Di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bài viết này cho bạn biết cách để di chuyển dữ liệu của bạn từ Excel vào Access và chuyển đổi dữ liệu của bạn vào quan hệ bảng để bạn có thể sử dụng Microsoft Office Excel và truy nhập cùng nhau. Nói tóm lại, truy nhập tốt nhất cho tổng hợp, lưu trữ, truy vấn chia sẻ và dữ liệu và Excel tốt nhất cho tính toán, phân tích và trực quan hóa dữ liệu.

Bài viết hai, sử dụng Access hoặc Excel để quản lý dữ liệu của bạnlý do 10 mục trên cùng để sử dụng Access với Excel, thảo luận về những chương trình nào là phù hợp nhất cho một nhiệm vụ cụ thể và cách dùng Excel và truy nhập cùng nhau để tạo một giải pháp thực tế.

Trong bài viết này

Những điều cốt lõi của quan hệ cơ sở dữ liệu và lập mô hình dữ liệu

Các cấu phần của một bảng liên quan

Bình thường là gì?

Bảng có thể trong biểu mẫu thông thường khác nhau

Mối quan hệ và phím

Tính toàn vẹn dữ liệu và hợp lệ

Tính tổng

Các bước cơ bản để di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access

Bước 1: Nhập dữ liệu từ Excel vào Access

Tự động chắp thêm dữ liệu theo cách dễ dàng

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn phân tích bảng

Bước 3: Kết nối để truy nhập dữ liệu từ Excel

Lấy dữ liệu của bạn vào trong Access

Những điều cốt lõi của quan hệ cơ sở dữ liệu và lập mô hình dữ liệu

Nhiều tệp dữ liệu, bao gồm Excel, được gọi là tệp phẳng. Những tệp này thường lớn và chứa dữ liệu thừa, cột hiếm khi được sử dụng, và nhiều giá trị trống. Bạn có thể thừa kế các tệp từ hệ thống hoặc người dùng khác, hoặc họ có thể có phát triển theo cách này như cột đã được thêm vào theo thời gian để đáp ứng các yêu cầu thay đổi. Mặc dù tổ chức dữ liệu trong một tệp phẳng hoạt động cho mục đích cụ thể, họ là không linh hoạt, và bạn có thể tìm thấy nó khó để trả lời các câu hỏi ngoài dự kiến về dữ liệu của bạn.

một tệp phẳng

Giải Pháp thời gian thử nghiệm với tệp phẳng là cơ sở dữ liệu quan hệ. Truy nhập là một chương trình cơ sở dữ liệu quan hệ và hiệu quả nhất khi bảng được thiết kế tốt với mối quan hệ phù hợp với mẫu cơ sở dữ liệu quan hệ.

Đầu trang

Các cấu phần của một bảng liên quan

Trong một cơ sở dữ liệu quan hệ thiết kế phù hợp, mỗi bảng là tập hợp đã đặt tên cột và nhiều hàng lưu thông tin về một đối tượng duy nhất, chẳng hạn như nhân viên. Mỗi cột của bảng được đặt tên là duy nhất và chứa thông tin về chủ đề, chẳng hạn như tên và địa chỉ của một nhân viên. Các hàng của bảng chứa các lần xuất hiện của chủ đề, chẳng hạn như tất cả các nhân viên hiện tại trong công ty. Một giá trị được lưu trữ trong giao điểm của hàng và cột, và là một thực tế duy nhất, chẳng hạn như "Seattle." Cuối cùng, bạn có thể sắp xếp lại các hàng và cột mà không thay đổi ý nghĩa của bảng.

một bảng liên quan

1. bảng một đại diện cho chủ đề duy nhất — một người, vị trí, điều, sự kiện hoặc khái niệm

2. mỗi hàng là duy nhất và có một khóa chính, chẳng hạn như một số thông báo

3. mỗi cột có một tên duy nhất, ngắn và có ý nghĩa

4. tất cả các giá trị trong một cột là ý nghĩa và định dạng tương tự

5 mỗi giá trị trong bảng (tương đương với một ô trong Excel) đại diện cho một thực tế duy nhất

Đầu trang

Bình thường là gì?

