Gửi email trong một dòng công việc

Gửi email trong một dòng công việc

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể dòng công việc của bạn để gửi thông điệp email cho bất kỳ hàng loạt mục đích. Ví dụ, bạn có thể dòng công việc để gửi cho bạn một thông báo mỗi khi nó bắt đầu để chạy.

Mục mới kích hoạt dòng công việc gửi email

1. một mục mới được thêm vào danh sách hoặc thư viện và dòng công việc bắt đầu.

2. dòng công việc gửi cho bạn thông điệp email để cho phép bạn biết rằng nó đã bắt đầu.

Bài viết này cho bạn biết cách thiết lập dòng công việc của bạn để gửi thông điệp email. Nó cũng giải thích cách sử dụng tra cứu dòng công việc để giải quyết các thư và để bao gồm nội dung động trong nội dung thư, bao gồm cách chèn hoặc tạo siêu kết nối. Cuối cùng, bài viết này cho bạn biết cách định dạng nội dung của thư, cùng với cách cung cấp các thông tin về cách làm việc với dòng công việc tạo email.

Bạn muốn làm gì?

Gửi một thông điệp email cơ bản từ một dòng công việc

Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận được thông báo

Bao gồm thông tin về mục hiện tại

Bao gồm một siêu kết nối tĩnh

Bao gồm một siêu kết nối đến mục hiện tại

Đưa hình ảnh

Định dạng nội dung tin nhắn của bạn

Gửi thông báo nhiệm vụ tùy chỉnh của riêng bạn

Xác định các tùy chọn không được hỗ trợ

Gửi một thông điệp email cơ bản từ một dòng công việc

Bằng cách sử dụng hành động gửi Email trong trình thiết kế dòng công việc, bạn có thể thiết lập dòng công việc tùy chỉnh của bạn để gửi thông điệp email cho bạn hoặc bất kỳ đã xác định người dùng hoặc nhóm khác. Các trường sẵn dùng cho thông điệp email là đến, CC, chủ đềnội dung. Các trường này có thể bao gồm cả văn bản tĩnh và văn bản được tạo tự động từ tra cứu dòng công việc.

Bạn có thể sử dụng hành động gửi Email để tạo ra nhiều loại thư, bao gồm thông báo khi dòng công việc đã xác định giai đoạn đến hoặc thực hiện hành động đã xác định (bao gồm tổng thể bắt đầu và dừng dòng công việc) và lời nhắc về nhiệm vụ mà không phải là hoàn thành theo ngày đến hạn của họ.

Ghi chú: Thiết đặt email đi phải được cấu hình trên máy chủ trước khi dòng công việc của bạn có thể gửi thông điệp email Nếu bạn không chắc chắn về thiết đặt email hiện tại của máy chủ, hãy kiểm tra với người quản trị máy chủ của bạn. Tìm thấy các nối kết để biết thêm thông tin về thiết đặt email đi trong phần Xem thêm .

Trong ví dụ này, bạn sẽ thiết lập dòng công việc của bạn để gửi cho bạn một email thông báo mỗi khi nó đã bắt đầu để chạy trên mục mới.

  1. Trên menu tệp , trỏ đến mới, sau đó bấm dòng công việc.

  2. Trên trang đầu tiên trang của Trình thiết kế dòng công việc, tên dòng công việc, cho biết danh sách hoặc thư viện dòng công việc sẽ được đính kèm đến, sau đó chọn các hộp kiểm bắt đầu tùy chọn mà bạn muốn.

    Trang đầu tiên của Trình thiết kế Dòng công việc

  3. Bấm vào Tiếp theo.

  4. Trên trang tiếp theo của trình thiết kế dòng công việc, hãy nhập tên cho bước dòng công việc này.

  5. Bấm hành động, sau đó bấm gửi Email.

    Nếu thao tác này không xuất hiện trong danh sách, hãy bấm Hành động khác để xem danh sách đầy đủ.

  6. Trong hành động, bấm thông báo này.

    Trang thứ hai của Trình thiết kế Dòng công việc

  7. Trong hộp thoại Xác định thông điệp email , hãy nhập địa chỉ email của bạn trong hộp đến .

    Ghi chú: 

    • Để chọn người dùng từ sổ địa chỉ hoặc danh sách, bấm nút Sổ địa chỉ Ảnh nút ở cuối hộp đến .

    • Địa chỉ để của thư có thể là một địa chỉ cụ thể, tĩnh (ví dụ, NORTHWINDTRADERS\junmin hoặc junmin@northwindtraders.com) hoặc tra cứu dòng công việc và thông tin biến. Để tìm hiểu thêm về cách sử dụng tra cứu dòng công việc để linh hoạt địa chỉ email được gửi từ dòng công việc thay vì dùng tĩnh địa chỉ, hãy xem phần tiếp theo linh động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận được thông báo.

    • Địa chỉ người gửi thư được hiển thị sẽ luôn là địa chỉ email của người quản trị máy chủ, trừ khi người quản trị máy chủ thay đổi địa chỉ người gửi hoặc cho ứng dụng Web hiện tại hoặc tất cả các ứng dụng Web. Tìm nối kết để biết thêm thông tin về cách thực hiện thay đổi này trong phần Xem thêm .

  8. Trong hộp chủ đề , nhập một chủ đề cho thư, hoặc bấm gắn kết dữ liệu Hiển thị Ảnh nút xác định tra cứu dòng công việc cho văn bản bạn muốn ở đây.

    Ghi chú: Bạn phải thực hiện một số mục nhập trong hộp chủ đề theo thứ tự cho dòng công việc để biên dịch chính xác.

