Dùng Phối Thư để gửi dữ liệu sang Word

Dùng Phối Thư để gửi dữ liệu sang Word

Phối thư là cách hay để đưa dữ liệu Access của bạn vào công việc. Video này cho bạn thấy cách tạo một thư mẫu điển hình trong Word 2013 bằng cách bắt đầu với lệnh Phối Word trong Access 2013. Hay nếu bạn thích, hãy xem qua các bước cơ bản dưới video.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video. Hãy cài đặt Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player hoặc Internet Explorer 9.

Trong video

Đây là thủ tục chung để tạo ra một phối thư Word từ trong Access:

  1. Mở cơ sở dữ liệu Access có chứa các địa chỉ bạn muốn phối với Word.

  2. Nếu Ngăn Dẫn hướng không mở ra, hãy nhấn F11 để mở.

  3. Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa các địa chỉ. Nếu các trường địa chỉ trải rộng trên nhiều bảng, hãy tạo một truy vấn có chứa các trường bạn cần, và chọn truy vấn đó cho hoạt động phối.

  4. Bấm Dữ liệu Bên ngoài > Phối Word.

  5. Chọn xem bạn muốn trình hướng dẫn phối các địa chỉ vào một tài liệu Word hiện tại hay bắt đầu với một tài liệu trống mới.

  6. Bấm OK.

Word khởi động và hiển thị tab Thư và ngăn Phối Thư.

  1. Làm việc qua các bước của trình hướng dẫn bằng cách bấm vào các nối kết Tiếp và Trước ở cuối ngăn Phối Thư.

  2. Trong Bước 3 của trình hướng dẫn, bạn sẽ không cần chọn danh sách người nhận. Điều đó đã được xác định khi bạn đã chọn nó trong Access. Tuy nhiên, bạn có thể muốn tinh chỉnh danh sách bằng cách bấm Sửa danh sách người nhận. Trong hộp thoại mở ra, bạn có thể loại từng người nhận khỏi danh sách phối, áp dụng bộ lọc, sắp xếp danh sách.v.v..

  3. Trong Bước 4 của trình hướng dẫn, hãy viết một lá thư (trừ khi bạn đang làm việc với một tài liệu hiện có).

  4. Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn dữ liệu địa chỉ xuất hiện và bấm vào Khối Địa chỉ, dòng Lời chào hoặc Mục khác trong ngăn Phối Thư để chèn dữ liệu Access vào tài liệu. Trong các hộp xuất hiện, hãy chọn định dạng bạn muốn và chọn Khớp Trường để đảm bảo các trường được khớp đúng.

  5. Trong Bước 5 của trình hướng dẫn, hãy bấm các nút Tiếp (>>) và Trước (<<) để xem trước dữ liệu được phối sẽ trông như thế nào khi bạn in tài liệu.

  6. Trong Bước 6 của trình hướng dẫn, bấm In và chọn các tùy chọn in bạn muốn.

  7. Lưu và đóng tài liệu Word.

    Ghi chú: 

    • Nếu bạn cần quay trở lại và điều chỉnh bất kỳ thiết đặt phối nào của bạn sau khi hoàn tất trình hướng dẫn, tất cả các hoạt động đều có sẵn trên tab Thư trong Word.

    • Nếu bạn thay đổi thiết kế trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể cần điều chỉnh một số thiết đặt phối trong Word để làm cho việc phối hoạt động đúng trở lại.

    • Trình hướng dẫn phối thư được thiết kế để làm việc với dữ liệu địa chỉ thư. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng tính năng phối thư để phối bất kỳ loại dữ liệu nào với Word, chẳng hạn như bản ghi kiểm kê, nhiệm vụ hoặc bất cứ điều gì bạn lưu trữ trong Access.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các tính năng phối thư trong Word, hãy xem bài viết sau:

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×