Rất tiếc, một bảng liên quan được thiết kế tốt không vừa tự động xảy ra trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn phải sử dụng phương pháp để phân tích dữ liệu trong một tệp phẳng và để sắp xếp lại dữ liệu từ một bảng vào hai hoặc nhiều cột liên quan. Phương pháp này được gọi là bình thường. Trong quá trình từng bước, bạn tách một bảng ra thành hai hoặc nhiều bảng nhỏ hơn bằng cách loại bỏ giá trị lặp lại trong một cột, việc loại bỏ dữ liệu thừa từ hàng và thêm khóa chính (một trường định danh duy nhất mỗi bản ghi trong bảng) và ngoại phím (một trường có chứa giá trị được tìm thấy trong một trường khóa chính trong bảng liên quan) để xác định mối quan hệ giữa các bảng mới.

một sơ đồ liên quan

1. quan hệ bảng

2. tên cột

3. một khóa chính

4. một khóa ngoại

5. quan hệ đường kẻ và ký hiệu

Đầu trang

Bảng có thể trong biểu mẫu thông thường khác nhau

Bảng có thể trong một trong bốn khác thường biểu mẫu: số không, trước tiên, thứ hai, và thứ ba. Mỗi biểu mẫu mô tả các mức độ mà dữ liệu trong bảng được sắp xếp gọn gàng và có thể được sử dụng thành công trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Không biểu mẫu thông thường là vào thiểu tổ chức và thứ ba thường biểu mẫu là một cách hiệu quả nhất tổ chức.

Tập trung bình thường biểu mẫu    Đăng một bảng đang ở trạng thái thiểu tổ chức, được gọi là "biểu mẫu thường bằng không," là khi một hoặc nhiều cột chứa các giá trị "không phải nguyên tử", có nghĩa là nhiều giá trị được chứa trong một ô duy nhất. Ví dụ, một địa chỉ khách hàng có thể bao gồm một địa chỉ đường phố (chẳng hạn như 2302 Harvard Ave), một thành phố, một trạng thái và mã bưu chính (mã ZIP). Hoặc, mỗi của các thành phần địa chỉ được lưu trữ trong cột riêng biệt. Là một ví dụ, một cột chứa đầy đủ tên, chẳng hạn như "Li, Yale" hoặc "Ellen Adams" nên được chia thành các cột riêng biệt cho họ và tên. Lưu trữ tên đầu tiên và cuối cùng trong cột riêng biệt là nên nhằm giúp bạn nhanh chóng tìm và sắp xếp dữ liệu của bạn.

Đăng nhập khác của dữ liệu trong biểu mẫu bằng không thường là khi nó chứa thông tin về chủ đề khác nhau, chẳng hạn như salespersons, sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Bất cứ khi nào có thể xảy ra, dữ liệu cần được phân tách vào bảng riêng biệt cho mỗi chủ đề.

Biểu mẫu đầu tiên thông thường    Bảng có trong biểu mẫu đầu tiên thường khi mỗi cột chứa giá trị nguyên tử, nhưng có một hoặc nhiều cột chứa một số dữ liệu thừa, chẳng hạn như thông tin nhân viên bán hàng và khách hàng cho từng phần của một thứ tự. Ví dụ, Adams, Ellen được lặp lại năm lần trong trang tính vì cô ấy có hai đơn hàng khác (một với ba sản phẩm và một với hai sản phẩm).

Biểu mẫu thường thứ hai    Bảng có trong biểu mẫu thường thứ hai khi dữ liệu thừa đã bị loại bỏ, nhưng có một hoặc nhiều cột hoặc không dựa trên khóa chính hoặc chứa các giá trị được tính toán (chẳng hạn như giá * chiết khấu).

Biểu mẫu thường thứ ba    Bảng có trong biểu mẫu thường thứ ba khi tất cả các cột trong bảng được dựa trên chỉ trên khóa chính. Như minh họa trong hình ảnh sau đây, sản phẩm và nhà cung cấp thông tin được lưu trữ trong các bảng riêng biệt và được nối vào tra cứu đến nhà cung cấp ID trường trong bảng nhà cung cấp.

