Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập

Giúp email Outlook của bạn dễ truy nhập

Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước để giúp thư email của bạn dễ truy nhập với người khuyết tật.

Hình ảnh email về buổi giao lưu ngoại khóa của nhóm nghiên cứu vào 09 Tháng Sáu. Email bao gồm tờ rơi sự kiện, chứa ảnh và địa chỉ địa điểm diễn ra hội thảo.

Người bị khiếm thị hoặc có thị lực kém có thể hiểu email của bạn dễ dàng hơn nếu bạn cân nhắc tạo email bằng trợ năng.

Windows: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook dễ truy nhập với người khuyết tật.

Nội dung cần khắc phục

Tại sao phải khắc phục

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh trực quan và bảng.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, clip art, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Mẹo: Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

Đảm bảo rằng màu sắc không phải là phương tiện duy nhất để truyền tải thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong email cần phải dễ đọc ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể thấy rõ văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng màu phông dễ truy nhập

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc có thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc email của bạn, sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Outlook.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi đến Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng các kiểu danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình sẽ theo dõi vị trí của chúng trong bảng qua việc đếm ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị gộp hay tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm và không thể cung cấp thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ nghĩ rằng không còn gì trong bảng nữa.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong email Outlook của bạn.

Ghi chú: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình chính, gồm cả Trình tường thuật. Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, clip art và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh.

  2. Chọn Định dạng Ảnh > Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Ảnh mô tả hình ảnh đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

  1. Bấm chuột phải vào đồ họa SmartArt.

  2. Chọn Định dạng Đối tượng > Tùy chọn Hình> Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Hình mô tả đồ họa SmartArt đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào hình, gồm các hình trong đồ họa SmartArt.

  1. Bấm chuột phải vào hình.

  2. Chọn Định dạng Hình > Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Hình mô tả hình đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Bấm chuột phải vào biểu đồ.

  2. Chọn Định dạng Vùng Biểu đồ > Tùy chọn Biểu đồ> Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế trong ngăn Định dạng Vùng Biểu đồ mô tả biểu đồ đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Bấm chuột phải vào bảng.

  2. Chọn Thuộc tính Bảng.

  3. Chọn tab Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình tab Văn bản Thay thế trong hộp thoại Thuộc tính của Bảng mô tả bảng đã chọn

Giúp siêu kết nối, văn bản và bảng dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trong email Outlook trở nên dễ truy nhập.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, rồi bấm chuột phải.

  2. Chọn Siêu kết nối. Văn bản bạn chọn hiển thị trong hộp Văn bản để hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối.

  3. Nếu cần, hãy thay đổi văn bản siêu kết nối. Trong hộp Địa chỉ, nhập URL đích.

  4. Chọn nút Mách nước, rồi trong hộp Văn bản Mách nước, nhập Mách nước.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Chèn Siêu kết nối

Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Phông chữ cung cấp tùy chọn cho loại, cỡ, kiểu và màu phông, chọn lựa chọn định dạng của bạn.

Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ

Sử dụng màu phông trợ năng

Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ Tương phản Cao, sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn Thư > Màu Phông.

  3. Chọn Tự động.

Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ

Sử dụng các kiểu danh sách dấu đầu dòng

Tạo danh sách dấu đầu dòng bằng nút Dấu đầu dòng.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Dấu đầu dòng.

  4. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Tạo các bước tuần tự bằng nút Đánh số.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Đánh số.

  4. Nhập các bước tuần tự.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu đánh số

Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Định dạng Văn bản.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, ở góc dưới bên phải của nhóm, chọn Công cụ khởi động hộp thoại.
    Hộp thoại Đoạn văn mở ra, hiển thị tab Thụt lề và Giãn cách.

  4. Bên dưới mục Giãn cách, chọn các tùy chọn giãn cách bạn muốn.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Đoạn văn

Sử dụng tiêu đề bảng

Xác định hàng tiêu đề trong bảng.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Trên tab Thiết kế Công cụ Bảng , trong nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng, chọn hộp kiểm Hàng Tiêu đề.