  9. Trong hộp lớn bên dưới hộp chủ đề , nhập hoặc dán văn bản nội dung của thư.

    Mẹo: Menu lối tắt không sẵn dùng trong hộp này. Để sao chép văn bản, hãy nhấn CTRL + C. Để dán văn bản đã sao chép, nhấn CTRL + c. văn bản mà bạn sao chép và dán không thể bao gồm bất kỳ tra cứu dòng công việc.

    Hộp thoại Xác định Thông điệp Email với văn bản

Tại thời điểm này, bạn có thể bấm OK để hoàn tất thư. Mặt khác, hữu ích để bao gồm tiêu đề của mục mới bắt đầu dòng công việc, hoặc thậm chí để đưa một nối kết đến mục mới đó. Sau phần sẽ cho bạn cách thực hiện những điều, cũng như cách định dạng diện mạo của tin nhắn văn bản. Trước tiên, mặc dù, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng tra cứu dòng công việc để giải quyết các tin nhắn của bạn tự động.

Đầu trang

Tự động chọn người dùng hoặc nhóm để nhận được thông báo

Nếu bạn cung cấp tĩnh địa chỉ trong trường đếnCc tin nhắn của bạn, sau đó bất kỳ lúc nào bạn cần thay đổi người nhận, bạn phải mở dòng công việc trong trình thiết kế dòng công việc và thực hiện các thay đổi theo cách thủ công. Nếu các địa chỉ sẽ thay đổi thường xuyên, đó là một thực hành tốt hơn để sử dụng tra cứu dòng công việc trong các trường đếnCc . Tra cứu có thể tham chiếu địa chỉ từ một trường trong mục hiện tại, từ một trường trong một mục trong danh sách hoặc thư viện khác hoặc từ biến dòng công việc.

Sử dụng danh sách tùy chỉnh để lưu trữ địa chỉ người nhận

Nếu người nhận thay đổi theo định kỳ, nhưng không thường xuyên đủ mà chúng phải xác định trên biểu mẫu khởi tạo mỗi khi dòng công việc được bắt đầu, bạn có thể tạo danh sách người nhận tùy chỉnh có chứa một danh sách mục cho từng dòng công việc để tham chiếu đến nó, sau đó tạo cột trong đó bạn có thể lưu trữ các địa chỉ để nào email mỗi thư từ mỗi dòng công việc là gửi. Khi người nhận cho bất kỳ thư nào dòng công việc thay đổi, tất cả bạn phải thực hiện sẽ thay đổi địa chỉ trong trường hợp trong mục danh sách người nhận cho dòng công việc đó.

Quan trọng: Các cột mà bạn lưu trữ các địa chỉ cho dòng công việc thông điệp email có thể là một trong hai dòng văn bản đơn, nhiều dòng văn bản, hoặc người hoặc nhóm loại cột. Nếu bạn sử dụng một người hoặc nhóm cột, chỉ có một mục nhập có thể thực hiện trong mỗi trường dòng công việc sẽ tham chiếu cho các địa chỉ email. Khi tạo cột, hãy đảm bảo chọn không có dưới cho phép nhiều lựa chọn của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng các kiểu cột này để xác định nhiều người nhận, bạn có thể tạo một nhóm SharePoint bao gồm những người mà bạn muốn dòng công việc địa chỉ email để, và sau đó xác định nhóm trong trường. Khi tạo cột, hãy đảm bảo chọn mọi người và nhóm theo vùng chọn cho phép. Tìm một nối kết để biết thêm thông tin về cách tạo danh sách và thêm cột trong phần Xem thêm .

Ghi chú: Khi tạo các nhóm SharePoint, hãy đảm bảo rằng mỗi nhóm có ít nhất đọc quyền cho site, và rằng trong Nhóm thiết đặt vùng của trang nhóm mới, dưới ai có thể xem các thành viên của nhóm, tất cả mọi người được chọn.

Sử dụng tra cứu dòng công việc danh sách người nhận tùy chỉnh:

  1. Trong trình duyệt, hãy tạo một danh sách tùy chỉnh có tên người nhận có ba cột sau đây:

    • Thay đổi tên cột tiêu đề mặc định để Tên dòng công việc.

    • Thêm một người hoặc nhóm cột có tên là để. Trong cột này, cho phép các lựa chọn của mọi người và nhóm, nhưng không cho phép nhiều lựa chọn của bạn.

    • Thêm một dòng văn bản cột có tên là Cc.

  2. Trong danh sách người nhận, tạo một mục mới và sau đó thực hiện các thao tác sau:

    • Trong trường Tên dòng công việc , nhập Xem lại tài liệu, đó là tên của dòng công việc ví dụ được sử dụng dưới đây.

    • Trường, bấm Sổ địa chỉ Ảnh nút và sau đó, trong hộp thoại chọn người và nhóm , chọn đơn người hoặc nhóm vào địa chỉ thư đến.

    • Trong trường Cc , hãy nhập địa chỉ email của người nhận địa chỉ bản sao, tách nhiều địa chỉ với dấu chấm phẩy.

  3. Trong Microsoft Office SharePoint Designer 2007, trong trình thiết kế dòng công việc, bấm hành động, sau đó bấm gửi Email.

    Nếu thao tác này không xuất hiện trong danh sách, hãy bấm Hành động khác để xem danh sách đầy đủ.

  4. Trong hành động, bấm thông báo này.

  5. Trong hộp thoại Xác định thông điệp email , ở cuối vào hộp, hãy bấm Sổ địa chỉ Ảnh nút .

  6. Trong hộp thoại Chọn người dùng , trong danh sách hoặc chọn từ hiện có người dùng và nhóm , bấm Tra cứu dòng công việc, sau đó bấm Thêm.

