Di chuyển hộp thư G Suite sang Office 365

Di chuyển hộp thư IMAP của bạn sang Office 365 sẽ mang tới cho bạn một cái nhìn tổng quan về quá trình di chuyển. Hãy đọc bài viết đó trước, rồi khi bạn đã quen với nội dung của bài viết, hãy quay lại chủ đề này để tìm hiểu cách di chuyển hộp thư từ Gmail của G Suite (trước đây được gọi là Google Apps) sang Office 365. Bạn phải là người quản trị toàn cầu trong Office 365 để hoàn tất các bước di chuyển IMAP.

Bạn đang tìm các lệnh của Windows PowerShell? Hãy xem Sử dụng PowerShell để thực hiện di chuyển IMAP sang Office 365.

Bạn muốn di chuyển các loại hộp thư IMAP khác? Hãy xem Di chuyển các loại hộp thư IMAP khác sang Office 365.

Di chuyển từ hộp thư G Suite bằng Trung tâm quản trị Office 365

Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn thiết lập trong Trung tâm quản trị Office 365 để di chuyển IMAP. Xem Di chuyển IMAP trong trung tâm quản trị Office 365 để được hướng dẫn.

QUAN TRỌNG: Việc di chuyển IMAP sẽ chỉ di chuyển email, không di chuyển thông tin lịch hoặc danh bạ. Người dùng có thể nhập email, danh bạ và các thông tin khác trong hộp thư của chính mình sang Office 365. Xem Di chuyển email và danh bạ sang Office 365 for Business để tìm hiểu cách thức.

Trước khi Office 365 có thể kết nối tới Gmail hoặc G Suite thì mọi chủ sở hữu tài khoản đều cần phải tạo mật khẩu ứng dụng để truy nhập vào tài khoản của họ. Điều này là do Google coi Outlook là một ứng dụng kém bảo mật và sẽ không cho phép kết nối tới ứng dụng đó chỉ bằng mỗi mật khẩu. Để được hướng dẫn, hãy xem Chuẩn bị tài khoản G Suite để kết nối tới Outlook và Office 365. Bạn cũng cần phải đảm bảo rằng Người dùng G Suite có thể bật tính năng xác minh 2 bước.

Các tác vụ Di chuyển Gmail

Danh sách sau đây chứa các tác vụ di chuyển theo thứ tự bạn cần hoàn thành.

Ở tác vụ này, trước hết, bạn sẽ cần phải xác minh với Office 365 rằng bạn sở hữu miền mà bạn đã sử dụng cho các tài khoản G Suite của mình.

Ghi chú: 

  • Một tùy chọn khác là sử dụng miền tencongtyban.onmicrosoft.com được tích hợp với đăng ký Office 365 thay vì sử dụng tên miền riêng của bạn. Trong trường hợp đó, bạn chỉ cần thêm người dùng như mô tả trong mục Tạo người dùng trong Office 365 và bỏ qua tác vụ này.

  • Tuy nhiên, hầu hết mọi người thích dùng tên miền riêng của họ.

Xác minh miền là một tác vụ mà bạn sẽ phải thực hiện khi thiết lập Office 365. Trong lúc thiết lập Office 365, trình hướng dẫn thiết lập sẽ cung cấp tới bạn một bản ghi TXT mà bạn sẽ thêm tại nhà cung cấp lưu trữ miền của mình. Xem Xác minh miền của bạn trong Office 365 để biết các bước cần hoàn thành trong Trung tâm quản trị Office 365, rồi chọn nhà đăng ký tên miền từ hai tùy chọn sau để xem cách hoàn thành thêm bản ghi TXT vào nhà cung cấp lưu trữ DNS.

  • Nhà cung cấp máy chủ DNS hiện tại của bạn là Google.    Nếu bạn mua tên miền từ Google và họ là nhà cung cấp lưu trữ DNS, hãy làm theo những chỉ dẫn này: Tạo các bản ghi DNS khi tên miền của bạn do Google quản lý.