  3. Nhập tiêu đề cột.

Ảnh chụp màn hình hộp kiểm Hàng Tiêu đề

Yêu cầu email trợ năng

Để người gửi biết rằng bạn muốn nhận được nội dung trợ năng.

  • Để truy nhập tài khoản của bạn trên web, trong Outlook, chọn Tệp > Thông tin, rồi trong mục Cài đặt Tài khoản, bấm vào liên kết bên dưới mục Truy nhập tài khoản này trên web.

  • Trong Outlook trên web, để đi tới mục Cài đặt Trợ năng, chọn Biểu tượng Thiết đặt > Thư > Chung > Cài đặt trợ năng.

  • Để yêu cầu nội dung trợ năng, chọn hộp kiểm Yêu cầu người gửi gửi nội dung trợ năng.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp tài liệu Word của bạn dễ truy nhập

Tạo tính trợ năng cho bảng tính Excel của bạn

Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập

Ứng dụng iOS: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook cho iOS dễ truy nhập cho người khuyết tật.

Nội dung cần khắc phục

Tại sao phải khắc phục

Cách khắc phục

Bao gồm văn bản thay thế với ảnh.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh kèm theo văn bản, hãy nhắc lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cùng mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người đọc không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Trong email bạn đang soạn, nhấn đúp vào hình ảnh để mở menu ngữ cảnh.

  2. Trong menu ngữ cảnh, nhấn Văn bản Thay thế.

  3. Nhập mô tả.

    Mẹo: Đưa vào thông tin quan trọng nhất trong dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

  4. Để thêm văn bản và thoát khỏi hộp thoại, nhấn OK.

Văn bản Thay thế cho menu hình ảnh trong Outlook for iOS

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xem lướt qua email của bạn để biết các liên kết.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.

  2. Để mở menu ngữ cảnh, nhấn vào văn bản đã chọn.

  3. Nếu cần thiết, ở phần cuối của menu, nhấn Nút Thêm cho đến khi nút Thêm Liên kết được hiển thị. Nhấn nút Thêm Liên kết.

  4. Nếu cần thiết, thay đổi văn bản siêu kết nối trong trường Văn bản.

  5. Trong trường Liên kết, nhập URL đích.

  6. Để chèn siêu kết nối, nhấn Nút Xong .

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Hình ảnh menu Thêm liên kết

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp tài liệu Word của bạn dễ truy nhập

Tạo tính trợ năng cho bảng tính Excel của bạn

Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập

Ứng dụng Android: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook cho Android dễ truy nhập cho người khuyết tật.

Nội dung cần khắc phục

Tại sao phải khắc phục

Cách khắc phục

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xem lướt qua email của bạn để biết các liên kết.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra.

  2. Nhấn nút THÊM LIÊN KẾT.

  3. Nếu cần thiết, thay đổi văn bản siêu kết nối trong trường Văn bản để hiển thị.

  4. Trong trường Liên kết, nhập URL đích.

  5. Để chèn siêu kết nối, nhấn nút LƯU.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Hình ảnh menu Thêm liên kết.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp tài liệu Word của bạn dễ truy nhập

Giúp bảng tính Excel của bạn dễ truy nhập

Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập

Ứng dụng Windows 10: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook dễ truy nhập cho người khuyết tật.

Nội dung cần khắc phục

Tại sao phải khắc phục

Cách khắc phục

Bao gồm văn bản thay thế với ảnh và bảng.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình sẽ hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh, cùng các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh kèm theo văn bản, hãy nhắc lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cùng mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong email của bạn cần đọc được ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể xem được văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng màu phông dễ truy nhập

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và tạo điều kiện thuận lợi cho bộ đọc màn hình đọc email, sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Outlook.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi đến Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình sẽ theo dõi vị trí của chúng trong bảng qua việc đếm ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị gộp hay tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm và không thể cung cấp thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ nghĩ rằng không còn gì trong bảng nữa.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong email Outlook.

Ghi chú: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình, gồm cả Trình tường thuật. Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản nhằm mô tả hình ảnh cho những người đọc không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn một hình ảnh.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Ảnh, rồi nhấn nút đó.