  7. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn các tùy chọn sau:

    • Nguồn: người nhận, hoặc tên của danh sách tùy chỉnh của bạn.

    • Trường: đểhoặc trường có chứa địa chỉ mà bạn muốn.

    • Trường: tên người nhận: dòng công việc

    • Giá trị: nhập Xem lại tài liệuhoặc tên của dòng công việc hiện tại.

      Tra cứu trường Tới của thư

      Tra cứu này cho biết, "Từ danh sách người nhận, chọn giá trị của trường đến nơi tên dòng công việc bằng xem lại tài liệu."

      Nửa trên cùng của hộp thoại xác định danh sách và cột này; phía dưới cùng nửa của hộp thoại xác định hàng.

  8. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy bấm OK.

  9. Trong thông báo về vẫn đảm bảo rằng tra cứu duy nhất, hãy bấm OK.

  10. Bấm OK một lần nữa để đóng hộp thoại Chọn người dùng .

  11. Trong hộp thoại Xác định thông điệp email , ở cuối hộp CC , hãy bấm Sổ địa chỉ Ảnh nút .

  12. Trong hộp thoại Chọn người dùng , trong danh sách hoặc chọn từ hiện có người dùng và nhóm , bấm Tra cứu dòng công việc, sau đó bấm Thêm.

  13. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn các tùy chọn sau:

    • Nguồn: người nhận, hoặc tên của danh sách tùy chỉnh của bạn.

    • Trường: Cc, hoặc trường chứa địa chỉ mà bạn muốn.

    • Trường: tên người nhận: dòng công việc

    • Giá trị: nhập Xem lại tài liệuhoặc tên của dòng công việc hiện tại.

      Tra cứu cho trường Cc của thư

      Tra cứu này cho biết, "Từ danh sách người nhận, chọn giá trị của trường Cc nơi tên dòng công việc bằng xem lại tài liệu."

  14. Bấm OK, bấm OK lại trong thông báo cảnh báo, sau đó bấm OK một lần nữa để đóng hộp thoại Chọn người dùng .

Bây giờ, khi dòng công việc sẽ gửi thông điệp email này, nó sẽ gửi nó tới địa chỉ liệt kê tới và Cc trường mục xem lại tài liệu trong danh sách người nhận tùy chỉnh. Để thay đổi người nhận, chỉ cần thực hiện thay đổi bạn muốn trong danh sách mục.

Một dòng công việc duy nhất có thể gửi nhiều email và các thư có thể không phải tất cả được gửi đến những người nhận cùng. Để lưu trữ các địa chỉ cho bổ sung thư được gửi bằng dòng công việc này, bạn có thể thêm cột vào danh sách lưu trữ các địa chỉ khác. Trong trường hợp này, bạn có thể muốn đặt tên các cột "Lần đầu tiên cho thư để," "Thứ hai cho thư để", v.v..

Ngoài ra, bạn có thể thiết kế danh sách sao cho bạn tạo một mục cho từng thư dòng công việc gửi, thay vì một mục cho từng dòng công việc. Trong trường hợp này, hãy đảm bảo rằng tên được dùng để xác định thông báo mỗi là duy nhất, sao cho các tra cứu truy xuất các địa chỉ trả về giá trị duy nhất mà bạn muốn.

Sử dụng biểu mẫu khởi tạo dòng công việc để xác định người nhận

Nếu bạn muốn nhận được nêu rõ mỗi khi dòng công việc bắt đầu theo cách thủ công, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu khởi tạo dòng công việc thu thập các địa chỉ từ người bắt đầu dòng công việc. Dòng công việc có thể đó hoặc chỉ cần sử dụng các địa chỉ được nhập trực tiếp hoặc sao chép chúng vào trường trong mục hiện tại — nơi họ vẫn sẽ sẵn dùng cho tham chiếu sau khi dòng công việc hoàn thành phiên bản hiện tại. Nếu dòng công việc được thiết lập để nó cũng sẽ bắt đầu tự động, bạn có thể xác định địa chỉ mặc định trong biểu mẫu khởi tạo đối với kiểu bắt đầu tự động xảy ra bất cứ khi nào.

Đầu trang

Bao gồm thông tin về mục hiện tại

Cho đến nay, văn bản nội dung trong thư ví dụ được tĩnh: mỗi khi dòng công việc tạo một thể hiện của thư, văn bản sẽ là chính xác giống.

Có thể hữu ích, Tuy nhiên, để bao gồm văn bản thay đổi tương ứng với mục mà dòng công việc hiện đang chạy. Ví dụ, nó sẽ hữu ích để bao gồm tiêu đề của tài liệu cần xem lại trong phần nội dung tin nhắn của bạn. Để bao gồm này sắp xếp thông tin động, bạn sử dụng tra cứu dòng công việc. Tra cứu truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như danh sách, thư viện và dữ liệu dòng công việc.

Để thêm tiêu đề của tài liệu vào tin nhắn văn bản:

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh mà trong đó bạn muốn thông tin tra cứu xuất hiện.

    Nội dung thư với văn bản tĩnh tại chỗ

  2. Vị trí chèn trỏ nơi bạn muốn tra cứu được đặt.

    Mẹo: Sau khi tra cứu được chèn vào, nó không thể kéo đến vị trí mới. (Có thể, Tuy nhiên, để "di chuyển" tra cứu bằng cách kéo văn bản xung quanh nó.) Tương tự, nó không phải là có thể xảy ra để cắt, sao chép hoặc để dán tra cứu hoặc bất kỳ văn bản nào bao gồm tra cứu.

