Giới thiệu về báo cáo

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Khi bạn sử dụng cơ sở dữ liệu, bạn thường dùng báo cáo để xem, định dạng, và tóm tắt dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo báo cáo kiểu danh sách để hiển thị số điện thoại cho tất cả các liên hệ của bạn, hoặc báo cáo tóm tắt tổng lập doanh số cho công ty của bạn trong các vùng khác nhau và thời gian kỳ.

Bài viết này cung cấp tổng quan về báo cáo trong Microsoft Access 2010, và giới thiệu các tính năng mới hoặc thay đổi báo cáo. Bài viết này cũng giải thích cách tạo báo cáo, làm thế nào để sắp xếp, nhóm và tóm tắt dữ liệu và làm thế nào để xem trước và in báo cáo.

Bạn sẽ tìm thấy thật dễ dàng hơn để tạo báo cáo có ý nghĩa nếu cơ sở dữ liệu có cấu trúc bảng được thiết kế tốt và mối quan hệ. Để giới thiệu về việc hoạch định và thiết kế cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết cơ sở dữ liệu thiết kế cơ bản.

Trong bài viết này

Tổng quan

Có gì mới không

Tạo báo cáo mới

Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng

Tô sáng giá trị bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện

Nhận được một diện mạo chuyên nghiệp với chủ đề

Thêm ảnh

Xem trước và in báo cáo

Tổng quan

Báo cáo là một đối tượng cơ sở dữ liệu mà bạn dùng để hiển thị và tóm tắt dữ liệu. Báo cáo cung cấp cách để phân phối hoặc lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu của bạn, bằng in ra, chuyển đổi thành tệp PDF hoặc XPS hoặc xuất sang định dạng tệp khác.

Báo cáo Nhân viên ở Chế độ Xem trước khi In

Báo cáo có thể cung cấp chi tiết về bản ghi riêng lẻ, tóm tắt trên nhiều bản ghi, hoặc cả hai. Bạn cũng có thể sử dụng báo cáo Access để tạo nhãn để gửi thư hoặc mục đích khác.

Có thể tạo báo cáo "không gắn kết" mà không hiển thị dữ liệu, nhưng cho mục đích của bài viết này, chúng ta sẽ xem như báo cáo được gắn kết với nguồn dữ liệu chẳng hạn như một bảng hoặc truy vấn.

Máy khách báo cáo so với báo cáo Web

Access 2010 cung cấp một tính năng mới cho phép bạn tạo cơ sở dữ liệu Web"" bằng cách phát hành cơ sở dữ liệu Access với một máy chủ SharePoint đang chạy dịch vụ Access. Khi bạn tạo cơ sở dữ liệu Web, báo cáo Access kết xuất trong trình duyệt sử dụng dịch vụ báo cáo SQL Server. Chuyển đổi này sẽ đặt một số giới hạn các tính năng mà bạn có thể dùng trong báo cáo mà bạn muốn để kết xuất trong trình duyệt. Tuy nhiên, nếu bạn không có liên quan về kết xuất báo cáo trong trình duyệt, bạn có thể sử dụng bộ đầy đủ tính năng thiết kế báo cáo Access cung cấp.

Các phần trong một báo cáo

Trong Access, thiết kế báo cáo được chia thành các phần. Trong một cơ sở dữ liệu khách hàng, bạn có thể xem báo cáo của bạn trong dạng xem thiết kế để xem các phần của nó. Trong bố trí dạng xem, các phần không rõ ràng như, nhưng họ vẫn ở đó và có thể được chọn bằng cách dùng danh sách thả xuống trong nhóm vùng chọn trên tab định dạng . Để tạo báo cáo hữu ích, bạn cần tìm hiểu về cách hoạt động của từng phần. Ví dụ, phần mà bạn chọn để đặt một điều khiển được tính toán sẽ quyết định cách truy nhập tính toán kết quả. Danh sách sau đây là bản tóm tắt loại phần và sử dụng của họ:

  • Đầu trang báo cáo    Phần này được hiển thị chỉ cần một lần, ở đầu báo cáo. Dùng đầu trang báo cáo cho thông tin mà có thể thường xuất hiện trên trang bìa, chẳng hạn như logo, tiêu đề hoặc ngày. Khi bạn đặt điều khiển được tính toán sử dụng hàm tổng hợp Sum trong đầu trang báo cáo, tổng được tính dành cho toàn bộ báo cáo. Đầu trang báo cáo được hiển thị trước khi phần đầu trang.

  • Đầu trang    Phần này được in ở đầu mỗi trang. Ví dụ, dùng đầu trang để lặp lại tiêu đề báo cáo trên mỗi trang.

