệm vụ này cho người đã bắt đầu dòng công việc — hoặc, nếu dòng công việc bắt đầu tự động, cho người đầu tiên thêm dòng công việc này  — hãy để trống trường này.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu mới

Cung cấp bất kỳ thông tin nào mà người bạn đang giao nhiệm vụ sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ. (Bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào đây sẽ được thêm vào phần Chú thích Tổng hợp.)

Khung chú thích số ba

Thời hạn mới

Làm một trong ba điều này:

  • Để giữ ngày đến hạn hiện có    Hãy để trống trường này.

  • Để loại bỏ hoàn toàn ngày đến hạn    Nhập số 0.

  • Để xác định ngày đến hạn mới    Hãy nhập số vào đây rồi xác định thời hạn trong trường sau. Khi đi cùng với nhau, hai mục nhập xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ thay đổi đến hạn.

Khung chú thích số bốn

Đơn vị thời hạn mới

Nếu bạn muốn xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ mới, hãy dùng trường này kết hợp với trường Thời hạn Mới để xác định khoảng thời gian trước khi nhiệm vụ đến hạn. (Ví dụ: 3 Ngày hoặc 1 Tháng hoặc 2 tuần.)

Khi hoàn thành biểu mẫu, hãy bấm Gửi. Nhiệm vụ của bạn được đánh dấu Hoàn thành, một nhiệm vụ mới được giao cho người hiện chịu trách nhiệm về nhiệm vụ này và một thông báo nhiệm vụ được gửi đi.

Bất kỳ thông tin mới nào bạn đã cung cấp cũng có trong văn bản Đại diện bởi trong thông báo nhiệm vụ mới (số 1 trong phần minh họa sau).

Thông báo nhiệm vụ đối với nhiệm vụ được giao lại

Đồng thời, tất cả các thay đổi đều được theo dõi và hiển thị trong phần Nhiệm vụ và Lịch sử của trang Trạng thái Dòng công việc, như được thể hiện tại đây.

Vùng Nhiệm vụ và Lịch sử trên trang Trạng thái Dòng công việc đối với nhiệm vụ được giao lại

Đầu phân đoạn

10. Hoàn thành một nhiệm vụ thay mặt cho người dự bên ngoài (tùy chọn)

Có một quy trình đặc biệt để bao gồm những người dự không phải là thành viên của tổ chức SharePoint của bạn. Trong quy trình này, thành viên trang hành động như một giám quản cho người dự bên ngoài:

  1. Đưa địa chỉ email của người dự bên ngoài vào giai đoạn Giao Cho phù hợp trên trang thứ hai của biểu mẫu liên kết.

  2. Thực tế, dòng công việc giao nhiệm vụ của người dự bên ngoài cho thành viên trang, người bắt đầu dòng công việc — hoặc cho thành viên đầu tiên thêm dòng công việc, nếu dòng công việc bắt đầu tự động. Người này, người thực tế được giao nhiệm vụ, hành động như một proxy đối với người dự bên ngoài.

  3. Thành viên trang này nhận được một thông báo nhiệm vụ, với chỉ dẫn gửi bản sao của mục cần xem xét cho người dự bên ngoài. (Đồng thời, người dự bên ngoài nhận được bản sao thông báo nhiệm vụ, thông báo này có thể đóng vai trò như báo động hay cảnh báo hữu ích.)

  4. Thành viên trang, người thực sự được giao nhiệm vụ, gửi bản sao của mục đến người dự bên ngoài.

  5. Người dự bên ngoài xem xét mục và gửi lại phản hồi của họ cho thành viên trang.

  6. Khi nhận được phản hồi của người dự bên ngoài, thành viên trang thay mặt người dự bên ngoài hoàn thành nhiệm vụ.

Đây là sơ đồ của quy trình.

Lưu đồ quy trình bao gồm người dự bên ngoài

Vị trí trung tâm từ nơi bạn có thể giám sát, điều chỉnh, hay dừng một dòng công việc đang chạy là trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu đó của dòng công việc.