  3. Bấm thêm tra cứu đến nội dung.

  4. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn Mục hiện tại trong hộp nguồntên trong hộp trường .

    Tra cứu tên của mục hiện tại

  5. Bấm OK.

Tra cứu được chèn sẽ xuất hiện trong nội dung thư.

Nội dung thư với tra cứu được chèn

Khi dòng công việc chạy và thông báo được tạo, tra cứu được thay thế bằng tiêu đề của tài liệu.

Thư cuối cùng với tra cứu được thay thế bằng tiêu đề

Bao gồm tiêu đề của tài liệu sẽ hữu ích, nhưng sẽ hữu ích hơn để bao gồm một siêu kết nối sẽ đưa bạn trực tiếp đến tài liệu đó. Để thực hiện điều này, bạn bao gồm tra cứu một trong siêu kết nối. Phần mới hơn bao gồm một siêu kết nối đến mục hiện tại sẽ hiển thị cách bạn làm thế nào.

Đầu trang

Bao gồm một siêu kết nối tĩnh

Bạn có thể bao gồm một siêu kết nối tĩnh — tức là, một để luôn nối kết vào cùng một địa chỉ hoặc vị trí — trong nội dung của thông điệp email của dòng công việc bằng cách dùng HTML neo thẻ (< một > và < /a >) với các thuộc tính href và xác định địa chỉ đích là giá trị của thuộc tính href .

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Trong phần thông báo kết quả, văn bản giữa các thẻ neo được kết xuất dưới dạng siêu kết nối đến địa chỉ đã xác định.

Văn bản thư được kết xuất với siêu kết nối tĩnh

Ghi chú: Một số chương trình email dựa trên văn bản không phải là khả năng kết xuất mã HTML và do đó sẽ không hiển thị siêu kết nối.

Để tìm hiểu cách sử dụng tra cứu dòng công việc để tạo một siêu kết nối động trỏ tới địa chỉ khác nhau tùy thuộc vào mục mà dòng công việc hiện đang chạy, hãy xem phần tiếp theo, bao gồm một siêu kết nối đến mục hiện tại.

Đầu trang

Bao gồm một siêu kết nối đến mục hiện tại

Trong phần trước, bao gồm một siêu kết nối tĩnh, địa chỉ trong siêu kết nối ví dụ bao gồm biến không có thông tin: mỗi lần dòng công việc sẽ gửi thông điệp email, siêu kết nối điểm vào cùng một trang.

Bằng cách sử dụng tra cứu dòng công việc, Tuy nhiên, bạn có thể tạo một nối kết động sử dụng thông tin về mục hiện tại để quyết định URL nào để chỉ đến.

Nếu mục hiện tại là một tài liệu trong thư viện tài liệu

Trong khởi động dòng công việc thông báo ví dụ, bạn có thể cung cấp nối kết đến tài liệu mới đó:

  1. Nhập hoặc dán văn bản tĩnh mà trong đó bạn muốn nối kết xuất hiện.

  2. Vị trí mà bạn muốn tra cứu được đặt, hãy nhập văn bản sau đây.

<a href="">here</a>

Mẹo: Sau khi tra cứu được chèn vào, nó không được kéo đến vị trí mới. (Có thể, Tuy nhiên, để "di chuyển" tra cứu bằng cách kéo văn bản xung quanh nó.) Tương tự, nó không phải là có thể xảy ra để cắt, sao chép, hoặc để dán tra cứu hoặc bất kỳ văn bản nào bao gồm tra cứu.

  1. Định vị điểm chèn giữa hai dấu ngoặc kép ("").

  2. Bấm thêm tra cứu đến nội dung.

  3. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn Mục hiện tại trong hộp nguồn .

  4. Trong hộp trường , chọn Mã hóa URL tuyệt đối, sau đó bấm OK.

    Văn bản thư có nối kết để xem hoặc sửa tài liệu

Khi người nhận thư bấm nối kết, tài liệu sẽ mở ra để xem và sửa.

Nếu mục hiện tại là một mục danh sách

Khi bạn tạo một nối kết đến mục trong danh sách — ví dụ, một thông báo hoặc sự kiện lịch — bạn có thể chọn nối kết mở biểu mẫu Hiển thị (DispForm.aspx) hoặc biểu mẫu sửa (EditForm.aspx) của danh sách mục.

Để tạo một nối kết mở ra mục danh sách cho tài liệu (thay vì tài liệu chính):

  1. Trong trình duyệt, dẫn hướng đến thư viện tài liệu chia sẻ.

  2. Mở mục danh sách cho bất kỳ tài liệu hiện có nào trong thư viện, bằng cách dùng Dạng xem mục nếu bạn muốn nối kết để mở biểu mẫu Hiển thị hoặc Sửa mục nếu bạn muốn nối kết để mở biểu mẫu sửa.

  3. Sao chép địa chỉ trong thanh địa chỉ từ đầu http: hoặc https: qua đầu tiên dấu bằng (=), như minh họa trong hình minh họa sau đây.

    Thanh địa chỉ cho thấy hiển thị địa chỉ biểu mẫu

    Thanh địa chỉ hiển thị sửa địa chỉ biểu mẫu

    Các ?ID = văn bản là một tham số chuỗi truy vấn chỉ dẫn cho trang để hiển thị biểu mẫu cho bất kỳ mục nào trong danh sách hiện tại hoặc thư viện có ID danh sách theo sau dấu bằng (=) — mà trong ví dụ này sẽ là danh sách ID của mục hiện tại, như được xác định tra cứu dòng công việc.

