Giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word của bạn

Chủ đề này cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước để giúp người khuyết tật dễ truy nhập vào tài liệu Word của bạn.

Tờ rơi sự kiện thông báo buổi giao lưu ngoại khóa của nhóm nghiên cứu vào 09 Tháng Sáu. Hình ảnh bao gồm ảnh và địa chỉ của địa điểm diễn ra hội thảo.

Word có nhiều tính năng tích hợp sẵn giúp những người có khả năng khác nhau đọc và biên soạn tài liệu. Word cũng cung cấp Bộ kiểm tra Trợ năng giúp xác định các thành phần có thể gây ra sự cố cho người Khuyết tật.

Để tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của Bộ kiểm tra Trợ năng, xem mục Quy tắc của Bộ kiểm tra Trợ năng.

Windows: Phương pháp tốt nhất để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp tốt nhất để tạo tài liệu Word giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập.

Nội dung cần sửa

Cách tìm

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh trực quan và bảng.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, clip art, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.

Để tìm văn bản thay thế bị thiếu, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa và Mách nước.

Để xác định xem liệu văn bản siêu kết nối có phù hợp dưới dạng thông tin độc lập hay không và liệu văn bản siêu kết nối đó có cung cấp cho người đọc thông tin chính xác về mục tiêu đích hay không, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Mẹo: Bạn cũng có thể thêm Mách nước xuất hiện khi con trỏ di chuột qua văn bản hoặc hình ảnh có chứa siêu kết nối.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Để tìm phiên bản mã màu, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Để phát hiện độ tương phản màu không đủ, hãy tìm văn bản trong tài liệu khó đọc hoặc khó phân biệt với nền.

Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để phát hiện đầu đề không theo thứ tự lô-gic, sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc tài liệu, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Word.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối, bảng lồng nhau hoặc hàng hay cột trống hoàn toàn, hãy sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng.

Bộ đọc màn hình sẽ duy trì theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây sẽ mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong tài liệu Word của bạn.

Ghi chú: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình chính, gồm cả Trình tường thuật. Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, clip art và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Bấm chuột phải vào hình ảnh.

  2. Chọn Định dạng Ảnh > Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Ảnh mô tả ảnh đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa SmartArt

  1. Bấm chuột phải vào đồ họa SmartArt.

  2. Chọn Định dạng Đối tượng > Tùy chọn Hình> Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Hình mô tả đồ họa SmartArt đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào hình, gồm các hình trong đồ họa SmartArt.

  1. Bấm chuột phải vào hình, rồi chọn Định dạng Hình.

  2. Trong ngăn bên phải, chọn Bố trí & Thuộc tính, rồi chọn Văn bản Thay thế.

  3. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Hình mô tả hình đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào biểu đồ

  1. Bấm chuột phải vào biểu đồ.

  2. Chọn Định dạng Vùng Biểu đồ > Tùy chọn Biểu đồ> Bố trí & Thuộc tính.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình vùng Văn bản Thay thế của ngăn Định dạng Vùng Biểu đồ mô tả biểu đồ đã chọn

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Bấm chuột phải vào bảng.

  2. Chọn Thuộc tính Bảng.

  3. Chọn tab Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình tab Văn bản Thay thế của hộp thoại Thuộc tính Bảng

Giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng trong tài liệu Word của bạn.

Thêm văn bản siêu kết nối và Mách nước

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, rồi bấm chuột phải.

  2. Chọn Siêu kết nối.
    Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong hộp Văn bản để hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối.

  3. Nếu cần, hãy thay đổi văn bản siêu kết nối.

  4. Trong hộp Địa chỉ, nhập địa chỉ đích cho siêu kết nối.

  5. Chọn nút Mách nước, rồi trong hộp Văn bản Mách nước, nhập Mách nước.

    Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Chèn Siêu kết nối và hộp thoại văn bản Mách nước

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

  1. Chọn văn bản đầu đề.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, chọn một kiểu đầu đề, ví dụ: Đầu đề 1 hoặc Đầu đề 2.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu đầu đề

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Dấu đầu dòng.

  4. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Đánh số.

  4. Nhập các bước tuần tự.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn kiểu đánh số

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Đảm bảo văn bản hiển thị tốt bằng cài đặt Tự động cho màu phông. Chọn văn bản của bạn, rồi chọn Trang đầu > Màu Phông > Tự động.

    Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ
  • Sử dụng Trình phân tích Độ tương phản Màu, một ứng dụng miễn phí giúp phân tích màu và độ tương phản, đồng thời, hiển thị kết quả gần như ngay lập tức.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Thêm gạch dưới cho văn bản siêu kết nối mã màu. Điều đó có thể giúp những người mù màu biết văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu.

  • Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm Dấu kiểm màu lục của Excel nếu màu xanh lục được dùng để biểu thị "qua" và chữ X viết hoa Ảnh chụp màn hình hộp màu đỏ có chữ X viết hoa bên trong hộp. nếu màu đỏ biểu thị "không qua".

Ghi chú: Những tài nguyên này cung cấp các đề xuất khác: usability.govTrợ năng Web cho Người dùng bị Mù Màu.

Sử dụng giãn cách văn bản

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, ở góc dưới bên phải của nhóm, chọn nút Thêm.
    Hộp thoại Đoạn văn mở ra, hiển thị tab Thụt lề và Giãn cách.

  4. Bên dưới mục Giãn cách, chọn các tùy chọn giãn cách bạn muốn.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Đoạn văn

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Trên tab Thiết kế Công cụ Bảng, trong nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng, chọn hộp kiểm Hàng Tiêu đề.

  3. Nhập đầu đề cột.

Ảnh chụp màn hình hộp kiểm Hàng Tiêu đề

Xem thêm

iOS: Phương pháp tốt nhất để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp tốt nhất để tạo tài liệu Word giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (11 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng giãn cách văn bản

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc tài liệu, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Word.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình sẽ duy trì theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng trong tài liệu Word của bạn.

Thêm văn bản siêu kết nối

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Thêm.

  3. Nhấn Trang đầu > Chèn.

  4. Cuộn xuống lệnh Liên kết, rồi nhấn lệnh.

  5. Văn bản bạn chọn được hiển thị trong hộp Hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối. Nếu cần thiết, hãy thay đổi văn bản.

  6. Để thêm siêu kết nối, hãy nhập URL vào hộp Địa chỉ.

  7. Ở đầu màn hình, nhấn Xong.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Lệnh Liên kết, hiển thị URL (địa chỉ) và văn bản để hiển thị

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

  • Chọn văn bản.

  • Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Thêm.

  • Trên lệnh Kiểu, nhấn vào mũi tên phải.

  • Nhấn vào một kiểu đầu đề, như Đầu đề 1.

Lệnh Kiểu, với Đầu đề 1 được chọn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Thêm.

  3. Trên lệnh Dấu đầu dòng, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Nhấn vào tùy chọn dấu đầu dòng bạn muốn.

  5. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Lệnh Dấu dầu dòng, hiển thị các tùy chọn định dạng

Sử dụng danh sách có thứ tự

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Thêm.

  3. Trên lệnh Đánh số, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Nhấn vào tùy chọn đánh số bạn muốn.

  5. Nhập các bước tuần tự.

Lệnh Đánh số, hiển thị các tùy chọn định dạng

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Đảm bảo văn bản hiển thị tốt bằng cài đặt Tự động cho màu phông. Chọn văn bản của bạn, rồi chọn Trang đầu > Màu Phông > Tự động.

    Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ
  • Sử dụng Trình phân tích Độ tương phản Màu, một ứng dụng miễn phí giúp phân tích màu và độ tương phản, đồng thời, hiển thị kết quả gần như ngay lập tức.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Thêm gạch dưới cho văn bản siêu kết nối mã màu. Điều đó có thể giúp những người mù màu biết văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu.

  • Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm Dấu kiểm màu lục của Excel nếu màu xanh lục được dùng để biểu thị "qua" và chữ X viết hoa Ảnh chụp màn hình hộp màu đỏ có chữ X viết hoa bên trong hộp. nếu màu đỏ biểu thị "không qua".

Ghi chú: Những tài nguyên này cung cấp các đề xuất khác: usability.govTrợ năng Web cho Người dùng bị Mù Màu.

Sử dụng giãn cách văn bản

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn:

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào biểu tượng Thêm.

  3. Trên lệnh Giãn cách Dòng, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Nhấn vào tùy chọn giãn cách bạn muốn.

Lệnh Giãn cách Dòng, hiển thị các tùy chọn định dạng, với 1,15 đã chọn

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Nhấn Trang đầu > Chèn > Bảng.

  3. Trên lệnh Tùy chọn Kiểu, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Để chọn tùy chọn Hàng Tiêu đề, hãy nhấn vào đó.

  5. Trong bảng, nhập đầu đề cột.

Lệnh Tùy chọn Kiểu, với Hàng Tiêu đề được chọn

Xem thêm

Android: Phương pháp tốt nhất để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp tốt nhất để tạo tài liệu Word giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với tất cả các hình ảnh trực quan và bảng.

Nội dung trực quan bao gồm ảnh, clip art, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, chữ viết tay và video.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung.