Trước tiên chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đến trang đó, rồi chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách dùng các tùy chọn và thông tin mà bạn tìm thấy ở đó. Cuối cùng, chúng tôi sẽ cho bạn thấy hai trang khác nơi bạn có thể lấy thông tin giám sát bổ sung.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Đến trang trạng thái dòng công việc

  2. Dùng trang trạng thái dòng công việc để giám sát tiến độ dòng công việc

  3. Thay đổi nhiệm vụ hiện hoạt (nhiệm vụ đã được giao)

  4. Thay đổi nhiệm vụ tương lai (nhiệm vụ chưa được giao)

  5. Hủy bỏ hoặc chấm dứt chạy dòng công việc này

  6. Tìm xem dòng công việc nào đang chạy trên mục

  7. Giám sát dòng công việc cho toàn tuyển tập trang

1. Đến trang Trạng thái Dòng công việc

Trong danh sách hoặc thư viện nơi chứa mục, hãy bấm vào nối kết Đang  Tiến hành cho mục và dòng công việc bạn muốn.

Trong ví dụ này, mục là tài liệu có tên Bản thảo Chính và dòng công việc là Phê duyệt 3.

Bấm vào nối kết Trạng thái dòng công việc

Trang Trạng thái Dòng công việc sẽ mở ra.

Ghi chú: 

  • Nếu danh sách hoặc thư viện của bạn chứa số lượng lớn các mục, bạn có thể dùng sắp xếp và/hoặc lọc để tìm mục bạn đang tìm kiếm nhanh hơn. Nếu bạn thấy rằng bạn đang liên tục sắp xếp và/hoặc lọc theo cùng một cách, bạn có thể thấy hữu ích để tạo dạng xem tùy chỉnh tự động hóa việc sắp xếp cụ thể đó.

  • Để đến trang Trạng thái Dòng công việc, bạn cũng có thể bấm vào nối kết Xem trạng thái của dòng công việc này trong thông báo email “đã bắt đầu” hoặc nối kết Xem lịch sử dòng công việc trong thông báo email “đã hoàn thành" cho mẫu cụ thể bạn đang quan tâm.

Đầu phân đoạn

2. Dùng trang Trạng thái Dòng công việc để giám sát tiến độ dòng công việc

Tại đây, dưới phần minh họa của mỗi phần thuộc trang Trạng thái Dòng công việc, bạn sẽ tìm thấy các câu hỏi giám sát mà phần đó trả lời.

Phần thông tin dòng công việc

Phần thông tin dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Ai đã bắt đầu mẫu dòng công việc này?

  • Mẫu này được bắt đầu khi nào?

  • Hành động cuối trong mẫu này xảy ra khi nào?

  • Mẫu này đang chạy trên mục nào?

  • Trạng thái hiện tại của mẫu này là thế nào?

Phần nhiệm vụ

Vùng nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Nhiệm vụ nào đã được tạo và giao và trạng thái hiện tại của chúng ra sao?

  • Nhiệm vụ nào đã được hoàn thành và kết quả cho mỗi nhiệm vụ đó ra sao?

  • Ngày đến hạn cho từng nhiệm vụ đã được tạo và giao là ngày nào?

Nhiệm vụ đã được xóa và nhiệm vụ chưa được giao không xuất hiện trong phần này.

Phần Lịch sử Dòng công việc

Phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Câu hỏi đã được trả lời:

  • Sự kiện nào đã xảy ra trong mẫu dòng công việc này?

  • Hãy lưu ý rằng nhiệm vụ quá hạn và thông báo nhiệm vụ quá hạn không xuất hiện trong vùng này.

Đầu phân đoạn

3. Thay đổi nhiệm vụ hiện hoạt (nhiệm vụ đã được giao)

Có hai cách để thay đổi nhiệm vụ đã được giao nhưng chưa hoàn thành:

  • Thay đổi một nhiệm vụ hiện hoạt đơn

  • Thay đổi tất cả các nhiệm vụ hiện hoạt

Thay đổi một nhiệm vụ hiện hoạt đơn

Quyền    Để thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cho nhiệm vụ đơn được giao cho người nào khác ngoài chính bạn, bạn phải có quyền Quản lý Danh sách. (Nhóm Người sở hữu có quyền Quản lý Danh sách theo mặc định; nhóm Thành viên và nhóm Khách không có. Do đó, ví dụ, bạn có thể có quyền cho phép bạn khởi động một dòng công việc nhưng không được làm thay đổi nhiệm vụ của người dự khác.)

Nếu bạn có các quyền cần thiết:

  1. Bấm vào tiêu đề nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ .
    Bấm vào tiêu đề nhiệm vụ trong danh sách

  2. Dùng biểu mẫu nhiệm vụ để hoàn thành, xóa, hoặc giao lại nhiệm vụ.

Để được hướng dẫn chi tiết hơn về cách sử dụng biểu mẫu nhiệm vụ, hãy xem phân đoạn hoàn thành của bài viết này.