Bảng trong số 0, đầu tiên và thứ hai biểu mẫu thường có thể trình bày các vấn đề khi bạn muốn thay đổi dữ liệu. Ví dụ, Cập Nhật giá trị được lặp lại thường là một quá trình lớn quá mất thời gian. Mỗi lần bạn cập nhật một giá trị, bạn cần kiểm tra xem nếu tất cả hàng chứa giá trị đó cùng. Điều này có thể lãng phí thời gian của bạn và là một hoạt động dễ mắc phải lỗi. Hơn nữa, thật khó để hiệu quả sắp xếp và lọc cột có chứa giá trị lặp lại. Bảng trong biểu mẫu thường đầu tiên và thứ hai là cải thiện lớn lên trên biểu mẫu thường bằng không, nhưng họ vẫn có thể có vấn đề khi bạn chèn, Cập Nhật hoặc xóa bỏ dữ liệu.

Khi bạn thực hiện quy trình bình thường hóa dữ liệu của bạn, bạn chuyển đổi bảng từ một biểu mẫu thấp hơn vào biểu mẫu cao hơn cho đến khi tất cả các bảng trong biểu mẫu thường thứ ba. Trong hầu hết các trường hợp, biểu mẫu thường thứ ba là lý tưởng vì:

  • Sửa đổi các vấn đề có thể được loại bỏ khi dữ liệu được chèn, xóa bỏ, hoặc Cập Nhật.

  • Tính toàn vẹn dữ liệu có thể cần giữ lại với dữ liệu ràng buộc và quy tắc kinh doanh.

  • Bạn có thể truy vấn dữ liệu theo nhiều cách để trả lời câu hỏi của bạn.

Đầu trang

Mối quan hệ và phím

Cơ sở dữ liệu quan hệ đã xác định tốt chứa nhiều bảng, mỗi trong biểu mẫu thường thứ ba, nhưng cũng là mối quan hệ giữa các bảng này giúp đưa dữ liệu lại gần nhau. Ví dụ, nhân viên thuộc bộ phận và được gán cho dự án, dự án nhiệm vụ phụ, nhiệm vụ con được thuộc sở hữu của nhân viên, và bộ phận quản lý dự án. Trong trường hợp này, cơ sở dữ liệu quan hệ có bốn bảng đã xác định: nhân viên, dự án, nhiệm vụ con và bộ phận, với mỗi các mối quan hệ khóa đã xác định: là thành viên, được gán cho, , do sở hữuquản lý.

Không có ba loại quan hệ:

  • Một đối một (1:1)    Ví dụ, từng nhân viên có ID huy hiệu duy nhất và mỗi phù hiệu ID tham chiếu đến có một nhân viên duy nhất.

  • Một nhiều (1:M)    Ví dụ, từng nhân viên được gán cho một bộ phận, nhưng một bộ phận có nhiều nhân viên. Điều này cũng được gọi là một mối quan hệ mẹ-con.

  • Nhiều-nhiều (M:M)    ví dụ, một nhân viên có thể gán cho nhiều dự án và dự án mỗi có thể có nhiều nhân viên được gán. Lưu ý rằng bảng đặc biệt, được gọi là bảng rẽ, thường được dùng để tạo mối quan hệ một-nhiều giữa mỗi bảng trong thứ ba thường biểu mẫu cho tổng cộng ba bảng với nhau tạo mối quan hệ nhiều-nhiều.

Bạn tạo một mối quan hệ giữa hai hoặc nhiều bảng dựa trên khóa chính và ngoại khóa. Khóa chính là một cột trong một bảng có giá trị nhận dạng duy nhất mỗi hàng trong bảng, chẳng hạn như một số thẻ hoặc bộ phận mã. Khóa ngoại là một cột trong một bảng có giá trị giống như khóa chính của một bảng khác. Bạn có thể nghĩ về khóa ngoại như một bản sao của khóa chính từ một bảng quan hệ khác. Mối quan hệ giữa hai bảng được thực hiện bằng cách kết hợp các giá trị khóa ngoại trong một bảng với các giá trị của khóa chính trong khác.