    Ghi chú: Nếu mục hiện tại là một nhiệm vụ được tạo bằng một trong các hành động nhiệm vụ dòng công việc ba, nếu bạn muốn nối kết để mở biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh (và không mặc định Hiển thị hoặc sửa biểu mẫu cho danh sách nhiệm vụ), hãy xem phần sau này Nếu mục hiện tại là biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh. Đối với nhiệm vụ không được tạo bởi một hành động nhiệm vụ dòng công việc, và cho các biểu mẫu Hiển thị của thậm chí cả những nhiệm vụ được tạo bằng một trong các thao tác vụ dòng công việc, quy trình hiện tại là tất cả những gì bạn cần.

  4. Trong hộp thoại Xác định thông điệp email , nhập vị trí mà bạn muốn siêu kết nối xuất hiện, dán địa chỉ.

  5. Định vị điểm chèn ngay sau dấu bằng (=), sau đó bấm Thêm tra cứu đến nội dung.

  6. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn Mục hiện tại trong hộp nguồnID trong hộp trường .

    Tra cứu ID của mục hiện tại

  7. Bấm OK.

    Tra cứu được chèn sẽ xuất hiện trong nội dung thư.

    Quan trọng: Trong khi tra cứu ID mục hiện tại sẽ hữu ích trong xây dựng các nối kết đến mục danh sách hiện tại, tra cứu sau đây có thể trình bày lỗi trong đường dẫn được hiển thị, và do đó không được đề xuất cho bao gồm trong email thông báo nối kết: đường dẫn, máy chủ tương đối URL, nguồn URL và đường dẫn URL.

  8. Thêm số dư của văn bản siêu kết nối và cho thẻ neo mà nó là văn bản chứa, cũng như bất kỳ liên kết thư mà bạn muốn đưa vào.

    Minh họa sau đây cho thấy văn bản nối kết cho biểu mẫu Hiển thị và biểu mẫu sửa khi chúng xuất hiện trong thông điệp email.

    Văn bản thư có nối kết xem và nối kết sửa cho mục hiện tại

Nếu bạn dự định dùng một nối kết nhiều lần, hãy xem phần sau đó lưu trữ một mục danh sách địa chỉ là một biến dòng công việc.

Nếu mục hiện tại là biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh

Nếu dòng công việc của bạn sử dụng một trong các hành động ba nhiệm vụ để tạo một nhiệm vụ, biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh được tạo tự động khi bạn biên soạn dòng công việc. Nếu bạn muốn dòng công việc phụ để gửi lời nhắc nhiệm vụ cho một nhiệm vụ đã được tạo ra một hành động nhiệm vụ dòng công việc, bạn sẽ có thể thấy hữu ích để đưa một nối kết vào biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh này trong lời nhắc.

Biểu mẫu mặc định cho một danh sách nhiệm vụ, chẳng hạn như DispForm.aspx và EditForm.aspx, nằm trong thư mục cho danh sách nhiệm vụ đó. Nhưng một biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh nằm tại thư mục của dòng công việc mà được liên kết. Mỗi nhiệm vụ dòng công việc có kiểu nội dung của chính nó, và nó có kiểu nội dung nhiệm vụ dòng công việc nhận dạng biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh kiểu nội dung sử dụng. Vì biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh nằm tại vị trí khác, xây dựng một URL cho biểu mẫu này khác với việc xây dựng URL vào biểu mẫu Hiển thị thông thường hoặc sửa biểu mẫu một mục.

URL của biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh sẽ trông như thế này.

Sửa URL biểu mẫu cho nhiệm vụ tùy chỉnh

Chỗ dành sẵn cho biến thông tin trong kiểu đậm và trong lần.

Thuộc tính nguồn xác định danh sách nhiệm vụ dòng công việc hiện tại được liên kết với. Khi bạn bấm vào Nhiệm vụ hoàn thành hoặc hủy bỏ trên biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh, biểu mẫu sử dụng địa chỉ từ thuộc tính nguồn để biết danh sách nào để quay lại. Để tạo một nối kết vào biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh, bạn có thể sao chép và dán từ đầu URL thông qua các ID = [item_ID] ký tự và bỏ qua số dư (phần được tô sáng trong ví dụ).

Cách dễ nhất để lấy URL cho biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh là chạy dòng công việc cùng, sao cho nó sẽ tạo ra một nhiệm vụ. Khi bạn mở biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh cho nhiệm vụ đó trong trình duyệt, bạn có thể sao chép một phần của URL mà bạn cần, dán nó vào phần nội dung của thông điệp email trong trình thiết kế dòng công việc, và sau đó thêm một tra cứu dòng công việc cung cấp ID mục nhiệm vụ.

Để đưa vào tra cứu trong tin nhắn văn bản:

  1. Trong trình thiết kế dòng công việc, trong hộp thoại Xác định thông điệp email , hãy nhập hoặc dán tất cả văn bản cho nối kết — ngoại trừ tra cứu ID mục — vào phần nội dung của thông điệp email.

  2. Định vị điểm chèn ở phía sau dấu bằng (=), xóa bỏ số ID mục hiện tại, sau đó bấm Thêm tra cứu đến nội dung.

  3. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn Mục hiện tại trong hộp nguồn , bấm ID trong danh sách trường , sau đó bấm OK.

