Giới thiệu về chính sách quản lý thông tin

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Các tổ chức có thể xác định và sử dụng chính sách quản lý thông tin trên trang Microsoft Office SharePoint Server 2007 để bắt buộc tuân thủ với quy trình kinh doanh công ty hoặc chính phủ Pháp lý hoặc quy định cho việc quản lý thông tin. Thông tin quản lý chính sách cho phép người quản trị trang hoặc người quản lý danh sách kiểm soát cách quản lý nội dung.

Trong bài viết này

Chính sách quản lý thông tin là gì?

Cách sử dụng thông tin quản lý chính sách trên một trang web

Thế nào là chính sách quản lý thông tin?

Chính sách quản lý thông tin là một bộ quy tắc cho một kiểu nội dung. Chính sách quản lý thông tin cho phép các tổ chức quản lý và theo dõi những điều như nội dung được giữ trong bao lâu hay hành động động nào người dùng có thể thực hiện với nội dung đó. Chính sách quản lý thông tin có thể giúp các tổ chức tuân thủ các quy định của pháp luật và chính phủ, hoặc họ có thể đơn giản thực thi các quy trình kinh doanh nội bộ. Ví dụ, một tổ chức mà phải tuân thủ các quy định của chính phủ yêu cầu họ chứng minh "các kiểm soát đầy đủ" trong các báo cáo tài chính có thể tạo một hoặc nhiều chính sách quản lý thông tin kiểm nghiệm các hành động cụ thể trong quy trình tạo lập và phê duyệt tất cả các tài liệu liên quan đến hồ sơ tài chính.

Tính năng chính sách bao gồm trong Office SharePoint Server 2007

Mỗi quy tắc riêng lẻ trong một chính sách quản lý thông tin là một tính năng chính sách. Office SharePoint Server 2007 bao gồm một số tính năng chính sách được xác định trước mà tổ chức có thể dùng riêng lẻ hoặc kết hợp để xác định chính sách quản lý thông tin cho site của mình. Các tính năng chính sách bao gồm trong Office SharePoint Server 2007 là:

  • Kiểm tra    Tính năng chính sách kiểm tra giúp tổ chức phân tích cách thức hệ thống quản lý nội dung của họ được sử dụng bởi ghi nhật ký sự kiện và hoạt động được thực hiện trên tài liệu và mục danh sách. Các tổ chức có thể cấu hình tính năng chính sách kiểm tra để đăng nhập sự kiện chẳng hạn như khi tài liệu hoặc mục được sửa, xem, kiểm nhập, kiểm xuất, đã xóa, hoặc có các quyền thay đổi. Tất cả các kiểm tra thông tin được lưu trữ trong Nhật ký kiểm nghiệm duy nhất trên máy chủ và người quản trị trang có thể chạy báo cáo trên đó. Các tổ chức cũng có thể dùng Office SharePoint Server 2007 mô hình đối tượng viết và thêm sự kiện tùy chỉnh vào Nhật ký kiểm tra.

  • Hết hạn    Tính năng chính sách hết hạn giúp tổ chức khác xóa hay loại bỏ nội dung đã lỗi thời từ site của mình theo một cách nhất quán, được. Tính năng chính sách này sẽ giúp tổ chức quản lý chi phí và rủi ro liên kết với vẫn giữ lại nội dung đã lỗi thời. Các tổ chức có thể cấu hình một chính sách hết hạn để xác định các loại nội dung hết hạn trên một ngày nhất định hoặc trong một khoảng thời gian sau khi một số hoạt động tài liệu (chẳng hạn như tạo hoặc sửa) được tính toán.

  • Mã vạch    Tính năng chính sách mã vạch cho phép các tổ chức để theo dõi vật lý các bản sao của tài liệu hoặc mục danh sách đã được in ra khỏi một trang. Tính năng chính sách mã vạch sẽ tạo ra một giá trị mã định danh duy nhất cho một tài liệu. Người dùng đó có thể chèn một ảnh mã vạch của giá trị đó vào tài liệu Microsoft Office họ tạo. Họ cũng có thể sử dụng mã vạch trên một bản sao thực của tài liệu để tìm kiếm bản sao ban đầu của tài liệu đó trên máy chủ. Theo mặc định, mã vạch được tuân thủ với các thông thường mã 39 chuẩn (ANSI/mục đích BC1-1995, mã 39). Các tổ chức có thể dùng Office SharePoint Server 2007 mô hình đối tượng để cài đặt các nhà cung cấp mã vạch.

