Di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access

Lưu ý:  Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn nội dung trợ giúp mới nhất ở chính ngôn ngữ của bạn, nhanh nhất có thể. Trang này được dịch tự động nên có thể chứa các lỗi về ngữ pháp hoặc nội dung không chính xác. Mục đích của chúng tôi là khiến nội dung này trở nên hữu ích với bạn. Vui lòng cho chúng tôi biết ở cuối trang này rằng thông tin có hữu ích với bạn không? Dưới đây là bài viết bằng Tiếng Anh để bạn tham khảo dễ hơn.

Bài viết này cho bạn biết cách để di chuyển dữ liệu của bạn từ Excel vào Access và chuyển đổi dữ liệu của bạn vào quan hệ bảng để bạn có thể sử dụng Microsoft Excel và truy nhập cùng nhau. Nói tóm lại, truy nhập tốt nhất cho tổng hợp, lưu trữ, truy vấn chia sẻ và dữ liệu và Excel tốt nhất cho tính toán, phân tích và trực quan hóa dữ liệu.

Bài viết hai, sử dụng Access hoặc Excel để quản lý dữ liệu của bạnlý do 10 mục trên cùng để sử dụng Access với Excel, thảo luận về những chương trình nào là phù hợp nhất cho một nhiệm vụ cụ thể và cách dùng Excel và truy nhập cùng nhau để tạo một giải pháp thực tế.

Khi bạn di chuyển dữ liệu từ Excel vào Access, có ba bước cơ bản để quy trình.

ba bước cơ bản

Lưu ý: Để biết thông tin về lập mô hình dữ liệu và mối quan hệ trong Access, hãy xem cơ sở dữ liệu thiết kế cơ bản.

Bước 1: Nhập dữ liệu từ Excel vào Access

Nhập dữ liệu là một hoạt động có thể đi nhiều hơn một cách suôn sẻ nếu bạn mất một thời gian để chuẩn bị và làm sạch dữ liệu của bạn. Nhập dữ liệu là như di chuyển đến một ngôi nhà mới. Nếu bạn dọn dẹp và sắp xếp tài sản của bạn trước khi bạn di chuyển, giải quyết vào trang chủ mới của bạn dễ dàng hơn.

Làm sạch dữ liệu của bạn trước khi bạn nhập

Trước khi bạn nhập dữ liệu vào trong Access, trong Excel sẽ sử dụng:

  • Chuyển đổi các ô có chứa dữ liệu không phải nguyên tử (nghĩa là nhiều giá trị trong một ô) thành nhiều cột. Ví dụ, một ô trong cột "Kỹ năng" chứa nhiều giá trị kỹ năng, chẳng hạn như "C# lập trình," "VBA lập trình" và "Thiết kế Web" nên được chia để phân tách cột mỗi chứa kỹ năng chỉ có một giá trị.

  • Sử dụng lệnh TRIM để loại bỏ hàng đầu, dấu và nhiều dấu cách nhúng.

  • Loại bỏ ký tự không in ra.

  • Tìm và sửa lỗi chính tả và dấu chấm câu.

  • Loại bỏ hàng trùng lặp hoặc trường trùng lặp.

  • Đảm bảo rằng cột dữ liệu không chứa định dạng hỗn hợp, đặc biệt là số được định dạng dưới dạng văn bản hoặc ngày tháng được định dạng số.

Để biết thêm thông tin, hãy xem các chủ đề trợ giúp Excel sau đây:

Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn làm sạch nhu cầu phức tạp, hoặc bạn không có thời gian hoặc các tài nguyên để tự động hóa quy trình riêng bạn, bạn có thể xem xét sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba. Để biết thêm thông tin, tìm kiếm "dữ liệu phần mềm làm sạch" hoặc "dữ liệu chất lượng" bằng công cụ tìm kiếm yêu thích của bạn trong trình duyệt Web của bạn.

Chọn kiểu dữ liệu tốt nhất khi bạn nhập

Quá trình nhập trong Access, bạn muốn thực hiện các lựa chọn tốt để bạn nhận được lỗi chuyển đổi số (nếu có) sẽ yêu cầu can thiệp theo cách thủ công. Bảng sau đây tóm tắt cách Excel định dạng số và kiểu dữ liệu Access được chuyển đổi khi bạn nhập dữ liệu từ Excel vào Access và cung cấp một số mẹo về các kiểu dữ liệu tốt nhất để chọn trong trình hướng dẫn nhập bảng tính.

Định dạng số Excel

Kiểu dữ liệu Access

Chú thích

Thực hành tốt nhất

Văn bản

Văn bản, bản ghi nhớ

Kiểu dữ liệu văn bản truy nhập lưu trữ dữ liệu chữ và số tối đa 255 ký tự. Kiểu dữ liệu bản ghi nhớ Access lưu trữ dữ liệu chữ và số lên đến 65,535 ký tự.