  • Bạn mua miền từ một nhà đăng ký tên miền khác.    Nếu bạn mua miền từ một công ty khác, chúng tôi cung cấp hướng dẫn cho nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ miền phổ biến.

Bạn có thể thêm người dùng theo phương thức một người một lần hoặc nhiều người một lần. Khi bạn thêm người dùng, bạn cũng có thể thêm giấy phép cho họ. Mỗi người dùng đều phải có một hộp thư trên Office 365 để bạn có thể di chuyển email sang đó. Mỗi người dùng cũng cần phải có giấy phép tích hợp gói Exchange Online để có thể sử dụng hộp thư của mình.

Quan trọng: Tại thời điểm này, bạn đã xác minh rằng bạn sở hữu miền và đã tạo người dùng G Suite cùng hộp thư trong Office 365 bằng tên miền riêng của mình. Hãy đóng trình hướng dẫn ở bước này. Đừng tiếp tục đến Thiết lập miền cho tới khi hộp thư Gmail của bạn được di chuyển sang Office 365. Bạn sẽ hoàn tất các bước thiết lập ở tác vụ 7, Định tuyến Gmail thẳng sang Office 365.

Đối với nhiệm vụ này, bạn tạo một tệp di chuyển có chứa một danh sách các hộp thư Gmail cần di chuyển đến Office 365. Cách dễ nhất để tạo tệp di chuyển là sử dụng Excel, vì vậy chúng tôi sử dụng Excel trong những hướng dẫn này. Bạn có thể dùng Excel 2013, Excel 2010 hoặc Excel 2007.

Khi bạn tạo tệp di chuyển, bạn cần biết mật khẩu của từng hộp thư Gmail mà bạn muốn di chuyển. Chúng tôi đang giả định rằng bạn không biết mật khẩu của người dùng, do đó, bạn sẽ có thể cần phải gán mật khẩu tạm thời (bằng cách đặt lại mật khẩu) cho mọi hộp thư trong khi di chuyển. Bạn phải là người quản trị trong G Suite để có thể đặt lại mật khẩu.

Bạn không nhất thiết phải di chuyển tất cả các hộp thư Gmail cùng một lúc. Bạn có thể thực hiện di chuyển theo lô để thuận tiện cho bạn. Bạn có thể bao gồm tối đa 50.000 hộp thư (một hàng cho mỗi người dùng) trong tệp di chuyển của bạn. Tệp có thể lớn đến 10 MB.

  1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển quản trị G Suite bằng tên người dùng và mật khẩu người quản trị của bạn.

  2. Sau khi bạn đã đăng nhập, hãy chọn Người dùng.

    Danh sách người dùng trong trung tâm quản trị Google.
  3. Chọn từng người dùng để xác định địa chỉ email của mỗi người dùng đó. Ghi lại địa chỉ.

    Chi tiết người dùng trong Trung tâm quản trị Google apps
  4. Đăng nhập vào Trung tâm quản trị Office 365, rồi đi đến Người dùng > Người dùng hiện hoạt. Hãy lưu ý cột Tên người dùng. Bạn sẽ phải sử dụng thông tin này trong ít phút nữa. Ngoài ra, hãy để mở cửa sổ Trung tâm quản trị Office 365.

    Cột Tên Người dùng trong trung tâm quản trị Office 365.
  5. Bắt đầu Excel.

  6. Dùng ảnh chụp màn hình sau đây làm mẫu để tạo tệp di chuyển trong Excel. Bắt đầu với các đầu đề trong hàng 1. Đảm bảo rằng chúng khớp chính xác với ảnh và không chứa khoảng trắng. Tên đầu đề chính xác là:

    • EmailAddress trong ô A1.

    • UserName trong ô B1.

    • Password trong ô C1.

      Đầu đề ô trong tệp di chuyển Excel.
  7. Tiếp theo, nhập địa chỉ email, tên người dùng và mật khẩu cho mỗi hộp thư bạn muốn di chuyển. Nhập một hộp thư mỗi hàng.

    • Cột A là địa chỉ email của hộp thư Office 365. Đây là nội dung được hiển thị trong cột Tên người dùngNgười dùng > Người dùng hiện hoạt trong Trung tâm quản trị Office 365.

