Gửi trả lời vắng mặt tự động từ Outlook

Bạn chỉ có thể gửi câu trả lời vắng mặt tự động qua các bước này nếu bạn có tài khoản Office 365, Outlook.com hoặc Exchange. Đối với mọi tài khoản email khác, hãy xem mục Chuyển tiếp và chuyển hướng email tự động.

  1. Chọn Tệp > Trả lời Tự động.

    Trả lời tự động

  2. Trong hộp Trả lời Tự động, chọn Gửi thư trả lời tự động.

    Hoặc bạn có thể đặt phạm vi ngày cho trả lời tự động. Thao tác này sẽ tắt trả lời tự động vào ngày giờ bạn nhập cho thời gian kết thúc. Nếu không, bạn sẽ phải tắt trả lời tự động theo cách thủ công.

    Ghi chú: Nếu bạn không thấy tính năng Trả lời Tự động thì có lẽ bạn đang sử dụng Outlook với tài khoản POP hoặc IMAP. Xem mục Chuyển tiếp và chuyển hướng email tự động để biết hướng dẫn thiết lập trả lời tự động.

  3. Trên tab Trong Tổ chức của Tôi, hãy nhập câu trả lời bạn muốn gửi cho những người trong nhóm hoặc đồng nghiệp khi bạn vắng mặt.

    Nhập thư trả lời tự động của bạn

    Ghi chú: Tính năng gửi trả lời tự động đến bất cứ ai bên ngoài tổ chức của tôi sẽ gửi trả lời tự động của bạn đến mọi email, kể cả bản tin, quảng cáo và có thể là cả email rác. Nếu bạn muốn gửi trả lời tự động đến những người bên ngoài tổ chức, chúng tôi khuyên bạn nên chọn Chỉ danh bạ của tôi.

  4. Chọn OK để lưu cài đặt.

Tắt trả lời vắng mặt tự động

Khi Outlook được thiết lập để gửi trả lời tự động, bạn sẽ thấy thông báo bên dưới dải băng kèm theo thông tin này. Chọn Tắt để tắt trả lời vắng mặt tự động. Nếu bạn muốn sửa đổi ngày cho trả lời tự động hoặc thư gửi đi, hãy làm theo các bước ở trên để sửa đổi cài đặt.

Tắt trả lời tự động

Khắc phục sự cố: Tôi không thấy Trả lời Tự động

Nếu bạn không thấy Automatic Replies sau khi chọn Tệp thì có lẽ bạn đang sử dụng tài khoản Gmail, Yahoo hoặc tài khoản POP hay IMAP khác không hỗ trợ tính năng Trả lời Tự động của Outlook. Bạn có thể thiết lập quy tắc trả lời thư đến nhưng chỉ khi bạn đang chạy Outlook. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Quản lý thư email bằng cách sử dụng quy tắc.

Có hai cách khác nhau để thiết lập trả lời tự động. Phương pháp bạn chọn tùy thuộc vào loại tài khoản email mà bạn có trong Outlook.

Tôi có tài khoản Exchange Server.

Tôi có tài khoản Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! hoặc tài khoản POP3 hay IMAP khác.

Tôi không chắc tôi có loại tài khoản nào.

Tôi có tài khoản Exchange Server

Bật hoặc tắt Trợ lý Vắng mặt

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Trợ lý Vắng mặt.

    Lệnh Trợ lý Vắng mặt trên menu Công cụ

    Ghi chú: Menu Công cụ xuất hiện trên cửa sổ Outlook chính. Cửa sổ chính là cửa sổ hiển thị khi bạn khởi động Outlook và bao gồm các menu Tệp, Chỉnh sửa, Xem, Đi, Công cụ, Hành độngTrợ giúp. Không có menu Công cụ trong các cửa sổ nơi bạn tạo hoặc xem các mục như thư email, danh bạ hoặc tác vụ.