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng trắng.

Những người mắc chứng khó đọc mô tả họ thấy văn bản "lộn xộn" trên một trang (việc nén một dòng văn bản vào dòng bên dưới). Họ thường thấy văn bản dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Đối với những người mắc chứng khó đọc hoặc thị lực kém, hãy giảm tải việc đọc. Ví dụ: họ có thể hưởng lợi từ các phông chữ sans serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri. Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và quá nhiều chữ nghiêng hay gạch chân. Đưa vào nhiều khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

Sử dụng giãn cách văn bản

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc tài liệu, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Word.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình sẽ duy trì theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây sẽ mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong tài liệu Word của bạn.

Ghi chú: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào ảnh, chẳng hạn như ảnh, clip art và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh

  1. Chọn hình ảnh.

  2. Để mở tab Ảnh, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên.

  3. Cuộn xuống lệnh Văn bản Thay thế, rồi nhấn lệnh.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề. Thay đổi của bạn được lưu tự động.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Lệnh Văn bản Thay thế trên tab Ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào hình, bao gồm các hình trong đồ họa SmartArt.

  1. Chọn một hình

  2. Để mở tab Hình, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên.

  3. Cuộn xuống lệnh Văn bản Thay thế, rồi nhấn lệnh.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề. Thay đổi của bạn được lưu tự động.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Lệnh Văn bản Thay thế trên tab Hình

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Nhấn vào vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab Bảng, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên.

  3. Cuộn xuống lệnh Văn bản Thay thế, rồi nhấn lệnh.

  4. Nhập mô tả và tiêu đề. Thay đổi của bạn được lưu tự động.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Lệnh Văn bản Thay thế trên tab Bảng

Giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng trong tài liệu Word của bạn.

Thêm văn bản siêu kết nối

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên.

  3. Nhấn Trang đầu > Chèn.

  4. Cuộn xuống lệnh Liên kết, rồi nhấn lệnh.

  5. Văn bản bạn chọn hiển thị trong hộp Văn bản để hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối. Nếu cần thiết, hãy thay đổi văn bản.

  6. Để thêm siêu kết nối, hãy nhập URL vào hộp Địa chỉ.

  7. Ở đầu màn hình, nhấn Chèn.

Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Lệnh Liên kết, hiển thị văn bản để hiển thị và địa chỉ

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

  • Chọn văn bản.

  • Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên.

  • Trên lệnh Kiểu, nhấn vào mũi tên phải.

  • Nhấn vào một kiểu đầu đề, như Đầu đề 1.

Lệnh Kiểu, với Đầu đề 1 được chọn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên. Trên lệnh Dấu đầu dòng, nhấn vào mũi tên phải.

  3. Nhấn vào tùy chọn dấu đầu dòng bạn muốn.

  4. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Lệnh Dấu dầu dòng, hiển thị các tùy chọn định dạng

Sử dụng danh sách có thứ tự

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên. Trên lệnh Đánh số, nhấn vào mũi tên phải.

  3. Nhấn vào tùy chọn đánh số bạn muốn.

  4. Nhập các bước tuần tự.

Lệnh Đánh số, hiển thị các tùy chọn định dạng

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Đảm bảo văn bản hiển thị tốt bằng cài đặt Tự động cho màu phông. Chọn văn bản của bạn, rồi chọn Trang đầu > Màu Phông > Tự động.

    Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ
  • Sử dụng Trình phân tích Độ tương phản Màu, một ứng dụng miễn phí giúp phân tích màu và độ tương phản, đồng thời, hiển thị kết quả gần như ngay lập tức.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Thêm gạch dưới cho văn bản siêu kết nối mã màu. Điều đó có thể giúp những người mù màu biết văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu.

  • Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm Dấu kiểm màu lục của Excel nếu màu xanh lục được dùng để biểu thị "qua" và chữ X viết hoa Ảnh chụp màn hình hộp màu đỏ có chữ X viết hoa bên trong hộp. nếu màu đỏ biểu thị "không qua".

Ghi chú: Những tài nguyên này cung cấp các đề xuất khác: usability.govTrợ năng Web cho Người dùng bị Mù Màu.

Sử dụng giãn cách văn bản

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để mở tab Trang đầu, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên lên.

  3. Trên lệnh Định dạng Đoạn văn, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Nhấn vào tùy chọn giãn cách bạn muốn.

Lệnh Đoạn văn, với tùy chọn định dạng

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Để mở tab Bảng, ở dưới cùng của màn hình, cuối thanh công cụ, nhấn vào mũi tên xuống.

