Dùng dọn dẹp hội thoại để loại bỏ thư thừa

Quan trọng:  Bài viết này là dịch máy, hãy xem tuyên bố miễn trừ trách nhiệm. Bạn hãy tìm phiên bản tiếng Anh của bài viết này tại đây để tham khảo.

Bạn có thể giảm số lượng thư trong thư mục thư của bạn bằng cách sử dụng tính năng dọn dẹp hội thoại mới trong Microsoft Outlook 2010. Thư thừa trong toàn bộ hội thoại được chuyển vào thư mục Khoản mục đã xóa .

Hội thoại là gì?

Bạn có thể biết một hội thoại bằng chuỗi hội thoại email thuật ngữ. Hội thoại là chuỗi thông điệp email từ tin nhắn đầu tiên thông qua tất cả phản hồi, hoàn thành. Các tin nhắn của hội thoại có cùng chủ đề.

Ví dụ, khi bạn gửi thư cho người nào đó và sau đó họ trả lời một hội thoại kết quả. Trong nhiều hội thoại, có thể có nhiều thư trả lời lui, hoặc thậm chí nhiều người trả lời tất cả các phần của hội thoại.

Dọn Dẹp Hội thoại là gì?

Dọn Dẹp Hội thoại đánh giá nội dung của mỗi thư trong Hội thoại. Nếu một bức thư có toàn bộ nội dung được bao gồm trong một thư thư trả lời thì thư trước đó sẽ bị xóa. Hãy xem xét ví dụ sau.

Justin sẽ gửi thư cho Melissa và Andrew. Tất cả thư gốc của Justin Melissa trả lời Justin và Andrew và trong nội dung thư Outlook của mình, được đưa vào. Bây giờ, Andrew nhìn thấy thông báo và trả lời cho Justin lẫn Melissa của Melissa. Trả lời của Andrew bao gồm tất cả các thư trước trong hội thoại. Dọn dẹp hội thoại có thể xóa bỏ tất cả các thư ngoại trừ cuối từ Andrew vì nằm trong thư đó là một bản sao của tất cả các thư trước đó.

Dọn Dẹp Hội thoại có ích nhất khi Hội thoại có nhiều thư trả lời lui tới, đặc biệt là với nhiều người nhận.

Loại bỏ thư dư thừa

  1. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Xóa bỏ, hãy bấm Dọn Dẹp.

Lệnh Dọn sạch trên ribbon

  1. Bấm vào một trong hai lựa chọn sau:

    • Dọn Dẹp Hội thoại    Hội thoại hiện tại được duyệt lại và xóa bỏ các thư thừa.

    • Dọn Dẹp Thư mục    Tất cả các Hội thoại trong thư mục đã chọn sẽ được duyệt lại và xóa bỏ các thư thừa.

    • Dọn Dẹp Thư mục & Thư mục con    Tất cả các Hội thoại trong thư mục đã chọn và bất kỳ thư mục con trong đó đều sẽ được duyệt lại và xóa bỏ các thư thừa.

Đầu trang

Thay đổi tùy chọn Dọn Dẹp Hội thoại

Bạn có thể xác định loại trừ thư nào khỏi bị Dọn Dẹp và vị trí chuyển thư tới khi xóa bỏ chúng.

  1. Bấm vào tab Tệp.

  2. Bấm Tùy chọn.

  3. Bấm Thư.

  4. Dưới Dọn Dẹp Hội thoại, thực hiện bất kỳ việc nào sau đây:

    • Để thay đổi nơi mục được di chuyển, cho các mục lên sạch sẽ đi tới thư mục này, hãy bấm duyệt, sau đó chọn một thư mục Outlook. Theo mặc định, thư được chuyển vào thư mục Khoản mục đã xóa . Nếu bạn có nhiều tài khoản email trong hồ sơ Outlook của bạn, mỗi tài khoản có thư mục Khoản mục đã xóa của chính nó. Thư được chuyển vào thư mục Khoản mục đã xóa tương ứng với tài khoản email.

    • Để sao y cấu trúc thư mục của các mục lệnh Dọn Dẹp xóa bỏ (khi bạn dùng lệnh Dọn Dẹp Thư mục & Thư mục con), hãy chọn Khi dọn thư mục con, tạo lại cấu trúc phân cấp thư mục trong thư mục đích.

    • Để luôn giữ bất kỳ thư nào bạn chưa đọc, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Không di chuyển thư chưa đọc. Chúng tôi khuyên bạn không chọn tùy chọn này. Các thư còn lại trong Hội thoại sẽ chứa các thư nào được xóa bỏ, ví dụ như những thư bạn có thể chưa đọc.

    • Để luôn giữ các thư nào đã được phân loại, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Không di chuyển các thư được phân loại. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này. Thể loại áp dụng cho thư cụ thể và xóa bỏ thư đã phân loại sẽ làm mất thư đã phân loại.

    • Để luôn giữ các thư đã gắn cờ, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Không di chuyển thư được gắn cờ. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này. Cờ áp dụng cho thư cụ thể và xóa bỏ thư đã gắn cờ sẽ làm mất thư có gắn cờ.

    • Để luôn giữ các thư được ký điện tử, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Không di chuyển thư được ký điện tử. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này.

    • Để luôn giữ thư gốc nếu ai đó thay đổi thư khi bao gồm nó trong thư trả lời, bạn chọn hoặc xóa hộp kiểm Khi nhận một trả lời có nội dung sửa đổi, không di chuyển thư gốc. Chúng tôi khuyên bạn nên chọn tùy chọn này. Việc này bảo đảm bạn có bản ghi đầy đủ của tất cả nội dung trong Hội thoại, phòng trường hợp ai đó thay đổi thư chứa trong thư trả lời.

Đầu trang

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm Dịch Máy: Bài viết này do một hệ thống máy tính dịch mà không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp những bản dịch máy này để giúp người dùng không nói tiếng Anh hiểu nội dung về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Do bài viết này được dịch máy nên có thể có các lỗi về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp.

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×