    • Cột B là tên đăng nhập cho hộp thư Gmail của người dùng—ví dụ: alberta@contoso.com.

    • Cột C là mật khẩu ứng dụng cho hộp thư Gmail của người dùng. Việc tạo mật khẩu ứng dụng được mô tả trong mục Di chuyển từ hộp thư G Suite bằng trung tâm quản trị Office 365.

      Tệp di chuyển mẫu đã hoàn thành.
  8. Lưu tệp như loại tệp CSV, rồi đóng Excel.

    Hiển thị tùy chọn Lưu Dưới dạng CSV trong Excel.

Để di chuyển thành công hộp thư Gmail, Office 365 cần kết nối và liên lạc với Gmail. Để thực hiện điều này, Office 365 sử dụng một điểm cuối di chuyển. Điểm cuối di chuyển là một thuật ngữ kỹ thuật mô tả thiết đặt được sử dụng để tạo kết nối để bạn có thể di chuyển các hộp thư. Bạn sẽ tạo việc điểm cuối di chuyển trong nhiệm vụ này.

  1. Đi đến Trung tâm quản trị Exchange.

  2. Trong EAC, đi tới Người nhận > Di chuyển > Xem thêm Biểu tượng Thêm > Điểm cuối di chuyển.

    Chọn Điểm cuối di chuyển.
  3. Bấm vào Mới Biểu tượng mới để tạo điểm cuối di chuyển mới.

  4. Trên trang Chọn kiểu điểm cuối di chuyển, hãy chọn IMAP.

  5. Trên trang Cấu hình di chuyển IMAP, hãy đặt Máy chủ IMAP thành imap.gmail.com và giữ nguyên các thiết đặt mặc định.

  6. Bấm vào Tiếp theo. Dịch vụ di chuyển sử dụng thiết đặt để kiểm tra kết nối tới hệ thống Gmail. Nếu kết nối được, trang Nhập thông tin chung sẽ mở ra.

  7. Trên trang Nhập thông tin chung, nhập một Tên điểm cuối di chuyển, ví dụ, Test5-endpoint. Bỏ trống hai hộp còn lại để dùng giá trị mặc định.

    Tên điểm cuối di chuyển.
  8. Bấm vào Mới để tạo điểm cuối di chuyển.

Bạn dùng một lô di chuyển để di chuyển các nhóm hộp thư Gmail đến Office 365 cùng một lúc. Lô bao gồm các hộp thư Gmail mà bạn đã liệt kê trong tệp di chuyển trong nhiệm vụ trước.

Mẹo: 

  • Bạn nên tạo một lô di chuyển thử nghiệm với một số lượng hộp thư ít để kiểm tra quy trình trước.

  • Dùng tệp di chuyển có cùng số hàng và chạy các lô tại thời điểm tương tự trong ngày. Sau đó so sánh tổng thời gian chạy cho mỗi lô thử nghiệm. Điều này giúp bạn ước tính thời gian di chuyển tất cả các hộp thư của bạn, kích thước lô di chuyển nên có và số lượng kết nối đồng thời đến hệ thống email nguồn nên sử dụng để cân bằng tốc độ di chuyển và băng thông Internet.

  1. Trong Trung tâm quản trị Office 365, dẫn hướng tới Trung tâm quản trị > Exchange.

    Đi đến trung tâm quản trị Exchange.
  2. Trong Trung tâm quản trị Exchange, đi tới Người nhận > Di chuyển.

  3. Bấm vào Mới Biểu tượng mới > Di chuyển sang Exchange Online.

    Chọn Di chuyển đến Exchange Online
  4. Chọn Di chuyển IMAP > Tiếp.

  5. Trên trang Chọn người dùng, bấm vào Duyệt để chỉ định tệp di chuyển bạn đã tạo. Sau khi bạn chọn tệp di chuyển của mình, Office 365 sẽ kiểm tra tệp đó nhằm đảm bảo:

    • Tệp không trống.