  • Đầu mục nhóm    Phần này được in ở đầu mỗi nhóm mới của bản ghi. Sử dụng đầu mục nhóm để in tên nhóm. Ví dụ, trong báo cáo được nhóm theo sản phẩm, dùng đầu mục nhóm để in tên sản phẩm. Khi bạn đặt điều khiển được tính toán sử dụng hàm tổng hợp Sum trong đầu mục nhóm, tổng dành cho nhóm hiện tại. Bạn có thể có nhiều nhóm phần đầu trang trên báo cáo, tùy thuộc vào số lượng mức gộp nhóm bạn đã thêm. Để biết thêm thông tin về việc tạo nhóm đầu trang và chân trang, hãy xem phần Thêm gộp nhóm, sắp xếp, hoặc tổng cộng.

  • Chi tiết    Phần này được hiển thị một lần cho mỗi hàng trong nguồn bản ghi. Đây là nơi bạn đặt điều khiển để tạo nên nội dung chính của báo cáo.

  • Chân mục nhóm    Phần này được hiển thị ở cuối mỗi nhóm bản ghi. Dùng chân trang nhóm để in thông tin tóm tắt cho một nhóm. Bạn có thể có nhiều nhóm phần chân trang trên báo cáo, tùy thuộc vào số lượng mức gộp nhóm bạn đã thêm.

  • Chân trang    Phần này được hiển thị ở cuối mỗi trang. Dùng chân trang để in số trang hoặc thông tin trên mỗi trang.

  • Chân trang báo cáo    Phần này được hiển thị chỉ cần một lần, ở phần cuối của báo cáo. Dùng chân trang báo cáo để in báo cáo tổng hoặc thông tin tóm tắt khác cho toàn bộ báo cáo.

Ghi chú: Trong dạng xem thiết kế, chân trang báo cáo sẽ xuất hiện bên dưới chân trang. Tuy nhiên, trong tất cả các dạng xem (dạng xem bố trí, ví dụ, hoặc khi báo cáo được in hoặc xem trước), chân trang báo cáo xuất hiện ở phía trên trang chân trang, ngay sau khi dòng cuối cùng nhóm chân trang hoặc chi tiết trên trang cuối cùng.

Trên cùng của tài liệu

Có gì mới

Tạo báo cáo trong Access 2010 là một quá trình cũng tương tự như để tạo báo cáo trong Access 2007. Tuy nhiên, trong Access 2010 có một vài tính năng mới liên quan đến báo cáo:

  • Chia sẻ ảnh bộ sưu tập    Trong Access 2010, bạn có thể ngay đính kèm một hình ảnh vào một cơ sở dữ liệu, và sau đó sử dụng ảnh trên nhiều đối tượng. Cập Nhật ảnh duy nhất Cập nhật nó bất kỳ lúc nào được sử dụng trong các cơ sở dữ liệu toàn bộ.

  • Chủ đề Office    Trong Access 2010, bây giờ bạn có thể dùng chuẩn Microsoft Office chủ đề để áp dụng thiết kế chuyên nghiệp tập hợp phông và màu cho tất cả các quyền truy nhập biểu mẫu và báo cáo của bạn cùng một lúc.

  • Định dạng có điều kiện hiệu quả hơn    Access 2010 bao gồm các công cụ mạnh hơn để tô sáng dữ liệu trên báo cáo. Bạn có thể thêm tới 50 quy tắc định dạng có điều kiện cho mỗi điều khiển hoặc nhóm các điều khiển, và trong báo cáo máy khách, bạn có thể thêm các thanh dữ liệu để so sánh dữ liệu giữa các bản ghi.

  • Bố trí linh hoạt hơn    Trong Access 2010, phương thức thiết kế mặc định cho báo cáo là đặt điều khiển trong bố trí. Lưới các giúp bạn căn chỉnh và kích cỡ điều khiển dễ dàng, và được yêu cầu cho bất kỳ báo cáo mà bạn muốn để kết xuất trong một trình duyệt. Mặc dù bố trí bản thân họ không phải là mới trong Access 2010, có một số thay đổi đối với những cách mà bạn dùng chúng để di chuyển, căn chỉnh và đổi kích cỡ điều khiển. Để biết thêm thông tin, hãy xem video giới thiệu về bố trí biểu mẫu và báo cáo.

Trên cùng của tài liệu

Tạo báo cáo mới

Bước 1: Chọn một nguồn bản ghi

Nguồn bản ghi của một báo cáo có thể là một bảng, một truy vấn có thêm hoặc một truy vấn được nhúng. Nguồn bản ghi phải chứa tất cả các hàng và các cột của dữ liệu bản muốn hiển thị trên báo cáo.