quan hệ khóa chính và khóa ngoại

Đầu trang

Tính toàn vẹn dữ liệu và hợp lệ

Sau khi bạn tạo cơ sở dữ liệu quan hệ với tất cả các bảng trong mẫu thường thứ ba và mối quan hệ chính xác được xác định, bạn muốn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu đó. Tính toàn vẹn dữ liệu có nghĩa là bạn có thể chính xác và nhất quán dẫn hướng mối quan hệ và để điều khiển các bảng trong cơ sở dữ liệu theo thời gian như cơ sở dữ liệu được Cập Nhật. Có hai quy tắc cơ bản trong cơ sở dữ liệu quan hệ giúp để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Quy tắc thực thể    Mỗi hàng trong bảng phải có một khóa chính và khóa chính đó phải có một giá trị. Quy tắc này đảm bảo rằng mỗi hàng trong một bảng có thể được nhận dạng duy nhất và sẽ không bao giờ vô tình bị mất. Ngoài ra, bất cứ khi nào bạn chèn, Cập Nhật hoặc xóa bỏ dữ liệu, tính đơn nhất và tồn tại của tất cả khóa chính có thể cần giữ lại.

Quy tắc tính toàn vẹn tham chiếu    Quy tắc này kiểm soát chèn và xóa bỏ quy tắc của mối quan hệ một-nhiều. Nếu một bảng có một khóa ngoại, mỗi giá trị khóa ngoại cũng phải là null (không có giá trị) hoặc phải khớp với các giá trị trong bảng liên quan trong đó đó khóa ngoại là một khóa chính.

sửa quan hệ

Bạn có thể cũng thêm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu quan hệ bằng cách sử dụng quy tắc hợp lệ dữ liệu khác nhau, bao gồm các kiểu dữ liệu (chẳng hạn như số nguyên), độ dài dữ liệu (chẳng hạn như 15 ký tự hoặc ít hơn), định dạng dữ liệu (chẳng hạn như tiền tệ), giá trị mặc định (chẳng hạn như 10), và ràng buộc (chẳng hạn như Inventory_Amt > ReOrder_Amt). Các quy tắc hợp lệ dữ liệu giúp đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu có chất lượng dữ liệu và cũng có thể phù hợp với business thiết lập quy tắc.

Nó là đáng chú ý nhập dữ liệu là một điểm khác biệt quan trọng giữa cơ sở dữ liệu Access và sổ làm việc Excel. Nhập dữ liệu trong trang tính Excel được "miễn phí-biểu mẫu." Bạn có thể nhập dữ liệu bất kỳ đâu và bạn có thể dễ dàng hoàn tác một thay đổi. Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu Access hơn có cấu trúc và bị ràng buộc. Ngoài ra, khi bạn nhập dữ liệu trong bảng, các thay đổi đã cam kết mang đến cơ sở dữ liệu. Bạn không thể hoàn tác việc nhập dữ liệu theo cách giống như Excel, mặc dù bạn có thể xóa bỏ hoặc cập nhật dữ liệu để sửa lỗi bất kỳ.

Đầu trang

Tính tổng

Sau khi bạn chuẩn hóa dữ liệu của bạn vào quan hệ bảng với tốt đã xác định mối quan hệ và xác định tính toàn vẹn dữ liệu của nó, nó trở nên dễ dàng hơn để:

  • Tiết kiệm không gian và cải thiện hiệu suất, vì dữ liệu lặp lại và thừa thể chất sẽ bị loại bỏ.

  • Cập nhật dữ liệu chính xác và duy trì tính toàn vẹn dữ liệu.

  • Sắp xếp, lọc, tạo cột được tính toán, tổng hợp, và tóm tắt dữ liệu.

  • Truy vấn dữ liệu theo nhiều cách để trả lời câu hỏi ngoài dự kiến và dự kiến.

Để bảo đảm, có được nâng cao khía cạnh khác để thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, chẳng hạn như khoá tổng hợp (một khóa bao gồm các giá trị từ hai hoặc nhiều cột), biểu mẫu thường bổ sung (biểu mẫu thường thứ tư — một sự phụ thuộc đa giá trị), và denormalization. Nhưng đối với hầu hết đơn giản đến cơ sở dữ liệu trung bình cần, bạn có các thông tin về thiết kế cơ sở dữ liệu bạn cần phải hiểu nghiên cứu tình huống sau trong bài viết này.