    Nếu lệnh Trợ lý Vắng Mặt không xuất hiện thì có một phương pháp thay thế để tự động trả lời thư cho tất cả người dùng Outlook. Đi tới mục Tôi có tài khoản Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! hoặc tài khoản POP3 hay IMAP khác.

  2. Bấm vào Gửi trả lời tự động Vắng Mặt.

  3. Nếu bạn muốn, hãy chọn hộp kiểm Chỉ gửi trong khoảng thời gian này để lên lịch thời điểm trả lời vắng mặt của bạn hoạt động. Nếu bạn không chỉ định thời gian bắt đầu và kết thúc, trả lời tự động sẽ được gửi đi cho đến khi bạn bấm vào Không gửi trả lời tự động Vắng Mặt.

  4. Trên tab Bên trong Tổ chức của Tôi, nhập phản hồi mà bạn muốn gửi đi trong khi bạn vắng mặt.

    Để gửi trả lời tự động đến những người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy tiếp tục với bước 4 và 5.

  5. Trên tab Bên ngoài Tổ chức của Tôi, chọn hộp kiểm Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của tôi, rồi nhập phản hồi mà bạn muốn gửi đi khi bạn vắng mặt.

    Tổ chức thường được định nghĩa là công ty của bạn và bao gồm những người có tài khoản Exchange Server trên hệ thống email của bạn.

    Khi chọn hộp kiểm Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của bạn, tab Bên ngoài Tổ chức của Tôi sẽ hiển thị (Bật) bên cạnh tên tab.

  6. Trên tab Bên ngoài Tổ chức của Tôi, bấm vào Chỉ danh bạ của tôi hoặc Bất cứ ai bên ngoài tổ chức của tôi để chỉ định người nhận trả lời tự động.

    Ghi chú: Liên hệ phải tồn tại trong thư mục Danh bạ của Exchange Server. Nếu liên hệ chỉ tồn tại trong thư mục nằm trong tệp Thư mục Riêng (.pst) thì thư trả lời tự động sẽ không được gửi đi.

Tôi có tài khoản Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! hoặc tài khoản POP3 hay IMAP khác

Bạn có thể kết hợp mẫu email Outlook với quy tắc Outlook để tái tạo chức năng Trợ lý Vắng Mặt, vốn chỉ sẵn dùng với người dùng tài khoản Exchange Server. Bằng cách sử dụng tổ hợp này, bạn có thể sử dụng tài khoản email để gửi trả lời tự động cho thư đến.

Quan trọng: Bạn phải bật máy tính và chạy Outlook để gửi trả lời tự động.

Bước 1: Tạo mẫu thư

  1. Trên menu Tệp, trỏ đến Mới, rồi bấm vào Thư.

  2. Trên tab Tùy chọn, trong nhóm Định dạng, bấm vào Văn bản Thuần.

  3. Trong phần nội dung thư, hãy nhập nội dung bạn muốn dùng để gửi trả lời tự động.

  4. Trong cửa sổ thư, bấm vào Microsoft Office Button Ảnh nút , rồi bấm vào Lưu Dưới dạng.

  5. Trong hộp thoại Lưu Dưới dạng, trong danh sách Lưu dưới dạng, bấm vào Mẫu Outlook (*.oft).

  6. Trong hộp Tên tệp, hãy nhập tên cho mẫu thư của bạn, rồi bấm Lưu.

Bước 2: Tạo quy tắc để tự động trả lời thư email mới

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.

  2. Trong hộp thoại Quy tắc và Cảnh báo, bấm Quy tắc Mới.

  3. Bên dưới Bắt đầu từ một quy tắc trống, bấm vào Kiểm tra thư khi thư đến, rồi bấm vào Tiếp theo.

  4. Bên dưới mục Bạn muốn kiểm tra (những) điều kiện nào?, chọn hộp kiểm chỉ gửi cho tôi và bất cứ tiêu chí nào khác mà bạn muốn, rồi bấm vào Tiếp theo.