  • Nếu dữ liệu mà bạn muốn được chứa trong một bảng hiện có hoặc truy vấn, hãy chọn bảng hoặc truy vấn trong ngăn dẫn hướng, và sau đó tiếp tục bước 2: chọn công cụ báo cáo.

  • Nếu chưa có nguồn bản ghi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Để biết thêm thông tin về cách tạo bảng hoặc truy vấn, hãy xem các bài viết giới thiệu về bảng hoặc giới thiệu về truy vấn.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và chọn nguồn bản ghi, hãy xem bài viết thiết lập nguồn bản ghi cho báo cáo.

Bước 2: Chọn một công cụ báo cáo

Công cụ báo cáo nằm trên tab tạo trên ruy-băng, trong nhóm báo cáo . Bảng sau đây mô tả ngắn gọn từng công cụ nào gì:

Báo cáo tương thích với web

Báo cáo được tạo bằng cách sử dụng các công cụ tương thích với bản phát hành lên dịch vụ Access tính năng và sẽ kết xuất trong một trình duyệt. Lưu ý rằng Web tương thích đối tượng được biểu thị bằng hình cầu trên biểu tượng của đối tượng.

Ảnh nút

Công cụ

Mô tả

Ảnh nút

Báo cáo

Tạo một báo cáo dạng bảng đơn giản có chứa tất cả các trường trong nguồn bản ghi bạn đã chọn trong Ngăn Dẫn hướng.

Ảnh Nút

Báo cáo Trống

Mở một báo cáo trống ở dạng xem bố trí, và hiển thị ngăn tác vụ danh sách trường. Access tạo một truy vấn nguồn bản ghi khi bạn kéo trường từ danh sách trường vào báo cáo.

Để biết thêm thông tin về phát hành lên dịch vụ Access tính năng, hãy xem bài viết xây dựng một cơ sở dữ liệu Access để chia sẻ trên Web.

Báo cáo máy khách

Báo cáo được tạo bằng cách sử dụng các công cụ sẽ không tương thích với bản phát hành lên dịch vụ Access tính năng. Thêm ứng dụng khách báo cáo vào cơ sở dữ liệu Web sẽ không ngăn chặn cơ sở dữ liệu phát hành, nhưng báo cáo máy khách sẽ không sẵn dùng trong trình duyệt. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng báo cáo ứng dụng khách khi cơ sở dữ liệu đang mở trong Access.

Ảnh nút

Công cụ

Mô tả

Ảnh nút

Báo cáo

Tạo một báo cáo dạng bảng đơn giản có chứa tất cả các trường trong nguồn bản ghi bạn đã chọn trong Ngăn Dẫn hướng.

Ảnh Nút

Thiết kế Báo cáo

Mở một báo cáo trống ở dạng xem Thiết kế, mà bạn có thể thêm các trường và điều khiển bạn muốn.

Ảnh nút

Báo cáo Trống

Mở một báo cáo trống ở dạng xem Bố trí và hiển thị ngăn tác vụ Danh sách Trường. Khi bạn kéo các trường từ Danh sách Trường vào báo cáo, Access tạo ra một truy vấn nhúng và lưu trữ truy vấn này trong thuộc tính Nguồn Bản ghi của báo cáo.

Ảnh nút

Dạng xem Báo cáo

Hiển thị trình hướng dẫn nhiều bước giúp bạn chỉ định các trường, mức độ nhóm/sắp xếp và các tùy chọn bố trí. Trình hướng dẫn tạo ra một báo cáo dựa trên các lựa chọn bạn đã chọn.

Ảnh nút

Nhãn

Hiển thị trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các kích cỡ nhãn tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh, cũng như những trường bạn muốn hiển thị và cách bạn muốn các trường được sắp xếp. Trình hướng dẫn tạo báo cáo nhãn dựa trên các lựa chọn mà bạn đã chọn.


Bước 3: Tạo báo cáo

  1. Bấm vào nút công cụ mà bạn muốn dùng. Nếu trình hướng dẫn xuất hiện, hãy làm theo các bước trong trình hướng dẫn và bấm hoàn tất trên trang cuối cùng.

    Access Hiển thị báo cáo trong dạng xem bố trí.

  2. Định dạng báo cáo cho đến khi dường như bạn muốn:

    • Đổi kích cỡ các trường và các nhãn bằng cách chọn chúng rồi kéo các cạnh cho tới khi chúng có kích cỡ bạn muốn.