Đầu trang

Các bước cơ bản để di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access

Khi bạn di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access, có ba bước cơ bản để quy trình.

ba bước cơ bản

Đầu trang

Bước 1: Nhập dữ liệu từ Excel vào Access

Nhập dữ liệu là một hoạt động có thể đi nhiều hơn một cách suôn sẻ nếu bạn mất một thời gian để chuẩn bị và làm sạch dữ liệu của bạn. Nhập dữ liệu là như di chuyển đến một ngôi nhà mới. Nếu bạn dọn dẹp và sắp xếp tài sản của bạn trước khi bạn di chuyển, giải quyết vào trang chủ mới của bạn dễ dàng hơn.

Làm sạch dữ liệu của bạn trước khi bạn nhập

Trước khi bạn nhập dữ liệu vào trong Access, trong Excel sẽ sử dụng:

  • Chuyển đổi các ô có chứa dữ liệu không phải nguyên tử (nghĩa là nhiều giá trị trong một ô) thành nhiều cột. Ví dụ, một ô trong cột "Kỹ năng" chứa nhiều giá trị kỹ năng, chẳng hạn như "C# lập trình," "VBA lập trình" và "Thiết kế Web" nên được chia để phân tách cột mỗi chứa kỹ năng chỉ có một giá trị.

  • Sử dụng lệnh TRIM để loại bỏ hàng đầu, dấu và nhiều dấu cách nhúng.

  • Loại bỏ ký tự không in ra.

  • Tìm và sửa lỗi chính tả và dấu chấm câu.

  • Loại bỏ hàng trùng lặp hoặc trường trùng lặp.

  • Đảm bảo rằng cột dữ liệu không chứa định dạng hỗn hợp, đặc biệt là số được định dạng dưới dạng văn bản hoặc ngày tháng được định dạng số.

Để biết thêm thông tin, hãy xem các chủ đề trợ giúp Excel sau đây:

Ghi chú: Nếu dữ liệu của bạn làm sạch nhu cầu phức tạp, hoặc bạn không có thời gian hoặc các tài nguyên để tự động hóa quy trình riêng bạn, bạn có thể xem xét sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba. Để biết thêm thông tin, tìm kiếm "dữ liệu phần mềm làm sạch" hoặc "dữ liệu chất lượng" bằng công cụ tìm kiếm yêu thích của bạn trong trình duyệt Web của bạn.

Chọn kiểu dữ liệu tốt nhất khi bạn nhập

Quá trình nhập trong Access, bạn muốn thực hiện các lựa chọn tốt để bạn nhận được lỗi chuyển đổi số (nếu có) sẽ yêu cầu can thiệp theo cách thủ công. Bảng sau đây tóm tắt cách Excel định dạng số và kiểu dữ liệu Access được chuyển đổi khi bạn nhập dữ liệu từ Excel vào Access và cung cấp một số mẹo về các kiểu dữ liệu tốt nhất để chọn trong trình hướng dẫn nhập bảng tính.

Định dạng số Excel

Kiểu dữ liệu Access

Chú thích

Thực hành tốt nhất

Văn bản

Văn bản, bản ghi nhớ

Kiểu dữ liệu văn bản truy nhập lưu trữ dữ liệu chữ và số tối đa 255 ký tự. Kiểu dữ liệu bản ghi nhớ Access lưu trữ dữ liệu chữ và số lên đến 65,535 ký tự.

Chọn bản ghi nhớ để tránh cắt bớt bất kỳ dữ liệu.

Số, tỷ lệ phần trăm, phân số, khoa học

Số

Truy nhập có một số kiểu dữ liệu khác nhau dựa trên một thuộc tính kích cỡ trường (Byte, số nguyên, số nguyên dài, duy nhất, kép, số thập phân).

Chọn kép để tránh lỗi chuyển đổi bất kỳ dữ liệu.

Ngày

Ngày

Access và Excel cả hai sử dụng cùng một số ngày sê-ri để lưu ngày. Trong Access, phạm vi ngày lớn hơn: từ-657,434 (tháng 1, 100 A.D) để 2,958,465 (tháng 12 31, 9999 A.D).

Vì Access không nhận ra hệ thống ngày 1904 (dùng trong Excel cho Macintosh), bạn cần chuyển đổi ngày tháng trong Excel hoặc Access để tránh nhầm lẫn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem thay đổi các hệ thống ngày, định dạng, hoặc năm chữ số hai giải thíchnhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel

.

Chọn ngày.

Time

Time

Access và Excel cả hai lưu trữ giá trị thời gian bằng cách sử dụng cùng loại dữ liệu.