Chọn bản ghi nhớ để tránh cắt bớt bất kỳ dữ liệu.

Số, tỷ lệ phần trăm, phân số, khoa học

Số

Truy nhập có một số kiểu dữ liệu khác nhau dựa trên một thuộc tính kích cỡ trường (Byte, số nguyên, số nguyên dài, duy nhất, kép, số thập phân).

Chọn kép để tránh lỗi chuyển đổi bất kỳ dữ liệu.

Ngày

Ngày

Access và Excel cả hai sử dụng cùng một số ngày sê-ri để lưu ngày. Trong Access, phạm vi ngày lớn hơn: từ-657,434 (tháng 1, 100 A.D) để 2,958,465 (tháng 12 31, 9999 A.D).

Vì Access không nhận ra hệ thống ngày 1904 (dùng trong Excel cho Macintosh), bạn cần chuyển đổi ngày tháng trong Excel hoặc Access để tránh nhầm lẫn.

Để biết thêm thông tin, hãy xem thay đổi các hệ thống ngày, định dạng, hoặc năm chữ số hai giải thíchnhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel.

Chọn ngày.

Thời gian

Thời gian

Access và Excel cả hai lưu trữ giá trị thời gian bằng cách sử dụng cùng loại dữ liệu.

Chọn thời gian, thường là mặc định.

Tiền tệ, kế toán

Tiền tệ

Trong Access, kiểu dữ liệu tiền tệ lưu trữ dữ liệu dưới dạng 8-byte số với độ chính xác với bốn chữ số thập phân và được dùng để lưu trữ dữ liệu tài chính và ngăn chặn làm tròn giá trị.

Hãy chọn tiền tệ, thường là mặc định.

Boolean

Có/Không

Truy nhập sử dụng -1 cho tất cả có giá trị và 0 cho tất cả các giá trị không, trong khi Excel dùng 0 và 1 cho đúng tất cả giá trị cho tất cả các giá trị FALSE.

Chọn Có/không, vốn sẽ tự động chuyển đổi giá trị cơ bản.

Siêu kết nối

Siêu kết nối

Siêu kết nối trong Excel và Access có chứa một URL hoặc địa chỉ Web mà bạn có thể bấm và theo dõi.

Chọn siêu kết nối, nếu không truy nhập có thể sử dụng kiểu dữ liệu văn bản theo mặc định.

Khi dữ liệu trong Access, bạn có thể xóa bỏ dữ liệu Excel. Đừng quên sao lưu sổ làm việc Excel gốc trước tiên trước khi xóa bỏ nó.

Để biết thêm thông tin, hãy xem chủ đề trợ giúp truy nhập, nhập hoặc nối kết đến dữ liệu trong sổ làm việc Excel.

Tự động chắp thêm dữ liệu theo cách dễ dàng

Có một người dùng Excel vấn đề phổ biến chắp dữ liệu với cùng một cột vào một trang tính lớn. Ví dụ, bạn có thể có một theo dõi các giải pháp bắt đầu trong Excel nhưng bây giờ đã mở rộng để bao gồm các tệp từ nhiều nhóm làm việc và các bộ phận tài nguyên. Dữ liệu này có thể nằm trong trang tính khác nhau và sổ làm việc, hoặc tệp văn bản là nguồn cấp dữ liệu từ các hệ thống. Bạn sẽ không có lệnh giao diện người dùng hoặc cách dễ dàng để chắp thêm dữ liệu tương tự trong Excel.

Giải pháp tốt nhất là sử dụng Access, nơi bạn có thể dễ dàng nhập và chắp thêm dữ liệu vào một bảng bằng cách dùng trình hướng dẫn nhập bảng tính. Ngoài ra, bạn có thể chắp thêm nhiều dữ liệu vào một bảng. Bạn có thể lưu các thao tác nhập, thêm chúng thành các nhiệm vụ đã lên lịch Microsoft Outlook, và thậm chí có thể dùng macro để tự động hóa quy trình.

Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu bằng cách dùng trình hướng dẫn phân tích bảng

Nháy mắt đầu tiên, bước qua quy trình bình thường hóa dữ liệu của bạn có thể có vẻ khó khăn nhiệm vụ. May mắn, bình thường bảng trong Access là một quy trình dễ dàng hơn, nhờ vào trình hướng dẫn phân tích bảng.

trình hướng dẫn phân tích bảng

1. kéo cột đã chọn vào bảng mới và tự động tạo mối quan hệ

2. sử dụng nút lệnh để đổi tên bảng, thêm một khóa chính, hãy cột hiện có một khóa chính và hoàn tác hành động cuối cùng

Bạn có thể dùng trình hướng dẫn này để thực hiện các thao tác sau:

  • Chuyển đổi bảng thành một tập hợp các bảng nhỏ hơn và tự động tạo một mối quan hệ khóa chính và ngoại giữa các bảng.