    • Di chuyển trường bằng cách chọn nó (và nhãn của nó, nếu có), rồi kéo nó tới một vị trí mới.

    • Bấm chuột phải vào một trường rồi dùng các lệnh trên menu lối tắt để phối hoặc tách các ô, xóa bỏ hoặc chọn các trường, rồi thực hiện các tác vụ định dạng khác.

      Ngoài ra, bạn có thể dùng các tính năng đã mô tả trong các phần sau đây để làm cho báo cáo của bạn trở nên thu hút và dễ đọc hơn.

Trên cùng của tài liệu

Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng

Cách nhanh nhất để thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng vào báo cáo là bấm chuột phải vào trường mà bạn muốn áp dụng nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng, và sau đó bấm vào lệnh mong muốn trên menu lối tắt.

Bạn còn có thể thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng bằng cách dùng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng trong khi báo cáo đang mở ở dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế:

  1. Nếu ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng chưa được mở, thì trên tab Thiết kế, trong nhóm Gộp nhóm và Tổng cộng, hãy bấm Nhóm & Sắp xếp.

  2. Bấm Thêm nhóm hoặc Thêm sắp xếp, rồi chọn trường bạn muốn gộp nhóm hoặc sắp xếp trên đó.

  3. Bấm Thêm trên đường gộp nhóm và sắp xếp để đặt thêm tùy chọn và để thêm tổng cộng.

Để biết thông tin chi tiết hơn về nhóm, sắp xếp và tổng cộng, hãy xem bài viết tạo báo cáo gộp nhóm hoặc tóm tắt.

Trên cùng của tài liệu

Tô sáng giá trị bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện

Access 2010 bao gồm các công cụ mạnh hơn để tô sáng dữ liệu trên báo cáo. Bạn có thể thêm tới 50 quy tắc định dạng có điều kiện cho mỗi điều khiển hoặc nhóm các điều khiển, và trong báo cáo máy khách, bạn có thể thêm các thanh dữ liệu để so sánh dữ liệu giữa các bản ghi.

Để thêm định dạng có điều kiện :

  1. Mở báo cáo trong dạng xem bố trí bằng cách bấm chuột phải vào báo cáo trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm Dạng xem bố trí.

  2. Chọn tất cả các điều khiển mà bạn muốn áp dụng định dạng có điều kiện. Để chọn nhiều điều khiển, nhấn giữ phím SHIFT hoặc CTRL và bấm điều khiển bạn muốn.

  3. Trên tab định dạng , trong nhóm Điều khiển định dạng , bấm Định dạng có điều kiện.

    Access mở hộp thoại Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện .

  4. Trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới.

  5. Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, hãy chọn một giá trị bên dưới Chọn kiểu quy tắc:

    • Để tạo một quy tắc được đánh giá cho mỗi bản ghi riêng rẽ, hãy chọn Đánh dấu các giá trị trong bản ghi hiện thời hoặc dùng một biểu thức.

    • Để tạo một quy tắc so sánh các bản ghi với nhau bằng cách dùng các thanh dữ liệu, hãy bấm So sánh với các bản ghi khác.

Ghi chú: Tùy chọn so sánh với các bản ghi khác không sẵn dùng trong cơ sở dữ liệu Web.


  1. Dưới Sửa mô tả quy tắc, hãy chỉ định quy tắc mà sẽ xác định việc định dạng sẽ được áp dụng khi nào, cũng như định dạng mong muốn khi tiêu chí của quy tắc được đáp ứng.

  2. Bấm OK để trở về hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện.

  3. Để tạo thêm quy tắc cho điều khiển hoặc bộ điều khiển này, hãy lặp lại thủ tục này từ bước 4. Nếu không, hãy bấm OK để đóng hộp thoại.

Để biết thêm thông tin về cách thêm định dạng có điều kiện cho báo cáo, hãy xem video sử dụng định dạng trên báo cáo điều kiện.

Trên cùng của tài liệu

Nhận được một diện mạo chuyên nghiệp với chủ đề

Bạn bây giờ có thể áp dụng chủ đề Office 2010 cho cơ sở dữ liệu Access, giúp bạn tạo một kiểu nhất quán trên tất cả các tài liệu Office của bạn.

Quan trọng: Nếu bạn chọn một chủ đề Office, phông chữ hoặc màu sắc, nó được áp dụng cho tất cả các biểu mẫu và báo cáo trong cơ sở dữ liệu của bạn (chứ không chỉ mà bạn đang làm việc trên).