Thay đổi tất cả các nhiệm vụ hiện hoạt

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng kết thúc dòng công việc này nối kết không xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

  1. Trong vùng ngay dưới Trực quan hóa Dòng công việc, hãy bấm nối kết Cập nhật nhiệm vụ Phê duyệt hiện hoạt.

  2. Hãy thực hiện các thay đổi trong biểu mẫu mở ra, rồi bấm OK.

    • Thông báo phản ánh các thay đổi của bạn được gửi đến những người hiện đang được giao nhiệm vụ trong lần chạy này.

    • Nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc được xóa và nhiệm vụ chưa được giao không chịu ảnh hưởng bởi các thay đổi mà bạn thực hiện trong biểu mẫu này.

    • Nếu bạn muốn thực hiện thay đổi nhiệm vụ chưa được giao, hãy xem phần sau đây, thay đổi nhiệm vụ tương lai.

Thay đổi biểu mẫu cho nhiệm vụ hiện hoạt

Khung chú thích số một

Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, đơn vị thời hạn

  • Để giữ hiện có ngày đến hạn    Để trống Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và thực hiện không có thay đổi Đơn vị thời hạn.

  • Để loại bỏ ngày đến hạn để không có không có    Nhập số 0 trong Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.

  • Để chuyển ngày đến hạn bằng cách gia hạn thời gian thực hiện nhiệm vụ    Hãy dùng cả hai trường thời gian thực hiện để xác định số và kiểu đơn vị mà bạn muốn gia hạn thời gian thực hiện.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu

  • Để thay đổi văn bản yêu cầu    Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn trong hộp văn bản.

  1. Khi bạn có tất cả các trường trong biểu mẫu theo cách bạn muốn, hãy bấm OK.

Tất cả các nhiệm vụ hiện hoạt trong mẫu hiện tại được cập nhật.

Đầu phân đoạn

4. Thay đổi nhiệm vụ tương lai (nhiệm vụ chưa được giao)

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng chấm dứt dòng công việc này ngay bây giờ liên kết không xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

  1. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, ở vùng ngay dưới Trực quan hóa Dòng công việc, hãy bấm nối kết Thêm hoặc cập nhật người phê duyệt của dòng công việc Phê duyệt.

  2. Hãy thực hiện các thay đổi trong biểu mẫu mở ra, rồi bấm CẬP NHẬT.

    Ghi chú:  Nhiệm vụ đã được tạo và được giao không chịu tác động bởi những thay đổi mà bạn thực hiện trong biểu mẫu này.

Thay đổi biểu mẫu cho nhiệm vụ tương lai

Khung chú thích số một

Người dự, thứ tự, mở rộng nhóm

  • Để thêm hoặc loại bỏ người dự, hoặc để thay đổi thứ tự nhiệm vụ    Thêm, loại bỏ và/hoặc sắp xếp lại thứ tự của tên người dự hoặc địa chỉ vàotrườngngười dự .

  • Để xóa toàn bộ giai đoạn   Bấm trong cácGán cho trường cho giai đoạn đó, sau đó nhấnCTRL+DELETE.

Ghi chú: Bạn có thể dùng hộp kiểm Mở rộng nhóm để xác định xem nhóm phân phối được liệt kê sẽ được giao một nhiệm vụ cho mỗi thành viên hay chỉ một nhiệm vụ cho toàn bộ nhóm.

Để biết thêm thông tin về việc sử dụng các trường này, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và phân đoạn Thêm phù hợp (danh sách/thư viện hoặc Tuyển tập trang) của bài viết này.

Khung chú thích số hai

Yêu cầu

  • Để thay đổi văn bản yêu cầu    Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn văn bản trong hộp.

Khung chú thích số ba

Ngày đến hạn cho tất cả nhiệm vụ, thời gian thực hiện từng nhiệm vụ, đơn vị thời hạn

  • Để thay đổi hoặc loại bỏ lịch ngày đến hạn    Xóa bỏ ngày hiện tại và sau đó hoặc cung cấp mới hoặc, để loại bỏ xác định ngày đến hạn hoàn toàn ngày, để trống trường. (Không nhập một số không trong các trường này. Trường này phải chứa giá trị ngày lịch hoặc trống.)