    • Tệp dùng định dạng phân cách bằng dấu phẩy.

    • Tệp không chứa nhiều hơn 50.000 hàng.

    • Tệp bao gồm các thuộc tính bắt buộc trong hàng đầu đề.

    • Tệp chứa hàng có cùng số cột như hàng đầu đề.

    Nếu bất kỳ kiểm tra nào trong số các kiểm tra này không thành công, bạn sẽ thấy một lỗi mô tả lý do không thành công. Nếu bạn gặp lỗi, bạn phải sửa tệp di chuyển và gửi lại để tạo lô di chuyển.

  6. Sau khi Office 365 xác thực tệp di chuyển, nó sẽ hiển thị số lượng người dùng được liệt kê trong tệp như số lượng hộp thư Gmail cần di chuyển.

    Lô di chuyển mới với tệp CSV
  7. Bấm Tiếp.

  8. Trên trang Đặt điểm cuối di chuyển, chọn điểm cuối di chuyển mà bạn đã tạo trong bước trước đó, rồi bấm vào Tiếp theo.

  9. Trên trang Cấu hình di chuyển IMAP, hãy chấp nhận các giá trị mặc định, rồi bấm vào Tiếp theo.

  10. Trên trang Di chuyển cấu hình, nhập tên (không có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt) của lô di chuyển vào hộp—ví dụ, Test5-migration. Tên lô di chuyển mặc định được hiển thị là tên của tệp di chuyển mà bạn đã xác định. Tên lô di chuyển được hiển thị trong danh sách trên bảng điều khiển di chuyển sau khi bạn tạo lô di chuyển.

    Bạn cũng có thể nhập tên của những thư mục mà bạn muốn loại trừ khỏi việc di chuyển. Ví dụ: Được chia sẻ, Email RácĐã xóa. Bấm vào Thêm Biểu tượng Thêm để thêm chúng vào danh sách loại trừ. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng chỉnh sửa Biểu tượng Thêm để thay đổi tên thư mục và biểu tượng loại bỏ Biểu tượng Loại bỏ để xóa tên thư mục.

    Hộp thoại Di chuyển cấu hình
  11. Bấm vào Tiếp theo

  12. Trên trang Chạy lô, hãy làm như sau:

    • Chọn Duyệt để gửi một bản sao của bản báo cáo di chuyển cho người dùng khác. Theo mặc định, các báo cáo di chuyển được gửi email cho bạn. Bạn cũng có thể truy nhập các báo cáo di chuyển từ trang thuộc tính của lô di chuyển.

    • Chọn Tự động chạy lô > mới. Việc di chuyển sẽ bắt đầu ngay lập tức với trạng thái Đang đồng bộ.

      Lô di chuyển đang đồng bộ

Ghi chú: Nếu trạng thái hiển thị Đang đồng bộ trong một thời gian dài, bạn có thể đang gặp phải tình trạng giới hạn băng thông do Google đặt. Để biết thêm thông tin, hãy xem Giới hạn băng thông.

Xác minh rằng bước di chuyển này hiệu quả

  • Trong Trung tâm quản trị Exchange, đi tới Người nhận > Di chuyển. Xác minh rằng lô được hiển thị trong bảng điều khiển di chuyển. Nếu việc di chuyển hoàn tất thành công, trạng thái sẽ là Đã đồng bộ.

  • Nếu nhiệm vụ này không thành công, hãy kiểm tra báo cáo trạng thái Hộp thư được liên kết để biết lỗi cụ thể và kiểm tra lại lần nữa xem tệp di chuyển của bạn có địa chỉ email Office 365 đúng trong cột EmailAddress hay không.

Xác minh di chuyển hộp thư thành công sang Office 365

  • Hãy yêu cầu những người dùng được di chuyển hoàn thành các nhiệm vụ sau đây:

    • Đi đến trang Trang đăng nhập Office 365 và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu tạm thời của bạn.

    • Cập nhật mật khẩu của bạn và đặt múi thời gian của bạn. Điều quan trọng là bạn chọn múi giờ chính xác để đảm bảo rằng thiết đặt email và lịch của bạn là chính xác.