Chọn thời gian, thường là mặc định.

Tiền tệ, kế toán

Tiền tệ

Trong Access, kiểu dữ liệu tiền tệ lưu trữ dữ liệu dưới dạng 8-byte số với độ chính xác với bốn chữ số thập phân và được dùng để lưu trữ dữ liệu tài chính và ngăn chặn làm tròn giá trị.

Hãy chọn tiền tệ, thường là mặc định.

Boole

Có/Không

Truy nhập sử dụng -1 cho tất cả có giá trị và 0 cho tất cả các giá trị không, trong khi Excel dùng 0 và 1 cho đúng tất cả giá trị cho tất cả các giá trị FALSE.

Chọn Có/không, vốn sẽ tự động chuyển đổi giá trị cơ bản.

Siêu kết nối

Siêu kết nối

Siêu kết nối trong Excel và Access có chứa một URL hoặc địa chỉ Web mà bạn có thể bấm và theo dõi.

Chọn siêu kết nối, nếu không truy nhập có thể sử dụng kiểu dữ liệu văn bản theo mặc định.

Khi dữ liệu trong Access, bạn có thể xóa bỏ dữ liệu Excel. Đừng quên sao lưu sổ làm việc Excel gốc trước tiên trước khi xóa bỏ nó.

Để biết thêm thông tin, hãy xem chủ đề trợ giúp cho truy nhập, nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel.

Đầu trang

Tự động chắp thêm dữ liệu theo cách dễ dàng

Có một người dùng Excel vấn đề phổ biến chắp dữ liệu với cùng một cột vào một trang tính lớn. Ví dụ, bạn có thể có một theo dõi các giải pháp bắt đầu trong Excel nhưng bây giờ đã mở rộng để bao gồm các tệp từ nhiều nhóm làm việc và các bộ phận tài nguyên. Dữ liệu này có thể nằm trong trang tính khác nhau và sổ làm việc, hoặc tệp văn bản là nguồn cấp dữ liệu từ các hệ thống. Bạn sẽ không có lệnh giao diện người dùng hoặc cách dễ dàng để chắp thêm dữ liệu tương tự trong Excel.

Giải pháp tốt nhất là sử dụng Access, nơi bạn có thể dễ dàng nhập và chắp thêm dữ liệu vào một bảng bằng cách dùng trình hướng dẫn nhập bảng tính. Ngoài ra, bạn có thể chắp thêm nhiều dữ liệu vào một bảng. Bạn có thể lưu các thao tác nhập, thêm chúng thành các tác vụ đã lên lịch của Microsoft Office Outlook, và thậm chí có thể dùng macro để tự động hóa quy trình.

Đầu trang

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn phân tích bảng

Nháy mắt đầu tiên, bước qua quy trình bình thường hóa dữ liệu của bạn có thể có vẻ khó khăn nhiệm vụ. May mắn, bình thường bảng trong Access là một quy trình dễ dàng hơn, nhờ vào trình hướng dẫn phân tích bảng.

trình hướng dẫn phân tích bảng

1. kéo cột đã chọn vào bảng mới và tự động tạo mối quan hệ

2. sử dụng nút lệnh để đổi tên bảng, thêm một khóa chính, hãy cột hiện có một khóa chính và hoàn tác hành động cuối cùng

Bạn có thể dùng trình hướng dẫn này để thực hiện các thao tác sau:

  • Chuyển đổi bảng thành một tập hợp các bảng nhỏ hơn và tự động tạo một mối quan hệ khóa chính và ngoại giữa các bảng.

  • Thêm một khóa chính để một trường hiện có chứa giá trị duy nhất, hoặc tạo một trường ID mới sử dụng kiểu dữ liệu tự động đánh số.

  • Tự động tạo mối quan hệ để bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu với bản Cập Nhật xếp tầng. Xóa xếp tầng sẽ không tự động được thêm vào ngăn chặn vô tình xóa bỏ dữ liệu, nhưng bạn có thể dễ dàng thêm xóa xếp tầng sau này.

  • Tìm kiếm mới bảng dữ liệu thừa hoặc trùng lặp (chẳng hạn như khách hàng cùng với hai số điện thoại khác) và cập nhật này như mong muốn.