  • Để giữ khoảng thời gian hiện có    Để trống Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ và thực hiện không có thay đổi Đơn vị thời hạn.

  • Để loại bỏ khoảng thời gian để có là không có    Nhập số 0 trong Thời gian thực hiện từng nhiệm vụ.

  • Để gia hạn thời gian thực hiện nhiệm vụ   Hãy dùng cả hai trường thời gian thực hiện để xác định số và kiểu đơn vị mà bạn muốn gia hạn thời gian thực hiện. (Để biết thêm thông tin về thiết đặt ngày đến hạn và thời gian thực hiện, hãy xem phân đoạn LẬP KẾ HOẠCH của bài viết này.)

  1. Khi bạn có tất cả các trường trong biểu mẫu theo cách bạn muốn, hãy bấm OK.

Tất cả các nhiệm vụ tương lai trong mẫu hiện tại sẽ phản ánh những thay đổi của bạn.

Đầu phân đoạn

5. Hủy bỏ hoặc chấm dứt chạy dòng công việc này

Bạn có thể dừng một mẫu dòng công việc đang chạy trước khi nó hoàn thành theo hai cách:

  • Hủy bỏ dòng công việc    Tất cả các nhiệm vụ được hủy, nhưng vẫn được giữ lại trong vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc.

  • Chấm dứt dòng công việc    Tất cả các nhiệm vụ đều bị hủy bỏ và bị xóa khỏi vùng Nhiệm vụ của trang Trạng thái Dòng công việc. (Tuy nhiên, chúng vẫn được phản ánh trong vùng Lịch sử Dòng công việc.)

Chỉ dẫn cho cả hai cách này như sau.

Hủy bỏ (tất cả các nhiệm vụ được hủy bỏ nhưng vẫn được giữ lại trong cả danh sách Nhiệm vụ và Lịch sử)

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng kết thúc dòng công việc liên kết không xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

Nếu bạn không còn cần mẫu dòng công việc hiện tại nữa, bạn có thể dừng mẫu đó lại.

  • Trên trang Trạng thái Dòng công việc, ở vùng ngay dưới Trực quan hóa Dòng công việc, hãy bấm nối kết Hủy bỏ tất cả nhiệm vụ Phê duyệt.

  • Bấm Có để xác nhận.

Nối kết Hủy bỏ tất cả nhiệm vụ

Tất cả nhiệm vụ hiện tại được hủy bỏ và dòng công việc kết thúc với trạng thái Đã hủy bỏ. Các nhiệm vụ đã hủy bỏ vẫn còn được liệt kê trong cả vùng Nhiệm vụ và vùng Lịch sử Dòng công việc.

Chấm dứt (tất cả các tác vụ bị xóa khỏi danh sách Tác vụ nhưng vẫn được giữ trong Lịch sử)

Quyền    Bốn tất cả các lệnh nối kết trong hình minh họa sau đây sẽ xuất hiện trên trang trạng thái dòng công việc của bất kỳ ai có quyền quản lý danh sách. Trước tiên ba nối kết xuất hiện trên trang của người đã bắt đầu mẫu dòng công việc, nhưng kết thúc dòng công việc này nối kết không xuất hiện, trừ khi người đó cũng có quyền quản lý danh sách. (Một lần nữa, chủ sở hữu nhóm có quyền quản lý danh sách theo mặc định; nhóm thành viên và khách truy nhập nhóm không.)

Nếu xuất hiện lỗi, hoặc nếu dòng công việc dừng và không phản hồi, có thể dòng công việc đã bị chấm dứt.

Trên trang Trạng thái Dòng công việc, trong vùng ngay bên dưới Ảo hóa Dòng công việc, bấm Chấm dứt dòng công việc này rồi bấm Có để xác nhận.

Tất cả nhiệm vụ được tạo bởi dòng công việc đều bị hủy bỏ và xóa khỏi vùng Nhiệm vụ trên trang Trạng thái Dòng công việc, mặc dù chúng vẫn được phản ánh trong vùng Lịch sử Dòng công việc. Dòng công việc kết thúc với trạng thái Dòng công việc đã bị Hủy bỏ.

Đầu phân đoạn

6. Tìm xem dòng công việc nào đang chạy trên mục

Trên trang Dòng công việc đối với bất kỳ mục nào, bạn sẽ tìm thấy một danh sách các dòng công việc hiện đang chạy trên mục đó.

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục.

