Giới thiệu về chính sách quản lý thông tin

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Chính sách quản lý thông tin là một bộ quy tắc cho một kiểu nội dung. Thông tin quản lý chính sách cho phép các tổ chức để điều khiển và theo dõi những thứ như lâu nội dung sẽ được giữ lại hoặc những người dùng hành động có thể thực hiện với nội dung đó. Chính sách quản lý thông tin có thể giúp tổ chức tuân thủ quy định pháp lý hoặc chính phủ, hoặc họ có thể chỉ cần thực thi các quy trình kinh doanh nội bộ.

Ví dụ, một tổ chức phải theo dõi những quy government yêu cầu họ chứng tỏ "điều khiển đầy đủ" của báo cáo tài chính của họ có thể tạo một hoặc nhiều thông tin chính sách quản lý kiểm tra các hành động cụ thể trong các tác giả và quy trình phê duyệt cho tất cả tài liệu liên quan đến tài liệu nộp tài chính.

Để các thông tin, hãy xem tạo và áp dụng chính sách quản lý thông tin.

Các tính năng chính sách quản lý thông tin

Không có bốn thể loại cơ bản của tính năng chính sách được xác định trước mà tổ chức có thể dùng riêng lẻ hoặc kết hợp để quản lý nội dung và quy trình.

Các loại chính sách nội dung

Tính năng chính sách kiểm tra giúp tổ chức phân tích cách thức hệ thống quản lý nội dung của họ được sử dụng bởi ghi nhật ký sự kiện và hoạt động được thực hiện trên tài liệu và mục danh sách. Bạn có thể cấu hình tính năng chính sách kiểm tra để đăng nhập sự kiện chẳng hạn như khi tài liệu hoặc mục được sửa, xem, kiểm nhập, kiểm xuất, đã xóa, hoặc có các quyền thay đổi. Tất cả các kiểm tra thông tin được lưu trữ trong Nhật ký kiểm nghiệm duy nhất trên máy chủ và người quản trị trang có thể chạy báo cáo trên đó.

Tính năng chính sách hết hạn giúp tổ chức khác xóa hay loại bỏ nội dung đã lỗi thời từ site của mình theo một cách nhất quán, được. Điều này giúp bạn quản lý chi phí và rủi ro liên kết với vẫn giữ lại nội dung đã lỗi thời. Bạn có thể cấu hình một chính sách hết hạn để xác định các loại nội dung hết hạn trên một ngày nhất định hoặc trong một khoảng thời gian sau khi tài liệu được tạo hoặc sửa đổi lần cuối.

Các tổ chức cũng có thể tạo và triển khai các tính năng chính sách tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Ví dụ, một tổ chức sản xuất có thể muốn xác định quản lý chính sách thông tin cho tất cả các tài liệu đặc tính thiết kế sản phẩm nháp cấm người dùng từ bản in của các tài liệu trên toàn máy in. Để xác định loại chính sách quản lý thông tin, bạn có thể tạo và triển khai một tính năng chính sách hạn chế in có thể được thêm vào chính sách quản lý thông tin liên quan cho kiểu nội dung đặc tính thiết kế sản phẩm.

Vị trí để sử dụng chính sách quản lý thông tin

Để thực hiện một chính sách quản lý thông tin, bạn phải thêm nó vào danh sách, thư viện hoặc loại nội dung trong một trang web. Vị trí nơi bạn tạo hoặc thêm chính sách quản lý thông tin ảnh hưởng đến cách rộng rãi chính sách áp dụng hoặc cách rộng rãi nó có thể được dùng. Bạn có thể:

Tạo một chính sách tuyển tập trang và sau đó thêm chính sách này vào kiểu nội dung, danh sách, hoặc thư viện Bạn có thể tạo một chính sách tuyển tập site trong danh sách các chính sách trong trang mức đỉnh của tuyển tập trang. Sau khi bạn tạo một chính sách tuyển tập trang, bạn có thể xuất nó để người quản trị tuyển tập trang khác có thể nhập nó vào danh sách các chính sách của họ. Tạo một tuyển tập site xuất khẩu chính sách cho phép bạn standardize chính sách quản lý thông tin trên khắp các trang trong tổ chức của bạn.