  • Thêm một khóa chính để một trường hiện có chứa giá trị duy nhất, hoặc tạo một trường ID mới sử dụng kiểu dữ liệu tự động đánh số.

  • Tự động tạo mối quan hệ để bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu với bản Cập Nhật xếp tầng. Xóa xếp tầng sẽ không tự động được thêm vào ngăn chặn vô tình xóa bỏ dữ liệu, nhưng bạn có thể dễ dàng thêm xóa xếp tầng sau này.

  • Tìm kiếm mới bảng dữ liệu thừa hoặc trùng lặp (chẳng hạn như khách hàng cùng với hai số điện thoại khác) và cập nhật này như mong muốn.

  • Sao lưu bảng gốc và đổi tên bằng chắp "_OLD" tên của nó. Sau đó, bạn tạo một truy vấn reconstructs bảng gốc, với tên bảng ban đầu sao cho bất kỳ biểu mẫu hiện có hoặc báo cáo dựa trên bảng ban đầu sẽ làm việc với cấu trúc bảng mới.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Normalize dữ liệu của bạn bằng cách dùng trình phân tích bảng.

Bước 3: Kết nối để truy nhập dữ liệu từ Excel

Sau khi dữ liệu đã được chuẩn hoá trong Access và bảng hoặc truy vấn được tạo mà reconstructs dữ liệu gốc, nó là một vấn đề đơn giản của kết nối với dữ liệu Access từ Excel. Dữ liệu của bạn bây giờ trong Access dưới dạng nguồn dữ liệu ngoài, và để có thể được kết nối với sổ làm việc thông qua một kết nối dữ liệu, đây là một bộ chứa thông tin được dùng để xác định vị trí, đăng nhập vào và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài. Thông tin kết nối được lưu trữ trong sổ làm việc và cũng có thể lưu trữ trong một tệp kết nối, chẳng hạn như tệp kết nối dữ liệu Office (ODC) (.odc mở rộng tên tệp) hoặc tệp tên nguồn dữ liệu (phần mở rộng .dsn). Sau khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, bạn có thể cũng tự động làm mới (hoặc Cập Nhật) sổ làm việc Excel từ Access bất cứ khi nào dữ liệu được Cập Nhật trong Access.

Để biết thêm thông tin, hãy xem tổng quan về kết nối (nhập) dữ liệu.

Lấy dữ liệu của bạn vào trong Access

Phần này sẽ hướng dẫn bạn qua các giai đoạn sau đây của bình thường hóa dữ liệu của bạn: giới hạn giá trị trong cột người bán hàng và địa chỉ vào phần nguyên tử nhất của họ, tách liên quan đến đối tượng vào bảng riêng của họ, sao chép và dán các bảng từ Excel vào Truy nhập, tạo mối quan hệ khóa giữa các mới tạo bảng Access, tạo và chạy một truy vấn đơn giản trong Access để trả về thông tin.

Ví dụ về dữ liệu trong biểu mẫu không chuẩn hoá

Trang tính sau đây chứa các giá trị không phải nguyên tử trong cột người bán hàng và cột địa chỉ. Cả hai cột nên được chia thành hai hoặc nhiều cột riêng biệt. Trang tính này cũng chứa thông tin về salespersons, sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Thông tin này nên cũng được tách tiếp theo, theo chủ đề, vào bảng riêng biệt.

Nhân viên bán hàng

ID Đơn hàng

Ngày Đặt hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

Giá cả

Tên khách hàng

Địa chỉ

Điện thoại

Danh sách ngang, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Danh sách ngang, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Thông tin trong phần nhỏ nhất của nó: nguyên tử dữ liệu

Làm việc với dữ liệu trong ví dụ này, bạn có thể dùng lệnh văn bản thành cột trong Excel để phân tách các phần "nguyên tử" của một ô (chẳng hạn như địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, và mã bưu chính) thành các cột rời rạc.

Bảng sau đây Hiển thị các cột mới trong cùng một trang tính sau khi họ đã tách để thực hiện tất cả giá trị nguyên tử. Lưu ý rằng thông tin trong cột người bán hàng đã được chia thành họ và tên cột và thông tin trong cột địa chỉ đã được chia thành các cột địa chỉ đường phố, thành phố, trạng thái, và mã ZIP. Dữ liệu này nằm trong "biểu mẫu thường đầu tiên."

Họ

Tên

 

Địa chỉ đường phố

Thành phố

Tiểu bang

Mã bưu điện

Danh sách ngang

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia vòng tròn

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Giới hạn dữ liệu thành các đối tượng tổ chức trong Excel

Bảng dữ liệu mẫu theo dõi, một số hiển thị cùng thông tin từ trang tính Excel sau khi nó đã được chia thành bảng salespersons, sản phẩm, khách hàng và đơn hàng. Thiết kế bảng không phải là cuối cùng, nhưng nó bật theo dõi bên phải.