  3. Trên lệnh Tùy chọn Kiểu, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Để chọn tùy chọn Hàng Tiêu đề, hãy nhấn vào đó.

    Mẹo: Khi tùy chọn được chọn, tùy chọn sẽ có màu xám.

  5. Trong bảng, nhập đầu đề cột.

Lệnh Tùy chọn Kiểu, với Hàng Tiêu đề được chọn

Xem thêm

Office Online: Phương pháp tốt nhất để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word Online

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp tốt nhất để tạo tài liệu Word Online giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập.

Nội dung cần sửa

Cách tìm

Lý do cần sửa

Cách sửa

Bao gồm văn bản thay thế với hình ảnh và bảng.

Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng trong Word Online để tìm văn bản thay thế bị thiếu.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu rõ nội dung quan trọng trong hình ảnh và các hình ảnh trực quan khác.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Để xác định xem liệu văn bản siêu kết nối có phù hợp dưới dạng thông tin độc lập hay không và liệu văn bản siêu kết nối đó có cung cấp cho người đọc thông tin chính xác về mục tiêu đích hay không, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì liên kết tới văn bản Bấm vào đây, hãy đưa vào toàn bộ tiêu đề trang đích.

Thêm văn bản siêu kết nối

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Để tìm phiên bản mã màu, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn.

Những người khiếm thị, có thị lực kém hoặc mù màu có thể không thấy được ý nghĩa được truyền tải qua các màu cụ thể.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Để phát hiện độ tương phản màu không đủ, hãy tìm văn bản trong tài liệu khó đọc hoặc khó phân biệt với nền.

Nếu tài liệu có mức độ tương phản cao giữa văn bản và nền thì nhiều người có thể xem và sử dụng nội dung.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để tìm các đầu đề không sử dụng kiểu tích hợp sẵn, hãy nhìn lướt qua bằng trực quan tài liệu của bạn để biết văn bản được định dạng trông giống như đầu đề. Chọn văn bản này, rồi nhìn vào tab Trang đầu của dải băng để kiểm tra xem kiểu đầu đề có được sử dụng hay không.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc tài liệu của bạn, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Word Online.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản, rồi xác định thông tin tiêu đề cột.

Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng trong Word Online để đảm bảo bảng không chứa ô tách, ô phối, ô lồng nhau hoặc hàng hay cột trống hoàn toàn.

Bộ đọc màn hình sẽ duy trì theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các hàng và cột trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ nghĩ rằng bảng đã kết thúc.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh và bảng trong tài liệu Word Online.

Ghi chú: Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đặt văn bản vào trường mô tả và để trống tiêu đề. Thao tác này sẽ cung cấp trải nghiệm tốt nhất với hầu hết các bộ đọc màn hình chính, gồm cả Trình tường thuật. Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế còn bao gồm phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, clip art và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc văn bản mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh.

  1. Chọn hình ảnh.

  2. Chọn Công cụ Ảnh > Định dạng.

  3. Chọn Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả vào hộp thoại Văn bản Thay thế.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Văn bản Thay thế với các trường Tiêu đề và Mô tả.

Thêm văn bản thay thế vào bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Chọn Công cụ Bảng > Bố trí.

  3. Chọn tab Văn bản Thay thế.

  4. Nhập mô tả vào hộp thoại Văn bản Thay thế.

    Mẹo: Đưa thông tin quan trọng nhất vào dòng đầu tiên và ngắn gọn nhất có thể.

Giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng trong tài liệu Word Online.

Thêm văn bản siêu kết nối

  1. Chọn văn bản bạn muốn thêm siêu kết nối, rồi bấm chuột phải.

  2. Chọn Liên kết.
    Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong hộp Văn bản hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối.

  3. Nếu cần, hãy thay đổi văn bản siêu kết nối.

  4. Trong hộp Địa chỉ, nhập địa chỉ đích cho siêu kết nối.

    Mẹo: Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, hãy dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Liên kết với trường Hiển thị Văn bản và Địa chỉ cho thông tin của siêu kết nối.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Đảm bảo văn bản hiển thị tốt bằng cài đặt Tự động cho màu phông. Chọn văn bản của bạn, rồi chọn Trang đầu > Màu Phông > Tự động.

    Ảnh chụp màn hình Cài đặt màu tự động cho phông chữ
  • Sử dụng Trình phân tích Độ tương phản Màu, một ứng dụng miễn phí giúp phân tích màu và độ tương phản, đồng thời, hiển thị kết quả gần như ngay lập tức.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Dưới đây là một số ý tưởng cần xem xét:

  • Thêm gạch dưới cho văn bản siêu kết nối mã màu. Điều đó có thể giúp những người mù màu biết văn bản được liên kết ngay cả khi họ không thể nhìn thấy màu.