  • Nhãn    Tính năng chính sách nhãn cũng cho phép các tổ chức để theo dõi vật lý các bản sao của tài liệu hoặc mục danh sách đã được in ra khỏi một trang. Tính năng chính sách nhãn sẽ tự động tạo nhãn văn bản dựa trên thuộc tính tài liệu và định dạng một người quản trị trang hoặc quản lý danh sách chỉ định. Khi người dùng chèn nhãn vào tài liệu Microsoft Office, các nhãn được cập nhật tự động với thông tin từ thuộc tính của tài liệu.

Đầu trang

Tính năng chính sách tùy chỉnh

Tổ chức cũng có thể tạo và triển khai các tính năng chính sách tùy chọn để đáp ứng một số nhu cầu cụ thể. Ví dụ, một tổ chức sản xuất có thể muốn xác định một chính sách quản lý thông tin cho tất cả các tài liệu nháp về đặc tính thiết kế sản phẩm mà không cho phép người dùng in bản sao của các tài liệu này trên máy in không an toàn. Để xác định loại chính sách quản lý thông tin này, tổ chức có thể tạo và triển khai tính năng chính sách Hạn chế In có thể được thêm vào chính sách quản lý thông tin phù hợp với kiểu nội dung đặc tính thiết kế sản phẩm.

Đầu trang

Thông tin quản lý chính sách tích hợp với các chương trình Hệ thống Microsoft Office 2007

Không có một vài cách Office SharePoint Server 2007 chính sách quản lý thông tin có thể được hiển thị cho người dùng trong các chương trình máy khách Bản phát hành Office 2007 . Khi bạn cấu hình chính sách quản lý thông tin trên máy chủ cho một kiểu nội dung cụ thể, danh sách hoặc thư viện, bạn có thể viết một câu lệnh chính sách được hiển thị cho người dùng làm việc với nội dung có phải tuân theo chính sách này. Tuyên bố chính sách có thể thông báo cho người dùng chính sách quản lý thông tin được áp đặt cho tài liệu, hoặc nó có thể cung cấp thông tin chi tiết, chẳng hạn như tài liệu hết hạn sau một khoảng thời gian thực tế. Khi người dùng mở tài liệu có phải tuân theo chính sách quản lý thông tin trong một trong các chương trình máy khách Bản phát hành Office 2007 , tuyên bố chính sách này được hiển thị. Ngoài ra, nếu chính sách quản lý thông tin bao gồm tính năng chính sách mã vạch hoặc nhãn, chính sách này có thể được cấu hình để yêu cầu người dùng chèn mã vạch hoặc nhãn vào tài liệu Microsoft Office khi họ cố gắng lưu hoặc in chúng từ một chương trình máy khách Bản phát hành Office 2007 .

Đầu trang

Làm thế nào để sử dụng chính sách quản lý thông tin trên trang

Để thực hiện một chính sách quản lý thông tin, bạn phải thêm chính sách đó vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung trên trang. Vị trí nơi bạn tạo hoặc thêm chính sách quản lý thông tin ảnh hưởng đến việc ứng dụng chính sách rộng rãi như thế nào hoặc sử dụng chính sách đó rộng rãi ra sao. Bạn có thể:

  • Tạo một chính sách tuyển tập trang và sau đó thêm chính sách này vào kiểu nội dung, danh sách, hoặc thư viện     Bạn có thể tạo một chính sách tuyển tập site trong danh sách các chính sách tuyển tập trang cho trang mức đỉnh trong tuyển tập trang. Sau khi bạn tạo một chính sách tuyển tập trang, bạn có thể xuất nó để người quản trị trang của tuyển tập trang khác có thể nhập nó vào danh sách các chính sách tuyển tập trang của họ. Tạo một tuyển tập site xuất khẩu chính sách cho phép bạn standardize chính sách quản lý thông tin trên khắp các trang trong tổ chức của bạn.