    Nối kết biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh với tra cứu ID được chèn vào

    Hãy nhớ rằng ví dụ này dùng một dòng công việc phụ chạy trong danh sách nhiệm vụ, vì vậy mục hiện tại là nhiệm vụ. Nối kết vào biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh từ dòng công việc chính thực sự tạo mục nhiệm vụ được khác nhau. Để tìm hiểu cách thiết lập một dòng công việc sử dụng một hành động Thu thập dữ liệu từ một người dùng để gửi thông báo tùy chỉnh với những người nhiệm vụ được giao, hãy xem phần sau đó gửi thông báo nhiệm vụ tùy chỉnh của riêng bạn.

    Để tìm hiểu cách bạn có thể thiết lập địa chỉ này để bạn có thể dùng nó ở vị trí khác trong cùng một dòng công việc, hãy xem phần tiếp theo, lưu trữ một mục danh sách địa chỉ là một biến dòng công việc.

Lưu trữ một địa chỉ mục danh sách dưới dạng một biến dòng công việc

Bạn có thể lưu trữ các URL của biểu mẫu Hiển thị hoặc sửa biểu mẫu một mục danh sách trong một biến dòng công việc, để bạn có thể dùng nó trong nhiều vị trí trong cùng một dòng công việc.

  1. Trong trình thiết kế dòng công việc, bấm hành động, sau đó bấm Xây dựng chuỗi động.

    Nếu thao tác này không xuất hiện trong danh sách, hãy bấm Hành động khác để xem danh sách đầy đủ.

  2. Trong hành động bấm động chuỗi.

  3. Trong hộp thoại Bộ dựng chuỗi , dán văn bản tĩnh phần URL (nhưng không tra cứu ID mục hiện tại).

    Trong hộp thoại này, hãy dùng CTRL + C để sao chép, CTRL + X để cắt và CTRL + V để dán.

  4. Định vị điểm chèn sau dấu bằng (=) và sau đó bấm Thêm tra cứu.

  5. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , hãy chọn Mục hiện tại trong hộp nguồnID trong hộp trường .

    Tra cứu ID của mục hiện tại

  6. Bấm OK.

    Tra cứu được thêm vào văn bản trong hộp thoại.

    Văn bản URL với tra cứu ID được chèn vào

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Bộ dựng chuỗi .

  8. Trong hành động, hãy bấm vào biến số.

  9. Trong danh sách, hãy bấm tạo một biến số mới và sau đó, trong hộp thoại Sửa biến số , nhập tên cho biến số mới.

  10. Hãy đảm bảo loại được đặt thành chuỗi, sau đó bấm OK.

  11. Thêm hành động gửi Email đến dòng công việc, sau đó bấm thông báo này trong hành động.

  12. Để sử dụng biến số mới trong hộp thoại Xác định thông điệp email , nhập hoặc dán văn bản xung quanh và thẻ HTML (bao gồm dấu ngoặc kép) vào nội dung thư, định vị điểm chèn giữa các dấu ngoặc kép, sau đó bấm Thêm tra cứu đến nội dung.

  13. Trong hộp thoại Xác định tra cứu dòng công việc , trong danh sách hộp nguồn , hãy bấm Dữ liệu dòng công việc.

  14. Trong danh sách trường , hãy bấm biến số: tên của biến, rồi bấm OK.

    Biến số mới được chèn vào giữa các dấu ngặc kép

Bây giờ, bạn có thể chèn các biến số này bất kỳ đâu mà bạn muốn trong dòng công việc hiện tại.

Đầu trang

Đưa hình ảnh

Không có thể nhúng tệp hình ảnh hoặc đồ họa vào phần nội dung của thông điệp email được gửi bằng dòng công việc của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể bao gồm một đồ họa trong tin nhắn của bạn bằng cách sử dụng thẻ ảnh HTML (< img / >) để nối kết đến một hình ảnh mà được lưu dưới dạng tệp JPEG (.jpg) và tải lên một thư viện ảnh trong site của bạn.

  1. Trong phần nội dung tin nhắn của bạn, trong vị trí bạn muốn ảnh được nối kết xuất hiện, hãy nhập các < img src = "" / > thẻ HTML.

  2. Định vị điểm chèn giữa hai dấu ngoặc kép ("").

  3. Nhập hoặc dán URL cho tệp hình ảnh JPEG. Thẻ đã hoàn thành sẽ trông như thế này.

    Thẻ HTML hoàn chỉnh cho ảnh

Khi thư được gửi đi, Hiển thị ảnh từ tệp JPEG thay vì thẻ nối kết.

Đầu trang

Định dạng nội dung tin nhắn của bạn

Trong trước phần, HTML neo tags (< một > và < /a >) được dùng để tạo một siêu kết nối. Bạn có thể sử dụng các thẻ HTML để xác định kiểu chữ, màu, kiểu và các thuộc tính khác của văn bản trong tin nhắn của bạn.

Vì trình thiết kế dòng công việc hỗ trợ chỉ kiểu tại chỗ để định dạng thư, và không được nhúng hoặc bên ngoài xếp tầng biểu định kiểu (CSS) định dạng, bạn cần phải thực hiện bất kỳ định dạng mà bạn muốn bằng cách dùng kiểu thuộc tính với thẻ HTML. Bạn có thể thực hiện một trong số này bằng cách nhập thẻ HTML trực tiếp vào hộp thoại Xác định thông điệp email trong trình thiết kế dòng công việc, hoặc bằng cách tạo nội dung tin nhắn của bạn trong mã xem và thiết kế dạng xem và sau đó dán nó vào hộp thoại Xác định thông điệp email .

  1. Lưu dòng công việc của bạn bằng cách bấm hoàn tất.

  2. Tạo một trang HTML mới.

  3. Chuyển đổi sang tách dạng xem, sau đó bấm bất kỳ chỗ nào trong vùng dạng xem thiết kế.

  4. Với điểm chèn vẫn trong vùng dạng xem thiết kế, bấm đúp vào Ứng dụng kiểu trên thanh trạng thái.

    Thanh công cụ Kiểu ứng dụng xuất hiện.