  2. Trỏ tới tên của mục, hãy bấm vào mũi tên xuất hiện, rồi bấm Dòng công việc trong menu kéo xuống.

  3. Trên Dòng công việc: ở trang Tên Mục, dưới Dòng công việc đang chạy, bạn sẽ tìm thấy danh sách các mẫu hiện đang chạy trên mục.

Ghi chú:  Hãy lưu ý rằng nhiều mẫu của phiên bản dòng công việc đơnkhông thể chạy cùng lúc trên cùng một mục. Ví dụ: Thêm hai dòng công việc, cả hai đều dựa vào mẫu Phê duyệt. Một mẫu được đặt tên là Phê duyệt Kế hoạch và mẫu còn lại được đặt tên là Phê duyệt Ngân sách. Trên bất kỳ một mục nào tại bất kỳ thời điểm nào, từng mẫu Phê duyệt Kế hoạch và Phê duyệt Ngân sách có thể đang chạy, chứ không phải hai mẫu của mỗi dòng công việc.

Đầu phân đoạn

7. Giám sát dòng công việc cho toàn bộ tuyển tập trang

Người quản trị tuyển tập trang có thể xem lướt qua:

  • Hiện đang có bao nhiêu dòng công việc dựa vào từng mẫu dòng công việc trong tuyển tập trang.

  • Hiện từng mẫu dòng công việc đang hoạt động hay không hoạt động trong tuyển tập trang.

  • Hiện có bao nhiêu mẫu của phiên bản dòng công việc dựa vào từng mẫu dòng công việc đang chạy trong tuyển tập trang.

Đây là cách thực hiện:

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt biểu tượng Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint và sau đó bấm thiết đặt trang.

  3. Trên trang Thiết đặt trang, dưới Quản trị Trang, hãy bấm vào Dòng công việc.

Trang Dòng công việc sẽ mở, có hiển thị thông tin.

Tiếp theo là gì?

Nếu đây là lần đầu tiên Phiên bản dòng công việc này có chạy, bạn có thể muốn sử dụng hướng dẫn trong phân đoạn xem xét của bài viết này để xem các sự kiện trong mẫu và khám phá xem các dòng công việc có hoạt động như bạn muốn.

Sau khi hoàn thành mẫu dòng công việc, bạn có thể xem xét các sự kiện được ghi lại trong lịch sử của mẫu dòng công việc đó. (Bạn có thể truy nhập hồ sơ được ghi lại của bất kỳ mẫu nào trong vòng 60 ngày sau khi mẫu hoàn thành.)

Quan trọng:  Hãy lưu ý rằng lịch sử dòng công việc chỉ được cung cấp để tham khảo không chính thức. Thông tin trong lịch sử dòng công việc không thể được dùng cho kiểm toán chính thức hay cho mục đích nào khác mang tính pháp lý hay làm bằng chứng.

Bạn cũng có thể chạy báo cáo về hoạt động tổng thể của dòng công việc trên các mẫu.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Xem xét các sự kiện trong mẫu gần đây nhất

  2. Truy nhập lịch sử mẫu trong vòng 60 ngày

  3. Tạo báo cáo hiệu suất dòng công việc

1. Xem xét các sự kiện trong mẫu gần đây nhất

Chừng nào mục vẫn còn nằm trong cùng danh sách hoặc thư viện và cho đến khi dòng công việc chạy lại trên cùng mục đó, bạn có thể truy nhập lịch sử của mẫu gần đây nhất từ danh sách hay thư viện.

Để xem trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu dòng công việc gần đây nhất chạy trên bất kỳ mục nào:

  • Trong danh sách hoặc thư viện nơi chứa mục, hãy bấm vào nối kết trạng thái cho mục và dòng công việc bạn muốn.

Trong ví dụ này, mục là tài liệu có tên bản thảo chính và dòng công việc là Phê duyệt tài liệu mới.

Hãy bấm nối kết trạng thái dòng công việc

Trên trang Trạng thái Dòng công việc, phần Lịch sử Dòng công việc được đặt gần dưới cùng.

Phần Lịch sử Dòng công việc của trang Trạng thái Dòng công việc

Đầu phân đoạn

2. truy nhập lịch sử mẫu trong vòng 60 ngày

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn xem xét lịch sử của mẫu sau khi bạn cho chạy lại dòng công việc giống nhau trên cùng một mục?

