Các tổ chức và nhóm trong tổ chức thường có một vài chuỗi email khác nhau diễn ra vào một thời điểm. Các đường kẻ dễ dàng chéo, thông tin bị mất hoặc bị bỏ qua cũng như cho việc giao tiếp bị ngắt dòng. Hộp thư của site có thể giúp bạn điều phối và lưu trữ email nhóm hoặc email liên quan đến dự án ở một nơi, để tất cả mọi người trong nhóm có thể nhìn thấy tất cả thông tin liên lạc.
Quan trọng: Tính năng hộp thư của site trong SharePoint đang bị gỡ xuống kể từ đầu tháng Ba năm 2017. Tính năng này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành tương lai. Tổ SharePoint mới không còn có quyền truy nhập vào tính năng hộp thư của site nữa. Tổ chức SharePoint hiện tại không còn có thể tạo hộp thư của site mới. Mọi hộp thư của site đã được thiết lập và triển khai trước Tháng Ba 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển đổi các site hộp thư hiện có của site sang một NhómMicrosoft 365 vào Tháng Chín 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của site trong SharePoint, bạn nên cân nhắc thay đổi sang Nhóm sản phẩm Microsoft 365 thay vào đó để hỗ trợ các kịch bản cộng tác email của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Microsoft 365 Nhóm Thay vì Hộp thư của Site.
Lưu ý: Tính năng hộp thư của site sẽ vẫn được hỗ trợ, nhưng đã không còn được SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 và SharePoint Server 2010 của site. Khách hàng nên khám phá hộp thư chung như một giải pháp thay thế cho hộp thư của site.
Trên thanh Khởi động Nhanh, hãy bấm vào Hộp thư.
Hộp thư của site mở ra dưới dạng một cấu trúc hộp thư đến và thư mục riêng biệt cạnh tài khoản email cá nhân của bạn. Thư được gửi đến và từ tài khoản hộp thư của site được chia sẻ giữa tất cả những người có quyền Người đóng góp trên site SharePoint site.
Thiết lập hộp thư của site
Bạn có thể thêm một hộp thư của site làm người nhận thư, gửi thư từ hộp thư, hoặc thêm nó vào mục yêu thích của bạn. Để thêm hộp thư vào site, hãy xem Thêm ứng dụng Hộp thư của Site để giữ email theo ngữ cảnh trên site. Site của bạn cần được kích hoạt thư. Nếu thư không liên hệ với người quản trị của bạn.
Khi bạn đưa hộp thư của site vào một chuỗi email quan trọng, một bản sao của thông tin trong chuỗi hội thoại đó sẽ được lưu trữ ở một vị trí mà bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể truy nhập.
Thêm hộp thư của site trong dòngĐến, CChoặc BCC của thư email.
Bạn có thể thêm địa chỉ email hộp thư của site vào bất kỳ nhóm liên hệ nhóm hoặc danh sách phân phối nào. Bằng cách đó, email liên quan sẽ tự động được lưu trữ trong hộp thư của site của nhóm.
Khi bạn viết và gửi email từ hộp thư của site, hộp thư của site sẽ hiển thị như thể đến từ bạn.
Tất cả những người có quyền Người đóng góp trên site đều có thể truy nhập hộp thư của site, vì vậy nhiều người có thể làm việc cùng nhau để soạn thảo email.
Để soạn thư, bấm vào Thư Mới.
Điều này sẽ mở ra một thư mới trong hộp thư của site của bạn.
Nếu bạn dùng danh sách Yêu thích trong Outlook, bạn có thể thấy hữu ích khi cũng bao gồm các thư mục từ hộp thư của site trong danh sách Yêu thích của bạn.
Trong Outlook, bạn có thể bấm chuột phải vào một thư mục hộp thư của site, chẳng hạn như Hộp thư đến ,rồi bấm Hiểnthị trong Yêu thích . Nếu bạn có hai thư mục trong danh sách Yêu thích với cùng một tên (ví dụ, hai Hộp thư đến), Outlook sẽ tự động thêm tên hộp thư vào tên thư mục (ví dụ: "Hộp thư đến - HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") để bạn có thể xác định thư mục nào là thư mục nào.
Để biết thêm thông tin Outlook Yêu thích, hãy xem mục Giữ các thư mục thư được sử dụng thường xuyên trong Yêu thích.
Cộng tác với nhóm của bạn bằng cách dùng hộp thư của site
Nhóm của bạn có thể dùng hộp thư của site để cộng tác về soạn email quan trọng hoặc thu thập các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm phù hợp. Nhóm của bạn cũng có thể chia sẻ các tài liệu quan trọng một cách an toàn bằng cách dùng hộp thư của site.
Sau khi thiết lập hộp thư của site cho site của bạn,một tài khoản email mới sẽ được tạo bằng tên site của bạn. Ví dụ: một site nhóm sử dụng URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Địa chỉ email cho hộp thư của site đó được HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
Nhiều nhóm có các cuộc hội thoại thông qua email thường xuyên. Thông thường những cuộc hội thoại này sẽ dẫn đến thông tin có thể trở thành nguồn tham khảo hữu ích trong tương lai. Bạn có thể chuyển tiếp email hữu ích nhất trong chuỗi thư đến hộp thư của site của mình để bảo toàn email. Sau đó, tất cả mọi người có quyền Đóng góp cho site của bạn đều có thể mở hộp thư của site và xem thư đó. Các thành viên nhóm sau đó có thể mở hộp thư của site, tìm kiếm thông qua thư được chụp trong tài khoản đó và xem lịch sử của vấn đề được đề cập đến.
Một cách khác để thu thập những cuộc hội thoại email cấp độ nhóm là CC địa chỉ email hộp thư của site khi bạn gửi email cho nhóm. Bạn cũng có thể thêm địa chỉ email hộp thư của site vào nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối, để địa chỉ đó tự động được bao gồm bất cứ khi nào bạn gửi thư cho nhóm của mình.
Nếu bạn lưu trữ tài liệu của nhóm mình trên site SharePoint, bạn có thể tận dụng ứng dụng Hộp thư của Site để chia sẻ các tài liệu này với những người có quyền truy nhập site.
Quan trọng: Khi người dùng xem hộp thư của site trong Outlook, họ sẽ nhìn thấy một danh sách tất cả các tài liệu trong thư viện tài liệu của site đó. Hộp thư của site trình bày cùng một danh sách các tài liệu cho mọi người dùng, do đó một số người dùng có thể nhìn thấy tài liệu nhưng họ không có quyền truy nhập để mở.
Nếu bạn đang sử dụng Exchange, thì tài liệu của bạn cũng sẽ xuất hiện trong một thư mục ở Outlook, giúp cho việc chuyển tài liệu cho người khác sẽ dễ dàng hơn.