  4. Cuộn xuống đến nút Văn bản Thay thế, rồi nhấn nút đó.

  5. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa vào thông tin quan trọng nhất trong dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

  6. Để thêm văn bản và thoát khỏi hộp thoại, nhấn Xong.

Thêm Văn bản Thay thế vào hình ảnh.

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Việc thêm văn bản thay thế vào bảng sẽ giúp người đọc không thể nhìn thấy xác định được tất cả nội dung của bảng.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn một bảng.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Bảng, rồi nhấn nút đó.

  4. Cuộn xuống đến nút Văn bản Thay thế, rồi nhấn nút đó.

  5. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa vào thông tin quan trọng nhất trong dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

  6. Để thêm văn bản và thoát khỏi hộp thoại, nhấn Xong.

Thêm Văn bản Thay thế vào bảng.

Giúp siêu kết nối, văn bản và bảng dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trong email Outlook trở nên dễ truy nhập.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa để giúp người dùng bộ đọc màn hình dễ dàng xem lướt qua email của bạn để biết các liên kết.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Chèn, rồi nhấn nút đó.

  4. Cuộn xuống đến nút Liên kết, rồi nhấn nút đó.

  5. Nếu cần thiết, thay đổi văn bản siêu kết nối trong trường Văn bản để hiển thị.

  6. Trong trường văn bản Địa chỉ, nhập URL đích.

  7. Để chèn siêu kết nối, nhấn Chèn.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Thêm văn bản siêu kết nối.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng loại phông quen thuộc và cỡ phông đủ lớn để giúp những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém đọc email của bạn dễ dàng hơn.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Định dạng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Định dạng, chọn kiểu, cỡ phông và định dạng bạn muốn.

Sửa đổi cài đặt phông chữ.

Sử dụng màu phông trợ năng

Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ Tương phản Cao, sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Định dạng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Định dạng, cuộn xuống đến nút Màu Phông, rồi nhấn nút > để mở menu con.

  5. Trong menu Màu Phông, cuộn xuống đến mục Tự động, rồi nhấn vào mục đó.

Sửa đổi cài đặt màu phông chữ thành tự động.

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn

Đầu đề và kiểu thiết kế sẵn giúp bộ đọc màn hình đọc email của bạn dễ dàng hơn.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email bạn đang soạn.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Định dạng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Định dạng, cuộn xuống đến nút Kiểu, rồi nhấn nút đó.

  5. Trong menu Kiểu, cuộn xuống đến mục Đầu đề 1 hoặc Đầu đề 2, rồi nhấn vào mục đó.

Sử dụng các kiểu và đầu đề.

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Tạo danh sách dấu đầu dòng để thêm cấu trúc vào văn bản của bạn.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email bạn đang soạn.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Định dạng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Định dạng, cuộn xuống đến nút Dấu đầu dòng, rồi nhấn nút đó.

  5. Trong menu Dấu đầu dòng, chọn kiểu dấu đầu dòng bạn muốn.

  6. Nhập văn bản cho mục dấu đầu dòng. Để thêm dòng dấu đầu dòng mới, nhấn Enter ở bàn phím trên màn hình. Để kết thúc danh sách, nhấn Enter hai lần.

Thêm danh sách dấu đầu dòng.

Sử dụng danh sách có thứ tự

Tạo danh sách có thứ tự để sắp xếp văn bản của bạn thành các bước tuần tự.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email bạn đang soạn.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Định dạng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Định dạng, cuộn xuống đến nút Đánh số, rồi nhấn nút đó.

  5. Trong menu Đánh số, chọn kiểu danh sách có thứ tự bạn muốn.

  6. Nhập văn bản cho mục đánh số. Để thêm dòng đánh số mới, nhấn Enter ở bàn phím trên màn hình. Để kết thúc danh sách, nhấn Enter hai lần.

Thêm danh sách đánh số.