  • Thêm hình nếu màu được dùng để biểu thị trạng thái. Ví dụ: thêm ký hiệu dấu kiểm Dấu kiểm màu lục của Excel nếu màu xanh lục được dùng để biểu thị "qua" và chữ X viết hoa Ảnh chụp màn hình hộp màu đỏ có chữ X viết hoa bên trong hộp. nếu màu đỏ biểu thị "không qua".

Ghi chú: Những tài nguyên này cung cấp các đề xuất khác: usability.govTrợ năng Web cho Người dùng bị Mù Màu.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

  1. Chọn văn bản đầu đề.

  2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, chọn một kiểu đầu đề, ví dụ: Đầu đề 1 hoặc Đầu đề 2.

Ảnh chụp màn hình của nhóm Kiểu trên tab Trang đầu, hiển thị các kiểu như Đầu đề 1, Đầu đề 2 và Đầu đề 3.

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Dấu đầu dòng, rồi chọn kiểu dấu đầu dòng bạn muốn sử dụng.

  4. Nhập từng mục dấu đầu dòng vào danh sách dấu đầu dòng.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn Dấu đầu dòng trong Nhóm Đoạn văn trên tab Trang đầu, với các tùy chọn Dấu đầu dòng Đặc, Dấu đầu dòng Rỗng và Dấu đầu dòng Vuông.

Sử dụng danh sách có thứ tự

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong tài liệu.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, chọn nút Đánh số, rồi chọn kiểu danh sách bạn muốn sử dụng.

  4. Nhập các bước tuần tự.

Ảnh chụp màn hình tùy chọn Đánh số trong Nhóm Đoạn văn trên tab Trang đầu, với tùy chọn số và chữ cái cho danh sách tuần tự.

Sử dụng giãn cách văn bản

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Chọn tab Trang đầu.

  3. Trong nhóm Đoạn văn, ở góc dưới bên phải của nhóm, chọn nút Thêm.
    Hộp thoại Đoạn văn sẽ mở ra, hiển thị tùy chọn Thụt lềGiãn cách.

  4. Bên dưới mục Giãn cách, chọn các tùy chọn giãn cách bạn muốn.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Đoạn văn, hiển thị các tùy chọn Tổng quát, Thụt lề và Giãn cách.

Sử dụng tiêu đề bảng

  1. Đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Trên tab Thiết kế Công cụ Bảng, trong nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng, chọn Hàng Tiêu đề.

  3. Nhập đầu đề cột.

Ảnh chụp màn hình nhóm Tùy chọn Kiểu Bảng trên tab Thiết kế Công cụ Bảng, với tùy chọn Hàng Tiêu đề đã chọn.

Sử dụng Bộ kiểm tra Trợ năng trong Word Online

  1. Chọn tab Xem lại.

  2. Chọn Kiểm tra Trợ năng.

  3. Xem lại kết quả trong Bộ kiểm tra Trợ năng. Kết quả được phân loại dựa trên mức độ nghiêm trọng của sự cố được tìm thấy, như sau:

    • Lỗi. Bao gồm nội dung khiến người khuyết tật bị khó hiểu hoặc không thể hiểu.

    • Cảnh báo. Nội dung gây khó hiểu cho người khuyết tật.

    • Mẹo. Mẹo cho bạn biết rằng, ngay cả khi người khuyết tật có thể hiểu nội dung thì nội dung vẫn có thể được sắp xếp và trình bày tốt hơn để cải thiện trải nghiệm.

  4. Khắc phục sự cố.

Ghi chú: Bộ kiểm tra Trợ năng kiểm tra tài liệu cho mọi sự cố có thể được khắc phục trong trình duyệt. Để biết hoạt động kiểm tra hoàn chỉnh, hãy mở tài liệu của bạn trong ứng dụng trên máy tính và sử dụng bộ kiểm tra trợ năng trên máy tính cho Windows hoặc máy Mac.

Xem thêm

Windows dành cho thiết bị di động: Phương pháp tốt nhất để giúp dễ dàng truy nhập tài liệu Word

Bảng sau đây bao gồm các phương pháp tốt nhất để tạo tài liệu Word giúp người khuyết tật dễ dàng truy nhập.

Nội dung cần sửa

Lý do cần sửa

Cách sửa

Thêm văn bản siêu kết nối có ý nghĩa.

Người sử dụng bộ đọc màn hình đôi khi nhìn lướt qua để biết danh sách liên kết. Các liên kết cần truyền tải thông tin rõ ràng và chính xác về đích. Ví dụ: thay vì sử dụng văn bản "bấm vào đây", hãy đưa toàn bộ tiêu đề của trang đích vào liên kết.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm văn bản thay thế vào đồ họa, bảng, hình và hình ảnh trực quan khác.