Khi bạn thêm một chính sách tuyển tập trang vào một kiểu nội dung trang và một mẫu của kiểu nội dung trang đó được thêm vào danh sách hay thư viện, chủ sở hữu danh sách hay thư viện đó không thể sửa đổi chính sách tuyển tập trang đối với danh sách hay thư viện. Thêm một chính sách tuyển tập trang vào một kiểu nội dung trang là một cách tốt để đảm bảo rằng các chính sách tuyển tập trang được thực thi ở từng cấp độ trong phân cấp trang của bạn.

Nối kết Mẫu Chính sách Loại Nội dung trên trang Thiết đặt Site

Tạo một chính sách quản lý thông tin cho một kiểu nội dung trang trong trang mức cao nhất Site sưu tập kiểu nội dung, và sau đó thêm loại nội dung đó vào một hoặc nhiều danh sách hoặc thư viện Bạn có thể cũng có thể tạo một chính sách quản lý thông tin trực tiếp cho một kiểu nội dung trang và sau đó kết hợp một mẫu loại nội dung site đó với nhiều danh sách hoặc thư viện. Nếu bạn tạo một chính sách quản lý thông tin theo cách này, tất cả các mục trong tuyển tập trang của loại nội dung đó hay một kiểu nội dung kế thừa từ kiểu nội dung đó có chính sách. Tuy nhiên, nếu bạn tạo một chính sách quản lý thông tin trực tiếp cho một kiểu nội dung trang, đó là khó khăn hơn để tái sử dụng chính sách quản lý thông tin này trong tuyển tập trang khác, do chính sách được tạo theo cách này không được xuất.

Nối kết Các loại nội dung site trên trang Thiết đặt Site

Nối kết Chính sách quản lý thông tin trên trang thiết đặt cho một loại nội dung site

Ghi chú để kiểm soát chính sách nào được sử dụng trong một tuyển tập trang, người quản trị tuyển tập trang có thể tắt tính năng khả năng để thiết lập tính năng chính sách trực tiếp trên một kiểu nội dung. Khi hạn chế này có hiệu lực, người dùng tạo loại nội dung bị giới hạn để chọn chính sách từ danh sách các chính sách tuyển tập trang.

Tạo một chính sách quản lý thông tin cho danh sách hoặc thư viện Nếu tổ chức của bạn cần phải áp dụng một chính sách quản lý thông tin cụ thể cho một tập hợp rất hạn chế các nội dung, bạn có thể tạo chính sách quản lý thông tin chỉ áp dụng cho một thư viện hay danh sách riêng lẻ. Phương pháp này tạo chính sách quản lý thông tin là vào thiểu linh hoạt, vì chính sách chỉ áp dụng cho một vị trí, và nó không được xuất hoặc tái sử dụng cho các vị trí khác. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể cần để tạo chính sách quản lý thông tin duy nhất với hạn chế áp dụng để giải quyết các trường hợp cụ thể.

Nối kết Chính sách quản lý thông tin trên trang thiết đặt cho thư viện tài liệu

Ghi chú

Bạn có thể tạo chính sách quản lý thông tin cho một danh sách hay thư viện chỉ khi danh sách hay thư viện đó không hỗ trợ nhiều kiểu nội dung. Nếu danh sách hay thư viện hỗ trợ nhiều kiểu nội dung, bạn cần xác định chính sách quản lý thông tin cho từng kiểu nội dung danh sách riêng lẻ gắn với danh sách hay thư viện đó. (Mẫu của kiểu nội dung trang gắn với một danh sách hay thư viện cụ thể được biết đến như là kiểu nội dung danh sách.)

Để điều khiển chính sách nào được sử dụng trong một tuyển tập trang, người quản trị tuyển tập trang có thể tắt tính năng khả năng để thiết lập tính năng chính sách trực tiếp vào danh sách hoặc thư viện. Khi hạn chế này có hiệu lực, người dùng quản lý danh sách hoặc thư viện bị giới hạn để chọn chính sách từ danh sách các chính sách tuyển tập trang.

Đầu Trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×