  5. Khi bạn thấy hộp thoại thông báo rằng quy tắc này sẽ được áp dụng cho mọi thư bạn nhận được, hãy bấm vào .

  6. Bên dưới mục Bạn muốn làm gì với thư này?, chọn hộp kiểm trả lời bằng một mẫu cụ thể.

  7. Trong mục Bước 2: Sửa mô tả quy tắc (bấm vào một giá trị được gạch chân), hãy bấm một mẫu cụ thể.

  8. Trong hộp thoại Chọn một Mẫu Trả lời, trong hộp Xem Trong, bấm Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp.

  9. Chọn mẫu bạn đã tạo ở phần trước, rồi bấm vào Mở.

  10. Bấm Tiếp.

  11. Hoặc bạn có thể chọn hộp kiểm cho mọi ngoại lệ đối với quy tắc trả lời tự động.

  12. Bấm Tiếp.

  13. Trong mục Bước 1: Xác định tên cho quy tắc này, hãy nhập tên cho quy tắc trả lời tự động, rồi bấm Kết thúc.

Mẹo: Hãy tính đến việc tạo tác vụ Outlook hoặc lời nhắc việc cần làm để giúp bạn nhớ tắt quy tắc này khi muốn ngừng gửi trả lời tự động.

Quy tắc trả lời bằng một mẫu cụ thể trong Trình hướng dẫn Quy tắc sẽ chỉ gửi câu trả lời tự động của bạn một lần cho mỗi người gửi trong một phiên đơn. Quy tắc này ngăn Outlook gửi câu trả lời lặp lại cho một người gửi khi bạn nhận được nhiều thư từ người này. Trong một phiên, Outlook theo dõi danh sách người dùng đã nhận được phản hồi. Tuy nhiên, nếu bạn thoát Outlook và khởi động lại sau đó, danh sách người gửi đã nhận được trả lời tự động sẽ được đặt lại.

Quan trọng: Để Trình hướng dẫn Quy tắc tự động gửi câu trả lời, Outlook phải đang hoạt động và được đặt cấu hình để kiểm tra thư mới định kỳ.

Tắt trả lời tự động

  1. Trên menu Công cụ, bấm vào Quy tắc và Cảnh báo.

  2. Trên tab Quy tắc Email, bên dưới Tên, hãy bỏ chọn hộp kiểm của quy tắc mà bạn muốn tắt.

Tôi không chắc tôi có loại tài khoản nào

Cách dễ nhất để tìm hiểu xem bạn đang sử dụng tài khoản Exchange Server nào là mở thư mục Hộp thư đến, rồi xem liệu có lệnh Trợ lý Vắng Mặt trên menu Công cụ không. Nếu bạn thấy nút bung rộng Ảnh nút ở cuối menu, hãy bấm vào đó để hiển thị tất cả các lệnh trên menu Công cụ.

Lệnh Trợ lý Vắng mặt trên menu Công cụ

Nếu không có lệnh này, rất có thể bạn đang không sử dụng tài khoản máy chủ Exchange và Trợ lý Vắng Mặt không sẵn dùng. Có một phương pháp thay thế để tự động trả lời thư. Đi tới Tôi có tài khoản POP3, IMAP hoặc Outlook.com.

Ghi chú: Menu Công cụ xuất hiện trên cửa sổ Outlook chính. Menu Công cụ không sẵn dùng trong các cửa sổ nơi bạn tạo hoặc xem các mục như thư email, danh bạ hoặc tác vụ.

Nếu bạn biết mình đang sử dụng tài khoản Exchange Server nhưng lệnh Trợ lý Vắng Mặt không xuất hiện trên menu Công cụ, chúng tôi khuyên bạn nên liên hệ với chuyên gia hỗ trợ của Microsoft để được trợ giúp.

Xem thêm

Sử dụng lịch Outlook 2007 để hiển thị thời gian vắng mặt

Gửi trả lời Vắng Mặt tự động cho Outlook for Mac

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×