Văn bản thay thế giúp những người không thấy được màn hình hiểu nội dung quan trọng trong ảnh và các hình ảnh trực quan khác, chẳng hạn như clip art, đồ họa SmartArt, hình, nhóm, biểu đồ, đối tượng nhúng, hình ảnh liên kết, hình vẽ bằng tay và video.

Tránh sử dụng văn bản trong hình ảnh làm phương pháp duy nhất để truyền tải thông tin quan trọng. Nếu bạn cần sử dụng hình ảnh có chứa văn bản, hãy lặp lại văn bản đó trong tài liệu. Trong văn bản thay thế, mô tả ngắn gọn về hình ảnh và đề cập đến sự tồn tại của văn bản, cũng như mục đích của văn bản.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Đảm bảo rằng màu không phải là phương tiện duy nhất để truyền đạt thông tin.

Người bị suy giảm thị lực, khiếm thị hoặc mù màu có thể không nhận ra ý nghĩa được truyền tải bằng những màu đặc biệt. Đảm bảo bạn không chỉ sử dụng màu để truyền tải ý nghĩa. Tạo văn bản trùng với ý nghĩa của màu sắc hoặc các đặc điểm cảm quan khác.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Màu văn bản và màu nền phải đủ độ tương phản.

Văn bản trong tài liệu phải dễ đọc ở chế độ tương phản cao để mọi người, kể cả người suy giảm thị lực, đều có thể xem được văn bản.

Xem trang 16 trong Mục 508 của Hướng dẫn Biên soạn và Kiểm tra Cơ bản để biết các tiêu chuẩn chi tiết và các công cụ nâng cao để kiểm tra độ tương phản.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Sử dụng cỡ phông lớn hơn (18 điểm trở lên), phông chữ sans-serif và đủ khoảng cách.

Người mắc chứng khó đọc có thể thấy các từ di chuyển trên trang hoặc các cụm văn bản dính vào nhau (một dòng văn bản đè vào dòng bên dưới). Mặt khác, văn bản cũng có thể dính vào nhau hoặc bị biến dạng.

Để giảm tải việc đọc, bạn có thể làm như sau:

  • Sử dụng phông chữ sans-serif quen thuộc, như Arial hoặc Calibri.

  • Tránh sử dụng toàn bộ chữ viết hoa và sử dụng quá nhiều định dạng nghiêng hay gạch chân.

  • Cung cấp đủ khoảng cách giữa các dòng và đoạn.

  • Căn trái các đoạn văn thay vì sử dụng căn lề. Việc này giúp tránh khoảng cách lớn giữa các từ. Khoảng cách lớn có thể tạo ra hiệu ứng trực quan về một dòng khoảng trắng chạy xuyên suốt đoạn văn.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Sử dụng giãn cách văn bản hợp lý

Sử dụng đầu đề và kiểu tích hợp sẵn.

Để đặt sẵn thứ tự tab và giúp bộ đọc màn hình dễ dàng đọc tài liệu, hãy sử dụng thứ tự đầu đề theo lô-gic và các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Word.

Ví dụ: sắp xếp các đầu đề theo thứ tự lô-gic được quy định. Sử dụng Đầu đề 1, Đầu đề 2, rồi Đầu đề 3, thay vì Đầu đề 3, Đầu đề 1, rồi Đầu đề 2. Đồng thời, sắp xếp thông tin trong tài liệu thành các cụm nhỏ. Tốt nhất là mỗi đầu đề chỉ bao gồm một vài đoạn văn.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Sử dụng danh sách có thứ tự

Sử dụng cấu trúc bảng đơn giản và chỉ định tiêu đề cột.

Bộ đọc màn hình theo dõi vị trí của mình trong bảng bằng cách đếm các ô trong bảng. Nếu bảng được lồng bên trong một bảng khác hoặc nếu một ô bị phối hoặc tách, bộ đọc màn hình sẽ không thể đếm tiếp và không cung cấp được thông tin hữu dụng về bảng sau điểm đó. Các ô trống trong bảng cũng có thể gây hiểu nhầm cho người sử dụng bộ đọc màn hình, khiến họ cho rằng bảng đã kết thúc.

Bộ đọc màn hình cũng sử dụng thông tin tiêu đề để xác định các hàng và cột.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng

Các quy trình sau đây sẽ mô tả cách thêm văn bản thay thế vào hình ảnh trực quan và bảng trong tài liệu Word của bạn.