Điều chỉnh khoảng cách giữa các câu và đoạn văn

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

  1. Trong email bạn đang soạn, chọn văn bản.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Định dạng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Định dạng, cuộn xuống đến nút Giãn cách Dòng & Đoạn văn, rồi nhấn nút đó.

  5. Trong menu Giãn cách Dòng & Đoạn văn, chọn tùy chọn giãn cách dòng và đoạn văn bạn muốn.

Sửa đổi cài đặt giãn cách.

Sử dụng tiêu đề bảng

Xác định hàng tiêu đề trong bảng.

  1. Trong email bạn đang soạn, đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở dải băng tùy chọn chỉnh sửa ở cuối màn hình, nhấn vào ... Nút (Xem thêm tùy chọn).

  3. Cuộn xuống đến nút Bảng, rồi nhấn nút đó.

  4. Trong menu Bảng, cuộn xuống đến nút Tùy chọn Kiểu, rồi nhấn nút đó.

  5. Trong menu Tùy chọn Kiểu, chọn tùy chọn Hàng Tiêu đề.

  6. Nhập tiêu đề cột.

Thêm hàng tiêu đề vào bảng.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp tài liệu Word của bạn dễ truy nhập

Web: Các phương pháp tốt nhất để giúp email Outlook dễ truy nhập

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp chính tốt nhất để tạo email Outlook dễ truy nhập với người khuyết tật.

Nội dung cần khắc phục

Tại sao phải khắc phục

Cách khắc phục

Bao gồm văn bản thay thế với toàn bộ hình ảnh trực quan.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi sẽ quét danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Giúp siêu kết nối và văn bản dễ truy nhập

Đảm bảo rằng màu sắc không phải là phương tiện duy nhất để truyền tải thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Ví dụ: thêm định dạng gạch dưới cho văn bản siêu kết nối được mã hóa bằng màu để những người mù màu biết rằng văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu đó. Đối với đầu đề, cân nhắc thêm đậm hoặc sử dụng phông chữ lớn hơn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng màu phông dễ truy nhập

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong email của bạn cần đọc được ở chế độ Tương phản Cao để mọi người, kể cả người khiếm thị, đều có thể xem được văn bản.

Ví dụ: sử dụng màu sáng hoặc bảng phối màu có độ tương phản cao ở các đầu đối lập của phổ màu. Bảng phối màu đen và trắng giúp những người bị mù màu dễ dàng phân biệt văn bản và hình.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc có thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và tạo điều kiện thuận lợi cho bộ đọc màn hình đọc email, sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Outlook.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi đến Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong email thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Sử dụng định dạng phông chữ dễ truy nhập

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Dùng cấu trúc bảng đơn giản.

Bộ đọc màn hình sẽ theo dõi vị trí của chúng trong bảng qua việc đếm ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị gộp hay tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm và không thể cung cấp thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ nghĩ rằng không còn gì trong bảng nữa.

Chèn bảng đơn giản

Kiểm tra các sự cố về trợ năng trong email của bạn.

Khi bạn đang soạn email cho liên hệ thích nội dung có trợ năng hơn, bạn sẽ nhận được lời nhắc về điều này và liên kết đến Bộ kiểm tra Trợ năng. Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra các sự cố về trợ năng có thể có trong email của mình, khắc phục sự cố và đảm bảo rằng liên hệ của bạn có thể đọc email của bạn dễ dàng bằng bộ đọc màn hình.

Kiểm tra các sự cố về trợ năng trong email của bạn

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản để mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

Ghi chú: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình, gồm cả Trình tường thuật.

  1. Khi bạn đang soạn email, bấm chuột phải vào một hình ảnh. Menu ngữ cảnh sẽ mở ra.

  2. Trong menu, chọn mục Chèn văn bản thay thế.

  3. Nhập mô tả (và tiêu đề).

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trong Outlook trên web.

Giúp siêu kết nối và văn bản dễ truy nhập

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp siêu kết nối, văn bản và bảng trong email Outlook trở nên dễ truy nhập.