  • Sao lưu bảng gốc và đổi tên bằng chắp "_OLD" tên của nó. Sau đó, bạn tạo một truy vấn reconstructs bảng gốc, với tên bảng ban đầu sao cho bất kỳ biểu mẫu hiện có hoặc báo cáo dựa trên bảng ban đầu sẽ làm việc với cấu trúc bảng mới.

Đầu trang

Bước 3: Kết nối để truy nhập dữ liệu từ Excel

Sau khi dữ liệu đã được chuẩn hoá trong Access và bảng hoặc truy vấn được tạo mà reconstructs dữ liệu gốc, nó là một vấn đề đơn giản của kết nối với dữ liệu Access từ Excel. Dữ liệu của bạn bây giờ trong Access dưới dạng nguồn dữ liệu ngoài, và để có thể được kết nối với sổ làm việc thông qua một kết nối dữ liệu, đây là một bộ chứa thông tin được dùng để xác định vị trí, đăng nhập vào và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài. Thông tin kết nối được lưu trữ trong sổ làm việc và cũng có thể lưu trữ trong một tệp kết nối, chẳng hạn như tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) (.odc mở rộng tên tệp) hoặc tệp tên nguồn dữ liệu (phần mở rộng .dsn). Sau khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, bạn có thể cũng tự động làm mới (hoặc Cập Nhật) sổ làm việc Excel từ Access bất cứ khi nào dữ liệu được Cập Nhật trong Access.

Để biết thêm thông tin, hãy xem tổng quan về kết nối (nhập) dữ liệudữ liệu Exchange (bản sao, nhập, xuất) giữa Excel và Access.

Đầu trang

Lấy dữ liệu của bạn vào trong Access

Phần này sẽ hướng dẫn bạn qua các giai đoạn sau đây của bình thường hóa dữ liệu của bạn: giới hạn các giá trị trong cột người bán hàng và địa chỉ vào phần nguyên tử nhất của họ, tách các chủ đề có liên quan vào bảng riêng của họ, sao chép và dán các bảng từ Excel vào Access, tạo mối quan hệ khóa giữa các mới tạo bảng Access, tạo và chạy một truy vấn đơn giản trong Access để trả về thông tin.

Ví dụ về dữ liệu trong biểu mẫu không chuẩn hoá

Trang tính sau đây chứa các giá trị không phải nguyên tử trong cột người bán hàng và cột địa chỉ. Cả hai cột nên được chia thành hai hoặc nhiều cột riêng biệt. Trang tính này cũng chứa thông tin về salespersons, sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Thông tin này nên cũng được tách tiếp theo, theo chủ đề, vào bảng riêng biệt.

Nhân viên bán hàng

ID Đơn đặt hàng

Ngày đặt hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

Giá

Tên khách hàng

Address

Điện thoại

Danh sách ngang, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Danh sách ngang, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Danh sách ngang, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Danh sách ngang, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Danh sách ngang, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sousa, Luis

2354

3/7/09

A-2275

3

$16,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9,75

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Danh sách ngang, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7,00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Thông tin trong phần nhỏ nhất của nó: nguyên tử dữ liệu

Làm việc với dữ liệu trong ví dụ này, bạn có thể dùng lệnh văn bản thành cột trong Excel để phân tách các phần "nguyên tử" của một ô (chẳng hạn như địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, và mã bưu chính) thành các cột rời rạc.

Bảng sau đây Hiển thị các cột mới trong cùng một trang tính sau khi họ đã tách để thực hiện tất cả giá trị nguyên tử. Lưu ý rằng thông tin trong cột người bán hàng đã được chia thành họ và tên cột và thông tin trong cột địa chỉ đã được chia thành các cột địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, và mã ZIP. Dữ liệu này nằm trong "biểu mẫu thường đầu tiên."

Họ

Tên

 

Địa chỉ đường phố

Thành phố

Tiểu bang

Mã bưu điện

Danh sách ngang

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia vòng tròn

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sousa

Luis

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Giới hạn dữ liệu thành các đối tượng tổ chức trong Excel

Bảng dữ liệu mẫu theo dõi, một số hiển thị cùng thông tin từ trang tính Excel sau khi nó đã được chia thành bảng salespersons, sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Thiết kế bảng không phải là cuối cùng, nhưng nó bật theo dõi bên phải.