Thực tế, bạn có thể làm như vậy trong vòng 60 ngày, từ một trong hai điểm nhập: danh sách hoặc thư viện, hay thông báo hoàn thành dòng công việc.

Từ danh sách hoặc thư viện

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi lưu trữ mục.

  2. Trỏ tới tên của mục, hãy bấm vào mũi tên xuất hiện, rồi bấm Dòng công việc trong menu kéo xuống.

  3. Trên Dòng công việc: ở trang Tên Mục, dưới Dòng công việc Hoàn thành, hãy bấm tên hoặc trạng thái của mẫu dòng công việc nào mà bạn muốn xem xét.
    Danh sách Dòng công việc được hoàn thành trên trang Dòng công việc cho mục
    Trang Trạng thái Dòng công việc cho mẫu đó sẽ mở.

Từ thông báo hoàn thành dòng công việc

  • Hãy mở thông báo hoàn thành dòng công việc cho mẫu mà bạn muốn xem xét, rồi bấm nối kết Xem lịch sử dòng công việc.

Thông báo dòng công việc hoàn thành có nối kết lịch sử được tô sáng
the trạng thái dòng công việc cho mẫu đó sẽ mở ra.

Nhằm lưu giữ tất cả các thông báo hoàn thành của bạn, bạn có thể muốn tạo quy tắc Outlook. Hãy thiết lập quy tắc sao chép tất cả các tin nhắn đến có văn bản đã hoàn thành trên dòng Chủ đề vào thư mục riêng biệt của chúng. (Hãy chắc chắn rằng quy tắc Outlook của bạn sao chép các tin nhắn đến và không đơn thuần di chuyển chúng, hay chúng cũng không xuất hiện trong Hộp thư của bạn.)

Đầu phân đoạn

3. tạo báo cáo hiệu suất dòng công việc

Để tìm hiểu một trong số các phiên bản dòng công việc của bạn thường đang hoạt động như thế nào  — qua thời gian và qua nhiều mẫu — bạn có thể tạo một hoặc cả hai báo cáo được xác định trước:

  • Báo cáo Thời gian Hoạt động    Hãy dùng báo cáo này để xem trung bình mất bao lâu để hoàn thành một hoạt động nằm trong dòng công việc, cũng như mất bao lâu để hoàn thành một vòng chạy hay hoàn thành mẫu của dòng công việc.

  • Báo cáo Hủy và Lỗi    Hãy dùng báo cáo này để xem dòng công việc có thường xuyên bị hủy bỏ hay bất chợt gặp sự cố trước khi hoàn thành hay không.

Tạo sẵn báo cáo cho dòng công việc

  1. Trong danh sách hoặc thư viện, ở cột Trạng thái của dòng công việc đó, hãy bấm vào bất kỳ nối kết thông tin trạng thái nào.
    Bấm vào trạng thái dòng công việc

  2. Trên trang Trạng thái Dòng công việc, dưới Lịch sử Dòng công việc, hãy bấm Xem báo cáo dòng công việc.
    Bấm nối kết Xem báo cáo dòng công việc trong phần Lịch sử Dòng công việc

  3. Hãy đặt dòng công việc vào nơi nào bạn muốn xem báo cáo, rồi bấm tên của báo cáo bạn muốn xem.
    Hãy bấm nối kết cho Báo cáo Thời gian Hoạt động

  4. Trên trang Tùy chỉnh, hãy giữ hoặc thay đổi vị trí nơi sẽ tạo tệp báo cáo, rồi bấm OK.
    Hãy bấm OK trên vị trí lưu tệp
    Báo cáo được tạo và lưu tới vị trí xác định.

  5. Khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể bấm nối kết được hiển thị ở phần minh họa sau để xem báo cáo. Nếu không, hãy bấm OK để kết thúc và đóng hộp thoại. (Sau đó, khi đã sẵn sàng xem báo cáo, bạn sẽ tìm thấy báo cáo tại vị trí mà bạn đã xác định ở bước trước đó.)
    Bấm nối kết để xem báo cáo

Tiếp theo là gì?

Nếu dòng công việc của bạn hoạt động theo cách mà bạn muốn, bạn đã sẵn sàng bắt đầu dùng dòng công việc này.

Nếu có bất kỳ điều gì bạn muốn thay đổi về cách hoạt động của nó, hãy xem phân đoạn thay đổi của bài viết này.