  5. Trên thanh công cụ Kiểu ứng dụng , hãy đảm bảo rằng Kiểu ứng dụng được thiết lập thủ côngĐích quy tắc được đặt để (Kiểu tại chỗ mới), như minh họa ở đây.

    Thanh công cụ Áp dụng Kiểu hiển thị thiết đặt chính xác

    Nếu bạn định dạng văn bản thư trong dạng xem mã và dạng xem thiết kế, bạn phải thiết Kiểu ứng dụng để thủ công để Office SharePoint Designer 2007 không thể thêm các lớp CSS, máy chủ không thể hiển thị trong dòng công việc thư. Ngoài ra, bạn phải làm việc trong dạng xem mã đặt vào khoảng thẻ bất kỳ văn bản nào được lồng bên trong văn bản đã định dạng sẵn nhưng cho mà bạn muốn xác định định dạng khác nhau. Khi thẻ khoảng ở tại chỗ, bạn có thể làm việc trong dạng xem thiết kế để áp dụng định dạng mà bạn muốn.

  6. Định dạng văn bản như bình thường bằng cách dùng công cụ WYSIWYG trong dạng xem thiết kế:

    • Nếu bạn muốn định dạng văn bản bên trong thẻ — ví dụ, < đoạn văn > hoặc < li > — định vị điểm chèn trong dạng xem mã, và sau đó bấm đúp vào thẻ ghi chú mà bạn muốn trong hộp công cụ.

    • Ngoài ra, bạn có thể nhập thẻ, và sau đó sử dụng IntelliSense để chèn thuộc tính kiểu và bất kỳ cặp thuộc tính/giá trị mà bạn muốn. Hãy đảm bảo cặp thuộc tính/giá trị phân tách bằng dấu chấm phẩy.

Một vài cách thực hành tốt nhất:

  • Sử dụng thẻ đoạn văn (< p > và < /p >) để xác định các đoạn văn riêng biệt và để xác định dạng cho một đoạn văn khác với mặc định định dạng cho toàn bộ thư mặc định bất kỳ.

  • Trong một đoạn văn bản, sử dụng thẻ khoảng bổ sung để xác định địa phương bất kỳ định dạng có khác so với định dạng mặc định của đoạn văn bản và thông báo hoàn toàn.

  • Trình thiết kế dòng công việc kết xuất bất kỳ ngắt dòng thủ công như một ngắt dòng bổ sung trong thư. Vì thẻ đoạn văn đã thêm phù hợp khoảng trống giữa các đoạn văn, bạn phải loại bỏ tất cả các dấu ngắt dòng thủ công từ phiên bản cuối cùng của thư trong trình thiết kế để tránh phải quá nhiều khoảng trống giữa các đoạn văn.

    Nó có thể dễ dàng hơn để tạo định dạng văn bản của bạn với dấu ngắt dòng cho sự rõ ràng và sau đó loại bỏ tất cả các khoảng trống dư thừa và dấu ngắt dòng trước hoàn thiện vào thư trong trình thiết kế dòng công việc.

    Thực hành tốt nhất này áp dụng chỉ khi bạn bao gồm các đoạn văn thẻ hoặc thẻ khác sẽ tự động thêm khoảng cách chiều dọc giữa các đơn vị của văn bản.

Hình minh họa sau đây trình bày các ví dụ về văn bản được định dạng với thẻ HTML. Lưu ý rằng không có ngắt dòng thủ công đang trình bày.

Văn bản được định dạng với thẻ HTML

Trong thư gửi bằng dòng công việc, được định dạng nội dung được kết xuất cho phù hợp.

Phiên bản hoàn thiện của văn bản định dạng HTML

Sau khi bạn đã cảm thấy thoải mái định dạng văn bản thư, bạn có thể tạo nhiều thư kiểu. Để biết thêm thông tin về một cách sử dụng định dạng văn bản thư, hãy xem phần tiếp theo của bài viết này, gửi thông báo nhiệm vụ tùy chỉnh của riêng bạn.

Đầu trang

Gửi thông báo nhiệm vụ tùy chỉnh của riêng bạn

Theo mặc định, khi một dòng công việc sử dụng một trong các hành động ba nhiệm vụ tùy chỉnh để tạo và phân công nhiệm vụ, danh sách nhiệm vụ tự động gửi thông báo email đến những người mới nhiệm vụ được giao. Nếu bạn muốn thiết kế của riêng bạn thư thông báo nhiệm vụ tùy chỉnh, bạn có thể thiết lập một dòng công việc phụ chạy trong danh sách nhiệm vụ để gửi cho họ.

Để tránh gửi thông báo trùng lặp, bạn có thể tắt tính năng tự động thông báo cho danh sách nhiệm vụ:

  • Trên trang thiết đặt nâng cao cho danh sách nhiệm vụ, trong khu vực Thông báo email , hãy bấm không có trong phần gửi email khi quyền sở hữu được gán.

    Ghi chú: Tắt tự động thông báo sẽ tắt tất cả nhiệm vụ tự động thông báo cho site, bao gồm những người được tạo bằng các dòng công việc đã xác định trước sẵn dùng trong Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Sau khi bạn đã tắt tự động thông báo, bạn có thể sử dụng dòng công việc phụ đơn để gửi thông báo cùng cho tất cả nhiệm vụ, hoặc bạn có thể sử dụng điều kiện với nhiều hành động phân nhánh hoặc với nhiều dòng công việc phụ để gửi kiểu khác nhau của thông báo được khớp với trường hợp khác nhau.