    • Khi Outlook Web App mở ra, hãy gửi email đến một người dùng Office 365 khác để xác nhận rằng bạn có thể gửi email.

    • Chọn Outlook, và kiểm tra xem các thông điệp email và thư mục của bạn có ở đó không.

Mặc dù nhiệm vụ này là tùy chọn, nhưng thực hiện điều này có thể giúp tránh sự chậm trễ khi nhận email trong hộp thư Office 365 mới.

Khi người ngoài tổ chức của bạn gửi email cho bạn, hệ thống email của họ không kiểm tra nơi gửi email đó ở mỗi lần. Thay vào đó, hệ thống của họ lưu vị trí hệ thống email của bạn dựa trên một thiết đặt trong máy chủ DNS của bạn gọi là thời gian duy trì (TTL). Nếu bạn thay đổi vị trí hệ thống email của bạn trước khi TTL hết hạn, hệ thống thư của người gửi sẽ cố gắng gửi email đến vị trí cũ trước khi nhận biết rằng vị trí đã thay đổi. Điều này có thể dẫn đến chậm trễ khi chuyển phát thư. Một cách để tránh điều này là hạ thấp TTL mà máy chủ DNS của bạn cung cấp cho máy chủ bên ngoài tổ chức của bạn. Thao tác này sẽ làm cho các tổ chức khác làm mới vị trí hệ thống email của bạn thường xuyên hơn.

Hầu hết các hệ thống email đều yêu cầu cập nhật mỗi giờ nếu đặt một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như 3.600 giây (một giờ). Chúng tôi khuyên bạn nên đặt một khoảng thời gian thấp ít nhất đến mức này trước khi bạn bắt đầu di chuyển email. Thiết đặt này cho phép tất cả các hệ thống gửi email cho bạn đủ thời gian để xử lý thay đổi này. Sau đó, khi bạn thực hiện việc chuyển đổi cuối cùng sang Office 365, bạn có thể thay đổi TTL trở lại một khoảng thời gian dài hơn.

Nơi để thay đổi thiết đặt TTL là trên bản ghi bộ trao đổi thư của hệ thống email của bạn, còn gọi là bản ghi MX. Bản ghi này sẽ nằm trong DNS công cộng của bạn. Nếu bạn có nhiều hơn một bản ghi MX, bạn cần thay đổi giá trị ở mỗi bản ghi thành 3.600 giây hoặc ít hơn.

Đừng lo lắng nếu bạn bỏ qua nhiệm vụ này. Có thể mất nhiều thời gian hơn để email bắt đầu hiện lên trong hộp thư Office 365 mới của bạn, nhưng sẽ đến lúc đó.

Nếu bạn cần một số trợ giúp khi cấu hình thiết đặt DNS của bạn, hãy xem Tạo bản ghi DNS cho Office 365 khi bạn quản lý bản ghi DNS của bạn.

Hệ thống email sử dụng một bản ghi DNS được gọi là bản ghi MX để xác định vị trí chuyển phát email. Trong quá trình di chuyển email, bản ghi MX luôn trỏ tới hệ thống Gmail của bạn. Giờ thì bạn đã hoàn tất việc di chuyển email của mình sang Office 365, đã đến lúc trỏ bản ghi MX của bạn sang Office 365. Sau khi bạn thay đổi bản ghi MX của mình theo các bước này, email gửi tới người dùng tại tên miền riêng của bạn sẽ được chuyển phát sang hộp thư Office 365

Đối với nhiều nhà cung cấp DNS, sẽ có hướng dẫn cụ thể để thay đổi bản ghi MX của bạn, hãy xem Tạo bản ghi DNS cho Office 365 khi bạn quản lý các bản ghi DNS của mình để biết phần hướng dẫn. Nếu nhà cung cấp DNS của bạn không được bao gồm trong hướng dẫn, hoặc nếu bạn muốn biết phần định hướng tổng quan, hãy xem Tạo bản ghi DNS tại nhà cung cấp lưu trữ DNS bất kỳ cho Office 365 để biết phần hướng dẫn.