Sau khi bạn chạy mẫu đầu tiên của dòng công việc Phê duyệt mới của bạn và xem xét kết quả, bạn có thể muốn thực hiện một hay nhiều thay đổi đối với cách thức dòng công việc được cấu hình.

Tương tự, tại nhiều thời điểm khác nhau trong tương lai bạn có thể muốn thực hiện thêm nhiều thay đổi về cấu hình.

Cuối cùng, tại một thời điểm nào đó bạn có thể muốn tắt dòng công việc cho một thời hạn ngắn hơn hay dài hơn, nhưng không loại bỏ dòng công việc này — hoặc bạn có thể, thực sự, muốn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc.

Các phần trong phân đoạn này

  1. Thay đổi các thiết đặt vĩnh viễn cho dòng công việc

  2. Tắt hoặc loại bỏ một dòng công việc

1. Thay đổi thiết đặt vĩnh viễn cho dòng công việc

Để thực hiện thay đổi vĩnh viễn các thiết đặt cho dòng công việc hiện có, bạn hãy mở và sửa biểu mẫu liên kết mà bạn dùng để thêm dòng công việc lần đầu tiên.

Nếu dòng công việc chỉ chạy trong một danh sách hoặc thư viện

  1. Hãy mở danh sách hoặc thư viện nơi dòng công việc chạy.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Ghi chú: Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong danh sách lịch, tab có tên là Lịch.

  3. Trong nhóm Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.

  4. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, dưới Tên Dòng công việc (bấm để thay đổi thiết đặt), hãy bấm tên của dòng công việc bạn muốn thay đổi thiết đặt.

    Ghi chú:  Nếu dòng công việc Phê duyệt bạn muốn không xuất hiện trong danh sách, dòng công việc đó có thể chỉ được gắn kết với một kiểu nội dung. Dòng công việc nào xuất hiện trong danh sách được kiểm soát bởi Những dòng công việc này được cấu hình để chạy trên các mục thuộc kiểm soát kiểu này, nằm ngay dưới danh sách. (Xem hình minh họa.) Hãy bấm tùy chọn kiểu nội dung trong menu thả xuống để xem kiểu nội dung nào hiển thị dòng công việc bạn muốn. Khi dòng công việc bạn muốn xuất hiện trong danh sách, hãy bấm vào tên của nó.

  5. Trong cùng hai trang biểu mẫu liên kết được dùng lần đầu tiên để thêm dòng công việc, hãy thực hiện và lưu những thay đổi mà bạn muốn.

    Để biết thêm thông tin về các trường và điều khiển trong biểu mẫu liên kết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và phân đoạn thêm phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Nếu dòng công việc chạy trong tất cả các danh sách và thư viện ở tuyển tập trang

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt biểu tượng Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint và sau đó bấm thiết đặt trang.

  3. Trên trang Thiết đặt Trang, tại Bộ sưu tập Trình thiết kế Web, hãy bấm Kiểu Nội dung Trang.

  4. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, hãy bấm tên của kiểu nội dung trang nơi dòng công việc chạy.
    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

  5. Trên trang kiểu nội dung đã chọn, dướithiết đặt, bấmThiết đặt dòng công việc.
    Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

  6. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, dưới Tên Dòng công việc (bấm để thay đổi thiết đặt), hãy bấm tên của dòng công việc bạn muốn thay đổi thiết đặt.
    Nối kết để thay đổi thiết đặt dòng công việc

  7. Trong cùng hai trang biểu mẫu liên kết được dùng lần đầu tiên để thêm dòng công việc, hãy thực hiện và lưu những thay đổi mà bạn muốn.

    Để biết thêm thông tin về các trường và điều khiển trong biểu mẫu liên kết, hãy xem phân đoạn lập kế hoạch và phân đoạn thêm phù hợp (danh sách/thư viện hoặc tuyển tập trang) của bài viết này.

Đầu phân đoạn

2. Tắt hoặc loại bỏ dòng công việc

Nếu dòng công việc chỉ chạy trong một danh sách hoặc thư viện

  1. Hãy mở danh sách hoặc thư viện nơi dòng công việc chạy.

  2. Trên ruy-băng, hãy bấm tab Danh sách hoặc Thư viện.

    Ghi chú: Tên của tab có thể thay đổi theo kiểu danh sách hoặc thư viện. Ví dụ, trong danh sách lịch, tab có tên là Lịch.

  3. Trong nhóm Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.

  4. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, bấm vào nối kết Loại bỏ, Chặn hoặc Phục hồi dòng công việc.