Ghi chú: Đối với nội dung âm thanh và video, ngoài văn bản thay thế, bạn nên đưa vào phụ đề chi tiết cho những người khiếm thính hoặc lãng tai.

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh

Thêm văn bản thay thế vào hình ảnh, chẳng hạn như ảnh, đồ họa, clip art và ảnh chụp màn hình để bộ đọc màn hình có thể đọc được mô tả hình ảnh.

  1. Chọn hình ảnh trong tài liệu của bạn.

  2. Trong menu Ảnh, cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào mục đó.

  3. Nhập tiêu đề và mô tả vào các trường. Giữ cho văn bản ngắn gọn, bắt đầu với thông tin quan trọng nhất và chú trọng truyền tải nội dung cùng chức năng của hình ảnh. Khi đã sẵn sàng, nhấn vào mục Xong.

    Mẹo: Điền vào cả hai trường Tiêu đềMô tả vì cách đọc thông tin này có thể thay đổi tùy theo các bộ đọc màn hình khác nhau.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại văn bản thay thế Word Mobile có chứa các trường Tiêu đề và Mô tả.

Thêm văn bản thay thế vào hình

Hình cùng dòng, hình trong SmartArt và các hình khác có thể được dùng để truyền tải thông tin trực quan không thể đọc bằng bộ đọc màn hình trừ khi bạn thêm văn bản thay thế.

  1. Chọn hình trong tài liệu của bạn.

  2. Trong menu Hình, cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào mục đó.

  3. Nhập tiêu đề và mô tả vào các trường. Giữ cho văn bản ngắn gọn, bắt đầu với thông tin quan trọng nhất và chú trọng truyền tải nội dung cùng chức năng của hình. Khi đã sẵn sàng, nhấn vào mục Xong.

    Mẹo: Điền vào cả hai trường Tiêu đềMô tả vì cách đọc thông tin này có thể thay đổi tùy theo các bộ đọc màn hình khác nhau.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại văn bản thay thế trong Word Mobile có chứa các trường Tiêu đề và Mô tả.

Thêm văn bản thay thế vào bảng

Thêm văn bản thay thế vào bảng để cung cấp một bản tóm tắt ngắn về nội dung của bảng cho người dùng sử dụng bộ đọc màn hình.

  1. Nhấn vào vị trí bất kỳ trong bảng.

  2. Trong menu Bảng, cuộn xuống đến Văn bản Thay thế, rồi nhấn vào mục đó.

  3. Nhập tiêu đề và mô tả vào các trường. Giữ cho văn bản ngắn gọn, bắt đầu với thông tin quan trọng nhất và chú trọng truyền tải bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung của bảng. Khi đã sẵn sàng, nhấn vào mục Xong.

    Mẹo: Điền vào cả hai trường Tiêu đềMô tả vì cách đọc thông tin này có thể thay đổi tùy theo các bộ đọc màn hình khác nhau.

Giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng

Các quy trình sau đây mô tả cách giúp dễ dàng truy nhập các siêu kết nối, văn bản và bảng trong tài liệu Word.

Thêm văn bản siêu kết nối

Thêm siêu kết nối mang tính mô tả vào văn bản để giúp người dùng biết nội dung trong liên kết.

  1. Chọn đoạn văn bản để thêm siêu kết nối.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Nhấn Trang đầu > Chèn.

  4. Cuộn xuống đến Liên kết, rồi nhấn vào mục này.

  5. Văn bản bạn chọn sẽ hiển thị trong trường Văn bản để hiển thị. Đây là văn bản siêu kết nối. Bạn có thể thay đổi văn bản này, nếu cần.

    Mẹo: Tránh sử dụng “bấm vào đây” hoặc các cách diễn đạt không mang tính mô tả tương tự. Nếu tiêu đề trên trang đích của siêu kết nối cung cấp một bản tóm tắt chính xác nội dung trên trang, bạn có thể dùng bản tóm tắt đó cho văn bản siêu kết nối. Ví dụ: văn bản siêu kết nối này khớp với tiêu đề trên trang đích: Mẫu và Chủ đề dành cho Office Online.

  6. Để thêm siêu kết nối, hãy nhập URL vào hộp Địa chỉ.

  7. Ở đầu màn hình, nhấn Chèn.

Ảnh chụp màn hình hộp thoại Liên kết Word Mobile với các trường Văn bản để hiển thị và Địa chỉ.

Sử dụng định dạng văn bản trợ năng

Để cải thiện định dạng văn bản, chọn phông chữ sans serif thuần, sử dụng cỡ phông lớn hơn, căn chỉnh văn bản về bên trái, đồng thời, tránh sử dụng quá nhiều chữ hoa và chữ nghiêng.