  1. Mở báo cáo trong dạng xem bố trí bằng cách bấm chuột phải trong ngăn dẫn hướng, rồi bấm bố trí VIeu.

  2. Trên tab thiết kế , trong nhóm chủ đề , hãy chọn chủ đề, màu hoặc phông mà bạn muốn:

    Ảnh ribbon

    • Sử dụng bộ sưu tập chủ đề để đồng thời thiết màu và phông chữ để phối hợp được thiết kế trước.

    • Dùng bộ sưu tập Màu sắc hoặc Phông để đặt màu sắc và phông một cách độc lập.


Để biết thêm thông tin về cách sử dụng chủ đề Office, hãy xem video làm cho truy nhập biểu mẫu và báo cáo của bạn nhất quán hơn và hấp dẫn với chủ đề Office.

Trên cùng của tài liệu

Thêm ảnh

Truyền thống trong Access, hình ảnh đã được gắn kết điều khiển ảnh cá nhân trên biểu mẫu hoặc báo cáo. Để thay đổi một hình ảnh thường dùng được dùng trên nhiều biểu mẫu và báo cáo, mỗi điều khiển hình ảnh có thể chỉnh sửa theo cách thủ công. Trong Access 2010, Tuy nhiên, bạn có thể ngay đính kèm một hình ảnh vào một cơ sở dữ liệu một lần, và sau đó sử dụng ảnh trên nhiều đối tượng. Cập Nhật ảnh duy nhất Cập nhật nó bất kỳ lúc nào được sử dụng trong các cơ sở dữ liệu toàn bộ. Đây là rất hữu ích cho những thứ như logo công ty hoặc hình ảnh nền được dùng trong toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Thêm ảnh

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo mà bạn muốn thêm ảnh, sau đó bấm Dạng xem bố trí.

  2. Bấm vào báo cáo mà bạn muốn thêm ảnh.

  3. Trên tab thiết kế , trong nhóm điều khiển , bấm Chèn ảnh.

  4. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Sử dụng một ảnh hiện có    Nếu bạn muốn ảnh đã có trong bộ sưu tập, bấm để thêm nó vào báo cáo.

    • Tải một ảnh mới    Ở cuối bộ sưu tập, bấm duyệt. Trong hộp thoại Chèn ảnh , dẫn hướng đến ảnh mà bạn muốn dùng, sau đó bấm mở.

      Access thêm ảnh đã chọn vào báo cáo.

Thêm một hình nền

Ghi chú: Hình nền không thể thêm vào báo cáo tương thích với Web.

  1. Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo mà bạn muốn thêm hình nền, sau đó bấm Dạng xem bố trí.

  2. Trên tab Định dạng, trong nhóm Nền, hãy bấm Ảnh Nền.

  3. Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

    • Sử dụng một ảnh hiện có    Nếu bạn muốn ảnh đã có trong bộ sưu tập, bấm để thêm nó vào báo cáo.

    • Tải một ảnh mới    Ở cuối bộ sưu tập, bấm duyệt. Trong hộp thoại Chèn ảnh , dẫn hướng đến ảnh mà bạn muốn dùng, sau đó bấm mở.

      Access thêm ảnh đã chọn vào báo cáo.

Trên cùng của tài liệu

Xem trước và in báo cáo

Xem trước báo cáo

  1. Mở báo cáo bạn muốn xem trước, hoặc chỉ cần chọn nó trong ngăn dẫn hướng.

  2. Trên tab tệp , bấm in, sau đó bấm Xem trước khi in.

    Access mở báo cáo trong xem trước khi in. Bạn có thể dùng các lệnh trên tab Xem trước khi in để thực hiện một trong các thao tác sau:

    • In báo cáo

    • Điều chỉnh kích cỡ trang hoặc bố trí;

    • Phóng to hoặc thu, hoặc xem nhiều trang cùng một lúc này;

    • Làm mới dữ liệu trên báo cáo

    • Xuất báo cáo để định dạng tệp khác.

  3. Để trả về không gian làm việc cơ sở dữ liệu, trên tab Xem trước khi in , trong nhóm Đóng xem trước , bấm Đóng xem trước khi in.

In báo cáo

Ngoài việc in từ xem trước khi in, bạn cũng có thể in báo cáo mà không xem trước:

  1. Mở báo cáo bạn muốn xem trước, hoặc chỉ cần chọn nó trong ngăn dẫn hướng.

  2. Trên tab Tệp, hãy bấm In.

    • Để gửi báo cáo trực tiếp vào máy in mặc định mà không cần thiết đặt tùy chọn máy in, bấm In nhanh.

    • Để mở một hộp thoại nơi bạn có thể chọn máy in, hãy xác định số lượng bản sao, v.v..., rồi bấm In.

Trên cùng của tài liệu

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×