  1. Đăng nhập vào Office 365 bằng tài khoản công ty hoặc trường học của bạn.

  2. Đi đến trang Miền.

  3. Chọn tên miền của bạn, sau đó chọn Khắc phục vấn đề.

    Trạng thái hiển thị Khắc phục vấn đề vì bạn đã dừng trình hướng dẫn giữa chừng để bạn có thể di chuyển email Gmail của bạn đến Office 365 trước khi chuyển đổi bản ghi MX của mình.

    Các tên miền cần phải khắc phục.
  4. Đối với mỗi loại bản ghi DNS mà bạn cần thêm, hãy chọn Tôi khắc phục điều gì? và làm theo hướng dẫn để thêm các bản ghi cho dịch vụ Office 365.

  5. Sau khi bạn đã thêm tất cả các bản ghi, bạn sẽ nhìn thấy thông báo cho biết rằng tên miền của bạn được thiết lập chính xác: Contoso.com được thiết lập chính xác. Không cần hành động gì.

Có thể mất tới 72 giờ để hệ thống email của khách hàng và đối tác của bạn nhận diện bản ghi MX đã thay đổi. Hãy chờ ít nhất 72 giờ trước khi bạn tiếp tục đến thao tác dừng đồng bộ với Gmail.

Trong nhiệm vụ cuối cùng, bạn đã cập nhật bản ghi MX cho tên miền của bạn. Bây giờ là lúc để xác nhận rằng tất cả các email đang được định tuyến đến Office 365. Sau khi xác thực, bạn có thể xóa lô di chuyển và dừng đồng bộ giữa Gmail và Office 365. Trước khi thực hiện bước này:

  • Đảm bảo rằng người dùng của bạn đang dùng Office 365 riêng cho email. Sau khi bạn xóa lô di chuyển, email gửi đến hộp thư Gmail sẽ không được sao chép vào Office 365 Điều này có nghĩa là người dùng của bạn không thể nhận được email đó, do vậy hãy đảm bảo rằng tất cả người dùng đều nằm trên hệ thống mới.

  • Để lô di chuyển chạy ít nhất 72 tiếng trước khi bạn xóa nó. Điều này làm tăng hai khả năng:

    • Hộp thư Gmail của bạn và hộp thư Office 365 đã đồng bộ ít nhất một lần (chúng đồng bộ một ngày một lần).

    • Hệ thống email của khách hàng và đối tác của bạn đã nhận dạng các thay đổi đối với bản ghi MX của bạn và hiện đang gửi email đúng cách đến hộp thư Office 365 của bạn.

Khi bạn xóa lô di chuyển, dịch vụ di chuyển sẽ dọn sạch bất kỳ bản ghi nào có liên quan đến lô di chuyển đó và loại bỏ nó khỏi bảng điều khiển di chuyển.

Xóa lô di chuyển

  1. Trong Trung tâm quản trị Exchange, đi tới Người nhận > Di chuyển.

  2. Trên bảng điều khiển di chuyển, chọn lô, rồi bấm Xóa.

Làm thế nào để bạn biết được việc này hiệu quả?

  • Trong Trung tâm quản trị Exchange, dẫn hướng tới Người nhận > Di chuyển. Xác nhận rằng lô di chuyển không còn được liệt kê trong bảng điều khiển di chuyển.

Sau khi di chuyển email, người dùng có thể nhập lịch và danh bạ Gmail của họ vào Outlook:

Để lại bình luận cho chúng tôi

Những bước này có hữu ích không? Nếu có, vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối chủ đề này. Nếu không, đồng thời, bạn vẫn đang gặp phải sự cố trong việc di chuyển email, hãy cho chúng tôi biết về điều đó và chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của mình.

Chủ đề Liên quan

Di chuyển IMAP trong Trung tâm quản trị Office 365
Di chuyển hộp thư IMAP của bạn sang Office 365
Các cách di chuyển email sang Office 365

Các mẹo tối ưu hóa việc di chuyển IMAP

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×