Gán chính sách lưu trữ cho thư email

Các chính sách duy trì là một phần trong công nghệ quản lý hồ sơ gửi thư (MRM) có sẵn kèm theo các tài khoản Microsoft Exchange Server 2010. MRM giúp bạn dễ dàng hơn trong việc duy trì các thư cần thiết để tuân thủ theo chính sách tổ chức, quy định tổ chức hoặc nhu cầu pháp lý, cũng như để loại bỏ nội dung không còn có giá trị pháp lý hay kinh doanh.

Lưu ý:  Tồn tại các yêu cầu giấy phép của Microsoft Outlook và Exchange Server cho tính năng này. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.

Trong bài viết này

Về chính sách duy trì

Gán chính sách duy trì cho thư mục emai

Gán chính sách duy trì cho thư email

Nhận các chính sách duy trì tùy chọn bổ sung

Loại bỏ chính sách duy trì

Về chính sách duy trì

Các tổ chức có thể tạo các chính sách duy trì mặc định cho tất cả các mục thư trong hộp thư Exchange Server, các chính sách cụ thể cho thư mục mặc định — như Hộp thư đến, Nháp, Mục Đã gửi, Mục Đã xóaEmail Rác — hoặc tạo các chính sách duy trì mà người dùng có thể áp dụng cho thư mục hoặc mục cá nhân. Người quản trị Exchange Server có thể đặt cấu hình cho toàn bộ hoặc chỉ một kết hợp của các tùy chọn này.

Quan trọng:  Nếu bạn có câu hỏi nào về các chính sách duy trì của tổ chức, bạn nên xem lại các hướng dẫn của tổ chức hoặc liên hệ với bộ phận pháp lý bên bạn.

Sẽ dễ dàng hơn khi gán chính sách duy trì trên cơ sở từng thư mục thay vì từng thư. Tuy nhiên, ngay cả khi chính sách duy trì được gán cho một thư mục, bạn vẫn có thể chọn một hoặc nhiều thư, rồi gán một chính sách khác chỉ cho các thư đó. Một chính sách đã gán cho thư sẽ chiếm ưu tiên với mọi thư mục kế thừa.

Đầu Trang

Gán chính sách duy trì cho thư mục email

  1. Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm vào một thư mục thư.

  2. Trên tab Thư mục, trong nhóm Thuộc tính, bấm vào Chính sách.

Lệnh Chính sách trên ribbon

Lệnh Chính sách bị thiếu trên dải băng.

Nếu lệnh Chính sách bị thiếu trên dải băng thì người quản trị Exchange Server bên bạn đã không kích hoạt các chính sách duy trì cho tài khoản của bạn hoặc bạn vẫn chưa sử dụng giấy phép Outlook bắt buộc cho tính năng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.

  1. Trên tab Chính sách, trong danh sách Chính sách Thư mục, bấm vào mục nhập dựa trên các hướng dẫn của tổ chức.

Đầu Trang

Gán một chính sách duy trì cho thư email

  1. Trong danh sách thư, hãy bấm vào thư.

Mẹo:  Để chọn nhiều thư, nhấn và giữ CTRL khi bạn bấm từng thư.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Thẻ, bấm Gán Chính sách.

Lệnh Gán Chính sách trên ribbon

Lệnh Gán Chính sách bị thiếu trên dải băng.

Nếu lệnh Gán Chính sách bị thiếu trên dải băng thì nghĩa là người quản trị Exchange Server bên bạn vẫn chưa kích hoạt các chính sách duy trì và lưu trữ cho tài khoản của bạn hoặc bạn vẫn chưa sử dụng giấy phép Outlook bắt buộc cho tính năng. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các yêu cầu giấy phép của chính sách duy trì và Lưu trữ Cá nhân.

  1. Bên dưới Chính sách Duy trì, bấm vào một mục nhập dựa trên các hướng dẫn của tổ chức.

Chính sách duy trì của thư xuất hiện ở đầu trang trong Ngăn Đọc dưới tên người nhận và có chứa ngày hết hạn. Nếu không có chính sách duy trì nào được áp dụng thì sẽ không có thông tin nào xuất hiện bên dưới tên người nhận thư.

Đầu Trang

Nhận các chính sách duy trì tùy chọn bổ sung

Người dùng Outlook không thể tạo các chính sách duy trì mới. Chúng phải được tạo ra bởi người quản trị Exchange Server bên bạn. Tuy nhiên, tổ chức của bạn có thể cung cấp những chính sách duy trì tùy chọn bổ sung không xuất hiện theo mặc định. Nếu các chính sách duy trì bổ sung có sẵn, hãy thực hiện thao tác sau đây để thêm chúng vào các lựa chọn sẵn có mà bạn thấy khi áp dụng các chính sách.

  1. Trong danh sách thư, hãy bấm vào thư.

Mẹo:  Để chọn nhiều thư, nhấn và giữ CTRL khi bạn bấm từng thư.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Thẻ, bấm Gán Chính sách.

Lệnh Gán Chính sách trên ribbon

  1. Bên dưới Chính sách Duy trì, bấm vào Thêm Chính sách Duy trì.

  2. Trong hộp thoại Chính sách Duy trì, bấm vào Thêm và Loại bỏ Chính sách Duy trì.

Microsoft Outlook Web App (OWA) sẽ mở một cửa sổ trình duyệt web.

  1. Trong OWA, nhập thông tin xác thực để đăng nhập.

OWA sẽ mở đến Tùy chọn và mục Chính sách Duy trì.

  1. Trong danh sách này, bấm vào một chính sách, rồi bấm Thêm.

Chính sách tùy chọn được thêm vào danh sách các chính sách mà bạn có thể chọn khi chỉ định một chính sách duy trì trên thư mục hoặc mục.

Đầu Trang

Loại bỏ chính sách duy trì

Khi bạn loại bỏ chính sách duy trì khỏi một thư email, chính sách thư mục sẽ áp dụng cho mục, nếu có chính sách được gán.

  1. Trong danh sách thư, hãy bấm vào thư.

Mẹo:  Để chọn nhiều thư, nhấn và giữ CTRL khi bạn bấm từng thư.

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Thẻ, bấm Gán Chính sách.

Lệnh Gán Chính sách trên ribbon

  1. Bên dưới Chính sách Duy trì, bấm vào Sử dụng Chính sách Thư mục.

Chính sách duy trì của thư xuất hiện ở đầu trang trong Ngăn Đọc dưới tên người nhận và có chứa ngày hết hạn. Nếu không có chính sách duy trì nào được áp dụng thì sẽ không có thông tin nào xuất hiện bên dưới tên người nhận thư.

Đầu Trang

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×