Bạn có thể sử dụng cùng dòng công việc phụ hoặc dòng công việc để gửi email lời nhắc về nhiệm vụ đã chưa hoàn thành khi cách tiếp cận của họ ngày đến hạn. Để biết thêm thông tin về dòng công việc phụ, hãy xem bài viết tạo một dòng công việc phụ.

Bạn có thể định dạng tùy chỉnh thông báo của bạn bất kỳ cách nào bạn muốn. Một cách để bắt đầu là để tùy chỉnh nội dung HTML của thông báo tự động mặc định, mà bạn có thể sao chép trực tiếp từ mẫu mã sau đây.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Bao gồm trong mẫu mã HTML trước đó là bảy chỗ dành sẵn cho tra cứu. Chỗ dành sẵn xuất hiện trong dấu ngoặc vuông ([]). Sau khi bạn dán nội dung HTML vào phần nội dung của thông điệp email của bạn trong trình thiết kế dòng công việc, bạn phải thay thế chỗ dành sẵn, bao gồm dấu ngoặc vuông chứa chúng, với tra cứu thực tế. Bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn để tạo các tra cứu trong sáu phụ sau đây. (Một trong các chỗ dành sẵn, một tên tài liệu, được sử dụng hai lần.)

Tra cứu tên dòng công việc

Sử dụng tra cứu này.

Tra cứu tên của dòng công việc đã tạo nhiệm vụ hiện tại

Tra cứu ngày tạo nhiệm vụ

Sử dụng tra cứu này.

Tra cứu cho ngày tạo nhiệm vụ hiện tại

Tra cứu tên tài liệu (dùng hai lần)

Sử dụng tra cứu này.

Tra cứu tên tài liệu

Tra cứu URL tài liệu

Sử dụng tra cứu này.

Tra cứu URL tài liệu

Tùy chỉnh biểu mẫu nhiệm vụ tra cứu

Tra cứu này được chèn vào như là một phần của URL cho biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh được tạo bởi dòng công việc hiện tại, như được giải thích trong phần trước Nếu mục hiện tại là biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh.

Tra cứu chính nó sẽ trông như thế này.

Tra cứu ID của mục hiện tại

Và cả địa chỉ trông như thế này:

Địa chỉ cho biểu mẫu nhiệm vụ tùy chỉnh với tra cứu ID được chèn vào

Biểu mẫu Hiển thị cho mục tài liệu tra cứu

Tra cứu này được chèn vào như là một phần của URL cho biểu mẫu Hiển thị trong mục nhiệm vụ, như được giải thích trong phần trước Nếu mục hiện tại là một mục danh sách.

Tra cứu chính nó sẽ trông như thế này.

Tra cứu ID của mục hiện tại

Và cả địa chỉ trông như thế này:

Địa chỉ cho biểu mẫu hiển thị mục tài liệu với tra cứu ID được chèn vào

Khi tất cả các tra cứu là tại chỗ, thông báo được hiển thị nhiệm vụ tùy chỉnh pháp này.

Phiên bản cuối cùng của thông báo tùy chỉnh

Bạn có thể tùy chỉnh thông báo này bằng cách thêm thêm hướng dẫn hoặc thông tin khác, hoặc điều chỉnh diện mạo và cảm nhận của thư theo định dạng văn bản. Với công cụ bạn đã biết trong bài viết này, bạn đã sẵn sàng để thiết lập dòng công việc của bạn để gửi chính xác các thư mà bạn muốn gửi.

Đầu trang

Xác định các tùy chọn không được hỗ trợ

Các tùy chọn sau đây không được hỗ trợ bởi phiên bản hiện tại của hành động gửi Email :

  • Cách xác định một địa chỉ trên dòng từ . (Thông điệp email được gửi bằng dòng công việc luôn hiển thị địa chỉ email được xác định bởi người quản trị máy chủ trên dòng từ . Chỉ người quản trị máy chủ có thể thay đổi này và nó chỉ có thể thay đổi cho tất cả thông báo trong ứng dụng Web hiện tại, không trên một dòng công việc.)

  • Bao gồm một siêu kết nối đến trang trạng thái dòng công việc. (Không có cách nào để sử dụng tra cứu dòng công việc để cung cấp giá trị của biến WorkflowInstanceID trong chuỗi truy vấn.)

  • Sử dụng một nhúng xếp tầng định kiểu (CSS) định dạng nội dung thư. (Văn bản có thể được định dạng bằng cách dùng kiểu thuộc tính, nhưng < kiểu > thẻ và lớp CSS không được hỗ trợ.)

  • Sử dụng tra cứu dòng công việc trong hộp tới hoặc CC tham chiếu một cột của người hoặc nhóm loại có chứa nhiều giá trị.

  • Cách xác định người nhận Bcc (khiếm thị gửi riêng sao) cho thư. (Một nhà phát triển có thể sửa đổi vào. Hành ĐỘNG tệp trên máy chủ để bao gồm một trường Bcc, nhưng điều này không thể thực hiện trong trình thiết kế dòng công việc.)

  • Bao gồm các tệp khác với thư dưới dạng phần đính kèm.

  • Nhúng ảnh hoặc tệp đồ họa vào thư. (Bạn có thể nối kết đến hình ảnh — hãy xem phần trước bao gồm một hình ảnh.)

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Xem Thêm

Tạo cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint Online, SharePoint 2016, và SharePoint 2013

Tạo cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint 2010

Tạo cảnh báo hoặc đăng ký nguồn cấp RSS trong SharePoint 2007

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×