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa

Thay vì hiển thị URL dưới dạng văn bản liên kết, hãy nhập văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

  1. Khi bạn đang soạn email, nhập văn bản liên kết vào nội dung thư.

  2. Chọn văn bản liên kết, rồi nhấn Ctrl+K. Hộp thoại Chèn liên kết sẽ mở ra.

  3. Trong hộp URL, nhập URL đích.

Sử dụng định dạng phông chữ trợ năng

Sử dụng loại phông quen thuộc và cỡ phông đủ lớn để giúp những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém đọc email của bạn dễ dàng hơn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để thay đổi kiểu phông, nhấn Ctrl+Shift+F.

  3. Trong menu Phông chữ, chọn kiểu phông bạn muốn.

    Thay đổi kiểu phông trong Outlook cho web.

  4. Để thay đổi cỡ phông, nhấn Ctrl+Shift+S.

  5. Trong menu Cỡ phông, chọn cỡ bạn muốn.

    Thay đổi cỡ phông trong Outlook trên web.

Sử dụng màu phông trợ năng

Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ Tương phản Cao, sử dụng màu đen cho màu phông.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Nhấn Ctrl+Shift+C.

  3. Trong menu Màu phông, chọn màu bạn muốn.

Điều chỉnh màu phông trong Outlook trên web.

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Tạo danh sách dấu đầu dòng để thêm cấu trúc vào văn bản của bạn.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Trong thanh công cụ, bấm vào biểu tượng Dấu đầu dòng.

    Thêm danh sách dấu đầu dòng trong Outlook trên web.

  3. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Sử dụng danh sách có thứ tự

Tạo danh sách có thứ tự để sắp xếp văn bản của bạn thành các bước tuần tự.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Trong thanh công cụ, bấm vào biểu tượng Đánh số.

    Thêm danh sách đánh số trong Outlook trên web.

  3. Nhập từng mục được đánh số vào danh sách.

Chèn bảng đơn giản

Việc thêm bảng vào trong bảng hoặc để trống ô có thể khiến email của bạn khó đọc với bộ đọc màn hình. Cân nhắc dùng bảng đơn giản để bộ đọc màn hình xác định bảng, hàng và cột dễ dàng hơn.

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong email của bạn.

  2. Trong thanh công cụ, bấm vào biểu tượng Chèn bảng.

  3. Trong lưới Chèn bảng, tô sáng khu vực hàng và cột sẽ được thêm, rồi bấm vào khu vực đó để chọn và thêm bảng.

Thêm bảng đơn giản trong Outlook trên web.

Kiểm tra các sự cố về trợ năng trong email của bạn

Trong Outlook trên web, người dùng có thể yêu cầu nội dung có trợ năng. Bất cứ khi nào bạn thêm một người dùng là người nhận email, bạn sẽ nhận được thông báo rằng họ thích nội dung trợ năng hơn và nhận được liên kết đến bộ kiểm tra trợ năng. Nếu bộ kiểm tra này phát hiện thấy bất kỳ sự cố trợ năng nào trong email, các sự cố sẽ được liệt kê, cùng với hướng dẫn về cách khắc phục các sự cố đó.

  1. Khi bạn đã soạn email, chọn liên kết Kiểm tra sự cố trợ năng bên trên trường nội dung thư.

    Bạn có thể cần bấm vào biểu tượng Thêm hành động trước khi có thể truy nhập vào liên kết Kiểm tra sự cố trợ năng.

  2. Bộ kiểm tra trợ năng sẽ mở ra và liệt kê các sự cố với trợ năng (nếu có).

  3. Đọc qua danh sách, sửa lại nội dung email, rồi bấm nút Kiểm tra lại trong Bộ kiểm tra trợ năng.

  4. Lặp lại các bước cho đến khi không thấy sự cố nào, rồi gửi email của bạn.

Kiểm tra các sự cố về trợ năng của email trong Outlook trên web.

Xem thêm

Quy tắc đối với Bộ kiểm tra Trợ năng

Giúp tài liệu Word của bạn dễ truy nhập

Giúp bảng tính Excel của bạn dễ truy nhập

Giúp bản trình bày PowerPoint của bạn trở nên dễ truy nhập

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×