Bảng Salespersons chứa chỉ thông tin về nhân viên bán hàng. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (nhân viên bán hàng ID). Giá trị ID nhân viên bán hàng sẽ được dùng trong bảng đơn hàng để kết nối đơn hàng với nhân viên bán hàng.

Salespersons

ID nhân viên bán hàng

Họ

Tên

101

Danh sách ngang

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

109

Sousa

Luis

Bảng sản phẩm chứa chỉ thông tin về các sản phẩm. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (ID sản phẩm). Giá trị ID sản phẩm sẽ được dùng để kết nối thông tin sản phẩm với bảng chi tiết đơn hàng.

Sản phẩm

ID Sản phẩm

Giá

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Bảng khách hàng có chứa chỉ thông tin về khách hàng. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (ID khách hàng). Giá trị ID khách hàng sẽ được dùng để kết nối thông tin khách hàng vào bảng đơn hàng.

Customers

Customer ID

Tên

Địa chỉ đường phố

Thành phố

Tiểu bang

Mã bưu điện

Điện thoại

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Bảng đơn hàng chứa thông tin về đơn hàng, salespersons, khách hàng và sản phẩm. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (thứ tự ID). Một số thông tin trong bảng này cần được phân tách thành một bảng bổ sung chứa chi tiết đơn hàng sao cho bảng đơn hàng có chứa chỉ bốn cột — ID đơn đặt hàng duy nhất, ngày đặt hàng, ID nhân viên bán hàng và ID khách hàng. Bảng được hiển thị ở đây đã không chưa được chia thành bảng chi tiết đơn hàng.

Orders

ID Đơn đặt hàng

Ngày đặt hàng

ID nhân viên bán hàng

Customer ID

ID Sản phẩm

Số lượng

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Chi tiết đơn hàng, chẳng hạn như ID sản phẩm và số lượng được di chuyển ra khỏi bảng đơn hàng và lưu trữ trong một bảng có tên là chi tiết đơn hàng. Hãy nhớ rằng không có 9 đơn hàng, vì vậy nào thì nên rằng có các bản ghi 9 trong bảng này. Lưu ý rằng bảng đơn hàng có một ID duy nhất (mã đơn hàng), vốn sẽ gọi từ bảng chi tiết đơn hàng.

Thiết kế bảng đơn hàng cuối cùng sẽ hiển thị như sau:

Orders

ID Đơn đặt hàng

Ngày đặt hàng

ID nhân viên bán hàng

Customer ID

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Chi tiết đơn hàng bảng chứa cột không yêu cầu giá trị duy nhất (nghĩa là, không có không có khóa chính), vì vậy thật okay cho bất kỳ hoặc tất cả các cột để chứa dữ liệu "thừa". Tuy nhiên, không có hai bản ghi trong bảng này phải hoàn toàn giống hệt nhau (áp dụng quy tắc này cho bất kỳ bảng trong cơ sở dữ liệu). Trong bảng này, cũng nên có bản ghi 17 — mỗi tương ứng với một sản phẩm theo một thứ tự riêng lẻ. Ví dụ, theo thứ tự 2349, ba C-789 sản phẩm bao gồm một trong hai phần thứ tự toàn bộ.

Bảng chi tiết đơn hàng sẽ, do đó, Hiển thị như sau:

Chi tiết đơn hàng

ID Đơn đặt hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào Access

Giờ thì thông tin về salespersons, khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và chi tiết đơn hàng đã được chia ra thành các đối tượng riêng biệt trong Excel, bạn có thể sao chép dữ liệu đó trực tiếp vào trong Access, nơi nó sẽ trở thành bảng.

Tạo mối quan hệ giữa các bảng truy nhập và chạy truy vấn

Sau khi bạn đã di chuyển dữ liệu của bạn để truy nhập, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các bảng và sau đó tạo truy vấn để trả về thông tin về các chủ đề khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo một truy vấn trả về ID đơn đặt hàng và tên của các salespersons cho đơn hàng được nhập vào giữa 3/05/09 và 3/08/09.

Ngoài ra, bạn có thể tạo biểu mẫu và báo cáo để thực hiện phân tích doanh số và nhập dữ liệu dễ dàng hơn.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×