Bảng Salespersons chứa chỉ thông tin về nhân viên bán hàng. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (nhân viên bán hàng ID). Giá trị ID nhân viên bán hàng sẽ được dùng trong bảng đơn hàng để kết nối đơn hàng với nhân viên bán hàng.

Salespersons

ID nhân viên bán hàng

Họ

Tên

101

Danh sách ngang

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Bảng sản phẩm chứa chỉ thông tin về các sản phẩm. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (ID sản phẩm). Giá trị ID sản phẩm sẽ được dùng để kết nối thông tin sản phẩm với bảng chi tiết đơn hàng.

Sản phẩm

ID Sản phẩm

Giá cả

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Bảng khách hàng có chứa chỉ thông tin về khách hàng. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (ID khách hàng). Giá trị ID khách hàng sẽ được dùng để kết nối thông tin khách hàng vào bảng đơn hàng.

Customers

Customer ID

Tên

Địa chỉ đường phố

Thành phố

Tiểu bang

Mã bưu điện

Điện thoại

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia vòng tròn

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Bảng đơn hàng chứa thông tin về đơn hàng, salespersons, khách hàng và sản phẩm. Lưu ý rằng mỗi bản ghi có một ID duy nhất (thứ tự ID). Một số thông tin trong bảng này cần được phân tách thành một bảng bổ sung chứa chi tiết đơn hàng sao cho bảng đơn hàng có chứa chỉ bốn cột — ID đơn đặt hàng duy nhất, ngày đặt hàng, ID nhân viên bán hàng và ID khách hàng. Bảng được hiển thị ở đây đã không chưa được chia thành bảng chi tiết đơn hàng.

Orders

ID Đơn hàng

Ngày Đặt hàng

ID nhân viên bán hàng

ID Khách hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Chi tiết đơn hàng, chẳng hạn như ID sản phẩm và số lượng được di chuyển ra khỏi bảng đơn hàng và lưu trữ trong một bảng có tên là chi tiết đơn hàng. Hãy nhớ rằng không có 9 đơn hàng, vì vậy nào thì nên rằng có các bản ghi 9 trong bảng này. Lưu ý rằng bảng đơn hàng có một ID duy nhất (mã đơn hàng), vốn sẽ gọi từ bảng chi tiết đơn hàng.

Thiết kế bảng đơn hàng cuối cùng sẽ hiển thị như sau:

Orders

ID Đơn hàng

Ngày Đặt hàng

ID nhân viên bán hàng

ID Khách hàng

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Chi tiết đơn hàng bảng chứa cột không yêu cầu giá trị duy nhất (nghĩa là, không có không có khóa chính), vì vậy thật okay cho bất kỳ hoặc tất cả các cột để chứa dữ liệu "thừa". Tuy nhiên, không có hai bản ghi trong bảng này phải hoàn toàn giống hệt nhau (áp dụng quy tắc này cho bất kỳ bảng trong cơ sở dữ liệu). Trong bảng này, cũng nên có bản ghi 17 — mỗi tương ứng với một sản phẩm theo một thứ tự riêng lẻ. Ví dụ, theo thứ tự 2349, ba C-789 sản phẩm bao gồm một trong hai phần thứ tự toàn bộ.

Bảng chi tiết đơn hàng sẽ, do đó, Hiển thị như sau:

Chi tiết đơn hàng

ID Đơn hàng

ID Sản phẩm

Số lượng

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Sao chép và dán dữ liệu từ Excel vào Access

Giờ thì thông tin về salespersons, khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và chi tiết đơn hàng đã được chia ra thành các đối tượng riêng biệt trong Excel, bạn có thể sao chép dữ liệu đó trực tiếp vào trong Access, nơi nó sẽ trở thành bảng.

Tạo mối quan hệ giữa các bảng truy nhập và chạy truy vấn

Sau khi bạn đã di chuyển dữ liệu của bạn để truy nhập, bạn có thể tạo mối quan hệ giữa các bảng và sau đó tạo truy vấn để trả về thông tin về các chủ đề khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tạo một truy vấn trả về ID đơn đặt hàng và tên của các salespersons cho đơn hàng được nhập vào giữa 3/05/09 và 3/08/09.

Ngoài ra, bạn có thể tạo biểu mẫu và báo cáo để thực hiện phân tích doanh số và nhập dữ liệu dễ dàng hơn.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn luôn có thể nhờ chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel, tìm sự hỗ trợ trongCộng đồng Giải pháp hoặc đề xuất tính năng hay cải tiến mới trên Excel User Voice.

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×