    Khi bạn thêm một chính sách tuyển tập trang vào một kiểu nội dung trang và một mẫu của kiểu nội dung trang đó được thêm vào danh sách hay thư viện, chủ sở hữu danh sách hay thư viện đó không thể sửa đổi chính sách tuyển tập trang đối với danh sách hay thư viện. Thêm một chính sách tuyển tập trang vào một kiểu nội dung trang là một cách tốt để đảm bảo rằng các chính sách tuyển tập trang được thực thi ở từng cấp độ trong phân cấp trang của bạn.

    Để biết thêm thông tin, hãy xem tạo một chính sách quản lý thông tin cho một tuyển tập trang.

  • Tạo một chính sách quản lý thông tin cho một kiểu nội dung trang trong trang mức cao nhất Site sưu tập kiểu nội dung, và sau đó thêm loại nội dung đó vào một hoặc nhiều danh sách hoặc thư viện     Bạn có thể cũng có thể tạo một chính sách quản lý thông tin trực tiếp cho một kiểu nội dung trang và sau đó kết hợp một mẫu loại nội dung site đó với nhiều danh sách hoặc thư viện. Nếu bạn tạo một chính sách quản lý thông tin bằng cách dùng phương pháp này, tất cả các mục trong tuyển tập trang của loại nội dung đó hay một kiểu nội dung kế thừa từ kiểu nội dung đó có chính sách. Nếu bạn tạo một chính sách quản lý thông tin trực tiếp cho một kiểu nội dung site, thật khó khăn hơn để tái sử dụng chính sách quản lý thông tin này trong tuyển tập trang khác, vì chính sách được tạo theo cách này không được xuất.

    Lưu ý: Để điều khiển chính sách nào được sử dụng trong một tuyển tập trang, người quản trị tuyển tập trang có thể tắt tính năng khả năng để thiết lập tính năng chính sách trực tiếp trên một kiểu nội dung. Khi hạn chế này có hiệu lực, người dùng tạo loại nội dung bị giới hạn để chọn chính sách từ danh sách các chính sách tuyển tập Site.

    Để biết thông tin về cách tạo một chính sách quản lý thông tin cho một kiểu nội dung trang, hãy xem thay đổi một kiểu nội dung trang.

  • Tạo một chính sách quản lý thông tin cho danh sách hoặc thư viện     Nếu tổ chức của bạn cần để áp dụng một chính sách quản lý thông tin cụ thể cho một tập hợp rất hạn chế các nội dung, bạn có thể tạo chính sách quản lý thông tin chỉ áp dụng cho một thư viện hay danh sách riêng lẻ. Phương pháp này tạo chính sách quản lý thông tin là vào thiểu linh hoạt, vì chính sách chỉ áp dụng cho một vị trí, và nó không được xuất hoặc tái sử dụng cho các vị trí khác. Tuy nhiên, một số tổ chức có thể cần để tạo chính sách quản lý thông tin duy nhất có hạn chế áp dụng để giải quyết các trường hợp cụ thể.

    Lưu ý: 

    • Bạn có thể tạo chính sách quản lý thông tin cho một danh sách hay thư viện chỉ khi danh sách hay thư viện đó không hỗ trợ nhiều kiểu nội dung. Nếu danh sách hay thư viện hỗ trợ nhiều kiểu nội dung, bạn cần xác định chính sách quản lý thông tin cho từng kiểu nội dung danh sách riêng lẻ gắn với danh sách hay thư viện đó. (Mẫu của kiểu nội dung trang gắn với một danh sách hay thư viện cụ thể được biết đến như là kiểu nội dung danh sách.)

    • Để kiểm soát chính sách nào được dùng trong tuyển tập trang, người quản trị tuyển tập trang có thể tắt khả năng đặt các tính năng chính sách trực tiếp trên danh sách hay thư viện. Khi việc hạn chế này có hiệu lực, người dùng quản lý danh sách hay thư viện sẽ bị hạn chế đối với việc chọn chính sách từ danh sách Chính sách Tuyển tập Trang.

Đầu trang

Lưu ý: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×