  5. Sử dụng biểu mẫu trên trang loại bỏ dòng công việc để tắt, bật lại hoặc loại bỏ dòng công việc.
    Biểu mẫu trên trang Loại bỏ Dòng công việc

Có 5 cột trong biểu mẫu:

  • Dòng công việc    Tên của dòng công việc.

  • Mẫu    Số mẫu dòng công việc hiện đang chạy trên các mục.

  • Cho phép    Tùy chọn bật dòng công việc để tiếp tục hoạt động như thường lệ.

  • Không có Mẫu Mới    Tùy chọn cho phép hoàn thành bất kỳ mẫu hiện đang chạy nào của dòng công việc, nhưng tắt dòng công việc bằng cách làm dòng công việc không thể chạy bất kỳ mẫu mới nào. (Hành động này là khả nghịch. Để bật lại dòng công việc sau, hãy trở về trang này và chọn Cho phép.)

  • Loại bỏ    Tùy chọn loại bỏ hoàn toàn dòng công việc khỏi danh sách hoặc thư viện. Tất cả mẫu đang chạy ngay lập tức bị chấm dứt và cột dành cho dòng công việc đó không còn xuất hiện trên trang danh sách hoặc thư viện nữa. (Hành động này không khả nghịch.)

Nếu dòng công việc chạy trong tất cả các danh sách và thư viện ở tuyển tập trang

  1. Mở trang chủ của tuyển tập trang (không phải trang chủ của một trang hay trang con nằm trong tuyển tập trang).

  2. Bấm thiết đặt biểu tượng Nút thiết đặt trang web công cộng trực tuyến SharePoint và sau đó bấm Thiết đặt trang.

  3. Trên trang Thiết đặt Trang, dưới Bộ sưu tập, hãy bấm Kiểu Nội dung Trang.

  4. Trên trang Kiểu Nội dung Trang, hãy bấm tên của kiểu nội dung trang nơi dòng công việc chạy.
    Kiểu Nội dung Tài liệu có kiểu được tô sáng

  5. Trên trang dành cho kiểu nội dung được chọn, dưới Thiết đặt, hãy bấm Thiết đặt Dòng công việc.
    Nối kết thiết đặt dòng công việc trong phần Thiết đặt

  6. Trên trang Thiết đặt Dòng công việc, bấm vào nối kết Loại bỏ, Chặn hoặc Phục hồi dòng công việc.

  7. Sử dụng biểu mẫu trên trang loại bỏ dòng công việc để tắt, bật lại hoặc loại bỏ dòng công việc.
    Biểu mẫu trên trang Loại bỏ Dòng công việc

Có 5 cột trong biểu mẫu:

  • Dòng công việc    Tên của dòng công việc.

  • Mẫu    Số mẫu dòng công việc hiện đang chạy trên các mục.

  • Cho phép    Tùy chọn bật dòng công việc để tiếp tục hoạt động như thường lệ.

  • Không có Mẫu Mới    Tùy chọn cho phép hoàn thành bất kỳ mẫu hiện đang chạy nào của dòng công việc, nhưng tắt dòng công việc bằng cách làm dòng công việc không thể chạy bất kỳ mẫu mới nào. (Hành động này là khả nghịch. Để bật lại dòng công việc sau, hãy trở về trang này và chọn Cho phép.)

  • Loại bỏ    Tùy chọn loại bỏ dòng công việc từ tuyển tập trang hoàn toàn. Tất cả các lần xuất hiện đang chạy ngay lập tức chấm dứt và cột dòng công việc đó không còn xuất hiện trên trang dành cho danh sách hoặc thư viện. (Hành động này không thể đảo ngược.)

Tiếp theo là gì?

Nếu bạn đã thực hiện xong thay đổi nào, hãy chạy mẫu thử của dòng công việc để kiểm tra chéo hiệu ứng của các thay đổi.

Tùy chỉnh thêm

Có nhiều cách để tùy chỉnh thêm dòng công việc có trong các sản phẩm SharePoint.

Thậm chí bạn có thể tạo dòng công việc tùy chỉnh ngay từ đầu.

Bạn có thể dùng bất kỳ hoặc tất cả các chương trình sau:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Tùy chỉnh biểu mẫu, hành động và hành vi dòng công việc.

  • Microsoft Visual Studio    Phát triển hành động dòng công việc tùy chỉnh của riêng bạn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem hệ thống Trợ giúp Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×