  1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn định dạng.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Trong menu Trang đầu, bạn có thể chọn một số tùy chọn như cỡ phông lớn hơn và kiểu phông chữ sans-serif. Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn định dạng khác, như phông chữ in đậm để nhấn mạnh.

Ảnh chụp màn hình menu định dạng văn bản trong Word Mobile.

Sử dụng màu văn bản trợ năng

Để đảm bảo văn bản hiển thị tốt ở chế độ tương phản cao, hãy sử dụng cài đặt Tự động cho màu phông chữ.

  1. Chọn văn bản của bạn.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Trên tùy chọn Màu Phông, nhấn vào mũi tên phải.

  4. Nhấn vào Tự động.

Ảnh chụp màn hình menu Màu Phông với tùy chọn Tự động đã chọn.

Áp dụng kiểu đầu đề tích hợp sẵn

Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn để tạo viền ngoài tài liệu cho bộ đọc màn hình. Bộ đọc màn hình sẽ không hiểu một đoạn văn bản với phông chữ lớn và in đậm là đầu đề trừ khi áp dụng các kiểu tích hợp sẵn.

  1. Chọn văn bản cho đầu đề.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Cuộn xuống đến Kiểu, rồi nhấn vào mục này.

  4. Nhấn vào một kiểu đầu đề, như Đầu đề 1.

Ảnh chụp màn hình menu Kiểu trong Word Mobile với tùy chọn Đầu đề 1 đã chọn.

Sử dụng danh sách dấu đầu dòng

Nếu được, hãy ngắt văn bản thành các điểm dấu đầu dòng để cải thiện tính dễ đọc và tính trợ năng.

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn thêm danh sách vào tài liệu hoặc chọn đoạn văn bản cần đưa vào danh sách.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Cuộn xuống đến Dấu đầu dòng, rồi nhấn vào mục này.

  4. Nhấn vào kiểu dấu đầu dòng bạn muốn sử dụng.

  5. Nếu cần, hãy nhập các mục danh sách.

    Mẹo: Sử dụng dấu chấm câu hoặc dấu phẩy ở cuối mỗi mục danh sách để tạm dừng bộ đọc màn hình.

Ảnh chụp màn hình menu Dấu đầu dòng để chọn kiểu dấu đầu dòng trong Word Mobile.

Sử dụng danh sách có thứ tự

Nếu được, hãy sử dụng danh sách đánh số vì như vậy người đọc sẽ dễ theo dõi hơn là một khối văn bản liên tục.

  1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn thêm danh sách vào tài liệu hoặc chọn đoạn văn bản cần đưa vào danh sách.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Cuộn xuống đến Đánh số, rồi nhấn vào mục này.

  4. Nhấn vào kiểu đánh số bạn muốn sử dụng.

  5. Nếu cần, hãy nhập các mục danh sách.

    Mẹo: Sử dụng dấu chấm câu hoặc dấu phẩy ở cuối mỗi mục danh sách để tạm dừng bộ đọc màn hình.

Ảnh chụp màn hình menu Đánh số trong Word Mobile với kiểu đánh số đã chọn.

Sử dụng giãn cách văn bản hợp lý

Tăng hoặc giảm khoảng trắng giữa các câu và đoạn văn để cải thiện tính dễ đọc.

  1. Chọn đoạn văn bản.

  2. Để mở menu Trang đầu, nhấn vào biểu tượng Thêm (...).

  3. Cuộn xuống đến Định dạng Đoạn văn, rồi nhấn vào mục này.

  4. Nhấn vào mục Giãn cách Dòng, rồi chọn tùy chọn giãn cách bạn muốn dùng.

Ảnh chụp màn hình menu Word Mobile để chọn giá trị giãn cách dòng.

Sử dụng tiêu đề bảng

Thêm tiêu đề cho bảng để giúp bộ đọc màn hình duy trì theo dõi các cột và hàng.

  1. Trong bảng, đặt con trỏ ở vị trí bất kỳ trên hàng đầu tiên.

  2. Trong menu Bảng bên dưới, nhấn vào mục Chèn.

  3. Nhấn Chèn Trên.

  4. Để quay lại menu trước đó, nhấn vào mũi tên trái trong tiêu đề menu Chèn.

  5. Trong menu Bảng, cuộn xuống đến Tùy chọn Kiểu, rồi nhấn vào mục đó.

  6. Chọn Hàng Tiêu đề.

  7. Quay lại bảng, rồi nhập các đầu đề cột.

Ảnh chụp màn hình menu Tùy chọn Kiểu với tùy chọn Hàng Tiêu đề đã chọn.

Xem thêm

Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×