Dùng hộp thư của trang để cộng tác và phối hợp email nhóm

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Các tổ chức và nhóm trong tổ chức, thường có một số chuỗi email khác sẽ tại một thời điểm. Thật dễ dàng đối với các đường chéo, thông tin nhận mất hoặc bị bỏ qua, và cho các liên lạc ngắt. Hộp thư của site có thể giúp bạn điều phối và lưu trữ các nhóm hoặc dự án liên quan đến email ở một nơi, sao cho tất cả mọi người trên nhóm có thể nhìn thấy tất cả liên lạc.

Quan trọng: Tính năng hộp thư của trang trong SharePoint Online không được được chấp nhận bắt đầu trong tháng 3, 2017. Tính năng này sẽ bị loại bỏ hoàn toàn trong bản phát hành trong tương lai. Mới SharePoint Online tổ chức không còn có quyền truy nhập vào các tính năng hộp thư của trang. Tổ chức SharePoint Online hiện có không còn có thể tạo hộp thư của trang mới. Bất kỳ hộp thư của trang nào mà đã được thiết lập và triển khai trước tháng 3, 2017 sẽ tiếp tục hoạt động.
Chúng tôi sẽ cung cấp một quy trình để giúp chuyển tiếp của bạn hiện có trang hộp thư của site để một nhóm Office 365 trong tháng 9, 2017. Nếu bạn hiện đang sử dụng tính năng hộp thư của trang trong SharePoint Online, bạn nên cân nhắc thay đổi thành nhóm Office 365 thay vào đó để hỗ trợ các kịch bản cộng tác email của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng Office 365 nhóm thay vì hộp thư của Site.

Lưu ý: Tính năng hộp thư của trang được vẫn sẵn dùng trong các sản phẩm SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 và SharePoint Server 2010 .

Trên thanh Khởi động Nhanh, hãy bấm vào Hộp thư.

Hộp thư trên thanh Khởi động Nhanh

Hộp thư của site sẽ mở ra như một thứ hai riêng biệt hộp thư đến và thư mục cấu trúc, bên cạnh tài khoản email cá nhân của bạn. Thư được gửi đến và từ tài khoản thư của trang chia sẻ giữa tất cả những người có quyền đóng góp trên trang web SharePoint .

Thiết lập hộp thư của site

Bạn có thể thêm hộp thư của site là một người nhận thư, gửi thư từ hộp thư hoặc thêm vào yêu thích của bạn. Để thêm một hộp thư của site, hãy xem Thêm một ứng dụng hộp thư của trang để giữ email trong ngữ cảnh trên một trang web. Trang web của bạn cần phải là hỗ trợ thư. Nếu nó chưa liên hệ với người quản trị của bạn.

Khi bạn bao gồm hộp thư của trang trên một chuỗi hội thoại email quan trọng, một bản sao thông tin trong chuỗi hội thoại được lưu trữ ở một vị trí mà có thể truy nhập bởi bất kỳ trên nhóm.

Thêm hộp thư của trang trong dòng đến, CChoặc BCC của thư.

Email có hộp thư của trang được đưa vào trường CC.

Bạn có thể thêm địa chỉ email hộp thư của trang bất kỳ nhóm nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối. Như vậy, có liên quan email tự động được lưu trữ trong hộp thư của trang của nhóm.

Khi bạn viết và gửi email từ hộp thư của site, nó sẽ xuất hiện như thể đến từ bạn.

Tất cả mọi người có quyền đóng góp trên một trang web có thể truy nhập hộp thư của trang, vì vậy một vài người có thể làm việc cùng nhau để viết thảo thông điệp email.

Để soạn thư, hãy bấm Thư mới.

Nút thư mới cho hộp thư của trang.

Mở thư mới trong hộp thư của site.

Thêm địa chỉ vào email trong hộp thư của site

Nếu bạn sử dụng danh sách yêu thích trong Outlook, bạn có thể thấy hữu ích nếu bạn cũng có thể bao gồm các thư mục từ hộp thư của site trong danh sách yêu thích của bạn.

Trong Outlook, bạn có thể bấm chuột phải vào một thư mục hộp thư của trang, chẳng hạn như hộp thư đến, sau đó bấm Hiển thị trong mục yêu thích. Nếu bạn có hai thư mục trong danh sách yêu thích của bạn có cùng tên (ví dụ, hai hộp thư đến), Outlook sẽ tự động thêm tên hộp thư để tên thư mục (ví dụ, "hộp thư đến – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") sao cho bạn có thể nhận dạng thư mục nào đó.

Để biết thêm về Outlook yêu thích, hãy xem thư mục thư giữ được dùng thường xuyên trong mục yêu thích.

Cộng tác với nhóm của bạn bằng cách dùng hộp thư của site

Nhóm của bạn có thể dùng hộp thư của trang để cộng tác trên soạn email quan trọng hoặc thu thập các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm liên quan. Nhóm của bạn có thể cũng chia sẻ tài liệu quan trọng một cách an toàn bằng cách sử dụng hộp thư của trang.

Sau khi một hộp thư của trang được thiết lập cho site của bạn, một tài khoản email mới sẽ được tạo bằng tên của trang web của bạn. Ví dụ, một site nhóm dùng URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Địa chỉ email cho hộp thư của trang đó là HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.

Lát xếp Phần Web

Nhiều nhóm có các hội thoại qua email thư thường xuyên. Mức độ thường xuyên các hội thoại dẫn đến thông tin có thể hữu ích tham chiếu đến nơi xuống dòng. Bạn có thể chuyển tiếp email hữu ích nhất trong chuỗi hội thoại vào hộp thư của site để giữ nguyên nó. Mọi người có quyền đóng góp vào site của bạn sau đó có thể để mở hộp thư của site và xem thư đó. Thành viên nhóm sau này có thể mở hộp thư của site, tìm kiếm trên thư được ghi lại trong tài khoản đó, và xem lịch sử của vấn đề trong câu hỏi.

Một ý tưởng để thu thập các cuộc hội thoại email cấp độ nhóm là CC địa chỉ email hộp thư của trang khi bạn gửi email nhóm. Bạn cũng có thể thêm địa chỉ email hộp thư của trang để một nhóm liên hệ hoặc danh sách phân phối, sao cho nó được tự động đưa vào bất cứ khi nào bạn gửi thư cho nhóm của bạn.

Email có hộp thư của trang được đưa vào trường CC.

Nếu bạn lưu trữ tài liệu nhóm của bạn trên site SharePoint của bạn, bạn có thể tận dụng ứng dụng hộp thư của trang chia sẻ các tài liệu với những người có quyền truy nhập.

Quan trọng: Khi người dùng xem hộp thư của trang trong Outlook, họ nhìn thấy một danh sách tất cả các tài liệu trong thư viện tài liệu của trang đó. Hộp thư của trang hiện danh sách cùng một tài liệu cho tất cả người dùng, vì vậy, một số người dùng có thể thấy tài liệu họ không có quyền truy nhập để mở.

Nếu bạn đang dùng Exchange thì tài liệu của bạn cũng xuất hiện trong một thư mục trong Outlook, giúp dễ dàng hơn để chuyển tài liệu để người khác.

Chuyển tiếp tài liệu từ hộp thư của trang

Muốn tìm hiểu thêm?    Hãy xem chuẩn bị cho việc dùng hộp thư của site trong Office 365.

Lưu ý: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×